Checkliste für die Buchführung Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

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1 CHECKLISTE Checkliste für die Buchführung Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) Erforderliche Arbeitsschritte für den Jahresabschluss Terminplanung Haben Sie die Termine für die Erstellung des Jahresabschlusses bereits in Ihren Terminkalender eingetragen? Terminvorgabe (Endtermin) für Gewerbetriebe und Personengesellschaften, die zur Bilanzierung verpflichtet sind sowie Freiberufler = (Fristverlängerung bis möglich) Noch Allgemeine Vorarbeiten Stellen Sie zunächst alle Unterlagen zusammen, damit alles vollständig ist, sobald Sie mit den eigentlichen Abschlussarbeiten beginnen. Durchsicht der Belegsammlung auf Vollständigkeit Zusammenstellung der Buchführungskonten, Summen- und Saldenlisten Zusammenstellung aller Ausgangsrechnungen zum Stichtag und Kontrolle der Zahlungseingänge Eine Zusammenstellung der offenen Rechnungen (= Forderungen) ist erforderlich. Eine Zusammenstellung der Verbindlichkeiten zum ist erforderlich. Zusammenstellung der Sachwerte, die im Laufe des Wirtschaftsjahres ins Betriebsvermögen eingelegt worden sind Noch Vorabkontrollen Sind die Umsätze zutreffend versteuert worden (Soll- oder Ist-Versteuerung)? Ergeben sich aus dem Schriftwechsel mit dem Finanzamt Auswirkungen auf die Einnahmen-Überschussrechnung? Sind Einsprüche noch offen, die sich auf den laufenden Jahresabschluss auswirken? (Diese Punkte sollten wie in den Vorjahren erfasst werden; es sollte aber eingeplant werden, dass eventuell zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen durchgeführt werden müssen.) Noch 1

2 Besonders wichtig ist es, alle Verträge zu prüfen und mit der tatsächlichen Durchführung bzw. Erfassung in der Buchung abzugleichen. Insbesondere zu prüfen sind: n Arbeitsverträge, insbesondere mit Angehörigen bzw. Gesellschaftern n Darlehensverträge n Miet- und Pachtverträge n Leasingverträge n Versicherungsverträge n Lizenzverträge n Grundstücksverträge n sonstige Verträge Hinweis Bei Abweichungen müssen entweder die Buchungen oder die Verträge korrigiert bzw. ergänzt werden. Sind Änderungen aus den Vorjahren, die sich auf das laufende Jahr auswirken, erfasst, muss dies beim Jahresabschluss nachgeholt werden. Erfassen des Anlagevermögens Erfassen der Sachanlagen Die abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (z. B. Grund und Boden) haben keinen Einfluss auf die Einnahmen-Überschussrechnung. Gebäude oder Gebäudeteile, die für betriebliche- oder freiberufliche Zwecke genutzt werden, sind eigenständige Wirtschaftsgüter, die gesondert abgeschrieben werden: n Bei unveränderter Nutzung werden die Abschreibungswerte fortgeführt. n Bei einer Nutzungsänderung ist zu prüfen, ob damit eine Entnahme aus dem Betriebsvermögen realisiert wurde. Die Entnahmen müssen mit dem Teilwert angesetzt werden. Die Differenz zum Buchwert führt zu einer Gewinnerhöhung. Haben Sie ein Gebäude oder einen Gebäudeteil im laufenden Jahr hergestellt oder angeschafft, müssen Sie folgende Daten zusammenstellen: n Name des/der Bauherrn oder des/der Erwerber n Datum des Bauantrags (bei Herstellung) n Datum der Fertigstellung n Summe der Herstellungskosten n Datum der Anschaffung (maßgebend ist i. d. R. das Datum des Kaufvertrags, sondern wann Besitz, Nutzen, Lasten und die Gefahr auf Sie übergegangen sind der Zeitpunkt ergibt sich aus dem Vertrag). n Höhe der Anschaffungskosten Sind mit einzelnen Baumaßnahmen selbstständige Wirtschaftsgüter geschaffen worden, die mit dem Gebäude abgeschrieben werden, z. B. Betriebsvorrichtungen, Scheinbestandteile, Schaufensteranlagen, Ladenund Gaststätteneinbauten. Noch 2

3 1. Erfassen von immateriellen Vermögensgegenständen Immaterielle Vermögenswerte führen steuerlich nur dann zu Anlagevermögen, wenn diese entgeltlich erworben worden wurden. Aufwendungen für selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter sind steuerlich sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig. Erworbene immaterielle Wirtschaftsgüter dürfen nur linear verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Es ist Folgendes bei der Einnahmen-Überschussrechnung zu beachten: Immaterielle Vermögensgegenstände Sind bei der Übernahme eines Betriebs Zahlungen für einen Geschäfts-/ Firmenwert geleistet worden, ist der Betrag als Anlagevermögen auszuweisen und linear über 15 Jahre abzuschreiben. Der AfA-Satz beträgt 6,67%. Wurde das Büro bzw. die Praxis eines Freiberuflers übernommen, sind Zahlungen für den Praxiswert als Anlagevermögen auszuweisen und über 2 bis 5 Jahren abzuschreiben (AfA-Satz beträgt 20% bis 50%), bei einem Einstieg in eine Gemeinschaftspraxis auf 5 bis 10 Jahre (AfA-Satz 10% bis 20%). Andere immaterielle Werte werden nur dann als Anlagevermögen ausgewiesen, wenn hierfür Zahlungen geleistet worden sind (z. B. Computerprogramme mit einem Nettokaufpreis von mehr als 410 EUR, Belieferungsrechte, Herstellungsverfahren, Konzessionen, Know-how, Lizenzen, Markenrechte, Urheberrechte und Verlagsrechte). Noch 2. Erfassen des sonstigen Anlagevermögens Hierbei handelt es sich insbesondere um bewegliche materielle Wirtschaftsgüter, die Sie in Ihrem Betrieb, Ihrer Praxis/Kanzlei verwenden, ohne dass sie zum Verkauf bestimmt sind. Dazu zählen auch die geringwertigen Wirtschaftsgüter. Bei den Anschaffungen gehen Sie wie folgt vor: Sonstiges Anlagevermögen Bei neu angeschafften Wirtschaftsgütern ist zunächst die Nutzungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter festzulegen; maßgebend sind die amtlichen Abschreibungstabellen (z. B. Pkw = 6 Jahre; Computer = 3 Jahre). Die Abschreibung ist monatsgenau zu berechnen (Anschaffungsmonat ist einzubeziehen); anzusetzen ist die lineare Abschreibung. In den Vorjahren wurde die degressive Abschreibung gewählt. Es ist zu prüfen, ob der Übergang zur linearen Abschreibung zweckmäßig ist. Die Absetzungsmöglichkeiten für geringwertige Wirtschaftsgüter sind zu prüfen: n Anschaffungskosten: Sofortabschreibung bis 410 EUR netto oder alternativ n Anschaffungskosten (AK): Sofortabschreibung bis 150 EUR netto, darüber hinaus AK bis EUR Pool-Abschreibung von 20 %, unabhängig von Nutzungsdauer und Zugehörigkeitsdauer zum Betriebsvermögen Besteht kein Vorsteuerabzug, ist bei der Abgrenzung auch auf den Nettobetrag abzustellen. Noch 3

4 Sonderabschreibung: Prüfung, ob innerhalb des Begünstigungszeitraums von 5 Jahren die Sonderabschreibung für kleine und mittlere Betriebe von 20 % beansprucht werden darf. Hinweis Die volle Sonderabschreibung sollte nur dann angesetzt werden, wenn sich eine ausreichend hohe Steuerermäßigung ergibt. Wenn sich keine oder nur eine geringe Auswirkung ergibt, sollte die Sonderabschreibung auf spätere Jahre innerhalb des Begünstigungszeitraums von 5 Jahren verschoben werden. Erfassen des Umlaufvermögens Umlaufvermögen/Bestandsveränderungen Zum Jahreswechsel muss keine Inventur der Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe durchgeführt werden. Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe werden zum Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgaben erfasst. Da keine Inventur gemacht werden muss, wirken sich Einkäufe im Jahr der Zahlung gewinnmindernd aus. Es ist nur zu kontrollieren, ob alle Einkäufe zutreffend erfasst wurden. Noch Forderungen und sonstige Vermögenswerte Forderungen werden ausgewiesen. Forderungsausfälle werden berücksichtigt, da bisher keine Betriebseinnahmen erfasst wurden. Kassenbestand ist zu kontrollieren. Die Salden der Bankkonten sind abzustimmen. Vorauszahlungen, z. B. für Mieten, Pachten, Zinsen, Damnum, Disagio oder Versicherungen führen zum Zeitpunkt der Zahlung zu Betriebsausgaben. Noch Verbindlichkeiten und andere Verpflichtungen Verbindlichkeiten werden ausgewiesen. Zinsen und andere Darlehenskosten sind als Betriebsausgaben abziehbar. Prüfung, ob und inwieweit die Zinsen im Hinblick auf 4 Abs. 4a EStG wegen Überentnahmen voll oder nur teilweise abziehbar sind. Deshalb sollten bei der Einnahmen-Überschussrechnung auch alle Barentnahmen erfasst werden. Im Voraus erhaltene Mieten, Pachten und Zinsen sind zum Zeitpunkt des Geldeingangs als Betriebseinnahmen zu erfassen. Noch 4

5 Steuerfreie Rücklagen Wird ein Investitionsabzugsbetrag bis 40 % der geplanten Investition als Betriebsausgaben geltend gemacht? Höchstbetrag EUR, Betriebsvermögen höchstens EUR. Investitionszeitraum bis 3 Jahre, fast ausschließliche betriebliche Nutzung. Wesentliche Voraussetzung: Planung der begünstigten Investitionen für die nächsten 3 Jahre. Ohne Investition muss der Investitionsabzugsbetrag im Jahr der Bildung wieder rückgängig gemacht werden (ohne Investition ist keine Gewinnverschiebung möglich). In der Einnahmen-Überschussrechnung können auch n Reinvestitionsrücklagen nach 6cEStG, n die Zuschuss-Rücklagen nach R 6.5 EStR, n die Rücklagen für Ersatzbeschaffung nach R 6.6 EStR berücksichtigt werden. Noch Bildung von Rückstellungen Rückstellungen können in der Einnahmen-Überschussrechnung gebildet werden. Noch Erfassen der Betriebseinnahmen Rechnungsausgänge und Zahlungseingänge sind miteinander abzugleichen. Nur Zahlungseingänge führen zu Betriebseinnahmen. Offene Rechnungen haben keine Auswirkung auf den Gewinn. Es sind, soweit noch geschehen, die Privatanteile (private Nutzung) zu erfassen. n Der private Nutzungsanteil von Telefon (auch Handy) ist Gewinn erhöhend als Privatentnahme zu buchen. Kürzung der Vorsteuer, die auf die private Nutzung entfällt, oder Berechnung der Umsatzsteuer auf den privaten Kostenanteil. n Private Nutzung beim Kfz (private Nutzung nach der 1 %-Methode). Der Anteil der privaten Nutzung kann durch das Führen eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. n Ohne Fahrtenbuch muss zwingend die 1 %-Methode angewendet werden. Diese Nutzungsentnahmen sind (mit dem Nettobetrag) als Betriebseinnahmen zu erfassen. Die Umsatzsteuer erhöht ebenfalls als Betriebseinnahmen den Gewinn. Die Beträge, die der Umsatzsteuer unterliegen, sind gegenüber anderen Einnahmen abzugrenzen. Noch 5

6 Außerordentliche Erträge (z. B. der Verkauf von Anlagevermögen) sind gesondert als Betriebseinnahmen zu erfassen und erhöhen den Gewinn. Der Buchwert führt zu Betriebsausgaben und mindert den Gewinn. Zum Abschluss sind die Erträge auf Vollständigkeit zu überprüfen. In der Einnahmen-Überschussrechnung sind alle Umsatzsteuerbeträge als Einnahmen auszuweisen, ebenso Vorsteuererstattungen des Finanzamts. Vollständige Erfassung der Betriebsausgaben Kontrolle der Betriebsausgaben durch Abgleich der Rechnungsbeträge und Zahlungen. Sind Schuldzinsen dem richtigen Aufwandskonto zugeordnet, bei Darlehenslaufzeiten ab einem Jahr auf Aufwandskonto «Langfristige Schuldzinsen»? Greift die «Zinsschranke»? Sind gemischte Aufwendungen privat gezahlt worden? Der betriebliche Teil der Aufwendungen ist als Betriebsausgabe zu erfassen. Prüfung der Lohn- und Gehaltskonten: Bei Verträgen mit Angehörigen müssen die Zahlungen mit den Verträgen übereinstimmen. Kontrolle insbesondere der Bewirtungskosten: Betriebsausgabenabzug 70 %, Vorsteuerabzug 100 % Wichtig: Empfängername muss bei Rechnungen über 150 EUR ausgewiesen sein. Kontrolle wegen der Obergrenze für Geschenke bis 35 EUR netto ohne Umsatzsteuer. 35 EUR brutto sind dann maßgebend, wenn keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht. Kontrolle, ob die Namen der beschenkten Personen vermerkt und die Beträge einzeln und gesondert aufgezeichnet wurden. Reisekosten: Prüfung, ob die Reisekostenabrechnungen vollständig sind und die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen zutreffend erfasst sind. Prüfung der Möglichkeit, ob Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungsund Übernachtungskosten geltend gemacht werden kann. Neben den Nettokosten führt die gezahlte Vorsteuer zu Betriebsausgaben. Häusliches Arbeitszimmer: Können die Kosten n zu 100 % oder n bis EUR oder n gar abgezogen werden? Die Aufwendungen sind einzeln und gesondert aufzuzeichnen. Aus den Kosten für das Arbeitszimmer kann die Vorsteuer uneingeschränkt geltend gemacht werden. Es müssen die Aufwendungen nur einzeln und gesondert aufgezeichnet werden. Es spielt keine Rolle, ob und in welchem Umfang die Kosten bei der Einkommensteuer abziehbar sind. Noch 6

7 Abschließende Kontrolle, ob alle sonstigen Ausgaben vollständig erfasst wurden und als Betriebsausgaben den Gewinn mindern. Prüfung, ob die Vorsteuerbeträge und die Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt zutreffend als Betriebsausgaben erfasst sind. Nicht abziehbare Betriebsausgaben Betriebsausgaben, die abgezogen werden dürfen, müssen in der Einnahmen-Überschussrechnung vollständig erfasst werden (z. B. Geschenke über 35 EUR und ggf. Kosten des häuslichen Arbeitszimmers). Allerdings dürfen diese den steuerlichen Gewinn mindern. Die abziehbaren Betriebsausgaben, die in der Einnahmen-Überschussrechnung abgezogen wurden, müssen dem Gewinn außerhalb der Bilanz hinzugerechnet werden. Nicht abziehbare Kosten sind in der Einnahmen-Überschussrechnung als Privatentnahme zu erfassen, auch wenn dadurch der steuerlich zutreffende Gewinn ausgewiesen wird. Für die abziehbaren Kosten darf von vornherein keine Vorsteuer geltend gemacht werden (Ausnahme: Arbeitszimmer und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte). Liegen außerordentliche Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben vor (z. B. Schadensersatzansprüche, Versicherungsentschädigungen)? Sind alle Zinsaufwendungen erfasst und nach Laufzeit der Darlehen oder des Kontokorrents auf kurzfristige oder langfristige Zinsen verteilt? Sind ggf. Dauerschuldzinsen für Kontokorrentschulden vorhanden (Gewerbesteuer-Hinzurechnung)? Mietzahlungen, Lohn-Gehaltsbuchungen, Leasingraten, Kosten für Wartungsverträge, Telefonanlage oder Ähnliches sind auf Plausibilität zu prüfen. Liegen laufende Monats- oder Quartalszahlungen vor? Liegen Sachbezüge der Arbeitnehmer vor? Sind Betriebsveranstaltungen richtig abgerechnet worden? Haben Arbeitnehmer Rabatte auf Firmenwaren usw. erhalten? Sonstige abziehbare Betriebsausgaben sind zu beachten (Bußgelder und steuerliche Nebenleistungen). Sind alle Rechts- und/oder Steuerberatungskosten gebucht? Die erfassten Gewerbesteuervorauszahlungen und Abschlusszahlungen sind mit den Steuerbescheiden abzugleichen; im Zweifel ist die zuständige Gemeinde- oder Stadtkasse zu fragen. Ist die Entnahme von Waren zutreffend erfasst? Die Finanzverwaltung gibt hierzu amtliche Pauschbeträge für bestimmte Gewerbezweige bekannt. Noch Wurden die Erlöse umsatzsteuerlich richtig gebucht (getrennt nach steuerpflichtigen, steuerfreien, EU-Umsätzen oder steuerbaren)? Für die Umsatzsteuer-Erklärung ist in diesem Zusammenhang der Vorsteuerabzug oder die Vorsteuer-Aufteilung im Zusammenhang mit umsatzsteuerfreien Umsätzen zu prüfen. 7

8 Autor: Lexware Redaktion Quelle: Stand: Februar