Serienbrieferstellung mit Word 2000

Transkript

1 Serienbrieferstellung mit Word 2000 Firma Müller Alpenweg Iffel «Name» «Straße» Name;Straße;PLZ;Ort Gemeinde Berg;Rosenstr. 41; 23817;Greifenberg Gemeinde Altham;Fliedersteig. 3;87654;Altham Gemeinde...;...;...;... «PLZ» «Ort» Firma Müller Alpenweg Iffel Gemeinde Berg Rosenstr Greifenberg Inhalt: Aufbau von Datendateien und Hauptdokumenten, Einfügen von Serienbrieffeldern und von Bedingungsfeldern, verwenden des Serienbriefassistenten Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil MKreil@t-online.de

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3 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Inhaltsverzeichnis 1 VORBEMERKUNGEN Ziele der Fortbildung Methode Befehlsvarianten Aufbau der Arbeitsanleitung Vereinbarungen Speichern der Dateien EINSTIEG Programmstart Bildschirmansicht anpassen SERIENBRIEF ERSTELLEN Einfügen der Seriendruckfelder Bedingungsfeld erstellen und einfügen Testen der Serienbriefdatei Erstellen der Serienbriefdatei Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil MKreil@t-online.de

4 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Vorbemerkungen 1.1 Ziele der Fortbildung In diesem Kurs lernen Sie: Wie man in ein Hauptdokument Seriendruckfelder einfügt Wie eine Datendatei aufgebaut ist Die Bedeutung der Bedingungsfelder kennen 1.2 Methode Im EDV-Bereich ist es inzwischen völlig unbestritten, dass Selbsttätigkeit von Schulungsteilnehmern für erfolgreiches Lernen unverzichtbar ist. Da die hier anwesenden TeilnehmerInnen einen sehr unterschiedlichen Stand bezüglich Vorwissen und Übung besitzen, werden sich auch sehr unterschiedliche Arbeitsgeschwindigkeiten ergeben. Damit die Geübteren nicht gebremst und die Ungeübteren nicht gehetzt werden hat sich das Konzept der Selbstlernmaterialien, das ein individuelles Arbeitstempo zulässt, sehr bewährt. Sie bekommen zu jedem heute benutzten Programmteil relativ ausführliche Arbeitsanleitungen. Bitte halten Sie sich zu Beginn eines neuen Abschnitts möglichst genau an diese Schritt-für-Schritt-Anweisungen, auch wenn Ihnen dabei manches schon sehr vertraut ist. Meine Rolle ist es Sie bei auftretenden Schwierigkeiten zu beraten, das funktioniert aber nur, wenn ich nicht an allen Plätzen gleichzeitig gebraucht werde. Am Ende eines Abschnitts ist es geradezu erwünscht, dass Sie Ihr neues Können an selbstgestellten Aufgaben erproben. 1.3 Befehlsvarianten Auch und gerade in der "Windows-Welt" gibt es für jeden Befehl zwei bis fünf Eingabevarianten. Wir benützen hier überwiegend die Mausvariante und die Bildschaltflächen. Das ist für den Anfang sinnvoll, da man sich wenig merken muss und nicht andauernd die Zeit mit Nachschlagen verbringt. Benützt man einen Befehl später häufiger so kann man dann immer noch entscheiden, ob man lieber zu Tastenkürzeln greift. 1.4 Aufbau der Arbeitsanleitung In der linken Spalte werden die notwendigen Handgriffe beschrieben, in der mittleren Spalte finden sich erläuternde Bildschirmausschnitte, und in der rechten Spalte wird Ziel oder Hintergrund der aktuellen Aktion kommentiert. Es ist sinnvoll jeweils ca. eine halbe Seite zu lesen und dieses dann direkt umzusetzen. 1.5 Vereinbarungen Befehle und Menüs werden kursiv geschrieben, Tasten und Tastenkombinationen z.b. STRG+UMSCHALT in Kapitälchen, Buchstaben die Sie eintippen sollen in Schreibmaschinenschrift. Befehlsfolgen werden manchmal in Kurzform so angegeben: Menü/ Untermenü/ Befehl.

5 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Speichern der Dateien Während des Kurses werden Sie eine Datei erstellen. Diese Datei speichern Sie im Normalfall auf der lokalen Festplatte im Laufwerk C: ab. Da Ihnen ein Netzwerk zur Verfügung steht und Sie immer Zugriff auf Ihre erstellten Daten haben wollen, sollten Sie die Vorteile des Netzes nutzen und Ihre Daten auf dem zentralen Rechner (Server) speichern Speicherort in allgemeinbildenden Schulen Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: a) Sie arbeiten in einem Netzwerk Ist dies der Fall, dann speichern Sie Ihre Daten in Ihrem Homeverzeichnis ab. Beispiel: Das Homeverzeichnis trägt Ihren Anmeldenamen als Bezeichnung und wird dem Laufwerkbuchstaben H: zugeordnet. In diesem Verzeichnis können Sie beliebig Daten speichern, löschen etc. und es ist Ihr persönliches Verzeichnis auf das niemand anderes Zugriff hat. b) Sie haben kein Netz zur Verfügung Wenn dies zutrifft, dann speichern Sie Ihre Daten auf der Festplatte C: im Verzeichnis Temp des lokalen PCs ab.

6 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Speicherort in berufsbildenden Schulen Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: a) Sie arbeiten in einem Netzwerk Ist dies der Fall, dann speichern Sie Ihre Daten in Ihrem Homeverzeichnis ab. Beispiel: Das Homeverzeichnis trägt die Bezeichnung Daten auf... und wird dem Laufwerkbuchstaben S: zugeordnet. In diesem Verzeichnis können Sie beliebig Daten speichern, löschen etc. und es ist Ihr persönliches Verzeichnis auf das niemand anderes Zugriff hat. b) Sie haben kein Netz zur Verfügung Wenn dies zutrifft, dann speichern Sie Ihre Daten auf der Festplatte C: im Verzeichnis Temp des lokalen PCs ab. Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil MKreil@t-online.de

7 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Einstieg 2.1 Programmstart So sieht der Anfangsbildschirm für WORD 2000 aus: Praktischer Teil Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste: Wenn Sie mit dem Mauspfeil auf eine der Schaltflächen zeigen (ohne Tastendruck) so erscheint darunter der Name oder die Funktion als Quickinfo. 2.2 Bildschirmansicht anpassen Standardmäßig startet Word beim ersten Mal mit der Grundeinstellung: Die Symbolleisten teilen sich eine Zeile, die Ansicht Normal ist aktiv, es werden nicht alle Menüeinträge angezeigt u. a. Wie man diese Voreinstellungen ändert, soll im weiteren geklärt werden. Aktion mit Maus/ Tastatur Bild Kommentar Der große Vorteil von Windows-Textverarbeitungsprogrammen ist die Möglichkeit schon während der Eingabe den Text so sehen zu können wie er später gedruckt wird. Auch Word für Windows hat diese Fähigkeit, allerdings muss die Layout-Ansicht aktiviert sein, um diesen Vorteil zu haben. Die Layoutansicht bietet die Möglichkeit des WYSIWYG (What You See Is What You Get). Noch genauer als die Layout-Ansicht ist die Seitenansicht (Symbol in der Symbolleiste) Hier wird der Text so angezeigt, wie er später ausgedruckt wird. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Ansicht und klicken dann kurz auf die linke Maustaste. Mit einem weiteren Mausklick auf Seiten- Layout haben Sie die gewünschte Bildschirmansicht gewählt. Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil MKreil@t-online.de

8 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Damit die Symbolleisten auf zwei Zeilen verteilt sind und die vollständigen Menüs angezeigt werden, klicken Sie in der Menüleiste auf Extras \ Anpassen. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen und deaktivieren Sie durch je einen Mausklick die beiden oberen Kontrollkästchen (die Häkchen sollten nun nicht mehr angezeigt werden). Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Nun verteilen sich die Symbolleisten auf zwei Zeilen und die vollständigen Menüs sind zu sehen. Beim Erstellen von Schulaufgaben, Arbeitsblättern usw. ist es sinnvoll Seitenbegrenzungen, Absatzzeichen und weitere nichtdruckbare Zeichen sichtbar zur Verfügung zu haben. Diese Linien und Zeichen sind nur Hilfsmittel bei der Bildschirmarbeit, gedruckt werden Sie nicht. Auf der nächsten Seite wird Ihnen gezeigt wie diese Voreinstellungen abgeändert werden. Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil MKreil@t-online.de

9 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Optionen und setzen Sie bei der Karteikarte Ansicht jeweils mit einem Mausklick die Häkchen wie in der nachstehenden Vorlage. Abgeschlossen wird mit einem Klick auf OK. Damit sind die Voreinstellungen abgeschlossen und wir können uns dem eigentlichen Thema zuwenden. Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil MKreil@t-online.de

10 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Serienbrief erstellen Um ein Serienbriefdokument erstellen zu können, benötigen Sie ein Hauptdokument und eine Datendatei. Das Hauptdokument enthält den Text den alle Empfänger erhalten sollen, die Datendatei enthält alle Daten die Sie in das Hauptdokument einfügen können. Beide Dateien werden bei der Serienbrieferstellung miteinander vermischt. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie links das Hauptdokument mit den Feldern «Name», «Straße», «PLZ» und «Ort». Diese Felder entsprechen den Werten in der ersten Zeile der Datendatei (in der Abbildung rechts zu sehen). Beim vermischen der beiden Dateien werden alle ausgewählten Felder im Hauptdokument durch die entsprechenden Werte aus der Datendatei ersetzt. Firma Müller Alpenweg Iffel «Name» «Straße» Hauptdokument Datendatei Name;Straße;PLZ;Ort Gemeinde Berg;Rosenstr. 41; 23817;Greifenberg Gemeinde Altham;Fliedersteig. 3;87654;Altham Gemeinde...;...;...;... «PLZ» «Ort» Sehr geehrte Damen und Herren Firma Müller Alpenweg Iffel Gemeinde Berg Rosenstr Greifenberg Serienbriefdokument Auf den folgenden Seiten lernen Sie wie die beiden Dateien (Haupptdokument.doc und Daten.xls) zu einer Serienbriefdatei verbunden werden. Sie brauchen die Dateien nicht erstellen, sie sind bereits vorhanden und können in Ihr Homeverzeichnis kopiert werden. Die Seriendruckfelder und das Bedingungsfeld müssen noch integriert werden. Hinweis: Das Hauptdokument wurde nach DIN 5008 (August 2001) erstellt.

11 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Einfügen der Seriendruckfelder Nachdem Sie Ihre Dateien in das Homeverzeichnis kopiert haben können Sie es öffnen indem Sie in Word in der Menüleiste auf Datei / Öffnen klicken. Öffnen Sie nun die Datei Hauptdokument.doc in Ihrem Homeverzeichnis. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras / Seriendruck. Es öffnet sich der Seriendruck- Manager. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und auf Serienbriefe.... Nachdem Sie bereits eine vorgefertigtes Hauptdokument geöffnet haben, wählen Sie bitte Aktives Fenster. Im nächsten Schritt öffnen Sie die bereits vorhandene Datenquelle ( Datendatei) durch einen Klick auf Daten importieren und anschließend klicken Sie auf Datenquelle öffnen. Die Datenquelle ist eine Excel- Datei, es könnten auch Daten sein die in Access erstellt wurden bzw. eine Worddatei etc.

12 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Im Feld Dateityp wählen Sie den Eintrag MS Excel-Arbeitsblätter aus. Als Folge davon sehen Sie die Datenquelle Daten.xls. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Diese Excel-Datei enthält Kundendaten die im Serienbrief verwendet werden. Die Daten die sich in der ersten Zeile der Datenquelle befinden, werden von Word als Seriendruckfelder automatisch übernommen. Lassen Sie die Voreinstellung und klicken Sie auf OK. Noch sind im Hauptdokument keine Seriendruckfelder integriert, deshalb erscheint folgendes Dialogfenster. Klicken Sie auf Hauptdokument bearbeiten. In Word erscheint eine zusätzliche Symbolleiste, die Seriendruck-Symbolleiste (siehe schwarze Markierung im Bild rechts).

13 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Klicken Sie zum Einfügen der Seriendruckfelder erst auf die Stelle im Empfängerbereich in der das Seriendruckfeld platziert werden soll. Nun können Sie die gewünschten Felder auswählen, indem Sie auf Seriendruckfeld einfügen klicken und danach auf das betreffende Feld. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und vergessen Sie nicht zwischen den Feldern ein Leerzeichen zu setzen. Die Lösung könnte dem Bild rechts entsprechen. In unserer Datendatei befinden sich weibliche und männliche Kunden. Im nächsten Schritt wollen wir erreichen, dass je nach Geschlecht die entsprechende Anrede automatisch gewählt wird. Handelt es sich um einen weiblichen Kunden, soll in der Anrede Sehr geehrte Frau... erscheinen, im anderen Fall Sehr geehrter Herr Bedingungsfeld erstellen und einfügen Klicken Sie vor das Komma in der Anredezeile, denn hier soll die Bedingung eingefügt werden.

14 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Klicken Sie in der Seriendruck- Symbolleiste auf Bedingungsfeld einfügen und dann auf Wenn... Dann... Sonst.... Tippen Sie die entsprechenden Daten in die Felder ein. Zum Vergleich verwenden Sie bitte das Bild rechts. Klicken Sie auf OK. Erzeugen Sie ein Leerzeichen und fügen Sie das Seriendruckfeld «Name» rechts vom Bedingungsfeld ein. Speichern Sie die Datei.

15 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Testen der Serienbriefdatei Die Vorbereitungen sind jetzt abgeschlossen. Bevor die Serienbriefdatei erzeugt wird, soll ein kleiner Test durchgeführt werden. Klicken Sie in der Seriendruck- Symbolleiste auf die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau. Beobachten Sie die Anredezeile! Klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen und gehen Sie schrittweise vor um das Bedingungsfeld zu testen. Hat alles funktioniert, klicken Sie wieder auf die Seriendruck- Vorschau um diese zu deaktivieren. 3.4 Erstellen der Serienbriefdatei Zum Erstellen der Serienbriefdatei klicken Sie auf den Seriendruck-Manager. Im Dialogfenster klicken Sie auf Ausführen....

16 Schul- und Kultusreferat Serienbrief mit Word Beim Verbinden der beiden Dateien soll in ein neues Dokument entstehen (die Serienbriefdatei). Es sollen alle Datensätze in der Datenquelle verbunden werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenführen. Beim Verbinden wird eine neue Datei (Serienbriefe1.doc) erstellt. Dieses Dokument besteht aus 12 Seiten (pro Datensatz eine Seite). Kontrollieren Sie das Ergebnis und speichern Sie die Serienbriefdatei in Ihrem Homeverzeichnis.