Inhaltsübersicht. Einleitung Lernziele... 6

Transkript

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2 Inhaltsübersicht Einleitung... 5 Lernziele Inhalte erstellen und formatieren... 7 In SharePoint-Websites navigieren... 7 Listen und Bibliotheken erstellen Listen und Bibliotheken verwalten Listenelemente verwenden Versionsverwaltung aktivieren Benachrichtigungen verwenden Workflows verwenden Dokumentenmappen verwenden SharePoint-Websites verwalten Seiten erstellen und bearbeiten Eine SharePoint-Website verwalten Webparts auf einer Seite verwalten Inhaltstypen verwenden Benutzer und Gruppen verwalten Arbeitsbereichswebsites verwenden Websitestatistiken verwenden SharePoint-Features für soziale Netzwerke Das Meine Website-Profil anzeigen und aktualisieren Meine Website konfigurieren RSS-Feeds konfigurieren Meine Website zur Zusammenarbeit verwenden Persönliche Dokumente verwenden Den Organisations-Browser verwenden Inhalte mit Kategorien und Notizen versehen Die Kategorienwolke verwenden Suche konfigurieren und verwenden Suchfeatures konfigurieren Stichwörter mit besten Suchergebnissen hinzufügen Nach Inhalten in SharePoint-Sites suchen Benachrichtigung erhalten, wenn sich die Suchergebnisse ändern RSS-Feeds mit Suchergebnissen abonnieren Erweiterte Suche verwenden Nach Personen suchen

3 5 Integration von SharePoint 2010 und Office SharePoint 2010 Services konfigurieren und verwenden Integration von Office 2010 und SharePoint SharePoint Workspace 2010 verwenden Dashboards erstellen Hinweise zum Ablauf einer Zertifizierungsprüfung Benutzeroberfläche und Steuerelemente der Examenssoftware Tipps für die Durchführung der Prüfung Zertifizierung Weitere Informationen Stichwortverzeichnis Inhaltsübersicht

4 3 SharePoint-Features für soziale Netzwerke Lernziele Meine Website konfigurieren Meine Website zur Zusammenarbeit verwenden Inhalte mit Kategorien und Notizen versehen SharePoint kennt zwei verschiedene Arten von Websites. Der eine Websitetyp dient vornehmlich der Zusammenarbeit an Projekten und umfasst die Listen, Bibliotheken und Arbeitsbereiche, die Sie in den ersten beiden Lektionen dieser Schulungsunterlage kennengelernt haben. Der zweite Typ von Website wird in SharePoint unter dem Begriff Meine Website zusammengefasst. Jeder SharePoint-Benutzer besitzt eine eigene persönliche Website, die er verwenden kann, um eigene Inhalte mit anderen zu teilen. Die eigene Seite Meine Website fungiert als eine Art Knotenpunkt, an dem Sie mit Ihren Kollegen ein Netzwerk bilden und Informationen nachverfolgen können, die für Sie von Interesse sind. Die eigene Meine Website enthält einen Newsfeed mit den Aktivitäten Ihrer Kollegen, sie bietet Ihnen die Möglichkeit, Inhalt nachzuverfolgen, der von Ihnen und Ihren Kollegen mit Kategorien versehen wurde, sowie Statusaktualisierungen freizugeben. Hinweis Das Feature Meine Website steht in SharePoint Foundation nicht zur Verfügung, sondern lediglich in SharePoint Standard und SharePoint Enterprise. Zugriff auf Meine Website Im Verlauf dieser Lektion werden Sie lernen, wie Sie das Featureset Meine Website verwenden, Ihr Profil anpassen, sich mit Kollegen vernetzen und mithilfe von Kategorien und Notizen besser nachverfolgen können, was sich in den Teamwebsites tut. Sie erreichen Ihre eigene Website über das Menü Meine Website, das Sie rechts im oberen Bereich der Seiten sehen: Öffnen Sie das Menü, indem Sie auf Ihren Benutzernamen klicken (siehe Abbildung auf der folgenden Seite). Die beiden wichtigsten Befehle, Meine Website und Mein Profil, mit denen Sie Ihre persönliche Homepage öffnen bzw. Ihr Profil anzeigen und bearbeiten können, lernen Sie in den beiden folgenden Abschnitt kennen. 73

5 Über das Menü mit Ihrem Namen erreichen Sie die Funktionen von Meine Website Das Meine Website-Profil anzeigen und aktualisieren Lernziel 3.1 Auf der Profilseite Ihrer persönlichen Homepage werden verschiedene Informationen über Sie angezeigt, wie z.b. ein Foto, eine kurze Biografie, Kontaktinformationen und eine Liste von Projekten, an denen Sie beteiligt waren. Die Angaben auf Ihrer Profilseite können anderen Personen dabei helfen, Ihre Tätigkeit zu verstehen und besser mit Ihnen zu kommunizieren. Die Profilseite enthält verschiedene Einzelheiten, von denen einige ggf. durch Ihre Organisation verwaltet werden. Andere können Sie möglicherweise selbst anpassen. Wenn Sie Ihrem Profil Informationen, z.b. ein Bild von Ihnen, hinzufügen, werden diese für alle Personen sichtbar, die Ihr Profil besuchen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, auf bestimmte Details in Ihrem Profil Datenschutzkategorien anzuwenden, sodass sie nur von bestimmten Personen angezeigt werden können. Mithilfe von Datenschutzkategorien können Sie Informationen wie Ihre Mobiltelefonnummer auf eine bestimmte Personengruppe beschränken. SharePoint unterstützt dabei die folgenden Berechtigungsgruppen: Berechtigungsgruppe Jeder Meine Kollegen Mein Team Beschreibung Informationen sind für alle sichtbar, die Ihre persönliche Website öffnen dürfen. Alle, die auf Ihrer Seite Kollegen aufgeführt sind. Dies schließt standardmäßig Ihre Manager, Ihre Kollegen und Ihren direkten Vorgesetzten ein. Wie Meine Kollegen und zusätzlich die Kollegen, die Sie in Mein Team hinzugefügt haben 74 Lektion 3

6 Berechtigungsgruppe Mein Manager Privat Beschreibung Ihr direkter Vorgesetzter Informationen sind nur für Sie selbst sichtbar. Führen Sie folgende Schritte durch, um Ihr Profil zu öffnen und zu bearbeiten: 1. Öffnen Sie das Menü Meine Website und klicken Sie auf Mein Profil. Ihre Profilseite wird geöffnet. 2. Klicken Sie unterhalb des Fotos, das standardmäßig auf der linken Seite angezeigt wird, auf Mein Profil bearbeiten. Die Eigenschaften Ihres Profils werden nun im Bearbeitungsmodus angezeigt. Möglicherweise sind einige der Eigenschaften schreibgeschützt, da diese entweder nicht bearbeitet werden dürfen, oder weil sie mit einer externen Datenquelle verknüpft sind. 3. Führen Sie auf der Seite Details bearbeiten eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus: Wenn Sie Informationen über sich selbst hinzufügen möchten, geben Sie Text in das Feld neben dem Detail ein, das Sie aktualisieren möchten. Im Abschnitt Info können Sie den Text formatieren und sogar Links hinzufügen. Ihre Organisation schränkt ggf. einige Mitarbeiterdetails ein oder stellt eigene diesbezügliche Informationen zur Verfügung. Klicken Sie auf Bild auswählen, navigieren Sie zu dem gewünschten Bild und klicken Sie dann auf OK, um ein Bild hinzuzufügen oder zu ändern. SharePoint-Features für soziale Netzwerke 75

7 Markieren Sie Text und drücken Sie die Taste (Entf), um Text zu löschen. Wenn das Feld in der Spalte Anzeigen für verfügbar ist, können Sie die Anzeige persönlicher Informationen einschränken, sodass diese Informationen lediglich für eine Datenschutzgruppe und nicht für alle Angehörigen des Unternehmens sichtbar sind. 4. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Eine Notiz im Profil einer anderen Person hinterlassen Wenn Sie im Profil einer anderen Person eine Notiz hinterlassen, wird diese so lange angezeigt, bis neuere Notizen eingehen. Je nachdem, wie Meine Website von der Organisation eingerichtet wurde, erhält die betreffende Person auch eine Benachrichtigung per über Ihre Notiz. Sie können Notizen für eine Vielzahl von Zwecken verwenden, z.b. um einen Kommentar zu einem aktuellen Projekt oder Meilenstein eines Kollegen zu erstellen oder um eine Frage an ihn zu richten. 1. Suchen Sie nach dem Profil der Person, für die Sie eine Notiz hinterlassen möchten. Wenn deren Name auf einer SharePoint-Website angezeigt wird, z.b. neben einem von ihr kürzlich geänderten Dokument, können Sie auf den Namen klicken, um das zugehörige Profil aufzurufen. 2. Geben Sie in das Feld unter Pinnwand eine Notiz ein. 3. Klicken Sie auf Bereitstellen. Meine Website konfigurieren In diesem Abschnitt lernen Sie verschiedene Möglichkeiten kennen, wie Sie Ihre persönliche Website konfigurieren können. Lernziel 3.1 Fragen und Fertigkeiten konfigurieren Sie können Ihr persönliches Benutzerprofil um Informationen über Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen ergänzen. Diese Angaben werden z.b. auf Ihrer persönlichen Homepage im Bereich Fragen angezeigt; andere Benutzer Ihres sozialen Netzwerks sind so schneller in der Lage, Sie zu finden; gleichzeitig sind auch Sie besser in der Lage, im Falle von spezifischen Fragen einen kompetenten Ansprechpartner in Ihrer Organisation zu finden. 76 Lektion 3

8 Führen Sie folgende Schritte durch, um Schlüsselwörter über Ihre Fertigkeiten und zum Bereich Fragen festzulegen: 1. Öffnen Sie das Menü Meine Website und klicken Sie auf Mein Profil. 2. Klicken Sie unterhalb des Fotos, das standardmäßig auf der linken Seite angezeigt wird, auf Mein Profil bearbeiten. 3. Führen Sie einen Bildlauf durch, bis im Abschnitt Allgemeine Informationen das Feld Fragen sichtbar ist. 4. Geben Sie dort die Themen ein, für die Sie besonders kompetent sind und die für andere Benutzer interessant sein können. Trennen Sie mehrere Schlüsselwörter jeweils durch ein Semikolon. 5. Führen Sie einen Bildlauf bis zum Abschnitt Details durch und geben Sie in das Feld Fertigkeiten die Schlüsselwörter ein, die mit Ihrem Profil verknüpft sein sollen. 6. Achten Sie darauf, den Eintrag in der Spalte Anzeigen für auf Jeder stehen zu lassen, damit die Informationen auch von allen gefunden werden können. SharePoint-Features für soziale Netzwerke 77

9 Stichwortverzeichnis *, Platzhalter in Suchabfragen 119 A Abgabebibliothek 48 Access Services 127 Aktueller Benutzerfilter 155 Alle Websiteinhalte 13 Analysieren der Websitenutzung 71 Aufgabenliste mit Outlook synchronisieren 142 Author, Eigenschaft in Suchabfragen 119 B Benachrichtigungen Änderungstyp 27 bearbeiten 28 erstellen 26 für Suchergebnisse erstellen 109 für Suchergebnisse löschen 110 löschen 28 verwalten 51 Zeitpunkt des Versendens 28 Benutzerbenachrichtigungen 50 Berechtigungen siehe Zugriffsberechtigungen Besprechungsarbeitsbereich 67 Begriff 67 erstellen 68 für Ereignis im Kalender 69 Beste Suchergebnisse 99 Bewertungen aktivieren 28 Bibliothek siehe auch Dokumentbibliothek mit Outlook synchronisieren 139 mit SharePoint Workspace 2010 synchronisieren 145 nach Excel exportieren 138 nicht in Suchergebnissen anzeigen 98 Bilder auf Meine Website freigeben 84 Blog-Website erstellen 44 Brotkrümelnavigation 12 Business Intelligence Center 149 D Dashoardseite erstellen 148, 150 Datenblattansicht 17 Description, Eigenschaft in Suchabfragen 119 Design ändern, Meine Website 80 DetectedLanguage, Eigenschaft in Suchabfragen 119 Diagramm-Webpart 154 Dispositionsgenehmigung 31 DocComments, Eigenschaft in Suchabfragen 119 DocKeywords, Eigenschaft in Suchabfragen 119 Dokument an Listenelement anfügen 22 anzeigen, das von einer Person gespeichert wurde 121 auf Meine Website freigeben 84 Dokument (Fortsetzung) aus Bibliothek löschen 23 hochladen 20 mehrere hochladen 21 vorhandene Dateien als neue Version hinzufügen 21 Dokumentbibliothek siehe auch Dokument Benachrichtigungen 26 Bewertungen 28 Dokumentenmappen aktivieren 39 erstellen 16 neuen Ordner erstellen 85 Persönliche Dokumente 85 RSS-Feed 81 Speicherort für Office um Spalte erweitern 29 Versionsverwaltung aktivieren 24 Dokumentenmappen 38 aktivieren 38 als Inhaltstyp für Dokumentbibliotheken aktivieren 39 erstellen 39 Doppelte Übermittlungen 48 Drei Status 32 Dropdownmenüs für Suchfelder 96 Durchsuchbare Spalten 98 E Einfache Personensuche 120 Elemente bewerten 92 Entscheidung-Besprechungsarbeitsbereich 68 Entwurfselementsicherheit 25 Erweiterte Personensuche 121 Erweiterte Suche 115 Excel, Liste und Bibliothek exportieren 138 Excel Services 124 Excel Web Access-Webpart 155 Exportieren, Webpart 56 F Favoritencenter 113 Feedback sammeln 32 Fertigkeiten, Benutzerprofil 77 FileName, Eigenschaft in Suchabfragen 119 Fragen, Benutzerprofil 77 G Gefällt mir, Kategorie 91 Gelöschte Inhalte wiederherstellen 52 Genehmigung 32 Gruppenarbeitssite erstellen 44 H Hauptversionen 25 I Importieren, Webpart 57 In SharePoint speichern, Office InfoPath Forms Services 136 Inhaltsorganisation aktivieren 47 konfigurieren 48 Regel erstellen 49 Inhaltsrollup, Webpartskategorie 82 Inhaltstypen 57 aktivieren 58 Spalten ergänzen 59 vorhandene anzeigen 57 zuweisen 59 Internet Explorer, Favoritencenter 113 Internetoptionen 113 K Kategorien als privat kennzeichnen 94 für externe Webseite erstellen 90 für SharePoint-Element erstellen 91 löschen 94 und Pinnwand 90 Verwandte Aktivitäten anzeigen 94 Wortwolke 93 Key Performace Indicator (KPI)- Webpart 153 Kollegen aus Suchergebnis hinzufügen 120 Neuigkeiten 79 Kontaktliste mit Outlook synchronisieren 141 L Leere Website erstellen 44 Leerer Besprechungsarbeitsbereich 68 Leiste für häufig verwendete Hyperlinks 8 Liste Benachrichtigungen 26 Bewertungen 28 erstellen 15 mit SharePoint Workspace 2010 synchronisieren 145 nach Excel exportieren 138 nicht in Suchergebnissen anzeigen 98 um Spalte erweitern 29 Listenelement Datei anhängen 22 Eigenschaften bearbeiten 19 erstellen 18 löschen 23 M Mehrseitiger Besprechungsarbeitsbereich 69 Mein Inhalt, siehe Meine Website Mein Profil 73 Notiz erstellen 76 Mein Team 78 Meine Website 73 Bibliothek Persönliche Dokumente 85 Bilder freigeben 84 Design ändern 80 Dokumente freigeben 84 Stichwortverzeichnis 159

10 Meine Website (Fortsetzung) Fertigkeiten 77 Fragen 77 Kollegen 78 Profil aktualisieren 74 Profilstatus aktualisieren 82 ModifiedBy, Eigenschaft in Suchabfragen 119 N Navigation 7 Brotkrümelnavigation 12 nach oben 13 Schnellstartleiste 8 Seite Alle Websiteinhalte 13 Strukturansicht 14 Navigationslink 11 Neuen Ordner in Bibliothek erstellen 85 Notizen für externe Webseite erstellen 90 für SharePoint-Element erstellen 91 löschen 94 O Office 2010, Datei in Dokumentbibliothek speichern 87 Ordnerpartitionierung 48 Organigramm 88 Organisations-Browser 88 aus Personensuche starten 121 Outlook 2010 Aufgabenliste synchronisieren 142 gemeinsame Feedliste 114 SharePoint-Bibliothek synchronisieren 139 SharePoint-Kontakte synchronisieren 141 P PerformancePoint-Services 148 Personen suchen 120 Persönliche Dokumente, Bibliothek in Meine Website 85 Platzhalter in Suchabfragen 119 Profilstatus aktualisieren 82 R Really Simple Syndication 80 Recherchieren, Office Aufgabenbereich 108 Regel-Manager 49 Relationale Operatoren 118 RSS-Feed Begriff 80 für Suchergebnisse abonnieren 111 gemeinsame Feedliste in Windows verwenden 114 Internetoptionen 113 löschen 114 URL eines Feeds ermitteln 81 S Schnellstartleiste anpassen 9 Anzeigereihenfolge ändern 11 Navigationslink einfügen 11 neue Überschrift erstellen 10 verwenden 8 Seite bearbeiten 42 erstellen 41 löschen 42 zur Homepage machen 43 Sendevorgang 48 SharePoint-Papierkorb 24, 52 SharePoint-Services aktivieren 123 SharePoint Workspace Arbeitsbereich offline schalten 147 Arbeitsbereich online schalten 147 Bibliothek synchronisieren 145 Liste synchronisieren 145 mit Website synchronisieren 148 Website synchronisieren 144 Signaturerfassung 32 Site Design 51 neu erstellen 43 Size, Eigenschaft in Suchabfragen 119 Sozialer Besprechungsarbeitsbereich 68 Spalte aus Suchergebnissen ausblenden 98 erstellen 29 zur Standardansicht hinzufügen 30 Standard-Besprechungsarbeitsbereich 68 Statusindikator erstellen 151 Statusliste erstellen 151 Stichwörter der Suche 99 Strukturansicht 14 Suchabfrage Beispiel 116 Eigenschaften verwenden 119 Groß-/Kleinschreibung 117 logische Operatoren 117 Platzhalter 119 relationale Operatoren 118 Verwendung von Anführungszeichen 117 Suchbarkeit in Website 97 Suchbereichslistenfeld einschalten 96 Suchcenter 105 Suchdienst für Office konfigurieren 107 Suche siehe auch Suchabfrage Benachrichtigungen 26, 109, 110 einfache Personensuche 120 Ergebnisse filtern 104 erweiterte 115 erweiterte Personensuche 121 in Organigramm durchsuchen 121 in Website 103 mit Aufgabenbereich Recherchieren von Office mit dem Suchcenter 105 mit Windows-Explorer 105 nach Position im Unternehmen 122 nach Text in Liste oder Biblitothek 104 Person als Kollegen hinzufügen 120 RSS-Feed abonnieren 111 Suche konfigurieren Bibliothek in Suchergebnissen ausschließen 98 Spalten in Suchergebnissen ausschließen 98 Stichwörter für beste Suchergebnisse 99 Suche konfigurieren (Fortsetzung) Suchbereichslistenfeld 96 Website in Suchergebnissen ausschließen 97 T Teamwebsite erstellen 44 Telefongesprächsnotizen, Inhaltstyp 60 Textlayout, Webseite 42 Title, Eigenschaft in Suchabfragen 119 U Unterwebsite öffnen 7 V Vergleichsoperatoren 118 Veröffentlichungsfeature 45 Veröffentlichungsgenehmigung 32 Versionierungseinstellungen 24, 25 Verwandte Aktivitäten anzeigen 94 Visio Services 129 W Web Analytics-Berichte 71 Webpart ausblenden 56 Eigenschaften bearbeiten 55 exportieren 56 hinzufügen 55 importieren 57 löschen 56 Neuigkeiten 79 RSS-Anzeige 81 Webpartseite 54 erstellen 54 Webpart hinzufügen 55 Webpartzonen 54 Webseite erstellen 41, 42 löschen 42 Textlayout 42 zur Homepage machen 43 Website auf oberster Ebene 7 -design 51 suchen in 103 in Suchergebnissen ausschließen 97 Websiteinhalt und -struktur 46 Websiteinhaltstypen 57 Websiteseiten, Bibliothek 41 Websitestatistiken 71 Wikiseite 54 Workflow 31 Einstellungen ändern 37 erstellen 33 löschen 37 Status ansehen 36 Workflowvorlage 31, 32 Workspace 2010, siehe SharePoint Workspace Wortwolke, Kategorien 93 Write, Eigenschaft in Suchabfragen 119 Z Zeitpunkt des Versendens 28 Zugriffsberechtigungen für neue Website 44 Zusammenarbeit im sozialen Netzwerk, Webpartskategorie Stichwortverzeichnis