ERP-Komplettlösung von abas bei der Schmalz-Gruppe. Anwenderbericht Schmalz-Gruppe

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1 ERP-Komplettlösung von abas bei der Schmalz-Gruppe Anwenderbericht Schmalz-Gruppe

2 Zur langfristigen Investitionssicherheit gehört im Hause Schmalz auch das Thema Mehrsprachigkeit. Interne Prozesse optimieren wir über Ländergrenzen hinweg. So genügt heute beispielsweise bei der Anlage neuer Artikel der Druck auf einen Knopf im ERP-System und die Daten sind weltweit an allen Schmalz-ERP- Standorten verfügbar. Werner Fischer, IT-Leiter, J. Schmalz GmbH ERP-Komplettlösung von abas bei der Schmalz-Gruppe Laut Wikipedia ist Vakuum umgangssprachlich ein materiefreier Raum. Auf eben diesem beruht der Erfolg eines mittelständischen Unternehmens aus Glatten im Schwarzwald. Im November 1910 gründet Johannes Schmalz die Johannes Schmalz Rasierklingenfabrik. Heute, mehr als ein Jahrhundert später, ist die J. SCHMALZ GmbH ein weltweit führender Anbieter von Vakuum-Technik. Keine hundert Jahre, aber in der schnelllebigen IT-Branche ebenfalls eine halbe Ewigkeit, begleitet die abas Business Suite die Schwarzwälder Erfolgsgeschichte bereits seit Gemeinsam meisterte man zwei Reorganisationen und eroberte die Welt. So ist die abas ERP- Komplettlösung nicht nur im Schmalz-Stammhaus, sondern auch in mehreren internationalen Niederlassungen im Einsatz. Prozessorientierte Organisation Schmalz ist ein modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen, das Vakuum- Komponenten und -Greifsysteme, Vakuum-Handhabungssysteme sowie Vakuum-Aufspannsysteme entwickelt, produziert und weltweit vertreibt. Wir wollen unsere Kunden begeistern. Durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen und die prozessorientierte Organisation liefern wir qualitativ hochwertige Produkte zu einem hervorragenden Preis-/ Leistungsverhältnis. Dies alles verbunden mit einer überdurchschnittlichen Service- und Beratungskompetenz und einer hoher Liefertreue begeistert unsere Kunden, so Geschäftsführer Dipl.-Ing. Wolfgang Schmalz, der das Unternehmen gemeinsam mit seinem Bruder Dr. Kurt Schmalz leitet.

3 Und weiter: Unsere Unternehmens-IT, die wir rund um unser ERP-System strukturiert haben, unterstützt uns in diesem Zusammenhang maßgeblich. Mit abas haben wir ein flexibles ERP-System, das genau auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist. Die Software wurde 1992 implementiert. Damals hatten wir rund 50 Mitarbeiter, heute beschäftigen wir allein in Glatten mehr als sechs Mal so viele. Der evolutionäre Ansatz des Systems hat unsere Expansion über die Jahre optimal begleitet. Es gibt in unserer heutigen schnelllebigen Welt keine Sicherheit, ein Produkt ewig herzustellen zu können. Flexibilität, Innovation und Unternehmergeist sind wichtige Maximen, die wir Tag für Tag in unserem Unternehmen leben. Auch gilt es, so der Schmalz Geschäftsführer weiter, sich durch eine globale Präsenz auf den wichtigsten internationalen Märkten, unabhängig von der Binnenkonjunktur zu machen. Nichts ist so beständig wie der Wandel Werner Fischer, langjähriger IT-Leiter bei Schmalz, erinnert sich noch ganz genau an die Zeit der ERP-Einführung: Vor 1992 haben wir im Lager über Karteikarten verbucht. Dann fiel die Entscheidung, ein ERP-System einzuführen. Dabei stellten wir uns die Frage, ob es besser sei, ein Produkt zu wählen, das in seiner Lebenskurve ganz oben steht oder in ein flexibles, modernes System zu investieren. Die Entscheidung fiel auf abas. Hier, und das hat sich in den folgenden Jahren vollauf bestätigt, hatten wir das gute Gefühl ein modernes, flexibles System gefunden zu haben, dessen Entwicklung sich kontinuierlich fortsetzen wird und das mit unseren Anforderungen mitwächst. Natürlich gab es auch schon damals ERP-Systeme mit einem immensen Funktionsumfang. Aber was nutzen 100 Funktionen, wenn man nur 30 nutzen kann und die Funktionalität, die zusätzlich benötigt wird, nur über aufwändiges Customizing herstellen kann? resümiert IT-Leiter Fischer. Zukunft integriert Die erste Reorganisation unter Einbeziehung der abas Business Suite fand bei Schmalz 1996 statt. Damals stellte man von einer normalen Abteilungs- auf eine innovative Teamorganisation um. Alles lag nun im Verantwortungsbereich der Gruppen. Ob Einkauf, Verkauf, Produktionsplanung - jeder Bereich organisierte sich selbst. Am Anfang haben die Kollegen die Flexibilität von abas nicht so zu schätzen gewusst, erinnert sich Werner Fischer, seit der ersten großen Reorganisation ist dies anders. Getreu nach dem Motto: Alles ist möglich, wird die IT-Abteilung heute nur noch nach dem Zeitpunkt, an dem eine Anpassung durchgeführt werden kann, gefragt.

4 Zwei Vollzeitkräfte betreuen bei Schmalz die ca. 195 Concurrent User im Hauptwerk Glatten. Und der IT-Leiter weiter: Dank der Upgradefähigkeit der abas Business Suite ist unser Unternehmen in Sachen IT gut aufgestellt. Wir spielen jedes Jahr ein Haupt-Upgrade ein. In der Regel brauchen wir hierfür nicht länger als ein Wochenende. Wenn ich das mit anderen auf dem Markt befindlichen ERP-Systemen vergleiche, bei denen die Anwendung bei einem Hauptgrade über Wochen steht, haben wir es mit abas gut getroffen. Back to the Roots Schmalz profitiert durch die jährlichen Upgrades sehr zeitnah vom technologischen Fortschritt. Jedes Jahr fließen neue Technologien und Funktionen in den Systemstandard ein. Über die in abas integrierte Flexible Oberflächenprogrammierung entwickelt Schmalz immer wieder speziell auf die eigenen Belange zugeschnittene Funktionalitäten. Sind diese dann in einer neuen Version der ERP-Software enthalten, geht man konsequent zum Software-Standard zurück. IT-Leiter Fischer: Da unsere ausländischen Standorte ebenfalls mit der abas ERP-Lösung arbeiten und eine Fehlersuche im Standard einfacher ist, macht es Sinn immer wieder auf diesen zurückzugehen. Eine gute Software ohne einen guten Partner funktioniert nicht Schmalz ist ein mittelständisches Unternehmen. Bei der langjährigen Zusammenarbeit mit abas zahlte sich der Grundsatz des Unternehmens aus, in Sachen IT möglichst mit einem Lieferanten zusammenzuarbeiten, für den die Firma Schmalz genauso wichtig ist wie umgekehrt. Besonders deutlich zeige sich dies bei der Möglichkeit der Einflussnahme auf die Weiterentwicklung der Software, betont Fischer. Gäbe es Handlungsbedarf, sei der Kontakt zu Vorstand, Produktleitung und Entwicklung von abas schnell hergestellt. Schmalz arbeitet aktiv in der abas ERP-Usergroup mit. Diese kommuniziert über das Internet und trifft sich ein bis zwei Mal im Jahr. Zu den Treffen werden auch Mitarbeiter aus der Entwicklung und dem Support der ABAS Software AG eingeladen. Dieser direkte Austausch von Informationen ist hoch effizient und gibt allen Beteiligten eine gute Orientierung bei der Weiterentwicklung der Software. Gelegenheit zum persönlichen Gespräch bieten auch das jährliche abas Kunden-Event abas 360 und zahlreiche vom betreuenden Software-Partner ABAS Projektierung angebotene Experten-Workshops. Langfristige Investitionssicherheit Eine betriebswirtschaftliche Standard-Software, die alle paar Jahre ausgetauscht werden muss, kommt für Werner Fischer nicht in Frage: Das ERP- System ist für uns existenziell. Alle Prozesse müssen heute, genauso wie in 5 Jahren, sicher und schnell abbildbar sein. Die Anforderungen unserer Kunden steigen stetig. Mit dem evolutionären und flexiblen Systemansatz von abas haben wir hierfür genau das richtige System. Und auch was die wirtschaftliche Situation unseres ERP-Anbieters anbelangt, hat uns unsere Entscheidung Anfang der 90er Jahre auf abas zu setzen, Recht gegeben. Während viele namhafte Anbieter von damals nicht mehr auf dem Markt sind, wächst abas nachhaltig und aus eigener Kraft. Die Unabhängigkeit von Banken und Investoren gefällt uns sehr, wir haben einen Partner auf den wir bauen können.

5 Zur langfristigen Investitionssicherheit gehört im Hause Schmalz auch das Thema Mehrsprachigkeit. Interne Prozesse optimiert der Vakuum-Spezialist über Ländergrenzen hinweg. So genügt heute beispielsweise bei der Anlage neuer Artikel, der Druck auf einen Knopf im ERP-System und die Daten sind weltweit an allen Schmalz-ERP-Standorten verfügbar. Best of class Projekthighlights: Jährliche Upgrades, bei denen die unternehmens spezifischen Anpassungen erhalten bleiben Permanent neueste Technologien Mehrsprachigkeit der Software: Schmalz Aus landsgesellschaften in Spanien, Frankreich und den USA arbeiten ebenfalls mit abas. Anwenderfreundliche Datenbearbeitung sowie klar definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten für Daten Mehrsprachiger Masterkatalog als Grundlage für Web und Printkatalog Lieferantenanbindung Die Offenheit des abas ERP-Systems zur Anbindung von ergänzenden IT- Anwendungen ist für Werner Fischer ebenfalls wichtig. Lassen sich dadurch doch erhebliche Potenziale zur Prozessoptimierung erschließen. Schmalz hat zahlreiche Systeme im Einsatz, die vor der Reorganisation über Schnittstellen miteinander verbunden waren. Die Produktdaten wurden in mehreren Systemen generiert und verwaltet. Der Datenabgleich über Schnittstellen und der Datenpflegeprozess waren nur unzureichend definiert und abgesichert. Es kam häufig zu Datenfehlern, Redundanzen und Mehrfachpflege, die durch die Reorganisation hin zu einer anwenderfreundlichen Datenbearbeitung sowie klar definierten Abläufen und Verantwortlichkeiten, vermieden werden sollten. In einem weiteren Reorganisationsprojekt wurden drei eigenständige Geschäftsbereiche gebildet. Diese Geschäftsbereiche arbeiten heute in einer Prozessorganisation mit eigener Kostenverantwortung. Diese wurden ebenfalls im ERP-System abgebildet. Das war aufwändig, so IT-Leiter Fischer, aber wir haben jetzt transparente und optimierte Bereichsprozesse. In der neuen Struktur wird beispielsweise ein Kundenauftrag von der Auftragsbearbeitung des jeweiligen Bereichs erfasst. Eine Verfügbarkeitsprüfung wird ebenso automatisch gestartet wie bei Bedarf die Disposition. Der Prozess geht papierlos direkt ins Lager und erscheint dort im Lieferobligo. Die Kommissionierung erfolgt in Form von Etiketten. Ein Infosystem erzeugt per Knopfdruck den Lieferschein und auch die Rechnung wird gleich automatisiert erzeugt und ausgedruckt. Kosteneinsparungen und Anstieg der Produktivität Durch die Reorganisation konnte die Fehlerquote bei Schmalz deutlich reduziert werden. Verbunden mit einer gestiegenen Transparenz und einer bis zu 30%-igen Verkürzung der Durchlaufzeiten im Unternehmen führt dies zu Kosteneinsparungen und einem Anstieg der Produktivität. Auch die nun mögliche zielgruppenspezifische Ausleitung von Daten über einen mehrsprachigen Produktkatalog steigert die Effizienz beim Schwarzwälder Vakuum-Spezialisten. Auf einen Blick: Schmalz-Gruppe Mitarbeiter: weltweit ca. 750 Lizenzen: 195 abas Anwender seit: 1992 Produkte: Vakuum-Komponenten, Vakuum-Greifsysteme, Vakuum-Handhabungssysteme und Vakuum-Aufspannsysteme Projektbetreuung: ABAS Projektierung GmbH & Co. KG, Karlsruhe / Deutschland Softpro Industrie S.A., Lyon / Frankreich ABAS Business Solutions Ibérica S.L., Madrid / Spanien ABAS-USA Inc., Sterling / USA

6 Unternehmens-/Produktprofil Aus dem 1980 gegründeten Unternehmen abas ist mittlerweile eine internationale Unternehmensgruppe geworden. Heute beschäftigt die ABAS Software AG rund 135 Mitarbeiter, im Verbund der rund 50 abas Vertriebs- und Implementierungspartner sind weltweit ca. 750 Mitarbeiter tätig. Die Kernkompetenz der ABAS Software AG ist die Entwicklung einer flexiblen ERP-Suite für mittelständische Unternehmen. Mehr als Kunden mit über Anwendern aus dem Mittelstand entschieden sich bereits für abas. Bei abas werden die Anwender von einem starken Netzwerk autorisierter abas Software Partner betreut. Die Unternehmen profitieren von dem umfangreichen Fachwissen des gesamten abas Netzwerks, das momentan aus ca. 50 Partnern in 29 Ländern weltweit besteht und stetig erweitert wird. Um während der Einführung des ERP-Systems ein größtmögliches Maß an Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, hat abas eine weltweit erfolgreich eingesetzte Methode entwickelt: die globale Implementierungsmethode abas GIM. Umfangreiche Funktionen sind die Basis für die Abbildung der Unternehmensprozesse. Die abas Business Suite unterstützt dabei optimal in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette. Von Vertrieb über Kalkulation, Beschaffung oder Produktion bis hin zur Supply-Chain-Abwicklung und Serviceabwicklung haben die Anwender mit abas alle Prozesse durchgängig und transparent im Griff. Weitere, über die reine ERP-Kernfunktionalität hinausgehende Applikationen, wie z.b. Business Intelligence (BI) und Feinplanung, werden zusätzlich im Standardlieferumfang von abas bereitgestellt. Mobiler Zugriff auf ERP-Daten rundet das ERP-Komplettpaket von abas ab. Anwendungen wie Dokumenten-Management-System (DMS) und Projektmanagement sind ebenfalls erhältlich. abas bietet darüber hinaus bereits im Standard eine Auswahl an verschiedenen Business Apps an, die themenspezifische Informationen aus verschiedenen internen und externen Quellen kompakt und anschaulich darstellen. abas ist nach ISO 9001: 2008 zertifiziert und setzt ein TÜV SÜD geprüftes Qualitätsmanagementsystem ein. ABAS Software AG Folgen Sie uns auf: Südendstraße Karlsruhe GERMANY Tel. +49 (0) 721 / Fax +49 (0) 721 / info@abas.de