GDPdU Compliance. Axel Zimmermann, Audicon GmbH

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1 GDPdU Compliance Axel Zimmermann, Audicon GmbH

2 Agenda Vorstellung Audicon GmbH GDPdU Compliance Datenzugriff Steuerrelevante Daten Systemidentifikation und Berechtigung Mitwirkungspflicht Archivierung steuerrelevanter Daten Herausforderungen für Unternehmen Status GDPdU Warum Datenanalyse? IDEA und AIS TaxAudit Prof. Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung 2

3 Audicon GmbH Kernkompetenzen: Datenanalyse, Audit und Reporting Software-Lösungen und Dienstleistungen für Unternehmen, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechnungsprüfer und Insolvenzverwalter Offizieller Lieferant der Finanzverwaltung, Zollbehörden, Staatsanwaltschaften, Rechnungshöfe Marktführer in Deutschland mit Lösungen für prüfende Berufe über Anwender in Deutschland, über weltweit 100 der 120 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland 80 der 100 größten deutschen Prüfungsgesellschaften Alle Big Four Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Internationale Wirtschaftsprüfungsverbünde HLB, MRD, PKF, DGRV Seit 15 Jahren Marktführer für Datenanalyse, Audit und Reporting 3

4 GDPdU Die Rolle der Audicon Lizenzgeber von IDEA und AIS TaxAudit Unterstützung der Finanzverwaltung bei (Weiter-) Entwicklung des Beschreibungsstandards (BS) Entwicklung und Vermarktung Simulation einer digitalen Betriebsprüfung IDEA AIS TaxAudit intelligente Prüfungsmakros GDPdU konforme Archivierung AIS TaxMart 4

5 GDPdU Compliance Seit dem 1. Januar 2002 gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) Die elektronisch erzeugten, steuerlich relevanten Daten sind jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar 6 bzw.10 Jahre (Aufbewahrungszeitraum) lang vorzuhalten. Das Unternehmen hat der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfungen den Zugriff (Z1-Z3) auf steuerlich relevante Systeme einzurichten. Die Auswahl der Zugriffsform steht im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörde, wobei auch mehrere Möglichkeiten in Anspruch genommen werden können. 5

6 GDPdU Compliance Zeitpunkt: Liegen steuerrelevante Daten vor dem bereits elektronisch und maschinell auswertbar vor, müssen sie ebenfalls maschinell auswertbar für alle 3 Zugriffsarten vorgehalten werden. Ausnahme: Die Daten wurden bis zum archiviert und liegen nicht mehr produktiv vor 6

7 Datenzugriff

8 Digitale BP - Veränderungen Zugriffsrecht ab ( Kann-Vorschrift ) Teilstandardisierung (Prüfungsroutinen) Automatisierung (Prüfsoftware für Massendaten) Tendenz zur vollumfänglichen Prüfung Manuelle Prüfungshandlungen gehen zurück Fehler und Hinweise Beispiele: Umsatzsteuerverprobung, Cut-Off, Lohn 9

9 Digitale BP - Veränderungen bisher neu Vorlageanforderung des Prüfers wurde abgewartet Datensortierung zum Zeitpunkt der AP Unternehmen passiv Prüfungsumfang ist zu antizipieren Datenmanagement und - sortierung ist zeitnah bei Datenanfall zu überdenken Unternehmer muss frühzeitig aktiv werden 10

10 Neufassung AO - Grundsatz Datenzugriff Gewährleistung durch Aufbewahrung Mitwirkung 11

11 Datenzugriff - Zugriffsformen Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Auswahl steht im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörde, wobei auch mehrere Möglichkeiten in Anspruch genommen werden können. Finanzbehörde hat die Art(en) zu wählen, die dem Zweck der AP dient, die Prüfungsgrundsätze wahrt und den geringsten Eingriff für den Stpfl. darstellt. 12

12 Umfang unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Einsicht in gespeicherte Daten über Nur-Lese-Zugriff Unter ausschließlicher Nutzung der unternehmenseigenen Hard- und Software Prüfung der gespeicherten Daten einschl. Stammdaten und Verknüpfungen Lesen, Filtern und Sortieren ggf. unter Nutzung der im DV- System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten 13

13 Umfang mittelbarer Datenzugriff (Z2) Rein technische Mithilfe Tatsächlich handelnde Personen wechseln Maschinelle Auswertung (auch von dritter Seite) Begrenzt auf die im DV-System des Stpfl. vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Keine Verpflichtung des Stpfl. zur Entwicklung eigener Auswertungsvorschläge 14

14 Umfang Datenträgerüberlassung (Z3) Datenüberlassung auf maschinell verwertbaren Datenträgern Datenformat maschinell auswertbar ( pdf...) Informationen über Dateistruktur, Datenfelder, Verknüpfungen Auswertung mittels IDEA (unabhängig von den zugrundeliegenden Buchführungssystemen) Rückgabeverpflichtung oder Löschung durch Finanzverwaltung 15

15 Zugriffs-Schema Außenprüfung Neu Z1 Z2 Mitarbeiter Dritter? Produktivsystem ERP-System Office... Archiv Z3 Auswertungen Unternehmen? IDEA 16

16 Beschreibung der Datenstrukturen Sowohl die steuerlich relevanten Daten als auch die Beschreibungsdaten werden auf einem gemeinsamen Datenträger zur Verfügung gestellt 17

17 Exkurs: Maschinelle Auswertbarkeit mit dem Beschreibungsstandard Wahlfreier Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung Originär digitale Unterlagen, keine Bilddateien oder Mikrofilm, keine Reports oder Drucklisten mit ausgewählten, vorgefilterten Datenfeldern und -sätzen, die nur verdichtete oder unvollständige steuerliche Rohdaten enthalten. (Gibt sich der Prüfer im Einzelfall gleichwohl damit zufrieden, übt er lediglich das ihm zustehende Wahlrecht beim Datenzugriff aus. Eine gesicherte Akzeptanz lässt sich daraus jedoch keinesfalls für die Zukunft ableiten.) 18

18 Exkurs: Maschinelle Auswertbarkeit mit dem Beschreibungsstandard Maschinelle Auswertbarkeit durch den von der Finanzverwaltung empfohlenen Beschreibungsstandard Investitions- und Rechtssicherheit durch Abnahmeverpflichtung der Finanzverwaltung 19

19 Steuerrelevante Daten

20 Steuerrelevante Daten - Umfang Grundsatz BMF: steuerlich relevante Daten Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Steuerlich relevante Daten in anderen Bereichen des DV-Systems sind vom Steuerpflichtigen zu qualifizieren und in geeigneter Weise vorzuhalten. Bei unzutreffender Qualifizierung behält sich die Finanzbehörde einen Zugriff vor (auch nachträglich). 21

21 Steuerrelevante Daten Umfang lt. BMF Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Steuerrelevant Lohnbuchhaltung Weitere steuerlich relevante Daten 22

22 Steuerrelevante Daten in der Diskussion! Zeiterfassung Intranet (Verrechnungspreise!) Kostenrechnung s 23

23 Systemidentifikation und Berechtigungen

24 Umfang BMF Sensible Unternehmensdaten Steuerlich relevante Daten Sensible Daten (Personaldaten, Betriebs-, Geschäftsgeheimnisse, F&E, Marktstrategien, Kundendateien) Prüfer-Login Prüfer-Login 25

25 Problembereiche Daten-Ursprung Physische Welt EDV-Umgebung Stammdaten Rechnung in Papierform Gegenstand BP Elektronisches Dokument 26

26 Technische Übersetzung IT Checkliste konventionelle Prüfung (sachlich +zeitlich) Abgrenzung der Datenbereiche Identifikation Datenstruktur/ -sätze Sicherstellung der Archivierung 27

27 Abgrenzung der Datenbestände Sachliche Abgrenzung (steuerlich relevante Daten) Zeitliche Abgrenzung (Prüfungszeitraum) Dauersachverhalte zukünftige Jahre! Abgrenzung BP Außenprüfung Umsatzsteuersonderprüfung (R 232 UStR) Lohnsteueraußenprüfung ( 42f EStG) 28

28 Mitwirkungspflicht

29 Mitwirkungspflicht Unmittelbarer Datenzugriff Erforderliche Hilfsmittel sind vom Steuerpflichtigen zur Verfügung zu stellen. Prüfer ist in das DV-System einzuweisen. Zugriffsbeschränkung ist vom Steuerpflichtigen zu definieren. Zugangsberechtigung hat auch die Nutzung der vorhandenen Auswertungsprogramme zu umfassen. (keine spezielle Programmierung erforderlich!) DV-System muß die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten. 30

30 Mitwirkungspflicht mittelbarer Datenzugriff Zurverfügungstellung von Hard- und Software Unterstützung durch mit dem DV-System betrauten Personen Umfang der zumutbaren Hilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten ( Verhältnismäßigkeitsgrundsatz): Größe Mitarbeiterzahl 31

31 Mitwirkungspflicht mittelbarer Datenzugriff Unternehmensgröße Großbetriebe Zumutbarkeit Klein- und Mittelbetriebe EDV-Komplexität 32

32 Mitwirkungspflicht Datenträgerüberlassung Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen Alle zur Auswertung notwendigen Informationen Dateistruktur Datenfelder interne und externe Verknüpfungen In maschinell auswertbarer Form (Medien?!) Auch wenn Daten bei Dritten 33

33 Archivierung steuerrelevanter Daten

34 Archivierung Systemwechsel /-abschaltung Auszumusternde Hard- und Software muss nicht aufbewahrt werden, aber beim Systemwechsel ist die maschinelle Auswertbarkeit durch das neue (aktualisierte) System auch weiterhin während der Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten. Altdaten müssen nicht notwendigerweise in ein neues System übernommen werden. Alternativ: Daten müssen in aktuelles DV-System migriert werden! 35

35 Archivierung Systemwechsel Konflikt: Aufbewahrungsfrist vs. IT-Entwicklung Aufrechterhaltung alter Systeme Hardware / Software / Personal Erheblicher Kostenfaktor Lizenzen... Leasing / ASP / IT-Outsourcing 36

36 Magisches Dreieck Produktivsystem (Auswertungsmöglichkeiten) Besonderheit: Systemwechsel Archivsystem Mindestauswertungsmöglichkeiten? Aktuell Fortschreibung Historisch Stammdaten 38

37 AIS TaxMart 39

38 Herausforderungen für Unternehmen

39 Überlegungen - zeitlich Frühzeitige Anpassung in Abhängigkeit der eingesetzten Hard- und Softwareumgebung zur Vermeidung eines Verzögerungsgeldes, das nach der Änderung der Abgabenordnung nach dem Jahressteuergesetz 2009 in einer Höhe bis zu EUR erhoben wird Datenmanagement zeitnah überdenken, nicht erst mit Ankündigung der AP Audit Trail Verspätete Anpassung führt evtl. zum uneingeschränkten Datenzugriff 41

40 Überlegungen - inhaltlich Qualifikation der steuerrelevanter Daten Identifikation der betroffenen Systeme Schaffung Berechtigungskonzept Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit 42

41 Status GDPdU

42 Ausweitung des Datenzugriffs über die Finanzbuchhaltung hinaus Stufe I: Erfahrungen der Prüfungsdienste mit der maschinellen Auswertbarkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten Stufe II: Ausweitung des Datenzugriffs auf der eigentlichen Buchhaltung vor- oder nachgelagerte Systeme wie Materialwirtschafts- und Auftragssteuerungssysteme Die zunehmend praktizierte Beschränkung aufbewahrungspflichtiger Datenbestände auf Standardauswertungen (Reports) lehnt die Finanzverwaltung ab. (Grund: Auswertung und Auswertungsmöglichkeiten müssen auf alle steuerlich relevanten Rohdaten der Buchhaltungssysteme zugreifen können) 44

43 Forderung der Rechnungshöfe Eine risikoorientierte Fallauswahl führt statistisch belegt zu deutlich höheren steuerlichen Mehrergebnissen als turnusmäßige Prüfungen. Eine risikoorientierte Fallauswahl und die zeitliche Abwicklung der Prüfungen sollte gestrafft werden. 45

44 Studien Deloitte-Studie zu Betriebsprüfungen in Deutschland aus Sicht ausländischer Investoren (2010) 91aa8ddf2d8cb210VgnVCM b56f00aRCRD.htm Herausgestellt werden Extremer zeitlicher Nachlauf der geprüften Jahre Schwerpunkt Verrechnungspreise, Bewertung von WG und Verb, BA-Abzug Hohe Kosten der BP (weltweit mit die höchsten) Lange, intensive und aufwendige Prüfungsprozesse 46

45 Gesetzgebung, Verwaltungsanweisungen, Rechtssprechung Fragen- und Antwortenkatalog hat den Stand Relevante BMF-Schreiben (seit 2010) Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ( ) Gilt insbes. für Registrierkassen (PC-Kassensysteme und elektronische Registrierkassen), Taxameter, Kassenwaagen Weitgehend Übertragung der Grundsätze zum Datenzugriff auf Kassensysteme Für elektronische Registrierkassen: Verpflichtung, Kassendaten maschinell auswertbar bereitzustellen, so dass sie mit IDEA eingelesen werden können 47

46 Rechtsprechung zur GDPdU (seit 2009) Datenzugriff (hier Z1/Z2) auf ein DMS, in dem eingescannte (nicht originäre digitale!) Rechnungen abgelegt sind, ist zulässig im Sinne der (wörtlich:) Waffengleichheit zwischen StPfl und BP (FG Münster , 6 K 357/10 AO) (erstes/einziges Urteil zum Verzögerungsgeld) das VerzG ist im Normalfall zulässig, soweit nur der Mindestbetrag von festgesetzt wird, muss es auch nicht besonders begründet werden (FG Schleswig-Holstein , 3 V 243/09) Zugriff des FA auf vertrauliche Mandantendaten des StB zulässig, der StB ist selbst für die Trennung seiner eigenen steuerrelevanten Daten von den Mandantendaten zuständig (FG Nürnberg , 6K 1286/2008) 48

47 Betriebsprüfungs-Statistik des BMF (2009) Anzahl Außenprüfungen 2009: Anzahl Prüfer: Mehrergebnis 2009: EUR 20,9 Mrd (2008: EUR 17,8 Mrd, 2007: EUR 16,6, Mrd) = EUR 1,6 Mio Mehrergebnis je Prüfer 49

48 Prüfungstechnologie Finanzverwaltung erarbeitet Standards im Sinne einer Mindestanforderung an Buchhaltungsdaten sowie zur Vereinfachung der Makroentwicklung und Prüfung Bundesweite Konvention Fibu-Standardjournal ist verabschiedet auf AG- Ebene (das in TA bereits vorhandene Standardjournal ist formal nur ein NRW- Standard) Bundesweite Konvention für Anlagenbuchhaltung ist in Arbeit Bundesweite Konvention für Lohnbuchhaltung kommt mit der zurzeit von der FinVerw zusammen mit HR-Softwaresystemherstellern entwickelten Digitalen Lohnschnittstelle, d.h. die HR-Systeme sollen die Daten bereits in der von der FinVerw gewünschten Struktur/Tabellen exportieren Neuer Schwerpunkt der Erarbeitung standardisierter Prüfroutinen liegt im Kassenbereich (s.o., BMF-Schreiben) 50

49 Warum Datenanalyse?

50 Warum Datenanalyse? Immer mehr Daten werden in allen Bereichen produziert. Aber: Mit den Daten alleine lässt sich nur wenig aussagen - jede Menge Daten, aber noch kein Wissen Es liegen zu viele und zu wenig strukturierte Daten vor Die große Masse der Daten verhindert einen schnellen Überblick Allgemeine Muster, Strukturen, Regelmäßigkeiten in den Daten bleiben so verborgen Ziel der Datenanalyse ist es, aus Daten Wissen zu schaffen Untersuchung der Daten mit verschiedenen Werkzeugen Sichtung der Ergebnisse: Erkennen von in den Daten verborgenen Strukturen/ Auffälligkeiten/Gemeinsamkeiten/Fehlern Darauf basierende Verfeinerung der Analyse Bewertung der Ergebnisse 52

51 Wieviele F befinden sich in folgendem Satz? FINISHED FILES ARE THE RESULT OF YEARS OF SCIENTIFIC STUDY COMBINED WITH THE EXPERIENCE OF YEARS 53

52 Wieviele F befinden sich in folgendem Satz? FINISHED FILES ARE THE RESULT OF YEARS OF SCIENTIFIC STUDY COMBINED WITH THE EXPERIENCE OF YEARS 54

53 Wieviele F befinden sich in folgendem Satz? FINISHED FILES ARE THE RESULT OF YEARS OF SCIENTIFIC STUDY COMBINED WITH THE EXPERIENCE OF YEARS 55

54 Selektive Wahrnehmung Afugrnud enier Sduite an enier Elingshcen Unvirestiät ist es eagl, in wlehcer Rienhnelfoge die Bcuhtsbaen in eniem Wrot sethen, das enizg wcihitge dbaei ist, dsas der estre und lzete Bcuhtsbae am rcihgiten Paltz snid. Der Rset knan ttolaer Bölsdinn sien, und du knasnt es torztedm onhe Porbelme lseen. Das ghet dseahlb, wiel wir nchit Bcuhtsbae für Bcuhtsbae enizlen lseen, snodren Wröetr als Gnaezs. 56

55 IDEA und AIS TaxAudit Prof. Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung

56 IDEA - Prüfungssoftware Komfortable Datenübernahme aus heterogenen Basisdatensystemen Macht große Datenmengen transparent Alle Analysefunktionen auf Knopfdruck ohne Programmieren Lückenlose Prüfungsdokumentation Automatisierbarkeit der Prüfung Software zur 100%igen Prüfung des gesamten Datenumfangs - bis ins kleinste Detail! 58

57 Was IDEA nicht bietet Keine Verwaltung der Stammdaten zur Prüfung Kein Vorhalten von Prüf Know-How in IDEA, keine vordefinierten Prüfmakros Keine Unterstützung des Anwenders in Bezug auf den Ablauf der Prüfung Prüfmakros funktionieren nur, wenn Daten in exakt derselben Struktur geliefert werden Keine zusammenhängende Prüfungsdokumentation Datenanalyse mit IDEA erfordert Spezialwissen in der Software - auch wenn nur Standardprüfungen durchgeführt werden sollen 59

58 AIS TaxAudit Kein Spezialwissen in IDEA erforderlich Standardprüfung auf Knopfdruck Verwaltung der Stammdaten Prüf-Know-How wird vorgehalten Workflow Smart X und Herstellerspezifische Schnittstelle Zusammenhängende Prüfungsdokumentation mit Möglichkeiten zur Erweiterung durch eigene Anmerkungen Entwicklungsumgebung (Prüfschritte / HSS) 60

59 Simulation einer digitalen Betriebsprüfung an einem SAP System BSEG BKPF SKAT SmartExporter Datenexport aus SAP Einfachste Anwendung Online/Offline Zugriff Favoriten Integration mit AIS TaxAudit AIS TaxAudit Prüfungsworkflow Ca. 250 Prüfmakros Ca. 80 Herstellerspezifische Schnittstellen IDEA Import Datenanlyse Visualisierung Export 61

60 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Audicon GmbH Neuer Zollhof Düsseldorf Audicon GmbH Am Wallgraben Stuttgart Axel Zimmermann axel.zimmermann@audicon.net 62