WICHTIGE INFORMATIONEN ZU STOTAX GEHALT UND LOHN Bitte vor der Installation des Programms unbedingt lesen

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1 WICHTIGE INFORMATIONEN ZU STOTAX GEHALT UND LOHN Bitte vor der Installation des Programms unbedingt lesen Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie als Bezieher der Software Stotax Gehalt und Lohn die neue Version zum Januar In ihr wurden die rechtlichen Änderungen zum im Lohnsteuerund Sozialversicherungsrecht eingearbeitet. Sie enthält die neuen Vorgabewerte sowie viele neue Funktionen. Wir empfehlen Ihnen eine möglichst frühzeitige Installation dieses Updates. Noch ausstehende Abrechnungen für das Jahr 2016 können unproblematisch mit der neuen Programmversion erstellt werden. Bitte beachten Sie die Installationshinweise am Ende dieser Jahreswechselanleitung. Das Jahresupdate enthält folgende gesetzliche Änderungen und Neuerungen: AKTUALISIERTE RECHENWERTE 2017 Stotax Gehalt und Lohn 2017 enthält die neuen Rechenwerte 2017 für die Lohnsteuerund Sozialversicherungsberechnung. Kurzfristige Änderungen werden wir Ihnen wie immer unproblematisch per Service Pack zur Verfügung stellen. NEUERUNGEN IN DER UNFALLVERSICHERUNG Zum Jahreswechsel 2016/2017 wird erstmals der Lohnnachweis der gesetzlichen Unfallversicherung in das SV-Meldewesen aufgenommen. Damit gibt es nun ein mehrstufiges elektronisches UV-Meldeverfahren: Zum einen werden weiterhin die UV-Jahresmeldungen mit dem besonderen Meldegrund 92 an die Rentenversicherung versendet. Sie dienen den RV-Betriebsprüfern als Prüfungshilfe bei der Betriebsprüfung. Zum anderen gibt es ein reines UV-Meldeverfahren, das den jährlichen UV-Lohnnachweis elektronisch abbilden soll. In diesem Verfahren sendet der Arbeitgeber zunächst eine Stammdatenabfrage (DSAS) an die Berufsgenossenschaft, die die ihm zugewiesenen Gefahrtarifstellen über den UV-Stammdatendienst (DSSD) zurücksendet. Am Jahresende übermittelt dann der Arbeitgeber die Abrechnungswerte als elektronischen UV- Lohnnachweis (DSLN) an die Berufsgenossenschaft zurück. STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 1 VON 7

2 In der Übersicht sieht dies wie folgt aus: AG RV UV Prüfungshilfe der Betriebsprüfung Elektronischer Lohnnachweis UV-Jahresmeldung > mit Meldegrund 92 UV-Stammdatenanfrage für einen bestimmten Betrieb > bei der zuständigen Berufsgenossenschaft UV-Stammdatendienst (DSSD) sendet die Gefahrtarifstellen < elektronisch an das Unternehmen zurück Lohnnachweis (DSLN) mit den Gefahrtarifstellen des DSSD > und Jahres-Abrechnungswerten des Arbeitgebers Um die Inhalte der 92er SV-Meldungen, der Lohnnachweise und der UV- Beitragsabrechnung synchron zu halten, werden diese ab dem Ermittlungsjahr 2016 aus einem gemeinsamen Ermittlungslauf heraus erzeugt. Die UV-Beitragsabrechnung hängt direkt an der Meldebescheinigung des UV-Lohnnachweises. Der Ermittlungslauf wird in der Regel im Januar des Folgejahrs für das Vorjahr erzeugt; im Fall einer Betriebsaufgabe können Sie ihn auch vorab auslösen. Für die Abrechnungsjahre 2016 und 2017 muss neben dem elektronischen Lohnnachweis immer noch der bisherige manuelle Lohnnachweis (auf Papier oder per Online- Erfassungsformular) abgegeben werden. Während dieser Übergangszeit bleibt der manuelle Lohnnachweis auch das führende Verfahren, so dass ohne seine Abgabe eine Schätzung erfolgt. Erst ab dem Januar 2019 soll dann der elektronische Lohnnachweis das alleinige Verfahren werden. Die Arbeitsschritte zum Jahreswechsel sind daher: Anfang Dezember Jeder Arbeitgeber erhält im Dezember von der Unfallversicherung ein Schreiben mit einer fünfstelligen PIN, die ausschließlich für seine UV- Mitgliedsnummer gültig ist. Tragen Sie diese PIN in die UV-Stammdaten unterhalb der UV-Mitgliedsnummer ein: STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 2 VON 7

3 Bei der BG Bau und der BG Nahrungsmittel und Gastgewerbe ändern sich zum Jahreswechsel zusätzlich die Mitgliedsnummern. Der Arbeitgeber erhält in einem Schreiben eine PIN für die alte Mitgliedsnummer und eine PIN mit der neuen Mitgliedsnummer. Bitte achten Sie hier genau darauf, in den bestehenden 2016er Arbeitgeberstammdaten die zur bisherigen UV- Mitgliedsnummer zugehörige PIN einzugeben und dann einen Änderungszeitpunkt zum anzulegen, in dem Sie die neue 20stellige Mitgliedsnummer mit deren PIN eingeben. Die landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft SVLFG und einige Feuerwehr-Unfallkassen nehmen nicht am elektronischen Verfahren teil und werden daher keine PIN versenden. Hier bleibt das manuelle Verfahren über die Berufsgenossenschaftsliste bestehen. Bei Konzern- und bundeslandübergreifenden Filialstrukturen ist zusätzlich zur Mitgliedsnummer und PIN noch die korrekte Eingabe der Betriebsnummern für den lohnverantwortenden Betrieb und der Abrechnungs-/Meldestelle zu beachten. Falls dies auf Sie zutrifft, lesen Sie bitte das entsprechende Kapitel im Leitfaden zur gesetzlichen Unfallversicherung durch, den Sie im Hilfe-Menü finden. ab Ab dem 12. Dezember ermittelt Gehalt und Lohn für alle Arbeitgeber, bei denen eine PIN vorliegt und deren BG am elektronischen Verfahren teilnimmt, eine UV-Stammdatenabfrage für Diese wird wie üblich in einen SV-Datensatz gepackt und über den GKV-Kommunikationsserver versendet. Kurze Zeit später wird zur 2016er UV-Stammdatenabfrage eine Antwort des UV-Stammdatendienstes mit den zulässigen Gefahrtarifstellen (GTS) für das Meldejahr 2016 vorliegen. Sie wird vom GKV-Kommunikationsserver abgeholt. Sie können nun bereits überprüfen, ob bei den Arbeitnehmern nur zulässige GTS ausgewählt sind oder mit dieser Prüfung bis zum Erstellen des Lohnnachweises warten. Nach der Antwort des UV-Stammdatendienstes für 2016 wird zudem das Meldejahr 2017 aktiviert, so dass beim nächsten SV-Ermittlungslauf auch bereits eine UV-Stammdatenabfrage für 2017 erzeugt wird. Auch auf diese Abfrage wird der UV-Stammdatendienst mit der Übersendung der gültigen GTS reagieren. Falls Sie die PIN übrigens erst Ende Dezember oder Anfang Januar von ihrem Unfallversicherungsträger erhalten, ist es kein Problem, da die Stammdatenabfrage 2016 grundsätzlich noch im Januar 2017 nachgeholt werden kann. STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 3 VON 7

4 Januar Nach dem Monatswechsel auf den Januar wird beim nächsten UV- Meldelauf der elektronische Lohnnachweis für 2016 erzeugt. Da er nur die GTS enthalten darf, die vom UV-Stammdatendienst zurückgemeldet wurden, müssen ggf. in Arbeitnehmer-Stammdaten für 2016 die zugewiesenen GTS korrigiert werden. Dann wird der elektronische Lohnnachweis in einen Datensatz gepackt und über den GKV- Kommunikationsserver versendet. Gleichzeitig mit dem UV-Lohnnachweis werden die UV-Jahresmeldungen mit dem Meldegrund 92 erzeugt. Zudem hängt an der Druckausgabe jedes UV-Lohnnachweises noch eine ausführliche UV-Beitragsabrechnung. Die Berufsgenossenschaftsliste wird daher nur noch für die UV-Träger benötigt, die nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen und für die daher kein elektronischer Lohnnachweis erzeugt wird. Detaillierte Informationen zum neuen UV-Meldeverfahren finden Sie im aktuellen Leitfaden zur gesetzlichen Unfallversicherung im Hilfe-Menü: STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 4 VON 7

5 WEGFALL DER BANKENSTAMMDATEN Da für Überweisungen und die Erstellung der SEPA-Zahlungsdatei regelmäßig nur noch die IBAN benötigt wird, entfallen die Bankenstammdaten für alle Änderungszeitpunkte ab dem Die Eingabe der Kontoverbindung haben wir mit neuen IBAN-Eingabefeldern optimiert, die die eingegebene IBAN direkt auf Gültigkeit prüfen und Ihnen automatisch das Geldinstitut zur Kontrolle anzeigen. Das BIC-Eingabefeld wird bei Bedarf z.b. für Überweisungen ins EU-Ausland eingeblendet. So entfällt die Notwendigkeit für eigene Bankenstammdaten, und die Erfassung geht viel schneller. In Änderungszeitpunkten vor dem werden die bisherigen Bankenstammdaten weiterhin angezeigt, um die volle Kompatibilität und Prüfungsmöglichkeiten zu erhalten. AAG-ERSTATTUNGSANTRÄGE In den AAG-Erstattungsanträgen, die ab dem Kalenderdatum in der neuen Version 05 abgesendet werden, ist auch die Angabe des Sozialversicherungsbruttos ein Pflichtfeld, damit die Berechnung der Arbeitgeberbeiträge kontrolliert werden kann. Gehalt und Lohn 2017 berücksichtigt dies automatisch bei der Erstellung neuer Abrechnungen. Bereits seit Anfang 2016 kann die Krankenkasse auf einen Erstattungsantrag mit einer inhaltlichen Rückmeldung (DSRA-Verfahren) antworten. Ab 2017 sollen diese Rückmeldungen nun nicht nur bei einer Beanstandung, sondern auch beim Akzeptieren des Antrags erfolgen. Gleichzeitig wurden die Beanstandungsgründe ausgebaut, und die Rückmeldefelder beinhalten nun nicht nur den geänderten Erstattungsbetrag, sondern auch geänderte Erstattungszeiträume und detailliertere Gründe. Wenn Sie nach dem Erhalt einer erweiterten Rückmeldung, die Sie z.b. über einen fehlerhaften Erstattungssatz informieren kann, Ihre Abrechnungen und damit auch den von Gehalt und Lohn ermittelten Erstattungsbetrag auf den von der Krankenkasse rückgemeldeten Betrag ändern, führt dies nicht mehr zu einem geänderten Erstattungsantrag, da die Krankenkasse ja bereits eine Erstattung in dieser Höhe bewilligt hat. Lediglich bei neuen Erstattungszeiträumen oder Erstattungsbeträgen werden Stornierungen erzeugt. STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 5 VON 7

6 NEUE SYSTEMLOHNARTEN FÜR ZUKUNFTSSICHERUNGSLEISTUNGEN Bei den Zukunftssicherungsleistungen werden für Abrechnungen ab 01/2017 neue Systemlohnarten im 600er Bereich vergeben. Dabei werden einzelne Tatbestände der Barlohnumwandlungen nun ausführlicher dargestellt. Auch die Lohnartenautomatiken bei der Verwendung von L/L-Lohnarten bei pauschalierten geringfügig entlohnt Beschäftigten sind nun noch einfacher nachvollziehbar. Die neuen Lohnarten werden für die nächsten Jahre der Standard in Gehalt und Lohn sein, weitere Umstellungen sind nicht geplant. Gehalt und Lohn nimmt die Umstellungen automatisch vor, so dass grundsätzlich keine manuellen Eingriffe notwendig sind. Nur soweit Sie die Buchungsliste verwenden und Standardbuchungskonten für Zukunftssicherungsleistungen manuell geändert haben, müssen sie auch für die neuen Lohnarten die Buchungskonten entsprechend ändern. ARBEITGEBER-INSOLVENZ Gehalt und Lohn 2017 kann nun für den Fall einer Arbeitgeber-Insolvenz auch die SV- Insolvenzmeldungen mit den Meldegründen 70, 71 und 72 erzeugen. Damit ist im Rahmen der sog. Mehrmandantenlösung sowohl die Abmeldung des insolventen Unternehmens als auch die Insolvenzabrechnung für weiterbeschäftigte und freigestellte Arbeitnehmer möglich. Die Details entnehmen Sie bitte dem Leitfaden für Arbeitgeber- Insolvenzen aus dem Hilfe-Menü. DATENSATZANSICHT IM MELDEMANAGER Im Meldemanager haben Sie sowohl bei der Ansicht der Rückmeldungen als auch bei der Ansicht der versendeten Datensätze nun unter den weiteren Optionen auch die Möglichkeit, sich nur die Datensätze für den aktuellen Arbeitgeber anzusehen. So können auch Lohnbüros und Steuerberater die Datensatzansicht einfach auf die Datensätze beschränken, die aktuell relevant sind. WEITERE SCHNELLERFASSUNGSLOHNARTEN In der Stundenschnellerfassung wurden als weitere Lohnarten die LA 423 Urlaubsstunden und LA 424 fortgezahlte Stunden eingefügt. Damit können nun reguläre Arbeitsstunden und weitere gezahlte Stunden als separate Lohnarten erfasst werden. INSTALLATIONSHINWEISE Bitte beachten Sie bei der Installation folgende Hinweise: Installieren Sie Stotax Gehalt und Lohn 2017 in die gleichen Verzeichnisse wie die Vorgängerversion. Sie können sich die Verzeichnisse in Stotax Gehalt und Lohn 2016 anzeigen lassen, wenn Sie den Menüpunkt»Hilfe Installationspfade«auswählen. Falls Sie Stotax Gehalt und Lohn 2017 in neue Verzeichnisse installieren, kann das Programm Ihre bereits angelegten Daten nicht mehr finden. STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 6 VON 7

7 Sichern Sie nach dem ersten Programmstart einmal Ihre Daten, um einen neuen Anfangsbestand zu haben. Mit diesem Update haben Sie ein Echtheitszertifikat mit einem aufgedruckten Registrierungsschlüssel erhalten. Nach der Installation erscheint beim ersten Start der neuen Programmversion ein Registrierungsdialog, in dem Sie einfach den Registrierungsschlüssel eingeben und die weiteren Angaben vervollständigen. Durch das einfache und faire Registrierungsverfahren helfen Sie uns, den Programmpreis dauerhaft günstig zu halten. Für Rückfragen speziell zur Registrierung stehen wir Ihnen unter oder telefonisch unter gerne zur Verfügung. Nachdem Sie Stotax Gehalt und Lohn 2017 installiert haben, aktualisieren Sie bitte das Programm sogleich über den Menüpunkt Internet-Aktualisierung. Auch in diesem Jahr werden wir Ihnen kurzfristige Rechtsänderungen zum Jahreswechsel wieder über Service Packs zur Verfügung stellen. Wir empfehlen Ihnen zudem, in der Dialogmaske Internet-Aktualisierung die Option»beim Programmstart auf Stotax Gehalt und Lohn, ELSTER-Modul und Programmhilfen prüfen«und die automatischen Updates im Hintergrund zu aktivieren. Falls aufgrund der Gesetzesänderungen zum Jahreswechsel Fragen offen sind, finden Sie ausführliche Antworten im Anleitungs- und FAQ-Bereich unserer Homepage unter Sollten diese Hilfen nicht ausreichen, steht Ihnen natürlich auch gerne unser kompetentes Hotline-Team zur Seite. Die aktuellen Telefonnummern und Entgelte finden Sie auf unter dem Punkt»Kontakt«. Wir wünschen Ihnen weiterhin ein erfolgreiches Arbeiten mit Stotax Gehalt und Lohn. Mit freundlichen Grüßen Stollfuß Medien STOTAX GEHALT UND LOHN SEITE 7 VON 7