Information für Mitarbeiter/innen zum Thema Prozessmanagement Teil 2

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Astrid Goldschmidt
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1 Information für Mitarbeiter/innen zum Thema Prozessmanagement Teil 2 Version ENTWURF - Schriftenreihe des Kompetenzzentrums Prozessmanagement KÖLN,

2 I m p r e s s u m Herausgeber: Bundesverwaltungsamt Referat VIII 2 - Kompetenzzentrum Prozessmanagement Köln Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) prozessmanagement@bva.bund.de Nachdruck und Vervielfältigungen jeglicher Art sind für gewerbliche Zwecke nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. Veröffentlichungen jeglicher Art sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. BIC ist eingetragene Marke der GBTEC Software + Consulting AG, Bochum. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Hersteller. Bundesverwaltungsamt, Köln 2013

3 EntwurfSchulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... I Abbildungsverzeichnis... II Abkürzungsverzeichnis... III 1 Erläuterungen der Symbole einer EPK... I 2 Beispiele für die Darstellung von bestimmten Situationen in Prozessabläufen... IV 2.1 Und-Verzweigung (AND)... IV 2.2 Entweder/Oder-Verzweigung (XOR)... V 2.3 Und/Oder-Verzweigung (OR)... VI 2.4 Schleifen bzw. Rücksprünge... VII 2.5 Teilprozesse... VIII Kompetenzzentrum Prozessmanagement I

4 EntwurfSchulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beispiel Und-Verzweigung... IV Abbildung 2: Beispiel Entweder/Oder-Verzweigung... V Abbildung 3: Beispiel Und/Oder-Verzweigung... VI Abbildung 4: Beispiel für eine Schleife... VII Abbildung 5: Beispiel für einen Teilprozess... VIII 2 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

5 Entwurf Schulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter Abkürzungsverzeichnis Begriff BIC BMI BPMN BVA CC-PM EPK GPM GPO IT PBE PDF QM WKD Definition Business Information Center Bundesministerium des Innern Business Process Model and Notation Bundesverwaltungsamt Kompetenzzentrum Prozessmanagement Ereignisgesteuerte Prozesskette Geschäftsprozessmanagement Geschäftsprozessoptimierung Informationstechnologie Personalbedarfsermittlung Portable Document Format Qualitätsmanagement Wertschöpfungskettendiagramm Kompetenzzentrum Prozessmanagement III

7 1 Erläuterungen der Symbole einer EPK EntwurfSchulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter Symbol Beschreibung Bemerkung Ist-Funktion: Beschreibt die originären Ist- Aufgaben/Tätigkeiten. Der Name einer Funktion wird aus einem Objekt (Substantiv im Singular) und einer Verrichtung (Verb im Infinitiv) gebildet. Ereignis: Ereignisse sind Auslöser bzw. Ergebnisse einer Funktion und beschreiben einen eingetretenen Zustand. Der Name eines Ereignisses wird mindestens aus einem Substantiv und einem Verb im Partizip Perfekt gebildet, um das Eingetreten sein eines Zustandes zu beschreiben. Verknüpfungsoperator XOR: Bei dem ENTWEDER/ODER handelt es sich um einen ausschließenden Operator. Nur EINER der angegebenen Wege wird durchlaufen. Verknüpfungsoperator OR: Bei UND/ODER handelt es sich um einen einschließenden Operator. Mindestens ein Weg muss durchlaufen werden. Aber auch mehrere Wege sind möglich. Verknüpfungsoperator AND: UND erzeugt eine parallele Ausführung der Prozessstränge: ALLE Wege müssen durchlaufen werden. Grundsätzlich gilt: In der EPK folgen Ereignis und Funktion immer aufeinander. Jedoch können triviale Ereignisse weggelassen werden. Jede Prozesskette hat mindestens ein Start- und ein Endereignis. Grundsätzlich gilt: In der EPK folgen Ereignis und Funktion immer aufeinander. Jedoch können triviale Ereignisse weggelassen werden. Öffnender und schließender Operator sind identisch. Genau einem Prozesspfad muss gefolgt werden. Genau ein eingehender Prozesspfad muss erfüllt sein. Öffnender und schließender Operator sind identisch. Mindestens einem Prozesspfad muss gefolgt werden. Mindestens ein eingehender Prozesspfad muss erfüllt sein. Öffnender und schließender Operator sind identisch. Allen ausgehenden Prozesspfaden muss gefolgt werden. Allen eingehenden Prozesspfade müssen erfüllt sein. 1 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

Funktion: Das Symbol wird am Beginn der Wertschöpfungskette eingesetzt. Der Name einer Wertschöpfungskette wird aus einem (zusammengesetzten) Substantiv gebildet.

8 Funktion: Das Symbol wird am Beginn der Wertschöpfungskette eingesetzt. Der Name einer Wertschöpfungskette wird aus einem (zusammengesetzten) Substantiv gebildet. Funktion: Das Symbol wird bei einem nachfolgenden Prozessschritt in einer Wertschöpfungskette eingesetzt Organisationseinheit: Stellt zusammengehörige Bereiche einer Behörde (z. B. Abteilung, Referate) dar. Rolle: Rollen sind eine Abstraktion von Positionen bzw. Zusammenfassung von gleichen Tätigkeitsbereichen (z. B. Abteilungsleiter/in; Referent/in, Sachbearbeiter/in). Beschreibt die aggregierten Aufgaben auf den Ebenen 1 bis 4 des Prozessmodells. Beschreibt die aggregierten Aufgaben auf den Ebenen 1 bis 4 des Prozessmodells. Prozessschnittstelle (Funktion): Beschreibt den Vorgänger- oder Nachfolgerprozess in EPKs. Dokument: Dokumente sind die in der öffentlichen Verwaltung am häufigsten verwendeten Geschäftsobjekte, d. h. sie werden im Prozessschritt verwendet (i. S. v. mit einfließen, verarbeitet werden, ausgegeben werden ) (z.b. Formulare, Vorlagen) oder sind zu beachten (z. B. Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Gesetzestexte). Die konkrete Beziehung (ist Input, ist Output, ist zu beachten) wird über die Kanten und ihre Positionierung um die Funktion zum Ausdruck gebracht. Geschäftsobjekt: Geschäftsobjekte sind ein Sammelbegriff für alle eingehenden und/oder ausgehenden Geschäftsobjekte, welche nicht Dokumente sind (z. B. Daten oder Über die Kanten und die Positionierung um die Funktion wird deutlich, ob es sich um ein eingehendes (Input) oder ausgehendes Geschäftsobjekt (Output) handelt. 2 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

9 Entwurf Schulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter physische Teile). Anwendungssystem: Anwendungssysteme sind IT-Systeme (z. B. MACH Controlling oder MS Word), welche in Prozessen die Durchführung der Funktionen/Prozessschritte unterstützen. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 3

10 2 Beispiele für die Darstellung von bestimmten Situationen in Prozessabläufen 2.1 Und-Verzweigung (AND) Der AND-Operator bedeutet und, d.h. alle Pfade sind notwendig. Bei der Und-Verzweigung muss allen ausgehenden Prozesspfaden gefolgt werden. Alle eingehenden Prozesspfade müssen erfüllt sein bevor die nachfolgende Tätigkeit begonnen werden kann. Abbildung 1: Beispiel Und-Verzweigung 4 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

Entwurf Schulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter 2.2 Entweder/Oder-Verzweigung (XOR) Der XOR-Operator bedeutet entweder/oder, d.h. nur ein Pfad ist möglich.

11 Entwurf Schulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter 2.2 Entweder/Oder-Verzweigung (XOR) Der XOR-Operator bedeutet entweder/oder, d.h. nur ein Pfad ist möglich. Genau einem ausgehenden Prozesspfad muss gefolgt werden und genau ein eingehender Prozesspfad ist ausreichend für den Beginn der folgenden Tätigkeit. Abbildung 2: Beispiel Entweder/Oder-Verzweigung Kompetenzzentrum Prozessmanagement 5

12 2.3 Und/Oder-Verzweigung (OR) Der OR-Operator bedeutet und/oder, d.h. mehrere Pfade (i.s.v. Pfadkombinationen) sind möglich. Mindestens einem ausgehenden Prozesspfad muss gefolgt werden und mindestens ein eingehender Prozesspfad muss erfüllt sein. Abbildung 3: Beispiel Und/Oder-Verzweigung 6 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

13 Entwurf Schulungsskript Prozessmanagement für Mitarbeiter 2.4 Schleifen bzw. Rücksprünge Auch bei Schleifen bzw. Rücksprüngen in Prozessen ist der XOR-Operator zu verwenden. Abbildung 4: Beispiel für eine Schleife Kompetenzzentrum Prozessmanagement 7

2.5 Teilprozesse Um Prozessschritte bzw. Tätigkeiten noch detaillierter darstellen zu können, kann es sinnvoll sein diese als eigenen Teilprozess darzustellen.

14 2.5 Teilprozesse Um Prozessschritte bzw. Tätigkeiten noch detaillierter darstellen zu können, kann es sinnvoll sein diese als eigenen Teilprozess darzustellen. Der Schritt Zentrale/ zu detaillierende Funktion ist durch die Detailschritte 1-3 in einer weiteren EPK hinterlegt. Abbildung 5: Beispiel für einen Teilprozess 8 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

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