Konventionenhandbuch (Teil 1) für eine einheitliche Prozessmodellierung

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1 Konventionenhandbuch (Teil 1) für eine einheitliche Prozessmodellierung im Bundesministerium des Innern und seinen nachgeordneten Behörden Version 2.3 Schriftenreihe des Kompetenzzentrums Prozessmanagement KÖLN, Juli 2013

2 I m p r e s s u m Herausgeber: Bundesverwaltungsamt Referat VMB 2 - Kompetenzzentrum Prozessmanagement Köln Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) prozessmanagement@bva.bund.de Nachdruck und Vervielfältigungen jeglicher Art sind für gewerbliche Zwecke nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. Veröffentlichungen jeglicher Art sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. BIC ist eingetragene Marke der GBTEC Software + Consulting AG, Bochum. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Hersteller. Bundesverwaltungsamt, Köln 2013

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...I Abbildungsverzeichnis...III Tabellenverzeichnis... IV Abkürzungsverzeichnis... V Einleitung Verbindliche Methodik zur Abbildung von Prozessen Modelltypen Modelltypen der Organisationsübersicht Organigramm Modelltypen der IT-Sicht Anwendungssystemübersicht Modelltypen des Geschäftsprozessmanagements Wertschöpfungskettendiagramm Objektauswahl Objektplatzierung Kantentypen einer WKD Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Objektauswahl Objektplatzierung Kantentypen bei Rollen Modellierung von Dokumenten und Geschäftsobjekten in EPKs Objekte und deren Bedeutung im Überblick Ebenenkonzepte Organisations-Ebenen-Konzept...25 Kompetenzzentrum Prozessmanagement I

4 1.3.2 Anwendungssystem-Ebenen-Konzept Dienste-Ebenen-Konzept Prozess-Ebenen-Konzept Namenskonventionen Allgemeine Namenskonventionen Symbolspezifische Namenskonventionen Versionsverwaltung (Archivierung) Attribute Allgemeine Modellattribute Allgemeine Objektattribute Themen- bzw. modelltypspezifische Verwendung von Modell- und Objektattributen Grundlegende Strukturen in BIC Design Repository-Konzept Globaleinstellungen in BIC Design Raster Formatierung von Objekten Modell- und Objektverwaltung, Ordnerstrukturen Berechtigungskonzept...55 Anhang...VI II Kompetenzzentrum Prozessmanagement

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Symbole des Organigramms...6 Abbildung 2 - Symbolplatzierung im Organigramm...6 Abbildung 3 - Symbole der Anwendungssystemübersicht...7 Abbildung 4 - Symbolplatzierung in der Anwendungssystemübersicht...7 Abbildung 5 - Objekte der Prozessdarstellung auf WKD-Ebene...8 Abbildung 6 - Objektplatzierung WKD...9 Abbildung 7 - Kantentyp "ist übergeordnet"...9 Abbildung 8 - Symbole der Prozessdarstellung auf EPK-Ebene...10 Abbildung 9 - Objektplatzierung in der EPK...11 Abbildung 11 - Beispiel EPK (Swimlane)...12 Abbildung 12 - Kantenrollen zw. Funktionen und Organisationseinheiten bzw. Rollen...13 Abbildung 13 - Dokumente, die verwendet werden...14 Abbildung 14 - Dokumente, die zu beachten sind...15 Abbildung 15 - Dokumente, deren Inhalte für den gesamten Prozessablauf relevant sind...15 Abbildung 16 - Geschäftsobjekt eingehend und ausgehend...16 Abbildung 17 - Standardeinstellungen des Rasters...49 Abbildung 18 - Ordnerstruktur und Nummerierung in der Modellverwaltung...50 Abbildung 19 - Ordnerstruktur in der Modellverwaltung bei Ist- und Soll-Prozessen...51 Abbildung 20 - Ordner "Gemeinsame Teilprozesse"...55 Kompetenzzentrum Prozessmanagement III

6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 - Kantenrollen zw. Funktionen und Organisationseinheiten bzw. Rollen...13 Tabelle 2 - Symbole und deren Bedeutung im Überblick...24 Tabelle 3 - Organisations-Ebenen-Konzept (exemplarisch)...26 Tabelle 4 - Anwendungssystem-Ebenen-Konzept (exemplarisch)...28 Tabelle 5 - Prozess-Ebenen-Konzept (exemplarisch)...31 Tabelle 6 - Symbolspezifische Namenskonventionen...36 Tabelle 7 - Legende zur Spezifikation der Attribute...38 Tabelle 8 - Allgemeine Modellattribute...44 Tabelle 9 - Allgemeine Objektattribute...46 Tabelle 10 - Ordnerstruktur innerhalb der Modellverwaltung...52 Tabelle 11 - Ordnerstruktur innerhalb der Objektverwaltung...54 IV Kompetenzzentrum Prozessmanagement

7 Abkürzungsverzeichnis Begriff BIC BMI BVA CC-PM EPK ERP GPM IT NPB PBE PDF PRS QM WKD Definition Business Information Center Bundesministerium des Innern Bundesverwaltungsamt Kompetenzzentrum Prozessmanagement Ereignisgesteuerte Prozesskette Enterprise Ressource Planning Geschäftsprozessmanagement Informationstechnologie Nationale Prozessbibliothek Personalbedarfsermittlung Portable Document Format Prozessorientierte Ressourcensteuerung Qualitätsmanagement Wertschöpfungskettendiagramm Kompetenzzentrum Prozessmanagement V

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9 Einleitung Das Bundesministerium des Innern (BMI) hat sich zum Ziel gesetzt, Prozessmanagementmethoden und -werkzeuge in seinem Geschäftsbereich zu standardisieren. Das entsprechende Rahmenwerk (inklusive Methoden und Werkzeuge) wurde den Behörden in einer Informationsveranstaltung am 17. März 2011 vorgestellt. Einheitliche Prozessmanagementmethoden sind wichtig, um sowohl behördenintern als auch behördenübergreifend Prozesse transparent, verständlich und vergleichbar zu machen. Als erster Schritt zur Umsetzung dieser Strategie wird mit dem vorliegenden Konventionenhandbuch (Teil 1) eine Methode für die Modellierung von Geschäftsprozessen als Standard verbindlich festgeschrieben (siehe Anhang 1). Dieser Standard ist von allen Behörden des Geschäftsbereichs als verbindliche Vorgabe bei der Beschreibung und Darstellung von Prozessmodellen (Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen) zu beachten. Er gilt unabhängig von dem eingesetzten Modellierungswerkzeug. Die hier beschriebenen Konventionen gelten soweit nicht softwarespezifisch für alle Prozessmodellierungen. Sie werden im Folgenden speziell für die Software BIC Design, die dem BMI und seinen Geschäftsbereichsbehörden als zentrale Infrastruktur zur Verfügung steht, beschrieben. BIC (Business Information Center) ist eine Softwareplattform zur Prozessmodellierung, die die Einführung von Prozessmanagement unterstützt. Von dieser Plattform stehen folgende zwei Komponenten zur Verfügung: BIC Design BIC Design ist ein Modellierungswerkzeug, das die einheitliche und standardisierte Dokumentation von Geschäftsprozessen im Geschäftsbereich BMI gemäß der im Konventionenhandbuch beschriebenen Methodik unterstützt. BIC Portal Mit BIC Portal können die erstellten Prozessmodelle inkl. eingebetteter Dokumente den Mitarbeiter/innen der jeweiligen Behörde im Internet/Intranet (im Sinne eines Online- Mitarbeiterhandbuchs) zur Verfügung gestellt werden. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 1

10 Zielgruppe dieses Konventionenhandbuchs sind alle Modellierer/innen. Soll die Modellierung in BIC Design erfolgen, ist zuvor eine entsprechende Schulung obligatorisch. Wird die Prozessmodellierung im Vorfeld einer geplanten Softwareunterstützung durchgeführt, so ist eine Zusammenarbeit zwischen der Fachseite, der Organisationsseite und der IT-Seite erfolgskritisch. Die Grundüberlegung bei der Zusammenarbeit zwischen den Prozessmodellierern und der IT ist, dass die Prozessmodellierer Anforderungen beschreiben (nämlich Prozesse, Datenobjekte, zu beteiligende Organisationseinheiten etc.), die in Software realisiert werden sollen. In der Gegenrichtung kann die behördeneigene IT-Abteilung mit einer Übersicht über die verwendeten Anwendungssysteme behilflich sein und bei der Beschreibung der Anwendungssystemübersicht unterstützen. Die genaue Schnittstelle zwischen dem Prozessmanagement und der IT wird gerade in einem Pilotprojekt gemeinsam mit dem IT-Stab des BMI und der BIT evaluiert. Die aus diesem Projekt resultierenden Methodenteile werden später im Konventionenhandbuch (Teil 2) dokumentiert und veröffentlicht. Bis zu dieser Veröffentlichung können Sie sich am Leitfaden zur Ableitung von Diensten aus Geschäftsprozessen ( orientieren. Das Konventionenhandbuch und korrespondierend dazu die Modellierungsmethodik werden zentral vom Kompetenzzentrum Prozessmanagement im BVA entwickelt und verwaltet. Hierzu gehören auch sämtliche Anpassungen in Bezug auf die eingesetzten Module der BIC Plattform. Änderungsund Ergänzungsvorschläge bezüglich der Methoden werden gerne als Grundlage für die Weiterentwicklung des Standards vom Kompetenzzentrum aufgenommen (Kontaktdaten am Ende des Kapitels). Eine Entscheidung über die Weiterentwicklung der Methodik trifft das Kompetenzzentrum in Abstimmung mit dem BMI. Folgende optische Orientierungshilfen werden verwendet: Konventionen Hier werden die wichtigsten Konventionen noch einmal zusammengefasst Hinweise Hier werden wichtige Informationen vermittelt 2 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

11 Tipps Hier werden Tipps zur Arbeitserleichterung beschrieben Das Konventionenhandbuch gliedert sich im Folgenden in verschiedene Themen, um dem zielgerichteten Leser die für ihn relevanten Informationen gut auffindbar bereitzustellen: Kapitel 1 führt den Leser in die verbindliche Methode zur Abbildung von Prozessen ein. Zu Beginn werden die einzelnen Modelltypen sowie die zur Darstellung genutzten Symbole vorgestellt. Ferner wird das zu verwendende Ebenenkonzept erläutert, die entsprechenden Namenskonventionen sowie die zur Verfügung stehenden Attribute beschrieben. Kapitel 2 beschäftigt sich mit dem Aufbau grundlegender Strukturen im Modellierungswerkzeug BIC Design. Es wird das zugrunde liegende Repository-Konzept und darauf aufbauend die zu verwendende Ordnerstruktur sowie die Modell- und Objektverwaltung im Werkzeug beschrieben. Das Kapitel schließt mit einem kurzen Einblick in das Berechtigungskonzept von BIC. Ausführungen zur Dienstemodellierung und zur Analyse (Berichte, Aufgabenkritik, Prozessorientierte Ressourcensteuerung) sind nicht Bestandteil des Konventionenhandbuchs (Teil 1). Diese Inhalte sind bzw. werden in separaten Dokumenten verfügbar gemacht. Das Konventionenhandbuch ist ein fortlaufendes Dokument, welches regelmäßig bei neuen Erkenntnissen, Versionsänderungen bzw. Methodenanpassungen entsprechend weiterentwickelt wird. Verantwortlich für die Weiterentwicklung und Pflege ist das Kompetenzzentrum Prozessmanagement (CC-PM) im BVA. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 3

12 Kontakt: Bundesverwaltungsamt - Kompetenzzentrum Prozessmanagement Köln Ansprechpartner: Frau Astrid Liewald +49 (0) prozessmanagement@bva.bund.de 4 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

13 1 Verbindliche Methodik zur Abbildung von Prozessen 1.1 Modelltypen In diesem Kapitel werden die verschiedenen Modelltypen vorgestellt. Folgende Modelltypen werden unterschieden: Modelltypen der Organisationsübersicht: In dieser Organisationssicht wird die Aufbauorganisation der zu modellierenden Verwaltungseinheit beschrieben. Diese Beschreibung wird anhand eines Organigramms vorgenommen. Modelltypen der IT-Sicht: In der IT-Sicht werden die bestehenden IT-Systeme beschrieben, die für die Definition des Prozesses notwendig sind. Eine Übersicht über diese Systeme erhalten Sie i. d. R. von Ihrer IT-Abteilung. Modelltypen des Geschäftsprozessmanagements: In dieser Sicht werden die eigentlichen Prozesse modelliert. Auf der groben Ebene werden dazu Wertschöpfungsdiagramme (WKD) verwendet; auf den detaillierten Ebenen Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK). Die Erläuterung der Symbolik der einzelnen Diagramme entnehmen Sie bitte dem Kapitel Modelltypen der Organisationsübersicht Organigramm Ein Organigramm dient der Beschreibung der Aufbauorganisation. In Organigrammen werden Organisationseinheiten in hierarchische Beziehungen gesetzt und ihre zugehörigen Rollen abgebildet. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 5

14 Die folgenden Symbole werden im Modelltyp Organigramm verwendet: Abbildung 1 - Symbole des Organigramms Die Symbole in Organigrammen orientieren sich am Organisations-Ebenen-Konzept (siehe Kapitel 1.3.1) und sind folgendermaßen zu platzieren: Abbildung 2 - Symbolplatzierung im Organigramm Modelltypen der IT-Sicht Anwendungssystemübersicht Die Anwendungssystemübersicht dient der Strukturierung der Anwendungssysteme und wird im Anwendungssystem-Ebenen-Konzept auf den Ebenen eins bis drei verwendet. 6 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

15 Die folgenden Symbole werden im Modelltyp Anwendungssystemübersicht verwendet: Abbildung 3 - Symbole der Anwendungssystemübersicht Die Symbole in Anwendungssystemtypdiagrammen sind gemäß des Anwendungssystem-Ebenen- Konzepts (siehe Kapitel 1.3.2) wie folgt zu platzieren: Abbildung 4 - Symbolplatzierung in der Anwendungssystemübersicht Kompetenzzentrum Prozessmanagement 7

16 1.1.3 Modelltypen des Geschäftsprozessmanagements Wertschöpfungskettendiagramm Das Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) dient in erster Linie dazu, die Prozesse auf grober Ebene zu strukturieren. Im Prozess-Ebenen-Konzept wird dieser Modelltyp für die Ebenen 1 bis 4 eingesetzt (siehe Kapitel 1.3.4) Objektauswahl Die folgenden Symbole werden in WKDs verwendet: Abbildung 5 - Objekte der Prozessdarstellung auf WKD-Ebene 8 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

17 Objektplatzierung Die Objekte in WKDs sind gemäß des Prozess-Ebenen-Konzepts (siehe Kapitel bzw. Abbildung 6Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) zu platzieren. Ab der 2. WKD- Ebene muss immer eine Funktion oberhalb der anderen Funktionen stehen und mit diesen durch eine ausgehende Kante 1 verbunden sein. Die übergeordnete Funktion entspricht einer Funktion aus der Vorgänger-WKD-Ebene. Bei direkt aufeinander folgenden (Teil-)Prozessen wird eine Funktion mit gezacktem Rand verwendet, jedoch sind als übergeordnete Funktionen immer solche mit geradem Rand zu verwenden. Abbildung 6 - Objektplatzierung WKD Kantentypen einer WKD Abbildung 7 - Kantentyp "ist übergeordnet" In einer Wertschöpfungskette ist die obere Funktion mit den unteren Funktionen durch eine Kante zu verbinden. 1 Eine Kante ist ein Informationsfluss, der grafisch in BIC Design und BIC Portal durch einen Pfeil dargestellt wird. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 9

18 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) werden für die Modellierung von detaillierten Prozessabläufen eingesetzt und im Prozess-Ebenen-Konzept auf den Ebenen 5 bis 7 verwendet (siehe Kapitel 1.3.4) Objektauswahl Die folgenden Objekte können im Modelltyp EPK verwendet werden: Abbildung 8 - Symbole der Prozessdarstellung auf EPK-Ebene 10 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

19 Objektplatzierung Die Objekte in EPKs sind folgendermaßen zu platzieren: Abbildung 9 - Objektplatzierung in der EPK Bei der Modellierung fachlicher Prozesse ist in einem EPK-Modell grundsätzlich von oben nach unten, in der sog. Baumstruktur zu modellieren. D. h. der Hauptstrang (in Abbildung 10 farbig hinterlegt) verläuft links, rechts daneben werden die Teilstränge modelliert. Der Hauptstrang ist der Pfad mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit. Beachten Sie bitte, dass bei Verwendung des Auto- Layouters immer der längste Pfad im Hauptstrang angeordnet wird. Hier ist ggf. eine manuelle Anpassung notwendig. Satelliten des Hauptstranges dürfen weiterhin (gemäß der Konventionen) auf der linken Seite einer Funktion angehängt werden. Abbildung 10 - EPK Hauptstrang Kompetenzzentrum Prozessmanagement 11

20 Nur in folgenden Ausnahmefällen (alle Bedingungen müssen erfüllt sein) darf auf eine horizontale Darstellung von Prozessabläufen (sog. Schwimmbahnen oder Swimlanes) zurückgegriffen werden: Fokus der Modellierung ist nicht der fachliche Inhalt ( Was wird gemacht? ) sondern die Schnittstellen zwischen den Prozessbeteiligten ( Wer macht was? ). Es sollen hauptsächlich arbeitsteilige Prozesse modelliert werden, in denen eine Vielzahl an Akteuren aus unterschiedlichen Organisationseinheiten involviert sind. Der Modellierungsschwerpunkt liegt explizit auf der Beschreibung von bereichsübergreifenden Prozessabfolgen und deren Schnittstellen. Bei Fragen setzen Sie sich bitte vorab mit dem Kompetenzzentrum Prozessmanagement in Verbindung. Statt des Satelliten Organisationseinheit wird ein sog. Pool angelegt (hier Abteilung VIII ). Innerhalb des Pools kann es mehrere Schwimmbahnen (sog. Swimlanes ) geben, welche die Rollen ersetzen (hier: Referatsleitung oder Sachbearbeiter ). Alle anderen Satelliten bleiben erhalten und sind, wie oben beschrieben, um die Funktion herum anzuordnen. Abbildung 11 - Beispiel EPK (Swimlane) 12 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

21 Kantentypen bei Rollen In EPKs ist für jede Funktion eine bestimmte Verantwortlichkeit in Form von Rollen bzw. Organisationseinheiten anzugeben. Folgende Verantwortlichkeiten (auch als Kantenrollen bezeichnet) stehen zur Verfügung: Abbildung 12 - Kantenrollen zw. Funktionen und Organisationseinheiten bzw. Rollen Um diese Verantwortlichkeiten in den Prozessen sichtbar zu machen, wird das Attribut Kantenrolle durch BIC Design automatisch nach außen gestellt. In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Beziehungstypen und ihre Kürzel sowie die Richtlinien zur Modellierungshäufigkeit zusammengestellt: Beziehungstyp Kürzel Bedeutung/Beschreibung führt aus f i. S. v. setzt es um (bzw. arbeitet operativ) wirkt mit w i. S. v. unterstützt bei der Umsetzung/Arbeit Konvention (Modellierungshäufigkeit) (mind.) 1-mal je Funktion/Aktivität beliebig oft je Funktion/Aktivität wird informiert i i. S. v. muss Informationen erhalten beliebig oft je Funktion/Aktivität Tabelle 1 - Kantenrollen zw. Funktionen und Organisationseinheiten bzw. Rollen Kompetenzzentrum Prozessmanagement 13

22 K Jede Funktion (außer der System-Funktion) muss über mindestens eine Rolle/Organisationseinheit des Beziehungstyps führt aus verfügen. Zuerst sind die ausführenden (f), danach die mitwirkenden (w) und schlussendlich die zu informierenden (i) Rollen/Organisationseinheiten an eine Funktion anzudocken. Wird bei der Modellierung auch von der 6. bis 7. EPK-Ebene Gebrauch gemacht, d. h. eine Funktion wird auf der nächst tieferen Ebene näher detailliert, muss die Funktion auf der Ausgangsebene gemäß der oben genannten Konvention über mindestens eine Rolle/Organisationseinheit des Beziehungstyps führt aus verfügen. Es sollen die Rollen/Organisationseinheiten angegeben werden, die im Detailprozess den Beziehungstyp führt aus besitzen und anteilig am häufigsten verwendet wurden Modellierung von Dokumenten und Geschäftsobjekten in EPKs Bei der Modellierung von Prozessen besteht die Möglichkeit, Informationsobjekte (z. B. Gesetze Dokumente, Arbeitsanweisungen, Daten etc.) innerhalb eines Prozessmodells zu verwenden. Informationsobjekte können sowohl Dokumente als auch Geschäftsobjekte sein. Verwendung von Dokumenten Dokumente sind in der öffentlichen Verwaltung die am häufigsten verwendeten Informationsobjekte. Bezüglich der Anbindung von Dokumenten unterscheidet man drei Arten: 1. Dokumente, die in einer Funktion verwendet werden (i. S. v. mit einfließen, verarbeitet werden, ausgegeben werden ) (z. B. Formulare, Vorlagen). Abbildung 13 - Dokumente, die verwendet werden 14 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

23 2. Dokumente, die zu beachten sind (z. B. Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Gesetzestexte). Die konkrete Beziehung wird über die Kante (ist zu beachten) ausgedrückt. Abbildung 14 - Dokumente, die zu beachten sind 3. Dokumente, deren Inhalte für den gesamten Prozessablauf relevant sind. Diese werden oberhalb des Startereignisses in einem separaten Kasten dargestellt. Abbildung 15 - Dokumente, deren Inhalte für den gesamten Prozessablauf relevant sind Sind Dokumente in digitaler Form vorhanden (also als Datei jeglicher Art), können diese mit dem entsprechenden Dokumentenobjekt verlinkt werden. In der Bezeichnung von Dokumenten-Objekten dürfen keine Bearbeitungsstände erfasst werden. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 15

24 Verwendung von Geschäftsobjekten Geschäftsobjekte sind ein Sammelbegriff für alle eingehenden und/oder ausgehenden Geschäftsobjekte, welche nicht Dokumente sind (z. B. Datensätze oder physische Teile). Über die Kantenbezeichnung sowie die Positionierung an einer Funktion wird deutlich, ob es sich um ein eingehendes (Input) oder ausgehendes Geschäftsobjekt (Output) handelt. Abbildung 16 - Geschäftsobjekt eingehend und ausgehend 1.2 Objekte und deren Bedeutung im Überblick In diesem Kapitel werden die für die Modellierung relevanten Objekte vorgestellt und deren Bedeutung vermittelt. In welchen Modelltypen die jeweiligen Objekte verwendet werden, wird in Kapitel 1.1 erklärt. Dieses Kapitel dient als zentrale Nachschlagequelle. Für die Modellierung ist zwingend die folgende Reihenfolge einzuhalten: 1. Organisationsmodellierung 2. IT-Modellierung 3. Prozessmodellierung Die nachfolgende Tabelle zeigt einen Überblick der wichtigsten Modelltypen und deren Verwendung im jeweiligen Themenbereich. Symbole für die Organisationsmodellierung Symbole Name / Objekttyp Beschreibung Organisationseinheit Organisationseinheiten sind zusammengehörige Bereiche einer Behörde (z. B. Abteilung, Referat), die sowohl Rollen als auch andere Organisationseinheiten bündeln. 16 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

25 Rollen sind eine Abstraktion von Positionen (z. B. Abteilungsleiter; Referent, Sachbearbeiter) bzw. von gleichen Tätigkeitsbereichen (z. B. Beamtenbetreuung und Tarifbeschäftigtenbetreuung). Es existieren zwei Arten von Rollen: Rolle 1. Rollen, die im Organigramm mehrmals vorkommen können, da sie sich nicht explizit auf eine Organisationseinheit beziehen (z. B. Abteilungsleitung) Rolle (extern) 2. Rollen, die sich konkret auf eine Organisationseinheit beziehen (z. B. Abteilungsleitung I) Externe Rollen sind genauso wie Rollen zu verwenden. Sie dienen der Kenntlichmachung von Rollen, die nicht zum eigenen Organisationsgebilde gehören (z. B. Dienstleister, Bewerber). Eine Rolle wird auf extern gesetzt, indem man in den Eigenschaften einer Rolle beim Attribut Extern ein Häkchen setzt. Symbole für die IT-Modellierung Symbole Name / Objekttyp Beschreibung Anwendungssystem Anwendungssysteme sind IT-Systeme (z. B. MACH Controlling oder MS Word), die in Prozessen die Durchführung der Funktionen/Aktivitäten unterstützen. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 17

26 Im Rahmen des Anwendungssystem- Ebenen-Konzeptes sind Anwendungssysteme konkrete Instanzen /Installationen eines Anwendungssystemtyps, die in Prozessen genutzt werden (vgl. Anwendungssystem- Ebenen-Konzept Ebene 3). Anwendungssystemtypen dienen dazu, Anwendungssysteme (die in den Prozessen genutzt werden) mit gleichen Eigenschaften zu einheitlichen Typen Typ Anwendungssystem zusammenzufassen. Anwendungssystemtypen sind bspw. MACH oder Microsoft Office (vgl. Anwendungssystem-Ebenen-Konzept Ebene 2 und 3). Anwendungssystemklassen dienen dazu, Anwendungssystemtypen zu klassifizieren und dadurch zu Gruppen zusammenzufassen. Klasse Beispiele für Anwendungssystemklassen sind ERP oder Office- Anwendungssystem Anwendungen (vgl. Anwendungssystem-Ebenen-Konzept Ebene 1 und 2). Symbole für die Prozessmodellierung Symbole Name / Objekttyp Beschreibung Funktion Beschreibt die (Haupt-)Prozesse bzw. Prozessschritte auf den Ebenen 1 bis 4 z. B. Haushaltsdurchführung, des Prozessmodells. Das Symbol wird Materialbewirt- schaftung am Beginn der Wertschöpfungskette eingesetzt. 18 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

27 Funktion Wie vorheriges Symbol, aber: Es wird bei einem nachfolgenden Prozessschritt in einer Wertschöpfungskette eingesetzt. Ist-Funktion (Funktion) z. B. Unterlage scannen, Rechnung freigeben Ist-Funktion mit zeitlicher Unterbrechung Beschreibt die originären Ist- Tätigkeiten auf den Ebenen 5, 6 und 7 in EPKs. Grundsätzlich gilt: In der EPK folgen Ereignis und Funktion immer aufeinander. Jedoch können triviale Ereignisse weggelassen werden. Durch einen Eintrag im Attribut Zeitliche Unterbrechung (in Tagen) erscheint in der linken, unteren Ecke der Ist-Funktion ein optischer Hinweis in Form eines Piktogramms. Eine zeitliche Unterbrechung stellt z. B. das Warten auf ein Urteil, nachdem eine Klage eingereicht wurde, dar. Ist-Funktion mit Einträgen in den Attributen. (Funktion) Durch Einträge in den Attributen Schwachstelle und Verbesserungspotential oder Best Practice einer Ist- Funktion erscheint ein entsprechendes Piktogramm in der linken, oberen Ecke. Dieses Piktogramm dient als optischer Hinweis für Hinterlegungen in den jeweiligen Attributen. Kompetenzzentrum Prozessmanagement 19

28 Soll-Funktion (Funktion) System-Funktion Prozessschnittstelle (Funktion) Ereignis z. B. Rechnung (ist) eingegangen, Vertrag liegt vor etc. Beschreibt die originären Soll-Tätigkeiten auf den Ebenen 5, 6 und 7 in EPKs. Es handelt sich um den gleichen Objekttyp wie bei der Ist-Funktion. Daher kann der optische Hinweis (Gelbton) auch durch Rechtsklick auf Symbol und Auswahl von Symbol zuweisen eingestellt werden. Werden Tätigkeiten automatisch durch ein System ausgeführt, ist die System-Funktion anstatt einer Ist-Funktion zu verwenden (z. B. bei einer automatischen Berechnung durch ein IT-System oder einer automatischen Weiterleitung innerhalb eines Workflows). Beschreibt den Vorgänger- oder Nachfolgeprozess in EPKs. Schnittstellen sollten im Prozess auch dann bereits angelegt werden, wenn diese noch nicht sofort mit dem Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozess verlinkt werden können. Ist Auslöser bzw. Ergebnis einer Funktion und beschreibt einen eingetretenen Zustand. Jede Prozesskette hat mindestens ein Start- und ein Endereignis. Diese sind fett zu umranden (im Kontextmenü über <Symbol zuweisen>). Grundsätzlich gilt: In der EPK folgen Ereignis und Funktion immer aufeinander. Jedoch können triviale 20 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

29 Ereignisse ausgelassen werden. Verknüpfungsoperatoren verzweigen in einzelne Prozessstränge oder führen diese wieder zusammen. Verknüpfungsoperatoren Operatorenregeln: Entweder es führen mehrere Prozesspfade hinein und ein Prozesspfad hinaus (Synchronisation) oder es führt ein Prozesspfad hinein und mehrere führen hinaus (Verzweigung). Öffnender und schließender Operator müssen identisch sein. Um mehrere Pfade wieder in mehrere Pfade aufzuspalten, müssen Operatoren kombiniert werden. Verknüpfungsoperator XOR Ereignisse können keine Entscheidungen treffen. Daher darf nach Ereignissen kein öffnender XOR- oder OR-Operator stehen. Beim ENTWEDER/ODER handelt es sich um einen ausschließenden Operator. Bei einer XOR-Verzweigung wird nur EINER der ausgehenden Prozesspfade weiter durchlaufen. Bei einer XOR-Synchronisation wird der ausgehende (zusammengefasste) Prozesspfad erst dann aktiv, wenn genau ein eingehender Prozesspfad Kompetenzzentrum Prozessmanagement 21

30 Verknüpfungsoperator OR Verknüpfungsoperator AND Geschäftsobjekt aktiv ist. Bei ODER handelt es sich um einen einschließenden Operator. Bei einer ODER-Verzweigung wird MINDESTENS ein ausgehender Prozesspfad durchlaufen. Bei einer ODER-Synchronisation wird der nachfolgende (zusammengefasste) Prozesspfad genau dann aktiv, wenn mindestens ein eingehender Prozesspfad aktiv war. UND erzeugt eine unabhängige Ausführung der Prozessstränge (Parallelbearbeitung). Bei einer UND-Verzweigung werden ALLE ausgehenden Prozesspfade aktiviert und müssen durchlaufen werden. Die einzelnen Prozesspfade werden unabhängig voneinander, aber nicht notwendigerweise zeitgleich bearbeitet. Die Parallelbearbeitung eines Vorgangs ist zwingend von unterschiedlichen Bearbeitern/innen durchzuführen. Die UND-Synchronisation wartet so lange, bis alle eingehenden Prozesspfade abgearbeitet sind. Geschäftsobjekte sind ein Sammelbegriff für alle Objekte, die keine Dokumente sind (z. B. Datenobjekte wie Adressen oder physische Objekte wie Postpakete). Geschäftsobjekte können sowohl eingehende und/oder ausgehende Geschäftsobjekte sein. 22 Kompetenzzentrum Prozessmanagement

31 Dokument Über die Kanten und die Positionierung um die Funktion wird deutlich, ob es sich um ein eingehendes (ist Input, links an der Funktion angeordnet) oder ausgehendes Geschäftsobjekt (ist Output, rechts an der Funktion angeordnet) handelt. Dokumente sind die in der öffentlichen Verwaltung am häufigsten verwendeten Geschäftsobjekte, d. h. sie werden im Prozessschritt verwendet (i. S. v. mit einfließen, verarbeitet werden, ausgegeben werden ) (z. B. Formulare, Vorlagen) oder sind zu beachten (z. B. Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Gesetzestexte). Dokumente können Input oder Output für eine Funktion sein. Im ersten Fall wird das Symbol links, im zweiten Fall recht vom Funktions-Symbol platziert. Kennzahl Wichtige Messgrößen oder Kennzahlen der Funktion/Aktivität können hier hinterlegt werden. Ziel Freitext Mit einer Tätigkeit verbundene Ziele (sowohl Qualitäts- als auch Mengenziele) Freitextfelder können als eine Art Notizzettel angesehen werden, deren Platzierung an jeder beliebigen Stelle im Prozess möglich ist, um zusätzliche Informationen zu hinterlegen. Textfelder können mit Funktionen und Ereignissen Kompetenzzentrum Prozessmanagement 23

32 verbunden werden, so dass sie bei Verwendung des Autolayouters nicht verschoben werden. Tabelle 2 - Symbole und deren Bedeutung im Überblick K In der EPK folgen Ereignis und Funktion immer aufeinander. Jedoch können triviale Ereignisse weggelassen werden. Jede Prozesskette hat mindestens ein Start- und ein Endereignis. Diese sind fett zu umranden (im Kontextmenü über <Symbol zuweisen>). Operatorenregeln: Entweder es führen mehrere Prozesspfade hinein und ein Prozesspfad hinaus oder es führt ein Prozesspfad hinein und mehrere führen hinaus. Öffnender und schließender Operator müssen identisch sein (XOR-Teilung, XOR- Zusammenführung; OR-Teilung, OR-Zusammenführung; UND-Teilung, UND- Zusammenführung). Um mehrere Pfade wieder in mehrere Pfade aufzuspalten, müssen Operatoren kombiniert werden. Ereignisse können keine Entscheidungen treffen. Daher darf nach Ereignissen kein öffnender XOR- oder OR-Operator stehen. Bei einem öffnenden XOR-Operator sind die Eintrittswahrscheinlichkeiten der einzelnen Stränge in den Attributen der nachfolgenden Ereignisse einzutragen. 1.3 Ebenenkonzepte Um prozessfremden Anwendern die Orientierung innerhalb von Modellen und gleichzeitig prozesskundigen Anwendern die Übersicht über bereits modellierte Prozesse zu erleichtern, sollen komplexe Sachverhalte nicht in einem einzelnen Modell abgebildet werden. Dieser Grundsatz wird durch das so genannte Ebenen-Konzept umgesetzt, welches sich am Top- Down Ansatz (engl. von oben nach unten) orientiert. 24 Kompetenzzentrum Prozessmanagement