Melderportal. Anleitung und Erläuterungen 4) Abschluss einer therapeutischen Maßnahme. 2) Strahlentherapie

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1 Melderportal Anleitung und Erläuterungen 4) Abschluss einer therapeutischen Maßnahme 2) Strahlentherapie Die Meldung einer Strahlentherapie soll von der Ärztin/dem Arzt erfolgen, die/der die Therapie durchführt. Da Beginn und Abschluss der Therapie mit zeitlichem Abstand erfolgen, sind Behandlungsbeginn und Behandlungsende jeweils mit einer eigenen Meldung zu melden. Im folgenden wird das Vorgehen zum Erfassen einer Meldung zum Behandlungsende beschrieben. 1. Anmelden im Melderportal Melden Sie Sich über die Internetadresse r- sh.de im Melderportal an: -Adresse eingeben Passwort eingeben Für das manuelle Erfassen von Daten ist anschließend die Eingabe Ihrer PIN erforderlich! PIN! Seite 1/15

2 2. Aufrufen / Anlegen eines Patienten Nach der Anmeldung befinden Sie sich in der Übersicht des Melderportals: Geben Sie unter Tumorhistorie aufrufen die externe Patienten-ID des Patienten ein, für den Sie eine Therapie melden möchten. Grundsätzlich sollten Sie einen Patienten im Melderportal unter der selben Patientenummer führen, die Sie auch in Ihrem EDV-System für diesen Patienten verwenden. Patienten-ID Handelt es sich um einen neuen Patienten, verfahren Sie bitte wie unter Punkt 2.1. beschrieben. Handelt es sich um einen bekannten Patienten, gelangen Sie in die Tumorhistorie. Verfahren Sie dann bitte wie unter Punkt 2.2. beschrieben Meldung für einen neuen Patienten Wenn zu der eingegebenen Patientennummer noch kein Patient in Ihrem Melderportal-Datenbestand vorhanden ist, erscheint ein entsprechender Hinweis. Erfassen Sie nun die Patientendaten (siehe Abbildung nächste Seite). Alle Pflichtfelder-Bezeichnungen sind fett gedruckt. Bitte achten Sie auf die Ausfüllhinweise und auf die Plausibilitätsfehler, die auf der rechten Seite angezeigt werden. Sollten auf Ihrem Bildschirm Plausibilitätsfehler nicht vollständig ersichtlich sein, können Sie über die Schaltfläche die Ausfüllhinweise wegklicken. Sollten die Ausfüllhinweise nicht ^ vollständig ersichtlich sein, verfahren Sie bitte entsprechend mit den Plausibilitätsfehlern. Mit der Schaltfläche können die Fehler oder Hinweise wieder eingeblendet werden. Diese Schaltflächen finden Sie auch in weiteren Masken. ^ Seite 2/15

3 Das Adressland ist mit Deutschland vorbelegt. Da auch Patienten anderer Nationalitäten der Meldepflicht unterliegen, ist die Angabe des Adresslandes ggf. anzupassen. Denken Sie unbedingt an die Dokumentation der Versichertenangaben: Um eine Vergütung zu erhalten, muss für gesetzlich Versicherte die IK-Nummer der Krankenkasse sowie die Versicherten-Nummer angegeben werden. Bei privat Versicherten genügt derzeit die Angabe der IK-Nummer der Krankenversicherung. Sollte in der hinterlegten Auswahlliste bei Krankenkasse die gesuchte Krankenversicherung nicht enthalten sein, so verwenden Sie bitte einen der im Anhang aufgeführten Ersatzkodes für die IK-Nummer. Alle weiteren Informationen erfassen Sie bitte manuell als Anmerkungen im Feld weitere Angaben, siehe 4.5., ein. Geben Sie bei Gesetzliche Krankenkasse ggf. Nein an. Nach Anklicken von Weiter gelangen Sie auf die nächste Maske: Bitte anklicken Hier haben Sie die Möglichkeit nochmals Korrekturen vorzunehmen. Zur Übernahme Ihrer Angaben klicken Sie auf Speichern. Ab sofort liegen die Patientendaten aus sicherheitstechnischen Gründen bis auf einige wenige nur noch verschlüsselt vor und werden nicht mehr angezeigt (weiter mit Punkt 3). Seite 3/15

4 2.2 Meldung für einen bekannten Patienten Wenn der Patient bereits in Ihrem Melderportal-Datenbestand vorhanden ist, gelangen Sie nach der Eingabe der externen Patienten-ID in die Tumorhistorie Patient mit einem bekannten Tumor: Sofern bei dem ausgewählten Patienten bislang nur ein Tumor bekannt ist und sich Ihre Therapie auf diesen Tumor bezieht, klicken Sie hier auf den Button Therapie und erfassen dann die weiteren Angaben wie unter Punkt 4. beschrieben: Patient mit mehreren bekannten Tumoren: Falls bei dem ausgewählten Patienten bereits mehrere Tumore bekannt sind, müssen Sie zunächst den Tumor auswählen, für den Sie eine Therapiemeldung abgeben möchten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Eintrag, so dass dieser blau hinterlegt wird (1). 2 1 Anschließend klicken Sie auf den Button Therapie (2) und erfassen die weiteren Angaben wie unter Punkt 4. beschrieben Patient mit einem noch nicht erfassten Tumor: Sofern Sie eine Therapie für einen bisher nicht erfassten Tumor eines bekannten Patienten melden möchten, müssen Sie diesen zunächst mit den entsprechenden Mindestangaben anlegen. Klicken Sie dazu bei Neue Meldung den Button Neuer Tumor an und erfassen dann die weiteren Angaben wie unter Punkt 3 beschrieben. Seite 4/15

5 3. Erfassen der Mindestangaben Sie befinden sich nun in dem Fenster Angaben zum Tumor. Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn Sie eine Meldung zu einem noch nicht erfassten Tumor erstellen möchten. Bei den Mindestangaben handelt es sich um Basisangaben, die (unabhängig vom Meldeanlass) immer anzugeben sind. Die alleinige Übermittlung dieser Angaben ist nicht ausreichend für eine gültige Meldung! Zunächst werden Sie zur Meldebegründung befragt und sollen hier Angaben zur Patientenaufklärung machen. Da Sie gesetzlich verpflichtet sind Ihre Patientinnen und Patienten über die Meldung an das Krebsregister zu informieren, wählen Sie hier in der Regel informiert aus. Ausnahme kann nur gewählt werden, wenn durch die Unterrichtung gesundheitliche Nachteile zu befürchten sind (die Information ist dann frühestmöglich nachzuholen!). Ohne Patientenkontakt bleibt Meldungen von Pathologen vorbehalten. Zusätzlich sollen Sie Ihre Patientinnen und Patienten befragen, ob Sie bereit sind an Befragungen im Rahmen von Forschungsvorhaben mitzuwirken. Bitte tragen Sie die Antwort der Patientin/des Patienten in das entsprechende Feld ein. Ein Informationsblatt für Patientinnen und Patienten sowie ein Formular für die Mitwirkung an Forschungsvorhaben finden Sie unter Das ausgefüllte Formular mit der Patientenentscheidung archivieren Sie bitte in Ihrer Patientenakte. Die Patienten müssen darüber aufgeklärt werden, dass sie der dauerhaften Speicherung Ihrer Personendaten widersprechen können. Der Meldung an das Krebsregister kann nicht widersprochen werden. Auf welchem Wege das Widerspruchsrecht wahrgenommen werden kann, kann ebenfalls dem im vorherigen Absatz genannten Informationsblatt entnommen werden. Unter Diagnosedatum erfassen Sie das Datum der Erstdiagnose des Tumors. Sofern das Datum des Therapieabschlusses, welcher hier gemeldet werden soll, nach dem liegt, dürfen auf diesem Meldeweg auch Tumoren mit länger zurückliegendem Erstdiagnosedatum eingetragen werden. Im nächsten Feld geben Sie die gestellte Diagnose gemäß ICD-10 an. Mit Hilfe des Buttons Suche können Sie auch nach möglichen Codes suchen. Sollte ein von Ihnen gesuchter Code dort nicht aufgeführt sein, handelt es sich möglicherweise um eine nichtmeldepflichtige Erkrankung. DasFeld Seite muss immer ausgefüllt werden. Sofern es sich um einen Tumor eines paarigen Organes (Augen, Brust, Lunge usw.) handelt, wählen Sie nun die Seite aus, auf der der Primärtumor lokalisiert ist. Unpaarige Organe, z. B. Leber dokumentieren Sie bitte mit Trifft nicht zu (T).Damit sind die Mindestangaben vollständig erfasst und die Eingaben können mittels Anklicken von Prüfen (1) vom System kontrolliert werden. Eventuell erscheinende Plausibilitätsfehler (2) sollten von Ihnen geprüft und nach Möglichkeit korrigiert werden. Seite 5/15

6 Der Plausibilitätsfehler Meldeanlass nicht gesetzt kann an dieser Stelle ignoriert werden, da das Feld Meldeanlass im weiteren Verlauf der Therapiemeldung zu füllen ist (siehe Punkt 4). Der Status gültig (3) kann nur erreicht werden, wenn keine dunkelroten Fehler mehr vorhanden sind. Nach Anklicken von Speichern (4) wird die Eingabemaske geschlossen und die Tumorhistorie angezeigt. 4. Erfassen der Therapiemeldung (Behandlungsende) Klicken Sie bei Neue Meldung den Button Therapie an: Es öffnet sich das Eingabefeld zur Therapiemeldung. Seite 6/15

7 In der Tumorzuordnung werden die bereits erfassten Mindestangaben zum ausgewählten Tumor angezeigt. Bitte kontrollieren Sie an dieser Stelle, ob der korrekte Tumor ausgewählt wurde. Ggf. können Sie die Zuordnung im Feld Tumoridentifikator wechseln. ggf. wechseln Anschließend sind die grundsätzlichen Angaben zu Therapie zu erfassen: Auswählen Auswählen Bei der hier beschriebenen Meldung zum Abschluss einer Strahlentherapie ist als Meldeanlass Behandlungsende auszuwählen. Die Felder Meldebegründung und Mitwirkung an Forschungsvorhaben sind analog der Angaben bei der Erfassung der Mindestangaben auszufüllen. Im Feld Therapieart wählen Sie hier Strahlentherapie Therapieart: Strahlentherapie In den sich öffnenden Fenstern erfassen Sie nun die weiteren Angaben zur Strahlentherapie: Im ersten Feld müssen Sie die Intention, unter welcher die Strahlentherapie stattfand, aus den vorgegebenen Möglichkeiten auswählen. Mit der Stellung zur OP ist die zeitliche Abfolge der Strahlentherapie zur Operation zu dokumentieren. Seite 7/15

8 Im Folgenden sind die Angaben zur Einzelbestrahlung auszufüllen: 1 2 Unter Therapiebeginn erfassen Sie das Datum der ersten Bestrahlung. Sofern das Datum des Therapieendes, welches hier gemeldet werden soll, nach dem liegt, dürfen auf diesem Meldeweg auch Tumoren erfasst werden, deren Therapiebeginn länger zurück liegt. Abhängig von der gewählten Applikationsart ändern sich die nächsten Eingabefelder. Wählen Sie hier z.b. die Applikationsart Percutan (P), wird das Eingabefeld Radiochemo (1) eingeblendet. Hier kann eine mögliche Kombination von Radio- und Chemotherapie dokumentiert werden. Das Feld Zielgebiet ist wieder für alle Applikationsarten sichtbar und ist mit der Angabe der bestrahlten Region zu füllen. Über den Suche -Button kann die passende Lokalisation ausgewählt werden. Je nach Art und/oder Ausdehnung des Tumors wird neben dem Primärtumor auch die benachbarte Lymphknotenregion mitbestrahlt. Erfassen Sie diese Angabe bitte im Feld inkl. Lymphknotenregion (2). Sofern es sich um einen Tumor eines paarigen Organes (Augen, Brust, Lunge, usw.) handelt, wählen Sie hier nun die Seite des Organs aus, auf die die Bestrahlung erfolgt ist. Unpaarige Organe werden mit Trifft nicht zu (T) dokumentiert. In das Feld Einzeldosis ist die verabreichte Strahlenmenge pro Sitzung einzutragen. Bei der Gesamtdosis geben Sie bitte die Höhe der über den kompletten Therapiezeitraum applizierten Strahlenmenge an. Das Datum des Therapieende ist für eine Meldung zum Therapieabschluss eine Pflichtangabe und muss nach dem liegen! 4.2. Beendigung Nach dem Abschluss der Therapie erfassen Sie hier bitte den Beendigungsgrund der Therapie: Bitte füllen Sie dieses Feld auch aus, wenn die Therapie ganz regulär, d.h. wie geplant abgeschlossen wurde. Eine zugehörige Auswahlliste ist auch hier hinterlegt. Seite 8/15

9 4.3. Residualstatus Unter Residualstatus muss die Beurteilung des Tumorstatus nach Beendigung der Strahlentherapie erfasst werden, zum einen in Bezug auf den Status des Primärtumors ( Lokal R ) und zum anderen in Bezug auf den Gesamttumorstatus incl. möglicher Lymphnoten- und/oder Fernmetastasen ( Gesamt R ) Nebenwirkungen Falls im Zeitraum der Strahlentherapie Nebenwirkungen aufgetreten sind, erfassen Sie diese bitte hier: ggf. Anklicken Es öffnet sich ein neues Fenster: ggf. Anklicken Die voreingestellte Version 4 bezieht sich auf die hinterlegte Kodierungssytematik und braucht vorerst nicht angepasst zu werden. Über den Button Suche kann nach der aufgetretenden Nebenwirkungsart gesucht werden. Nach Anklicken von Übernehmen wird Ihre Auswahl gespeichert und im entsprechenden Feld angezeigt. Zur Angabe der Schwere der Nebenwirkung sind für das Feld Nebenwirkungsgrad entsprechende Vorgaben hinterlegt. Sollte mehr als eine Nebenwirkung aufgetreten sein, können weitere Eingabefelder durch Anklicken von Nebenwirkung hinzufügen geöffnet werden Weitere Angaben Sollten Sie zusätzliche Angaben zu Ihrer Meldung machen können/wollen (z. B. Angaben zum Kostenträger, vgl. Punkt 2.), steht Ihnen noch ein weiteres Freitextfeld zur Verfügung: Seite 9/15

10 4.6. Meldungsabschluss Sobald Sie alle erforderlichen Angaben getätigt haben, können Sie mittels Anklicken von Prüfen (1) diese vom System kontrollieren lassen. Eventuell erscheinende Plausibilitätsfehler (2) sollten von Ihnen geprüft und nach Möglichkeit korrigiert werden Der Status gültig (3) kann nur erreicht werden, wenn keine dunkelroten Fehler mehr vorhanden sind. Falls Ihnen zum Abschluss einer Meldung noch nicht alle benötigten Angaben vorliegen, können Sie diese Meldung jederzeit unabhängig von dem Status der Meldung speichern und die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Nach Anklicken von Speichern (4) wird die Eingabemaske geschlossen und die Tumorhistorie angezeigt: Die erfasste Meldung ist nun gespeichert, aber noch nicht an das Krebsregister übermittelt. Sie ist im Bereich Übermittelbare Meldungen in der Meldungsübersicht aufrufbar. Von hier aus muss sie in einem separaten Vorgang ggf. zusammen mit weiteren Meldungen an die Vertrauensstelle des Krebsregisters übermittelt werden (s. 5.). Seite 10/15

11 4.7. Sperren von Meldungen Falls Sie Meldungen erfassen, bei denen Ihnen noch nicht alle benötigten Angaben vorliegen oder Sie noch Ergänzungen zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchten, können Sie diese Meldungen unabhängig von dem Status der Meldung gegen eine versehentliche Übermittlung an das Krebsregister sperren. Klicken Sie dazu unter dem Reiter Meldungen auf die Überschrift Alle Meldungen. Zum Auffinden einer zu sperrenden Meldung können Sie auch die Suchfunktion, die links neben der Meldungsübersicht eingeblendet ist, verwenden. Zur Suche kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Z.B. können Sie die externe Patienten-ID des Patienten eingeben, für den Sie eine Meldung sperren wollen. Klicken Sie anschließend auf den Butten suchen. Im Fenster werden nun alle in Ihrem Datenbestand vorhandene Meldungen dieses Patienten dargestellt: Seite 11/15

12 Markieren Sie dann in der Meldungsübersicht die zu sperrende Meldung, so dass sie blau hinterlegt wird und klicken Sie anschließend auf Sperren. Bestätigen Sie nun Ihre Auswahl in dem folgenden Eingabefenster: Die Meldung wird nun in der Meldungsübersicht mit einem Sperrvermerk angezeigt. Gesperrte Meldungen werden unter dem Reiter Meldungen unter der Überschrift Gesperrte Meldungen abgelegt. v Seite 12/15

13 Um eine gesperrte Meldung an die Vertrauensstelle übermitteln zu können, muss sie zuvor entsperrt werden. Zum Entsperren klicken Sie auf diese Überschrift und markieren die entsprechende Meldung in der sich öffnenden Meldungsübersicht, so dass sie blau hinterlegt wird. Anschließend entfernen Sie die Sperre mittels Klicken auf Entsperren. 5. Übermittlung von Meldungen Um erfasste Meldungen an das Krebsregister zu übermitteln, müssen diese den Status gültig besitzen. Unter dem Reiter Meldungen finden Sie alle diese Meldungen unter der Überschrift Übermittelbare Meldungen. Der Wert in Klammern gibt die Anzahl der Meldungen wieder. Im folgenden Fenster sehen Sie die einzelnen übermittelbaren Meldungen und können nun auswählen, welche Meldungen Sie in diesem Arbeitsschritt übermitteln wollen. Auch hier können Sie die unter Punkt 4.7. bereits beschriebene Suchfunktion im linken Teil der Meldungsübersicht verwenden und eine Suche anhand verschiedener Kriterien durchführen. Beachten Sie, dass eine Übermittlung von Therapie- und/oder Verlaufsmeldungen nur dann möglich ist, wenn die dazugehörige Diagnosemeldung oder die Meldung der Angaben zum Tumor vorab bereits übermittelt wurden, oder die Übermittlung dieser Meldungen gleichzeit erfolgt! Seite 13/15

14 Markieren Sie die Meldung, die Sie übermitteln wollen mittels Anklicken. Möchten Sie mehr als eine Meldung in einem Arbeitsgang übermitteln, können Sie auch weitere Meldungen markieren, indem Sie die linke Umschalt-Taste (Shift-Taste) gedrückt halten und eine weitere Meldung anklicken. Wenn Sie keine Meldungen markieren, werden alle Meldungen ausgewählt. Klicken Sie anschließend Übermitteln an. Das sich nun öffnende Fenster zeigt Ihnen erneut alle Möglichkeiten der Übermittlung. Selektieren Sie hier die passende Auswahl und klicken Sie auf Übermitteln. Die erfolgreiche Übermittlung wird mit einem eigenen Fenster bestätigt. Der Status der letzten Übermittlung ist nun im oberen Teil des Meldeportals ersichtlich: Seite 14/15

15 Alle übermittelten Meldungen werden im Melderportal als sog. Meldungspakete gespeichert und können zur Kontrolle unter der Überschrift Übermittelte Meldungspakete eingesehen werden. Die Gesamtübersicht zeigt alle bisher übermittelten Meldungspakete: Seite 15/15