Haushaltsberatung 2017 Zusammenstellung der Unterlagen für die Haushaltsberatung im Fachausschuss

Transkript

1 Haushaltsberatung 2017 Zusammenstellung der Unterlagen für die Haushaltsberatung im Fachausschuss 0. Den Unterlagen ist ein Deckblatt nach dem beigefügten Muster voranzustellen 1. Interner Ausdruck der unterjährigen Teilpläne eines Fachdienstes Berichtswesen per Ausdruck der Teilpläne eines Fachdienstes -Summenblatt 3. Produktbeschreibung 4. Ausdruck von Teilplänen 4a. Produktbeschreibung - Summenblatt nach alternativer Produktstruktur 4b. nach statistischer Produktstruktur 4c. für den gesamten Fachdienst 5. Ausdruck der bei den Produktkonten hinterlegten Erläuterungen Hinweise: Die den Gremien zur Beratung vorzulegenden Unterlagen wären in der Reihenfolge 0, 2, 3, 4a (ggf. 4b) zusammenzustellen. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

2 1. Interner Ausdruck der unterjährigen Teilpläne eines Fachdienstes -Berichtswesen per Schaltfläche Rechnungswesen am linken Rand auswählen Unterpunkt Doppik anklicken Anschließend auch in der Menüzeile das Feld Doppik anwählen Wähle in der bebilderten Menüzeile o Rechnungslegung o Dokumentation Rechnung o Produkthaushalt Wählen Sie in der folgenden Maske die Einstellungen für den Fachdienst. Da der Fachdienst Teil des Gesamthaushaltes ist, muss die Teilrechnungslegung angeklickt werden. Um die Summenbildung für das Budget des gesamten Fachdienstes zu erhalten, müssen zunächst alle alternativen Produktziffern (von... bis) des Fachdienstes ausgewählt werden. Für die Periode ist 00 bis 06 (damit der Zeitraum Jahresbeginn bis einschl. Juni) vorzugeben. Ggf. mit Ausweis der Produktkonten Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

3 Nun muss die erforderliche Word-Vorlage ausgewählt werden. Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Optionen. Und dort auf den Button Vorlage Es muss im Verzeichnis Form- Verwaltung die Vorlage f-teilrechnung rtf ausgewählt werden. Mit Öffnen die Maske verlassen. OK Anzeigen (Drucken) Das Programm benötigt nun eine gewisse Zeit um die Daten zusammenzustellen und legt in der Fusszeile ein Worddokument ab. Dieses Dokument speichern Sie bitte auf dem dortigen Fachdienstpfad als doc-dokument ab. Werten Sie die Daten aus und bringen erforderlichenfalls Erläuterungen an. Unter Umständen kann es notwendig sein, größere Abweichungen auf einer Extraseite oder in der Vorlage zu erläutern (z. B. Ausreißer Jahresanordnungen). Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

4 Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

5 Auszug der Druckansicht Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

6 2. Ausdruck der Teilpläne eines Fachdienstes -Summenblatt - Schaltfläche Rechnungswesen am linken Rand auswählen Unterpunkt Doppik anklicken Anschließend auch in der Menüzeile das Feld Doppik anwählen Klicken Sie rechts unter Berichte und Listen den Punkt Berichte Berichte an. Wählen Sie folgende Einstellungen: Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

7 Wählen Sie die Schaltfläche Bereiche In der Bereichsauswahl ist auf der Karteikarte Doppik als zuständiges Amt die im Verfahren hinterlegte Fachdienstziffer (in diesem Beispiel 3015 für 3.15 Kommunalaufsicht) einzutragen. Die Maske durch Anklicken der Schaltfläche Verwenden verlassen. Drucken, das Ergebnis wird Ihnen zunächst auf dem Bildschirm angezeigt. Vor dem Papierausdruck das Dokument bitte um einen Hinweis zum Fachdienst ergänzen. Vor dem Ausdruck bitte folgende Information nachtragen Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

8 3a. Produktbeschreibung Für die Produktbeschreibung wurde ein Excel-Vordruck zur Verfügung gestellt. Die mit Hilfe dieses Vordrucks für Ihren Fachdienst erstellten Produktbeschreibungen sind den Unterlagen beizufügen. 4a. Ausdruck der Teilpläne einer Produktbeschreibung -Summenblatt - Schaltfläche Rechnungswesen am linken Rand auswählen Unterpunkt Doppik anklicken Anschließend auch in der Menüzeile das Feld Doppik anwählen Nur so erhalten Sie den am linken Rand in der zweiten bebilderten Menüzeile stehenden Punkt Haushaltsplanung angezeigt. Klicken Sie den Punkt Haushaltsplanung an Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

9 Dort verzweigen Sie über Dokumentation Planung zum Punkt Produktplan Achtung, da hierüber nun die Teilpläne der Produktbeschreibung angefordert werden sollen, ist zunächst das Feld alternativen Produktrahmen verwenden anzukreuzen. In den Feldern alt. Produkt von... bis... ist die alternative Produktziffer vorzugeben. Dies ist immer eine fünfstellige Ziffer, die als ein Merkmal bei den Produktkonten hinterlegt ist In der nachfolgenden Maske ein Beispiel des Fachdienstes 0.20 für die Produktbeschreibung Finanzwirtschaft. Achtung, evtl. über Bereiche vorgenommene Eingrenzungen bitte zunächst löschen! Die weiteren Einstellungen entnehmen Sie bitte dem nachfolgenden Maskenabdruck. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

10 Wenn für Ihren Fachdienst Investitionen angemeldet wurden, dann bitte auch hier die Haken setzen. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

11 Anzeigen (Drucken), das Ergebnis wird Ihnen zunächst auf dem Bildschirm angezeigt. Sie können dann entscheiden, ob Sie dieses Word-Dokument ausdrucken und / oder speichern möchten. Auch haben Sie die Möglichkeit, das Word-Dokument um weitere individuelle Hinweise zu ergänzen. 4b/c. Ausdruck von statistischen Teilplänen Schaltfläche Rechnungswesen am linken Rand auswählen Unterpunkt Doppik anklicken Anschließend auch in der Menüzeile das Feld Doppik anwählen Nur so erhalten Sie den am linken Rand in der zweiten bebilderten Menüzeile stehenden Punkt Haushaltsplanung angezeigt. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

12 Klicken Sie den Punkt Haushaltsplanung an Dort verzweigen Sie über Dokumentation Planung zum Punkt Produktplan Achtung, gemeint ist hier das statistische Produkt und damit die statistische Produktziffer! 1. Möglichkeit: Ausdruck einzelner statistischer Teilpläne Es sind folgende Voreinstellungen zu wählen: Teilproduktplan anwählen Produkt von grundsätzlich empfehlen wir jedes statistische Buchungsprodukt (8-Steller) einzeln vorzugeben und auszudrucken Eine weitergehende Bereichsauswahl (von bis) ist nur sinnvoll, wenn die damit eingeschlossenen Buchungsprodukte alle zu Ihrem Fachdienst oder einer Produktbeschreibung gehören. Der Punkt Konten zur Berichtsposition ist bei Bedarf nur für interne Zwecke anzuhaken. Dies bewirkt, dass in den Teilplänen dann die zugehörigen Produktkonten mit aufgeführt werden. Um den Umfang der Teilpläne zu begrenzen, ist vorzugeben, bei welcher Stelligkeit / auf welcher Ebene die Finanzdaten zudem summiert werden sollen. Hier empfehlen wir, die Produktgruppenebene und das Buchungsprodukt auszuwählen. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

13 Anzeigen (Drucken) Sie bekommen zunächst einen Bildschirmausdruck und entscheiden dann, ob Sie dieses Word-Dokument auch ausdrucken oder anpassen wollen. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

14 2. Möglichkeit: Ausdruck aller statistischer Teilpläne des Fachdienstes Es sind folgende Voreinstellungen zu wählen: Teilproduktplan anwählen Produkt von:, hier darf nur und muss im Feld bis: der Wert eingetragen sein. Der Punkt Konten zur Berichtsposition ist bei Bedarf nur für interne Zwecke anzuhaken. Dies bewirkt, dass in den Teilplänen dann die zugehörigen Produktkonten mit aufgeführt werden. Um den Umfang der Teilpläne zu begrenzen, ist vorzugeben, bei welcher Stelligkeit / auf welcher Ebene die Finanzdaten zudem summiert werden sollen. Hier empfehlen wir, die Produktgruppenebene und das Buchungsprodukt auszuwählen. Über die Schaltfläche Bereiche ist der Fachdienst zu hinterlegen, für den die Teilpläne angefordert werden sollen. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

15 Die Eingabemaske über Verwenden verlassen Anzeigen (Drucken) Sie bekommen zunächst einen Bildschirmausdruck und entscheiden dann, ob Sie dieses Word-Dokument auch ausdrucken oder anpassen wollen. 5. Ausdruck der bei den Produktkonten hinterlegten Erläuterungen Schaltfläche Rechnungswesen am linken Rand auswählen Unterpunkt Doppik anklicken Anschließend auch in der Menüzeile das Feld Doppik anwählen Nur so erhalten Sie den am linken Rand in der zweiten bebilderten Menüzeile stehenden Punkt Haushaltsplanung angezeigt. Klicken Sie den Punkt Haushaltsplanung an Hier wählen Sie über Dokumentation Planung den Punkt Druck Erläuterungen aus. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

16 Bitte folgende Einstellungen unter Nutzung der Bereichsauswahl wählen: Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung

17 In der Bereichsauswahl ist auf der Karteikarte Doppik als zuständiges Amt die im Verfahren hinterlegte Fachdienstziffer (in diesem Beispiel 3015 für 3.15 Kommunalaufsicht) einzutragen. Die Maske durch Anklicken der Schaltfläche Verwenden verlassen. Anzeigen (Drucken) Hinweis: Die Erläuterungen können auch bei interner Verwendung über den Ausdruck der Teilpläne mit Produktkonten angefordert werden. Handlungsanleitungen Unterlagen HHBeratung