EQUITANA 2015 Wichtige Informationen Donnerstag, 5. Februar 2015

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1 EQUITANA 2015 Wichtige Informationen Donnerstag, 5. Februar 2015 Sehr geehrte Aussteller, es bleiben nur noch wenige Tage bis der Startschuss zur 23. EQUITANA in Essen fällt. Um den Auf- und Abbau sowie die Messelaufzeit für Sie so angenehm und erfolgreich wie möglich zu gestalten, erhalten Sie anbei noch einige nützliche und wichtige Informationen. Bitte nehmen Sie sich die Zeit und lesen die Informationen aufmerksam durch! Bitte wenden Sie sich für entsprechende Fragen direkt an den jeweiligen Mitarbeiter des EQUITANA-Teams: Ausstellerbetreuung Frau Grytz Tel.: +49-(0) Frau Kroll Tel.: +49-(0) Frau König Tel.: +49-(0) Der vor Ort zuständige Ansprechpartner für Ihre Halle wird Ihnen während des Aufbaus mitgeteilt. Bestellung Zusatzleistungen Customer Service Center Tel.: +49-(0) Buchhaltung Frau Hoeffken Tel.: +49-(0) Sponsorenbetreuung, Marketing, Werbeleistungen Frau Ullmann Tel.: +49-(0) Ticketing, Eintrittskartengutscheine, Kongresse Frau Dach Tel.: +49-(0) Tagesprogramm, Abendshows, Pferdeaussteller Frau Schulz Tel.: +49-(0) Technische Detailzeichnungen Ihres Standes inkl. Lage der Versorgungsschächte oder Möglichkeiten für Hängepunkte erhalten Sie direkt bei der Technikabteilung der Messe Essen: Per Fax: +49-(0) oder Das Servicebüro der Messe Essen erreichen Sie unter +49-(0) /850. Das gesamte EQUITANA-Team freut sich sehr, Sie in Kürze zur EQUITANA 2015 in Essen begrüßen zu dürfen und wünscht Ihnen eine sichere Anreise nach Essen sowie einen reibungslosen Aufbau! Mit freundlichen Grüßen EQUITANA Team Niederlassung der Reed Exhibitions Deutschland GmbH 1

2 WICHTIGE HINWEISE Ausstellerausweise Die Ausstellerausweise sind wie gewohnt im Welcome Package, welches in der Messeleitung zur Abholung bereit liegt, enthalten. Sie können ab Montag, Uhr in der Messeleitung (Saal Westfalen, Aufgang Halle 4A) abgeholt werden. Die Ausweise berechtigen während der Laufzeit der Messe zur kostenlosen Nutzung des ÖPNV! Die Ausstellerausweise werden nur dann ausgehändigt, wenn die Miete für den Messestand vorab vollständig bezahlt wurde. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie oder ein befugter Mitarbeiter Ihre Ausweise bis spätestens Freitag, den , abgeholt haben. Ab Beginn der Messelaufzeit am Samstag, den ist ein Zutritt zum Messegelände ohne gültigen Ausstellerausweis nicht mehr möglich. Ausstellerausweise für später anreisende Kollegen sowie Eintrittskarten für Ihre Kunden können nur im Business Center am Eingang West hinterlegt werden. Die Hinterlegung von Zutrittsberechtigungen an den Infoschaltern ist leider nicht möglich! Bitte beachten Sie, dass die Ausstellerausweise täglich zum einmaligen Betreten des Messegeländes berechtigen. Sollten Sie zwischendurch das Messegelände verlassen müssen wenden Sie sich vor dem Verlassen an das Security-Personal an den Ausgängen. Dort erhalten Sie ein Wiedereintritts-Armband für den jeweiligen Tag. Ausstellerabend Bereits heute möchten wir Sie herzlich zum EQUITANA Ausstellerabend am Dienstag den 17. März 2015, ab 20:00 Uhr in Halle 8 einladen. Treffen Sie die gesamte Ausstellerschaft der EQUITANA in gemütlicher Atmosphäre mit anschließender Party! Der Abend verspricht erneut ein ganz besonderes Ereignis zu werden. Karten können Sie ab sofort über das Formular O_04 im Online Service Center bestellen ( und beinhalten ein kalt/warmes Buffet und zwei Freigetränke. Ab Uhr ist der Eintritt frei. Checkliste Messevorbereitung Wir möchten Sie noch einmal darauf hinweisen, dass Sie im Online Service Center neben allen benötigten Formularen auch eine Checkliste für Ihre Messeorganisation finden. Bitte machen Sie für eine reibungslose Messevorbereitung von dieser Liste Gebrauch! Gastroangebot Aufbauzeit Nutzen Sie während der Aufbauzeit das Verpflegungsangebot in Halle 8! Die Öffnungszeiten sind wie folgt: Uhr Uhr Uhr Uhr und Uhr Uhr Hotelservice Um Ihren Aufenthalt auf der EQUITANA so angenehm wie möglich zu gestalten arbeiten wir wie in den Vorjahren mit verschiedenen Partnerhotels zusammen. Eine Auflistung der Partnerhotels sowie das Buchungsformular stehen unter zum Download bereit. Ebenfalls können Sie sich per an hotel@equitana.com wenden. 2

3 Hunde Besucher dürfen aus Sicherheitsgründen grundsätzlich keine Hunde mit in das Messegelände nehmen. Da es keine geeigneten Auslaufflächen gibt und die Hunde auch außerhalb der Öffnungszeiten nicht frei im Messegelände umherlaufen dürfen, raten wir auch Ausstellern und Teilnehmern dringend davon ab, Hunde mit auf das Messegelände zu bringen. Sollte es keine andere Möglichkeit geben, muss sichergestellt sein, dass der Hund sich direkt am Stand bzw. in Ihrer Nähe befindet und sich unauffällig und ruhig verhält. Es gilt Leinenpflicht! Aussteller- und Teilnehmerhunde müssen vorab per bei angemeldet werden. Eine entsprechende Kennzeichnung für den Hund (am Halsband zu tragen) können Sie nach Voranmeldung in der Messeleitung abholen. Das Mitführen von Hunden ist in den Messehallen ausschließlich mit gültigem Impfschutz (Impfpass muss mitgeführt werden) gestattet. Insbesondere bei Rassen, die der Kampfhundeordnung unterliegen, ist auf Verlangen eine entsprechende Genehmigung vorzuweisen. Kunden einladen Sie haben erneut die Möglichkeit, wichtige internationale Geschäftspartner kostenfrei zur EQUITANA einzuladen. In unserem Online Service Center unter Formular M_03 finden Sie eine Vorlage für Ihre Gästeliste sowie ein Informationsblatt zum Ablauf für Ihre Kunden. NEU: auch Ihre Kunden aus Belgien, den Niederlanden, Luxemburg, Österreich und der Schweiz können nun kostenfrei eingeladen werden. Allerdings ist hierbei der kostenfreie Zutritt auf 30 Personen je Land je Aussteller begrenzt. Für Ihre Kunden aus Deutschland bieten wir Print-Eintrittskartengutscheine oder E-Codes für Ihre Mailings an. Im Anschluss an die Veranstaltung werden Ihnen nur die tatsächlichen Messezutritte in Rechnung gestellt, nicht benutzte Gutscheine verfallen kostenfrei. Laden Sie Ihre Kunden ein und stellen Sie sicher, dass sie über Ihren Messeauftritt informiert sind. Profitieren Sie dabei von unserem neuen Mengenrabatt! Weiter Informationen hierzu finden Sie im Online Service Center unter Formular M_02. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Tel Rauchverbot in den Hallen & Stallungen Es gilt in allen Hallen (inkl. Galeria) sowie den Stallungen ein absolutes Rauchverbot. Raucherzonen werden im Freigelände eingerichtet. Standbaurichtlinien Wir möchten Sie dringend bitten, die Standbaurichtlinien sowie die technischen Richtlinien der Messe Essen, die Sie im Online Service Center unter Messeinfos finden, zu beachten! Ein von der Messe Essen beauftragter Statiker wird während des Aufbaus alle Standbauten kontrollieren und unter Umständen Nachweise über die Standsicherheit anfordern. Im Interesse der allgemeinen Sicherheit kann es im Zuge dieser Nachprüfung dazu kommen, dass Sie zu Nachbesserungen aufgefordert werden. Bitte beachten Sie hierzu auch die Gebührenverordnung der Messe Essen im OSC. Sollten Sie dazu Fragen haben setzen Sie sich bitte mit der Technikabteilung der Messe Essen in Verbindung: 3

4 Bitte beachten Sie unsere Mindestanforderungen an den Standbau: Standwände (Formular T_01 oder Mietstandsystem T_03) Verlegung von Teppichboden (Formular T_07) oder anderem Bodenbelag Deutlich sichtbare Beschriftung des Standes mit dem Firmennamen Sollten Sie noch Standbauleistungen benötigen wird Sie unser Partner System Standbau gerne unter +49-(0) beraten. Im Online Service Center finden Sie auch eine Auswahl an Standbaumöglichkeiten (Formular T_04 und T_05). Zelte sind auf Grund der Sicherheits- und Feuerschutzbestimmungen nicht als Standbau zugelassen! Standbegrenzungswände Standbegrenzungswände sind für Kopf-, Eck- und Reihenstände von Ihnen bei Bedarf zu bestellen und werden Ihnen auf Bestellung (vgl. Formular Online Service Center T_01) von der Messe Essen kostenlos zur Verfügung gestellt. Alle Stände erhalten hellgraue Systemwände. Bitte beachten Sie, dass alle Stellwände nach Messeschluss in unversehrtem Zustand zurück gelassen werden. Eventuelle Schäden werden dem Verursacher in Rechnung gestellt. Sie sind verpflichtet, sich frühzeitig über die baulichen Gegebenheiten Ihrer Standfläche (Säulen, Feuermelder etc.) zu informieren. Detailpläne Ihrer Standfläche können bei der Messe Essen, Abt. Technik, per Fax +49(0) oder angefordert werden. Sonntagsfahrverbot Bitte beachten Sie das in Deutschland gültige Fahrverbot für LKW an Sonntagen. Das betrifft insbesondere den Abbau. Sie können in Einzelfällen eine Sonderfahrerlaubnis erwirken. Halten Sie hierzu am besten mit Ihrem Spediteur Rücksprache. 4

5 ANFAHRT Umweltzone Mit Wirkung vom 01. Januar 2012 ist im Ruhrgbiet eine zusammenhängende Umweltzone eingerichtet worden. Innerhalb der gekennzeichneten Zone gilt ein Fahrverbot für alle Kraftfahrzeuge, die keine Umweltplakette haben. Ab dem 01. Januar 2013 sind dann auch Fahrzeuge mit roter Plakette von dem Fahrverbot betroffen, ab dem 01. Juli 2014 zusätzlich auch Kraftfahrzeuge mit gelber Plakette. Wir empfehlen den Führern von Kraftfahrzeugen ohne eine gültige Plakette die Umfahrung der Essener Innenstadt über das Autobahnnetz. Über die A52, Anschlussstelle Essen-Rüttenscheid bzw. Essen-Haarzopf, erreichen Sie uns ohne Umweltplakette. Die Ein- und Ausfahrten zum/vom Messegelände sowie zu/von allen Messeparkplätzen ist ohne Einfahrt in die Umweltzone möglich. Im Bedarfsfall erhalten Sie kurzfristig eine Plakette bei der IFM (Ingenieurgemeinschaft Fahrzeugtechnik und Maschinen GmbH & Co.KG). Deren Niederlassung in Essen befindet sich direkt gegenüber des Messegeländes (Tor 6). Bitte beachten Sie die Öffnungs- bzw. Ausgabezeiten. 5

6 AUFBAU Aufbauzeiten Der offizielle Aufbau beginnt am Freitag, den um 07:00 Uhr. Im Interesse eines reibungslosen Aufbaus empfehlen wir Ihnen, Ihren Standbau bis Mittwoch vorzunehmen. In diesem Zeitraum profitieren Sie von längeren Einfahrtszeiträumen (siehe Verkehrsleitfaden anbei). Am Donnerstag, , 20 Uhr müssen sich alle Materialien, die Sie für Ihren Standbau benötigen, in den Hallen befinden. Bitte beachten Sie auch, dass das Servicebüro der Messe Essen nur bis 18:30 Uhr geöffnet ist. Achtung: das Freigelände I ist an diesem Tag wegen des Aufbaus des Abreitezeltes ab 18:00 Uhr für Fahrzeuge gesperrt (dies betrifft vor allem Aussteller in den Hallen 5, 9 und 9.1). In der Nacht von Do., auf Fr., ist ein durchgehender Aufbau innerhalb Ihrer Standgrenzen möglich. Am Freitag, muss Ihr Stand bis spätestens 13:00 Uhr bezogen sein. Die Zeit von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr steht Ihnen zur Bestückung Ihres Standes und zur Dekoration zur Verfügung. Ab 16:00 Uhr müssen sämtliche Fahrzeuge die Hallen verlassen haben, da mit der Endreinigung der Hallen und anschließend der Einstallung der Pferde begonnen wird. Bodenmarkierung Die Aufplanungsfarbe für die diesjährige Messe ist ROT. Bitte orientieren Sie sich bei dem Aufbau Ihrer Stände an den roten Markierungen auf dem Hallenboden. Sie benötigen keine speziellen Auf- und/oder Abbauausweise! Vorgezogener Aufbau In Einzelfällen kann der Aufbau mit Genehmigung der Messeleitung früher begonnen werden. Hierzu wenden Sie sich bitte unter Tel.: +49-(0) an Frau Ricarda Neissner. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Messe Essen hierfür eine Tagespauschale erhebt. Einfahrts- und Kautionsregelung Bis einschließlich Montag den wird keine Kaution erhoben. Am Dienstag, , ist die Zufahrt, gegen eine Kaution von 100 ganztägig möglich. Bitte entnehmen Sie die weiteren Kautionszeiten dem beigefügten Verkehrsleitfaden. Die Kaution wird bei Einhaltung der auf dem Kautionsschein vermerkten Ausfahrtzeit zurück erstattet. Ab Donnerstag, müssen Sie bei Ankunft am Messegelände zunächst die Fahrzeuganmeldung auf Parkplatz P9 aufzusuchen, von dort aus wird die Einfahrt ins Messegelände koordiniert. Zusätzlich steht Ihnen am Freitag, den das kostenlose Hallentaxi (Material oder Personenshuttle) der Messe Essen zur Verfügung. Das Hallentaxi erreichen Sie über die Tor- Besetzung, die Logistikabteilung der Messe Essen, oder direkt über die Hallenwachen. Um einen reibungslosen Verkehrsfluss im Messegelände zu gewährleisten müssen alle Fahrzeuge unmittelbar nach dem Ladevorgang vom Messegelände entfernt werden. Zum Zwischenparken der Fahrzeuge stehen Ihnen folgende Parkplätze zur Verfügung: 6

7 Parkplatz P2 Parkplätze P5, P6, P3 für Transporter und Lkw für Pkw ohne Anhänger Zugang zu den Hallen Je nach Wetterlage ist es möglich, dass nicht alle Hallentore durchgehend geöffnet sind. Wenden Sie sich zum Öffnen der Rolltore bitte an den jeweiligen Hallenmeister (Personal der Messe Essen mit neongelben Jacken). Sollte gerade kein Ansprechpartner in Ihrer Nähe sein (da evtl. gerade in anderem Hallenbereich im Einsatz) erreichen Sie unter die Einsatzleitstelle. Bitte geben Sie dort Ihre exakte Position (Nummer des zu öffnenden Tores, siehe Kennzeichnung vor Ort) durch und Ihnen wird schnellstmöglich geholfen. Bitte beachten Sie, dass die Türen direkt neben den Toren stets geöffnet sind: Wenn Sie nur leichtes Gepäck dabei haben empfiehlt sich der Fußweg in die Halle. PARKFLÄCHEN / LOGISTIK Parkflächen Dauerparkausweise für Transporter, LKW und Wohnmobile können Sie über das Formular O_02 im Online Service Center bestellen. Da die Parkflächen begrenzt sind, empfehlen wir Ihnen eine rechtzeitige Reservierung/Buchung. Das Abstellen von Fahrzeugen im Messegelände unterliegt besonderen Bestimmungen. Fahrzeuge, die widerrechtlich im Messegelände abgestellt werden bzw. Rettungswege versperren, werden auf Kosten des Verursachers oder Halters abgeschleppt. Wir möchten Sie eindringlich darauf hinweisen, Parkverbote auch außerhalb des Messegeländes zu beachten, da die Fahrzeuge andernfalls umgehend abgeschleppt werden. Insbesondere das Parken von Transportern, Wohnmobilen etc. auf Gehwegen außerhalb des Messegeländes ist nicht zulässig. Auch eine Doppelbelegung von PKW - Parkplätzen bzw. die Schrägstellung von Transportern auf diesen ist untersagt und wird umgehend dem Abschleppdienst gemeldet. 7

8 BESTÜCKUNG Bestückung des Messestandes während der Laufzeit März 2015 Gegen Hinterlegung einer Kaution von 100,- können Sie täglich wie folgt in das Messegelände fahren, um die Waren für Ihren Stand abzuladen: Hallen 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10/ ! zwischen 09:00 Uhr und 10:00 Uhr sowie 19:00 Uhr bis 20:00 Uhr für jeweils eine Stunde Hallen 5, 9 und Obergeschoss (6.1, 7.1, 8.1, 9.1)! zwischen 08:00 Uhr und 10:00 Uhr sowie 19:00 Uhr bis 20:00 Uhr für jeweils eine Stunde! Eine Bestückung über den Innenhof ist hier wegen den Abendveranstaltungen während der Laufzeit nur am möglich. Bitte beliefern Sie Ihren Stand über die Nachbarhallen oder verschieben Sie die Bestückung auf die Morgenstunden. STANDBEWACHUNG Vom Messeveranstalter wird während der Messelaufzeit eine Hallenbewachung gestellt, die jedoch nicht für die Bewachung der Messestände im Einzelnen zuständig ist. Falls hierfür Ihrerseits Bedarf besteht, beachten Sie bitte das Formular O_09 im Online Service Center. Servicepartner ist die Firma RGE Servicegesellschaft Essen GmbH. Grundsätzlich ist die private Standbewachung untersagt. ABFALLENTSORGUNG Bitte deponieren Sie täglich nach Messe-Ende Ihren zu entsorgenden Abfall vor Ihrer Standfläche. Mülltüten sind selbst mitzubringen oder kostenpflichtig im Service-Center der Messe Essen erhältlich. Im Obergeschoss stehen zusätzlich große Müllcontainer bereit. Bitte entsorgen Sie Ihren Müll während der Laufzeit direkt dort und sorgen Sie so im Interesse der Sicherheit Ihrer Kunden und Ausstellerkollegen für freie Gänge. Für die Entsorgung größerer Abfallmengen vor Ihrem Stand benachrichtigen Sie bitte den Fachbereich UMWELTSCHUTZ der Messe Essen (Herrn Bujok Tel.: +49-(0) oder Herrn Bylsma Tel.: +49-(0) ). Nicht fachgerecht entsorgter Müll insbesondere Verpackungsmaterial versperrt Flucht- und Rettungswege und behindert die Einsatzbereitschaft von Feuerwehr und Krankenwagen im Notfall immens! Darüber hinaus erhöhen Mülldeponien in Gängen oder hinter Ihren Ständen das allgemeine Brandrisiko! Bitte halten Sie unter allen Umständen die Rettungswege frei! 8

9 WARENLIEFERUNGEN Die Fa. Schenker Deutschland AG ist der offizielle Spediteur der Messe Essen. Bitte wenden Sie sich direkt an die Fa. Schenker, falls Sie Warenlieferungen veranlassen möchten (Tel.: +49-(0) , Fax: +49-(0) ). Versehen Sie auch Pakete und Briefsendungen mit Ihrem Ausstellernamen, Ansprechpartner, Halle und Standnummer sowie Mobilfunknummer und stellen Sie sicher, dass die Lieferung am Liefertag an Ihrem Stand in Empfang genommen werden kann. Sorgen Sie bitte dafür, dass die jeweiligen Dienstleister entsprechend informiert werden. Wenn Sie Lieferung ohne Empfangsbestätigung an Ihren Stand veranlassen möchten, weisen Sie bitte Ihren Lieferanten explizit an, dass Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind. Wir möchten darauf hinweisen, dass von der EQUITANA Messeleitung im Saal Westfalen und der Messe Essen GmbH aus rechtlichen Gründen keinerlei Warensendungen/Lieferungen/Pakete/Briefe angenommen werden. Es wird keinerlei Haftung übernommen für Lieferungen, die ohne Empfangsbestätigung vom Lieferanten auf Ihrer Standfläche oder an anderen Stellen zurück gelassen werden. Vielen Dank für Ihr Verständnis! Wir freuen uns auf eine reibungslose und erfolgreiche EQUITANA 2015 mit Ihnen. Bitte zögern Sie nicht, bei auftretenden Problemen und Fragen die Ausstellerbetreuung von Reed Exhibitions Deutschland GmbH zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter! 9

10 P Hallen- Taxi kostenpflichtig Abbau: Kfz-Anmeldung am ab Uhr Aufbau: Personen- und Material-Shuttle am , Uhr Verkehrsleitfaden: Logistikplan Auf- und Abbau Stand: Oktober 2014 / Änderungen vorbehalten Neuer Kautionsbetrag ab dem 01. Januar 2015 : 100,00 EUR Tor 2 Einfahrt: FG IV Ausfahrt: FG III + IV Kaution Kaution Kaution Die Kaution von 100,- wird am Einfahrt-Tor hinterlegt. Zu den vorgesehenen Kautionszeiten beachten Sie bitte die beigefügte Übersicht Einfahrt ins Messegelände / Kautionszeiten. Bei Ausfahrt innerhalb der auf dem grünen Kautionsschein vermerkten Ausfahrtzeit wird die Kaution an den angegebenen Ausfahrt-Toren zurück erstattet. Kaution Tor 1 Einfahrt: FG III Kaution FG III FG IV Ausgabe der Einfahrtscheine für den Abendabbau am : Freitag, Uhr FG I FG II Messe West Messe Süd Messe Mitte Messe Ost Hallen- Taxi Aufbau: am 12. und Abbau: am ab Uhr und am Aufbau: Personen- und Material-Shuttle am , Uhr Tor 4 Tor 6 Einfahrt: FG I + II Ausfahrt: FG I + II Kaution Kaution Auf dem Messegelände gilt die Straßenverkehrsordnung (StVO) Die Geschwindigkeitsbegrenzung von 10 km/h ist unbedingt einzuhalten Parkverbotszonen müssen freigehalten werden

11 Verkehrsleitfaden: Einfahrt ins Messegelände / Kautionszeiten Stand: Oktober 2014 / Änderungen vorbehalten Neuer Kautionsbetrag ab dem 01. Januar 2015 : 100,00 EUR Kautionszeiten Kautionsfreie Einfahrt Tageskaution 3 Std. Kautionseinfahrt 1 Std. Kautionseinfahrt 30 Min. Kautionseinfahrt Geländesperrung Kfz vor Geländezufahrt ist erforderlich Vorzeitiger für die Einfahrt zum Abbau: Ausgabe der Einfahrtscheine am von bis Uhr im Service Center Pkw Fahrzeug-Typen Pkw mit Anh. Transporter etc. Lkw Auflieger etc. Freitag Montag kautionsfrei kautionsfrei kautionsfrei Aufbau Dienstag Mittwoch Tageskaution Tageskaution Tageskaution 3 Std. 3 Std. 3 Std. Donnerstag Min. 1 Std. 3 Std. Freitag Min. Hallen- Taxi Hallen- Taxi 1 Std. 3 Std. Veranstaltung Samstag. Samstag Sonntag Geländesperrung ab Uhr keine Geländezufahrt zwischen Uhr und Uhr 1 Std. 1 Std. 1 Std. 1 Std. 1 Std. 1 Std. Messeende um Uhr Einfahrt der Kfz bis 7,5 t ab Uhr Gelände gesperrt Gelände gesperrt Gelände gesperrt Einfahrt der Kfz über 7,5 t ab Uhr < 7,5 t > 7,5 t Abbau Montag Std. 3 Std. 3 Std. Dienstag Std. Frei Frei Mittwoch Frei Frei Frei