BEKANNTMACHUNG über die Vergabe eines. Rahmenvertrages für Cateringleistungen im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung nach VOL/A Abschnitt 1

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1 BEKANNTMACHUNG über die Vergabe eines Rahmenvertrages für Cateringleistungen im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung nach VOL/A Abschnitt 1 I. AUFTRAGGEBER UND AUFTRAGSGEGENSTAND Der nachfolgend bezeichnete Auftraggeber vergibt den nachstehend näher bezeichneten Auftrag im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen. 1. Auftraggeber Tempelhof Projekt GmbH Columbiadamm 10, D Berlin 2. Vergabestelle (Kontakt) Tempelhof Projekt GmbH Frau Anna Lena Joisten Columbiadamm 10, D Berlin info@tempelhof-projekt.de 3. Art und Umfang der Leistung Es soll ein Rahmenvertrag für Cateringleistungen geschlossen werden, der es dem Auftraggeber erlaubt, Leistungen bei Bedarf abzurufen. Cateringleistungen sind für Eigenveranstaltungen des Auftraggebers (bspw. Treffen mit Stakeholdern und Multipilkatoren, nicht-öffentliche und öffentliche Veranstaltungen), insbesondere der Geschäftsbereiche Planung & Entwicklung, Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit und Eventlocation THF, notwendig. Veranstaltungen, die von externen Veranstaltern in der Eventlocation THF Flughafen Tempelhof ausgerichtet werden, sind davon ausdrücklich ausgenommen. Leistungsort ist primär der ehemalige Flughafen Tempelhof. Leistungsbeschreibung Catering auf Basis von konkreten Leistungsanforderungen, die dem Auftragnehmer mindestens 7 Kalendertage vor der jeweiligen Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden Details: siehe anliegendes Leistungsverzeichnis Kalkulation Preise in EUR (netto) Gültigkeit der Preise ab Auftragsvergabe 4 Jahre Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 1/7

2 Bedingungen Der Auftraggeber gewährt keine Exklusivität in der Beauftragung der Leistung. Es wird kein verbindliches Auftragsvolumen garantiert. Die Verwendung von Gas ist am Standort Flughafen Tempelhof nicht erlaubt. 3.1 Leistungen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber Cateringleistungen für Veranstaltungen zur Verfügung. Einzelheiten werden in künftig abzuschließenden Einzelbeauftragungen festgelegt. Alle Arbeitsmaterialien (wie Kaffeemaschinen, Tabletts, Wärmebehälter, etc.) und Reinigungsmittel sind vom Auftragnehmer zu stellen. 3.2 Ausführungszeiten und Laufzeit Die Ausführung des Auftrages erfolgt ab Auftragsvergabe, vorgesehen ist zum Die Dauer der Vereinbarung beträgt zunächst 2 Jahre (24 Monate). In dieser Zeit ist der Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zum Quartalsende kündbar. Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit von 24 Monaten gekündigt, verlängert er sich um jeweils 1 Jahr (12 Monate). Die Kündigungsfrist beträgt dann gleichfalls 3 Monate zum Quartalsende. Die Gesamtlaufzeit des Vertrages einschließlich der jeweiligen Verlängerungen beträgt max. 4 Jahre. 3.3 Auftragsbedingungen Ein/e Teamleiter/in wird vom Bieter bzw. Auftragnehmer als Ansprechpartner für den Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Der/Die Teamleiter/in ist während der Veranstaltung vor Ort, telefonisch erreichbar und trägt angemessene Kleidung Die Aufteilung des Auftrages in Lose ist nicht vorgesehen. Nebenangebote sind nicht zugelassen Der Bieter hat die Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen zu unterzeichnen und zusammen mit dem Angebot beim Auftraggeber einzureichen. Die Besonderen Vertragsbedingungen zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen werden Vertragsbestandteil des zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu schließenden Vertrages Der Bieter hat die Erklärung gemäß 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung vollständig und korrekt auszufüllen und zu unterzeichnen und zusammen mit dem Angebot beim Auftraggeber einzureichen. Die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung werden Vertragsbestandteil des zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu schließenden Vertrages Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B 2009) werden Vertragsbestandteil des zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu schließenden Vertrages. Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 2/7

3 3.3.6 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Haftpflichtversicherung abzuschließen und dem Auftraggeber den Abschluss der Versicherung innerhalb von 4 Wochen nach Vertragsunterzeichnung nachzuweisen. II. ANGEBOT Unternehmen, die an einer Angebotsabgabe interessiert sind, obliegt es, ihr Interesse unverzüglich bei der oben genannten Vergabestelle (Tempelhof Projekt GmbH) per E- Mail anzuzeigen und sich als Interessent registrieren zu lassen. Die Registrierung ist nicht kostenpflichtig. Mitteilungen des Auftraggebers zu Änderungen und Ergänzungen des Verfahrens oder seiner Bestimmungen sowie Antworten auf Bieterfragen wird die Vergabestelle nur per und nur den registrierten Interessenten übermitteln. Die Interessenten haben bei der Registrierung eine -Adresse anzugeben, über die die gesamte Korrespondenz im Vergabeverfahren abgewickelt wird; andernfalls wird die Vergabestelle die E- Mail-Adresse verwenden, mit der die Registrierung erfolgt ist. Den registrierten Interessenten werden per folgende Unterlagen übermittelt: Leistungsverzeichnis (Einzelpreise Teil 1 und Paketpreise Teil 2) Formblatt 1 Bietererklärungen Vordruck für Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen Vordruck für Erklärung gemäß 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung Rahmenvertrag 1. Zulässige Bieter Zugelassen sind alle interessierten Unternehmen einschließlich Einzelunternehmer. 1.1 Bietergemeinschaften Die Bildung einer Bietergemeinschaft für den gegenständlichen Auftrag ist zulässig. Die Bietergemeinschaft muss eine gesellschaftsrechtliche Struktur aufweisen, die eine gesamtschuldnerische Haftung gewährleistet. Die Bietergemeinschaft benennt ein federführendes Mitglied, welches die Bietergemeinschaft als bevollmächtigter Vertreter rechtsverbindlich vertritt. Bietergemeinschaften haben mit dem Angebot einzureichen: - eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung sowie - die für die Bieter geforderten Erklärungen, Angaben und Nachweise jeweils von jedem einzelnen Mitglied. 1.2 Drittunternehmen Sofern ein Bieter, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, beabsichtigt, sich zum Nachweis oder zur Ergänzung seiner Eignung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde anderer Unternehmen (Drittunternehmen) zu bedienen, ist das Formblatt 1 Bietererklärungen (s.u. Ziffer II.2.1) auch von diesen Drittunternehmen auszufüllen, zu unterzeichnen und bei der Vergabestelle einzureichen. Auch die Erklärungen und Nachwei- Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 3/7

4 se zur Eignung des Drittunternehmens, auf die sich der Bieter berufen will, sind der Vergabestelle mit dem Angebot vorzulegen. Weiterhin ist eine unterzeichnete Erklärung des Drittunternehmens vorzulegen, in der die Eignungskriterien, die das Drittunternehmen für den Bieter bereitstellen soll, beschrieben sind und sich das Drittunternehmen verpflichtet, im Auftragsfall diese Mittel / Fähigkeiten dem Bieter zur Verfügung zu stellen. Zugleich ist darzulegen, auf welche Art und Weise das Drittunternehmen mit dem Bieter im Falle der Auftragserteilung zusammenarbeiten wird. Darüber hinaus ist zwingend ein Handelsregisterauszug (s. Ziffer II.2.8) des Drittunternehmens vorzulegen. 2. Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen Die nachfolgend aufgeführten Unterlagen sind mit dem Angebot vom Bieter schriftlich einzureichen. Für die Abgabe der Angebote sind die Vordrucke in den Verdingungsunterlagen zu verwenden. Die geforderten Erklärungen und Angaben sind zwingend in diesen Vordrucken zu machen; die Bieter haben keinen Anspruch auf eine Berücksichtigung solcher Erklärungen oder Angaben, die nicht unter Verwendung des hierfür vorgesehenen und vorhandenen Vordrucks gemacht wurden. 2.1 Formblatt 1 Bietererklärungen Vollständige Bezeichnung und Anschrift des Bieters Erklärung zur Prüfung der Unterlagen und Informationen zum Vergabeverfahren Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründen oder Hinderungsgründen, die die Zuverlässigkeit des Bieters in Frage stellen (z.b. Straftaten oder schwere Verfehlungen, Insolvenz oder vergleichbare Verfahren, Nichtzahlung von Steuern oder Abgaben, Abgabe vorsätzlich falscher Erklärungen usw.) 2.2 Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen 2.3 Erklärung gemäß 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung 2.4 Allgemeine Angaben zum Unternehmen Gründung Leistungen (max. eine DIN A4-Seite) Tätigkeitsgebiet (max. eine DIN A4-Seite) 2.5 Darstellung der Qualität und Produktvielfalt des Caterings Das Angebot soll Ausführungen zur Qualität und Produktvielfalt des Catering enthalten. Das Catering soll, so der Wunsch des Auftraggebers, hoch qualitativ sein. Die Verwendung saisonaler und regionaler Produkte für Speisen und Getränke ist ausdrücklich erwünscht. Aspekte der Nachhaltigkeit sollen berücksichtigt werden. Ferner soll das Catering optisch ansprechend präsentiert werden. Dazu sollen dem Angebot Präsentationsbeispiele in Form von Fotographien beigefügt werden Leistungsverzeichnis Das Leistungsverzeichnis (Einzelpreise Teil 1 und Paketpreise Teil 2) ist vom Bieter auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 4/7

5 2.7. Referenzen für vergleichbare Projekte Es sind Angaben zu mindestens 2 Referenzen zu machen. Zu diesem Zweck soll eine übersichtliche Darstellung der Leistungen, die mit der hier Ausgeschriebenen vergleichbar sind, beigefügt werden (max. zwei DIN A4-Seiten pro Projekt) Handelsregisterauszug Das Angebot hat einen Handelsregisterauszug des Bieters zu enthalten, wenn der Bieter im Handelsregister eingetragen oder hierzu verpflichtet ist. Die Vorlage einer Kopie genügt. Der Auszug darf nicht älter als 6 Monate, gerechnet vom Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes, sein und muss den bei Abgabe aktuellen Stand wiedergeben. 3. Abgabe des Angebots Das Angebot ist bis spätestens zum , 12:00 Uhr in Papierform (nicht per E- Mail oder Fax!) sowie in digitaler Form (USB-Stick oder CD) in einem verschlossenen Umschlag oder Behältnis mit folgender Beschriftung: Angebot Tempelhof Projekt Catering Nicht öffnen! bei der Vergabestelle einzureichen bzw. abzugeben oder dort eingehend einzusenden. Für den rechtzeitigen Eingang ist der Bieter verantwortlich. Nicht rechtzeitig eingegangene Angebote werden ausgeschlossen. Unverschlossene Angebote werden ebenfalls ausgeschlossen. Unzureichend beschriftete Angebote (auf dem verschlossenen Umschlag) werden dann nicht ausgeschlossen, wenn sie trotz der unzureichenden Beschriftung bis zum Ende der Teilnahmefrist verschlossenen geblieben sind. 4. Bindefrist Die Bieter bleiben vom Ablauf der Angebotsfrist an bis zum , 24:00 Uhr an ihre Angebote gebunden. 5. Sonstige Bedingungen Ein Angebot, das keine ordnungsmäßige Bezeichnung des Bieters enthält und/oder nicht im Original unterzeichnet eingereicht wurde, gilt als nicht abgegeben. Die Vergabestelle behält sich vor, die Unterlagen, Erklärungen und Angaben der Bieter eigenständig zu überprüfen und hierzu Informationen, Erkundigungen sowie Bescheinigungen einzuholen. Die Vergabestelle behält sich weiterhin vor, von den Bietern weitere Unterlagen oder Nachweise (z.b. Bestätigungen, Bescheinigungen, Registerauszüge) zur Überprüfung der geforderten Erklärungen und Angaben anzufordern. Die Vergabestelle behält sich insbesondere vor, ohne hierzu verpflichtet zu sein, von den Bietern folgende Unterlagen anzufordern: beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes und der Sozialversicherungsträger oder vergleichbarer Einrichtungen Auszug aus dem Bundeszentralregister und/oder Gewerbezentralregister Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 5/7

6 III. Prüfung und Wertung der Angebote 1. Stufe 1: Formelle Angebotsprüfung Die Angebote werden zunächst auf Vollständigkeit sowie rechnerische und fachliche Richtigkeit geprüft. Fehlerhafte Angebote werden ausgeschlossen. Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, kann die Vergabestelle bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachfordern. 2. Stufe 2: Prüfung der Eignung Die Bieter werden zunächst anhand der Unterlagen, Erklärungen und Nachweise in ihrem Angebot auf ihre allgemeine Eignung hin überprüft. Als geeignet gelten diejenigen Bieter, die die in Ziffer II. 2. vorgegebene Mindestvoraussetzung an die Eignung erfüllen und auch im Übrigen eine ordnungs- und vertragsgemäße Ausführung des Auftrages erwarten lassen. Die Eignungsprüfung obliegt der sachlichen und pflichtgemäßen Beurteilung des Auftraggebers. Die Bieter, die sich anhand der vom Auftraggeber durchzuführenden Eignungsprüfung als zur Ausführung des Auftrages grundsätzlich geeignet erweisen, gelangen in Stufe 3 des Auswahlverfahrens. 3. Stufe 3: Preisprüfung In der dritten Phase der Angebotswertung prüft der Auftraggeber die Angemessenheit der Angebotspreise. Auf Angebote, die in einem offenbaren Missverhältnis zur Leistung stehen, darf der Zuschlag nicht erteilt werden. Erscheint ein Angebot dem Auftraggeber ungewöhnlich niedrig, wird er vom betroffenen Bieter zunächst Aufklärung verlangen. 4. Stufe 4: Bewertung der Angebote Der Zuschlag soll dem Bieter erteilt werden, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat. Die Angebote der Bieter werden gemäß den nachfolgenden Wertungskriterien durch Punktvergabe vergleichend bewertet. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Wertungskriterium: Gewichtung in Punkten (max. Punktzahl): Angebotspreis 60 Qualität und Produktvielfalt des Caterings 40 (Optionale Positionen des Leistungsverzeichnisses fließen nicht in die Wertung ein) Die Punkte für das Wertungskriterium Angebotspreis werden nach folgendem Schema zugeteilt: Der Bieter mit dem für den Auftraggeber niedrigsten Preis erhält 60 Punkte. Die nächstgelegenen Angebote erhalten Punktwerte entsprechend dem prozentualen Abstand zum Bieter mit dem für den Auftraggeber niedrigsten Preis. Minuspunkte werden nicht vergeben. Die Punkte für das Wertungskriterium Qualität und Produktvielfalt des Caterings werden nach folgendem Schema zugeteilt: Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 6/7

7 keine Punkte, wenn das Angebot keine oder nur unzureichende Angaben zur Beurteilung des Kriteriums enthält bis zur Hälfte der Maximalpunktzahl, wenn sich die Angaben im Angebot zur Beurteilung des Kriteriums als schlecht (unterdurchschnittlich) darstellen die Hälfte der Maximalpunktzahl, wenn sich die Angaben im Angebot zur Beurteilung des Kriteriums als gewöhnlich (durchschnittlich) darstellen bis zur Maximalpunktzahl, wenn sich die Angaben im Angebot zur Beurteilung des Kriteriums als gut (überdurchschnittlich) darstellen die Maximalpunktzahl, wenn sich das Angebot in Bezug auf das jeweilige Kriterium als besonders gut (herausragend) darstellt. IV. Prüfungspflicht Die Bieter sind aufgefordert, den Inhalt dieser Bekanntmachung und die nach der Registrierung von der Vergabestelle übermittelten Unterlagen sorgfältig und gewissenhaft zu prüfen. Falls dabei Unklarheiten, Widersprüche, Unvollständigkeiten oder Fehler erkannt werden, wird darum gebeten, die Vergabestelle umgehend per zu informieren. Ein Bieter ist mit einer Beanstandung ausgeschlossen, sofern er den beanstandeten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht unverzüglich, das heißt binnen 7 Kalendertagen, benannt hat. Öffentliche Ausschreibung Tempelhof Projekt Catering Seite 7/7