Stadt Wil, Departement Bildung und Sport. Pflichtenheft Catering-Service für Tagesstrukturen. 17. Mai Ausschreibungsunterlagen

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1 P.P Wil 2 Bildung und Sport Post CH AG DEPARTEMENT BILDUNG UND SPORT Schulbuchhaltung Postfach Wil 2 schulbuchhaltung@stadtwil.ch Telefon Telefax Mai 2016 Ausschreibungsunterlagen Pflichtenheft Catering-Service für Tagesstrukturen

2 Seite 2 1. Zweck der Ausschreibung Die, führt Tagesstrukturen. Das Mittagessen wird bei einem Catering-Service bezogen. Die Ausschreibung erfolgt im offenen Verfahren. Das vorliegende Pflichtenheft umschreibt die Anforderungen an den Catering-Service. 2. Ausschreibungsbedingungen und Vorschriften 2.1. Allgemeines Für die Erstellung der Offerte ist ausschliesslich das vorliegende Pflichtenheft sowie Antworten der erwähnten Ansprechperson relevant. Andere Aussagen irgendwelcher Stellen sind für die Offerte nicht bedeutsam. Das Pflichtenheft, die Preis-Eingabeblätter, das Menu-Eingabeblatt sowie Eingabeformular Eignungsprüfung werden per Mail an die nachsuchenden Anbieter versandt. Der Empfang ist sofort nach Erhalt zu bestätigen. Der Anbieter kann sich bei Unklarheiten bei der erwähnten Ansprechperson erkundigen. Nachträgliche Einwendungen und Nachforderungen, die auf ungenügende Information zurückzuführen sind, werden nicht anerkannt Vergabestelle Die Vergabestelle dieser Ausschreibung ist die Stadt Wil Angebotsumfang Es müssen sämtliche Anforderungen des Pflichtenheftes berücksichtigt werden. Teilangebote sind nicht zulässig. Es ist keine Aufteilung in Lose vorgesehen. Arbeitsgemeinschaften und Subunternehmen sind zugelassen. Für alle Teilnehmer einer Arbeitsgemeinschaft und alle Subunternehmer ist ein separates Blatt Angaben zur Unternehmung auszufüllen. Eine federführende Unternehmung ist zu benennen Abgabe der Offerte Das Angebot (mit ausgefüllten Eingabeblättern) ist unterzeichnet in einfacher Ausfertigung bis spätestens Freitag, 17. Juni 2016, 10:00 Uhr an die nachfolgende Adresse einzureichen. Massgebend ist der Eingang bei der Wil und nicht das Datum des Poststempels. Offerten, die nicht rechtzeitig eintreffen, werden vom Verfahren ausgeschlossen.

3 Seite 3 Tagesstrukturen 9500 Wil Das Kuvert muss mit folgendem Vermerk versehen sein: Ausschreibung Catering-Service Tagesstrukturen 2.4. Sprache Die Offerte ist in deutscher Sprache abzufassen Termine Für die Ausschreibung und das anschliessende Verfahren gelten die folgenden Termine: Versand der Ausschreibungsunterlagen ab 30. Mai 2016 Fragestellungen zugelassen ab 30. Mai 2016 Fragestellungen zugelassen bis 10. Juni 2016 Einreichung der Offerte (Eingang bei der Wil 17. Juni 2016, 10:00 Uhr Offertöffnung (nicht öffentlich) 17. Juni 2016 Vergabe durch Stadtrat Wil 6. Juli 2016 Beginn Catering-Service 15. August Ansprechstelle Daniel Berger Telefon Telefon Direktwahl daniel.berger@stadtwil.ch Später eingegangene Fragen können grundsätzlich nicht mehr berücksichtigt werden. Nachträgliche Einwendungen und Nachforderungen, die auf ungenügende Information zurückzuführen sind, werden nicht anerkannt. Die für die Offertstellung relevanten Fragen und Antworten werden in regelmässigen Abständen allen Anbietern zugesandt Verbindlichkeit und Gültigkeit des Angebots Die Offerte des Anbieters muss eine Gültigkeit bis zum 31. Juli 2016 aufweisen Vergütung der Offertstellung Die Ausarbeitung des Angebots, einschliesslich der Beschaffung der notwendigen Informationen und Präsentationen, erfolgt unentgeltlich.

4 Seite Vertragsbedingungen Es wird im Falle einer Auftragserteilung ein Catering-Vertrag über drei Jahre abgeschlossen mit automatischer Verlängerung, falls keine Kündigung mit einer halbjährlichen Kündigungsfrist auf das Vertragsende erfolgt. Bei weiterlaufendem Vertrag besteht eine halbjährliche Kündigungsfrist. Die folgenden Dokumente werden zu Bestandteilen des Vertrags erklärt: 1) die Vertragsurkunde 2) das vorliegende Pflichtenheft 3) die Offerte des Anbieters Die Geschäftsbedingungen des Anbieters sind ausdrücklich wegbedungen. Subunternehmer und Unterlieferanten müssen offengelegt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung des Auftraggebers gewechselt werden. Die Haftung bleibt in jedem Fall beim Anbieter Evaluationsverfahren Durch die Teilnahme an der Ausschreibung erwirbt sich der Anbieter keinerlei Rechte auf Ausführung oder Vergütung irgendwelcher Art. Die Auftragsvergabe bleibt ausdrücklich dem Auftraggeber vorbehalten. Der Auftraggeber kann nach der Einreichung der Offerte mit dem Anbieter Verhandlungen führen und Fragen stellen, die zur Klärung von Punkten dienen, die auf Grund der eingereichten Offerten unklar und/oder unvollständig sind. Die Fragen sind durch den Anbieter umgehend vollständig zu beantworten Zuschlagskriterien Der Zuschlag erfolgt gemäss den Vorgaben der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen des Kantons St. Gallen an das wirtschaftlich günstigste Angebot, das bedeutet nach dem besten Preis- /Leistungsverhältnis. Das Angebot wird dazu an den folgenden Kriterien (Reihenfolge der Bedeutung) gemessen: Preis (50 Prozent) Qualität (40 Prozent) Erfahrung / Referenzobjekte (10 Prozent) Vertraulichkeiten Das Pflichtenheft oder Teile davon dürfen Dritten nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Auftraggeberin zugänglich gemacht werden. Sämtliche im Zusammenhang mit dem Pflichtenheft gegebenen Kenntnisse über die, Personen und Produkte sind absolut vertraulich zu behandeln. Der Auftraggeber sowie dessen Mitarbeiter und Beauftragte verpflichten sich genauso, über alle Informationen und Tatsachen, die ihnen zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren.

5 Seite 5 Dies gilt sowohl während der Dauer der Offertstellung und der Evaluationsphase als auch generell während einer allfälligen Zusammenarbeit Form und Aufbau der Offerte Damit die Evaluation möglichst exakt und rationell durchgeführt werden kann und die Offerten möglichst vergleichbar sind, hat sich der Anbieter zwingend an nachstehenden Aufbau zu halten. Als Grundanforderung wird eine klare, einfache und verständliche Beschreibung der offerierten Gegenstände verlangt. Die Beschreibungen müssen präzise und eindeutig sein. Bei Verweisen auf Beilagen sind genaue Angaben bezüglich Dokumente, Seite und Abschnitt zu machen. Die Angebotsunterlagen sind vollständig und radierfest auszufüllen und rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Inhaltsverzeichnis der Offerte: 1) Management Summary 2) Preiseingabeblatt 3) Eingabeformular Eignungsprüfung 4) Unterlagen/Prospekte zu den offerierten Leistungen 5) Anforderungen des Anbieters an den Auftraggeber 6) Weitere Informationen des Anbieters 7) Angaben zum Anbieter/Firmenporträt In den nachfolgenden Kapiteln wird der erwartete Inhalt der spezifizierten Register im Detail erläutert Management Summary Der Offerte ist ein Management Summary beizulegen, in welcher auf maximal zwei Seiten die wichtigsten Punkte des Angebots zusammengefasst werden. Folgende Punkte müssen zwingend enthalten sein: Zusammenfassung der Kosten gemäss Preiseingabeblatt exkl. MWST Angabe des verrechneten MWST-Satzes Ein rechtsgültige Unterzeichnung der eingereichten Offerte Mit der Unterzeichnung bestätigt der Anbieter, dass die Angaben in der Offerte korrekt und vollständig sind Preis-Eingabeblatt und Menu-Eingabeblatt Die Offerte muss alle Kosten beinhalten, die für den Catering-Service einschliesslich Lieferung/Logistik (inkl. Behälter) für das auf dem Preisangabeblatt bezeichnete Mengengerüst notwendig sind. Bei der Preiseingabe sind folgende Punkte zu beachten: Die Preise sind in Schweizer Franken anzugeben. Alle Preise sind als Nettopreise anzugeben gemäss Preiseingabeblatt

6 Seite 6 Der Menüplan ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Die Raster des Preiseingabeblatt Catering Service sowie des Menüplans sind vorbereitet und dürfen nicht verändert werden Eingabeformular Eignungsprüfung Das Eingabeformular Eignungsprüfung ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Der Raster ist vorbereitet und darf nicht verändert werden Unterlagen/Prospekte der offerierten Leistungen Von den dargelegten Qualitätsmerkmalen sind falls vorhanden Unterlagen beizulegen (z.b. Bio- Zertifikate, etc.). Es ist ein Catering Konzept beizubringen, welche die Bedingungen von Punkt 3.4 erfüllt Anforderungen des Anbieters an den Auftraggeber Der Anbieter legt eine Liste seiner Anforderungen bei, welche er im Falle einer Auftragserteilung an den Auftraggeber stellt. Es ist ein Vertragsentwurf beizulegen Weitere Informationen des Anbieters Weitere Informationen, welche aus Sicht des Anbieters für eine Beurteilung des Angebotes von Bedeutung sind, sind diesem Offertteil beizulegen Angaben zum Anbieter Es ist ein kurzes Firmenportrait oder ein Geschäftsbericht beizulegen. Er stellt seine Rechts- und Organisationsform dar. 3. Anforderungen an den Catering-Service Bei den aufgeführten Werten handelt es sich um Minimalanforderungen. Die Nichteinhaltung dieser Minimalanforderungen führt zum Ausschluss des Anbieters aus dem Submissionsverfahren Qualität der Lebensmittel und des Menüplanes Gesunde Ernährung der Kinder und Jugendlichen Für die Kinder- und Jugendlichen ist eine gesunde Ernährung entscheidend. Ob die Ernährung gesund ist, hängt von folgenden Kriterien ab, die sich im Menüplan wiederspiegeln müssen: Verwendung frischer Lebensmittel Wenn keine frischen Lebensmittel verwendet werden können, auf Tiefkühlprodukte zurückgreifen Abwechslungsreicher Menüplan mit saisonalen und regionalen Produkten und unter Berücksichtigung der Ernährungspyramide

7 Seite Auswahl und Einkauf der Lebensmittel Auswahl und Einkauf der Lebensmittel berücksichtigen wirtschaftliche, ernährungsphysiologische, qualitative und insbesondere ökologische Kriterien. Dazu gehören die Verwendung von Lebensmitteln aus regionaler und ökologischer Landwirtschaft sowie die Orientierung am saisonalen Angebot. Kinder und Jugendliche erleben dadurch den Wechsel der Jahreszeiten und entwickeln ein Bewusstsein für die Natur und einen Bezug zu ihr Mittagessen Ein Mittagessen besteht immer aus folgenden drei Bestandteilen: Gemüse, Salat und/oder Obst Eiweissquelle (pro Woche zwei- bis dreimal Fleisch, Milchprodukte, Eier oder Hülsenfrüchte und ab und zu einmal Fisch) Vollwertige Kohlenhydratquelle (z. B. Vollreis, Mais, Hirse, Vollkornteigwaren, Kartoffeln) 3.2. Qualität der Zubereitung Eine gesunde Ernährung hängt nebst den Rohstoffen von der Qualität der Zubereitung ab. Daher muss der Anbieter darüber informieren, wie er folgende Kriterien berücksichtigt: Schonende Zubereitung der Lebensmittel, sodass Vitamine und Mineralstoffe möglich erhalten bleiben Gerichte nicht lange warm halten Resten möglichst vermeiden Verwertung von Resten 3.3. Umfang Die Mittagstische versorgen während den 39 Schulwochen von Montag Freitag an den Standorten täglich zwischen 45 und 120 Kinder sowie Erwachsene. Hinzu kommen 9 Schulferienwochen mit wochentags rund 10 Kindern und 2 Erwachsenen. Der genaue Umfang pro Standort ist im Preiseingabeblatt ersichtlich Logistik Die Standorte verfügen nicht über eine Aufbereitungsküche. Die Menüs werden jeweils zwischen 11:00 Uhr und 11:40 Uhr an die einzelnen Standorte warm und/oder kalt in geeigneten Behältnissen geliefert. Bei der Lieferung werden die Behältnisse vom Vortag zurückgenommen. Das Schwarzgeschirr wird nach Gebrauch in schmutzigem Zustand entweder im Transportbehältnis oder Gebinde mit Einlege-Plastik-Sack gelegt. Der Anbieter übernimmt die Reinigung des Speisetransportbehälters und des Schwarzgeschirrs. Der Menüplan wird spätestens sieben Tage vor Monatsbeginn für den ganzen Monat erstellt und per an die bezeichneten Ansprechpartner pro Standort gesendet. Bis jeweils 14:00 Uhr des Liefer-

8 Seite 8 vortrages, für Montag wäre dies am Freitag, wird die definitive Anzahl der Menüs via Mail oder telefonisch an den Auftraggeber gemeldet. Die Verrechnung der Menüs erfolgt jeweils monatlich. Bei der Verrechnung sind die Anzahl Mittagessen pro Standort ersichtlich. Zusammenfassung der Ausschreibung Bezeichnung und Adresse des Auftraggebers: 9500 Wil Objekt: Catering-Service Tagesstrukturen Gegenstand und Umfang der Leistung: Mittagessen für täglich zwischen Kinder und Erwachsene, jeweils Montag Freitag während 39 Schulwochen je Jahr sowie 10 Kinder und Erwachsene während 9 Schulferienwochen Verfahrensart: Offenes Verfahren Sprache des Vergabeverfahrens: Deutsch Ausführungs- und Liefertermine: Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen Eignungskriterien und zu erbringende Nachweise: Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen Zuschlagskriterien: Adresse und Frist für den Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Adresse und Frist für die Einreichung des Angebots: Zeitpunkt der Offertöffnung: Ort und Datum Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen Tagesstrukturen 9500 Wil ab 20. Mai 2016 Tagesstrukturen 9500 Wil bis am 17. Juni 2016, Uhr Kalenderwoche 24, nicht öffentlich Für den Auftraggeber: Stadtrat Wil Rechtsmittelbelehrung: Gegen diese Ausschreibung kann innert zehn Tagen seit der Publikation im kantonalen Amtsblatt beim Verwaltungsgericht des Kantons St.Gallen, Spisergasse 41, 9001 St.Gallen, schriftlich Beschwerde erhoben werden. Die Beschwerde muss einen Antrag, eine Darstellung des Sachverhaltes sowie eine Begründung enthalten. Diese Ausschreibung ist beizulegen. Es gelten keine Gerichtsferien.