Urlaub gefällig??? wir zeigen Ihnen wie! Wichtige Informationen rund um die neuen Urlaubsanträge

Transkript

1 Urlaub gefällig??? wir zeigen Ihnen wie! Wichtige Informationen rund um die neuen Urlaubsanträge 1

2 Der Ausstieg aus dem Papierkrieg: HCM Inside Mit HCM Inside gehen Sie einen wichtigen Schritt hin zum papierarmen Büro. Während in der Vergangenheit viele Tätigkeiten auf Grund von Papieranträgen veranlasst wurden, beinhaltet das neue Konzept die Ablösung solcher Laufwege (z. B. Urlaubsantrag ausfüllen zur Unterschrift der zuständigen Führungskraft vorlegen unterschriebenen Antrag dem Gleitzeitbeauftragten zur Eingabe vorlegen) durch einen elektronischen Workflow. Heute können Sie Ihre Anträge selbst in HCM Inside erfassen, Ihre Führungskraft wird darüber per informiert und gibt den Antrag online frei. Selbstverständlich haben die Gleitzeitbeauftragten auch weiterhin die Möglichkeit für Mitarbeiter, die aus technischen Gründen keinen Zugriff auf das Intranet haben, deren Anträge in Vertretung auszufüllen. Selbstverständlich sind alle gestellten Anträge jederzeit im Intranet einsehbar. soviel zur Theorie Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mit HCM Inside arbeiten. Viel Spaß! 2

3 Der Ausstieg aus dem Papierkrieg: HCM Inside Mit HCM Inside werden die bisher auf Papier basierenden Prozesse rund um die Beantragung von Urlaub vollständig elektronisch abgewickelt. Für Sie bedeutet das, dass Sie alle Vorgänge, die mit diesen Themen zu tun haben, in Ruhe von Ihrem PC aus erledigen können. Urlaubsscheine gehören der Vergangenheit an. Wie das geht? Ganz einfach. HCM Inside erreichen Sie unter der Intranetadresse: 3 Ein webbasiertes Tool, mit dem Sie alle erforderlichen Eingaben selbst vornehmen können

4 Inhaltsverzeichnis 4 Anmeldung Einstiegsmaske HCM Inside Cockpit So beantragen Sie eine An/Abwesenheit So stornieren Sie eine An/Abwesenheit So ziehen Sie eine An/Abwesenheit zurück So ändern Sie eine genehmigte An/Abwesenheit Wo steht mein Antrag? So genehmigen Sie eine An/Abwesenheit (Übersicht) So genehmigen Sie eine An/Abwesenheit (Einzelsicht) So genehmigen Sie eine An/Abwesenheit (Maillink) So können Sie Ihre Vertretung benennen So können Sie eine Vertretung ausführen So können Sie Ihre Mails steuern So können Sie die Sprache steuern So können Sie Ihre Mitarbeitergruppen verwalten

5 1. Anmeldung Zum Starten von HCM Inside den o. g. Link in die Betreffzeile Ihres Internet Explorer eingeben und mit ENTER bestätigen. Für die Authentifizierung geben Sie Ihre Benutzerdaten ein. Abhängig von Ihrer Rolle (z. B. Mitarbeiter, Führungskraft) stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. 5 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

6 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Mitarbeiter Nach der Anmeldung wird Ihnen das HCM Inside Cockpit angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen und Funktionen auf einen Blick. 6 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

7 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Führungskraft Nach der Anmeldung wird Ihnen das HCM Inside Cockpit angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen und Funktionen auf einen Blick. 7 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

8 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Führungskraft - Reduziert Nimmt Ihr Standort noch nicht an HCM Inside teil, können Führungskräfte trotzdem Ihre Aufgaben erledigen. Das System zeigt dann eine reduzierte Cockpit-Darstellung an. 8 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

9 2. HCM Inside Cockpit: Bezeichnungen Bezeichnung KG (= Kommen gestern) GG (= Gehen gestern) KH (= Kommen heute) GZ (=Gleitzeit) RU (=Resturlaub) UV (=Urlaub verfügbar) Erklärung Anzeige der ersten Kommen-Buchung des Vortags Anzeige der letzten Gehen-Buchung des Vortags Anzeige der ersten Kommen-Buchung des aktuelle Tages Anzeige des aktuellen Gleitzeitkontos (Abhängig vom ZW-Abrechnungslauf in SAP) Anzeige der Resturlaubs-Tage bezogen auf den aktuellen Tag (Urlaubskontingent abzüglich genehmigter Anträge, die angetreten wurden) Anzeige der noch verfügbaren Urlaubstage (Urlaubskontingent abzüglich genehmigter Anträge) 9 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

10 3. An/Abwesenheit beantragen (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Anwendungen starten den Menüpunkt Ab/Anw beantragen aus. 10 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

11 3. An/Abwesenheit beantragen (2/2) Nach der Auswahl einer An/Abwesenheitsart (1) können Sie den Beginn und das Ende der An/Abwesenheit durch Anklicken des Kalenders bestimmen (2). Bei untertägigen An/Abwesenheit müssen die Felder Uhrzeit von und Uhrzeit bis ausgefüllt werden. Wer Ihren Antrag genehmigen muss, sehen Sie unter Genehmigungsschritte (3). Werden für die Genehmigung Zusatzdokumente benötigt, so können Sie diese über das Register Anlagen an den Antrag anhängen. Mit Antrag speichern speichern Sie den Antrag, ohne diesen an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten. Mit Eingaben prüfen werden Ihre Angaben im SAP System geprüft, ohne an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten. Eingaben löschen löscht alle Angaben Mit Beantragen leiten Sie den Antrag an den nächsten Genehmiger weiter. Die Angaben werden vorher im SAP geprüft. 11 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

12 4. An/Abwesenheit stornieren (1/2) Genehmigte Anträge können storniert werden. Klicken Sie bitte dazu im Infocontainer Meine Anträge auf Alle, wählen anschließend das Register erledigt (1), Klicken auf das Symbol für Stornieren (2). 12 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

13 4. An/Abwesenheit stornieren (2/2) Sie können bei Bedarf eine Begründung zur Stornierung unter Zusatzinfo (1) verfassen. Stornieren Sie den Antrag über den Button Stornieren (2). Nun wird ein Stornierungslauf angestoßen, bei dem die Genehmigungsschritte analog zur Beantragung durchlaufen werden müssen. Mit Stornieren leiten Sie den Storno-Antrag an den ersten Genehmiger des ursprünglichen Workflows weiter. 13 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

14 5. An/Abwesenheit zurückziehen (1/2) Gestellte, noch nicht genehmigte Anträge können zurückgezogen werden. Klicken Sie bitte dazu im Infocontainer Meine Anträge auf Alle, wählen anschließend das Register in Genehmigung (1), Klicken auf das Symbol für Zurückziehen (2). 14 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

15 5. An/Abwesenheit zurückziehen (2/2) Sie können bei Bedarf eine Begründung zur Stornierung unter Zusatzinfo (1) verfassen. Ziehen Sie den Antrag über den Button Antrag zurückziehen (2) zurück. Nun wird ein Informationslauf angestoßen, bei dem der Genehmiger per Mail informiert und der Antrag zurückgezogen wird. 15 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

16 6. An/Abwesenheit ändern (1/2) Genehmigte Anträge können geändert werden. Klicken Sie bitte dazu im Infocontainer Meine Anträge auf Alle, wählen anschließend das Register erledigt (1), Klicken auf das Symbol für Ändern (2). 16 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

17 6. An/Abwesenheit ändern (2/2) Sie können bei Bedarf eine Begründung zur Stornierung unter Zusatzinfo (1) verfassen. Änderung des Zeitraums von-bis und / oder der Uhrzeit nehmen Sie unter (2) vor. Mit Änderung beantragen (3) leiten Sie den Änderungsantrag an den ersten Genehmiger des Workflows weiter. 17 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

18 7. Status des Antrags prüfen (1/2) Den Status Ihrer weitergeleiteten An/Abwesenheitsanträge erfahren Sie jederzeit im Infocontainer Meine Anträge. Möchten Sie die Anträge im Detail einsehen, klicken sie bitte auf Alle. 18 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

19 7. Status des Antrags prüfen (2/2) Ihre gespeicherten Anträge werden im Register gespeichert aufgelistet. Anträge, die in Genehmigung sind, stehen im Register in Genehmigung. Wurde Ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt, so steht dieser unter erledigt. Möchten Sie nähere Informationen zum Antrag einsehen, markieren Sie bitte die entsprechende Zeile und klicken dann auf Bearbeiten bzw. Anzeigen Die Symbole in der letzten Spalte kennzeichnen den aktuellen Status des Antrags. Status Bezeichnung Weitergeleitet an den nächsten Genehmiger. Antrag noch nicht abgeschlossen Antrag wurde genehmigt und ist abgeschlossen Antrag wurde abgelehnt und ist abgeschlossen Antrag wurde gespeichert Antrag wurde nach dem Speichern geändert 19 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

20 8. An/Abwesenheit genehmigen [Übersicht] (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Aufgaben den Menüpunkt Alle aus. 20 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

21 8. An/Abwesenheit genehmigen [Übersicht] (2/2) Offene Anträge können Sie direkt in der Übersicht ( zu genehmigende Anträge ) bearbeiten. Dazu markieren Sie einfach die entsprechenden Anträge (1) und klicken auf Genehmigen. Möchten Sie vor der Genehmigung den Antrag einsehen, selektieren Sie bitte eine Zeile (2) und klicken dann auf Bearbeiten. Sie können dort den Antrag genehmigen oder ablehnen. Den Zeitraum der angezeigten Anträge können Sie über Zeitraum verändern. Bitte beachten Sie, dass der Zeitraum alle zu längeren Ladezeiten führen kann. Wurde der Antrag genehmigt oder abgelehnt, so steht dieser unter erledigte Anträge. Die Symbole in der ersten Spalte kennzeichnen den aktuellen Status des Antrags. Status Bezeichnung Weitergeleitet an den nächsten Genehmiger. Antrag noch nicht abgeschlossen Antrag wurde genehmigt und ist abgeschlossen Antrag wurde abgelehnt und ist abgeschlossen In der letzten Spalte wird Ihnen angezeigt ob ein Kommentar( ) oder eine Warnung ( ) vorhanden ist. 21 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

22 9. An/Abwesenheit genehmigen [Einzelsicht] (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Aufgaben eine offene Aufgabe aus der Liste aus. 22 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

23 9. An/Abwesenheit genehmigen [Einzelsicht] (2/2) In der Einzelsicht sehen Sie zusätzliche Informationen zum Antrag bzw. Antragsteller, wie Informationen zum Saldo des Antragstellers ( Daten zur Person ) Anlagen zum Antrag (Register Anlagen ) Zusatzinformationen und Mitarbeiterdaten (Register Zusatzinfo ). Hier können Sie auch einen Kommentar zur Genehmigung bzw. Ablehnung eintragen. Mit Genehmigen (1) genehmigen Sie den Antrag, leiten ihn ggfs. an den nächsten Genehmiger weiter. Sind Sie der letzte Genehmiger, ist der Vorgang beendet und der Antragsteller/Mitarbeiter wird per Mail informiert. Mit Ablehnen (2) lehnen Sie den Antrag ab, ist der Vorgang beendet und der Antragsteller / Mitarbeiter wird per Mail informiert. 23 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

24 10. An/Abwesenheit genehmigen (Maillink) Im Mail Neuer Antrag Ab/Anwesenheiten klicken Sie bitte auf den Link Link zur Applikation. Es öffnet sich der Internetexplorer mit der Startseite zu HCM Inside. Nach Eingabe der Anmeldedaten wird direkt in die Einzelansicht des ausgewählten Antrages verzweigt. Eine Bearbeitung ist wie im Punkt 8. An/Abwesenheiten genehmigen [Einzelsicht] (2/2) beschrieben möglich. 24 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

25 11. Vertretung benennen: Rolle Führungskraft (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Administration den Menüpunkt Vertretung pflegen aus. 25 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

26 11. Vertretung benennen: Rolle Führungskraft (2/2) Bitte wählen Sie zuerst die Aufgabe (1) aus, für die Sie eine Vertretung einrichten wollen. Anschließend bestimmen Sie bitte den Zeitraum (2) und die Person (3). Mit neue Vertretung anlegen übernehmen Sie die Vertretung in Ihren Arbeitsvorrat (4). Vorhandene Vertretungen können Sie bearbeiten, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken (4). Speichern übernimmt die Vertretungen aus dem Arbeitsvorrat, speichert und aktiviert diese im HCM Inside. 26 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

27 12. Vertretung ausführen Aktuell gültige Vertretungen werden rechts oben im Cockpit unter Meine Vertretungen angezeigt. Mit einem Klick auf den entsprechenden Link kann die Vertretung wahrgenommen werden. 27 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

28 13. s steuern: Rolle Führungskraft (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Administration den Menüpunkt Steuerung aus. 28 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

29 13. s steuern (2/2) Mailtyp Information neuer Antrag zur Bearbeitung Information offene An/Abwesenheiten Bezeichnung Information, dass ein Antrag zur Genehmigung an Sie weitergeleitet wurde. Diese Information wird pro Antrag sofort versendet. Tägliche Zusammenfassung, dass neue Anträge zur Genehmigung vorliegen. Standardmäßig werden Ihnen die obig angebenden s zugestellt. Wenn Sie die Häkchen bei nicht zustellen setzen, werden diese nicht verschickt. Das Häkchen bei an Vertreter steuert ob die eingetragenen Vertreter Kopien der s bekommen oder nicht. Zusätzlich werden Sie wöchentlich über offene Anträge informiert. Diese Funktion kann nicht deaktiviert werden. 29 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

30 14. Sprache steuern Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Administration den Menüpunkt Allg. Einstellungen aus. Im Internet Explorer wählen Sie bitte unter Extras Internetoptionen den Button Sprachen aus. Dort können Sie festlegen in welcher Sprache die s an Sie von HCM Inside geschickt werden. HCM Inside wird nun in Deutsch oder Englisch angezeigt - je nachdem was an oberster Stelle steht. 30 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

31 15. Mitarbeitergruppen verwalten Führungskräfte/Teamleiter können die zugeordneten Mitarbeiter in Mitarbeitergruppen einteilen. Beachte: Das Anlegen einer Mitarbeitergruppe aktiviert für die Mitglieder den Gruppenkalender. 31 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

32 16. Gruppenkalender Mitarbeiter, die einer Mitarbeitergruppe zugeordnet sind, können im Cockpit den entsprechenden Gruppenkalender öffnen. 32 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

33 Noch Fragen? Aktuelle Hinweise und weiterführenden Informationen können Sie jederzeit unter dem Menüpunkt Hilfe einsehen. Sollten Sie Fragen zu HCM Inside haben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Key-User am Standort. 33 Zurück zum Inhaltsverzeichnis