Mehrarbeit beantragen??? wir zeigen Ihnen wie! Wichtige Informationen rund um den Mehrarbeitsantrag

Transkript

1 Mehrarbeit beantragen??? wir zeigen Ihnen wie! Wichtige Informationen rund um den Mehrarbeitsantrag 1

2 Der Ausstieg aus dem Papierkrieg: HCM Inside Mit HCM Inside gehen Sie einen wichtigen Schritt hin zum papierarmen Büro. Während in der Vergangenheit viele Tätigkeiten auf Grund von Papieranträgen veranlasst wurden, beinhaltet das neue Konzept die Ablösung solcher Laufwege (z. B. Mehrarbeitsantrag ausfüllen zur Unterschrift dem zuständigen Betriebsrat vorlegen unterschriebenen Antrag dem Gleitzeitbeauftragten zur Eingabe vorlegen) durch einen elektronischen Workflow. Heute können Sie Ihre Anträge selbst in HCM Inside erfassen, Ihre Führungskraft bzw. der Betriebsrat wird darüber per informiert und gibt den Antrag online frei. Selbstverständlich haben die Gleitzeitbeauftragten auch weiterhin die Möglichkeit für Mitarbeiter, die aus technischen Gründen keinen Zugriff auf das Intranet haben, deren Anträge in Vertretung auszufüllen. Alle gestellten Anträge sind jederzeit im Intranet einsehbar. soviel zur Theorie 2 Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mit HCM Inside arbeiten. Viel Spaß!

3 Der Ausstieg aus dem Papierkrieg: HCM Inside Mit HCM Inside werden die bisher auf Papier basierenden Prozesse rund um die Beantragung von Mehrarbeit vollständig elektronisch abgewickelt. Für Sie bedeutet das, dass Sie alle Vorgänge, die mit diesen Themen zu tun haben, in Ruhe von Ihrem PC aus erledigen können. Mehrarbeitsanträge gehören der Vergangenheit an. Wie das geht? Ganz einfach. HCM Inside erreichen Sie unter der Intranetadresse: 3 Ein webbasiertes Tool, mit dem Sie alle erforderlichen Eingaben selbst vornehmen können

4 Inhaltsverzeichnis Anmeldung Einstiegsmaske HCM Inside Cockpit So beantragen Sie Mehrarbeit Einzelsicht So beantragen Sie Mehrarbeit Listerfassung So beantragen Sie Mehrarbeit Monatssicht So stornieren Sie einen Mehrarbeitsantrag Wo steht mein Antrag? So genehmigen Sie Mehrarbeit (Übersicht) So genehmigen Sie Mehrarbeit (Einzelsicht) So genehmigen Sie Mehrarbeit (Maillink) So genehmigen Sie Mehrarbeit (Monatssicht) So können Sie Ihre Vertretung benennen So können Sie eine Vertretung ausführen So können Sie Ihre Mails steuern So können Sie die Sprache steuern So können Sie Ihre Mitarbeitergruppen verwalten 4

5 1. Anmeldung Zum Starten von HCM Inside den o. g. Link in die Betreffzeile Ihres Internet Explorer eingeben und mit ENTER bestätigen. Für die Authentifizierung geben Sie Ihre Benutzerdaten ein. Abhängig von Ihrer Rolle (z. B. Mitarbeiter, Führungskraft oder Zeitbeauftragte/r) stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. 5 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

6 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Mitarbeiter Nach der Anmeldung wird Ihnen das HCM Inside Cockpit angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen und Funktionen auf einen Blick. 6 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

7 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Zeitbeauftragte/r Nach der Anmeldung wird Ihnen das HCM Inside Cockpit angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen und Funktionen auf einen Blick. 7 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

8 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Führungskraft Nach der Anmeldung wird Ihnen das HCM Inside Cockpit angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen und Funktionen auf einen Blick. 8 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

9 2. HCM Inside Cockpit: Rolle Führungskraft - Reduziert Nimmt Ihr Standort noch nicht an HCM Inside teil, können Führungskräfte trotzdem Ihre Aufgaben erledigen. Das System zeigt dann eine reduzierte Cockpit-Darstellung an. 9 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

10 3. Mehrarbeit beantragen - Einzelerfassung (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Anwendungen starten den Menüpunkt Mehrarbeit beantragen aus. 10 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

11 3. Mehrarbeit beantragen - Einzelerfassung (2/2) Nach der Auswahl eines Mehrarbeitstyps (1) können Sie den die Verrechnungsart (2) bestimmen. Beginn und das Ende der Mehrarbeit bestimmen Sie durch Anklicken des Kalenders. Per Definition können bei Mehrarbeittypen die Felder Uhrzeit von und Uhrzeit bis ausgefüllt werden. Diese sind default mit 00:00 Uhr bis 24:00 Uhr vorbelegt. Wer Ihren Antrag genehmigen muss, sehen Sie unter Genehmigungsschritte (3). Werden für die Genehmigung Zusatzdokumente benötigt, so können Sie diese über das Register Anlagen an den Antrag anhängen. Möchten Sie einen Freitext erfassen, so können Sie dies über das Register Zusatzinfo im Bereich Bemerkung. Mit Antrag speichern speichern Sie den Antrag, ohne diesen an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten. Mit Eingaben prüfen werden Ihre Angaben im SAP System geprüft, ohne an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten. Eingaben löschen löscht alle Angaben Mit Beantragen leiten Sie den Antrag an den nächsten Genehmiger weiter. Die Angaben werden vorher im SAP geprüft. 11 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

12 4. Mehrarbeit beantragen Listerfassung (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Anwendungen starten den Menüpunkt Mehrarbeit beantragen (Listerfassung) aus. 12 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

13 4. Mehrarbeit beantragen Listerfassung (2/2) Über die Drop-Down Boxen in den Spalten Für (1), Mehrarb.-Typ und Verrechnungsart wählen Sie Ihre Daten aus. Beginn und das Ende der Mehrarbeit bestimmen Sie durch Anklicken der Datumfeldes. Es öffnet sich jeweils ein Kalenderblatt. Per Definition können bei Mehrarbeittypen die Felder Uhrzeit von und Uhrzeit bis ausgefüllt werden. Diese sind default mit 00:00 Uhr bis 24:00 Uhr vorbelegt. Die Spalte Begründung erfordert eine Eingabe. Mit Antrag speichern speichern Sie den Antrag, ohne diesen an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten. Mit Eingaben prüfen werden Ihre Angaben im SAP System geprüft, ohne an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten. Eingaben löschen löscht alle Angaben Mit Beantragen leiten Sie den Antrag an den nächsten Genehmiger weiter. Die Angaben werden vorher im SAP geprüft. 13 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

14 5. Mehrarbeit beantragen Monatssicht (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Anwendungen starten den Menüpunkt Mehrarbeit beantragen (Monatssicht) aus. 14 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

15 5. Mehrarbeit beantragen Monatssicht (2/2) Wählen Sie zuerst im Bereich Beantragung für Monat über Drop-Down die zu erfassende Periode (1) aus. Im Bereich Vorschlagswerte (2) können Sie Stunden und Bemerkungen erfassen. Möchten Sie nur für bestimmte Tage einen Antrag stellen, füllen Sie diese Felder nicht. Wählen Sie nun durch Klick auf die Zeile einen Mitarbeiter aus, für den Sie Mehrarbeit erfassen wollen. Über Hinzufügen (3) wählen Sie nun die für den Mitarbeiter zugeordneten Mehrarbeitstypen aus. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen über die Buttons Kopieren, Einfügen und Löschen zur Verfügung. Klicken Sie für die tageweise Erfassung in die markierte Zeile und erfassen Sie die Stunden manuell. In der Monatssicht werden ihnen die bereits genehmigten An-Abw.heiten der Mitarbeiters anzeigt. Für diese Tage kann keine Mehrarbeit beantragt werden. Mit Speichern und weiterleiten starten Sie den Genehmigungsprozess. Die Angaben werden vorher im SAP geprüft. 15 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

16 6. Mehrarbeit stornieren (1/2) Genehmigte Anträge können storniert werden. Klicken Sie bitte dazu im Infocontainer Meine Anträge auf Alle, wählen anschließend das Register erledigt (1), Klicken auf das Symbol für Stornieren (2). 16 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

17 6. Mehrarbeit stornieren (2/2) Sie können bei Bedarf eine Begründung zur Stornierung unter Zusatzinfo (1) verfassen. Stornieren Sie den Antrag über den Button Stornieren (2). Nun wird ein Stornierungslauf angestoßen, bei dem die Genehmigungsschritte analog zur Beantragung durchlaufen werden müssen. Mit Stornieren leiten Sie den Storno-Antrag an den ersten Genehmiger des ursprünglichen Workflows weiter. 17 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

18 7. Status des Antrags prüfen (1/2) Den Status Ihrer weitergeleiteten Mehrarbeitsanträge erfahren Sie jederzeit im Infocontainer Meine Anträge. Möchten Sie die Anträge im Detail einsehen, klicken sie bitte auf Alle. 18 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

19 7. Status des Antrags prüfen (2/2) Ihre gespeicherten Anträge werden im Register gespeichert aufgelistet. Anträge, die in Genehmigung sind, stehen im Register in Genehmigung. Wurde Ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt, so steht dieser unter erledigt. Die Symbole in der ersten Spalte kennzeichnen den aktuellen Status des Antrags. Möchten Sie nähere Informationen zum Antrag einsehen, markieren Sie bitte die entsprechende Zeile und klicken dann auf Anzeigen (1). Der Antrag wird in der Detailsicht geöffnet. Der aktuell zu Genehmigende ist im Bereich Genehmigungsschritte (2) farblich hervorgehoben. Über den Button Zurück (3) können Sie die Detailanzeige des Antrages wieder verlassen. Status Bezeichnung Weitergeleitet an den nächsten Genehmiger. Antrag noch nicht abgeschlossen Antrag wurde genehmigt und ist abgeschlossen Antrag wurde abgelehnt und ist abgeschlossen Antrag wurde gespeichert Antrag wurde nach dem Speichern geändert 19 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

20 8. Mehrarbeit genehmigen [Übersicht] (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Aufgaben den Menüpunkt Alle aus. 20 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

21 8. Mehrarbeit genehmigen [Übersicht] (2/2) Offene Anträge können Sie direkt in der Übersicht ( zu genehmigende Anträge ) bearbeiten. Dazu markieren Sie einfach die entsprechenden Anträge (1) und klicken auf Genehmigen. Möchten Sie vor der Genehmigung den Antrag einsehen, selektieren Sie bitte eine Zeile (2) und klicken dann auf Bearbeiten. Sie können dort den Antrag genehmigen oder ablehnen. Den Zeitraum der angezeigten Anträge können Sie über Zeitraum verändern. Bitte beachten Sie, dass der Zeitraum alle zu längeren Ladezeiten führen kann. Wurde der Antrag genehmigt oder abgelehnt, so steht dieser unter erledigte Anträge. Die Symbole in der ersten Spalte kennzeichnen den aktuellen Status des Antrags. Status Bezeichnung Weitergeleitet an den nächsten Genehmiger. Antrag noch nicht abgeschlossen Antrag wurde genehmigt und ist abgeschlossen Antrag wurde abgelehnt und ist abgeschlossen In der letzten Spalte wird Ihnen angezeigt ob ein Kommentar( ) oder eine Warnung ( ) vorhanden ist. 21 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

22 9. Mehrarbeit genehmigen [Einzelsicht] (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Aufgaben eine offene Aufgabe aus der Liste aus. 22 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

23 9. Mehrarbeit genehmigen [Einzelsicht] (2/2) In der Einzelsicht sehen Sie zusätzliche Informationen zum Antrag bzw. Antragsteller, wie Informationen zum Saldo des Antragstellers ( Daten zur Person ) Anlagen zum Antrag (Register Anlagen ) Zusatzinformationen und Mitarbeiterdaten (Register Zusatzinfo ). Hier können Sie auch einen Kommentar zur Genehmigung bzw. Ablehnung eintragen. Mit Genehmigen (1) genehmigen Sie den Antrag, leiten ihn ggfs. an den nächsten Genehmiger weiter. Sind Sie der letzte Genehmiger, ist der Vorgang beendet und der Antragsteller/Mitarbeiter wird per Mail informiert. Mit Ablehnen (2) lehnen Sie den Antrag ab, ist der Vorgang beendet und der Antragsteller / Mitarbeiter wird per Mail informiert. 23 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

24 10. Mehrarbeit genehmigen (Maillink) Im Mail Neuer Antrag Mehrarbeit klicken Sie bitte auf den Link Link zur Applikation. Es öffnet sich der Internetexplorer mit der Startseite zu HCM Inside. Nach Eingabe der Anmeldedaten wird direkt in die Einzelansicht des ausgewählten Antrages verzweigt. Eine Bearbeitung ist wie im Punkt 8. Mehrarbeit genehmigen [Einzelsicht] (2/2) beschrieben möglich. 24 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

25 11. Mehrarbeit genehmigen [Monatssicht] Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Meine Aufgaben den Menüpunkt Alle aus. Über die Selektionshilfen (1) können Sie die Anzeige reduzieren. Mit den Buttons (2) Genehmigen bzw. Ablehnen bearbeiten Sie die Anträge. 25 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

26 12. Vertretung benennen: Rolle Führungskraft (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Administration den Menüpunkt Vertretung pflegen aus. 26 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

27 12. Vertretung benennen: Rolle Führungskraft (2/2) Bitte wählen Sie zuerst die Aufgabe (1) aus, für die Sie eine Vertretung einrichten wollen. Anschließend bestimmen Sie bitte den Zeitraum (2) und die Person (3). Mit neue Vertretung anlegen übernehmen Sie die Vertretung in Ihren Arbeitsvorrat (4). Vorhandene Vertretungen können Sie bearbeiten, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken (4). Möchten Sie eine vorhandene Vertretung löschen, markieren Sie diese und über den Button markierte Löschen (5) entfernen Sie diese. Speichern übernimmt die Vertretungen aus dem Arbeitsvorrat, speichert und aktiviert diese im HCM Inside. 27 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

28 13. Vertretung ausführen Aktuell gültige Vertretungen werden rechts oben im Cockpit unter Meine Vertretungen angezeigt. Mit einem Klick auf den entsprechenden Link kann die Vertretung wahrgenommen werden. 28 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

29 14. s steuern: Rolle Führungskraft (1/2) Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Administration den Menüpunkt Steuerung aus. 29 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

30 14. s steuern (2/2) Mailtyp Information neuer Antrag zur Bearbeitung Information offene Mehrarbeiten Bezeichnung Information, dass ein Antrag zur Genehmigung an Sie weitergeleitet wurde. Diese Information wird pro Antrag sofort versendet. Tägliche Zusammenfassung, dass neue Anträge zur Genehmigung vorliegen. Standardmäßig werden Ihnen die obig angebenden s zugestellt. Wenn Sie die Häkchen bei nicht zustellen setzen, werden diese nicht verschickt. Das Häkchen bei an Vertreter steuert ob die eingetragenen Vertreter Kopien der s bekommen oder nicht. Zusätzlich werden Sie wöchentlich über offene Anträge informiert. Diese Funktion kann nicht deaktiviert werden. 30 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

31 15. Sprache steuern Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer Administration den Menüpunkt Allg. Einstellungen aus. Im Internet Explorer wählen Sie bitte unter Extras Internetoptionen den Button Sprachen aus. Dort können Sie festlegen in welcher Sprache die s an Sie von HCM Inside geschickt werden. HCM Inside wird nun in Deutsch oder Englisch angezeigt - je nachdem was an oberster Stelle steht. 31 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

32 16. Mitarbeitergruppen verwalten Führungskräfte/Teamleiter können die zugeordneten Mitarbeiter in Mitarbeitergruppen einteilen. Beachte: Das Anlegen einer Mitarbeitergruppe aktiviert für die Mitglieder den Gruppenkalender. 32 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

33 17. Gruppenkalender Mitarbeiter, die einer Mitarbeitergruppe zugeordnet sind, können im Cockpit den entsprechenden Gruppenkalender öffnen. 33 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

34 Noch Fragen? Aktuelle Hinweise und weiterführenden Informationen können Sie jederzeit unter dem Menüpunkt Hilfe einsehen. Sollten Sie Fragen zu HCM Inside haben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Key-User am Standort. 34 Zurück zum Inhaltsverzeichnis