Die Rechnungsmanagement Prozesse

Transkript

1 Die Rechnungsmanagement Prozesse Folie: 5

2 Die Rechnungsmanagement Prozesse RechnungsmanagementHEUTE! (Papierrechnungen) Folie: 6

3 Die Rechnungsmanagement Prozesse Die Alternativen: Folie: 7

4 Die Rechnungsmanagement Prozesse Rechnungsmanagement: Nachricht: INVOIC ala.. Folie: 8

5 Ein Beispiel für elektronischen Geschäftsdatenaustausch EDI zwischen Handel und Industrie (Textil) Die Geschäftsbereiche werden unterstützt (Nachrichten) 3. Transportauftrag (IFTMIN) Spedition 5. Transportstatus (IFTSTA) 6. Ankunftsmeldung (IFTMAN) Industrie 1. Preisliste / Katalog (PRICAT) 2. Bestellung (ORDERS) 4. Liefermeldung (DESADV) 7. Wareneingang (RECADV) 8. Rechnung (INVOIC) Handel 10. Gutschrift (CREMUL) Bank 9. Zahlungsauftrag (PAYMUL) Folie: 9

6 Ein Beispiel für elektronischen Geschäftsdatenaustausch EDI zwischen Handel und Industrie (Textil) Die Geschäftsbereiche werden unterstützt (Nachrichten) Folie: 10

7 Ein Beispiel für elektronischen Geschäftsdatenaustausch EDI zwischen Handel und Industrie (Textil) Classic EDI (EDIFACT) Nachricht INVOIC Partner 2 (Lieferant) INVOIC (Rechnung) Nutzeneffekte für: Partner 1 (Kunde/Händler) Partner 2 Partner 1 Klare Referenzierung zur Bestellung / Lieferung des Kunden Reduzierung des Administrationsaufwandes (Papiervolumen, Datenarchivierung, Prozesskosten, Porto, ) Schnellere Rechnungsabwicklung Wegfall mancher Erfassungen/Prüfungen (Einsparung ca %) Senkung von Beanstandungen / Reklamationen Automatischer Abgleich zum Lieferschein, Bestellung, Preise, Termine Folie: 11

8 Die Rechnungsmanagement Prozesse Rechnungsmanagement EDI (EDIFACT) (classic) EDIFACT INVOIC Für viele Mittelständler und Kleinunternehmer (Handel und Industrie) zu teuer, aufwendig und nicht ausreichend bekannt! Folie: 12

9 Die Rechnungsmanagement Prozesse Die Alternativen: Folie: 13

10 Die Rechnungsmanagement Prozesse Rechnungsmanagement e-invoice Ziel der Initiative Folie: 14

11 Die Rechnungsmanagement Prozesse Auf diese Prozesse wird verzichtet! Folie: 15

12 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Welche Kosten/Invest sind für e-invoicing vom Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger zu veranschlagen? Folie: 16

13 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Die Kosten / der Invest für den Rechnungsaussteller sind abhängig von: den technologischen und organisatorischen Möglichkeiten der heute praktizierten Rechnungserstellung(Datenformate, Dokumentenformate, vorh. Schnittstellen, Portale, Netzanbindungen, ). der Vorhandenen EDI-Kompetenz (EDIFACT, PDF vereinfacht es dem Provider) und den internen vorhandenen IT-Unterstützungen (Selektierung, Konvertierung, und Gestaltung von Daten/Strukturen). Folie: 17

14 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Beispiele unterstützter Formate, Strukturen und Normen NORMIERT STRUKTURIERT UNSTRUKTURIERT GTIN (EAN) Spool-Print Folie: 18

15 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Für den Rechnungsaussteller welcher das KATAG e-invoice Verfahren praktiziert Sind keine zusätzlichen Kosten und Investitionen erforderlich. Folie: 19

16 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Die Kosten / der Invest für den Rechnungsempfänger sind geringfügig: Internetzugang adresse Standart PC Standart Drucker Folie: 20

17 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Rechnet sich das auch? Folie: 21

18 Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie) Ein Beispiel möglicher Kostenreduzierugen für den Rechnungsaussteller (Lieferant / Produzent) Folie: 22

19 Analyse e-invoice-einsatz (AUSGANGSRECHNUNGEN) 1. Ist-Analyse: Die Fakten 2. Ist-Analyse: Die Aufwende und Kosten (heute) 3. Notwendiger Invest / Kosten für e-invoice/edi? 4. Erwartete Kostenreduzierung durch e-invoice (bereits Teilnehmer der KATAG-Initiative) Folie 23

20 Ist-Analyse: Die Fakten Erstellung von ca Papierrechnungen p. a. 1. Versand über Post, DHL, DPD, ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Sortieren, Zusammenführen, Kuvertieren, Frankieren, Versenden Kosten für Porto, Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Ersatz-, Verschließteile, Support,, 0,5 MA Stk. 2. Versand mit der Ware (im/am Karton) ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Falten, Kuvertieren, Zuordnen (richtige Kartonauswahl), Einlegen/Aufkleben Kosten für Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Support,, 0,5 MA Stk. Folie 24

21 Ist-Analyse: Die Aufwende und vorh. Kosten Erstellung von ca Papierrechnungen p. a. 1. Versand über Post, DHL, DPD, ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Sortieren, Zusammenführen, Kuvertieren, Frankieren, Versenden 0,5 MA Kosten für Porto, Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Ersatz-, Verschließteile, Support,, Stk Versand mit der Ware (im/am Karton) ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Falten, Kuvertieren, Zuordnen (richtige Kartonauswahl), Einlegen/Aufkleben Kosten für Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Support,, 0,5 MA Stk >>> Gesamte Kosten Papierrechnungserstellung : p.a. Folie 25

22 Notwendiger Invest / Kosten für e-invoice/edi? 1. Bei einer Ablösung der heutigen Papierrechnungserstellung/Zustellung durch eine identische Abwicklung des e-invoice-verfahrens wie heute mit der KATAG AG praktiziert (gleicher Provider, Formate, Schnittstellen, ) sind KEINE zusätzlichen Investitionen erforderlich. 2. Die Kosten für den Provider sind bei diesem Verfahren mit ca p. a. zu veranschlagen. 3. Die Ablösung der Papierrechnungen durch EDI/EDIFACT (INVOIC) erfordert Investitionen (z. Zt. Nicht quantifizierbar) in diverse Konvertierungsund Kommunikations-Technologien. Folie 26

23 Erwartete Kostenreduzierung durch e-invoice 1. Bisherige Gesamtkosten Papierrechnungen p. a. 2. Kosten für e-invoice-verfahren pro Rechnung 0,20 3. Provider-Kosten für Rechnungen pro Jahr Diverse Nebenkosten p. a Gesamtkosten e-invoice-einsatz (Providerkosten): p. a. Erwartete Kostenreduzierung pro Jahr: Folie 27