Aufwand und Nutzen des Benchmarkings Ein Bericht aus der Praxis. Dr. Claus Henning Rolfs Stadtentwässerungsbetrieb Düsseldorf

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1 Aufwand und Nutzen des Benchmarkings Ein Bericht aus der Praxis Dr. Claus Henning Rolfs Stadtentwässerungsbetrieb Düsseldorf 1

2 1. Der Stadtentwässerungsbetrieb Düsseldorf 2. Benchmarking als Baustein der Unternehmensstrategie 3. Praxisbeispiel Klärwerke - Voraussetzungen und Abhängigkeiten - Aufwand und Nutzen - Konkrete Beispiele 4. Fazit 2

3 Stadtentwässerungsbetrieb Düsseldorf in Zahlen Angeschlossene Grundstücke Davon industr. und gewerbl. Indirekteinleiter Stck Stck. Mischsystem, angeschl. Fläche 80 % Trennsystem, angeschl. Fläche 20 % Öffentliche Kanäle km Pumpstationen 81 Regenbeckenanlagen 34 Anschlusswerte (E + EGW) KW Düsseldorf-Süd KW Düsseldorf-Nord E E Gesamtabwassermenge 70,4 Mio. m³ Trockenwetterzufluss 50,4 Mio. m³ Anlagevermögen Kanalnetz Anlagevermögen Sonderbau 1,8 Mrd. EUR 0,7 Mrd. EUR 3

4 Stadtplan Düsseldorf Einzugsgebiete 4

5 Politische Bedeutung des Benchmarkings Benchmarking ist ein wesentlicher Baustein für das Branchenbild der deutschen Wasserwirtschaft Grundlegende Voraussetzungen für den Erfolg sind Freiwilligkeit und Vertraulichkeit Durch die aktuellen Aktivitäten der Kartellbehörden hat das Benchmarking einen enormen Bedeutungsschub erhalten. Benchmarking ist in der Lage, den unternehmensbezogenen Effiziensnachweis zu erbringen. 5

6 Benchmarking als unternehmerisches Werkzeug - schafft Transparenz - macht Schwachstellen bewusst - zeigt Optimierungspotentiale - bindet alle Beteiligten in Erfolge ein 6

7 Benchmarking im Stadtentwässerungsbetrieb Düsseldorf Bundesweites Unternehmensbenchmarking Landesweites Benchmarking Abwasser NRW Prozessbenchmarking - Kanalbetrieb und Pumpwerke - Kanalbau - Materialwirtschaft - Geo-Daten-Service - Indirekteinleiter und Labor - Klärwerksanalytik - Klärwerksbetrieb 7

8 Datenauszug aus dem Unternehmensbenchmarking 8

9 Datenauszug aus dem Unternehmensbenchmarking 9

10 Datenauszug aus dem Unternehmensbenchmarking 10

11 Datenauszug aus dem Unternehmensbenchmarking 11

12 Datenauszug aus dem Prozessbenchmarking Kläranlagen 12

13 Voraussetzungen und Abhängigkeiten Der Erfolg ist nicht garantiert!!! Es gewinnt nicht jeder automatisch mit der Teilnahme. Es gibt interne Abhängigkeiten: eigene Struktur, eigener Aufwand, eigene Datenqualität und externe Abhängigkeiten: Wie gehen die anderen Teilnehmer damit um? Es ist kein Mal-Nebenher -Projekt. Es muss einen Betreuer/Projektleiter im eigenen Haus geben, der hierfür Zeit bekommt. Die eigene Struktur muss aufgebaut werden. Wie viele Mitarbeiter sollen zuarbeiten, wer soll zusammenführen und nach außen vertreten, wer soll an den Terminen teilnehmen? Die kaufmännische Abteilung sollte durch frühzeitige Einbindung mit gezogen werden. Klärwerke: 2 Projektleiter (1 Betriebsmann, 1 Planer) 1 Kaufmann 13

14 Qualitätsanforderungen an den Benchmarkingprozess Die Datenqualität muss passen. Die technischen und die kaufmännischen Daten müssen eine (vergleichbare) Mindestqualität besitzen, damit die Ergebnisse dem eigenen Anspruch entsprechen und im gesamten Verfahren belastbar sein.. Es muss einen Rückfluss der Qualitätsanforderung an den Veranstalter geben. (läuft bei Klärwerken gut, sehr aktive Teilnehmer in der Gruppe > EW) Dieser muss eine einheitliche Qualität bei allen Teilnehmern umsetzen. Es muss frühzeitig geplant werden, wer die Umsetzung der Ergebnisse mitträgt und mitgestaltet. SEBD: Die Projektleiter fassen zusammen, bewerten und schlagen Maßnahmen vor. Die Vorstellung erfolgt gleichzeitig vor Geschäftsleitung und Personalrat. Nach der Vorstellung erfolgt die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen. 14

15 Definition des Erfolges Selbst bei günstigsten Bedingungen stellt sich der Erfolg frühestens im 2. Jahr ein (In den Klärwerken im 3. Jahr). Der Erfolg wird nach mehrjähriger Teilnahme in den Modulen unterschiedlich bewertet. Dementsprechend unterschiedlich sind Einstellung der eigenen Mitarbeiter zum Benchmarking. Was ist der Erfolg? Die Bestätigung, dass bisher alles richtig war? In den Klärwerken war der Erfolg zunächst schmerzhaft, weil wir jetzt dokumentieren konnten, wo wir nicht optimal waren oder noch sind und wo andere besser sind. Diese Dokumentation ist aber eine ideale Begründung für die Vorstellung der geplanten zunächst kostenträchtigen Maßnahmen in den Beschlussgremien 15

16 Aufwand und Nutzen Im ersten Jahr ist der Aufwand enorm und nicht zu unterschätzen. Die eigenen Daten sind aufzunehmen und an die Methodik Benchmarking anzupassen. Die liegen weder im technischen noch im kaufmännischen Bereich in der gewünschten Struktur vor. Klärwerke: 0,2 PJ Arbeit nur für Datenerhebung Das erste Jahr ist im SEBD grundsätzlich das Lehrjahr. Erst im zweiten Jahr entspricht die eigene Datenqualität den Anforderungen und erst ab dem dritten konnten belastbare Ergebnisse genutzt werden. Der Aufwand sinkt mit den ersten Jahren. Klärwerke: 0,06 PJ Arbeit nur für Datenerhebung 16

17 Aufwand und Nutzen Beginn eingelaufenes System Datenerhebung Datenauswertung und prüfung Sitzungsvorbereitung 2 Workshops / a Ursachenanalyse Maßnahmenplan Summe 0,2 PJ 0,3 PJ 0,1 PJ 0,04 PJ 0,06 PJ 0,1 PJ 0,8 PJ 0,06 PJ 0,08 PJ 0,04 PJ 0,02 PJ 0,1 PJ 0,1 PJ 0,4 PJ 17

18 Aufwand und Nutzen (schematisch) unser Nutzen halbherziger Nutzen 18

19 Die Nebeneffekte sind nicht zu unterschätzen, haben sich bereits eingestellt und überwiegen zurzeit den offensichtlichen Nutzen. Aufwand und Nutzen Der offensichtliche Nutzen: Maßnahmen entwickeln sich aus dem Benchmarking heraus und wären ohne das Benchmarking nicht ersichtlich gewesen. Vorraussetzung: Man muss mehrjährig mitgemacht haben (keine saisonalen Effekte, saubere Datengrundlage und qualität, keine einjährigen Effekte Darstellung der eigenen Werte im bundesweiten Vergleich Der zusätzlichenutzen: Zwang zum kritischen Hinterfragen der eigenen Werte Anpassung der eigenen Struktur (Anpassung des Betriebsabrechnungsbogens) Darstellung der Betriebswerte in Zeitreihen Ableitungen für die eigenen Jahresberichte für Geschäftsleitung und Politik bundesweite Kontakte und Erfahrungsaustausch Bewertung von Berateraussagen mit Hilfe von Daten aller Benchmarkingteilnehmer Ergänzung des kaufmännischen Controllings Dokumentation gegenüber der Politik und Argumente zur Begründung von Bauprojekten 19

20 Nutzen: Auszug Ursachenanalyse TP Biologie 10% Mittel SEBD Grafische Darstellung der Gesamtbetriebskosten und der zugehörigen Kostenarten 90% Plakative Einstufung des Einflusses gering- mittel - hoch Detailausund bewertung SEBD 20

21 Konkrete Beispiele Beispiel 1: Stromeinkauf Häufig getätigte Berateraussage zum Stromeinkauf: Einkauf an der Strombörse ist aufgrund der Liberalisierung die günstigste Variante. Ergebnis der Abfrage: Es gibt keine Liberalisierung Vollversorgung ist einfach aber teuer Börse benötigt einen Mitarbeiter, der sich ausschließlich hierum kümmert. Nicht jeder Börseneinkauf ist wirtschaftlich. Ergebnis für SEBD: Wechsel des Stromeinkaufs wird (noch) nicht forciert. Kosten /kwh 0,16 0,14 0,12 0,1 0,08 0,06 0,04 0,02 Kosten Strombezug /kwh Einkauf an Börse Anlagenranking 21

22 Konkrete Beispiele Beispiel 2: Rechengutentsorgung Meinung SEBD: Beseitigung ist zu teuer, Meinung der städt. Gremien: Die Unterstützung des ortsansässigen Entsorgers ist wichtiger. Ergebnis der Abfrage: Düsseldorf hat (fast) die teuerste Entsorgung 0,70 Reststoffentsorgung Ergebnis SEBD: Die Frage der Wertung wurde neu definiert, weil die Preisspanne zum Benchmark zu groß ist. Die Ausschreibung zur Verwertung erzielt Minderkosten von netto pro Jahr. 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0, KWN KWS 15 Kosten in /EW 22

23 Konkrete Beispiele Beispiel 3: Planungsgrundlagen, Ideen Im Rahmen der Workshops tauscht man die Ursachenanalyse und den Maßnahmenplan aus. Ergebnisse werden als Vortrag vorgestellt Ergebnis SEBD: Die eigene Datengrundlage für eigene Planungen und/oder Bewertung von externen Planungen steigt erheblich. Die Ideen anderer Teilnehmer können auf Übertragbarkeit geprüft werden. Gutachter/Berateraussagen können umfassender bewertet werden. Referenzen können einfacher geprüft werden (Vorprüfung auf Datenbasis, ansonsten vor Ort anrufen. Der Umgang mit Beratern hat sich verändert. Die Aufgaben sind genauer zu definieren Die Grundlagenplanung wird oft selbst erstellt und nicht gemäß HOAI vergeben. 23

24 Ende t n n e k g n i k r a m Bench! r e n n i w e G r u n n e d n a m wenn t h c i n d n Aufwa s e d n u t scheu l l i w h c i l wirk 24

25 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 25