PFARREI NEUEN TYPS. Leitfaden zum Aufgabenportfolio der Verwaltungsnavigatoren

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1 PFARREI NEUEN TYPS Leitfaden zum Aufgabenportfolio der Verwaltungsnavigatoren

2 Inhaltsverzeichnis Thema Seite I. Vorwort 4 II. Einführung 6 III. Aufgabenportfolio 8 IV. Abkürzungsverzeichnis 9 1. Begleitung des Pfarreiwerdungsprozesses Unterstützung des Verwaltungsrates bei Pfarrei neuen Typs Angelegenheiten VRK-Sitzungen Haushaltsvollzug Personalführung und -gewinnung Baumaßnahmen Verwaltung von Kindertagesstätten 27 V. Notizen 30

3 4 // 5 I. Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, die ngemeinden im Bistum Limburg haben sich auf dem Weg gemacht, die in ihrem Zuschnitt neu festgelegten Pastoralen Räume in Pfarreien neuen Typs umzuwandeln. Dieser epochale Prozess soll die pastorale Zukunftsfähigkeit der ngemeinden in unserem Bistum sichern. Auch in der Finanz-, Vermögens- und Personalverwaltung der Pfarreien neuen Typs entstehen aufgrund der Zunahme von Quantität und Komplexität erhöhte Anforderungen, in denen das zu erhaltende Ehrenamt im Verwaltungsrat durch hauptamtliche Leistungen aus dem Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau im Bischöflichen Ordinariat unterstützt werden soll. Die direkte Unterstützungsleistungen für den Verwaltungsrat der Pfarreien neuen Typs wird vornehmlich durch den Verwaltungsnavigator erbracht. In der Ihnen vorliegenden Broschüre sollen insbesondere die Aufgaben des Verwaltungsnavigators in Form eines skataloges dargestellt werden. Dieser skatalog zeigt auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten der (Priesterliche Leitung, Verwaltungsrat, Gattungsbevollmächtigte bzw. Kita- sowie weitere Unterstützungsleistungen aus dem Bischöflichen Ordinariat auf und grenzt diese gegeneinander ab. Pfarrei neuen Typs bildet der Verwaltungsnavigator eine Scharnierfunktion zwischen den Pfarreien neuen Typs und den Rentämtern sowie zum Bischöflichen Ordinariat in Limburg. Elementare Aufgabe des Verwaltungsnavigators ist es, die Verantwortlichen vor Ort bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben zu beraten und zu unterstützen und ist deren persönlicher Ansprechpartner vor Ort. Dabei unterstützt er im Rahmen der Finanz-, Vermögens- und Personalverwaltung die wirtschaftliche Steuerung durch ein professionelles Controlling. Er trägt Entscheidungsbedarfe vor und entwickelt Lösungsmöglichkeiten. Ich bin sicher, dass gemeinsam durch die ehrenamtliche Wahrnehmung der Finanz-, Vermögens- und Personalverwaltung und der richtig dosierten hauptamtlichen Unterstützungsleistung durch das Bischöfliche Ordinariat die Zukunftsfähigkeit der Pfarreien neuen Typs erhalten und gestärkt wird. Mit meinem herzlichen Dank für Ihr wertvolles Wirken für die ngemeinden im Bistum Limburg und den besten Grüßen Die des Verwaltungsnavigators beginnt bereits im Pfarreiwerdungsprozess, in dem dieser die Arbeitsgruppe Verwaltung begleitet. Nach Abschluss des Pfarreiwerdungsprozesses mit der Gründung der Gordon Sobbeck Finanzdezernent

4 6 // 7 II. Einführung Der Bistumsprozess Bereitschaft zur Bewegung begann 2008 mit einer Pilotprojektphase. Nun ist das Bistum Limburg seit 2011 auf dem Weg, die in ihrem Zuschnitt neu festgelegten Pastoralen Räume in Pfarreien neuen Typs umzuwandeln. In diesem Gesamtprozess der Gründung neuer Pfarreien werden die einzelnen Pfarreiwerdungsprozesse bezüglich der Finanz- und Vermögensverwaltung durch die Verwaltungsnavigatoren begleitet. 1 Nach Abschluss des Pfarreiwerdungsprozesses bilden Verwaltungsnavigatoren eine Scharnierfunktion zwischen den Pfarreien neuen Typs und den Rentämtern in Kelkheim ( Süd) und Hadamar ( Nord) sowie zum Bischöflichen Ordinariat und seinen Dienststellen. Elementare Aufgabe der Verwaltungsnavigatoren ist es, die Verantwortlichen vor Ort bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben, die im folgenden Kapitel konkretisiert werden, zu beraten und zu unterstützen. Die Bezeichnung Verwaltungsnavigator ist hierbei wörtlich zu nehmen, denn Ziel ist es, den Verantwortlichen vor Ort in den Pfarreien neuen Typs einen persönlichen Ansprechpartner, der stets beratend zur Seite steht und durch die Aufgaben der Verwaltung navigiert, zur Verfügung zu stellen. Die wesentliche Aufgabe des Verwaltungsnavigators im Rahmen der Finanz- und Vermögensverwaltung liegt in der Wahrnehmung der wirtschaftlichen Steuerung durch ein professionelles Controlling. 2 Dadurch stellt der Verwaltungsnavigator sicher, dass der Verwaltungsrat über den Finanzstatus der Pfarrei und ggf. abweichende Budgetentwicklungen informiert ist. Er trägt Entscheidungsbedarfe vor und entwickelt Lösungsmöglichkeiten. 1 Der Einfachheit des sprachlichen Verständnisses wegen wurde in diesem Leitfaden die männliche 2 Alle Aufgaben des Controllings werden in einem Controlling-Konzept definiert. Form der Personenbezeichnung gewählt (Verwaltungsnavigator). Es sind damit immer die Verwaltungsnavigatorin und der Verwaltungsnavigator in gleicher Weise und gleichberechtigt gemeint.

5 8 // 9 III. Aufgabenportfolio IV. Abkürzungsverzeichnis Nachfolgend werden alle Verantwortlichkeiten und Unterstützungsleistungen eines Verwaltungsnavigators aufgeführt. Dieser Katalog enthält auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten der (Priesterliche Leitung, VRK, Gattungsbevollmächtigte bzw. Kita-, der übrigen Organisationseinheiten des es sowie dem Bischöflichen Ordinariat, um die Aufgabenfelder eines Verwaltungsnavigators klar abzugrenzen. Denn es muss auch ausgeführt werden, was ein Verwaltungsnavigator nicht leisten muss bzw. kann. Ein x kennzeichnet die Verantwortung, ein H notwendige Hilfestellung/ Unterstützung durch eine (Verwaltungs-)Ebene und ein E die Einbindung der entsprechenden Rolle bei der Aufgabenwahrnehmung. Abkürzung Rollen der (Verwaltungs-)Ebene bei der Aufgabenwahrnehmung Der Kita-Koordinator zeichnet bei den gekennzeichneten en verantwortlich, wenn diese Kindertagesstätten betreffen. Dies setzt aber voraus, dass die Pfarrei Neuen Typs durch einen Koordinator unterstützt wird. Ein flächendeckender Einsatz von Koordinatoren analog zum Verwaltungsnavigator ist nicht vorgesehen, sondern kann je nach Bedarfssituation der ngemeinde zum Einsatz kommen. Die Gewährleistung eines zeitnahen Informationsflusses (sowohl aus dem wie aus dem an die ngemeinde / Pfarrei neuen Typs und umgekehrt liegt in der Verantwortlichkeit aller Beteiligten. x H E Verantwortung Hilfestellung / Unterstützung Einbindung Unabhängig vom Aufgabenumfang hat der Verwaltungsnavigator eine Vor-Ort-Präsenz von einem Tag je Pfarrei neuen Typs wahrzunehmen. Der Priesterliche Leiter hat die Verfügbarkeit eines Arbeitsplatzes für den Verwaltungsnavigator sicherzustellen.

6 10 // 11 Bezüglich der konkreten Rolle im Bischöflichen Ordinariat und werden nachfolgende Abkürzungen verwendet: Abkürzung Organisationseinheit Abkürzung Organisationseinheit FB FC FCK Bischöfliches Ordinariat Limburg Abteilung Diözesanbauamt Abteilung Controlling Referat Finanzen / Controlling / ngemeinden, Abteilung Controlling FSP FSP KiGem FNN FSP KiGem FSN FNP Süd, Sachbereich Personal Nord, Fachspezialist ngemeinde Süd, Fachspezialist ngemeinde Nord, Sachbereich Personal FH Abteilung Haushalt und Rechnungswesen FSR Süd, Sachbereich Rechnungswesen FHP G Dezernat Pastorale Dienste FL Stabsstelle Programmierung, Abteilung Haushalt und Rechnungswesen K PE Dezernat Kinder, Jugend und Familie Dezernat Personal, Abteilung Personalentwicklung Abteilung Liegenschaften und Zentrale Dienste PLP Dezernat Pastorale Dienste und FNK Nord, Kindertagesstätten Programmleitung Pfarreiwerdungsprozesse FNR VE Zentralstelle, Abteilung EDV-IT Nord, Sachbereich Rechnungswesen FSK Süd, Kindertagesstätten

7 12 // Begleitung des Pfarreiwerdungsprozesses Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 1.1 Auftragsgespräch Teilnahme [G] Einladung Protokollführung Sitzungsleitung [G] Vor- und Nachbereitung 1.2 Auftaktveranstaltung [G] Teilnahme [G] Einladung Sitzungsleitung 1.3 AG Finanzen und Verwaltung Teilnahme Einladung Protokollführung Sitzungsleitung Vor- und Nachbereitung Beratung zu allen Fragen der Pfarreiwerdung 4 H Vor- und Nachbereitung [G] 3 Der Verwaltungsnavigator wird über die wesentlichen Ergebnisse der AG KiTa durch die Abteilung Kindertagesstätten im in Kenntnis gesetzt. 4 Der Verwaltungsnavigator bringt einen Vorschlag für die Tagesordnung ein.

8 14 // 15 Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 1.4 Sicherstellung der wirtschaftlichen Umsetzung Konsolidierung von Konten und Kassen der ngemeinden H 5 H [FNR, (ggf. Kita- 1.8 Implementierung von KIP im Zentralen Pfarrbüro und Anwenderbetreuung Installation und Einführung / Schulung [FH] Neue Buchungskreise und Kostenstellenstrukturen erstellen 1.5 Zentralisierte Kommunikation von Ergebnissen und offenen Fragen zwischen der Pfarrei und dem Bischöflichen Ordinariat 1.6 Grundsatzentscheidung treffen [FH] Anwenderbetreuung KIP 1.9 Einrichtung eines Zentralen Pfarrbüros (außer KIP) 1.10 Implementierung standardisierter Prozesse der allgemeinen Verwaltung (außer KIP) Schulungen des Verwaltungspersonals E [FNR, E [FH] H [PLP] H [PLP] [PLP / PE] 1.7 Gründungsvereinbarung erstellen H H 6 Der Verwaltungsnavigator ist zentraler Ansprechpartner im Hinblick auf das Programm Kassen und Konten im 5 Der Verwaltungsnavigator hat auf eine Konsolidierung der Kassen und Konten der ngemeinden hinzuwirken. Pfarrbüro (KIP). Hierzu zählen alle buchhalterischen (z.b. Kontierungen) und organisatorischen (z.b. Unterkassen, FiBu-Konten) Fragestellungen. Soweit programmtechnische Fragestellungen bestehen bzw. Fehler zu beheben sind, leitet der Verwaltungsnavigator diese zur weiteren Bearbeitung an die Stabsstelle Programmierung in der Abteilung Haushalt und Rechnungswesen weiter. 7 Standardisierte Prozesse der allgemeinen Verwaltung umfassen den gesamten Workflow innerhalb der Pfarrei Neuen Typs (z.b. Belegfluss zwischen Zentralem Pfarrbüro und Kirchorten).

9 16 // Unterstützung des Verwaltungsrates der Pfarrei neuen Typs Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 2.1 Beratung H Multiplikator-Funktion (Aufnahme und Entgegennahme von Aufträgen und Veranlassung der entsprechenden Bearbeitung im 2.6 Verbesserung, Optimierung und Beratung bzgl. der eingesetzten Software im Pfarrbüro Konsolidierung der Kassen und Konten der Pfarrei Neuen Typs (KiP) H H (KiP) [FNR, H [FNR, H [für KIP: FHP] [G] 2.3 Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen und Referaten im 2.4 Ansprechpartner für die anderen Mitarbeitenden im 2.5 Optimierung des Verwaltungsaufbaus und der Verwaltungsablauforganisation in der Pfarrei H 9 H [PLP] 8 Das Konzept zur Rechts-, Fach- und Dienstaufsicht wird die Unterstützung der Fachaufsicht konkretisieren. 9 Hiermit ist weniger die Bearbeitung durch den Verwaltungsnavigator als vielmehr die Vermittlung von Optimierungsbedarfen an das Dezernat Pastorale Dienste gemeint. 10 Vgl. Fußnote 5

10 18 // Angelegenheiten VRK-Sitzungen Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 3.1 Tagesordnungspunkte abstimmen 3.2 Einladung zur Sitzung H 12 /H 13 (ggf. 3.3 Beschlussvorlagen erstellen 11 Kita- 3.4 Beschlussvorlage an Teilnehmerkreis versenden Teilnahme Vorstellung Budgetplanung Teilnahme Vorstellung Jahresabschluss Teilnahme bei Bedarf 14 (ggf. Kita- (ggf. Kita- 3.6 Protokollführung 3.7 Umsetzung der Beschlüsse H H 3.5 Teilnahme des Verwaltungsnavigators an den VRK- Sitzungen 11 Der Verwaltungsnavigator sorgt dafür, dass jeder Tagesordnungspunkt mit finanziell relevanter Auswirkung durch eine Beschlussvorlage (Standard-Berichtvorlage) abgedeckt ist. Die Beschlussvorlage muss die finanziellen Auswirkungen und ggf. mögliche Alternativen darstellen (z.b. standardisierte Wirtschaftlichkeitsanalysen). Die inhaltliche bzw. fachliche Ausfertigung der Beschlussvorlage erfolgt im Aufgabenbereich des Verwaltungsnavigators durch diesen. Beschlussvorlagen in den Zuständigkeiten der rentamtsinternen Sachbereiche koordiniert der Verwaltungsnavigator. 12 Bei Beschlussvorlagen in den darüber hinausgehenden Themen in den Zuständigkeiten der Bereiche der Gattungsbevollmächtigten, Koordinatoren, Verwaltungsräte, Pfarrsekretariate ist der Verwaltungsnavigator einzubinden, um insbesondere finanzielle Auswirkungen zu bewerten (Beispiel Angebotsänderung: Koordinator erstellt Beschlussvorlage, Verwaltungsnavigator prüft finanzielle Auswirkungen). 13 Verantwortlichkeit bei pastoralen Themen. Ist der Verantwortungsbereich eines Kita-Koordinators betroffen, ist eine Abstimmung zwischen Verwaltungsnavigator und Koordinator notwendig. 14 Der Verwaltungsnavigator sollte nicht generell an jeder VRK-Sitzung teilnehmen. Ob der Bedarf einer Teilnahme des Verwaltungsnavigators besteht, ist einvernehmlich zwischen dem Priesterlichen Leiter und dem Verwaltungsnavigator abzustimmen. Bei Nichtteilnahme des Verwaltungsnavigators ist das Ergebnis der Behandlung von Beschlussvorlagen und eventuelle Korrekturen auf der Beschlussvorlage zu vermerken und anschließend an den Verwaltungsnavigator zur Nachbereitung/ Umsetzung im weiterzuleiten.

11 20 // Haushaltsvollzug Verwaltungsnavigatorin Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigatorin Verwaltungsnavigator) 4.1 Budgetverantwortung (ggf. Kita- 4.2 Rechnungen prüfen (ggf. Kita Erstellung des Jahresabschlusses H 15 [FNR,, H [PR] 4.3 Rechnungen anweisen 4.4 Rechnungen bezahlen / verbuchen 4.5 Beratung und effiziente Unterstützung der Verwaltungsräte in allen Budget- und Vermögensfragen 4.6 Beratung und effiziente Unterstützung der Verwaltungsräte in Versicherungsfragen 4.7 Planungsrechnung und Jahresabschluss Erstellung der Planungsrechnung [FNR, (ggf. Kita- H H [FL] H [FNN, FSN, FNP, FSP] H Vorstellung und Erläuterung der Planungsrechnung und des Jahresabschlusses im VRK 4.8 Problemanalyse wirtschaftlicher Fragestellungen und Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen 4.9 Ergebniskontrolle und Durchführung von Abweichungsanalysen Unterjährige Überwachung der Wirtschaftlichkeit und des Zahlungsverkehrs sowie Kontrolle der Budgeteinhaltung H [FNN, FSN, FNK, FSK] H [FNN, FSN, FNK, FSK] H [FNN, FSN, FNK, FSK] E (ggf. Kita- H [FC] H [FC] 15 In der Verantwortung des Verwaltungsnavigators liegt v.a. die Erstellung des Lageberichts (der schriftlichen Erläuterung) des Jahresabschlusses.

12 22 // Personalführung und -gewinnung Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 5.1 Personalakte führen 5.2 Überwachung Sollstellenplan H [FNP, FSP] 16 (ggf. Kita Erledigung der Formalitäten zur Einstellung (Arbeitsvertrag erstellen, etc.) [FNR, 5.3 Klärung der Finanzierung von Zusatzpersonal Freigabe von Stellenbeschreibungen 5.5 Führung Mitarbeitergespräche (ggf. gemeinsam mit der KiTa-Leitung) 5.6 Stellenprofile für die Ausschreibung entwickeln bzw. freigeben H [FNK, FSK, FNN, FSN] (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita Einführung bei Aufnahme der (ggf. Kita Probezeitbeurteilung (ggf. Kita Genehmigung Urlaub (ggf. durch KiTa-Leitung) 5.14 Treffen von Regelungen für den Vertretungseinsatz 5.15 Personaleinteilung/ Überwachung der Dienstplangestaltung (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita- 5.7 Ausschreibung von Stellen (ggf. Kita MAV-Beteiligung sicherstellen (ggf. Kita- 5.8 Leitung des Bewerbungsverfahrens 5.9 Entscheidung über Einstellung treffen (ggf. Kita- (ggf. Kita-Koordi Personalentwicklung und Personalpflege (ggf. zusammen mit den KiTa-Leitungen) (ggf. nator) 16 Im KiTa-Bereich Abstimmung mit dem Kita-Koordinator notwendig. 17 Der Verwaltungsnavigator ist nicht für die Verhandlung mit der Kommune bzgl. Refinanzierung etc. zuständig (siehe Punkt 7.5.1).

13 24 // Baumaßnahmen Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 5.18 Regelmäßige Besprechung mit den Mitarbeitenden (ggf. Kita Dienstanweisungen (ggf. Kita Ermahnungen und Abmahnungen 5.21 Unterzeichnung von Verträgen und Zeugnissen (ggf. Kita- (ggf. Kita- 6.1 Laufender Informationsaustausch [FNR, (Kita- 6.2 Bedarf feststellen (Kita- 6.3 Kostenschätzung einholen 6.4 Finanzierungsvorschlag erarbeiten (Eigenanteile der ngemeinde) H [FNN, FSN] 6.5 Zuschüsse beantragen H (ggf. Kita- [FB/ FCF] [FB/ FCF] Vorbereitung der Anmeldung zur Bauliste 6.7 Anmeldung zur Bauliste H E 6.8 naufsichtliche Genehmigung [FB] 6.9 Architekt beauftragen E 6.10 Bauvergabe (ggf. Architekt) 18 Bei Baumaßnahmen mit finanzieller Beteiligung des Landesamtes für Denkmalpflege.

14 26 // Verwaltung von Kindertagesstätten Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) 6.11 Bauaufsicht (ggf. Architekt) 6.12 Baukostencontrolling H H (ggf. Architekt) 6.13 Rechnungen anweisen/ freigeben 6.14 Rechnungen bezahlen/ verbuchen 6.15 Maßnahme abrechnen [FNR, H [FNN, FSN] 19 (ggf. Architekt) x [FB] 7.1 Inhaltliche Profilentwicklung, Konzeptarbeit 7.2 Dienst und Fachaufsicht über die Leistungen 7.3 Qualitätssicherung Entwicklung der Qualitätsmanagement-Systeme mit den Leitungen (ggf.kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita Trägerseitige Freigabe der Dokumente (ggf. Kita Zusammenarbeit mit Qualitäts-Beauftragten und Auditoren (ggf. Kita- 7.4 Angebotsgestaltung und Interessenvertretung Planung der Angebotsgestaltung (ggf. Kita Klärung der Finanzierung von neuen Angeboten H [FS KiTa] (ggf. Kita- 19 Der Fachspezialist hat die Abrechnung durchzuführen.

15 28 // 29 Verwaltungsnavigator) Verwaltungsnavigator) Vertretung des Trägers im Beirat und gegenüber Dritten (ggf. Kita- x [K/FC/ FCK] Veranlassung von Sicherheitsüberprüfungen 7.5 Verwaltung und Finanzierung Verhandlungen mit der Kommune E H (ggf. Kita- [K/FC/ FCK] Trägerseitige Unterzeichnung von Dokumenten (ggf. gemeinsam mit Kita Beitragsabrechnung H (ggf. Kita Abrechnung mit dem [FNR, (ggf. Kita Unterstützung bei der Abrechnung E H [FNR, (ggf. Kita- Architekt) Stellung von Anträgen für die Einrichtung 23 E [FNK, FSK] E [FB] Landesmittel H H Sprachförderung Land Besonderer Förderauftrag Frankfurt/ Leistungsvereinbarung H H H 24 H 20 Für Bezirke Frankfurt und Wiesbaden. 21 Ggf. Zuständigkeit der Gesamtverbände Limburg und Wiesbaden beachten. 22 Ggf. Zuständigkeit der Gesamtverbände Limburg und Wiesbaden beachten. 23 Hiermit sind insbesondere die Anträge auf Zuschüsse Dritter (Landesmittel, Sprachförderung, etc.) gemeint. 24 Gemeinsam mit Caritasverband e. V. Frankfurt Sonstige Drittmittel H

16 30 // 31 V. Notizen Impressum Herausgeber: Bischöfliches Ordinariat Limburg Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau und Dezernat Pastorale Dienste Roßmarkt 4 // Limburg Redaktion: Peter Steinhauer // Matthias Bär Gestaltung: Annika Steininger

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