Schnellstartanleitung Mehrplatzversionen

Transkript

1 Schnellstartanleitung Mehrplatzversionen Installation auf Mac & Windows Start & Anmeldung Erste Einrichtung gofilemaker.de - MSITS Gotenstr Oldenburg Tel. (04 41) info@gofilemaker.de

2 Installation von gfm-business mit FileMaker Pro Willkommen zum CRM- und Warenwirtschaftssystem gfm-business. Bei gfm-business Professional oder gfm-business Custom handelt es sich um ein Paket von FileMaker-Datenbanken, die unter Windows und Mac OS X eine gültige Lizenz von FileMaker Pro erfordern. Dieses Dokument erläutert, wie gfm-business Professional und Custom unter Mac OS X und Windows installiert und eingerichtet wird. Download von gfm-business Professional/Custom Die jeweils aktuelle Version von gfm-business können Sie auf herunterladen. > gfm-business > Support & Downloads Der Download enthält das gfm-business-verzeichnis mit folgenden Unterordnern: Nach dem Download dekomprimieren Sie das ZIP-Archiv. Unter Mac OS X geschieht dies per Doppelklick auf das Archiv, unter Windows klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen die Funktion "Alle extrahieren". EAN-Schriftart installieren Um EAN13-Codes generieren zu können, installieren Sie die mitglieferte Schriftart ean13.ttf unter Mac OS X oder Windows per Doppelklick auf die Schriftart-Datei. FileMaker Extensions installieren Stellen Sie sicher, dass vor dieser Aktion auf jedem Mac- oder Windows-Arbeitsplatz, auf dem gfm-business eingesetzt werden soll, eine Lizenz von FileMaker Pro installiert ist. Kopieren Sie den Inhalt des Verzeichnisses Extensions auf dem Client (Mac oder Windows) in das Verzeichnis Extensions Ihrer FileMaker Pro Installation. (Standard: Macintosh HD/Programme/FileMaker Pro/Extensions) oder Windows-PC (Standard: C:\Programme (x86)\filemaker Pro\Extensions). Die Extensions müssen auf jedem Client installiert werden, der auf die Datenbanken zugreifen soll. Seite 1 Seite 1

3 Installation von gfm-business mit FileMaker Pro Installieren von gfm-business im Netzwerk Eine Netzwerkinstallation kann entweder mit oder ohne FileMaker Server durchgeführt werden. Wir empfehlen den Einsatz von FileMaker Server ab vier gleichzeitigen Zugriffen auf die Datenbank. Wenn alle erzeugten Daten aus gfm-business im Netzwerk auf einem zentralen Laufwerk gespeichert werden sollen, muß eine Laufwerksverknüpfung zu diesem Laufwerk auf jeder Arbeitsstation eingerichtet sein und zur Verfügung stehen. Installation mit FileMaker Server Um gfm-business mit FileMaker Server einzurichten, führen Sie bitte zunächst die Installation für den Einzelplatz durch. Starten Sie daraufhin gfm-business und richten Sie alle Stammdaten und Einstellungen ein. Tragen Sie in den Benutzer-Einstellungen den/die Benutzerpfad/e Ihres Netzlaufwerks ein, wie er auf allen Clients zur Verfügung steht. Weitere Informationen zur Installation von gfm-business mit FileMaker Server finden Sie in der Onlinedokumentation im Kapitel Freigabe durch einen FileMaker Pro Client Verschieben Sie das Verzeichnis Datenbanken in das Dokumentverzeichnis des Computers, der die Datenbanken im Netzwerk freigeben soll. Mac: /Benutzer/IhrName/Dokumente Windows: C:\Benutzer\IhrName\Eigene Dokumente Kopieren Sie das gesamte Verzeichnis gfm-business mit allen enthaltenen Unterverzeichnissen in das Verzeichnis, in dem alle von gfm-business erzeugten Dokumente gespeichert werden sollen. Wenn alle Benutzer auf die Dokumente zugreifen können sollen, kopieren Sie das Verzeichnis auf ein gemeinsam genutztes Laufwerk, das auf allen Clients als Netzlaufwerk eingebunden zur Verfügung steht. Starten Sie FileMaker Pro und öffnen Sie gfm_business.fmp12 im Verzeichnis Datenbanken, das Sie in das Dokumentverzeichnis des aktuellen Benutzers kopiert haben, der die Datenbanken im Netzwerk freigeben soll. Tragen Sie in den Benutzer-Einstellungen den/die Benutzerpfad/e Ihres Netzlaufwerks ein, wie er auf allen Clients zur Verfügung steht. Installation aller weiteren Arbeitsstationen Auf allen weiteren Arbeitsstationen genügt die Installation von FileMaker Pro sowie der EAN-Schriftart und der Extensions, wie auf Seite 1 beschrieben. Wenn Daten in einem gemeinsam genutzten Ordner abgelegt werden sollen, stellen Sie sicher, dass der gemeinsam genutzte Ordner als Netzlaufwerk verbunden wurde und richten Sie ggf. in den Benutzereinstellungen den entsprechenden Pfad ein. Seite 2 Seite 2

4 Erster Start und Einrichtung des Benutzerordners Erste Anmeldung an gfm-business Nach dem Start der Anwendung erscheint ein Dialog für die Benutzeranmeldung. Melden Sie sich in diesem Dialog bei der ersten Anmeldung mit folgenden Benutzerdaten an: Benutzername: Passwort: gfmbusiness gfmbusiness gfm-business Custom Benutzername: Passwort: cuadmin gfmbusiness Benutzerverzeichnis definieren Nach der Anmeldung prüft gfm-business, ob der Standard-Dokumentpfad des Benutzers korrekt eingerichtet und gefunden wurde. Nach dem ersten Start ist dies nicht der Fall, und es erscheint folgende Meldung: gfm-business informiert Sie mit dieser Meldung darüber, dass der Dokumentpfad für den angemeldeten Benutzer nicht gefunden werden konnte. Nach Klick auf die Schaltfläche [OK] erscheint ein Dialog zur Auswahl des Pfades für den angemeldeten Benutzer. Navigieren Sie nun in diesem Dialog zu Ihrem gfm-business Verzeichnis, in dem alle Verzeichnisse auf Seite 1 zu sehen sind und klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswählen]. Das Benutzer- Dokumentverzeichnis wurde damit erfolgreich eingerichtet und steht künftig für die Arbeit mit gfm- Business zur Verfügung. Der Pfad kann jederzeit in der Benutzerverwaltung bearbeitet werden. Seite 3 Seite 3

5 Erste Einrichtung und Firmenstammdaten Erste Einrichtung von gfm-business Um mit gfm-business effektiv arbeiten zu können, müssen zunächst alle erforderlichen Firmen-Stammdaten Ihres Unternehmens eingetragen werden. Dazu gehören die Anschrift und Kommunikationswege, Bankverbindungen, rechtliche Angaben, ggf. Standorte und Filialen, Textbausteine, Vorgaben für das Fakturierungsmodul wie Nummernkreise, Buchungskonten, Erlöskonten usw., Währungen, Vorgaben für die Artikelverwaltung, Wertelisten und ggf. die Definition von Dialog-Standardwerten. Alle Einstellungen, Stammdaten und Benutzereinstellungen finden Sie im Hauptmenü in der rechten Spalte unter den grau gefärbten Schaltflächen "Einstellungen". Tragen Sie für die erste Einrichtung von gfm-business zunächst Ihre Firmen-Stammdaten ein, indem Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche [Firmenstamm] klicken. Die im Firmenstamm gepflegten Bankverbindungen werden für alle Druckformulare verwendet. Unter der Registerschaltfläche [Bankverbindungen] können Sie beliebig viele Bankverbindungen für Ihr Unternehmen speichern, die als Finanzkonten verwendet werden können. Um die Lagerbestandsverwaltung nutzen zu können, tragen Sie unter der Registerschaltfläche [Standorte] mindestens einen Lagerstandort ein. Weiterführende Informationen Informationen zur weiteren Einrichtung von gfm-business oder zur Installation auf dem Apple ipad finden Sie im Anwenderhandbuch, das sich innerhalb des Dokumentverzeichnisses im Ordner Dokumentation befindet oder in der Onlinehilfe durch Klick auf das Hilfesymbol [?] in der Symbolleiste. Seite 4 Seite 4

6 gfm-business-versionen im Vergleich Custom Offene Lizenz Lauffähig unter macos (Mac OS X), Windows und Apple ipad* Beschränkung auf bis zu 100 Datensätze pro Modul. free Basic Light Pro Basic Pro Basic Pro Keine Einschränkung auf Anzahl nutzbarer Datensätze Netzwerkfähig auch in gemischten Netzwerkumgebungen (Mehrplatzlizenzen erhältlich) Alle Drucklayouts individuell anpassbar mit FileMaker Pro Alle Masken und Listenansichten anpassbar mit FileMaker Pro Gesamter Quellcode anpassbar und erweiterbar mit FileMaker Pro Automatische Archivierung aller Dokumente als PDF-Datei Systemweiter Kalender mit Mehrbenutzer-Unterstützung Ereignisprotokoll mit Protokollierung aller Änderungen Hauptmenü und Navigation benutzerdefiniert anpassbar Unterstützung von Scannern, SMTP-Mailservern, CTI, Schnittstellen Automatische Backups aller Datenbanken beim Schliessen Kontakte/CRM mit Adressverwaltung und Zeiterfassung Erweitertes Kontaktmanagement mit Aktionen, Wiedervorlagen, usw. Korrespondenz, Erfassen von Briefen, Faxen und s Dokumentarchiv, s und Newsletter mit HTML-Vorlage via SMTP Faktura für Standardbelege vom Angebot bis zum Mahnwesen Erweiterte Fakturafunktionen, Teilbelege, Sammelbelege, Liefertermine Einkauf, Kassenbuch, SEPA, Onlinebanking-Schnittstellen Artikelverwaltung mit Lieferanten und Artikelbestand Bestandsprotokoll, Preisgruppen, Stücklisten, Attribute, Schnittstellen Projektmanagement, Inventar- und Fahrtenbuchverwaltung, Statistik Detail-Vergleich: kostenlos ab ab 499 ab 399 ab 999 ab 999 ab Alle Lizenzen exklusive FileMaker Pro. Für die Ausführung der Einzelplatzlizenzen gfm-business free, Basic und Light ist keine separate Lizenz von FileMaker Pro erforderlich. Pro, Custom und offene Lizenz erfordern das MBS FileMaker Plugin. * Kostenlose App "FileMaker Go" erforderlich. Seite 5