Posteingang. superadmin

Transkript

1 Posteingang superadmin

2 Inhaltsverzeichnis Beschreibung... 3 Sammelpostfächer... 3 Formularpostfach... 3 Vorgang öffnen... 3 Suchen, Filtern und Sortieren... 3 Erweiterte Ansicht eines Vorgangs... 4 Page 2 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am

3 Inhalt Beschreibung Sammelpostfächer Formularpostfach Vorgang öffnen Suchen, Filtern und Sortieren Erweiterte Ansicht eines Vorgangs Beschreibung In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge (eingegangene Formulardaten) in sogenannten Sammel- bzw. Formularpostfächern übersichtlich angezeigt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen und Kommentare zu verfassen. Sammelpostfächer Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare. Formularpostfach Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars. Vorgang öffnen Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet. Suchen, Filtern und Sortieren Page 3 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am

4 Suchen Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld. Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes. Filtern In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung. Augensymbol Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind. Woche Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an Zeitraum Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an. Reset Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden. Sortieren Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt. Erweiterte Ansicht eines Vorgangs Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon (+) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet. Status wechseln Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter Status die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden. Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert. Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben. Kein Status verfügbar Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus. Statuswechsel nicht erlaubt In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind. Page 4 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am

5 Datei zum Vorgang hochladen Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld Datei ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden. Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert. Historie In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt. Vorgang ungelesen setzen Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt fett auf normal geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf ungelesen zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox Vorgang ungelesen setzen. Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert. Page 5 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am

6 Exportieren Über die Auswahl Exportieren können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden. XML Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung: Standard ohne XSL Vorlage: Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert. <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ"> <processes> <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz"> <form version="1"> <field name="elname"> <plainvalue><![cdata[wert]]></plainvalue> <values count="1"> <value index="0"><![cdata[]]></value> </values> <label><![cdata[]]></label> </field>... </form> <process...> </processes> </xfc-data> Standard mit XSL Vorlage: Page 6 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am

7 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch XSL Vorlage erstellen. Excel Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt. Was wird wann exportiert? Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind. Beispiel: Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden. Vorgang/Vorgänge löschen Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der Statusverarbeitung muss die Option Vorgänge sind in diesem Status löschbar aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon (x) zu sehen. Mehrere Vorgänge löschen Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option löschen gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt. Page 7 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am

8 Vorgang/Vorgänge verschieben Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt. Spalten ein- und ausblenden Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden. Page 8 of 8 - zuletzt bearbeitet von superadmin am