Handbuch i3 System Nachricht

Transkript

1 i3 Software GmbH Handbuch i3 System Nachricht Anwenderhandbuch Elisabeth Holzmann 02. September 2009

2 Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse: helpdesk@i3software.biz. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/ Fax: 0662/ Mittwoch, 02. September 2009 Seite 2 von 45

3 Inhaltsverzeichnis 1.6. Nachricht Suchen nach einer Nachricht:... 7 Über die Multifunktionsleiste im i3 System 1:... 7 Über die Adresse:... 9 Über den Ansprechpartner:... 9 Über den persönlichen Arbeitsbereich: Über das Projekt: Beschreibung des Fensters: Neue Nachricht Erstellen einer neuen Nachricht Verschiedene Wege zum Erstellen einer Neuen Nachricht: Über die Multifunktionsliste im i3 System 1: In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: In der Adresskartei über Organisation: In der Multifunktionsleiste im Ansprechpartnerfenster: In dem Arbeitsbereich Stammdaten über Ansprechpartner: Im Adressauswahlfenster durch Betätigung der rechten Maustaste: Durch Anklicken des Symbols in der Schnellzugriffsleiste: Aus dem Archiv: Ausfüllen der verschiedenen Arbeitsfelder in der Neuen Nachricht: Die Multifunktionsleiste in dem Fenster Neue Nachricht: Ausfüllen der verschiedenen Arbeitsfelder im Fenster: Neue Nachricht An: Cc: Bcc: Kategorie: Projekt: Betreff: Priorität: Sendepriorität: Format: Sendebestätigung: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 3 von 45

4 Lesebestätigung: Time-Box anlegen (1.An: ): Untere Arbeitsfenster: Arbeiten mit einer neuen Nachricht: Senden: Empfänger: Anhänge: Extras: Ablage: Empfangen einer neuen Nachricht Beschreibung des Fensters: Nachricht Die Multifunktionsleiste: Die Schnellzugriffsymbolleiste: Die Erfassungsfeldern und dem darunterliegenden Nachrichtenfenster : Arbeiten mit einer neu empfangenen Nachricht: Die Multifunktionsleiste: Bearbeiten: Antworten und Senden: Ablage: Die Schnellzugriffsymbolleiste: Nachricht: Verknüpfungen (An): Verknüpfungen (Cc): Neu: Anhänge: Die Erfassungsfelder: Kategorie: Benutzer: Projekt: Betreff: Arbeiten mit den Symbolen des Befehlsabschnitt Nachrichten Neu Eingang Mittwoch, 02. September 2009 Seite 4 von 45

5 Nachrichteneingang (Neue) Status gelesen setzten Nachrichtenregel erstellen Nachrichtenregeln bearbeiten Nachrichten löschen Spam löschen Ausgang Mittwoch, 02. September 2009 Seite 5 von 45

6 1.6. Nachricht Unter dem Begriff Nachricht finden Sie alles, was mit s zu tun hat Die Nachricht gehört zum Arbeitsbereich Organisation der Adressverwaltung und ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit. Hier können Sie Ihre Nachrichten erstellen, senden, empfangen, Projekten zuordnen, weiterleiten, archivieren, in die Nachrichtenablage hinzufügen usw. Fenster: Neue Nachricht Mittwoch, 02. September 2009 Seite 6 von 45

7 Suchen nach einer Nachricht: Sie können auf verschiedene Wege nach einer Nachricht suchen, je nachdem, in welchem Arbeitsabschnitt Sie sich gerade befinden bzw. welcher der Wege Ihnen persönlich am liebsten ist. Über die Multifunktionsleiste im i3 System 1: In der Registerkarte CRM & Organisation finden Sie im Befehlsabschnitt Suchen & Anzeigen das Befehlssymbol Nachricht. Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol gehen, gelangen Sie in das Fenster: Nachricht suchen in welchem Sie verschiedene Möglichkeiten haben, um nach Ihrer Nachricht zu suchen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 7 von 45

8 Absender: Hier können Sie den Absender Ihrer gesuchten Nachricht eingeben bzw. suchen Empfänger: Hier können Sie den Empfänger Ihrer gesuchten Nachrichte eingeben bzw. suchen Betreff: Hier können Sie den Betreff Ihrer Nachricht eingeben bzw. suchen Info: Wenn Sie auf das Symbol vor dem Eingabefeld klicken, können Sie die Suchparameter des Feldes verändern. z.b. Sie wissen, der Name des Absender des gesuchten Mails beginnt mit den Buchstaben Hau, dann aktivieren Sie die Funktion Beginnt und erhalten, wenn Sie die Suche gestartet haben, alle Absender, die mit Hau beginnen. Ordner: Hier können Sie den gesuchten Mailordner auswählen, indem Sie auf das Symbol und aus der Auswahlliste den gewünschten Ordner aussuchen. am Ende des Feldes gehen Benutzer: Hier können Sie den Mitarbeiter auswählen, der mit der Nachricht verknüpft ist. Der angemeldete User ist vorgelegt, Sie können aber durch einen Klick auf den schwarzen Pfeil am Ende des Feldes einen anderen Mitarbeiter aus der Liste auswählen. Kategorie: Sie können auch nach der Kategorie Ihrer Nachricht suchen, indem Sie auf das Symbol gehen und aus der Auswahlliste die gewünschte Kategorie aussuchen. am Ende des Feldes Datum von/bis: Hier können Sie den Zeitraum des Versandes/Empfanges der gesuchten Nachricht eingeben. Projekt: Wenn Ihre Nachricht mit einem Projekt verknüpft ist, können Sie auch nach diesem Projekt suchen, indem Sie auf das Symbol am Ende des Feldes gehen und aus der Auswahlliste das gewünschte Projekt aussuchen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 8 von 45

9 Wie viele der Suchfelder Sie ausfüllen (ob eines oder alle) liegt ganz bei Ihnen. Sie starten die Suchen, indem Sie auf den Button Suchen gehen und gelangen in das Fenster Nachrichten, in denen die Mails enthalten sind, auf die Ihre Suchkriterien passen. Mittels Doppelklick wählen Sie die gesuchte Nachricht aus und öffnen sie. Über die Adresse: Sie können über die Adresse, die mit der gesuchten Nachricht verknüpft ist (Empfänger oder Versender), nach der Nachricht suchen. Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und gehen im Arbeitsbereich Organisation auf den Unterbereich Nachrichten und können dort zwischen den Funktionen Gesamt, Eingang und Ausgang wählen. Mittels Doppelklick auf die gesuchte Nachricht im Anzeigefenster, können Sie diese öffnen. Über den Ansprechpartner: Sie können über den Ansprechpartner, der mit der gesuchten Nachricht verknüpft ist (Empfänger oder Versender), nach der Nachricht suchen. Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und gehen im Arbeitsbereich Stammdaten auf das Befehlssymbol Ansprechpartner und wählen aus der Liste den gewünschten Ansprechpartner aus. Nun gehen Sie im Arbeitsbereich Organisation auf den Unterbereich Nachrichten und können dort zwischen den Funktionen Gesamt, Eingang und Ausgang wählen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 9 von 45

10 Mittels Doppelklick auf die gesuchte Nachricht im Anzeigefenster, können Sie diese öffnen. Über den persönlichen Arbeitsbereich: Im Hauptfenster des i3 System 1 werden im Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich, in der Schnellzugriffsleiste unter dem Bereich Nachrichten die Befehle Entwürfe, Gesendete Nachrichten, Posteingang, RSS-Eingang, Spam-Nachrichten und ungelesene Nachrichten angezeigt. Wenn Sie auf das gewünschte Befehlssymbol gehen, können Sie sich im Anzeigefenster Ihre persönlichen Nachrichten der letzten 7 Tage ansehen und öffnen. Über das Projekt: Sie können im Projekt, das mit der gesuchten Nachricht verknüpft ist, nach der Nachricht suchen. Sie gehen in die Projektverwaltung (siehe Suchen nach einem Projekt) und gehen dort im Arbeitsbereich Projektdaten auf den Unterbereich Organisation. Hier können Sie nun unter drei Befehlen Ihre Nachricht suchen: Sie finden alle Nachrichten unter dem Befehl Nachrichten gesamt, Ihre eingegangenen Nachrichten unter dem Befehl Nachrichten Eingang und Ihre versendeten Nachrichten unter dem Befehl Nachrichten Ausgang. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 10 von 45

11 Mit einem Doppelklick auf den Eintrag im Anzeigefenster können Sie die gewünschte Nachricht öffnen und bearbeiten Beschreibung des Fensters: Neue Nachricht Mittwoch, 02. September 2009 Seite 11 von 45

12 Das Fenster Neue Nachricht ist zweigeteilt. Im oberen Teil finden Sie eine Multifunktionsleiste mit den darunterliegenden verschieden Arbeitsfelder, die die Stammdaten der Nachricht bilden. Im unteren Teil finden Sie das große Schreibfenster mit der darunterliegenden Leiste, in welche Sie Ihre angehängten PDF s, Dateien etc. einfügen können. Der obere Abschnitt: Die Multifunktionsleiste ist in fünf Befehlsabschnitte unterteilt: Senden Empfänger Anhänge Extras Ablage Darunter finden Sie die Arbeitsfelder, die die Stammdaten der Nachricht bilden (Betreff und Empfänger (An) sind Pflichtfelder) An: Cc: Bcc: Kategorie: Projekt: Betreff: Priorität: Sendepriorität: Format: Sendebestätigung: hier erscheint die Empfänger adresse hier wird die adresse angedruckt, die eine Kopie Ihrer erhalten soll hier erscheint die adresse, die eine blind kopie von Ihrer erhalten soll hier können Sie eine Kategorie für Ihre erfassen hier können Sie Ihre einem Projekt zuweisen hier geben Sie den Betreff für Ihre Nachricht ein hier können Sie die interne Priorität festlegen hier können Sie die Sendepriorität für Ihre Nachricht eingeben hier geben Sie Ihr Format ein wenn Sie diesen Befehl aktivieren, erhalten Sie eine Sendebestätigung Mittwoch, 02. September 2009 Seite 12 von 45

13 Lesebestätigung: Time-Box anlegen: durch Aktivieren von diesem Befehl, verlangen Sie eine Lesebestätigung von Ihrem Empfänger wenn Sie diesen Befehl aktivieren, können Sie eine Time-Box anlegen Der untere Abschnitt: Hier finden Sie ein großes Arbeitsfenster, in welches Sie Ihre Nachricht schreiben bzw. vorkonfigurierte Mailtexte einfügen können. Sie können bei der Neuanlage Ihrer Nachrichten ein Fenster vorschalten, in welchem Sie verschiedene Mailvorlagen oder Texte frei konfigurieren können. Darunter liegt eine Leiste, in welche Sie die Dateien, PDF s etc., die Sie der Nachricht beifügen wollen, hineinziehen bzw. mittels der Befehle in der Multifunktionsleiste einfügen Erstellen einer neuen Nachricht Um eine neue Nachricht zu erfassen, haben Sie verschieden Möglichkeiten um in das Arbeitsfenster Neue Nachricht zu kommen. Verschiedene Wege zum Erstellen einer Neuen Nachricht: 1.) Über die Multifunktionsliste im i3 System 1 2.) In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: im Befehlsabschnitt Neue Einträge für aktuelle Adresse 3.) In dem Arbeitsbereich der Adresse auf Organisation gehen und dann auf das Schnellzugriffsymbol Neue Nachricht klicken 4.) In der Multifunktionsleiste im Ansprechpartnerfenster 5.) In dem Arbeitsbereich der Adresse gehen Sie auf Stammdaten und im Ansprechpartnerfenster auf das Schnellzugriffsymbol Neues Mail 6.) Im Adressauswahlfenster durch Betätigung der rechten Maustaste 7.) Durch Anklicken des Symbols in der Schnellzugriffsleiste 8.) Aus dem Archiv Mittwoch, 02. September 2009 Seite 13 von 45

14 Über die Multifunktionsliste im i3 System 1: In der Registerkarte CRM & Organisation finden Sie in dem Befehlsabschnitt Nachrichten das Symbol Neu. Sie klicken auf das Symbol und kommen direkt in das Suchfenster: Adresse suchen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 14 von 45

15 Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten die gewünschte Adresse zu suchen: in Name 1: den Namen eingeben (min. aber 3 Zeichen) und mit Enter oder Suche bestätigen und aus der vorgeschlagenen Liste auswählen, oder unter Typ: den Adresstyp anklicken, auf Suchen gehen und aus der vorgeschlagenen Liste die gewünschte Adresse auswählen, oder Sie wählen aus den vier Karteikarten Vertreter, Weitere Kriterien Information Details, Details Allgemein, Planbesuche Erweiterte Suchparameter die für Sie passenden Suchkriterien aus. Sie können auch mehrere Möglichkeiten miteinander kombinieren und mit dem Befehl Suchen oder mit Enter die Suche nach der gewünschten Adresse starten. Wenn Sie in der Liste die gewünschte Adresse gefunden und ausgewählt haben, werden in einer Liste alle Mailadressen, die zu dieser Adresse erfasst wurden, angezeigt. Sie wählen die passende für sich aus und Sie kommen in das Fenster Neue Nachricht, in welchem in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist. Sie können diese Auswahlliste auch überspringen (mit Esc.) und kommen in das Arbeitsfenster Neue Nachricht in welchem bei An das Feld leer ist. Wenn Sie eine neue schreiben wollen, wo der Empfänger noch keine Adresse im i3 System 1 hat, dann haben Sie die Möglichkeit im Fenster: Adresse für neue Nachricht gleich auf den Befehl Suchen zu gehen, die vorgeschlagene Adressliste mit Esc. zu überspringen und Sie gelangen nun in ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie Sie weiter vorgehen möchten Wenn Sie auf Neue Suche gehen, kommen Sie wieder in das Fenster: Adresse suchen Wenn Sie auf Abbrechen gehen und mit Weiter bestätigen, gelangen Sie in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht Mittwoch, 02. September 2009 Seite 15 von 45

16 In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: im Befehlsabschnitt Neue Einträge für aktuelle Adresse Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken in der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster im Befehlsabschnitt: Neue Einträge für aktuelle Adresse auf das Symbol Nachricht Wenn Sie nun mit der linken Maustaste auf das Symbol klicken kommen Sie in die Auswahlliste der Mail- Adressen, die bei dieser Adresse hinterlegt sind. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist In der Adresskartei über Organisation: auf den Bereich Nachrichten gehen und dann auf das Schnellzugriffsymbol Neue Nachricht klicken Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken auf den Arbeitsbereich Organisation, gehen auf den Bereich Nachrichten und finden das Symbol im rechten Arbeitsfenster, egal welchen der drei Nachrichtenbereiche Sie wählen (ob Gesamt, Eingang oder Ausgang). Mit einen Doppelklick der linken Maustaste auf das Symbol kommen Sie in die Auswahlliste der Mail-Adressen die bei dieser Adresse hinterlegt sind. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist Mittwoch, 02. September 2009 Seite 16 von 45

17 In der Multifunktionsleiste im Ansprechpartnerfenster: Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und Klicken im Arbeitsbereich Stammdaten auf das Symbol Ansprechpartner. Sie müssen den gewünschten Ansprechpartner auswählen und die Kartei mit einem Doppelklick öffnen. In der Multifunktionsliste des Ansprechpartners gehen Sie im Befehlsabschnitt: Neue Einträge für aktuellen Ansprechpartner auf das Symbol Nachricht Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf das Symbol und Sie kommen in die Auswahlliste der Mail-Adressen, die bei diesem Ansprechpartner hinterlegt sind. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster Neue Nachricht, in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist In dem Arbeitsbereich Stammdaten über Ansprechpartner: gehen Sie im Fenster des Ansprechpartners auf das Schnellsuchsymbol Neues Mail Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken im Arbeitsbereich Stammdaten auf das Symbol Ansprechpartner, wählen den gewünschten Ansprechpartner mittels Doppelklick auf die linke Maustaste aus. Nun gehen Sie im Arbeitsbereich Organisation auf den Bereich Nachrichten und finden das Symbol im rechten Arbeitsfenster, egal welchen der drei Nachrichtenbereiche Sie wählen (ob Gesamt, Eingang oder Ausgang). Mit einen Doppelklick der linken Maustaste auf das Symbol kommen Sie in die Auswahlliste der Mail-Adressen, die bei dieser Adresse hinterlegt sind. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist Mittwoch, 02. September 2009 Seite 17 von 45

18 Im Adressauswahlfenster durch Betätigung der rechten Maustaste: Sie suchen über Schnellsuche die gewünscht Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und wenn Sie die Richtige ausgewählt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und es öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem Sie den Befehl Neue Nachricht auswählen. Nun kommen Sie in eine Auswahlliste der Mail-Adressen, die bei dieser Adresse hinterlegt sind. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist Durch Anklicken des Symbols in der Schnellzugriffsleiste: Sie können aus den verschiedensten Vorgängen (Aktivität, Time-Box, Termin, etc.) eine Nachricht anlegen, indem Sie in der Schnellzugriffsleiste im Bereich Neu auf das Symbol klicken und nun in eine Auswahlliste der Mail-Adressen, die bei dieser Adresse hinterlegt sind, kommen. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist Mittwoch, 02. September 2009 Seite 18 von 45

19 Aus dem Archiv: In einem bereits archivierten Dokument können Sie, indem Sie in der Schnellzugriffssymbolleiste unter dem Bereich: Neu auf das Symbol klicken, eine Nachricht erstellen, die dieses Dokument im Anhang mitschickt (können Sie auch beim Mail heraus löschen). Nun kommen Sie in eine Auswahlliste der Mail-Adressen, die bei dieser Adresse hinterlegt sind. Sie wählen die gewünschte Adresse aus und gelangen direkt in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht in welcher, in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist Egal, welchen der verschiedenen Wege Sie gewählt haben, Sie sind nun im Arbeitsfenster: Neue Nachricht Mittwoch, 02. September 2009 Seite 19 von 45

20 Ausfüllen der verschiedenen Arbeitsfelder in der Neuen Nachricht: Im Normalfall beginnen Sie bei einer im oberen Teil des Arbeitsfensters. Es sind nur zwei Pflichtfelder vorhanden (An und Betreff). Im Feld An ist im Normalfall die von Ihnen ausgewählte Adresse angedruckt. Ausnahme: wenn Sie keine adresse von einer Adresse im i3 System 1 ausgewählt haben. Bei Kategorie ist eine Auswahllisten hinterlegt, um Ihre s einheitlicher gestalten zu können. Diese muss von Ihnen nicht verwendet werden, Sie können aber dieses Feld nicht frei beschreiben. Die Multifunktionsleiste in dem Fenster Neue Nachricht: Die Multifunktionsleiste unterteilt sich in fünf Abschnitte: 1.) Senden 2.) Empfänger 3.) Anhänge 4.) Extras 5.) Ablage Ausfüllen der verschiedenen Arbeitsfelder im Fenster: Neue Nachricht Info: Die Felder An, Cc und Bcc können nicht frei beschrieben werden, sondern müssen über die Multifunktionsleiste mit den Symbolen im Befehlsabschnitt: Empfänger entsprechend ausgefüllt werden Mittwoch, 02. September 2009 Seite 20 von 45

21 An: Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, ist in diesem Feld die gewünschte Empfänger adresse angedruckt. Wenn Sie keine Adresse eingegeben haben, gehen Sie nun in der Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt: Empfänger und wählen entweder eine adresse aus dem i3 System 1 aus (Befehlssymbol: An) oder Sie geben eine, dem System nicht bekannte, Mailadresse ein (Befehlssymbol: An (Frei)). Wenn Sie eine Adresse erfasst haben, diese aber ändern wollen, machen Sie einen Doppelklick ins Feld: An und Sie werden gefragt, ob Sie den Eintrag wirklich löschen wollen, was Sie mit Ja quittieren. Das Feld: An ist nun leer und Sie können über die Multifunktionsliste aus dem Befehlsabschnitt: Empfänger mittels der Befehlssymbole einen neue Mailadresse aussuchen und eingeben Cc: Wenn Sie Ihre Nachricht in Kopie an eine oder mehrere andere Adressen schicken möchten, dann können Sie über die Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Empfänger gehen und entweder eine adresse aus dem i3 System 1 (Befehlssymbol: Cc) auswählen oder Sie geben eine, dem System nicht bekannte, Mailadresse mit dem Befehlssymbol: Cc (Frei) ein. Bcc: Wenn Sie eine Nachricht in blind kopie an eine oder mehrere andere Adressen schicken möchten, dann können Sie über die Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Empfänger gehen und entweder eine adresse aus dem i3 System 1 (Befehlssymbol: Bcc) auswählen oder Sie geben eine, dem System nicht bekannte, Mailadresse mit dem Befehlssymbol: Bcc (Frei) ein. Info: Sie können immer frei Ihre Mailadressen eingeben, aber es empfiehlt sich, wenn eine Mailadresse im i3 System 1 vorhanden ist, Sie auch auf diesen Weg auszuwählen. Vorteil: Ihr Mail wird automatisch der richtigen Adresse/Ansprechpartner im i3 System 1 zugeordnet und abgelegt. Kategorie: Hier können Sie eine Kategorie für Ihre Nachricht auswählen, indem Sie auf das Symbol klicken und aus der Auswahlliste die gewünschte Kategorie auswählen. Diese Liste ist von Ihnen frei konfigurierbar Mittwoch, 02. September 2009 Seite 21 von 45

22 Projekt: Sie können diese Nachricht auch einem Projekt zuordnen, indem Sie mit einem Klick auf die linke Maustaste das Symbol öffnen und aus der Auswahlliste das gewünschte Projekt suchen und auswählen. Sie haben drei Möglichkeiten Ihr Projekt zu suchen: Sie aktivieren entweder den Punkt: Nur offene Projekte oder den Punkt: Alle Projekte anzeigen, oder Sie geben den Projektnamen in das Feld: Suchen ein. Sie können auch durch den Klick auf die rechte Maustaste ein Neues Unterprojekt erfassen oder ein Projekt umbenennen. Mit Weiter bzw. Abbrechen schließen Sie das Projektfenster wieder Betreff: Hier geben Sie den Betreff Ihrer Nachricht ein. Das ist ein Pflichtfeld und Ihre Nachricht wird nicht versendet, solange kein Betreff erfasst ist. Priorität: Hier können Sie die interne Priorität Ihrer Nachricht festlegen (gewisse Nachrichten dürfen nur Personen mit einer bestimmten Priorität lesen) Sendepriorität: Hier können Sie die Sendepriorität Ihrer Nachricht einstellen, indem Sie auf den kleinen Pfeil der Liste zwischen Niedrig, Mittel und Hoch auswählen klicken und aus Format: Wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken können Sie Ihr Format aussuchen (entweder TEXT oder HTML) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 22 von 45

23 Sendebestätigung: Hier können Sie eine Sendebestätigung vom Outlook anfordern, die Sie darüber informiert, wann das erfolgreich verschickt wurde Lesebestätigung: Wenn Sie diesen Befehl aktivieren, fordern Sie vom Empfänger der Nachricht eine Bestätigung, dass er das bekommen hat Time-Box anlegen (1.An: ): Wenn Sie dieses Feld aktivieren, erhalten Sie, nachdem die Nachricht gesendet wurde, eine Time-Box die mit dieser Nachricht verknüpft ist und die Information trägt, wann (Datum/Uhrzeit) das verschickt wurde. Die Verknüpfung wird erst sichtbar, wenn Sie in der Schnellzugriffsymbolleiste auf das Symbol gehen. Untere Arbeitsfenster: Hier finden Sie ein großes Arbeitsfenster, in welches Sie Ihre Nachricht schreiben bzw. vorkonfigurierte Mailtexte einfügen können. Sie können bei der Neuanlage Ihrer Nachrichten ein Fenster vorschalten, in welchem Sie verschiedene Mailvorlagen oder Texte zur Auswahl bringen, die Sie frei konfigurieren können. z.b.: Diese Funktion kann eine große Arbeitserleichterung für Sie sein. z.b. wenn Sie jeden Monat Ihren Kunden ein bestimmtes Mail mit demselben Text schicken müssen (z.b. Hinweise zur Abrechnung, diverse Informationen etc.) oder Sie benötigen eine Vorlage für den Vertrieb bezüglich einer Erstinformation eines Interessenten. Mit dieser Funktion können Sie auch Ihre Mails firmenintern einheitlich gestalten und es besteht auch die Möglichkeit, verschiedene Anreden zu konfigurieren, z.b. eine Persönliche Anrede Unter dem großen Fenster liegt eine Leiste, in welche Sie die Dateien, PDF s etc., die Sie Ihrer beifügen wollen, hineinziehen bzw. mittels der Befehle in der Multifunktionsleiste einfügen können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 23 von 45

24 z.b.: Arbeiten mit einer neuen Nachricht: Wenn Sie mit einer neuen Nachricht arbeiten wollen, benutzen Sie im Normalfall die Multifunktionsleiste. Diese hängt eng mit den darunterliegenden Arbeitsfeldern zusammen (siehe Seite 15: Ausfüllen der verschiedenen Arbeitsfelder im Fenster: Neue Nachricht) Die Multifunktionsleiste unterteilt sich in fünf Abschnitte: 1.) Senden 2.) Empfänger 3.) Anhänge 4.) Extras 5.) Ablage Senden: Alle Befehlssymbole in diesem Abschnitt betreffen das Versenden der Wenn Sie auf dieses Symbol klicken oder Strg. (Ctrl.) + S drücken, verschicken Sie Ihre Nachricht. Der Befehl ist nur aktiv, wenn Sie im Feld: An die gewünschte adresse eingegeben haben Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird Ihre Nachricht verschickt und sie gelangen in das Fenster Aktivität, wo eine neue Aktivität angelegt wurde, die mit dieser Nachricht verknüpft ist. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 24 von 45

25 Klicken Sie auf dieses Symbol, wird Ihre Nachricht als Entwurf im Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich gespeichert. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag können Sie Ihren Entwurf jederzeit öffnen und versenden Versenden des Entwurfes: Wenn Sie Ihren Entwurf senden wollen, klicken Sie in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt: Antworten & Senden auf dieses Symbol und Sie werden nochmals nach der adresse gefragt, die Sie entweder übernehmen oder mit Esc. überspringen um eine neue Adresse auswählen zu können. Im Fenster: Neue Nachricht können Sie alles an Ihrem Entwurf noch verändern, eingeben und hinzufügen, bevor Sie Ihre Nachricht dann endgültig versenden. Ihr Entwurf bleibt solange bestehen, bis Sie Ihn aus Ihren persönlichen Arbeitsbereich löschen Empfänger: Alle Befehlssymbole in diesem Abschnitt beziehen sich auf den Empfänger und befüllen die Arbeitsfelder An, Cc und Bcc. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie den gewünschten Empfänger aus den Mailadressen des i3 System 1 suchen, indem Sie im Fenster Mail-Adressen suchen den Namen Ihres Ansprechpartners oder Ihrer Adresse eingeben und über Suchen die gewünschte adresse aussuchen und auswählen können. Sie können auch gleich auf den Button Suchen gehen und Sie erhalten alle, im i3 System 1 erfassten, Mailadressen. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse, wird die Adresse im Feld: An angedruckt Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie können die Mailadressen aus dem i3 System 1 suchen, die eine Kopie von Ihrem Mail erhalten sollen. Vorgang siehe oben (Symbol: An) Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie können die Mailadressen aus dem i3 System 1 suchen, die eine blind kopie von Ihrem Mail erhalten sollen d.h. es wird dem Empfänger nicht angezeigt, an wem dieses Mail in Kopie noch geschickt worden ist. Vorgang siehe oben (Symbol: An) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 25 von 45

26 Klicken Sie auf dieses Symbol, und Sie können frei Ihre gewünschte adresse eingeben Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie die Mailadressen eingeben, an die Ihr Mail in Kopie gehen soll Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie können die adressen eingeben, an die eine blind kopie von Ihrem Mail gesendet werden soll Anhänge: Die Symbole in diesem Befehlsabschnitt betreffen die Anhänge zu Ihrem Mail Wenn Sie auf dieses Symbol gehen, öffnet sich der Dateimanager und Sie können die gewünschte Datei einfügen Klicken Sie auf dieses Symbol, und es öffnet sich das Fenster Dokument suchen in welchem Sie Ihr gewünschtes Dokument suchen, auswählen und Ihrem Mail beifügen können Extras: Die Befehle dieses Abschnittes betreffen spezielle Aktionen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 26 von 45

27 Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, können Sie die aktuelle Nachricht als Vorlage speichern Ist dieses Feld aktiv, können Sie die Nachricht im HTML-Format bearbeiten bzw. formatieren. Ablage: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie Ihre Nachricht im Archiv ablegen, indem Sie im Fenster Auswahl Archiv den gewünschten Ordner auswählen. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie die Zuordnung zum aktuellen Ablagearchiv wieder löschen Wenn Sie diese neue Nachricht mit einer Time-Box verknüpfen möchten, können Sie das mit dem Befehl: erreichen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, erhalten Sie, nachdem die Nachricht gesendet wurde, eine Time-Box, die mit dieser Nachricht verknüpft ist. Sie trägt die Information wann (Datum/Uhrzeit) das verschickt wurde. Die Verknüpfung wird erst sichtbar, wenn Sie in der Schnellzugriffsymbolleiste auf das Symbol gehen. Nun wird in der Time-Box unter Verknüpfungen das Symbol Symbol klicken, kommen Sie in die eben gesendete . aktiviert und wenn Sie nun auf dieses Wenn Sie Ihre Neue Nachricht fertig bearbeitet haben und diese senden wollen, drücken Sie entweder Strg. (Ctrl.) + S oder klicken auf das Symbol Mittwoch, 02. September 2009 Seite 27 von 45

28 Empfangen einer neuen Nachricht Wenn Sie im Outlook eine neue Nachricht bekommen, werden Sie mittels einer Meldung im i3 System 1 darauf hingewiesen Um eine Nachricht ins i3 System 1 zu importieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten. 1.) Sie gehen in den Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich, dort auf Ihren persönlichen User und in der Schnellzugriffsleiste im Bereich Nachrichten auf das Symbol 2.) Sie gehen über der Schnellsuche in der auf den Button 3.) Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Nachrichten auf den schwarzen Pfeil im Befehlssymbol Eingang und wählen dort den Befehl Nachrichteneingang (Neue) aus. Wenn die Nachrichten ins i3 System 1 übertragen wird, wird der Eintrag im persönlichen Arbeitsbereich fett angedruckt und es erscheint die Anzahl der neuen ungelesenen Nachrichten und gegebenenfalls auch der Spam- Nachrichten. z.b.: Mit einem Doppelklick auf den Eintrag in der Arbeitsleiste öffnet sich Ihre empfangene Nachricht: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 28 von 45

29 Beschreibung des Fensters: Nachricht Das Fenster: Nachricht ist unterteilt in drei Bereiche: die Multifunktionsleiste der Schnellzugriffsymbolleiste (kurz Symbole) auf der linken Seite den Erfassungsfeldern und dem darunterliegenden Nachrichtenfenster Die Multifunktionsleiste: Die Multifunktionsleiste unterteilt sich in 3 Abschnitte: 1.) Bearbeiten 2.) Antworten & Senden 3.) Ablage Mittwoch, 02. September 2009 Seite 29 von 45

30 Die Schnellzugriffsymbolleiste: Die Schnellzugriffssymbolleiste unterteilt sich in 5 Hauptbereiche: 1.) Nachricht 2.) Verknüpfung (An) 3.) Verknüpfung (Cc) 4.) Neu 5.) Anhänge Die Erfassungsfeldern und dem darunterliegenden Nachrichtenfenster : Mittwoch, 02. September 2009 Seite 30 von 45

31 Von: An: Kategorie: Projekt: Betreff: Cc: Erhalten: Gesendet: Benutzer: Priorität: Hier finden Sie die adresse des Absenders Hier ist die Empfänger adresse angegeben Hier können Sie dieser Nachricht eine Kategorie zuordnen Hier können Sie die Nachricht mit einem Projekt verknüpfen Hier sehen Sie den Betreff der Nachricht Hier ist angeführt, ob diese Mail in Kopie an andere Adressen geschickt wurde Hier ist angedruckt, wann Sie die erhalten haben Hier sehen Sie, wann die verschickt wurde Hier ist Ihr der angemeldete User vorgelegt (kann mittels Klick auf den Pfeil verändert werden) Hier sehen Sie, mit welcher Priorität Ihre Nachricht gesendet wurde Nachrichtenfenster: Hier können Sie den Text Ihrer Nachricht lesen Arbeiten mit einer neu empfangenen Nachricht: Um mit einer neu empfangenden Nachricht zu arbeiten, verwenden Sie sowohl die Funktionen der Multifunktionsleiste, der Schnellzugriffsymbolleiste aber auch der Erfassungsfelder Die Multifunktionsleiste: Die Multifunktionsleiste unterteilt sich in 3 Abschnitte: 1.) Bearbeiten 2.) Antworten & Senden 3.) Ablage Mittwoch, 02. September 2009 Seite 31 von 45

32 Bearbeiten: Mit den Symbolen dieses Befehlsabschnittes können Sie Ihre Nachricht bearbeiten Mit einem Klick auf dieses Symbol oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) +S drücken, können Sie die Nachricht speichern Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird die Nachricht bei den gelesenen Nachrichten abgelegt und in der Arbeitsleiste im Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich nicht mehr angezeigt Klicken Sie auf dieses Symbol, wird Ihre Nachricht unverändert als ungelesene Nachricht angezeigt und erscheint fett angedruckt Mit einem Klick auf dieses Symbol oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) + L drücken löschen Sie die gesamte neue Nachricht aus dem i3 System 1 und auch aus dem Outlook Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird diese Nachricht aus dem i3 System 1 gelöscht, bleibt aber im Outlook noch vorhanden Klicken sie auf dieses Symbol oder drücken Sie Ctrl. (Strg. + P) und Sie gelangen in das Fenster Drucken Nachricht und Sie können Ihre Nachricht auf dem von Ihnen bevorzugten Formular ausdrucken Mittwoch, 02. September 2009 Seite 32 von 45

33 Antworten und Senden: Alle Befehlssymbole in diesem Abschnitt beziehen sich auf das Antworten und erneute Senden dieser Nachricht Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, gelangen Sie direkt in das Fenster: Neue Nachricht Re: oder Sie kommen in eine Auswahl der Mailadressen, wenn mehrere Mailadressen zu diesem Absender im i3 System 1 erfasst wurden; Wenn Sie Mailvorlage konfiguriert haben, erscheint das Fenster Mailvorlagen bevor Sie in das Fenster Neue Nachrichten Re: kommen Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie gelangen in das Fenster: Neue Nachricht Fw:. Sie können diese erhaltene Nachricht weiterleiten, in dem Sie über die Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Empfänger die neue Mailadresse auswählen (entweder auf das Symbol An oder auf An (Frei)) wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie die Nachricht nochmals senden Ablage: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie Ihre Nachricht im Archiv ablegen, indem Sie im Fenster Auswahl Archiv den gewünschten Ordner auswählen. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie die Zuordnung zum aktuellen Ablagearchiv wieder löschen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 33 von 45

34 Die Schnellzugriffsleiste: Die Schnellzugriffsleiste teilt sich in fünf Hauptbereiche: 1.) Nachricht 2.) Verknüpfung (An) 3.) Verknüpfung (Cc) 4.) Neu 5.) Anhänge Mittwoch, 02. September 2009 Seite 34 von 45

35 Nachricht: Dieses Befehlssymbol ist dann aktiv, wenn Sie auf eine Nachricht geantwortet haben und die beiden Nachrichten miteinander verknüpft sind Dieser Befehl ist nur aktiv, wenn ein Anhang in Ihrer Nachricht ist. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, öffnet sich der Explorer mit dem Anhangsordner Verknüpfungen (An): Hier können Sie bestehende Adressverknüpfungen ändern, neue hinzufügen etc. Hier können Sie die Nachricht mit einer Adresse verknüpfen (wenn das i3 System 1 die Mailadresse noch nicht kennt und so keine automatische Verknüpfung herstellt bzw. Sie die erstellte Verknüpfung ändern wollen). Wenn Sie die Nachricht mit der gewünschten Adresse verknüpft haben, werden Sie gefragt, ob diese Mailadresse gespeichert werden sollte. Wenn Sie mit Ja bestätigen, wird die adresse der verknüpften Adresse fix zugeordnet. Wenn Ihre Nachricht vom i3 System1 automatisch mit einer Adresse und einem Ansprechpartner verknüpft wurde, kann man hier den Ansprechpartner ändern Mittwoch, 02. September 2009 Seite 35 von 45

36 Wenn Ihre Nachricht vom i3 System1 automatisch mit einer Adresse und einem Ansprechpartner verknüpft wurde, können Sie hier diese Nachricht einem neuen Ansprechpartner zuführen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie in das Arbeitsfenster der Adresskartei, in welcher Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen können Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, kommen Sie in die Adresskartei der automatisch erfolgte Adressverknüpfung Klicken Sie auf dieses Symbol, kommen sie in die Kartei des Ansprechpartners, der automatisch mit diesem Mail verknüpft wurde Wenn Sie auf diese Befehlssymbol klicken, können Sie einen Vorgang mit Ihrer Nachricht verknüpfen. Sie gelangen in das Fenster: Vorgänge suchen und können somit den gewünschten Vorgang aussuchen Wenn Ihre Nachricht mit einem Vorgang verknüpft ist, können Sie mit einem Klick auf diesen Befehl den verknüpften Vorgang ansehen Verknüpfungen (Cc): Hier können Sie der Mailadresse, die eine Kopie der Nachricht erhalten hat, eine Adresse zuordnen bzw. abfragen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie die adresse, die in Kopie diese Nachricht auch erhalten hat, mit einer Adresse im i3 System1 verbinden Wenn eine Adressverknüpfung von Ihnen angelegt wurde, können Sie diese mit einem Klick auf diesen Befehl ansehen (sie kommen direkt ins Hauptadressfenster der verknüpften Adresse) Ist eine Adressverknüpfung von Ihnen angelegt worden, können Sie mit einem Klick auf dieses Symbol die Daten des verknüpften Ansprechpartners ansehen (sie kommen direkt ins Hauptfenster des Ansprechpartners der verknüpften Adresse) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 36 von 45

37 Neu: Sie können neue Aktionen setzten, die dann mit dieser verbunden sind wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie direkt ins Fenster Aktivität und können eine neue Aktivität erstellen klicken Sie auf diesen Befehl, kommen Sie in das Fenster: Kartei Termine neu und können einen neuen Termin anlegen Durch einen Klick auf das Symbol gelangen Sie direkt in das Fenster Kartei Time-Box neu und Sie können eine neue Time-Box anlegen Anhänge: Hier finden Sie sämtliche Files, Dateien, PDF s etc. aufgelistet, die mit Ihrer Nachricht mitgeschickt wurden. Mit einem Doppelklick auf den Anhang, können Sie diesen öffnen. wenn sie auf diesen Befehl gehen, kommen Sie in den Dateimanager hier können Sie Ihren Anhang als Dokument ablegen hier können Sie den Anhang in die eigene Postbox verschieben hier können Sie den Anhang in eine andere Postbox verschieben Mittwoch, 02. September 2009 Seite 37 von 45

38 Die Erfassungsfelder: Die Erfassungsfelder: Von:, An:, Cc:, Erhalten:, Gesendet: und Priorität: sind fix ausgefüllt und können nicht verändert werden. Kategorie: Hier können Sie eine Kategorie für Ihre Nachricht auswählen, indem Sie auf das Symbol klicken und aus der Auswahlliste die gewünschte Kategorie auswählen. Diese Liste ist von Ihnen frei konfigurierbar. Benutzer: Der angemeldete User ist angegeben. Wenn Sie diese Nachricht einem anderen Mitarbeit zukommen lassen wollen (z.b. bei einer Office - adresse, wo ein User die Mails an die zuständigen Mitarbeiter verteilt) klicken Sie auf den und wählen aus der Auswahlliste den richtigen User aus. Jetzt haben Sie vier verschiedene Möglichkeiten das Mail weiterzusenden: 1.)Sie klicken in der Multifunktionsleiste entweder auf das Befehlssymbol 2.) Sie drücken die Esc. Taste 3.)Sie klicken auf das Symbol 4.) Sie gehen auf das X im rechten oberen Eck im rechten oberen Eck Projekt: Sie können diese Nachricht auch einem Projekt zuordnen, indem Sie mit einem Klick auf die linke Maustaste das Symbol öffnen und aus der Auswahlliste das gewünschte Projekt suchen und auswählen. Sie haben drei Möglichkeiten Ihr Projekt zu suchen: Sie aktivieren entweder den Punkt: Nur offene Projekte oder den Punkt: Alle Projekte anzeigen, oder Sie geben den Projektnamen in das Feld: Suchen ein. Sie können auch durch den Klick auf die rechte Maustaste ein Neues Unterprojekt erfassen oder ein Projekt umbenennen. Mit Weiter bzw. Abbrechen schließen Sie das Projektfenster wieder Betreff: Der Betreff wurde vom Absender der Nachricht eingegeben und wird hier angedruckt. Sie können den Eintrag aber manuell verändern. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 38 von 45

39 Arbeiten mit den Symbolen des Befehlsabschnitt Nachrichten In der Registerkarte CRM & Organisation finden Sie den Befehlsabschnitt Nachrichten Neu Klicken Sie auf dieses Symbol, können Sie direkt eine neue Nachricht verfassen. Sie kommen in das Fenster Adresse suchen in welchem Sie nun verschiedene Möglichkeiten haben die gewünschte Adresse zu suchen bzw. können Sie auch mehrere Suchkriterien für Ihre Adresssuche miteinander kombinieren. Mit dem Befehl Suchen oder mit Enter starten Sie die Suche nach der gewünschten Adresse. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 39 von 45

40 Wenn Sie in der Liste die gewünschte Adresse gefunden und ausgewählt haben, werden in einer Liste alle Mailadressen, die zu dieser Adresse erfasst wurden, angezeigt. Sie wählen die passende für sich aus und Sie kommen in das Fenster Neue Nachricht, in welchem in dem Feld An: bereits die von Ihnen ausgewählte adresse angedruckt ist. Sie können diese Auswahlliste auch überspringen (mit Esc.) und kommen in das Arbeitsfenster Neue Nachricht in welchem bei An das Feld leer ist. Wenn Sie eine neue schreiben wollen, wo der Empfänger noch keine Adresse im i3 System 1 hat, dann haben Sie die Möglichkeit im Fenster: Adresse für neue Nachricht gleich auf den Befehl Suchen zu gehen, die vorgeschlagene Adressliste mit Esc. zu überspringen und Sie gelangen nun in ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie Sie weiter vorgehen möchten Wenn Sie auf Neue Suche gehen, kommen Sie wieder in das Fenster: Adresse -Suchen Wenn Sie auf Abbrechen gehen und mit Weiter bestätigen, gelangen Sie in das Arbeitsfenster: Neue Nachricht Eingang Wenn Sie direkt auf das Symbol klicken, kommen Sie in die Liste Nachrichten (Eingang) angemeldeter User in welchem Sie den Posteingang der letzten Woche des angemeldeten Users aufgelistet sehen. Mittels Doppelklick auf die gesuchte Nachricht können Sie diese öffnen und gegeben falls mit Ihr arbeiten. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 40 von 45

41 Wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken, kommen Sie in eine Auswahlliste mit verschiedenen Funktionen für Ihren Posteingang. Nachrichteneingang (Neue) Wenn Sie auf diese Symbol klicken, startet das i3 System 1 eine automatische Abfrage im Outlook, importiert die ungelesenen neuen Nachrichten und zeigt diese im persönlichen Anzeigefenster unter dem Hinweis Neue, ungelesenen Einträge an. z.b.: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 41 von 45

42 Status gelesen setzten Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, kommen Sie in die Liste Nachrichten (Eingang) User (Nur neue Nachrichten) in welchem alle ungelesenen, bereits ins i3 System 1 importierten Nachrichten angezeigt werden. Sie können nun die Nachrichten Ihrer Wahl auf gelesen setzten, indem Sie die gewünschten Nachrichten markieren und mit Weiter die Eingabe bestätigen. Wenn Sie nun auf klicken, werden die ausgewählten Nachrichten von der Anzeige unter dem Hinweis Neue, ungelesenen Einträge in der Schnellzugriffsleiste unter das Befehlssymbol verschoben bzw. wenn der Absender der Nachrichten im i3 System bekannt ist, wird die Nachricht automatisch bei der verknüpften Adresse/Ansprechpartner abgelegt (entspricht dem Befehl Gelesen & schließen, der sich in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Bearbeiten einer Nachricht befindet). Nachrichtenregel erstellen Gehen Sie auf diesen Befehl und Sie können für gesendete bzw. empfangene Nachrichten bestimmte Regeln zur automatischen Ablage, Bearbeitung und Verteilung erstellen. Sie gelangen in das Fenster Verteilungsregel Mittwoch, 02. September 2009 Seite 42 von 45

43 Bedingungen: Absender: Empfänger: Betreff: Benutzer: hier erfassen Sie die adresse des Absenders, für den die Nachrichtenregel gelten soll hier geben Sie die adresse des Empfängers ein, für den die Nachrichtenregel gelten soll hier erfassen Sie den Betreff, bei dem diese Nachrichtenregel gelten soll hier können Sie den Benutzer auswählen, bei dem diese Regelung gelten soll (zur Auswahl klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil am Ende des Feldes und wählen den passenden User aus) Aktionen: Als gelesen markieren: Nachricht löschen: Archivpfad: Globaler Archivpfad: Time-Box anlegen: Time-Box als ungelesen markieren: Verschieben zu: Sortierung: Keine weiteren Regeln ausführen: aktivieren Sie diesen Befehl, wird Ihre Nachricht automatisch auf gelesen gesetzt wenn Sie diesen Befehl aktivieren, wird Ihre Nachricht automatisch gelöscht wenn Sie wollen, dass diese Nachricht immer gleich automatisch archieviert wird, können Sie hier einen Archivpfad erfassen wenn Sie diese Eigenschaft aktivieren, wird die Nachricht mittels globalen Archivpfades abgelegt hier können Sie einen User festlegen, der immer eine Time-Box mit der Nachricht im Anhang bekommen soll dieser Befehl wird aktiv, wenn Sie einen User für Ihre Time-Box ausgewählt haben. Aktivieren Sie diesen Befehl und die Time-Box wird als ungelesen markiert und fett im persönlichen Arbeitsbereich des ausgewählten Users angezeigt. hier können Sie einen User auswählen, zu dem die Nachricht automatisch verschoben wird (zur Auswahl klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil am Ende des Feldes und wählen den passenden User aus) Hier können Sie die Reihenfolge der Abarbeitung festlegen wenn Sie diesen Befehl aktivieren, werden keine weiteren Regeln mehr ausgeführt, wenn diese Regel erfüllt wurde (d.h. er sucht für dieses Mail nach keine weiteren Nachrichtenregeln mehr). Mit einem Klick auf den Button Speichern speichern Sie Ihre Eingaben Mittwoch, 02. September 2009 Seite 43 von 45

44 Nachrichtenregeln bearbeiten Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, sehen Sie in der Liste Übersicht-Nachrichtenregeln sämtliche erfassten Nachrichtenregeln angeführt. Mittels Doppelklick können Sie diese öffnen und bearbeiten. Nachrichten löschen Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie in die Liste Nachrichten (Eingang) angemeldeter User (Nur neue Nachrichten) in welchem Sie den Posteingang der letzten Woche des angemeldeten Users aufgelistet sehen. Nun können Sie aus auswählen, welche s Sie löschen möchten, indem Sie die zu löschenden Mail markieren und Ihre Eingabe mit Weiter bestätigen. Die ausgewählten Mails werden sowohl aus dem Posteingang als auch aus dem Outlook gelöscht (entspricht dem Befehl Löschen, der sich in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Bearbeiten einer Nachricht befindet). Spam löschen Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie in die Liste Nachrichten (Eingang) angemeldeter User (Nur Spam- Nachrichten) in welchem Sie die Spamnachrichten der letzten Woche des angemeldeten Users aufgelistet sehen. Nun können Sie aus auswählen, welche Spams Sie löschen möchten, indem Sie die zu löschenden Mail markieren und Ihre Eingabe mit Weiter bestätigen. Die ausgewählten Mails werden sowohl aus dem Spam- Nachrichten als auch aus dem Outlook gelöscht (entspricht dem Befehl Löschen, der sich in der Multifunktionsleiste im Befehlsabschnitt Bearbeiten einer Nachricht befindet). Mittwoch, 02. September 2009 Seite 44 von 45

45 Ausgang Mit einem Klick auf das Symbol erscheint das Arbeitsfenster: Nachrichten (Ausgang)- angemeldeter User, in welchem Sie jene Mails sehen, die sich im Postausgang befinden (bereits gesendete Nachrichten). Mittwoch, 02. September 2009 Seite 45 von 45