Mobile Zeiterfassung via Mobile Center

Transkript

1 Mobile Zeiterfassung via Mobile Center

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3 Mobile Zeiterfassung via Mobile Center 1 1 Einleitung Mobile Zeiterfassung Webbasierte Verwaltung 1 2 Das Mobile Center Webportal öffnen Projekt erstellen 3 3 Mobile Zeiterfassung via javafähigem Handy Start Online Synchronisation Buchungen auf dem Handy Tätigkeit wechseln Tätigkeit korrigieren Andere Tätigkeit Tätigkeit korrigieren und neue Startzeit definieren 8 4 Tagesabschluss 9 5 Kontrolle und Auswertung Berichte 10 WinWorker mobile Zeiterfassung << Inhaltsverzeichnis

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5 Mobile Zeiterfassung via Mobile Center 1 Einleitung 1.1 Mobile Zeiterfassung Mobile Zeiterfassung bedeutet, dass die Zeiten von Mitarbeitern einfach erfasst werden können, die nicht jeden Tag am gleichen Ort arbeiten. In dieser Anleitung beantworten wir die zentralen Fragen zur Mobilen Zeiterfassung mit WinWorker. ¾ Wie genau sollen Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen? ¾ Wieviel Zeit muss ein Mitarbeiter darauf verwenden, seine Zeiten zu erfassen? ¾ Mit welchen Geräten erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten? ¾ Wie kommen Projektdaten zum Mitarbeiter vor Ort? ¾ Wie gelangen erfasste Zeiten zurück ins Büro? ¾ Kann der Chef erfahren, wo welcher Mitarbeiter sich gerade aufhält? ¾ Oder an welcher Tätigkeit er aktuell arbeitet? ¾ Sollen Zeitkonten geführt werden? ¾ Sollen die Zeiten für die Lohnbuchhaltung weiterbenutzt werden? WinWorker bietet Ihnen dazu alles, was Sie brauchen, aus einer Hand. 1.2 Webbasierte Verwaltung Arbeiten Sie bequem von jedem Arbeitsplatz aus in Ihrer Zeiterfassung. Egal wo Sie auch gerade sind, ob im Büro oder unterwegs, das Programm kann von überall aufgerufen werden, wo ein Internetanschluss besteht. Die Übersichtsseite ist so gestaltet, dass sie einfach unkompliziert und ohne großen Aufwand bedient werden kann. WinWorker bietet in Verbindung mit einem javafähigen Handy, PocketPC oder Smartphone eine mobile Zeiterfassung, die im direkten Kontakt mit einem Webportal steht. Die Daten werden vom mobilen Gerät direkt an den Server übermittelt. Da die Software in Echtzeit mit dem Server kommuniziert, ist es auch möglich, vom Büro aus Aufträge direkt an einen Mitarbeiter zu vergeben. Die Auswertung erfolgt dann über Berichte, die über das Mobile Center mit einem Knopfdruck angefordert und per oder per direkter Anzeige im Webbrowser zur Verfügung gestellt werden. WinWorker mobile Zeiterfassung << Seite 1

6 2 Das Mobile Center 2.1 Webportal öffnen Öffnen Sie Ihr Mobile Center über einen Web Account. Sobald Sie die Internetseite aufgerufen haben, erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage: Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein, um in Ihren persönlichen Arbeitsbereich zu gelangen. Sie befinden sich jetzt auf der Startseite des Mobile Centers. Legen Sie hier eine neues Projekt an oder wählen Sie aus Ihren bestehenden Projekten eines aus, um es zu bearbeiten. Seite 2 >> WinWorker mobile Zeiterfassung

7 2.2 Projekt erstellen In der Startseite des Mobile Centers klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt anlegen. In dem sich jetzt öffnenden Fenster Neues Projekt erstellen geben Sie dem Projekt im Eingabefeld Projektname einen passenden Namen und klicken anschließend auf <Projekt erstellen>. WinWorker mobile Zeiterfassung << Seite 3

8 Das Mobile Center leitet Sie jetzt direkt auf die Seite Allgemeine Projektinformationen. Sie sehen zu Ihrem neu angelegten Projekt eine Tabelle, die Ihre Standardarbeitspakete anzeigt. Hinterlegen Sie bitte hier Ihre Vorkalkulation, indem Sie die Sollarbeitszeit zuordnen. Sobald Sie auf <Speichern> klicken, werden alle Daten direkt für Ihre Mitarbeiter auf den mobilen Geräten zur Verfügung gestellt. Seite 4 >> WinWorker mobile Zeiterfassung

9 3 Mobile Zeiterfassung via javafähigem Handy 3.1 Start Starten Sie das Handy, und tätigen Sie die Pin-Eingabe, um Ihre Arbeit zu beginnen. Mit einem Klick links unten auf <S+P Zeiterfassung> starten Sie das Programm. Beim ersten Öffnen startet automatisch eine Erstsynchronisation, diese kann auch mit einem Klick auf synchronisieren manuell gestartet werden. Das Gerät ist nun einsatzbereit. Hinweis Menüansicht Bitte beachten Sie, dass die Menüansicht von Gerät zu Gerät geringfügig abweichen kann. 3.2 Online Synchronisation Die auf dem Mobile Center im Webportal angelegten Projekte werden über die Online Synchronisation auf das Handy übertragen. Menü ¾ alles synchronisieren (Projekte, Buchungen) oder ¾ nur Projekte im Projektauswahl-Dialog 3.3 Buchungen auf dem Handy Nach dem Start der S+P Zeiterfassung befinden Sie sich in der Hauptübersicht. Um die Projektauswahl öffnen zu können, klicken Sie auf <Neu>. WinWorker mobile Zeiterfassung << Seite 5

10 In der Projektauswahl finden Sie alle Projekte, die seit der letzten Synchronisation auf Ihrem mobilen Gerät gespeichert wurden. Wählen Sie das Projekt aus und bestätigen Sie mit <OK>. Unter <Arbeitspakete wählen>, markieren Sie eine Tätigkeit. Auch hier bestätigen Sie mit <OK>. Die Buchung ist gestartet. Sollten zu diesem Arbeitspaket Sollvorgaben vorhanden sein, bekommen Sie vorab eine Arbeitspaket-Info angezeigt. Sie sehen dann die Soll-Vorgabe und ggf. auch einen Puffer, d.h. die Stundenanzahl, die Sie noch zur Verfügung haben, um diese Tätigkeit auszuführen. Seite 6 >> WinWorker mobile Zeiterfassung

11 3.4 Tätigkeit wechseln Auf der Hauptseite des S+P Zeiterfassungsprogramms haben Sie die Möglichkeit, über einen Klick auf die Tätigkeit das Arbeitspaket einfach und schnell zu wechseln. Sie erhalten direkt eine Auswahl der Arbeitspakete. Markieren Sie das neue Arbeitspaket und bestätigen Sie die Eingabe. 3.5 Tätigkeit korrigieren Sollten Sie einmal versehentlich eine falsche Tätigkeit ausgewählt haben, so ist das natürlich kein Problem. Sie können die laufenden Buchungen jederzeit verändern und auf eine andere Tätigkeit umstellen Andere Tätigkeit Die Tätigkeit korrigieren Sie mit einem Klick auf <Optionen korrigieren>. Markieren Sie in der Auswahl <Andere Tätigkeit>, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>. Dann wählen Sie eine neue Tätigkeit in der Auswahl. Sie erhalten eine Information, dass die Tätigkeit gewechselt wurde. Bestätigen Sie die Meldung mit <OK>. Die neue Buchung wird gestartet. WinWorker mobile Zeiterfassung << Seite 7

12 3.5.2 Tätigkeit korrigieren und neue Startzeit definieren Hinweis Buchungen bearbeiten Es kann immer nur die laufende Buchung bearbeitet werden. Sollten Sie einmal vergessen haben, die Tätigkeit zu wechseln, so kann das natürlich auch nachgeholt werden. Ein Beispiel: Seit 10:10 Uhr läuft die Tätigkeit Baustelle. Um 11:00 Uhr waren Sie aber schon wieder auf dem Weg zum nächsten Termin. Jetzt ist es 12:30 und Ihnen ist aufgefallen, dass Sie um Uhr vergessen haben, die Tätigkeit auf Fahrtzeit umzustellen. Öffnen Sie <Optionen>< korrigieren> und markieren Sie <Neue Tätigkeit mit neuer Startzeit>. Hinterlegen Sie die neue Startzeit. Im Anschluss wählen Sie das neue Arbeitspaket aus. Die Buchung läuft. Seite 8 >> WinWorker mobile Zeiterfassung

13 4 Tagesabschluss Ihre Buchungen beenden Sie mit einem Tagesabschluss, die Daten werden an das Webportal übergeben und können hier abschließend ausgewertet werden. 5 Kontrolle und Auswertung Auf der Startseite Ihres Mobile Centers wird Ihnen nach einer Sychronisation im geöffneten Projekt die Summe aller auf die jeweiligen Arbeitspakete gebuchten Stunden in der Spalte Ist anzeigt. WinWorker mobile Zeiterfassung << Seite 9

14 5.1 Berichte Die Berichte zu Ihrem Projekt können Sie auf der Startseite über die Schaltfläche <Berichte> öffnen. In der Übersicht werden die verfügbaren Auswertungen zum Projekt aufgelistet. ¾ Soll / Ist Vergleich (nach Arbeitspaketen) und ¾ Mitarbeiterübersicht. Sie können jetzt auswählen, ob Sie den Bericht per zu Ihrem Arbeitsplatz versenden, ihn direkt einsehen oder aus dem Portal auf Ihren Rechner herunterladen möchten. Seite 10 >> WinWorker mobile Zeiterfassung

15 Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder diese Anleitung noch Auszüge daraus oder sonstige Dokumentationen mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder durch irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Dieser Anleitung liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Sander + Partner GmbH Kalkarer Straße Goch Telefon: +49 (0) 2823 / Telefax: +49 (0) 2823 / info@winworker.de WinWorker mobile Zeiterfassung << Seite 11