Nutzung des Accellion Secure (Large) File Transfer- Systems

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1 Nutzung des Accellion Secure (Large) File Transfer- Systems Erläuterung der wichtigsten Funktionen und Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen FÜR EXTERNE ANWENDER Vers. 1.8, Februar 2013

2 Was ist das Secure File Transfer-System? Nutzen und Vorteile Das Secure File Transfer-System stem ist eine Plattform, die den Austausch sch von sehr großen Dateien zwischen KPMG-Mitarbeitern und externen Empfängern, wie Mandanten, über eine gesicherte Netzwerkverbindung ermöglicht. Das Secure File Transfer-System erfüllt die Sicherheitsanforderungen von KPMG und unseren Mandanten im elektronischen Austausch von sensiblen Daten. Darüber hinaus bietet das Secure File Transfer System weitere Vorteile: Vermindertes Risiko des Datenverlustes oder der unerwünschten Offenlegung von Daten gegenüber Dritten durch die sichere Übermittlung (anstelle beispielsweise eines portablen Datenträgers) Übertragung von großen Dateien oder Ordnern weit über die derzeitige 15 MB Grenze, die per Secur möglich ist Ein hoher Grad an Anwenderfreundlichkeit durch die sehr einfache Handhabung des Systems juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 1

3 Wichtige Hinweise im Umgang mit dem Secure File Transfer-System Wichtige Hinweise Zur erstmaligen Nutzung der Anwendung ng ist eine Registrierung durch jeden Teilnehmer notwendig. Nach dieser Registrierung kann der Teilnehmer sowohl Daten empfangen als auch versenden. Die erstmalige Nutzung durch externe Teilnehmer kann nur auf Einladung eines KPMG Teilnehmers erfolgen. Die maximale Dateigröße, die insgesamt über das Secure File Transfer-System übertragen werden kann (d.h. über alle Teilnehmer erstreckt und zu einem bestimmten Zeitpunkt), ist auf 1TB begrenzt. Bei sehr großen Dateien ab 2 GB wird die Übertragung g der Datei(en) systemseitig aufgeteilt. Die Übertragungsdauer ist von der Auslastung des Netzwerkes abhängig. Bei einer entsprechend großen Datei und gleichzeitig hoher Auslastung des Datennetzwerkes, kann die Übertragung mehr Zeit in Anspruch nehmen als gewöhnlich. Bei Datenübertragungen ab 2 GB wird dringend empfohlen, das Java File Sender-Applet zu verwenden. Dazu muss auf dem Rechner des Empfängers Java aktiviert sein. (Wenn Sie Hilfe bei der Aktivierung von Java benötigen, wenden Sie sich bitte an den IT-Support Ihres Unternehmens.) Das Java File Sender-Applet kann in der Sende-Maske der Anwendung aktiviert werden. Der Vorteil ist, dass im Falle eines Übertragungsabbruchs der Versand direkt an der Abbruchsstelle gestartet wird und nicht wieder am Anfang der Datenübertragung. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 2

4 Secure File Transfer: die wesentliche Schritte Der externe Teilnehmer muss sich erstmalig registrieren und kann somit Daten empfangen und auch Daten für den Download durch KPMG-Teilnehmer auf das Secure File Transfer-System hochladen. Die Schritte hierzu werden in den nachfolgenden Folien beschrieben. (Die erstmalige Nutzung durch externe Teilnehmer kann nur auf Einladung eines KPMG Teilnehmers erfolgen.) Der Datenaustausch umfasst im Wesentlichen folgende Schritte: Die Daten werden durch ein Upload auf das Secure File Transfer-Plattform hochgeladen. Der externe Teilnehmer erhält per eine Einladung, diese Daten herunterzuladen. Bei Annahme der Einladung wird der Empfänger dazu aufgefordert, einen Verifikationscode einzugeben. Dieser Verifikationscode wird dem KPMG-Absender per mitgeteilt und muss von ihm mündlich oder per Fax an den externen Empfänger übermittelt werden. Der Verifikationscode darf nicht per übermittelt werden. Der Verifikationscode hat eine Gültigkeitsdauer von maximal 5 Tagen. Nach Ablauf der 5 Tage muss ein neuer Verifikationscode angefordert werden. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 3

5 Secure File Transfer: die Registrierung und Anmeldung (1) Der externe Teilnehmer muss sich nach Erhalt einer Einladung von einem KPMG-Mitarbeiter erstmalig registrieren und kann somit Daten empfangen (herunterladen) und auch Daten für den Download durch KPMG Teilnehmer auf das Secure File Transfer-System hochladen. Über den in der Einladung erhaltenen Link rufen Sie die Registrierungsmaske auf. Bei der erstmaligen Nutzung von Secure File Transfer müssen Sie sich als neuer Nutzer registrieren. Hierzu verwenden Sie die Schaltfläche Ich habe noch kein Konto. Registrierung als Neuanwender: Bei der ersten Nutzung des Systems ist eine Registrierung notwendig. Hierfür klickt der Teilnehmer auf Ich habe noch kein Konto. Der Anwender wird aufgefordert, sich ein neues Passwort zu vergeben. Passwort-Kriterien: Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen enthalten (muss beinhalten 1 Nummer, 1 Alphabet- Großbuchstaben, 1 Alphabet Kleinbuchstaben.) juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 4

6 Secure File Transfer: die Registrierung und Anmeldung (2) Der externe Teilnehmer wird dazu aufgefordert,einen Verifikationscode einzugeben. Dieser Verifikationscode wird dem KPMG-Absender per mitgeteilt t ilt und muss von ihm mündlich oder per Fax an den externen Empfänger übermittelt werden. Der Verifikationscode darf nicht per übermittelt werden. Der Verifikationscode hat eine Gültigkeitsdauer von maximal 5 Tagen (120 Stunden). Nach Ablauf der 5 Tage muss ein neuer Verifikationscode angefordert werden. Bei weiteren Nutzungen greifen Sie über folgenden gesicherten Link auf das Secure File Transfer System zu: Sie müssen nun lediglich Ihre Login-Daten eingeben. Sollten Sie das System länger als 35 Tage nicht genutzt haben, ist eine erneute Registrierung notwendig. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 5

7 Secure File Transfer: das Hochladen und Versenden von Dateien (1) Nach Ihrer Anmeldung können Sie sowohl Dateien, die über das System hochgeladen wurden, herunterladen, als auch Dateien direkt an einen KPMG-Teilnehmer über die Schaltfläche Versenden versenden. Zum Hochladen von Dateien verwenden Sie die Schaltfläche Ordner/Datei auswählen, um neue Dateien, beispielsweise von Ihrer Festplatte, auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Attach, um die ausgewählte Dateien ins System hochzuladen. Falls Sie die betreffende Datei schon einmal mit Secure File Transfer übermittelt haben, finden Sie die Datei unter der Rubrik Im Dateimanager. Bei Dateien über 2 GB wird die Nutzung des Java Applets dringend empfohlen (siehe wichtige Hinweise). Hinweis: Die Schaltfläche Regulären Upload verwenden ist sichtbar, wenn die Java-Applet Funktion eingestellt ist. Andernfalls ist an der gleichen Stelle die Schaltfläche Applet für Verzeichnisse/große Dateien verwenden zu sehen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche können Sie die Einstellung ändern. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 6

8 Secure File Transfer: das Hochladen und Versenden von Dateien (2) Zum Versenden von Dateien: Geben Sie die adresse des KPMG-Empfängers in die Adresszeile ein. Wenn Sie möchten, geben Sie einen Text in der Betreffzeile ein. Wählen Sie bitte, wie bereits beschrieben, die Datei(en) aus, die Sie übermitteln möchten. Im Nachrichtenfeld können Sie eine Textnachricht eingeben. Zur Formatierung des Textes können Sie durch das Anklicken der Schaltfläche zwischen nur Textformat und Rich Text Formatting wählen. Nach dem die gewünschte Dateien hochgeladen und die weiteren Angaben vervollständigt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Daten zu versenden. Klicken Sie auf Jetzt speichern, um die Daten zu einem späteren Zeitpunkt versenden zu können. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 7

9 Secure File Transfer FAQ (1) Häufig gestellte Fragen in Bezug auf die Nutzung des Secure File Transfer-Systems (FAQs): Wie setze ich mein vergessenes Passwort zurück? Um als externe Anwender Ihr Passwort zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite. Geben Sie Ihre -Adresse ein und klicken Sie auf senden. Durch Ihre Anfrage wird das Secure File Transfer-System ein neues Passwort generieren. Aus Sicherheitsgründen setzen Sie sich bitte mit Ihrem KPMG-Ansprechpartner in Verbindung, um die Anfrage verifizieren zu lassen. Ihr KPMG-Ansprechpartner eröffnet bei der KPMG internen IT-Hotline ein Ticket und erhält ein neues Passwort, das er dann telefonisch an Sie weitergeben wird. Nach Erhalt Ihres neuen Passworts loggen Sie sich in das System ein und ändern Sie das automatisch generierte Passwort umgehend. Was passiert mit den Daten, wenn sie vom Empfänger nicht abgeholt werden? Die Daten sind maximal fünf Tage auf dem Secure File Transfer Plattform verfügbar. Nach Ablauf der fünf Tage werden die hochgeladenen Daten ohne weitere Ankündigung von der Plattform unwiderruflich gelöscht. Auch Daten, die innerhalb der fünf Tage vom Empfänger nicht heruntergeladen wurden, werden unwiderruflich gelöscht und müssen bei Bedarf vom Absender erneut bereitgestellt werden. Wie weiß der Absender, ob der Empfänger die Daten abgeholt hat? Der Absender wird per über das Herunterladen der Daten durch den Empfänger informiert. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 8

10 Secure File Transfer FAQ (2) Häufig gestellte Fragen in Bezug auf die Nutzung des Secure File Transfer-Systems (FAQs): Wovon ist die Geschwindigkeit des Datentransfers abhängig? Sie können mit Secure File Transfer sehr große Datenvolumen übertragen. Die Geschwindigkeit der Datenübertragung wird von mehreren Faktoren beeinflusst, wie beispielsweise die Netzwerkauslastung oder das Gesamtvolumen der zu übertragenden Daten aller Systemnutzer. Der Datentransfer bei einem großen Datenvolumen ist abgebrochen. Beginnt der Transfer beim erneuten Versuch wieder von Anfang an? Wenn Sie das vom Secure File Transfer-System angebotene Java-Applet für die Datenübertragung verwenden, wird beim erneuten Start des Datentransfers nach einem Übertragungsabbruch an der Abbruchstelle begonnen. Wurde das Java-Applet nicht verwendet, erfolgt der komplette Datentransfer vom Beginn an. Kann ich eine schon hochgeladene und bereits versendete Datei erneut bzw. an einen neuen Teilnehmer weiterleiten? Ja, grundsätzlich können Sie die Daten erneut versenden bzw. einem weiteren Empfänger zur Verfügung stellen ohne sie erneut hochzuladen. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 9

11 Secure File Transfer FAQ (3) Häufig gestellte Fragen in Bezug auf die Nutzung des Secure File Transfer-Systems (FAQs): Wie wird der Transfer der Daten sowie der Zugriff auf die Daten gesichert? Der Datentransfer erfolgt über ein verschlüsseltes Verfahren mittels HTTPS. Nach der Übertragung liegen die Daten im von der Firewall geschützten und technisch überwachten sowie ebenfalls verschlüsselten System. Der Zugriff auf die Daten wird durch den Authentifizierungsprozess sowie die Abfrage der Anwenderdaten (Benutzername und Passwort) mehrfach gesichert. Die heruntergeladene Datei ist nicht verwendbar bzw. kann nicht geöffnet werden. Was muss ich tun? Es gibt mehrere Faktoren, die dieses Datenverhalten hervorrufen können, z.b. eine Dateibeschädigung durch eine Transferunterbrechung. Bitte kontaktieren Sie Ihren KPMG- Ansprechpartner. Wie lange bleiben meine Nutzerkontodaten im Secure File Transfer System? Nutzerkontodaten bleiben im Secure File Transfer -System, bis Sie aktiv eine Löschung der Nutzerkontodaten anfordern oder 35 Tage keine Nutzung des Systems erfolgt ist. An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Nutzung von Secure File Transfer habe? Bei Fragen zur Nutzung nutzen Sie die integrierten Online-Hilfeseiten des Systems oder kontaktieren Sie Ihren KPMG-Ansprechpartner. juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International. 10