In 12 Schritten zu Ihrem Kursprogramm mit web2print

Transkript

1 In 12 Schritten zu Ihrem Kursprogramm mit web2print Von der Datenbank zum Programmheft eine Übersicht Die NÖ Bildungsdatenbank lernende-gemeinde.at unterstützt ihre NutzerInnen bei der Erstellung von gedruckten Bildungs- und Veranstaltungsprogrammen durch das Zusammenspiel der Datenbank mit dem web2print-system, das aus den Daten ein druckfertig layoutiertes Programm erstellt. Wenn eine Gemeinde, eine Region oder ein Anbieter ein Programmheft drucken möchte, werden die Daten in der Bildungsdatenbank lernende-gemeinde.at eingetragen oder über Schnittstellen importiert. Wenn alle gewünschten Daten eingepflegt sind fordern Sie die Daten als Excel-Tabelle von der Administration an. In der Excel-Tabelle werden die Veranstaltungen entsprechend Ihren Wünschen gefiltert, sortiert und zu Kapiteln zusammengefasst. Ebenfalls wird von Ihnen bestimmt, welche Informationen gedruckt werden und welche nicht, also wie detailliert die Veranstaltungen beschrieben werden und damit welchen Umfang das Druckwerk haben wird. Nach dieser Vorarbeit können Sie über die Homepage lernende-gemeinde.at in das web2print-system einsteigen. Dort kann zwischen verschiedenen grafischen Vorlagen und unterschiedlichen Formaten ausgewählt werden. Die - wie oben beschrieben bearbeitete Excel-Tabelle wird in das web2print-system hochgeladen und dieses erstellt nun automatisch den Mittelteil des Programmheftes, der die

2 Veranstaltungen darstellt und erzeugt auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis. Jetzt können sie einen Probeausdruck erstellen. Korrekturen werden von Ihnen und eventuellen anderen Anbietern direkt in der Bildungsdatenbank vorgenommen. Nachdem die Korrekturen eingepflegt wurden, werden die Daten neuerlich aus der Datenbank heruntergeladen, und ins web2print-system geschickt. Danach folgt die Feinarbeit wie Farben für die Kapitel bestimmen, zusätzliche Bilder und Inserate hochladen. Individuelle Einleitungsseiten (Deckblatt, Vorwort etc.) und Abschlussseiten (Backcover, Inserate etc.) werden als pdf-dateien zum Programm hinzugefügt. Wenn Sie mit dem Probeexemplar zufrieden sind, kann das druckfähige Dokument bestellt werden, das sowohl als web-fähiges pdf zur Ansicht im Internet als auch als hochauflösende Datei für den Druck zum Download bereitgestellt wird. Die Verrechnung erfolgt direkt über das web2print-system. Der fertige Bildungskalender kann nun von der Druckerei Ihrer Wahl gedruckt werden. Programme in Regionen und Gemeinden Für die Optimierung der Arbeitsabläufe bei Programmen mit vielen unterschiedlichen Anbietern steht Ihnen die Projektleitung gerne beratend und mit Unterlagen zur Verfügung!

3 Schritt für Schritt eine detaillierte Anleitung Schritt 1: Daten aus der Bildungsdatenbank Wenn Sie Daten für den Druck eines Bildungs- oder Veranstaltungsprogrammes benötigen, wenden Sie sich dazu an Ihren zuständigen Redakteur oder ihre Redakteurin in Ihrer Region oder direkt an die Projektleitung von lernende-gemeinde.at. Sie bekommen die gewünschten Datensätze als Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt. Wählen Sie die gewünschten Veranstaltungen aus (Zeitraum, Gemeinden, ) und speichern Sie die Tabelle unter neuem Namen im Format xls (Excel Arbeitsmappe) Schritt 2: Bearbeitung der Excel-Datei Filter setzen: Um die Datei z.b. nach Ihren Gemeinden zu filtern, wählen Sie im Register Daten die Funktion Filtern aus.

4 Nach Auswahl des Filters scheint in jeder Spaltenüberschrift ein Drop-Down-Pfeil auf. Mit Klick auf den Pfeil in der gewünschten Spalte, hier Gemeinde_oben können Sie. Ihre Gemeinden auswählen. Die restlichen Zeilen (andere Gemeinden), die Sie nicht benötigen, löschen Sie bitte aus der Datei. ( Zeilen löschen nicht nur die Inhalte) Wollen Sie den Filter wieder ausschalten, klicken Sie erneut auf das Symbol Filtern (siehe Screenshot oben). Auswahl der zu druckenden Informationen: Alle Felder (=Spaltenüberschriften) können gedruckt werden, müssen aber nicht: Entscheiden Sie, wie detailliert die Angebote in Ihrer Publikation beschrieben werden sollen oder ob Sie für Detailinformationen auf die Bildungsdatenbank verweisen wollen. Wenn bestimmte Informationen nicht gedruckt werden sollen, können Sie a) den Inhalt aus der betreffenden Spalte löschen, lassen aber sowohl die Spalte selbst als auch die Überschrift stehen. b) in der Überschrift einfach ein x davorsetzen (ohne Leerzeichen also z.b. xveranstalter_oben ) So wird die Information nicht gedruckt, aber alle Daten bleiben in Ihrer Tabelle erhalten, falls Sie sich später doch anders entscheiden sollten (Tipp: Wenn Sie nach den Korrekturen in der Datenbank die Daten neu anfordern und die Tabelle neu bearbeiten, können Sie die erste Zeile mit den Überschriften wiederverwenden und so ihre Selektion behalten) Hier wird z.b. das Feld Zielgruppe durch Löschen des Inhalts bzw. Wochentag durch vorgestelltes x nicht gedruckt: Achtung: Die Spalten VA-Art, VA-Thema, VA-Form sowie Termine_gesamt sind nur zur Sortierung bzw. ihrer Information und können nicht gedruckt werden!

5 Kapitel: Sie können die Kapitel in Ihrem Programmheft selbst bestimmen, daher werden die Spalten VA-Art, VA-Thema und VA-Form nicht gedruckt, sondern stehen Ihnen in der Tabelle als Information zur Verfügung, um Sie bei Ihrer eigenen Auswahl zu unterstützen: Themen aus der Datenbank Kapitel-Einteilung Ihrere Wahl Kapitel-Einteilung Ihrere Wahl Sie können jeder Veranstaltung in der Spalte Kapitel Ihre eigene Zuordnung zuweisen, egal ob Sie eine thematische Einteilung treffen wollen ( Sport und Spiel, Bewegung und Sport etc.) oder Ihre Veranstaltungen nach Gemeinden, Kleinregionen oder nach Monaten sortieren wollen! Sortieren Sie anschließend die Veranstaltungen nach der Auswahl in der Spalte Kapitel : Die Veranstaltungen werden in der Reihenfolge gedruckt, wie sie in der Excel-Tabelle stehen daher müssen Sie sie nach den von Ihnen definierten Kapiteln sortieren (speichern Sie die Datei sicherheitshalber vorher unter einem neuen Namen!)

6 Um nach der Spalte Kapitel zu sortieren, markieren Sie die gesamte Tabelle und wählen Sie unter dem Register Daten die Funktion Sortieren. Ein Bearbeitungsfenster öffnet sich. Wählen Sie hier die Checkbox Daten haben Überschriften rechts oben aus. Danach wählen Sie mittels Drop-Down-Menü die gewünschte Spalte hier: Kapitel, nach der sortiert werden soll. Um innerhalb der Kategorien, nach denen Sie sortiert haben, die Veranstaltungen in einer bestimmten Reihenfolge zu ordnen (z.b. chronologisch oder alphabetisch) klicken Sie im Fenster Sortieren auf Ebene hinzufügen, und wählen in erstem Fall Beginndatum.

7 Kategorien farblich gestalten: Im web2print-system können Sie später den Kapiteln unterschiedliche Farben zuordnen: Computer&Co Allgemeinwissen & Wissenschaft Unterschiedliche Positionen für manche Felder: Für manche Felder stehen Ihnen Spalten doppelt zur Verfügung: Gemeinde_oben und Gemeinde_unten Veranstalter_oben und Veranstalter_unten Mitveranstalter_oben und Mitveranstalter_unten Kursnummer_oben und Kursnummer_unten Es gibt in der Vorlage für diese Felder jeweils zwei Optionen, wo diese gedruckt werden können: Entweder oben im Header (Textblock am oberen Ende), um z.b. die Gemeinde prominent darzustellen, oder unten im Info-Block: Entscheiden Sie, wo die Information stehen soll, in dem Sie die Inhalte entweder in die eine oder in die andere Spalte der Tabelle kopieren bzw. die jeweils andere Spalte mit vorangestelltem x deaktivieren! Dasselbe gilt für die Kursnummer bzw. die beiden Felder Veranstalter und Mitveranstalter.

8 Inserate: Wollen Sie in Ihrem Kursprogramm an gezielten Positionen innerhalb des Veranstaltungsteils Inserate oder Bilder verwenden, fügen Sie bitte in die Spalte mit der Überschrift Bildfeld_einfügen die jeweils gewünschten Werte der einzufügenden Fläche ein: Folgende Eingaben sind möglich: 1 ganze Seite 1 ½-Seite 1/2 ¼-Seite 1/4 Nach der Zeile, in der Sie den Wert eintragen, wird der entsprechende Freiraum eingefügt, den Sie dann im web2print-system mit Bilddateien befüllen können Achtung: Excel interpretiert den Schrägstrich ev. als Teil einer Datumseingabe oder als Division: Sie müssen die Spalte dann als Text formatieren! (Rechte Maustaste/Menü: Zellen formatieren/ Text auswählen/ OK klicken) Logos/Bilder: Sie können in Ihrem Kursprogramm auch Logos und Bilder verwenden. Die Bilder, die im Eingabeformular der Datenbank hochgeladen werden, werden am Server gespeichert und die Links auf diese Bilddateien in den Download aus der Bildungsdatenbank automatisch eingetragen. Achten Sie daher beim Upload auf druckfähige Qualität der Bilder und Logos. Das web2print-system holt sich die Bilder dann direkt vom Server ab. Alternativ können Sie auch Bilder auf einem eigenen Webspace ablegen und die Links darauf entsprechend in Ihre xls-datei eintragen: Geben Sie hierfür in die gewünschten Spalten (logo1, logo2, logo6) den Link für Ihre Logos ein.

9 Diverse Logos ( Zertifikate in der Bildungsdatenbank) = Logo1, Logo2, Logo6 (von links nach rechts) Analog zu den anderen Datenbankfeldern gilt auch bei den Logos, dass Sie bestimmen, ob überhaupt und wenn ja, welche und wie viele Logos gedruckt werden! Speichern nicht vergessen! Schritt 3: Anmeldung am Portal Gehen Sie auf die Homepage und melden Sie sich an. Über den nun verfügbaren Link w2p-portal gelangen Sie direkt in das Web2print-System

10 Schritt 4: Auswahl der Vorlage Es stehen Ihnen unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung. Bitte wählen Sie das gewünschte Format durch Klick auf das Vorschaubild. Neben den Vorlagen finden Sie auch eine Vorschau aller verfügbaren Layouts (1. Vorschaubild Vorhandene Layouts ), so können Sie sich einfacher entscheiden, welches Layout Sie für Ihr Kursprogramm verwenden wollen. ACHTUNG: Ist bereits ein Dokument in Bearbeitung und Sie wollen eine neue Vorlage öffnen, wird Ihnen folgender Warnhinweis angezeigt: Bestätigen Sie diese Meldung mit Weiter, so wird das nicht gespeicherte Dokument verworfen und die neu ausgewählte Vorlage öffnet sich. Schritt 5: Hochladen der xls-datei Laden Sie nun die xls-datei hoch. Das Kursprogramm wird jetzt erstellt. Dieser Vorgang kann bis zu 30 Minuten in Anspruch nehmen, da die Druckdaten Seite für Seite aufgebaut werden. Sie brauchen aber nicht vor dem Computer zu warten, denn Sie bekommen das pdf ebenfalls an Ihre Mailadresse geschickt!

11 Schritt 6: Kontrolle des Kursprogramms Das fertige Kursprogramm wird im Warenkorb abgelegt. Bitte öffnen Sie die pdf-datei und prüfen Sie die Daten im Detail. Sollte der Text einer Veranstaltung für eine Seite zu lang sein: Sollte der Text eines Kurses zu lang sein, wird dieser nicht automatisch auf die nächste Seite umgebrochen, sondern die Vorschau zeigt einen entsprechenden Warnhinweis. Kürzen Sie in diesem Fall den Text der betreffenden Veranstaltung in der Exceltabelle und laden Sie die Tabelle erneut hoch Korrekturen: Etwaige Fehler können Sie in der Exceltabelle korrigieren, oder aber Sie korrigieren diese direkt in der Bildungsdatenbank und fordern die Excel-Tabelle erneut an (Wenn sie die Angebote anderer Veranstalter publizieren: Senden sie das pdf zum Korrekturlesen an die Anbieter mit der Aufforderung, ihre Korrekturen ebenfalls in der Bildungsdatenbank vorzunehmen!) Starten Sie danach bitte nochmals bei Schritt 1. Erste wenn das Kursprogramm korrekt ist, fahren Sie bitte wie folgt fort.

12 Wählen Sie zuerst im Portal im Register Warenkorb mit Klick auf Bearbeiten das soeben erstellte Kursprogramm aus: Die Bearbeitungsmaske öffnet sich. Schritt 7: Inhaltsverzeichnis Um ein Inhaltsverzeichnis zu erzeugen, wählen Sie bitte folgende Checkbox aus: Ein Inhaltsverzeichnis wird dann automatisch erstellt. Bei Bedarf können Sie dieses noch weiter bearbeiten. In der Gestaltung scheinen Ihnen nun die einzelnen Kategorien mit den Kurstiteln auf. Absatz einfügen: Sie können bei Bedarf nach jedem Kurstitel einen Absatz einfügen (z.b. um einen Seiten- oder Spaltenwechsel durchzuführen). Der Absatz wird mit Klick auf das + neben dem jeweiligen Kurstitel eingefügt. Es können auch mehrere Absätze (Leerzeilen) eingefügt werden:

13 Kurstitel kürzen: Ist ein Kurstitel im Inhaltsverzeichnis zu lang, kann er verändert werden. Achtung: Diese Änderung wird nur im Inhaltsverzeichnis übernommen, im Innenteil bleibt der Kurstitel so, wie er in der xls-datei hochgeladen wurde. Farbzuweisung: Mittels CMYK-Farbselektor können Sie dem Inhaltsverzeichnis eine beliebige Farbe hinterlegen:

14 Schritt 8: Hochladen von Inseraten oder Bildern Die Seitenumbrüche werden nicht innerhalb einer Veranstaltung, sondern immer nur nach ganzen Veranstaltungen gesetzt (bzw. nach der letzten Veranstaltung einer Kategorie). Die dadurch entstehenden Leerflächen können Sie leer lassen oder Sie mit Bilddateien füllen: Die roten Bildfelder zeigen Ihnen an, wo Sie Inserate oder Bilder hochladen können. Je Bildfeld wird der zur Verfügung stehende Platz angezeigt. Bildfelder werden am Ende jeder Seite nur angezeigt, wenn mind. 1/8 der Seite frei ist. Bearbeiten Sie nun bitte Seite für Seite und laden Sie Ihre Inserate oder Bilder hoch. Wenn Sie an einer Stelle kein Inserat oder kein Bild hochladen möchten, so lassen Sie diesen Platz einfach frei. Die rote Markierung jeweils am Seitenende dient nur zu Ihrer Orientierung und ist in den Druckdaten nicht enthalten.

15 Schritt 9: Farbige Gestaltung der von Ihnen gewählten Kapitel Mittels des CMYK-Farbselektors haben Sie die Möglichkeit, jedem Kapitel eine eigene Farbe zuzuweisen. Sie haben die Möglichkeit, die exakten CMYK-Werte auszuwählen. Wenn Sie beim Bearbeiten auf einer beliebigen Seite des jeweiligen Kapitels sind, wird diesem Kapitel die ausgewählte Farbe zugewiesen. Tipp: Wenn sie die exakten Farben später wieder verwenden wollen notieren sie sich die %-Werte!

16 Schritt 10: Einleitungsseiten und Schlussseiten hochladen, Kopf-und Fußzeile definieren Das web2print-system erzeugt automatisch den Teil Ihres Programmheftes mit den Veranstaltungen: Alle Seiten vorher (Titelblatt, Vorwort, etc) und nachher (weitere Inserate, Texte, Backcover) müssen extern gestaltet werden und jeweils als pdf hinzugefügt werden. Laden Sie bitte Ihre Einleitung und Ihre Schlussseiten als pdf-datei im Format Ihres gewählten Programmes inkl. Überfüller hoch oder wählen Daten aus der zur Verfügung stehenden Auswahlliste aus. Die Einleitung sollte aus einer geraden Anzahl an Seiten bestehen, da das Kursprogramm immer auf einer rechten Seite beginnt. Die Abschlussseiten laden Sie bitte im Anschluss daran hoch. Bitte wählen Sie die Anzahl der Seiten so, dass die Anzahl der Gesamtseiten durch 4 teilbar ist (Anforderung für den Druck). Bitte prüfen Sie in Ihrer pdf-datei, dass die Schrift Arial in der Standardschriftgröße 9 pt verwendet wird, um das Design des gesamten Kursprogrammes zu wahren.

17 Kopf- und Fußzeile definieren: Je nach Layout können Sie noch eine Kopf- und / oder Fußzeile erstellen, die auf allen Seiten angeführt wird. Während der Bearbeitung wird nicht automatisch zwischengespeichert. Bitte speichern Sie während des gesamten Arbeitsvorganges immer wieder manuell. Sollte es Systemprobleme geben, werden ansonsten alle vorgenommenen Änderungen verworfen. Speichern des Kursprogramms Um das Kursprogramm zu speichern, klicken Sie bitte zunächst auf Aktualisieren Weiter zum Druckdokument mit Weiter Schritt 11: Auswahl der Papierart Von den angezeigten Bildschirmfarben der hochgeladenen Fotos (rgb-skala) werden die Farben in Druckfarben umgerechnet (cmyk-skala) da sich unterschiedliche Papierarten bei der Aufnahme der Druckerfarben auch unterschiedlich verhalten, können Sie zwischen matt gestrichen und ungestrichen auswählen. Da im Großteil der Fälle auf matt gestrichenem Papier gedruck wird ist dies als Standard-Einstellung ausgewählt.

18 Schritt 12: Bestellung der Druckdaten bzw. des Kursprogramms: Sie haben nun die Möglichkeit, mit Klick auf Weiter Ihr Kursprogramm als druckfähiges pdf-dokument zu bestellen (die Druckdaten stehen Ihnen danach zum Download bereit) Unter dem Register Bestellungen finden Sie nach Abschicken Ihrer Bestellung, Ihr druckfertiges Programmheft. Um den Download zu starten, klicken Sie auf den Link in der Spalte Artikel. Sie können nun das druckfähige pdf bei jeder beliebigen Druckerei drucken lassen, aber auch ein unverbindliches Druckangebot bei gugler* anfordern. Dazu befüllen Sie folgende Felder:

19 Weitere Informationen Für Rückfragen zur Bildungsdatenbank und zum Datendownload wenden Sie sich an Ihren Support-Partner von lernende-gemeinde.at oder an die Projektleitung: Für Rückfragen für Volkshochschulen steht Ihnen das Team des Landesverbandes gerne zur Verfügung: