Das Beste aus zwei Welten

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1 Das Beste aus zwei Welten Wie Sie bewährte Personalsoftware mit innovativen Cloud-Lösungen verknüpfen WHITEPAPER

2 Das Beste aus zwei Welten: Erstklassige HR-Anwendungen, on premise und aus der Cloud Mitarbeiterdaten, Entgeltabrechnung und Zeitmanagement organisieren, darüber hinaus die Personalsuche aufbauen, Weiterbildungen anbieten und die Nachfolge rechtzeitig regeln: Die personalwirtschaftlichen Aufgaben umfassen heute viel mehr als nur die reine Verwaltung von Stammdaten. Doch wie lässt sich ein Personalmanagement realisieren, das Innovationen genau dort anbietet, wo sie dringend benötigt werden, und dabei durchgängige Prozesse ermöglicht? Die Antwort: mit einer Mischung aus vor Ort installierten ERP- und cloud-basierten Talentmanagement-Lösungen einem sogenannten Hybridmodell. Durchgängige Personalprozesse, bessere Geschäftsergebnisse Mit SAP und SuccessFactors das Personalmanagement strategisch ausrichten Tausende Unternehmen weltweit nutzen bereits für das Personalwesen bewährte Anwendungen wie SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM). Sie erledigen damit beispielsweise die Personaladministration, die Organisation von Arbeitgeberleistungen und das Zeitmanagement. In Sachen Talentmanagement setzen viele Unternehmen auf die cloud-basierte SuccessFactors Business Execution (BizX) Suite. Wie das gemeinsam funktioniert? Ganz einfach: Sie verwenden SAP ERP HCM und Lösungen von SuccessFactors in einem Hybridmodell. Die Talentmanagement-Software aus der Cloud lässt sich einfach mit den vor Ort installierten ERP- und HCM-Anwendungen verknüpfen. Cloud-Lösungen Performance & Goals Compensation Succession & Development Learning Recruiting Collaboration Workforce Planning Workforce Analytics Integration Personaladministration Lohn- und Gehaltsabrechnung Zeitwirtschaft Personalanalysen on premise Abbildung: Hybride HCM-Lösung von SAP und SuccessFactors 2

3 SUCCESSFACTORS/WHITE PAPER Mit dem hybriden Modell können Unternehmen bereits bestehende Anwendungen für das Personalwesen weiter nutzen. Gleichzeitig können sie über die SuccessFactors BizX Suite auf die neuesten Innovationen im Bereich Talentmanagement zugreifen. Das standardisierte Integrationsmodell bietet folgende Vorteile: Umfangreiche Tools: Kunden profitieren von vielfältigen Funktionen durch vordefinierte und skalierbare Integrationsprozesse. Kostengünstige Lösung: Die Implementierungs- und Gesamtbetriebskosten fallen durch das Standardangebot geringer aus. Einfache Inbetriebnahme: Die Lösungen lassen sich leicht implementieren und schnell produktiv nutzen. Bewährte Expertise: Unternehmen können auf das umfangreiche Know-how von SAP vertrauen. Standardintegration schnell zum Produktivbetrieb SAP und SuccessFactors vereinfachen die Integration von SAP ERP HCM und der SuccessFactors BizX Suite. Investitionen bleiben überschaubar und machen sich schneller bezahlt. Der Fokus liegt auf den folgenden drei Integrationsbereichen: Integration von Benutzerdaten: Mitarbeiter- und Organisationsdaten, etwa Benutzerdaten aus SAP ERP HCM, werden regelmäßig in die SuccessFactors BizX Suite integriert. So müssen keine doppelten Datenbestände mehr gepflegt werden. Die Stammdaten der Mitarbeiter werden dabei nach wie vor maßgeblich in SAP ERP HCM geändert. Integration von Prozessen: Geschäftsabläufe lassen sich in SAP- und SuccessFactors-Systemen durchgängig steuern. So kann ein Unternehmen beispielsweise die Gehaltsdaten im SAP-System speichern, den Vergütungsprozess in SuccessFactors planen und die Auszahlungen an Mitarbeiter wiederum in SAP durchführen. Nahtloses Benutzererlebnis: Anwender greifen von einer einzigen Stelle aus auf SAP- und SuccessFactors-Systeme zu. Mitarbeiter und Vorgesetzte, die Anwendungen aus SAP ERP HCM und SuccessFactors BizX benötigen, können die jeweiligen Prozesse zentral über Selfservices aufrufen und ausführen. Sie brauchen dazu nicht mehr zwischen den Systemen zu wechseln. SAP-Integrationstechnologie Die Standardintegration nutzt SAP-Integrationstechnologien: Zum einen wird die Standardintegration über SAP NetWeaver Process Integration ausgeliefert. SAP bietet Kunden damit die Möglichkeit, die Integration in einem middleware-basierten Ansatz einzurichten und für den laufenden Betrieb zu nutzen. Zum anderen steht dafür auch die Mietplattform SAP HANA Cloud Integration bereit. Der Vorteil beider Ansätze: Kunden können auf umfangreiche Vorkonfigurationen und Integrationsinhalte zugreifen. Je nach Prozess steht eine bidirektionale Integration zur Verfügung. Das heißt: Daten lassen sich aus SAP ERP HCM nach SuccessFactors BizX übertragen und umgekehrt. Schnell startklar mit professionellen Dienstleistungen und Rapid Deployment Solutions Beratungsdienstleistungen vervollständigen die SAP- und SuccessFactors-Integrationslösung. Sie werden als Rapid Deployment Solutions angeboten. Die Implementierung erfolgt schnell und zu festgelegten Preisen und Kunden können die Integration der BizX-Lösung sicher planen. 3

4 Umfangreiche Dokumentationen und Handbücher für die Implementierung SAP und SuccessFactors bieten Konfigurationsleitfäden für die Integration von Stammdaten und durchgängigen Geschäftsprozessen an. Beispielsweise die Anleitung zur Single-Sign-on-Konfiguration, damit Benutzer zentral auf Anwendungen zugreifen können. Die Leitfäden finden Sie unter: SuccessFactors HCM Integration das Integrations-Add-on für die Einbindung von SAP ERP HCM und SuccessFactors BizX Für die Integration in SAP ERP HCM und SuccessFactors BizX steht das Add-on SuccessFactors HCM Integration zur Verfügung. Damit können Kunden bereits heute SAP ERP HCM und verschiedene SuccessFactors-Anwendungen nutzen, darunter Performance & Goals, Employee Profile und Compensation. Im Rahmen der SuccessFactors Recruiting Integration lassen sich Kandidateninformationen mit SAP ERP HCM automatisiert verwalten. Standardintegration mit Best-Practice-Ansatz Zur Extrahierung von Personaldaten aus dem SAP-ERP-HCM-System nutzt das Add-on Programme, die dabei bereits das Felder-Mapping berücksichtigen. Funktionen zum Fehler-Monitoring sind ebenfalls Teil der Standardintegration. Die extrahierten Informationen lassen sich entweder datei- oder middleware-basiert übertragen. Autorisierungskonzepte und Berechtigungs rollen sorgen dafür, dass nur Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen die Programme ausführen und den Betrieb der Schnittstellen übernehmen können. Standardintegration für bestimmte Szenarien erweitern Die ausgelieferte Standardintegration kann individuell angepasst werden. Hierzu stehen Erweiterungskonzepte für die Schnittstellen zur Verfügung: Zusätzliche Felder können ergänzt und die Werte ermittlung programmlogisch angepasst werden. Deltadatenextraktion: Relevante Daten austauschen Die Logik zum Extrahieren von Daten aus SAP ERP HCM ermöglicht es, nur solche Informationen zwischen dem ERP-System und SuccessFactors BizX auszutauschen, die sich zwischen zwei Extraktionen geändert haben. Das steigert die Datenqualität und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung. Mit durchgängigen Prozessen transparent und leistungsorientiert entlohnen Integration von SAP ERP HCM und SuccessFactors Compensation Für gewöhnlich verwalten Unternehmen Personal- und organisatorische Daten in SAP ERP HCM. Diese lassen sich automatisiert mit SuccessFactors-Lösungen verknüpfen und bilden die Grundlage für das Talentmanagement. Bestimmte Prozesse wie die Vergütungsplanung erfordern darüber hinaus weitere Daten aus SAP ERP HCM, etwa aktuelle Gehaltsinformationen. In der hybriden Umgebung können diese Daten nach Abschluss der Planungsrunde wieder an SAP ERP HCM übertragen werden. Im Anschluss daran lassen sich Gehaltserhöhungen oder Boni auszahlen. 4

5 Das Integrationspaket für Vergütungsprozesse deckt diesen Informationsaustausch präzise ab: durch (1) die Übertragung der vergütungsrelevanten Daten aus SAP ERP HCM in SuccessFactors Compensation sowie (2) die Aktualisierung der Vergütungsentscheidungen (zum Beispiel neues Gehalt) aus SuccessFactors Compensation in SAP ERP HCM. SAP ERP HCM Add-on Personaladministration und Lohn-/ Gehaltsabrechnung Mitarbeiter- und Organisationsdaten Vergütungsdaten SAP-Integrationstechnologie Gehaltsdaten Vergütungsplanung und Genehmigung SuccessFactors Business Execution Suite Abbildung: Integration von Prozessen zur leistungsorientierten Vergütung Integrierter Datenfluss aus SAP- in SuccessFactors-Lösungen Im Vergütungsprozess werden zusätzliche Daten aus SAP ERP HCM benötigt, etwa das aktuelle Gehalt eines Mitarbeiters. Weitere relevante Informationen lassen sich über eine vordefinierte Logik extrahieren. Darüber hinaus können über die BAdI-Technologie (Business Add-in) eine eigene Extrahierungs logik definiert und die übertragenen Daten ergänzt werden. Warum diese Flexibilität? In manchen Organisationen werden Vergütungsentscheidungen über SAP ERP HCM gefällt, in anderen geschieht dies in der SuccessFactors BizX Suite. Der Datentransfer erfolgt in der Regel kurz vor dem Beginn der Vergütungsrunde: damit SuccessFactors Compensation sicher die aktuellsten Daten berücksichtigt (beispielsweise aktuelles Gehalt, Stellenbezeichnung, Gehaltsstufe). Integrierter Datenfluss aus SuccessFactors- in SAP-Lösungen Außer jährlichen Gehaltserhöhungen können mit SuccessFactors Compensation auch Bonuszahlungen oder Einmalzahlungen verwaltet werden. Wenn die Vergütungsplanung in SuccessFactors Compensation abgeschlossen ist, werden diese Informationen wieder zurück in SAP ERP HCM übertragen. So lässt sich die Auszahlung dieser Vergütungsbestandteile ganz einfach steuern. 5

6 Erfolgreich anwerben und einstellen SAP ERP HCM und SuccessFactors Recruiting Unternehmen, die SuccessFactors Recruiting für die Personalbeschaffung einsetzen, können über die ausgelieferte Standardintegration die Kandidateninformationen von SuccessFactors in SAP ERP HCM übertragen. Das System generiert automatisiert Vorschläge, ob externe Kandidaten neu einzustellen sind oder interne Kandidaten versetzt werden sollen. In Zukunft ist auch die Integration von Planstelleninformationen vorgesehen. SAP ERP HCM Mitarbeiter- und Organisationsdaten SuccessFactors Business Execution Suite Integration-Add-on SAP- Integrationstechnologie Planstelleninformationen (geplant) Personaladministration (Einstellungen, Wiedereinstellungen, Umbesetzungen) Bewerber-/ Mitarbeiterdaten SuccessFactors Recruiting Abbildung: Verfügbare und geplante Integration von SuccessFactors Recruiting Integrierter Datenfluss aus SuccessFactors- in SAP-Lösungen Ist im Rahmen des Selektionsprozesses ein geeigneter Kandidat gefunden, veranlasst der Personalsachbearbeiter entsprechende Maßnahmen wie Versetzung, Neu- oder Wiedereinstellung. Die Durchführung dieser Maßnahmen erfolgt mit den Funktionen der Personaladministration in SAP ERP HCM. Nahtloses Benutzererlebnis Ein weiterer Schwerpunkt bei der Integration von SAP- und SuccessFactors-Lösungen ist die einheitliche Benutzerführung. Anwendern ist es möglich, in einer Navigationsumgebung wie dem SAP NetWeaver Portal auf Funktionen unterschiedlicher Systeme zuzugreifen. Einmaliges Anmelden Die konsistente Benutzerführung wird technologisch über die Single-Sign-on-Konfiguration ermöglicht. Viele SAP- und SuccessFactors-Kunden verfügen bereits über Mitarbeiter- und Manager-Selfservices in SAP ERP. Für diese Navigationsumgebung stellt SAP einen Konfigurationsleitfaden zur Verfügung. Portalintegration Mitarbeiter und Manager können alle SAP- und SuccessFactors-Funktionen über das SAP NetWeaver Portal nutzen. 6

7 Mitarbeiter-Selfservices mit SAP ERP Manager-Selfservices mit SAP ERP Talentmanagement Mitarbeiterverwaltung Abbildung: Einheitlicher Zugriff auf SAP- und SuccessFactors-Anwendungen im SAP NetWeaver Portal Eigene Themes erstellen Zahlreiche SAP-Kunden haben die Darstellung ihrer Mitarbeiter- und Manager-Selfservices in SAP ERP an ihre Vorstellungen angepasst. Auch die SuccessFactors-Anwendungen lassen sich entsprechend konfigurieren. Der Vorteil: Im Hybridmodell können beide Benutzeroberflächen in das gleiche Design eingebettet werden. SAP-Integrationstechnologie Das Angebot einer Standardintegration erleichtert es Kunden, die Entscheidung für eine Integrationstechnologie zu treffen. Einführungsprojekte lassen sich so in deutlich schnellerer Zeit realisieren, als es vor der Übernahme von SuccessFactors durch SAP der Fall war. Kunden profitieren heute von einer integrierten Lösung aus einer Hand. Darüber hinaus übernimmt SAP neben der Entwicklung und Auslieferung auch die Wartung der Integration. Flexibel wählen: Optionen für die Integrationstechnologie Unternehmen, die ihre HR-Kernanwendungen über SAP steuern und SuccessFactors für das Talentmanagement einsetzen, haben drei Möglichkeiten: (1) die dateibasierte Integration, (2) SAP NetWeaver Process Integration (SAP NetWeaver PI) und (3) SAP HANA Cloud Integration. 7

8 SuccessFactors BizX Cloud Option 1 FTP SFTP Option 2 SAP NetWeaver PI SAP HANA Cloud Integration Option 3 on premise Add-on SAP ERP HCM Abbildung: Optionen zur Integration von SAP ERP HCM und SuccessFactors BizX Dateibasierte Integration Bevor SuccessFactors zur SAP-Gruppe gehörte, setzten SuccessFactors-Kunden meist eine dateibasierte Integration über CSV-Dateien ein. Selbstverständlich kann diese weiterhin genutzt werden. Die Standardintegrationen über SAP NetWeaver Process Integration und SAP HANA Cloud Integration tragen jedoch dem Wunsch nach automatisierter Integration besser Rechnung. Web-Services und SAP NetWeaver Process Integration Für die bereits zur Verfügung stehenden und für zukünftige Integrationsszenarien werden standardmäßig Web-Services und Integrationsinhalte auf Basis von SAP NetWeaver Process Integration angeboten. In dieser Variante können Kunden die Integration zwischen SAP ERP HCM und SuccessFactors BizX selbst verwalten. SAP HANA Cloud Integration SAP HANA Cloud Integration bietet die Möglichkeit, die Integration im Rahmen eines Software-as-a- Service-(SaaS-)Angebots in der Mietvariante zu nutzen. Auch hier werden Web Services und Integrationsinhalte bereits vorkonfiguriert ausgeliefert. Wie sicher ist die Integration? Datensicherheit hat für SAP und SuccessFactors immer die höchste Priorität. Die CSV-dateibasierte Integration wird per SFTP (Secure File Transfer Protocol) abgesichert. Unternehmen können darüber hinaus festlegen, dass von SAP bereitgestellte Dateien mittels PGP-Chiffrierung (Pretty Good Privacy) verschlüsselt werden. Die Nutzung von Web-Services im Zusammenhang mit einem middleware-basierten Ansatz über SAP NetWeaver Process Integration beziehungsweise SAP HANA Cloud Integration bietet zum einen mehr Komfort für die Verwaltung der Integration. Zum anderen wird der sichere Datenaustausch zwischen den Systemen verbessert. Rollenbasierte Zugriffe auf Extraktionsprogramme und Middleware sind Teil der Auslieferung. 8

9 Zusammenfassung Für Unternehmen, die bereits SAP ERP HCM einsetzen, stellt die hybride HCM-Lösung von SAP und SuccessFactors eine solide Option dar. Unternehmen profitieren von innovativen Talentmanagement-Anwendungen und können gleichzeitig ihre Investitionen in SAP ERP HCM voll ausschöpfen. Die Integration von SAP ERP HCM und der SuccessFactors BizX Suite folgt einer klaren Strategie und Roadmap. SAP investiert in die Integration von Daten und Prozessen ein nahtloses Anwendererlebnis wird ermöglicht. Die Standardintegration wird über ein Add-on ausgeliefert, das Kunden auf Basis von SAP ERP 6.0 nutzen können. Zusätzlich stehen umfangreiche Beratungsdienstleistungen zur Verfügung. Die Talentmanagement-Prozesse der SuccessFactors BizX Suite lassen sich so schnell und produktiv mit SAP ERP HCM verbinden. 9

10 SUCCESSFACTORS/WHITE PAPER TELEFON +49 (0) FAX +49 (0) successfactors.de 2014 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP SE nicht gestattet. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE in Deutschland und anderen Ländern.. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite