Wirtschaftlichkeit im Büro

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Lisa Böhme
vor 6 Jahren
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Mehr als 14 000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr: So hoch ist der Verlust, nn ein Unternehmen darauf verzichtet, seine Bürosituation zu analysieren und die Arbeit im Büro zu stalten.

1 Mehr als Euro pro Mitarbeiter und Jahr: So hoch ist der Verlust, nn ein Unternehmen darauf verzichtet, seine Bürosituation zu analysieren und die Arbeit im Büro zu stalten. Zu diesem Erbs kommt eine systematisc Wirtschaftlichkeitsrechnung der Beratungssellschaft Lauble Consult. Das Wirtschaftlichkeitsmodell der Lauble Consult dokumentiert: Ursac dieser Verluste sind unnünd staltete Büros ein Beis für stattlic Sparmöglichkeiten durch Modersieren der Arbeitsplätze. Seite 1 Wirtschaftlichkeitsrechnung Die Wirt- schaftlichkeitsrechnung von Lauble Consult dokumentiert im Detail, wie teuer Unternehmen manlhaft staltete Büroarbeitsplätze bezahlen müssen. Die Analyse der Personalkosten in Verwaltung und Dienstleistung zeigt: Im Durchschtt zahlt ein Unternehmen für einen Mitarbeiter in der Verwaltung pro Jahr etwa Euro. Zieht man die Urlaubszeit ab, bietet der Mitarbeiter dem Unternehmen dafür eine Arbeitsleistung von etwa 200 Tan allerdings nur im Idealfall. In der Realität verlieren Unternehmen einen großen Teil der Arbeitzeit ihrer Mitarbeiter: durch Krankit oder Minderleistung n Verteil- und Verlustzeiten, Störeinflüssen oder Fluktuation.

2 Kosten der Störeinflüsse Die noch ver- Mitarbeiter in Verwaltung und Dienstleistung durchschttlich an knapp drei Prozent aller Arbeitsta n Krankit. Das Unternehmen verliert so durch Krankit pro Mitarbeiter und Jahr 1120 Euro. Kosten der Verteilzeit Ein iterer Ko- stenblock unproduktiver Arbeit ist die Verteilzeit. Sie gliedert sich in ablaufbedingte und persönlich bedingte Verteilzeit. Experten kalkulieren den Anteil der Verteilzeit in der Verwaltung auf 30 bis 50 Prozent der Arbeitszeit. Nach Erfahrunn der Lauble Consult müssen selbst kleine und mittelständisc Betriebe mit einem Anteil der Verteilzeit von 15 bis 40 Prozent rechnen. Setzt man den edrigsten Wert von 15 Prozent an, ergibt sich ein Verlust je Mitarbeiter und Jahr von 5832 Euro. 5 Mänl in der Bürostaltung und die Foln für das Unternehmen Mänl der Bürostaltung und Foln für Unternehmen Mänl der Bürostaltung Foln für Unternehmen Manlhafte Anthropometrie Unergonomise Stühle und Tisc Krankitskosten Laut Betriebskrankenkassen: 2,8 % Akustisc und visuelle Unru Stress-Auslöser Leistungsverlust Studien TU Berlin VDI: % Unfunktionaler Arbeitsplatz Unrationelle Orgasation Verteil- und Verlustzeiten Laut Experten: % Unpersönlicr Arbeitsplatz Unpersönlics Umfeld Fluktuation 32 % der Kündigunn n Arbeitsplatzbedingunn Licht dunkler als 500 Lux Nicht der Tätigkeit anpasst Fehlerquote bei Informationsaufnahme: 13 % Seite 2 Krankitskosten Nach Lauble fehlen bleibende Zeit ist die eintlic Leistungszeit. Auf sie entfallen nach Laubles Kalkulation Euro der Personalkosten. Die Leistungszeit der Mitarbeiter teilt sich je zur Hälfte in Kommukation und Konzentration. Also entfallen auf Kommukationsund Konzentrationsarbeit je Euro an Personalkosten. Lärm und visuelle Unru belasten die Konzentrationsfähigkeit der Menscn im Büro und mindern desn ihre Leistung während der Konzentrationszeit. Eine Studie der Techscn Uversität Berlin1 und der Verein Deutscr Ineure (VDI)3 schätzen

3 Probleme der Mitarbeiter Kosten für Unternehmen Rückenschmerzen Kopfschmerzen Herz-Kreislauf-Krankiten Krankitskosten Annahme: 2,8 % 1120 Konzentrations-Probleme Psychisc Belastung Stress Leistungsverlust Annahme: 30 % 4131 Vermeidbare Such- und Wartezeiten Verteil- und Verlustzeiten Annahme: 15 % 5832 Keine Personalisierung Kein Wohlfühlen Fluktuation Kosten Personal-Beschaffung 3000 Summe der Verluste Probleme der Mitarbeiter und Kosten für Unternehmen Kosten der Fluktuation Die Summe der drei aufführten Leistungseinbußen beläuft sich auf Euro je Mitarbeiter und Jahr. Bei einem Mitarbeiter-Wechsel ben Unternehmen ute mindestens 3000 Euro für jeden neuen Mitarbeiter aus. Ein Drittel aller Kündigunn begründen ausscidende Mitarbeiter mit schlechten Arbeitsplatz-Bedingunn. Diesen Betrag zu den bereits errechneten Euro addiert, ergibt einen Kostenblock für unproduktive Arbeit von Euro pro Mitarbeiter und Jahr. 30 Prozent r Verluste Natürlich 1 Probleme n manlhafter Gestaltung der Büros bei den Mitarbeitern und die Kosten für das Unternehmen; Daten der Lauble Consult die Leistungseinbußen durch Lärm und visuelle Unru auf 20 bis 30 Prozent. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung ht von einem Mittelrt von 25 Prozent aus. Dies entspricht 4131 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Die ute noch immer vorrrscnde offene Bürobesiedlung bremst das Leistungspotential der dort tätin Menscn während der Konzentrationsphase und auch in der Kommukationszeit, also bei der Aufnahme und Weitergabe von Informationen. Diese Verluste erfasst die Kostenrechnung der Lauble Consult cht. Denn bisr fehlen Instrumente, die diese Leistungsminderung exakt messen. Seite 3 ist es utopisch: optimal und professionell staltete Büros würden die Leistungseinbußen durch Fehlzeit, Verteilzeiten, Störeinflüsse oder Fluktuation vollkommen ausschalten. Eine Reduktion der Verlustkosten um 30 Prozent ist aber durchaus möglich und realistisch. Dies bestätin Unternehmen, die ihre Bürosituation mittels ganzitlicr ArbeitsplatzGestaltung saert haben: sinkende

4 Krankitskosten durch r Fehlzeiten, mehr Leistung durch länre Verildauer am Arbeitsplatz und stiene Motivation und Leistungsfähigkeit, r Fluktuation, höre Qualität und r Fehler. Effizienz durch Bürostaltung Mitreißende Motivation am Arbeitsplatz und ganzitlic Büro-Gestaltung bewirkten in einer Studie des Beratungsunternehmens Diebold eine Leistungssteirung der Mitarbeiter um bis zu 40 Prozent und zwar ohne Mehraufwand. Die Büroanstellten blieben länr an ihrem Arbeitsplatz, sie arbeiteten effizienter und mit größerer Beisterung. Eine ähnlic Erfahrung machte Siemens. Dort erhielt eine 400 Mitarbeiter starke Abteilung ein vollkommen neues Raumkonzept und eine funktionale Büro-Einrichtung. Der Effekt: Die Verildauer am Arbeitsplatz erhöhte sich je Mitarbeiter im Durchschtt von dreieinhalb auf sechseinhalb Stunden pro Tag ein Plus von 85 Prozent.4 Mänl der Bürostaltung Foln für Unternehmen Ergonomise Stühle und Tisc Gerinre Krankitskosten Mehr akustisc und visuelle Ru Mehr Leistung Wer Fehler Funktionaler Arbeitsplatz Rationelle Orgasation Wer Verteilzeiten Höre Verildauer am Arbeitsplatz Personalisierter Arbeitsplatz Personalisiertes Umfeld Erhöhte Leistungsbereitschaft Sinkende Fluktuation Individuelle Lichtstaltung Licht der Tätigkeit anpasst Wer Fehler bei der Informationsaufnahme Eriterte Wirtschaftlichkeit Jürn Wiegand verwies bereits 1982 im Sammelband Bürostaltung und Gesundit auf die Vorteile des eriterten Wirtschaftlichkeitskalküls bei der Gestaltung von Büros: «Zusammen mit orgasatoriscn Maßnahmen lassen sich cht nur Fehlzeiten durch Krankit und Absentismus sowie Fluktuation bekämpfen, sondern auch die Leistungsfähigkeit bzw. -bereitschaft im Büro allmein beeinflussen.»5 Und: «Ein solcs Vorn lohnt sich um so mehr, als hier die Interessenla der Beschäftigten und der Unternehmer in die gleic Richtung isen. Mit anderen Worten: Seite 4 Rationalisierung durch Humasierung 1 Wirtschaftlichkeit im Büro auf intellinte Art: Rationalisierung durch Humasierung der Arbeitsbedingunn

5 rk ra rz tb es uc ra nk n w e i its r F ta eh r R le r üc ks im r p U Bü n rach f r w e o älle en n Ve i rte r V il er Ra zeit lus um en te Op k tim ost ie enru ng hö re Pr od uk En tiv er itä er gi t ee in m eh sp ar re un ng g ag em en t Effekte ganzitlicr Arbeitsplatz-Gestaltung ergonomisc Arbeitsplatz-Ausstattung Klima-Gestaltung optimale Temperatur Reduktion visueller Unru Reduktion von Lärm Bildschirm und Rechner mit zeitmäßer Leistung Quelle: Block optimale Beleuchtung optimale Raumstaltung rekte Auswirkung auf direkte Eine eriterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird in vielen Fällen zein, dass Maßnahmen zur Humasierung der Büroarbeit gleichzeitig lfen, dem Unternehmen Kosten zu sparen bzw. die Leistungsfähigkeit zu erhön.»6 Cfsac Ansichts enormer Verlu- ste für Unternehmen n manlnder Arbeitsstaltung im Büro und satter Sparpotentiale durch ganzitlic Arbeitsstaltung muss klar sein: Arbeitsstaltung ist Cfsac! ndirekte Auswirkung auf indirekte 1 Segner, Matthias / Wilfried Hesser: Vor lauter Störunn keine Zeit zum Arbeiten. REFA-Nachrichten Nr Block, Carl Hans: Neue Herausforderung für den Orgasator und die Sicritsfachkraft: Prävention als praktiziertes Kostenmanament. Unveröffentlichter Vortrag Wolff, Georg/Gesine Göscl: An vielen Stellen ist es einfach zu laut. Blick durch die Wirtschaft 21. Mai Lauble, Karl Heinz: Human Engineering. Unveröffentlichtes Manuskript Wiegand, Jürn: Bürostaltung, Gesundit und Kosten. In: Novotny, Fritz (Hrsg.): Bürostaltung und Gesundit. Baden-Baden: FBO wie5 Seite 5 1 Wirtschaftlichkeit durch ganzitlic Arbeitsplatz-Gestaltung: die Vorteile im Detail 2

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