FLAG - Ergebnis Spezialauswertung Personalbefragung 2011

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Finanzverwaltung EFV Ausgabenpolitik Programm FLAG November 2011 FLAG - Ergebnis Spezialauswertung Personalbefragung 2011 Programm FLAG

2 Die nachfolgenden Beschreibungen der Methodik und des Messmodells, sowie die allgemeinen Kommentare zu den Ergebnissen wurden dem Evaluationsbericht Personalbefragung 2011 in der Bundesverwaltung 1 entnommen. 1 Einleitung In der Bundesverwaltung werden periodisch die Wirkungen der Personalpolitik überprüft. Die Personalbefragung dient als Führungs- und Steuerungsinstrument, um allfälligen Handlungsbedarf zu erkennen und gezielte Massnahmen einleiten zu können. Im Zentrum der Personalbefragung steht das Commitment der Mitarbeitenden, das heisst deren Identifikation, Engagement und Bindung gegenüber der Organisation. Mitarbeitende mit einem hohen Commitment setzen sich bei der Arbeit erfahrungsgemäss besonders stark ein und steigern dadurch die Leistungsfähigkeit der Organisation. Commitment/Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit sind auch wichtige Indikatoren zur Erfolgsmessung des Steuerungsmodells FLAG. In einer Zusatzauswertung wurde deshalb ermittelt, ob sich die Antworten der Mitarbeitenden aus konventionell geführten Verwaltungseinheiten von solchen aus dem FLAG-Bereich unterscheiden. 2 Methodisches Vorgehen Die Personalbefragung 2011 war wie diejenige von 2007 und 2009 eine Mischung aus Stichproben- und Vollbefragung. Pro Verwaltungseinheit wurde basierend auf der Mitarbeitendenzahl sowie dem Rücklauf der letzten Befragung eine repräsentative Zufallsstichprobe gezogen. Um die notwendige statistische Genauigkeit der Ergebnisse zu erreichen, mussten in einigen Verwaltungseinheiten Vollerhebungen durchgeführt werden. Auch haben viele Verwaltungseinheiten explizit eine solche gewünscht. Die Befragung ist daher praktisch eine Vollerhebung. Die Anonymität und der Datenschutz waren zu jedem Zeitpunkt der Befragung gewährleistet. Die Befragungsergebnisse lassen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu. Insgesamt erhielten Personen einen Fragebogen, was rund 90 Prozent des Bundespersonals 2 entspricht. Der Rücklauf belief sich auf 61 Prozent (2009: 57 %, 2007: 51 %). Der bundesweite Rücklauf konnte also im Vergleich zu 2009 und 2007 weiter gesteigert werden. Mittels Gewichtung der Daten wurden die Unterschiede in den Rücklaufquoten und in den soziodemografischen Merkmalen (Geschlecht, Sprache, Alter, Lohnklasse) in den Verwaltungseinheiten ausgeglichen. Die vorliegenden Daten weisen eine hohe statistische Genauigkeit auf. 1 2 GfK TrustMark AG: Evaluationsbericht Personalbefragung 2011 in der Bundesverwaltung, im Auftrag des Eidgenössischen Personalamts EPA, Juni 2011; Download unter: ( ) Stammpersonal im Monatslohn der Departemente und der Bundeskanzlei. Die Ergebnisse der Bundesverwaltung wurden 2011 ohne die Resultate der Parlamentsdienste, der Bundesanwaltschaft und der Gerichte gerechnet. Für den Vergleich mit 2009 und 2007 ist diese Tatsache aber gemäss GfK nicht entscheidend und kann vernachlässigt werden. (Vgl. vom ) FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 2/9

3 3 Messmodell Grunderhebung Die Befragung baut auf einem für die Bundesverwaltung entwickelten Commitment-Messmodell von 2007 auf. Es wurde 2009 weiterentwickelt und für die Befragung 2011 leicht optimiert. Die drei Umfragen sind gemäss GfK vergleichbar. Das Messmodell eruiert, bei welchen Themenbereichen anzusetzen ist, um die individuelle und organisationelle Leistungsfähigkeit zu steigern. Dazu gehören folgende persönliche Einstellungen der Mitarbeitenden: - affektives Commitment (Identifikation / Engagement) - kontinuierliches Commitment (Bindung) - Veränderungsbereitschaft - Arbeitszufriedenheit - Resignation Die Einstellungen der Mitarbeitenden werden durch organisationale Rahmenbedingungen beeinflusst. Diese werden mittels Fragen betreffend Organisation, Ziele, Leistungskultur, Führung, System Zielvereinbarung/Entlöhnung/Entwicklung und Wissenstransfer ermittelt. 4 Fragestellung Zusatzauswertung FLAG Mit der Zusatzauswertung im FLAG-Bereich soll wie 2007 und 2009 geprüft werden, ob sich die Hypothese bestätigt, dass mit FLAG folgende Aspekte besser entwickelt sind als ohne: a) individueller Handlungsspielraum b) Leistungskultur und interne Effizienz c) institutionelle Zielorientierung und Zielmessung d) individuelle Zielorientierung und Leistungsbeurteilung e) Arbeitszufriedenheit und Bindung Die Zusatzauswertung umfasst zu diesem Zweck diejenigen Fragen zur persönlichen Einstellung der Mitarbeitenden, die für die Hypothese relevant sind (fünf von total sieben Fragen in diesem Bereich) sowie eine auf die Hypothese abgestimmte Auswahl an Fragen zu den Rahmenbedingungen. Die Antworten in der Zusatzauswertung liegen als Gesamtergebnisse des FLAG- und des Nicht- FLAG-Bereichs vor. Sie wurden aufgeteilt nach Mitarbeitenden mit oder ohne Führungsfunktion. Der Vergleich zwischen einzelnen Verwaltungseinheiten ist nicht Gegenstand dieser Analyse. Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung zum Austausch und gegenseitigen Benchmarking liegt wie in der ganzen Bundesverwaltung bei der einzelnen Einheit. 5 Ergebnisse Zusatzauswertung FLAG Die Anzahl auswertbarer Fragebogen beträgt für den FLAG-Bereich 3527 (2009: 2'899, 2007: 2 622) und für den Nicht-FLAG-Bereich (2009: 11'936, 2007: ). Wie bereits 2007 und 2009 wurde die Bundesreisezentrale nicht dem FLAG-Bereich dazu gerechnet, sondern zur übrigen Bundesverwaltung hinzugezählt. Swissmint und die Schweizerische Akkreditierungsstelle FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 3/9

4 hingegen wurden 2011 erstmals dem FLAG-Bereich zugerechnet. Die Aussagekraft bleibt trotz diesen kleinen Anpassungen gewährleistet. 3 Sowohl die Einstellungen der Mitarbeitenden als auch die Rahmenbedingungen wurden im Fragebogen durch eine oder mehrere Fragen ermittelt. Für die Bewertung der Fragen stand den Mitarbeitenden eine Skala von 1 (= trifft überhaupt nicht zu) bis 6 (= trifft völlig zu) Punkten zur Verfügung. Bei der angewendeten 6er-Skala stellen Differenzen von 0.1 Punkten signifikante Abweichungen dar; sowohl im Rahmen des internen als auch des externen Vergleichs. 4 Die Ergebnisse der Umfrage 2011 bleiben mit den Ergebnissen 2009 und 2007 vergleichbar. Wo möglich, wird die Entwicklung 2007 bis 2011 dargestellt. 5.1 Einstellungen Die Ergebnisse zu den Einstellungen der Mitarbeitenden sind wie folgt: Einstellung der Mitarbeitenden Bund total FLAG Nicht- FLAG Diff. Signifikant (α 0.1) Affektives Commitment nein (Identifikation/Engagement) nein Kontinuierliches Commitment (Bindung) ja, positiv ja, positiv Veränderungsbereitschaft ja, negativ ja, negativ Arbeitszufriedenheit ja, positiv ja, positiv ja, positiv Resignation (Diese Werte sollten möglichst tief sein) ja, positiv ja, positiv Identifikation und Engagement sind in beiden Bereichen identisch, Unterschiede ergeben sich erst zwischen Mitarbeitenden mit oder ohne Führungsfunktion (vgl. unten). Das kontinuierliche Commitment ist im FLAG-Bereich signifikant höher als im Nicht-FLAG- Bereich, das heisst die Mitarbeitenden im FLAG-Bereich fühlen sich stärker an ihre Organisation gebunden. Dies kann die Fluktuationsquote positiv beeinflussen und damit auch Kostenvorteile bieten. Eine hohe Bindung korreliert mit der individuellen Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden, die im FLAG-Bereich signifikant tiefer ist als im Nicht-FLAG-Bereich. Bei der Bindung und der Veränderungsbereitschaft gilt es abzuwägen, ob und inwieweit vorhandenes Wissen und Erfahrung bewahrt werden oder eine dynamische Veränderung gefordert bzw. gefördert werden soll. In jedem Fall ist mit der Schaffung guter Rahmenbedingungen zu versuchen, wichtige Mitarbeitendengruppen langfristig zu halten. Im FLAG-Bereich gelingt dies offensichtlich leicht besser Vgl. EPA vom Somit wurde als signifikant bewertet, wenn 90 Prozent Wahrscheinlichkeit besteht, dass sich die Antworten im FLAG-Bereich nicht zufällig von denjenigen im Nicht-FLAG-Bereich unterscheiden. Die Signifikanz hängt immer von der Anzahl N ab, der Standardabweichung und der Differenz. Die aufgeführten Zahlen sind gerundete Werte. Das bedeutet, dass diese Zahlen allenfalls knapp auf- oder abgerundet wurden (beispielsweise 0.51 wird zu 0.1 aufgerundet, 0.49 zu 0 abgerundet). Die Signifikanz jedoch wurde anhand der ungerundeten Werte berechnet. Ungerundet und in Verbindung mit der Standardabweichung kann dies somit variieren. Signifikanz kann also durchaus auch bestehen, wenn der gerundete Wert 0 ist. Im vorliegenden Fall ist das Ergebnis positiv signifikant zugunsten von FLAG. FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 4/9

5 Die Arbeitszufriedenheit hat sich in beiden Bereichen seit 2007 positiv entwickelt. Im Vergleich zu 2009 sanken die Werte bei FLAG jedoch um einen Punkt. Die Arbeitszufriedenheit ist im FLAG- Bereich jedoch weiterhin signifikant höher. Die Arbeitszufriedenheit stellt die subjektive Wahrnehmung der Arbeitssituation dar. Eine hohe Arbeitszufriedenheit kann Identifikation, Engagement und Bindung der Mitarbeitenden gegenüber der Organisation erhöhen. Aufgrund der Antworten scheinen die Voraussetzungen dazu im FLAG-Bereich eher gegeben zu sein. Dass die FLAG-Mitarbeitenden motivierter sind bei ihrer Arbeit, zeigt sich an der signifikant geringeren Resignation, die das Ausmass fehlender Motivation ausdrückt. Die Ergebnisse zu den Einstellungen unterscheiden sich auch bezüglich der Mitarbeitenden mit und ohne Führungsfunktion: Einstellung der Mitarbeitenden Affektives Commitment (Identifikation/Engagement) FLAG mit Ff FLAG ohne Ff nflag mit Ff nflag ohne Ff Kontinuierliches Commitment (Bindung) Veränderungsbereitschaft Arbeitszufriedenheit Resignation (Diese Werte sollten möglichst tief sein) Mitarbeitende mit Führungsfunktion geben in beiden Bereichen positivere Antworten zu ihren Einstellungen als Mitarbeitende ohne Führungsfunktion. Im FLAG-Bereich sind Identifikation, Engagement und Bindung bei Mitarbeitenden mit Führungsfunktion hoch. Die Arbeitszufriedenheit ist grösser als im Nicht-FLAG-Bereich. Auch FLAG-Mitarbeitende ohne Führungsfunktion schätzen sich selber zufriedener ein als ihre Kolleginnen und Kollegen im Nicht-FLAG-Bereich. 5.2 Rahmenbedingungen Mitarbeitende mit Führungsfunktion antworteten teilweise deutlich positiver als Mitarbeitende ohne Führungsfunktion. Im FLAG-Bereich ist der Unterschied zwischen Mitarbeitenden mit oder ohne Führungsfunktion durchwegs grösser als im Nicht-FLAG-Bereich. Die einzelnen Fragen wurden wie folgt beantwortet (Gruppierung entsprechend der Hypothese zur Zusatzauswertung): a) individueller Handlungsspielraum Um meine Aufgaben zu erledigen, habe ich ausreichenden Handlungsspielraum. Wichtige Entscheidungen, die mein Arbeitsumfeld betreffen, kann ich beeinflussen. FLAG nflag Diff. Signifikanz nein mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 5/9

6 In meiner VE wird die Eigenverantwortung und Selbständigkeit der Mitarbeitenden konsequent gefördert kein Vergleichswert vorhanden nein mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff nein Der FLAG-Bereich ist 2011 erstmals seit 2007 und 2009 der Ansicht, dass er für die Erledigung der Aufgaben über keinen signifikant grösseren Handlungsspielraum verfügt. Auch eine bessere Förderung der Eigenverantwortung und Selbstständigkeit ist im FLAG-Bereich nicht mehr gegeben. Im FLAG-Bereich sind die Mitarbeitenden jedoch der Ansicht, dass sie wichtige Entscheidungen über ihr Umfeld eher beeinflussen können als diejenigen im Nicht-FLAG-Bereich (signifikant). b) Leistungskultur und interne Effizienz In meiner Verwaltungseinheit werden Arbeitsabläufe bzw. Dokumente konsequent vereinfacht. In meiner Verwaltungseinheit arbeiten wir konsequent daran, vermeidbare Kosten zu reduzieren. FLAG nflag Diff. Signifikanz nein mit/ohne Ff nein mit/ohne Ff nein ja, positiv 6 mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv c) institutionelle Zielorientierung und Zielmessung In meiner VE werden die Entscheidungen auf der Basis von Fakten und sachlicher Argumentation getroffen. Die wichtigsten Ziele unserer Abteilung werden aus den wichtigsten Zielen unserer VE abgeleitet. Die wichtigsten Ziele unserer Abteilung werden an alle Mitarbeitenden der Abteilung verbindlich kommuniziert. FLAG nflag Diff. Signifikanz ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff kein Vergleichswert vorhanden ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv nein mit/ohne Ff ja, positiv 6 Die Signifikanz hängt immer von der Anzahl N ab, der Standardabweichung und der Differenz. Die aufgeführten Zahlen sind gerundete Werte. Das bedeutet, dass diese allenfalls knapp aufgerundet oder abgerundet wurde (beispielsweise 0.51 wird zu 0.1 aufgerundet, 0.49 zu 0 abgerundet). Die Signifikanz jedoch wurde anhand der ungerundeten Werte berechnet. Ungerundet und in Verbindung mit der Standardabweichung kann dies dann somit variieren. Signifikanz kann also auch bestehen, wenn der gerundete Wert 0 ist. Im vorliegenden Fall ist das Ergebnis positiv signifikant zugunsten von FLAG. FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 6/9

7 In meiner Abteilung wissen wir genau, was wir zu tun haben, um die wichtigsten Ziele der Abteilung zu erreichen. In meiner Abteilung messen wir den Arbeitsfortschritt an den vorgegebenen Zielen. mit/ohne Ff ja, positiv nein mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv Die Fragen zur institutionellen Zielorientierung und Zielmessung werden im FLAG-Bereich mehrheitlich positiver beantwortet als im Nicht-FLAG-Bereich. Generell liegen bei diesen Fragen jedoch die Werte des FLAG sowie des Nicht-FLAG Bereichs tiefer als Hervorzuheben ist, dass bei FLAG der Arbeitsfortschritt signifikant stärker mit den vorgegebenen Zielen verglichen wird und die wichtigsten Ziele der Abteilung aus den wichtigsten Zielen der Verwaltungseinheit abgeleitet werden (signifikant). d) individuelle Zielorientierung und Leistungsbeurteilung Direkte/r Vorgesetzte/r... setzt klare Ziele. Direkte/r Vorgesetzte/r... gibt mir regelmässig Feedback zu meiner Arbeitsleistung und meinem Verhalten. Mein/e direkte/r Vorgesetzte/r hat mit mir individuelle Ziele für das laufende Jahr vereinbart. Meine individuellen Ziele wurden aus den wichtigen Zielen der Abteilung abgeleitet. Meine individuellen Ziele sind herausfordernd, aber realistisch. FLAG nflag Diff. Signifikanz ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff kein Vergleichswert vorhanden nein mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv nein mit/ohne Ff ja, positiv mit/ohne Ff ja, positiv Die individuelle Zielorientierung ist im FLAG-Bereich meist höher als im Nicht-FLAG-Bereich. Wo Vergleichswerte bestehen, ist ein leichter Rückgang im Vergleich zu 2009 festzustellen. Die Ant- FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 7/9

8 worten zeigen grundsätzlich, dass sich die Zielorientierung auch auf der Ebene der Mitarbeitenden gut durchgesetzt hat. e) Arbeitszufriedenheit und Bindung vgl. Kapitel 5.1 Einstellungen 6 Fazit Die Befragungsergebnisse der gesamten Bundesverwaltung haben sich von 2007 auf 2009 mehrheitlich positiv entwickelt. In der Befragung 2011 konnten die Ergebnisse von 2009 konsolidiert werden. Im Allgemeinen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bundesverwaltung engagiert, zufrieden und fühlen sich gesund. Zum dritten Mal nach 2007 und 2009 wurde eine FLAG-Zusatzauswertung der Personalbefragung vorgenommen. Die Datenauswertung bestätigt die Hypothese unter Ziffer 4 weitgehend, mit Ausnahme der Leistungskultur und der internen Effizienz. Dort ist das Ergebnis des FLAG und des Nicht-FLAG-Bereichs identisch. Im Vergleich zu den Ergebniswerten der anderen Fragen wird dieser Bereich deutlich tiefer bewertet. Daraus lässt sich schliessen, dass das Kostenbewusstsein noch gesteigert werden kann. Gleichzeitig ist aber zu beachten, dass die individuelle Zielvereinbarung in den FLAG-Verwaltungseinheiten kaum primär dem Ziel der Kostenreduktion gewidmet wird, sondern der Wirkungsorientierung. Der FLAG-Bereich schneidet bei verschiedenen Einzelfragen auch 2011 signifikant besser ab als der Nicht-FLAG-Bereich. In der aktuellen Auswertung sind die Unterschiede aber kleiner geworden. Zudem fiel das Ergebnis einzelner Fragen im FLAG-Bereich gegenüber den letzten Erhebungen tiefer aus. Das kontinuierliche Commitment ist im FLAG-Bereich noch immer signifikant höher als im Nicht- FLAG-Bereich. Mit FLAG gelingt es den Verwaltungseinheiten leicht besser, Voraussetzungen zu schaffen, um das Commitment der Mitarbeitenden zu erhalten oder gar zu steigern. Eine hohe Bindung korreliert, gestützt auf verschiedene empirische Organisationsanalysen, i.d.r. negativ mit der individuellen Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden, die im FLAG-Bereich signifikant tiefer ist als im Nicht-FLAG-Bereich. Die Arbeitszufriedenheit wiederum korreliert positiv mit dem Commitment. So ist die Arbeitszufriedenheit im FLAG-Bereich auch 2011 signifikant grösser, obwohl die Werte im Vergleich zu 2009 abnahmen. Bei der Zielorientierung lassen sich bei FLAG Vorteile gegenüber der traditionellen Steuerung erkennen. Die Fragen zur institutionellen Zielorientierung und Zielmessung schneiden im FLAG- Bereich mehrheitlich signifikant besser ab. Im Vergleich zu 2009 sind die Werte jedoch wieder gesunken. Im FLAG-Bereich können die Mitarbeitenden wichtige Entscheidungen über ihr Arbeitsumfeld gemäss Umfrage eher beeinflussen als im Nicht-FLAG-Bereich. Das Ergebnis der Umfrage stellt gewissermassen eine Momentaufnahme der personalpolitischen Situation und der Befindlichkeiten der Mitarbeitenden dar, das durch zahlreiche Faktoren massgeblich beeinflusst wird. GfK Trustmark geht von insgesamt etwa 40 Einflussfaktoren aus, die auf fundierten wissenschaftlichen Grundlagen beruhen. Die Resultaterhebung müsste differenzierter und umfassender über einen längeren Zeitraum betrachtet werden, um eindeutige Schlüsse zu FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 8/9

9 ziehen. Sicherlich wurde der FLAG-Bereich auch von externen, nicht FLAG-spezifischen Effekten überlagert. So kann die Unsicherheit, die meist in Bezug auf Zukünftiges vorhanden ist, infolge von Reorganisationen, Projekten (z.b. Weiterentwicklung der Verwaltungsführung) oder veränderten Rahmenbedingungen in der Ressourcensteuerung das Ergebnis wesentlich beeinflussen. Zusammengefasst kann man sagen: FLAG schafft noch immer leicht bessere Voraussetzungen zur Entwicklung von Engagement, Bindung und Zufriedenheit. Der FLAG- und der Nicht-FLAG Bereich haben sich 2011 jedoch angeglichen und die Unterschiede zwischen den zwei Bereichen sind weniger deutlich als FLAG Spezialauswertung Personalbefragung 2011, November 2011 Seite 9/9