Strategische Entwicklung der Technischen Kommunikation im Unternehmen

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1 Strategische Entwicklung der Technischen Kommunikation im Unternehmen Den Wandel gestalten Chancen erkennen und nutzen 1 tekom-frühjahrstagung 2010, Schweinfurt SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG Ernst-Blicke-Str. 42 D Bruchsal +49 (0) 7251 /

2 SEW-EURODRIVE Leistungsstarker Partner mit weltweiter Präsenz 2 ca Mitarbeiter 67 Montagewerke 13 Fertigungswerke Standorte in 47 Ländern Ca. 1,57 Mrd. EURO Umsatz 2009/10 seit über 75 Jahren

3 Inhalt dieser Präsentation Strategische Entwicklung, was bedeutet das? Technische Kommunikation im Wandel Faktoren für die strategische Entwicklung I - III Technische Kommunikation als Teil der Wertschöpfungskette I - III Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Ebenenmodell Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Prozessbeschreibung Anforderungen eines Global Player an die Technische Kommunikation Die Faktoren des Erfolgs 3

4 Strategische Entwicklung, was bedeutet das? Die Unternehmensstrategie muss der Vision und dem Unternehmensleitbild folgen. Ziel: Die Fähigkeit, auf Basis einer längerfristigen Betrachtungsweise einen Wettbewerbsvorteil zu entwickeln, der auf klaren Differenzierungsmerkmalen beruht. Die nachgeordneten Teilstrategien müssen der Unternehmensstrategie folgen. Neben rational geplanten Strategien existieren emergente Strategien, die nicht niedergeschrieben wurden, sich aber aus dem Unternehmen heraus entwickelt haben. Der Verantwortliche für TK muss die Vision, das Unternehmensleitbild und die Unternehmensstrategie kennen, um die Teilstrategien für die TK entwickeln zu können. Neben den rational geplanten Strategien müssen hierbei auch die emergenten Strategien berücksichtigt werden. 4

5 Technische Kommunikation im Wandel Faktoren für die strategische Entwicklung I Eine geänderte Interpretation der Vision, Änderungen am Unternehmensleitbild und vor allem veränderte Rahmenbedingungen (meistens externe Einflüsse) führen zu einer Veränderung der Unternehmensstrategie. Folgende Faktoren können bei der Entwicklung der Unternehmensstrategie eine Rolle spielen: Wirtschaftskrise Marktsituation Marktanforderungen Globalisierung Sozio-kulturelle Veränderungen Rechtliche und normative Vorgaben Chancen und Risiken neuer Technologien Welche Faktoren müssen bei der strategischen Entwicklung der Technischen Kommunikation berücksichtigt werden? 5

6 Technische Kommunikation im Wandel Faktoren für die strategische Entwicklung II Wirtschaftskrise: Weniger Ressourcen, Leistungsangebot überprüfen Aufgaben priorisieren, mehr Disziplin einfordern Prozess- und Methodenoptimierung, Verschwendung vermeiden Insourcing-/Outsourcing-Strategie überprüfen Marktsituation: Informationsmanagement verbessern, Time-to-Market verkürzen TK als Differenzierungsmerkmal, mit dem Vertrieb Lösungen suchen Marktanforderungen: Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Lösungskompetenz und Applikations-/Branchenwissen sind gefordert Globalisierung: Inhalte übersetzungsgerecht erstellen Qualitätssicherung Hochwertiges und bezahlbares Übersetzungsmanagement Global denken und lokal handeln sinnvolle Lokalisierung zulassen Risiken von Instruktionsmängeln in fremden Märkten beachten 6

7 Technische Kommunikation im Wandel Faktoren für die strategische Entwicklung III Sozio-kulturelle Veränderungen: Inhalte verstärkt zielgruppen- und mediengerecht erstellen Mehr Online-Angebote in der Technischen Kommunikation Mehr Interaktion Hoher Qualitätsanspruch an Software-Werkzeuge Funktionierende Wissenskultur für erfolgreiches Wissensmanagement Neue Formen der Zusammenarbeit Rechtliche und normative Vorgaben (beispielhaft): Vorgaben zur Energieeffizienz: Auswirkung auf die Produktstrategie Neue MRL: Hoher Stellenwert der Technischen Dokumentation Chancen und Risiken neuer Technologien: Komplexere Produkte höherer Anspruch an die TK Qualifizierung der Mitarbeiter/innen in der TK Informationslogistik und Wissenstransfer müssen funktionieren TK als interner Wissensmultiplikator 7

8 Technische Kommunikation als Teil der Wertschöpfungskette I Die Technische Kommunikation erfüllt eine Querschnittfunktion im Unternehmen. 8

9 Technische Kommunikation als Teil der Wertschöpfungskette II Die produktbegleitende Dokumentation (Betriebsanleitungen und Handbücher) ist Teil des Produktes und somit auch Teil des Innovationsprozesses. Die Betriebsanleitung ist Teil des Produktes. Fehlt die Betriebsanleitung, ist das Produkt unvollständig. Ist die Betriebsanleitung fehlerhaft, ist das Produkt fehlerhaft. Eine qualitativ hochwertige Betriebsanleitung befähigt den Anwender, das Produkt effizient zu installieren/montieren, in Betrieb zu nehmen und zu bedienen. Notwendige Servicearbeiten können ebenfalls effizienter erledigt werden. Zeit und Geld werden gespart. Die Zufriedenheit des Endanwenders wird erhöht. Für OEM-Kunden ein interessanter Aspekt. 9

10 Technische Kommunikation als Teil der Wertschöpfungskette III Die vertriebsunterstützende Dokumentation (Kataloge, Systembeschreibungen und Systemhandbücher) ist Bestandteil des Markteinführungsprozesses. Qualitativ hochwertige Kataloge, Systembeschreibungen und Systemhandbücher befähigen interessierte Kunden, für ihre Bedürfnisse die idealen Komponenten und Systeme auszuwählen und optimal zu projektieren. Vor allem bei hochtechnologischen und komplexen Produkten spielt diese Dokumentation eine wichtige Rolle. Das Produkt kann nur dann optimal genutzt werden, wenn der Kunde über die Dokumentation komfortablen Zugang zu allen Funktionen und Möglichkeiten erhält. 10

11 Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Ebenenmodell Die neuen Marktanforderungen erfordern ein mehrschichtiges Informationsmodell. 11

12 Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Prozessbeschreibung Projektbetreuer lädt ein und stellt sicher, dass die notwendigen Schritte eingeleitet werden. 12 Neue Komponenten- oder Applikations-Doku erstellen Techn. Input Baukasten-Doku erstellen (Komponenten und Applikationsebene) Baukasten! Zeitfaktor Vertrieb definiert ein Projekt oder meldet Änderung (Status) Erfassen und pflegen Projektliste/- datenbank Projektliste bewerten und Maßnahmen ableiten Terminplan erstellen Projektarbeit Herausfiltern allg. Anteil für Baukasten Applikationsoder projektspezifischer Anteil

13 Anforderungen eines Global Player an die Technische Kommunikation Technische Redaktionen müssen mehr können als nur Technische Dokumentation erstellen! Den Prozess der Markteinführung optimal unterstützen: Alle Informationen rund um das neue Produkt Präsentationen, Schulungsunterlagen, Verkaufsunterlagen etc. Startpakete, Vorseriendokumentation, Seriendokumentation Internet-Auftritt Informationslogistik und Wissensmanagement Verkaufsunterlagen und Seriendokumentation rechtzeitig in allen erforderlichen Sprachen zur Verfügung stellen. Dokumentation übersetzungsgerecht erstellen Funktionierendes Übersetzungsmanagement Produktlebenszyklus-Management unterstützen. Ziel: Technische(r) Redakteur(in) wird zum Informations- Manager für Technische Kommunikation. 13

14 Die Faktoren des Erfolgs Stellenwert im Unternehmen, die Technische Kommunikation wird früh in die relevanten Prozesse eingebunden. Richtige Organisationsstruktur, idealerweise unabhängig von Entwicklung und operativem Vertrieb. Durchgängige Prozessbeschreibungen. Fähige Mitarbeiter/innen -> Kompetenzmodell Schlagkräftiges Team -> Teamentwicklungsmaßnahmen Die richtigen Methoden anwenden. Mit XML strukturieren und Strukturierungsmethoden anwenden Corporate Language, konsequente Terminologiearbeit und Stilregeln Wenn möglich und sinnvoll sprachneutral arbeiten Die richtigen Werkzeuge einsetzen -> Investitionsbereitschaft CMS (Redaktionssystem) Qualitätssicherungswerkzeug (elektronischer Lektor) 14