FOCONIS-ZAK Funktionspaket Aufträge & wiederkehrende Aufgaben Stand Version 2. Voraussetzungen

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1 FOCONIS-ZAK Funktionspaket Aufträge & wiederkehrende Aufgaben Stand Version 2 Voraussetzungen FOCONIS-ZAK HVM 2.9.x Lizenzschlüssel FOCONIS-ZAK Funktionspaket "Aufträge und wiederkehrende Aufgaben" FOCONIS-ZAK Aufträge FOCONIS-ZAK Aufträge unterstützt Sie dabei, Aufträge oder eine einmalige Aufgaben an zuständige Personen zu übergeben und mit den bekannten Mitteln der Bearbeitungsdauer, Liegezeitenüberwachung und Eskalationen abzuarbeiten. Dabei ist es möglich, die Bearbeitungsdauer bei Anlage des Auftrags über das Feld Bearbeitung bis frei zu definieren. Die Eskalationszeitpunkte und -empfänger werden aus den Vorgaben des VSL-Profils bzw. aus den VSL-Definitionen übernommen. Erweitert wurden die bekannten Funktionen um eine Angabe von zusätzlichen Personen oder Gruppen, die bei Abschluss des Auftrags informiert werden. Außerdem können Sie Checklisten zu Bearbeitungspunkten sowohl in VSL-Profil/VSL-Definintion vorgeben und/oder bei Erstellung des Vorgangs manuell definieren. Vorgehensweise und Konfiguration: Legen Sie für jede Auftragsart eine entsprechende VSL-Definition an. Diese können dem VSL-Profil "ZAK Aufträge" zugeordnet werden. Dadurch sind alle grundlegenden Optionen gefüllt. Sollten Sie jeweils neue/einzelne VSL-Profile für ihre Aufträge anlegen, beachten Sie bitte unbedingt die korrekte Prozesszuordnung "ZAK Auftrag" im Reiter "WF-Steuerung": In den einzelnen Definitionen sind anschließend folgende Felder zwingend anzupassen: - Nummer - Bezeichnung - Verantwortliche Stelle - Bearbeitung durch Alle weiteren Felder können nach Bedarf verändert werden. Insbesondere die Bearbeitungsdauer und damit zusammenhängende Eskalationszeiträume, sowie die Checkliste werden je Sachverhalt unterschiedlich sein. Zur Darstellung des Vorgangs stehen zwei Formulare zur Verfügung:

2 Seite 2 von 5 Diese unterscheiden sich insofern, dass bei dem Formular F_ZAK_Auftrag_Kunde Informationen zu einem möglichen Kunden aufgenommen werden können. Das Formular F_ZAK_Auftrag beinhaltet lediglich die Felder Kurzbeschreibung und Detailbeschreibung des zu vergebenden Auftrages. FOCONIS-ZAK wiederkehrende Aufgaben FOCONIS-ZAK wiederkehrende Aufgaben unterstützt Sie bei der Anlage und Dokumentation von sich in frei definierbaren Abständen wiederholenden Tätigkeiten. Sinn und Zweck ist es, ein Wiedervorlagesystem zu erzeugen, welches zu bestimmten, regelmäßigen Zeiten automatisch Vorgänge anlegt. Diese Vorgänge dienen der Erinnerung und erleichtern die Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten. Dabei werden zum gewünschten Zeitpunkt automatisch Vorgänge in ZAK-HVM angelegt und nach der bekannten Vorgehensweise Personen oder Gruppen zugeordnet. Diese wiederkehrenden Aufgaben haben die volle Funktionalität wie normale Vorgänge in ZAK-HVM. Vorgehensweise und Konfiguration: Legen Sie für jede Auftragsart eine entsprechende VSL-Definition an. Diese können dem VSL-Profil "ZAK wiederkehrende Aufgaben" zugeordnet werden.

3 Seite 3 von 5 Sollten Sie jeweils neue/einzelne VSL-Profile für Ihre wiederkehrenden Aufgaben anlegen, beachten Sie bitte unbedingt die korrekte Prozesszuordnung "Standard Release 2" im Reiter "WF-Steuerung": In den einzelnen Definitionen sind anschließend folgende Felder zwingend anzupassen: - Nummer - Bezeichnung - Verantwortliche Stelle - Bearbeitung durch Alle weiteren Felder können nach Bedarf verändert werden. Insbesondere die Bearbeitungsdauer und damit zusammenhängende Eskalationszeiträume werden je Sachverhalt unterschiedlich sein. Für die Darstellung der Vorgänge wird das Formular "F_Vorgang_intern" benötigt: Für die periodische Anlage der Vorgänge muss die Herkunft "FOCONIS-ZAK HVM" eingestellt werden. Danach kann die Automatische Vorgangsanlage aktiviert und mit dem gewünschten Wiederholungsintervall konfiguriert werden.

4 Seite 4 von 5 WICHTIG, falls Sie bereits vor ZAK-HVM Version 2.9 wiederkehrende Aufgaben genutzt haben: ZAK-DakoBest wird ab ZAK-HVM Version 2.9 nicht mehr für die wiederkehrenden Aufgaben benötigt. Deshalb deaktivieren Sie bitte in ZAK-DakoBest die aktiven Kontrollaufträge für die wiederkehrenden Aufgaben: Deaktivieren Sie bitte außerdem den Mailversand an ZAK-HVM, falls dieser aktiv war. Diesen finden Sie im Reiter "Ergebnis": Anschließend übernehmen Sie das Wiederholungsintervall aus dem Kontrollauftrag in die jeweilige VSL-Definition in ZAK-HVM.

5 Seite 5 von 5 Einführung im Rahmen eines Webinars Für die Grundkonfiguration und Einführung des FOCONIS-ZAK Funktionspaketes "Aufträge & wiederkehrende Aufgaben" kann die Teilnahme an einem Webinar in Anspruch genommen werden. Im Rahmen dieser Termine werden alle notwendigen Einstellungen und Schnittstellen, sowie mögliche Einsatzgebiete näher erläutert. Nähere Informationen finden Sie unter folgender Adresse: Für alle weiteren Fragen erreichen Sie unser Team Beratung & Service wie folgt: beratung@foconis.de Telefon:+49 (0) Fax: +49 (0)