Selbstauskunft zur Legitimation, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten und Klärung des PEP-Status

Transkript

1 Selbstauskunft zur Legitimation, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten und Klärung des PEP-Status Personengesellschaften und juristische Personen Kunde: Bitte ausgefüllt und unterschrieben per Post zurücksenden an: Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, Georg-Brauchle-Ring 50, München (Bitte komplette Firmierung angeben) Legitimation Aufgrund der Vorschriften des 3 Abs. 1 Nr. 1 Geldwäschegesetz (GwG), des 4 Abs. 1 GwG und des 4 Abs. 3 Nr. 2 GwG sind durch den Leasinggeber bei einem Vertragspartner/ Leasingnehmer, der eine juristische Person/Personengesellschaft ist, folgende Informationen grundsätzlich vor der Begründung einer Geschäftsbeziehung zu ermitteln. Der Leasingnehmer ist durch 4 Abs. 6 GwG gesetzlich zur Mitwirkung und Aktualisierung der Daten verpflichtet. Marktpartnernummer: Firma, Name oder Bezeichnung: Rechtsform: Registernummer (soweit vorhanden): Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung: Mitglieder des Vertretungsorgans/der gesetzlichen Vertreter Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder einer der gesetzlichen Vertreter eine juristische Person, so sind deren Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (soweit vorhanden) und Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben. Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten Der Leasinggeber ist gesetzlich nach 3 Abs. 1 Nr. 3 GwG i. V. m. 4 Abs. 1 und Abs. 5 GwG verpflichtet, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten zu erheben und schriftlich zu dokumentieren. Der Leasingnehmer ist durch 4 Abs. 6 GwG gesetzlich zur Mitwirkung und Aktualisierung der Daten verpflichtet. Definition wirtschaftlich Berechtigter (wb) Wirtschaftlich Berechtigter i. S. dieses Gesetzes ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht, oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird. Alle weiteren Erläuterungen zu dem Begriff des wirtschaftlich Berechtigten und dessen Umsetzung bei der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH finden Sie auf dem Informationsblatt in der Anlage zu diesem Schreiben. Klärung des PEP-Status des Vertragspartners Der Leasinggeber ist zudem nach 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG verpflichtet, den PEP-Status seiner Vertragspartner bzw. deren wirtschaftlich Berechtigter zu klären. Der Vertragspartner hat ebenso nach 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG dem Leasinggeber die hierzu notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen und die sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebenden Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Definition einer politisch exponierten Person (PEP) Bei einer PEP i. S. d. 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG handelt es sich um eine natürliche Person, die ein wichtiges politisches Amt ausübt oder ausgeübt hat, oder um ein unmittelbares Familienmitglied dieser Person oder eine ihr bekanntermaßen nahestehende Person. Hierbei gelten öffentliche Ämter unterhalb der nationalen Ebene in der Regel nur dann als wichtig, wenn ihre politische Bedeutung mit der ähnlicher Positionen auf nationaler Ebene vergleichbar ist. Bitte Zutreffendes ankreuzen Der wirtschaftlich Berechtigte muss nicht angegeben werden, da die Gesellschaft ein Kredit- oder Finanzinstitut i. S. d. 5 Abs. 2 Nr. 1 GwG ist, die Gesellschaft an einem organisierten Markt i. S. d. 5 Abs. 2 Nr. 2 GwG und 2 Abs. 5 WpHG börsennotiert ist, an dem gemeinschaftsrechtlich entsprechende Transparenzanforderungen in Hinblick auf Stimmrechtsanteile oder gleichwertige internationale Standards gelten, die Gesellschaft eine Behörde nach 5 Abs. 2 Nr. 4 GwG ist. Der Vertragspartner hat keinen wirtschaftlich Berechtigten. Der Vertragspartner hat mindestens einen wirtschaftlich Berechtigten mit PEP-Status i. S. d. 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG. Angaben hierzu auf der nächsten Seite erforderlich. Der Vertragspartner hat mindestens einen wirtschaftlich Berechtigten, aber keiner besitzt einen PEP-Status i. S. d. 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG. Angaben hierzu auf der nächsten Seite erforderlich. 1 / 5

2 Bitte ausgefüllt und unterschrieben per Post zurücksenden an: Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, Georg-Brauchle-Ring 50, München Wirtschaftlich Berechtigte* PEP-Status: ja nein PEP-Status: ja nein Ort der Amtsführung: Inland Ausland Ort der Amtsführung: Inland Ausland PEP-Status: ja nein PEP-Status: ja nein Ort der Amtsführung: Inland Ausland Ort der Amtsführung: Inland Ausland PEP-Status: ja nein Ort der Amtsführung: Inland Ausland Ort, Datum Name der vertretungs- oder zeichnungsberechtigten Person in Druckbuchstaben Bestätigungsvermerk Hiermit bestätige ich, dass ich alle Informationen in Zusammenhang mit der Identifikation und Legitimation des Vertragspartners wie erfordert sorgfältig auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft und mit den vorliegenden Legitimationsunterlagen des Vertragspartners abgeglichen habe. Dies beinhaltet auch die Informationen in Zusammenhang mit etwaigen wirtschaftlich Berechtigten und mit der Abklärung eines etwaigen PEP-Status. Aus den vorliegenden Legitimationsunterlagen sind alle gem. 4 GwG notwendigen Angaben ersichtlich. Von einem Mitarbeiter des Vertriebspartners der Alphabet auszufüllen: Unterschrift der vertretungs- oder zeichnungsberechtigten Person Ort, Datum Name des Vertriebspartners der Alphabet mit Firmenstempel Marktpartnernummer Name des Mitarbeiters (in Druckbuchstaben) Firmenname und Firmenstempel Unterschrift des Mitarbeiters Von einem Mitarbeiter der Alphabet auszufüllen: Ort, Datum Name des Mitarbeiters (in Druckbuchstaben) Unterschrift des Mitarbeiters Anlagen Für die Legitimation des Kunden muss das vorgelegte Legitimationsdokument innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt worden sein und es muss eine gut lesbare Kopie des Dokuments diesem Formular beiliegen. Für die Legitimation des Kunden durch einen Vertriebspartner der Alphabet ist zudem immer eine gut lesbare Ausweiskopie der vor Ort anwesenden Person, die zeichnungsberechtigt für den Kunden sein muss, anzufertigen und den Legitimationsunterlagen beizulegen. Folgende Informationen aus der Ausweiskopie sind zudem nachfolgend zu vermerken: 1. Art des Legitimationsdokuments: Personalausweis Reisepass Sonstiges 2. Ausweisnummer: 3. Name der ausstellenden Behörde: 4. Gültig bis: 5. Zeichnungsberechtigung vorhanden gemäß Registerauszug Vollmacht (Dokument liegt dem Antrag bei) *Sind weitere wirtschaftlich Berechtigte bei dem Vertragspartner vorhanden, müssen diese auf einem selbst erstellten Beiblatt genannt werden. 2 / 5

3 Informationsblatt zur Ermittlung des wirtschaft lich Berechtigten und zur Klärung des PEP-Status Einleitung Die Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH ist als Finanzdienstleistungsinstitut Verpflichtete i. S. d. Gesetzes über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (gemäß GwG). Dies bedeutet, dass die Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH gesetzlich dazu verpflichtet ist, die im GwG enthaltenen Sorgfaltspflichten umzusetzen und deren Einhaltung sicherzustellen. Eine ganz wesentliche Pflicht ist hierbei die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten (wb) im Rahmen der Durchführung der Identifizierung gem. 3 Abs. 1 Nr. 3 GwG i. V. m. 4 Abs. 3 Nr. 2 GwG. In diesem Zusammenhang ebenso bedeutend ist die Klärung, ob es sich bei einem Vertragspartner oder bei einem seiner wb um eine sogenannte politisch exponierte Person (PEP) gem. 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG handelt. Wirtschaftlich Berechtigter (wb) Natürliche Person, die gem. 1 Abs. 6 GwG den Vertragspartner direkt oder indirekt kontrolliert bzw. Eigentum hält oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt bzw. eine Geschäftsbeziehung begründet wird oder die hauptsächlicher Begünstigter einer fremdnützigen Gestaltung ist. Bei Gesellschaften besteht die unwiderlegliche Vermutung der Kontrolle bei unmittelbarer oder mittelbarer Kontrolle über mehr als 25 % der Eigentums-/Stimmrechtsanteile. Abweichend hiervon werden bei der GbR die Eigentums-/Stimmrechtsanteile auf mindestens 20 % herabgesetzt. Hierbei ist bis auf die natürliche Person auch die letztmögliche Beteiligungsstufe zu ermitteln. Die Informationen darüber müssen von dem Vertragspartner vorgelegt werden. Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten Grundsätze Es wird unterschieden zwischen der unmittelbaren Beteiligung und den mehrstufigen Beteiligungsstufen. Bei einer unmittelbaren Beteiligung ist die natürliche Person wb, die bspw. bei einer GmbH mehr als 25 % der Anteile hält. Von einer mehrstufigen Beteiligungsstruktur wird gesprochen, wenn mindestens eine juristische Person die angesprochenen Anteile an dem Vertragspartner (Unternehmen) hält. In diesem Fall muss die Ermittlung auf die nächste Stufe ausgeweitet werden. Ab der zweiten Beteiligungsstufe ist auf den Eigentums-/Stimmrechtsanteil von mindestens 50 % abzuzielen. Beispiel 1 Sie firmieren als. A: 33,3 %, B: 33,3 %, C-GmbH: 33,3 %. Die Anteile C-GmbH sind wie folgt verteilt: D: 30 %, E: 70 %. zu: 33,3 % C-GmbH 33,3 % 33,3 % D* E* 30 % 70 % *Natürliche Person. Ihre wirtschaftlich Berechtigten sind: A, B und E. A und B sind jeweils wb, da bei ihnen der 25 %-Schwellenwert der Vermutungsregel bei direkter Beteiligung überschritten ist. Hinsichtlich der C-GmbH kommt es auf die Stimmrechts-/Anteilsverteilung unter ihren Gesellschaftern der C-GmbH an: D ist nicht wb, da 30 % grundsätzlich nicht für die Beherrschung der C-GmbH reichen. E ist wb, da der 70 %-ige Anteil C-GmbH E Kontrolle über diese gibt. 3 / 5

4 Beispiel 2 Sie firmieren als. A: 20 %, B: 20 %, C: 20 %, D: 20 %, E: 14 %, F-GmbH: 6 %. Die Anteile F-GmbH sind wie folgt verteilt: A: 90 %, X: 10 % zu: 20 % 20 % C* 20 % D* 20 % E* 14 % F-GmbH 6 % F-GmbH zu: X* 90 % 10 % Ihr wirtschaftlich Berechtigter ist: A. 6 % der Anteile werden mittelbar über die von A beherrschte F-GmbH kontrolliert und sind daher A zuzurechnen, weitere 20 % kontrolliert A unmittelbar, ergibt addiert 26 % (Schwellenwert überschritten). Beispiel 3 Sie firmieren als. A: 20 %, B: 20 % C-GmbH: 60 %. Die Anteile C-GmbH gehören zu 100 % am geregelten Markt den deutschen börsennotierten D-AG. zu: 20 % C-GmbH 20 % 60 % C-GmbH zu: D-AG 100 % *Natürliche Person. Es gibt keinen wirtschaftlich Berechtigten. A und B unterschreiten jeweils den Schwellenwert. D kontrolliert die C-GmbH und damit indirekt die. Bei börsennotierten D-AG kann jedoch von Abklärungspflichten abgesehen werden. Daher ist über die Erfassung der insoweit festgestellten Beteiligungsstrukturen keine weitere Abklärung des wb erforderlich. Beispiel 4 Sie firmieren als & Co. KG. A: 100 % der Anteile Komplementär-GmbH. B: 80 % am Kapital der & Co. KG. Komplementär-GmbH: 20 % am Kapital der & Co. KG. & Co. KG Anteil an Komplementär-GmbH 100 % Kommanditist Komplementär-GmbH 80 % 20 % *Natürliche Person. Ihr wirtschaftlich Berechtigter ist: B. Bei unmittelbarer Betrachtung der & Co. KG ist aus geldwäscherechtlicher Sicht auch auf die Gesellschafterstellung (Komplementär/Kommanditist) neben der Anteilsverteilung (d. h. auf die Beteiligungsstruktur) abzustellen. Daher ist B aufgrund seiner Kapitalbeteiligung als wb einzustufen, während die Kontrolle über die Komplementär-GmbH gesondert betrachtet werden sollte. Der Begriff des wb umfasst neben der Anteilsstruktur (Eigentum) auch die Aspekte Kontrolle und Veranlassung. Bei einer KG und GmbH & Co. KG als gesellschaftsrechtlicher Sonderform mit unterschiedlichen Gesellschaftern ist es deshalb möglich, dass der Komplementär wegen seiner gesellschaftsrechtlich dominanten Stellung als Vollhafter Kontrolle ausübt und deshalb ggf. risikobasiert zu erfassen ist. A ist daher möglicherweise auch wb. 4 / 5

5 Politisch exponierte Person (PEP) Bei der gesetzlichen Regelung bzgl. PEP handelt es sich um einen Bestandteil der sogenannten verstärkten Sorgfaltspflichten des 6 GwG. Konkret wird der Begriff PEP in 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG behandelt. Demnach ist eine PEP eine natürliche Person, die ein wichtiges öffentliches Amt ausübt oder ausgeübt hat, oder ein unmittelbares Familienmitglied dieser Person oder eine ihr bekanntermaßen nahestehende Person. Zu prüfen sind neben dem Vertragspartner auch der/die wirtschaftlich Berechtigte/-n. Öffentliches Amt Ein öffentliches Amt ist in diesem Zusammenhang nur relevant, wenn es ein Amt auf nationaler Ebene oder ein Amt von vergleichbarer Bedeutung ist. Von einem PEP-Status ist grundsätzlich immer bei folgenden Ämtern auszugehen: Staats- und Regierungschefs, Minister und stellvertretende Minister bzw. Staatssekretäre Parlamentsmitglieder Mitglieder oberster Gerichte oder Justizbehörden Botschafter, Geschäftsträger, hochrangige Offiziere der Streitkräfte Mitglieder der Leitungs-, Verwaltungs- und Aufsichtsgremien staatlicher Unternehmen Zudem sind regionale Funktionen relevant, wenn ein Staat föderativ organisiert ist. Dies trifft auf die Bundesrepublik Deutschland zu, so dass auch die Ministerpräsidenten als Vorsitzende der Landesregierungen als PEP i. S. d. GwG zu verstehen sind. Grundsätzlich nicht erfasst von dieser Regelung werden Funktionsträger auf kommunaler Ebene (Landrat, Bürgermeister, Gemeinderäte usw.). Ort der Amtsführung und Vorgehensweise Wichtig für den weiteren Verfahrensverlauf ist die Feststellung des Ortes der Amtsführung. Hier ist zwischen zwei Alternativen zu unterscheiden: 1. Amtsführung im Ausland Übt eine PEP i. S. d. GwG ihr Amt im Ausland aus, sind folgende Maßnahmen umzusetzen: a) Die Begründung der Geschäftsbeziehung muss durch die Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH genehmigt werden. b) Die Herkunft der Vermögenswerte ist durch angemessene Maßnahmen zu bestimmen. c) Die gesamte Geschäftsbeziehung ist einer verstärkten kontinuierlichen Überwachung zu unterziehen. 2. Amtsführung im Inland Übt eine PEP i. S. d. GwG ihr Amt im Inland oder als im Inland gewählter Abgeordneter des Europäischen Parlaments aus, gelten grundsätzlich zunächst die allgemeinen Sorgfaltspflichten gem. 3 GwG. Wird erst nach erfolgtem Vertragsabschluss vom PEP-Status des Vertragspartners Kenntnis erlangt, ist die Fortführung der Geschäftsbeziehung zwingend genehmigen zu lassen. Unmittelbare Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen Ebenfalls als PEP werden unmittelbare Familienmitglieder einer Person, die ein wichtiges öffentliches Amt ausübt, sowie dieser bekanntermaßen nahestehende Personen bezeichnet. Als unmittelbare Familienmitglieder gelten: der Ehepartner der Partner, der nach einzelstaatlichem Recht dem Ehepartner gleichgestellt ist die Kinder und deren Ehepartner oder Partner die Eltern die Geschwister Als bekanntermaßen nahestehende Person gilt jede natürliche Person, die eine enge Geschäftsbeziehung zu einer Person mit PEP-Status unterhält, gemeinsam mit einer Person mit PEP-Status wirtschaftlicher Eigentümer von Rechtspersonen ist und wirtschaftliches Eigentum an einer Rechtsperson ausübt, die zum Nutzen der Person mit PEP-Status eingerichtet wurde. Dauer des Status als politisch exponierte Person (PEP) Der Status verfällt für die politisch exponierte Person und deren Angehörige sowie bekanntermaßen nahestehenden Personen grundsätzlich ein Jahr nach Aufgabe der qualifizierenden Ämter. 5 / 5