FIM und kooperatives Prozessmanagement als Grundlage von E-Government

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1 FIM und kooperatives Prozessmanagement als Grundlage von E-Government 2. E-Government-Konferenz M-V und Regionalkonferenz der Vitako IHK zu Schwerin, Schwerin, 05. April 2017

2 Rahmenbedingungen für Verwaltungsarbeit Organisationsübergreifend Leistungen und Prozesse zunehmende IT-Unterstützung Trend zu elektronischer Antragstellung und Transaktion Fehlende Harmonisierung / Standardisierung von Informationen zur Verwaltungsverfahren 2

3 Digitale Verwaltung 2020 Umsetzung EGovG Ziel von E-Government sind Informations- Kommunikations- und Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell, einfach, sicher und kostengünstig Dies erfordert gemeinsames, koordiniertes Vorgehen vernetzte, arbeitsteilige Prozesse harmonisierte, standardisierte, interoperable IT 3

4 Die drei FIM-Bausteine Leistungsinformationen Bürgersicht unterstützt die Redaktion zu Leistungsinformationen unterstützt die Redaktion zu Formularinformationen Formularinformationen Bürger- und Verwaltungssicht Prozessinformationen Verwaltungsinterne Sicht unterstützt die Gestaltung der Prozessabläufe 4

5 Informationen zu Bürgerinnen, Bürger/ Verwaltungsverfahren Unternehmen LeiKa-ID Erteilung einer Sportschützen-WBK Input Formular-ID Formular-ID Formular-ID Prozess-ID Output Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen Öffentliche Verwaltung Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen Formular-ID Antrag Sachkundeund Eignungsprüfung Formular-ID Bedürfnis- Bescheinigung Formular-ID Bescheinigung der Sachkunde Prozess-ID Bedürfnisprüfung Ausstellung des Dokumentes Formular-ID Waffenbesitzkarte Vereinfachte beispielhafte Darstellung 5

6 6 Stammtexte

7 7 Stammformulare

8 8 Stammprozesse

9 Anforderungen an FIM- Stamminformationen Valide Rechtskonform Nachvollziehbar Aktuell Zielgruppenadäquat Öffentliche Verwaltung Anpassbar, abgestimmt BürgerInnen, Unternehmen Verständlich, harmonisiert 9

10 (Primär)Ziele von FIM standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache Verbindung von Rechtsetzung, Organisation, IT und Fachlichkeit semantische Interoperabilität von Leistungs-, Formular- und Prozessinformationen der öffentlichen Verwaltung unterstützen (verwaltungsebenen-, zugangskanal- und fachbereichsübergreifend) Verringerung des redaktionellen Aufwands durch Skalen- und Synergieeffekte bei der Erstellung und Pflege dieser Informationen durch Umsetzung eines ebenenübergreifenden Redaktionskonzepts 10

11 FIM-Methodik FIM-Gesamt FIM-Redaktionskonzept Stamminformationslogistik Bereitstellung von Stammformularen Versionsmanagement Redaktionsprozess Initiale Erstellung von FIM- Inhalten Fachl. Änderung/ Erweiterung Checklisten Qualitätskriterien Nutzungsbestimmungen Ergebnistypen FIM-Logik FIM-Werkzeuge FIM-Baukasten FIM-Bibliothek Leika-Module Leistungskatalog Formularfelder Formularkatalog Formularfeldgruppen Prozesskatalog Ref.-Aktivitätengruppen Stammtexte Regeln Stammformulare Stammprozesse 11

12 12 Leistungskatalog

13 Baukasten für Leistungsinformationen LeiKa-Modul LeiKa-Modul 1. LeiKa-Schlüssel 13. Fristen 2. Leistungsbezeichnung 14. Formulare 3. Leistungsbezeichnung II (Leistungsname) 15. weiterführende Informationen 4. Begriffe im Kontext 16. Hinweise (Besonderheiten) 5. Kurztext 17. letzte Aktualisierung 6. Volltext 18. Urheber 7. Rechtsgrundlage(n) 19. freigegeben durch 8. erforderliche Unterlagen 20. freigegeben am 9. Voraussetzungen 21. Typisierung 10. Kosten (Gebühren, Auslagen etc.) 22. zuständige Stelle 11. Verfahrensablauf 23. Ansprechpunkt 12. Bearbeitungsdauer 13

14 Formularkatalog ID Name Definition F F F D D D D D D F F F F F06 Antrag auf Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen Personalausweis Reisepass Nationaler Pass (außer deutscher Reisepass) Bedürfnisbescheinigung (Schießsport) Nachweis der Sachkunde (Schießsport) fachpsychologisches Gutachten fachärztliches Gutachten Nachweis des Aufbewahrungsorts für Waffe und Munition Waffenbesitzkarte für Sportschützen Bescheid über die Versagung der Waffenbesitzkarte für Sportschützen Meldung der Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen an das Nationale Waffenregister Meldung der Ablehnung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen an das Bundeszentralregister Meldung der Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen an das Einwohnermeldeamt Formular, welches die Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen initiiert. Der Personalausweis ist ein amtlicher Lichtbildausweis als Identitätsnachweis. Der Reisepass ist ein amtlicher Ausweis, der für allgemeine Reisen der deutschen Staatsbürger ins Ausland ausgegeben wird. Der nationale Pass ist ein amtlicher Ausweis, der für allgemeine Reisen der Staatsbürger des den Ausweis ausgebenden Staates ins Ausland ausgegeben wird. Bescheinigung, dass eine Person für den Schießsport ein Bedürfnis nachweisen kann. Bescheinigung, dass eine Person die für den Schießsport erforderlichen Sachkunde besitzt. Ein fachpsychologisches Gutachten formuliert eine psychologische Einschätzung des Begutachteten bezüglich einer definierten Sachfrage. Ein fachärztliches Gutachten formuliert eine fachärztliche Einschätzung des Begutachteten bezüglich einer definierten Sachfrage. Das Gutachten muss durch einen qualifizierten Gutachter erstellt werden. Nachweis, dass ein geeigneter Aufbewahrungsort für Waffen und Munition vorhanden ist. Urkunde, welche die waffenrechtliche Erlaubnis zum Erwerb und Besitz von Schusswaffen und Munition für Sportschützen belegt. Beschied, welcher das negative Ergebnis des Antrags auf Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen begründet. - -

15 Formularbaukasten er Formularbaukasten gruppen Adresse Straße Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Bundesland Staat Waffenart Kaliber Modell Hausnummer Postleitzahl Ort Bundesland Staat Angaben zur Waffe Waffenart 15

16 Prozesskatalogkatalog 1:1-Zuordnung zum Leistungskatalog Abgestimmt mit dem KGSt-Prozesskatalog Vortrag Frau Dr. Beckmann 16

17 Prozessbaukasten Prozessbaukasten Informationen empfangen Informationen bereitstellen Sachverhalt formell prüfen Sachverhalt materiell prüfen Referenzaktivitätengruppe Ref.akt.grp.-ID Bezeichnung Definition Datentyp Version Autor Sachverhalt entscheiden Daten zum Sachverahlt beabrbeiten Beteiligung durchführen Sonstige Tätigkeit durchführen Übermittelte Info Art der Übermittl. Absender 17

18 Ausgangsbasis Bundesrecht Vorgehen bei Erstellung von Stamminformationen Gesetze Verordnungen Verwaltungsvorschriften Erlasse Urteile 1. Baustein Leistungen Leistungskatalog Stammtext insbesondere Erforderliche Unterlagen Verfahrensablauf Rechtsanalyse mit FIM-Methodik Prozessanalyse Baustein Prozesse 8. Stammprozess Baustein Formulare Formularkatalog Stammformular Aufbau + Inhalt Codelisten er Rechtsgrundlage gruppen Voraussetzungen Regeln 18

19 Antrag WBK gelb Antragsteller Nachname Strasse Waffen Kaliber Seriennummer Antragsteller Nachname Strasse Effiziente Prozesse durch Harmonisierung der Daten Anfrage BZR Antragsteller Nachname Strasse Auszug BZR Antragsteller Nachname Strasse XMeld Antragsteller Nachname Strasse XWaffe Antragsteller Nachname Strasse Mitteilung BZR Antragsteller Nachname Strasse Waffen Kaliber Seriennummer

20 Effekte durch den Einsatz von Stamminformationen in der ÖV Stamminformationen Stammtexte Verwendung der Stamminformationen auf der nächsten Ebene T0 4 Erstellung von Leistungsbeschreibungen für die Adressaten der Leistung (Bürger, Unternehmen, Behörden der ÖV) und alle relevanten Kommunikationskanäle (Webseite, Telefon, Print, etc.) (*) Stammformulare Stammprozesse T0 5 T0 6 Erstellung von Formularen/Dokumenten als Auslöser/Input bzw. Output eines Verwaltungsvorgangs in unterschiedlichen möglichen Formen (Papierbasiert, PDF, Online) Umsetzung des Verwaltungsvorgangs durch Konzeption und Realisierung von (IT-gestützten) Fachverfahren zur Datenerfassung, Datenverarbeitung und Datenweitergabe T0 7 Sicherstellung, dass die Informationen für die Adressaten zielgruppenadäquat und möglichst konsistent innerhalb einer Fachlichkeit und fachlichkeitsübergreifend gestaltet sind T0 8 Beantwortung von Nachfragen zu den Leistungen im Vollzug ggf. über verschiedene Kanäle ( , Telefon) T0 9 Erstellung von Verfahrensdokumentationen / Verfahrenshinweisen für die zuständigen Mitarbeiter (textuelle Beschreibungen, Vorgehensbeschreibungen, Prozessmodelle) (*) T1 0 Beschreibung der Aufgabenportfolios für die Steuerung / Kostenund Leistungsrechnung / Stellenbewirtschaftung / Anforderungsprofile T1 2 Unterstützung bei der Umsetzung der vorgegebenen Gesetze in lokales Recht / Unterstützung bei der Formulierung von Vorgaben an die nächste Ebene Stammtexte Stammformulare Stammprozesse

21 FIM-Redaktionsmodell Bundesressort 1 Bundesressort 2 Bundesressort n Bund Bundesredaktion Föderal Geschäfts- und Koordinierungsstelle FIM FIM-Baukästen / -Bibliotheken Länder E-Government Strategien / Programme der Länder Land 1 Land 16 Landesredaktion Landesredaktion Kommunen E-Government Maßnahmen der Kommunen Kommune 1a Kommune 1n Kommune 16a Kommune 16n 21

22 Anwendung FIM - Kooperationspartnermodell Geschäfts- und Koordinierungsstelle FIM Planungs- und Koordinationsfunktionen FIM-Einstiegsseite Redaktionsfunktionen im Baustein Leistungen Redaktionsfunktionen im Baustein Formulare Redaktionsfunktionen im Baustein Prozesse Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Stammtextbibliothek Software-System des Bausteins Leistungen Sachsen-Anhalt Formularkatalog Formularbaukasten (er und gruppen) Stammformularbibliothe k Software-System des Bausteins Formulare Niedersachsen Prozesskatalog Prozessbaukasten (Ref.- Aktivitätengruppen) Stammprozessbibliothek Software-System des Bausteins Prozesse Mecklenburg-Vorpommern 22

23 23 Überblick Top-Down Bereitstellung valider, qualitativ hochwertiger Informationen zu Verwaltungsverfahren zur harmonisierten und synergetischen Erstellung von Verwaltungsinformationen und Realisierung Verwaltungsverfahren FIM agiert als Intermediär zwischen Bund und den Ländern für die standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache Standardisierte Informationsstrukturen zur effizienteren Redaktion, Präsentation und Produktion FIM versteht sich als Methode um semantische Interoperabilität bei Informationen zu Verwaltungsverfahren über alle Fachbereiche und Verwaltungsebenen herzustellen FIM greift nicht in die dezentrale Systemlandschaft bei Bund, Ländern und Kommunen ein Länder Bund Kommunen Kataloge Stamminformationen Baukastenelemente Stamminformationen Land Kataloge, Baukastenelemente Sof t ware-syst em(e) Redaktionsfunktionen Landesredaktion 1 Bedarfe Baukastenelemente Bedarfe Kataloge, Baukastenelemente Stamminformation Bund

24 Effekte von FIM außerhalb der ÖV Für BürgerInnen und Unternehmen Steigerung der Online-Kanäle Harmonisierung zwischen Formularen führt zur Vereinfachung Gleiche Daten nicht mehrfach eingeben (über Bürgerkonto) Unnötige Zwischenkontakte mit den Behörden vermeiden Leistungserbringung durch die ÖV beschleunigen Für Dienstleister der ÖV Nachfrage nach Dienstleistung zur Umsetzung der FIM-Methodik bei Land und den Kommunen Konkretisierung von Stammprozessen zu lokalen Prozesen Erstellung von Formularen auf Basis von Stammformularen Realisierung von Fachverfahren auf Basis von Stammprozessen und Stammformularen 24

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