Risikomanagement Glossar GESCHÄFTS- EINGANG GESCHÄFTS- ABSCHLUSS. Geschäftsannahme und Planung. Geschäft. Dossier. bestellen.

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1 GEVER Landkarte FÜHRUNG Gesetzliche Vorgaben Standards und Weisungen Strategie und Ziele Operative Führung Risikomanagement Glossar GESCHÄFTS- EINGANG GESCHÄFTSBEARBEITUNG GESCHÄFTS- ABSCHLUSS Geschäftsannahme und Planung Papier Neues Geschäft Geschäft planen bestellen Geschäft kontrollieren Vollständigkeit Telefon/ Fax/ SMS / Information entgegennehmen Zuständigkeit bestehendes Geschäft Geschäftsabwicklung Geschäftsbearbeitung planen abschliessen Metadaten bereinigen Konvertierung durchführen K72 Internet erstellen / genehmigen verschicken abschliessen UNTERSTÜTZUNG IT-Infrastruktur - und Sicherheitsarchitektur Schnittstellen Aussonderung Archivierung Langzeitaufbewahrung Projektabwicklung Prozesslandkarte_0.2.vsd

2 Geschäftseingang - Papier Ablauf lieferung Annahme, Sortierung und Öffnung der scannen und vorregistrieren verteilt liefern Kurier liefern Kanzlei / Spedition Registratur 1 grob sortieren öffnen 2 Scanner Scanngut vorbereiten scannen Scan-Qualität Registrator Qualität nicht OK (Vor-) registrieren Physische Akten aufbewahren Federführendes Personal E6 Legende: 1 2 Wertgegenstände nach spezifischer Weisung Amt Werbung, vertrauliche, nicht scannbare wird direkt an die betroffnen Stellen weitergeleitet PZ eingang Papier 0.2.vsd

3 Geschäftseingang - Ablauf Bedürfnis vorhanden versenden empfangen und auf Geschäftsrelevanz dem entsprechenden Geschäftsfall zuordnen registriert Absender erstellen und senden Mitarbeiter öffnen Inhalt speichern Autom. Vorregistrierung ergänzen E6 info@admin öffnen Inhalt Legende: 1 Prüfen, ob der Inhalt zu einem Geschäftsfall gehört 2 Falls andere Person federführend ist PZ Geschäftseingang- 0.2.vsd

4 Geschäftsbearbeitung Ablauf abgeschlossen Geschäft planen und Verantwortung zuteilen Geschäft bearbeiten, und genehmigen Geschäft verschicken und abschliessen abgeschlossen Federführender Mitarbeiter Geschäft planen Geschäft eröffnen Geschäftsverantwortung delegieren bearbeiten unterzeichen verschicken abschliessen Registrator Geschäftseröffnung nehmer Geschäftsverantwortnung übernehmen bearbeiten abschliessen Mitwirkende bearbeiten Genehmiger Unterzeichner unterzeichen verschicken Kanzlei/ Spedition verschicken PZ Geschäftsbearbeitung_0.2.vsd

5 Geschäftsabschluss Ablauf E9 Geschäftsabschluss vorbereiten abschliessen aussondern ausgesondert 1 Federführende Person Vollständigkeit Metadaten bereinigen Konvertierung durchführen Analoge bereinigen Physisches übergeben 2 Registrator / schliessen Angebotsliste erstellen SIP erstellen Abgabe analoge Primärdaten vernichten BAR Angebotsliste bewerten SIP übernehmen Legende: 1 2 Wenn vorhanden Transport wird vom BBL wahrgenommen PZ Geschäftsabschluss_ 0.2.vsd

6 E1: Annahme und Sortierung der Kanzlei / Spedition Empfänger intern Beschreibung Lieferung Bestimmung der Person sowie deren Stellvertreter welche die entgegennimmt. entgegennehmen Sicherheitsprüfung durchführen Papiereingang nach den jeweils geltenden spezifischen Anweisungen. Dienststelle zuständig? Überprüfung der Empfängeradresse und der zuständigen Dienststelle. an den Absender retournieren Bei nicht korrekter Dienststelle ist der Eingang der entsprechenden Stelle (allenfalls Rückgabe an den Absender) weiterzuleiten. persönlich adressiert? Bestimmung der Kriterien, was als persönlich adressierte Sendungen gilt (siehe auch Merkblatt private/persönliche ) und wie damit umzugehen ist. Grundsätzlich ist private direkt an den Empfänger. Anderslautende Vorgaben müssen mit den Betroffenen vereinbart werden. Ist der Inhalt der persönlich adressierten Sendung geschäftsrelevant, verantwortet die adressierte Person die Registrierung der Unterlage gemäss den Organisationsvorschriften. klassifiziert? ungeöffnet entgegennehmen Klassifizierte dürfen nicht gesichtet werden; sie sind, soweit dies ohne Sichtung möglich ist, zu registrieren und anschliessend dem Adressaten zuzuleiten, welcher wie bei persönlich adressierter die vollständige Registrierung gemäss Organisationsvorschriften verantwortet. Inhalte, welche dem Datenschutz unterliegen (z.b. für den Personaldienst), ist ebenfalls die entsprechende Aufmerksamkeit zu schenken. Die konkreten Massnahmen sind zusammen mit dem Datenschutzbeauftragen des Amtes festzulegen. E2 SE1

7 E2: öffnen Kanzlei / Spedition Registratur Mitarbeiter Beschreibung öffnen Mit welchen Mitteln (manuell, maschinell) wird die geöffnet und was ist dabei zu berücksichtigen. Sicherheitsprüfung durchführen Papierpost nach den jeweils geltenden spezifischen Anweisungen. s und Downloads aus dem Intra-/Internet automatisch durch entsprechende technische Vorkehrungen (Firewall, Virenschutzprogramme) oder gemäss spezifischen Anweisungen (Behandlung von Attachements) auf mögliche Gefahren hin. Anonyme oder Drohbriefe behandeln Anonyme sendungen oder Drohbriefe sind nach den Richtlinien der Bundesverwaltung oder den dafür vorgesehenen gesetzlichen Vorgaben zu behandeln. Eingeschriebene separieren Bei Fristgeschäften und bei eingeschriebenen Sendungen wird entweder der Briefumschlag mit stempel und Einschreibenummer gescannt oder alternativ die Einschreibenummer und/oder das Datum des stempels als Metadaten in der GEVER-Anwendung erfasst. geschäftsrelevant? Dies muss in Form einer Negativliste geschehen. In der Negativliste werden alle aufgelistet, welche nicht geschäftsrelevant sind. Die Liste muss dem Schweiz. Bundesarchiv zur Genehmigung vorgelegt werden. Nicht geschäftsrelevante sind der zuständigen Stelle ohne zu scannen und zu erfassen weiterzuleiten. Die zuständige Stelle prüft die Unterlage bezüglich Geschäftsrelevanz. Sollte die Unterlage geschäftsrelevant sein, so ist die Unterlage zu erfassen. Nicht geschäftsrelevante sind nachdem sie nicht mehr benötigt werden, zu vernichten. entgegennehmen E3

8 E3: scannen und vorregistrieren Scanner zentral / dezentral Registrator Beschreibung zum Scannen vorbereiten scannen Für das Scannen der ist zu regeln, wo (zentral, dezentral bei jedem Mitarbeiter, Abteilung) eingescannt wird. Grundsätzlich werden alle geschäftsrelevanten eingescannt. Grössere Formate oder umfangreichere Dokumentationen werden nur auf speziellen Wunsch der zuständigen Organisationseinheit elektronisch erfasst. Weiter ist zu klären, bis zu wie vielen Seiten und bis zu welcher Grösse/Format eingescannt und was mit den geschieht, welche nicht elektronisch erfasst werden. Brief und allfällige Beilage(n) werden separat gescannt. Alle werden gescannt. Die in elektronischer Form in der richtigen Reihenfolge sortiert und kontrolliert, dass sämtliche Elemente vorhanden und gut lesbar sind. Hier ist speziell auf die farbigen Originalunterlagen zu achten. OCR- Umwandlung durchführen Qualitätsprüfung Scan-Bild Mit der Digitalisierung der entstehen elektronische Bildformate (TIFF, JPEG usw.). Es ist nicht möglich, darin nach einzelnen Wörtern zu suchen. Wird dies von der Dienststelle erwünscht, muss für das gescannte Bild mittels OCR-Erkennung der Text lesbar gemacht werden. Die OCR-Erkennung birgt aber auch Risiken. Die Texterkennung mittels OCR hängt stark von der Qualität der Vorlage ab. Je schlechter die Vorlage, destoschwieriger die Texterkennung. Scann-Bild mit der Vorlage vergleichen (Vollständigkeit, Bildqualität und richtige Verknüpfung mehrseitiger ). Wenn leere Seiten vorhanden sind, diese löschen. Physische (vor-) registrieren Vorerfassen der Scannbilder in der GEVER-Anwendung (nummer, Dokumentendatum, Eingangsdatum, Registraturdatum, Zuordnung der Beilagen und allfällige Bemerkungen sowie weiterer Metadaten) wird vorregistrieren genannt. Die Absender-Adresse wird ebenfalls vorregistriert bzw. mit der bestehenden Adressdatei abgeglichen, da sie eine häufig genutzte Suchmöglichkeit darstellt und bei Antwortbriefen wieder verwendet werden kann. Nach Möglichkeit Zuordnung der Unterlage zu einem bestehenden Geschäft / resp. Subdossier. Besteht dieses noch nicht, wird dieses eröffnet., die wegen ihres Umfanges nicht gescannt werden und in Papierform zur Bearbeitung weitergeleitet werden (betrifft i.d.r. nur Beilagen) werden ebenfalls in der GEVER-Anwendung in den Metadaten vorregistriert. Für Papierunterlagen sind ggf. - resp. Subdossierumschläge, allenfalls -Etiketten sowie Listen mit den für die physischen s / Subdossiers auszudrucken. E6 Physische ablegen Originalunterlagen werden unter folgenden Voraussetzungen weitergeleitet, zur zuständigen Registrierungsstelle; nicht gescannte, geschäftsrelevante Beilagen an die für die Bearbeitungsplanung zuständige Stelle (oder bereits direkt an die federführende Stelle); gescannte Dokumente, welche aber aus rechtlichen Gründen immer noch die Papierform benötigen (z.b. bestimmte Verträge) oder welche nicht adäquat digitalisierbare Beglaubigungsmittel enthalten (z.b. Siegel), an die dafür vorgesehene Ablage. Diese hybride Ablage ist einzurichten. Das Programm GEVER Bund klärt ab, welche physischen Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und unter welchen Voraussetzungen gescannte elektronische vor Gericht als Beweismittel zugelassen, d.h. dem Original gleichgestellt werden.

9 E4: -eingang Empfangender Mitarbeiter Federführender Mitarbeiter Beschreibung verschicken Zuständigkeit Abklären, ob die adressierte Dienststelle zuständig ist. Wenn es sich um eine falsche Zustellung handelt, abklären, welche andere Dienststelle zuständig sein könnte. Dienststelle zuständig? Absender informieren und löschen Wurde die falsch zugestellt, ist der Eingang an die entsprechende Stelle weiterzuleiten und der Absender ist zu informieren. Der Absender ist auch zu informieren, wenn keine andere Stelle ermittelt werden kann. Persönlich zuständig? Grundsätzlich werden persönliche oder private elektronische Informationen direkt der betroffenen Person zugestellt. Sollte ein persönlich adressierte Mitteilung trotzdem über eine zentrale Stelle eingehen, wird die Mitteilung umgehend an die adressierte Person übermittelt. Die Nachricht ist im eingang der Zentrale zu löschen. Ist der Inhalt der persönlich adressierten Sendung geschäftsrelevant, verantwortet die adressierte Person die Registrierung der Unterlage gemäss den Organisationsvorschriften. E6 entgegennehmen E6

10 E5: Geschäft annehmen und planen Federführender Mitarbeiter Registrator Beschreibung struktur definieren Die federführende Person definiert die struktur anhand von Subdossiers. Klassifizierung/ Datenschutz festlegen Die federführende Person prüft, ob die Klassifikation und der Datenschutz der entsprechenden Position im Ordnungssystem den Anforderungen des Geschäfts entsprechen. Falls nicht, sind die notwendigen Mutationen durchzuführen. Beteiligte am Geschäft definieren Definieren der am Geschäft beteiligten Personen für die Zugriffsberechtigungen. bestellen Bestellen des s mit den auf Stufe Rubrik hinterlegegten generischen Metadaten: Zusatzkomponente, struktur, Klassifikation/Datenschutz, Berechtigungsstufe, federführende Organisationseinheit, Archivwürdigkeit (sofern prospektiv bewertet), BGÖ und Aufbewahrungsfrist. bestellung Der Registrator prüft die bestellung. Bei Unklarheiten oder Differenzen bespricht er diese mit der federführenden Person. eröffnen Sind alle Voraussetzungen gegeben eröffnet der Registrator das. dem Federführenden übergegben Die federführende Person erhält die Information über den Vollzug der eröffnung. annehmen und führen Die federführende Person erhält das zur Nutzung und zur Führung. Sie ist verantwortlich für den Ausbau der struktur, die Vollständigkeit der / Informationen sowie der Korrektheit der hinterlegten generischen Metadaten. Allfällige Änderungen an den generischen Metadaten ist mit der Registratur abzusprechen. E7

11 E6 /Information entgegennehmen Erstempfänger Federführender Mitarbeiter Beschreibung Fax, Telefon, SMS sichten Die /Information werden durch den Empfänger gesichtet und im festgehalten. Wie weit welche Information im erfasst werden soll, obliegt der Verwaltungseinheit. Informationen im festhalten E4 Persönlich zuständig? Geschäftsrelevant? Geschäftsrelevant? E4 Dies muss in Form einer Negativliste geschehen. In der Negativliste werden alle aufgelistet, welche nicht geschäftsrelevant sind. Die Liste muss dem Schweiz. Bundesarchiv zur Genehmigung vorgelegt werden. Nicht geschäftsrelevante Informationen sind der zuständigen Stelle ohne zu erfassen weiterzuleiten. Die zuständige Stelle prüft die Information bezüglich Geschäftsrelevanz. Sollte die Information geschäftsrelevant sein, so ist die Information zu erfassen. Nicht geschäftsrelevante Informationen sind nachdem sie nicht mehr benötigt werden zu vernichten. Information zur Kenntnis nehmen Information zur Kenntnis nehmen Klassifiziert? Klassifiziert? Klassifizierte /Informationen dürfen nicht gesichtet werden. Sie sind, soweit dies ohne Sichtung möglich ist, zu registrieren und anschliessend dem Adressaten zuzuleiten, welcher wie bei persönlich adressierter Information die vollständige Registrierung gemäss Organisationsvorschriften verantwortet. Für Inhalte welche dem Datenschutz unterliegen (z.b. für den Personaldienst), sind die konkreten Massnahmen zusammen mit dem Datenschutzbeauftragen des Amtes festzulegen. Information (vor-) registrieren Klassifizierung Information (vor-) registrieren Klassifizierung

12 E7: Geschäftsbearbeitung planen Federführender Mitarbeiter nehmer Beschreibung abwicklung festlegen Definieren in welcher Form das Geschäft abgewickelt wird. Formell anhand von Prozessen und Geschäftsvorfällen oder durch die Erstellung von. Bildung nötig? Geschäftsvorfälle können anhand eines es / es abgewickelt werden. Anhand dieser Gefässe können die Fristenkontrolle und die Geschäftsabwicklung wahrgenommen werden. erstellen erstellen E9 Prozess definieren/ auswählen Sind vordefinierte Prozesse vorhanden können diese ausgewählt werden. Sind keine Prozesse vorhanden, kann anhand der generischen Aktivitäten der Prozess adhoc zusammengestellt werden. Federführung übergeben? Federführung annehmen Wird der Verantwortung für den an eine dritte übergeben, wird die Federführung entsprechend vermerkt und informiert. erstellen Prozess Die federführende Person überprüft den Prozess und kann, falls nötig Anpassungen vornehmen. Alle Aktivitäten können an eine oder mehrere Personen verschickt werden und wenn gewünscht mit einem Termin versehen werden. abschliessen erstellen die im während eines es erstellt werden, sind immer mit diesem verbunden. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche in welcher Form behandelt worden sind. E9 abschliessen Sind alle Arbeiten eines es erledigt, wird dieser abgeschlossen, Dies kann das Schliessen eines Subdossier oder das Schliessen eines s/ es bedeuten. E9

13 E8: erstellen, und verschicken Mitarbeiter Mitwirkende Genehmigende Beschreibung Unterlage erstellen Mit den vorhandenen Büroautomationsprodukten wird die Unterlage erstellt. Dabei können Vorlagen zur Verfügung gestellt werden die im Geschäftskontext stehen. zur Bearbeitung schicken Unterlage bearbeiten Die vorhandene Unterlage kann internen und oder en Stellen zur Bearbeitung zugestellt werden. Die Bearbeitung der Unterlage durch weitere Personen wird in den Metadaten entsprechend vermerkt. so ist der Nachweis gewährleistet, wer, was und wann verändert hat. Unterlage / anpassen Genehmigung notwendig? Unterlage Falls die Unterlage eine Genehmigung benötigt, kann diese auf elektronischem Weg mit Aktivitäten oder direkt im ausgeführt werden. Mit der Genehmigung wird festgehalten wer, was und wann genehmigt hat. E6 Unterlage / anpassen Genehmigung erteilen? Ist der Inhalt nicht korrekt, wird die Unterlage an den Absender zurück zur Überarbeitung geschickt. Unterlage genehmigen Unterlage verschicken Falls die Unterlage verschickt werden muss, kann dies physisch oder elektronisch erfolgen. E9

14 E9: Geschäft kontrollieren Federführender Mitarbeiter Mitarbeitende Beschreibung Geschäftsvorfälle anzeigen Die federführende Person findet über die Suche oder über das Ordnungssystem die zugewiesenen Geschäfte und Geschäftsvorfälle. Anhand der Suchkriterien kann die Auswahl der Vorfälle angezeigt werden. Die Ergebnisliste kann am angezeigt oder ausgedruckt werden. Für alle Geschäftsvorfälle können die Fristen angezeigt und analysiert werden. Fristen Massnahmen notwendig? Besteht die Gefahr eine Frist zu verpassen, definiert die federführende Person die Massnahmen wie Fristverlängerung, Mahnung oder Zuweisung der Aufgabe an eine andere Person. Beteiligte kontaktieren Die Beteiligten können via Telefon, Mail oder dem GEVER- kontaktiert und über die notwendigen Massnahmen informiert werden. Aufgabe erledigen Die mitarbeitende Person erledigt die Arbeit aufgrund der getroffenen Massnahme. Alle Aufgaben erledigt? Sind alle Aufgaben für den Abschluss des Geschäftes erledigt, wird das dem Geschäftsabschluss übergeben. E10

15 E10: Geschäft abschliessen Federführender Mitarbeiter Registrator Beschreibung Metadaten bereinigen Die federführende Person bereinigt die Metadaten des und der. Dokumente in archivfähiges Format konvertieren Alle Dokumente sind in ein archivfähiges Format zu überführen. Dabei sind durch die federführende Person die notwendigen Vorarbeiten wie Seitenlayout, Tabellenblätter in Excel etc. wahrzunehmen. Analoge vorhanden? bereinigen Analog Daten sind zu bereinigen und für die Archivierung vorzubereiten. Physisches übergeben Das gesamte physische ist der Registratur zu übergeben. Dieser Vorgang ist in den Metadaten des s zu vermerken. Elektronisches zum Schliessen übergeben Das elektronische wird für den Abschluss der Registratur übergeben. schliessen Die Registratur nimmt eine letzte Prüfung des s im Sinne der Vollständigkeit (pro Geschäft können die wichtigen festegehalten werden) und Richtigkeit der Metadaten vor. E11

16 E11: Aussonderung durchführen Registrator BAR Beschreibung prospektiv bewertet? Prüfen, ob das bereits durch das BAR bewertet wurde. Wenn nicht ist dies nachzuholen. Angebotsliste erstellen Angebot bewerten Für Rubriken resp. s, welche noch nicht bewerten werden konnten, ist eine Angebotsliste (die Form wird durch das BAR festgelegt, die elektronische Form dieser Angebote ist noch nicht festgelegt) zu erstellen. archivwürdig? Die Archivwürdigkeit wird nach Möglichkeit prospektiv, d.h. im Rahmen der Erarbeitung des Ordnungssystems durch die Dienststelle in Zusammenarbeit mit dem BAR erarbeitet. Analoge zusammenstellen Für die Ablieferung ans BAR sind die Papierunterlagen zu archivwürdigen s entsprechend aufzubereiten (umschläge, Archivschachteln usw.). Behältnisse werden mit einer Behältnisnummer, die mit jeder Ablieferung bei 1 beginnt, und die s mit dem vollständigen Aktenzeichen und der identifikation beschriftet. Ablieferungs- und die Behältnisnummern müssen in der GEVER-Anwendung manuell nachgetragen werden. SIP erstellen Analoge zur Übernahme anmelden SIP übernehmen und bestätigen Transportauftrag auslösen Nachdem der Aussonderungsprozess gestartet und erfolgreich durchgeführt wurde, erstellt der Aktenbildner für die als archivwürdig bestimmten ein SIP und übergibt dieses dem BAR zur Kontrolle. Das BAR bestätigt den Eingang und informiert über das weitere Vorgehen (allenfalls Korrektur und Neuerstellung eines SIP oder weiterfahren im Prozess) Das BAR teilt dem Aktenbildner mit, dass die Qualitätsprüfung des SIP erfolgreich abgeschlossen worden ist und der Transfer der analogen erfolgen kann. Der Aktenbildner meldet dem BAR, wenn mit der Ablieferung analoge mitgeliefert werde. Der Transfer der analogen erfolgt gemäss den Vorgaben des BAR. Abgabeverzeichnis aufbewahren Übernahme mit Abgabeverzeichnis bestätigen Das BAR bestätigt die erfolgreiche Übernahme der Ablieferung mittels Ablieferungsverzeichnis (elektronische Form ist noch zu definieren) und fordert das Amt auf, die archivierten elektronischen Primärdaten (Dokumente) zu löschen. (Hier fehlt die organisatorische Beschreibung der Aussonderung) Aufbewahrungsfrist erreicht? Primärdaten vernichten und dokumentieren Die nichtarchivwürdigen werden so lange aufbewahrt, bis die minimale resp. maximale Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Anschliessend können die elektronischen Primärdaten (Dokumente) gelöscht werden (Dieser Vorgang muss noch zwischen den Beteiligten geklärt werden). Die Sekundärdaten sind für das Amt das Findmittel. In den Sekundärdaten ist die Löschung und den Löschgrund (archivwürdige Unterlage, "wurde dem BAR abgeliefert" oder bei nicht archivwürdigen, "Aufbewahrungsfrist abgelaufen") der Primärdaten zu vermerken (Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeit).

17 SE1: Klassifizierung Federführender Mitarbeiter Registrator Beschreibung Ablageort bestimmen Bestimmen des korrekten oder Subdossier innerhalb des Ordnungssystems. Falls kein vorhanden ist, muss dieses beim Registrator bestellt werden. Klassifizierung in Metadaten In den Eigenschaften des resp. Subdossier ist zu, dass die Werte der Klassifizierung mit den Werten des Dokuments übereinstimmen. Klassifizierung korrekt? Mutation auslösen Klassifizierung anpassen Entspricht die Klassifizierung des s/subdossiers nicht der Anforderung des Dokuments, ist eine Anpassung auszulösen. Der Registrator verfügt über die notwendigen Rechte. Durch die Anpassung erhalten alle Dokumente des resp. Subdossier die neue Klassifizierung. Korrektur Der Mitarbeitende überprüft die Klassifikation und registriert bei korrekter Umsetzung das Dokument. X

18 SE2: verschicken Kanzlei / Mitarbeiter Unterzeichner Beschreibung Spedition Empfänger erfassen Adressen stellen in der GEVER-Anwendung ein wichtiges Suchinstrument dar. Einmal erfasst müssen die Adressen nicht immer neu erfasst werden. In den Organisationsvorschriften muss geregelt werden, welche Stellen / Rollen für den Unterhalt und für die Qualitätskontrolle verantwortlich sind. Brief selbst unterzeichnen? Brief physisch verschicken? Brief physisch verschicken? Brief drucken und unterzeichnen Nicht jede Ausgangspost muss unterzeichnet werden. Dort wo die Unterschrift gefordert ist, legt die Dienststelle die Zuständigkeit in speziellen Weisungen. Die Unterzeichnung der Ausgangspost kann elektronisch (Details sind noch zu klären) oder physisch, d.h. manuell. Beim physischen Versand sind die auszudrucken und an die zuständige Person weiterzuleiten und durch diese handschriftlich zu unterzeichnen. Brief drucken und unterzeichnen elektronisch schicken Nach der Unterzeichnung ist der Ausgang zu verpacken; bei klassifizierten Informationen oder Informationen welche dem Datenschutz unterliegen sind spezielle Verpackungsvorschriften zu beachten (s. ISchV, DSG). elektronisch schicken Versand im festhalten frankieren und verschicken Da bei Papierunterlagen nach der Unterzeichnung i.d.r. noch eine ganze Reihe von Arbeitsschritten folgt (Beilagen kontrollieren, einpacken, für den dienst bereit legen, etc.), ist es wichtig, dass in der GEVER-Anwendung der Zeitpunkt, an dem die Unterlage dem dienst übergeben wurde und die ausführende Person festgehalten werden. Versand im festhalten E8 Ein elektronischer Ausgang ist, sofern gefordert oder gewünscht, digital zu signieren (Details sind noch zu klären). Die Korrektheit des Adressaten sowie die Beilagen sind vor dem Versand zu kontrollieren. Klassifizierte Informationen sowie Inhalte, welche dem Datenschutz unterliegen (z.b. für den Personaldienst) sind nach den speziellen Vorgaben zu behandeln (s. ISchV, DSG). Nach dem Versand ist der Versand in der GEVER-Anwendung zu erfassen (sofern dies nicht bereits automatisch erfolgt ist). E8