IDS (Informationsverbund Deutschschweiz) Gemeinsames Format HOL Bestandesangaben

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1 (Informationsverbund Deutschschweiz) Gemeinsames Format HOL Bestandesangaben 2007

2 Inhaltsverzeichnis Sonderzeichen, Abkürzungen und Auszeichnungen Inhaltsverzeichnis Sonderzeichen, Abkürzungen und Auszeichnungen... 2 Grundsätzliches... 3 Spezielle Felder für Aleph 500 (alphabetische Feldkennungen)... 4 FMT Format, Datensatztyp... 4 OWN Eigentümerin (Bibliothek)... 4 LKR Verknüpfung des HOL-Datensatzes mit dem BIB-Datensatz... 4 SYS Systemnummer des Datensatzes (vom System zugeteilt)... 5 CAT Für die Katalogisierung oder die Korrektur verantwortliche Person... 5 MARC-Felder (LDR und numerische Feldnummern)... 6 LDR Leader Datenelemente fester Länge (NR) Bibliothek, Standort und Signatur (NR) Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (bibliographische Basiseinheit) (R) Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (Supplemente) (R) Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (Indizes) (R) Bestandesangaben in Textform (NR) Sonderzeichen, Abkürzungen und Auszeichnungen # = Leerschlag _ = Leerschlag (unterzeiliger Strich; für einen Indikator oder eine Leerposition in den Beispielen) NR = not repeatable = nicht wiederholbar (Feld oder Unterfeld) R = repeatable = wiederholbar (Feld oder Unterfeld) IDS: IDS-Felder, welche in MARC nicht vorgesehen sind, oder Kommentare zur Anwendung im IDS 2

3 Grundsätzliches Grundsätzliches Im originalen MARC 21 sind die Felder 852 und 866 wiederholbar. Es gibt in Aleph jedoch ein logisches Problem: Wenn ein HOL-Datensatz mehrere Felder 852 und 866 enthält, können die zusammengehörigen Felderpaare im OPAC nicht richtig gruppiert werden. Bei jeder Zeitschrift oder Schriftenreihe findet sich ein Teil der Angaben in Feld 852, ein anderer Teil in Feld 866. Die Informationen müssen aber unbedingt in einer logischen Anordnung angezeigt werden. Nachdem das Problem mit Ex Libris diskutiert wurde, wurden die Felder 852 und 866 als nicht wiederholbar definiert, so dass die Vorteile der Funktion Expand voll ausgeschöpft werden können. Die Funktion EXPAND ermöglicht es, in einer BIB-Aufnahme ein virtuelles Feld 852 (Standort) anzuzeigen, welches Feld 852 HOL und Feld 866 HOL in sich vereinigt (Beispiel siehe Feld 866). Die Felder 852 und 866 sind dementsprechend im IDS als nicht wiederholbar definiert. Für jeden Bestand (für jedes Exemplar) wird ein eigener HOL-Datensatz angelegt. Wenn eine Bibliothek die gleiche Zeitschrift in zwei Exemplaren besitzt (eines im Lesesaal, das andere im Magazin), sind zwei HOL-Datensätze anzulegen. 3

4 Felder FMT, OWN, LKR Spezielle Felder für Aleph 500 (alphabetische Feldkennungen) FMT Format, Datensatztyp Das Feld wird vom System automatisch generiert. Es enthält nur die zwei Grossbuchstaben HO. FMT HO [ Holdings : Bestandesangaben] OWN Eigentümerin (Bibliothek) Das Feld wird nicht in allen Verbünden verwendet. Unterfeldcodes $a Bibliothek Beispiele OWN $a B452 OWN $a Z01 OWN $a E16 LKR Verknüpfung des HOL-Datensatzes mit dem BIB-Datensatz Unterfeldcodes $a HOL (NR) $l BIB-Datenbank (NR) $b Systemnummer des zugehörigen BIB-Datensatzes (NR) Das Feld, die Unterfelder und ihr Inhalt werden vom System automatisch generiert. Beispiele LKR $a HOL $l EBI01 $b LKR $a HOL $l DSV01 $b

5 Felder SYS, CAT SYS Systemnummer des Datensatzes (vom System zugeteilt) Das Feld wird vom System automatisch generiert. Jeder HOL-Datensatz hat eine eigene Systemnummer innerhalb der HOL-Datenbank. CAT Für die Katalogisierung oder die Korrektur verantwortliche Person Obligatorisches Feld, wird vom System automatisch generiert. Indikatoren Das Feld hat keine Indikatoren. Unterfeldcodes $a Katalogisierende/korrigierende Person (NR) $b Berechtigungsstufe (NR) $c Datum (NR) $l Datenbank (NR) $h Uhrzeit (NR) Definition und Anwendungsbereich des Feldes Wird online eine neue Titelaufnahme erstellt oder eine bestehende Titelaufnahme korrigiert, so generiert das Programm automatisch ein vollständiges Feld CAT. Beispiel CAT $a AZ $b 40 $c $l DSV61 $h

6 Leader MARC-Felder (LDR und numerische Feldnummern) LDR Leader Der Leader hat im originalen MARC keine Feldnummer; in Aleph wird er mit der alphabetischen Feldkennung LDR angezeigt. Indikatoren und Unterfeldcodes Der Leader hat weder Indikatoren noch Unterfeldcodes. Die Datenelemente sind durch ihre Position definiert. Definition und Anwendungsbereich des Feldes Der Leader ist im originalen MARC das erste Feld einer bibliographischen Aufnahme. Er hat eine feste Länge von 24 Zeichen (Positionen 00-23). Die Datenelemente, aus denen der Leader besteht, sind Zahlen oder Codes, welche die Parameter für die Verarbeitung des Datensatzes definieren. Zeichenpositionen Datensatzlänge: wird automatisch per Programm ausgefüllt. 05 Datensatzstatus n Neuer Datensatz 06 Art des Datensatzes v Bestandesangaben zu einem mehrbändigen Werk (Monographie) y Bestandesangaben zu einer fortlaufenden Publikation (Zeitschrift, Zeitung, Schriftenreihe) IDS: Bei den konvertierten Datensätzen ist der Code in Position 06 richtig gesetzt worden. Bei neu erfassten Datensätzen hingegen wird an dieser Position vom System Code x eingesetzt; dieser Code muss immer mittels Ctrl-F manuell überschrieben werden nicht definiert: diese Positionen enthalten Spatien 10 Anzahl Indikatoren in den variablen Datenfeldern: 2 11 Anzahl Zeichen des Unterfeldcodes in den variablen Datenfeldern: Datenanfangsadresse (Anzahl Zeichen von Leader und Directory einschliesslich Feldtrennzeichen am Ende des Directory) 17 Katalogisierungsniveau z anderes Niveau 18 Exemplarangaben im Datensatz n keine Exemplarangaben 19 nicht definiert: diese Position enthält ein Spatium 6

7 Leader Struktur der Directory-Einträge 20 Länge des Teils Feldlänge jedes Directory-Eintrags 4 Anzahl Zeichen im Teil Feldlänge jedes Directory-Eintrags 21 Länge des Teils Feldanfangsposition jedes Directory-Eintrags 5 Anzahl Zeichen im Teil Feldanfangsposition jedes Directory-Eintrags 22 Länge des anwendungsspezifischen Teils jedes Directory-Eintrags 0 Anzahl Zeichen im anwendungsspezifischen Teil des Directory-Eintrags 23 Nicht definiert 0 (Null; ohne inhaltliche Bedeutung) 7

8 Feld 008: Datenelemente fester Länge 008 Datenelemente fester Länge (NR) Indikatoren und Unterfeldcodes Das Feld hat weder Indikatoren noch Unterfelder. Die Datenelemente sind durch ihre Position definiert. Zeichenpositionen Datum der ersten Erfassung Sechs Ziffern bezeichnen das Datum, an dem der Datensatz zum erstenmal maschinenlesbar erfasst wurde. Das Datum wird in der Form JJMMTT gespeichert (JJ für das Jahr, MM für den Monat, TT für den Tag). Das Datum wird per Programm generiert. Das Datum in 008/00-05 wird nie geändert. 06 Eingangs- oder Erwerbungsstatus 0 unbekannt 07 Erwerbungsart u unbekannt 12 Aufbewahrungspraxis 0 unbekannt 16 Vollständigkeit 0 anderer Vollständigkeitsgrad Anzahl Exemplare Default: Ausleihpraxis u unbekannt 21 Kopierpraxis u unbekannt Sprache Ein Code, der aus drei Buchstaben besteht, bezeichnet die Sprache des Datensatzes. Dieser Sprachcode ist der MARC-Code-Liste für Sprachen entnommen; die Liste wird von der Library of Congress verwaltet (siehe Anhang IDS O). Bei der Neuerfassung eines HOL-Satzes wird der Sprachcode aus Feld 008 des bibliographischen Satzes automatisch übernommen. In der Zeitschriftenverwaltung greift das System auf den Sprachcode zurück, um die Bezeichnungen für die Jahreszeiten, Monate, Wochentage in der Sprache des Dokuments zu erzeugen. 25 Bestandesangaben für ein oder mehrere Exemplar(e) 0 Bestandesangaben für ein einziges Exemplar IDS: Bei der Katalogisierung muss in diesem Feld nichts geändert werden! 8

9 Feld 852: Bibliothek, Standort und Signatur 852 Bibliothek, Standort und Signatur (NR) Indikatoren Indikator 1: Aufstellungssystem # keine Angabe zum Aufstellungssystem 0 Library of Congress-Klassifikation 2 National Library of Medicine-Klassifikation 4 [IDS] Aufstellung nach Numerus currens oder Klassifikation Indikator 2: Reihenfolge der Aufstellung # keine Angabe zur Reihenfolge der Aufstellung Unterfeldcodes $a [IDS NEBIS] ADM-Datenbank (NR) (im NEBIS obligatorisch) $b Bibliothek oder Zweigstelle (NR) (obligatorisch!) $c Standort (NR) (im IDS BS/BE und im IDS HSG obligatorisch) $h [IDS] Signatur (Freihand oder Magazin) (NR) $j [IDS NEBIS] Signatur (Freihand oder Magazin) (NR) $v Meldung an das VZ (NR) [Wird seit 2003 nicht mehr erfasst] Dieses Unterfeld enthält immer 9 Positionen: Position 1: Code n (= neuer Datensatz) Code k (= korrigierter Datensatz) Position 2: Spatium Positionen 3-6: Jahr in der Form JJJJ Position 7: Spatium Positionen 8-9: Monat in der Form MM $w VZ-Bibliothekscode (NR) (obligatorisch) [Wird seit 2003 nicht mehr erfasst] enthält den Bibliothekscode des VZ, z.b. be 115 $x Interne Anmerkung (R) z.b. Akzessionsnummer $z Anmerkung für das Publikum (wird im OPAC angezeigt) (R) z.b.: Zusammengebunden mit Beispiele 852 4_ $b B452 $c 452BZ $h NatG 1359 $x Akz: be/ufbb/g [Beispiel aus IDS Basel/Bern] 852 4_ $a ZAD50 $b Z01 $c 04 $j UC 361 $z Ungebundene Hefte: Fachgebiet 34 [Beispiel aus NEBIS] 852 4_ $a EAD50 $b E16 $c RH $j P $z Abonnement abbestellt [Beispiel aus NEBIS] 9

10 Feld 852: Bibliothek, Standort und Signatur IDS Migration: Aus Gründen, die mit der Datenbankkonversion zusammenhängen, hat der IDS-Verbund Basel/Bern folgende Datenstruktur festgelegt: - Magazinsignatur (Grundsignatur + Numerus currens): Indikator 1 = 4 + Unterfeld $h (nicht $j!) - Freihandsignatur (Klassifikation): Indikator 1 = # + Unterfeld $h. Aus analogen Gründen hat NEBIS folgende Datenstruktur festgelegt: - Magazinsignatur: Indikator 1 = 4 + Unterfeld $j - Freihandsignatur: Indikator 1 = 4 + Unterfeld $j (nicht $h!) 10

11 Feld 853: Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (bibliographische Basiseinheit) 853 Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (bibliographische Basiseinheit) (R) Im IDS werden die Felder 853 nur angewandt in Zusammenhang mit der Aleph- Zeitschriftenverwaltung. Im NEBIS und im IDS HSG werden die Felder 853 im ADM-Satz gelegt. Die folgende Beschreibung des Feldes gilt als Basisinformation. Die in bestimmten Unterfeldern verwendeten Codes werden hier nicht aufgelistet. Siehe dazu die Dokumentation zum entsprechend Aleph-Modul (Erwerbung und Zeitschriftenverwaltung), bzw. Aleph Benutzerhandbuch. Die Felder 853 enthalten alle notwendigen Angaben zur Bestimmung der Erscheinungsmuster (Vorhersagemuster) sowie zur automatischen Fortzählung der Zählungs- und der Chronologiestufen bei fortlaufenden Publikationen. Entgegen MARC21 wird für die Zählung und Chronologie nicht das Feld 863 verwendet. Stattdessen wird das Feld 853 unter Anwendung des 1. Indikators = X wiederholt. In der Regel gehört zu einem Feld für das Vorhersagemuster ein oder mehrere Felder für die Zählung und Chronologie. Zusammengehörende Felder werden in Unterfeld $8 mit einer gemeinsamen Sequenznummer versehen. Indikatoren Beim IDS Feld 853 bestimmt der erste Indikator die Art des Feldes. Indikator 1: [IDS] Art des Feldes # [IDS] Erscheinungsmuster X [IDS] Zählung und Chronologie Indikator 2: # Unterfeldcodes $a Zählung 1. Stufe (z.b. Bd., Jg.) (NR) Die Stufe ist obligatorisch und darf nicht übersprungen werden. Hat eine fortlaufende Publikation keine numerische Zählung, sondern nur eine Chronologie, wird diese in Unterfeld $a wiederholt. $b Zählung 2. Stufe (z.b. H., Nr.) (NR) $c Zählung 3. Stufe (z.b. Teil) (NR) $d Zählung 4. Stufe (NR) $e Zählung 5. Stufe (NR) $f Zählung 6. Stufe (NR) $g Parallele Zählung 1. Stufe (NR) $h Parallele Zählung 2. Stufe (NR) $i Kalenderstufe 1 (NR) $j Kalenderstufe 2 (NR) $k Kalenderstufe 3 (NR) $l Kalenderstufe 4 (NR) $m Parallele Kalenderstufe 1 (z.b. jüdische Jahreszählung) (NR) 11

12 Feld 853: Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (bibliographische Basiseinheit) $u Anzahl der Einheiten pro Einheit der nächst höheren Stufe (z.b. Anzahl der Hefte pro Band) (R) $v Zählungsweise (fortlaufend oder wiederholend) (R) $w Häufigkeit (NR) $y Regelmässigkeit (Abweichungen im Erscheinungsverlauf) (NR) $3 Startdatum (bei der Zählung) (NR) $8 Verknüpfung (Nummer des korrespondieren Muster-/Zählungfeld) (NR) $9 Abonnement-Nummer (NR) Beispiele BIB 245 $a Amnesty $b Magazin der Menschenrechte $c Amnesty International 310 $a Vierteljährlich 362 $a Nr. 46 (Mai 2006)- HOL, Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie für $8 1 $a^ $v c $b Nr.^$u 4 $v c $i (year) $w q 853 X_ $8 1 $ $a 2007 $b 49 $i 2007 $ BIB 245 $a Schule konkret $c Schule und Weiterbildung Schweiz 310 $a 8x jährlich 362 $a Jg. 110, Nr. 6 (Juni 2005)- HOL, Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie für $8 1 $a Jg.^ $v c $b^nr.^$u 8 $v r $i(year) $w m $y om07,09,10, X_$8 1 $ $a 112 $b1 $i 2007 $ BIB 245 $a Revue des contrats 310 $a Vierteljährlich 362 $a HOL, Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie für $8 1 $a (*) $b^no^$i (year) $u 4 $v r $w q 853 X_$8 1 $ $a 2007 $b 1 $i 2007 $

13 Feld 854: Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (Supplemente) 854 Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (Supplemente) (R) Anwendung des Feldes im IDS siehe Feld 853. Die Felder 854 enthalten alle notwendigen Angaben zur Bestimmung der Erscheinungsmuster (Vorhersagemuster) sowie zur automatischen Fortzählung der Zählungs- und der Chronologiestufen bei nicht separat katalogisierten Supplementen zu fortlaufenden Publikationen. Entgegen MARC21 wird für die Zählung und Chronologie nicht das Feld 864 verwendet. Stattdessen wird das Feld 854 unter Anwendung des 1. Indikators = X wiederholt. In der Regel gehört zu einem Feld für das Vorhersagemuster ein oder mehrere Felder für die Zählung und Chronologie. Zusammengehörende Felder werden in Unterfeld $8 mit einer gemeinsamen Sequenznummer versehen. Indikatoren und Unterfeldcodes siehe Feld

14 Feld 855: Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (Indizes) 855 Erscheinungsmuster sowie Zählung und Chronologie (Indizes) (R) Anwendung des Feldes im IDS siehe Feld 853. Die Felder 855 enthalten alle notwendigen Angaben zur Bestimmung der Erscheinungsmuster (Vorhersagemuster) sowie zur automatischen Fortzählung der Zählungs- und der Chronologiestufen bei nicht separat katalogisierten Indizes zu fortlaufenden Publikationen. Entgegen MARC21 wird für die Zählung und Chronologie nicht das Feld 865 verwendet. Stattdessen wird das Feld 855 unter Anwendung des 1. Indikators = X wiederholt. In der Regel gehört zu einem Feld für das Vorhersagemuster ein oder mehrere Felder für die Zählung und Chronologie. Zusammengehörende Felder werden in Unterfeld $8 mit einer gemeinsamen Sequenznummer versehen. Indikatoren und Unterfeldcodes siehe Feld

15 Feld 866: Bestandesangaben in Textform 866 Bestandesangaben in Textform (NR) Indikatoren: ## Unterfeldcodes $a Bestandesangaben in Textform (NR) $x Interne Anmerkung (R) $z Anmerkung für das Publikum (wird im OPAC angezeigt) (R) Beispiele 866 $a 1(1902)-23(1924); 25(1926)-30(1931); 41(1942)-75(1976); 77(1978)- 866 $a Tomes 1-9 IDS: Im OPAC werden folgende Unterfelder der Felder 852 HOL und 866 HOL zusammen als virtuelles Feld 852 BIB expandiert (expand_doc_bib_852_1): $b (Bibliothek oder Zweigstelle) $c (Standort) $h oder $j (Signatur) $z (Anmerkung für das Publikum) $a (Bestandangaben). Beispiel HOL-Aufnahme 852 4_ $b A100 $c 100FZ $h HstG 136 $x Akz: ba/uub-/k/z $z Laufender Jg. im Zss- Lesesaal, Fachbereich: Kunst, Architektur 866 $a Jg. 45(1994)- Virtuelles Feld in der BIB-Aufnahme (Expand-Anzeige) 852 4_ $b A100 $c 100FZ $h HstG 136 $x Akz: ba/uub-/k/z $z Laufender Jg. im Zss- Lesesaal, Fachbereich: Kunst, Architektur $4 BS UB $5 Freihandmagazin, vor 1976 Zeitschriftenmagazin $a Jg. 45(1994)- 15