Organisationspaket Berufsorientierungsmesse

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1 11/1/2016 Organisatinspaket Berufsrientierungsmesse Handbuch zur Organisatin einer Hausmesse Oldenburger Ausbildungsmdel - OLAM bbf sustain GmbH

2 Przess AG Schule Prjekt* Dkumente Infrmatinen Die relevanten Klassen müssen über die Art der Veranstaltung infrmiert werden. Hierzu müssen Termine mit der Schule vereinbart werden. Einzeln der in Gruppen werden dann die Schüler über die Inhalte der Veranstaltung infrmiert. Beschreibung der Veranstaltung Präsentatin in *.ppt Frmat Anmeldungen Im Anschluss an die Veranstaltung sllen sich die Schüler in Listen eintragen. Zum einen in eine Anmeldeliste zur Teilnahmebestätigung an der Veranstaltung, zum anderen eine Teilnahmebestätigung an der Arbeitsgruppe. Die Arbeitsgruppe ist eine AG, die im Vrfeld die Veranstaltung mitgestaltet und vrbereitet. Anmeldeliste Veranstaltung Anmeldeliste Arbeitsgruppe Ecelvrlage zur Erfassung der Anmeldungen Weiterleitung der Anmeldedaten Vrlage an die SuS Nach der Erstellung der Liste, sllen die Anmeldeinfrmatinen an die Schule geleitet werden. Die Schule muss dann die Infrmatinen bzgl. der AG-Teilnahme und der Teilnahme an der Messe infrmieren. Mit dieser Infrmatin sllte gleichzeitig bereits über Ort, Datum und Beginn der Veranstaltung infrmiert werden. Akquise der Betriebe Circa 4-6 Wchen vr Veranstaltungsbeginn sllte mit der Akquise der Betriebe begnnen werden. Anschreiben Betriebe Mail Frmular/ Briefvrlage analg Vrbereitung AG Im Rahmen der Arbeitsgruppen sllten die SuS die lgistischen Bestandteile der Veranstaltung planen. Hierzu ist es empfehlenswert die Jugendlichen in Checkliste mit allen relevanten Aufgaben für die einzelnen Gruppen

3 flgende Arbeitsbereiche aufzuteilen: 1) Öffentlichkeitsarbeit 2) Catering 3) Technik In den 1 pr Wche stattfindenden Treffen (circa 10 Wchen vr Beginn der Veranstaltung), sllten die SuS alle relevanten Aufgaben möglichst selbstständig ausführen. Es ist ebenfalls empfehlenswert, dass eine Lehrkraft an der Veranstaltung teilnimmt. Öffentlichkeitsarbeit Infrmatin der lkalen Medien über Veranstaltung, inkl. Einladung Tag vr der Veranstaltung Alle teilnehmenden Betriebe sllten nchmals an den Termin erinnert werden und mit den nötigen Details versrgt werden Anfahrt, Aufbau, zeitlicher Rahmen, Verpflegung etc. Infrmatinsmail Tag vr der Veranstaltung Tag der Veranstaltung Die Betriebe sllten vn den SuS der AG in Empfang genmmen werden und beim Aufbau behilflich sein. Die Stellplätze sllten angewiesen werden. Das Catering steht den Betrieben bereits vr Beginn der Veranstaltung zur Verfügung. Im Falle eines Speed Datings sllten die Termine nchmals ausgehängt werden, sdass sie den SuS zugänglich sind. Nach der Veranstaltung Zeugnis Alle Teilnehmer der AG sllen ein Zeugnis über die erbrachten Leistungen im Rahmen der Organisatin der Messe erhalten. * Alle Aufgaben, die vm Prjekt übernmmen werden, sind auch auf die Schule übertragbar und können autark vn der Schule durchgeführt werden. Die jeweiligen Materialien sind darauf angepasst.

4 Beschreibung Messeveranstaltung Die Berufsmesse bietet den Schülerinnen und Schülern Ihrer Schule die Möglichkeit, unmittelbaren Kntakt zu Unternehmen herzustellen. Es können Bewerbungsmappenchecks durchgeführt werden, Berufsinfrmatinen aus erster Hand eingehlt werden und ft kmmt es zur direkten Vermittlung vn Praktika der Ausbildungsplätzen. Die Berufsmesse bietet Ihren Schülerinnen und Schülern eine ideale Gelegenheit sich unmittelbar mit ihrer beruflichen Zukunft auseinanderzusetzten. Die Durchführung der Veranstaltung wird vn uns als Unternehmen unterstützt und kann in Zukunft auch autark durchgeführt werden. Alle ntwendigen Infrmatinen finden Sie hierzu in diesem Knzept. Die Messe bietet eine gute Gelegenheit das Prtfli ihrer Schule im Bereich Berufsrientierung zu erweitern und ermöglicht ein Alleinstellungsmerkmal. Bei der Organisatin der Messe werden ebenfalls Schülerinnen und Schüler invlviert, sdass ein pädaggischer Mehrwert vrhanden ist. In dem flgenden Knzept finden Sie eine vllständige Przessbeschreibung zur Organisatin einer Hausmesse an Ihrer Schule. Dieses Knzept basiert auf unseren langjährigen Erfahrungen und steht Ihnen kstenfrei zur Verfügung. Ihre Vrteile im Überblick: Erweiterung des Berufsrientierungsknzepts ihrer Schule Unmittelbarer Kntakt zu Unternehmen für die Schülerinnen und Schüler der Schule Organisatin der Veranstaltung mit Unterstützung vn Eperten Kstenfreies Knzept zur Übernahme der Veranstaltung Ihr bbf sustain - Team

5 Teilnahmeliste Hausmesse Absichtserklärung Nr. Name Vrname Klasse Unterschrift

6 Teilnahmeliste Vrbereitungs-AG Nr. Name Vrname Klasse Unterschrift

7 Liebe Schülerinnen und Schüler, heute senden wir euch die vllständigen Listen zur Teilnahme an der Hausmesse am [Datum]. Des Weiteren könnt ihr in der Liste sehen, wer an der AG teilnehmen wird. Mit allen Teilnehmern der AG werden wir uns zum ersten Mal am [Datum] in [Raum] treffen. Bitte ntiert euch die Daten und denkt daran, dass die Anmeldungen verbindlich sind. In den kmmenden Wchen werden wir euch eine Übersicht aller teilnehmenden Unternehmen senden und die entsprechenden Beruf die präsentiert werden. Anhand dieser Berufe könnt ihr euch dann für einen Termin mit dem jeweiligen Unternehmen entscheiden. Die Anmeldelisten werden durch die AG in eure Klassen getragen, ihr werdet als alle die Gelegenheit haben euch einen guten Termin auszusuchen. Nutzt die Chance, ihr habt hier eine prima Gelegenheit eure Bewerbungsunterlagen vn Unternehmerinnen und Unternehmern überprüfen zu lassen, euch persönlich vrzustellen und Erfahrungen zu machen. Slltet ihr aus irgendeinem Grund nicht in der Liste aufgeführt sein, meldet euch bei uns, wir werden den Fehler schnellstmöglich beheben. Viele Grüße

8 Sehr geehrte Betriebsvertreterinnen und Betriebsvertreter, gerne möchte mir Sie heute zu unserer Berufsmesse an der [Name der Schule] einladen. Wir möchten s unseren Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit geben sich direkt und unmittelbar bei Unternehmen über ihre berufliche Zukunft zu infrmieren. Wir möchten auf diesem Weg einen Teil dazu beitragen, den Bereich der Berufsrientierung an unserer Schule zu stärken und den jungen Menschen diese Perspektive aufzeigen. Im Flgenden nennen wir Ihnen gerne die Details der Veranstaltung: die Messe findet am [Datum] zwischen [Uhrzeit] Uhr in der [Ort und Schule] statt der Aufbau ist ab [Uhrzeit] Uhr möglich und wird vn Schülerinnen und Schülern bei Bedarf unterstützt für ein Catering ist gesrgt, s dass Sie sich nch vr der Veranstaltung stärken können wenn möglich, sllten vn Unternehmensseite aus Stehtische, bzw. Material mitgebracht werden (RllUps etc.) sllten Sie weiteres Equipment vr Ort benötigen, kennzeichnen Sie dies bitte auf dem Anmeldebgen es werden vrwiegend die Schülerinnen und Schüler der [Zielgruppe] Klassen angesprchen, die Messe ist jedch ffen für alle Schülerinnen und Schüler der Schule Im Rahmen der Veranstaltung wird es "verbindliche" Termine für die Schülerinnen und Schüler geben. Anhand vn Listen können die Schülerinnen und Schüler die teilnehmenden Unternehmen einsehen und die jeweils an den Firmen angebtenen Berufe. Anhand dieser Infrmatinen sllen die Schülerinnen und Schüler sich für ein verbindliches Infrmatinsgespräch. S können wir auf der einen Seite eine hhe Teilnehmerzahl garantieren und gleichzeitig gezielte Infrmatinsgespräche ermöglichen. Die Termine würden Sie selbstverständlich rechtzeitig vr Veranstaltungsbeginn zugesandt bekmmen. Wir würden uns sehr freuen, wenn auch [Name des Unternehmens] auf unserer Veranstaltung vertreten sein wird. Als ständiger Ansprechpartner stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen

9 Rückmeldebgen für Hausmesse [Name der Veranstaltung] Name der Firma: Anschrift: Für die Hausmesse am [Datum] an der [Schule] melden wir flgende Persnen verbindlich an: Name Nachname Für den Aufbau unseres Messestandes benötigen wir: Strmanschluss weitere Tische, wenn ja, wie viele? weitere Stühle, wenn ja, wie viele? Datum Unterschrift Bitte senden Sie uns ihre Anmeldung bis zum [Datum] zurück. Dies können Sie per Mail an [ ] der per Fa an [Fanummer]. Sllten Sie vr ihrer Anmeldung weitere Fragen haben, kntaktieren Sie uns gern unter [Telefnnummer/ ]

10 Checkliste AG Öffentlichkeitsarbeit Die Gruppe Öffentlichkeitsarbeit ist im Rahmen der AG für flgenden Punkte zuständig: Erstellen eines Plakats (Wche 1 4) Das Plakat sll den Charakter der Veranstaltung wiedergeben WICHTIG: Datum, Ort und Uhrzeit sllen gut sichtbar sein Anbringung der Werbemittel (ab Wche 5) Die Plakate sllen möglichst gut verteilt werden und insbesndere an Ein-und Ausgängen der Schule aufgehängt werden Infrmatinen über die Veranstaltung über Kmmunikatinskanäle der Schule (ab Wche 5 7) z.b. verteiler, Schülervertretung, Schülerzeitung der auf der Schulhmepage Hierfür müssen die Ansprechpartner ermittelt werden und die Pressetete vn der Gruppe Öffentlichkeitsarbeit erarbeitet werden Infrmatinsgespräche in den Schulkassen (7-9 Wche) Die Teilnehmer der Gruppe Öffentlichkeitsarbeit infrmieren die relevanten Klassen vr Ort. Hierfür gehen sie in die einzelnen Klassen während der Unterrichtszeit und infrmieren über die Art der Veranstaltung, den Mehrwert der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit und Ort (siehe auch Checkliste_Infrmatinsgespräche) Die Termine werden zuvr mit den Lehrern der jeweiligen Klassen vereinbart und untereinander aufgeteilt, sdass jede Klasse mind. ein Infrmatinsgespräch führt (siehe hierzu auch Übersichtsplan_Klasseninfrmatin) Fts und Rede/ggf. Interviews während der Veranstaltung Zur Dkumentatin sllen auf der Veranstaltung Fts gemacht werden Zu Beginn der Veranstaltung sll eine kleine Begrüßungsrede gehalten werden, die Inhalte sllten sein: Danke an die Schule und die Betriebe Ggf. können mit Schülerinnen und Schülern, swie Unternehmern Interviews geführt werden in Bezug auf die Veranstaltung Nach der Veranstaltung Nachberichte für Schülerzeitung/ Hmepage

11 Checkliste Infrmatinsgespräche Wann und w findet die Messe statt? Datum: Uhrzeit: Ort: Was ist die Messe und was kann ich drt machen? sich über Ausbildungen und duale Studiengänge infrmieren sich persönlich bei Persnalverantwrtlichen vrstellen seine Bewerbungsunterlagen vn einem Unternehmer prüfen lassen (Bewerbungsmappencheck) Praktikum rganisieren Warum ist die Messe eine gute Möglichkeit für mich? direkter Kntakt zu Unternehmern > persönlicher Eindruck Epertenmeinung zu meinen Bewerbungsunterlagen Beratung und Berufsrientierung Was kann/sllte ich mitbringen? Bewerbungsunterlagen direkte Anfragen für einen Praktikumsplatz etc. Termine wählen!! Die Termine sind verbindlich Termine anhand der Ausbildungsmöglichkeiten/Studienmöglichkeiten auswählen/ ggf. nach Attraktivität des Unternehmens zahlreiches Erscheinen der Schüler wirft ein sehr gutes Bild auf die Schule einmalige Chance direkten Kntakt zu Persnalleitern der Unternehmensleitern zu bekmmen Zettel mit den Ausbildungsberufen verteilen, swie Wahlzettel! Einsammeln der Wahlzettel vr Ort!

12 Checkliste AG Technik Im Rahmen der Vrbereitungs-AG ist die Gruppe Technik für flgende Punkte zuständig: Veranstaltungsrt reservieren Die Teilnehmer der Gruppe reservieren in Absprache mit der Schule den Veranstaltungsrt Lgistik der Veranstaltung Die Teilnehmer rganisieren Stühle, Tische und ggf. Strmanschlüsse für die Aussteller, bzw. die anderen Gruppen (insbesndere in Absprache mit Gruppe Catering) Die Infrmatinen über den Bedarf der Unternehmen ist aus den Anmeldebögen der Unternehmen ersichtlich Sundsystem die Teilnehmer srgen dafür, dass die Möglichkeit besteht eine Empfangsrede zu halten In Absprache mit der Gruppe Öffentlichkeitsarbeit stellt die Gruppe Ftequipment zur Verfügung Aufbau: die Gruppe Technik rganisiert den Aufbau und ist dafür verantwrtlich Bedarfe der anderen Organisatinsgruppen ist vn der Gruppe Technik abzufragen und zu rganisieren Wegweiser: die Gruppe Technik erstellt Wegweiser Für Unternehmer, Schülerinnen und Schüler zum Veranstaltungsrt Für die Tiletten Für das Catering

13 Checkliste AG Catering Im Flgenden sind die Aufgaben der Gruppe Catering im Rahmen der Vrbereitungs-AG festgehalten: Im Rahmen der Veranstaltung sllte ein Catering mind. für die Betriebe gestellt werden. Je nach Bedarf, kann das Catering auch dem Schülerinnern und Schülern zur Verfügung gestellt werden. Hier sind Aufwand und Ertrag abzuwägen, bzw. das zur Verfügung stehende Budget zu beachten. Für das Catering werden generell benötigt Tische für den Aufbau Teller, Kaffeetassen, Gläser (Becher), Löffel, Gabeln, Servietten, Kaffeekannen, Kaffeemaschine, Kaffeefilter Kaffee, Milch, Sftdrinks (Apfelsaftschrle, Wasser, Cla etc.) Mögliche Speisen sind: Belegte Brötchen Kuchen und Gebäck Hier sllte die Anzahl der teilnehmenden Unternehmen/der insg. Teilnehmerzahl berücksichtigt werden. Meistens reichen vn der AG selbstgemachte Kuchen aus. Hier sllte im Rahmen der AG gefragt werden, wer sich ggf. bereit erklärt etwas mitzubringen. Ansprechpartner die bei der Organisatin können hilfreich sein könnten Schülerfirma Hauswirtschaftsklassen ggf. im Lehrerzimmer erkunden (Kaffeemaschine, Kaffeekannen) Schulleitung bzgl. Budget Aufbau des Caterings alle Teilnehmenden müssen rechtzeitig vr Ort sein, um alles aufbauen zu können BEVOR die Unternehmen ankmmen alle benötigten Dinge sllten am Vrtag eingekauft werden (Budget muss mit der Schule abgesprchen werden)

14 Sehr geehrte Betriebsvertreterinnen und Betriebsvertreter, in genau [Zeitraum] ist es sweit. Wir freuen uns sehr, dass Sie alle am [Datum und Uhrzeit] an unserer Berufsmesse [Ort/Schule] teilnehmen werden. In der [Ort] sind die meisten Vrbereitungen abgeschlssen und die Schülerinnen und Schüler freuen sich sehr auf ihr Kmmen. In der kmmenden Wche wird bereits im Vrfeld die [lkale Medien] über die Veranstaltung berichten selbstverständlich auch im Nachgang. Sbald ich die jeweiligen Artikel vrliegen habe, werde ich diese an Sie senden. Am Veranstaltungstag selbst, werden Sie die Möglichkeit haben auf dem Parkplatz [Ort] zu parken. Drt werden dann auch einige Schüler sein, die Ihnen gerne beim Tragen Ihres Messeequipments helfen werden. Des Weiteren werden Sie in der Aula einen jeweils für Sie reservierten Platz finden. Das vn Ihnen gewünschte Material (Strm, Tische, Stühle) wird Ihnen dann zur Verfügung gestellt. Sie haben die Möglichkeit ab [Uhrzeit] in die [Ort] zu kmmen der Weg vm Parkplatz zur Aula ist ausgeschildert. Ab [Uhrzeit] stehen für Sie auch belegte Brötchen, etwas zu Trinken und Kaffee bereit. Sllten Sie darüber hinaus nch weitere Fragen haben, können Sie sich gerne bei mir melden. Mit freundlichen Grüßen

15 Am [Datum] ist es wieder sweit vn [Uhrzeit] öffnet [Veranstaltungsrt] seine Tre und unterschiedlichste Unternehmen aus verschiedensten Branchen kmmen zum alljährlichen Speed-Dating in die neue Aula der Schule, um sich den Fragen der Schülerinnen und Schüler zu stellen. Um diese Veranstaltung zu rganisieren und erflgreich gestalten zu können, hat die Schule, gemeinsam mit den Mitarbeitern des [Prjekts] eine Vrbereitungs-AG gegründet. Unter der Leitung vn [Persnen] treffen sich die Schülerinnen und Schüler des 10. Jahrgangs einmal wöchentlich und planen gemeinsam die Details der Veranstaltung. In den Gruppen Öffentlichkeitsarbeit, Catering und Technik befassen sich die Teilnehmer der AG mit allen dazugehörigen Aspekten und setzten diese selbständig um. Das Ziel der AG ist es, die Schülerinnen und Schüler in das Geschehen einzubinden und eine Veranstaltung zu rganisieren, die an die Bedürfnisse der jungen Menschen angepasst ist. Welche Berufe wllen wir kennenlernen, welche Unternehmen interessieren uns, welche Fragen möchten wir an die Unternehmen stellen all dies wird am Rahmen der AG besprchen. Des Weiteren haben die Teilnehmer der AG die Möglichkeit bekmmen, im Rahmen eines eintägigen Praktikums die Akquise der Unternehmen für die Veranstaltung selbst zu übernehmen. Das Knzept, dass durch die Mitarbeiter des [Prjekts] verflgt wird ist klar: Teilnahme. Es geht darum, die knkreten Interessen der jungen Menschen in die Veranstaltung einfließen zu lassen und durch die Einbindung eine Identifikatin zu schaffen. Zusammen mit der Schule, wird hier bereits seit Jahren an einem ganzheitlichen Knzept gearbeitet. Der grße Zuspruch der Unternehmen gibt dem Knzept recht. In diesem Jahr werden an der Veranstaltung teilnehmen: [Liste der Unternehmen]

16 Zertifikat Organisatin einer Berufsmesse [Name] hat im Rahmen der Organisatin der Berufsmesse an der [Name] Schule, flgende Aufgaben übernmmen: Aufbau- und Raumplanung für die Veranstaltung Aufgaben des Marketings: Erstellung vn Flyern und Plakaten Dkumentatin der Veranstaltung Organisatin des Caterings Erstellung vn Ablaufplänen Krdinierung und Kmmunikatin im Schulkntet [Name] hat alle Aufgaben stets gewissenhaft und zu unserer vllsten Zufriedenheit ausgeführt. Im Rahmen der Arbeitsgruppe zeigte [Name] eine stets sehr gute Teamfähigkeit und zeichnete sich durch hhes Engagement aus. Aufgaben übernahm [Name] selbstständig und führte diese schnell und präzise aus. Wir danken [Name] für die tlle und stets sehr gute Zusammenarbeit und wünschen für die Zukunft alles Gute. Oldenburg, den Ulrich Flger Geschäftsführer