bebpo NEU IM ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR LÖSUNGEN ZUR UMSETZUNG DES BESONDEREN BEHÖRDENPOSTFACHS

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1 1 bebpo NEU IM ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR LÖSUNGEN ZUR UMSETZUNG DES BESONDEREN BEHÖRDENPOSTFACHS

2 2 bebpo DAS BESONDERE BEHÖRDENPOSTFACH Die elektronische Kommunikation mit der Justiz erfordert ein Höchstmaß an Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit. Aus diesem Grund basiert der elektronische Rechtsverkehr hauptsächlich auf der in der Justiz etablierten EGVP¹-Infrastruktur, die sich vor allem durch eine starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auszeichnet. Des Weiteren werden die Anforderungen für das Schriftformerfordernis erfüllt. Sendeprotokolle und Signaturprüfungen ermöglichen die fristwahrende Einreichung. Durch Nutzung sicherer Verzeichnisdienste wird die Authentizität des Senders bzw. Empfängers gewährleistet. Die EGVP-Infrastruktur beruht auf dem etablierten OSCI²-Protokollstandard, auf dem nicht nur die Justizkommunikation, sondern auch die sichere Übermittlung von personenbezogenen und vertraulichen Daten in der öffentlichen Verwaltung aufsetzt.

3 3 OSCI-Transport ( Online Services Computer Interface Transport )... basiert auf international anerkannten Web Service Standards und der Auszeichnungssprache XML und wendet dabei das Prinzip des doppelten Umschlages an. Verschlüsselte Nachrichteninhalte werden von den für den Nachrichtentransport erforderlichen Nutzdaten getrennt. Für die Übermittlung im Internet kommen dabei sog. Intermediäre zum Einsatz. Der Übertragungsweg ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und hoch gesichert. Ein Abfangen oder gar eine Veränderung von OSCI-Nachrichten, ist nach aktuellem Stand der Technik nahezu ausgeschlossen. ABSENDER Im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (E-Justice-Gesetz) wurde neben dem besonderen Anwaltspostfach (bea) das elektronische Behördenpostfach (bebpo) als ein zentraler Bestandteil der EGVP-Infrastruktur verankert und als ein sicherer Übermittlungsweg für die Kommunikation mit der Justiz definiert. Das bebpo besteht aus vier Komponenten: 1. Sende- und Empfangssoftware 2. Intermediäre (für die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung) 3. Sichere Verzeichnisdienste nach dem SAFE-Standard Während beim bea durch die Bundesrechtsanwaltskammer eine eigens entwickelte Sende- und Empfangssoftware und ein SAFE³-konformer Verzeichnisdienst für sämtliche Rechtsanwälte zur Verfügung gestellt wird, kann ein bebpo unterschiedlich realisiert werden. 4. Signatur für den Herkunftsnachweis Der öffentlichen Verwaltung stehen die Komponenten 1-3 über die Anwendungen des IT-Planungsrates Governikus, sowie Governikus MultiMessenger (GMM) zur Verfügung. ¹ EGVP: Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach ² OSCI: Online Services Computer Interface ³ SAFE: Secure Access to Federated E-Justice/E-Government

4 4 NEUE REGELUNGEN FÜR DEN ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR AB FÜR BEHÖRDEN Auf Grundlage des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 (E-Justice-Gesetz) sowie der elektronischen Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) vom 24. November 2017 treten zum 1. Januar 2018 neue Regelungen in Kraft. Im Wesentlichen handelt es sich bei den Neuregelungen um die Verpflichtung zur Eröffnung eines sicheren Übermittlungsweges, die Zustellung gegen ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eeb) sowie die Übermittlung von strukturierten Daten. Näher spezifiziert wurden Teile dieser am 1. Januar 2018 in Kraft tretenden Änderungen in der ERVV. Betroffen sind von den Regelungen Behörden, Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts sowie weitere Personen, Berufsgruppen und Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann. Zu nennen sind hier beispielsweise Sparkassen, kassenärztliche Vereinigungen, Berufsgenossenschaften, Steuerberater etc. Im Nachfolgenden werden alle betroffenen Gruppierungen der Einfachheit halber Behörden genannt. KASSENÄRZTLICHE VEREINIGUNG BEHÖRDEN

5 5 SICHERE ÜBERMITTLUNGSWEGE STEUER- BERATER Als sichere Übermittlungswege wurden im E-Justice-Gesetz D bebpo bea BERUFSGENOSSENSCHAFTEN SPARKASSEN festgelegt. Ab dem 1. Januar 2018 sind Behörden aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Aufgrund der Regelungen zum eeb ist eine Eröffnung eines D - Kontos oder eines bebpo zwingend erforderlich! Die Justiz empfiehlt den Übermittlungsweg bebpo, da dieser allen Anforderungen im erv entspricht und aufgrund der Integration im EGVP-Verbundsystem auch weitere Kommunikationspartner über diesen Kanal einbezogen werden können.

6 6 ZUSTELLUNG GEGEN EIN ELEKTRONISCHES EMPFANGSBEKENNTNIS Bei Schriftverkehr, für den die Justiz ein Empfangsbekenntnis fordert, wird ab dem 1. Januar 2018 von dem Gericht zusätzlich ein strukturierter elektronischer Datensatz im XML-Format zur Verfügung gestellt, der nur in strukturierter, maschinenlesbarer Form an das Gericht zurück übermittelt werden darf. Schriftverkehr mit elektronischem Empfangsbekenntnis (eeb) wird vom Gericht nur über die Übermittlungswege bebpo oder D übermittelt. Sofern die Rücksendung nicht in der Sende- und Empfangssoftware umgesetzt ist, kann diese über eine von der Justiz zur Verfügung gestellte Webanwendung erfolgen. ÜBERMITTLUNG VON STRUKTURDATEN Gemäß ERVV sind ab dem 1. Januar 2018 bei der Übermittlung elektronischer Dokumente grundsätzlich bestimmte Metadaten als strukturierte Datensätze beizufügen. Auf der Internetseite macht die Bundesregierung die Definitions- oder Schemadateien der strukturierten XML-Datensätze bekannt. Mindestens enthalten sein sollen: Bezeichnung des Gerichts das Aktenzeichen des Verfahrens, sofern bekannt Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten Angabe des Verfahrensgegenstandes das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle, sofern bekannt Sofern die Übermittlung der Strukturdaten im XML-Format nicht über die Sende- und Empfangssoftware erfolgt, können auch diese Daten über eine von der Justiz zur Verfügung gestellte Webanwendung bereitgestellt werden. NEUE REGELUNGEN

7 7 KOMMUNIKATIONSMÖGLICHKEITEN FÜR BEHÖRDEN IM erv Aufgrund der Neuregelungen im erv gibt es für Behörden Bereitstellungspflichten von Übermittlungswegen, wobei die Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten in Straf- und Ordnungswidrigkeitsverfahren für Behörden zusätzliche Besonderheiten aufweist. Für den Empfang von Gerichtskommunikation, für die ein eeb gefordert wird, ist die Bereitstellung eines bebpo ODER D verpflichtend. Sofern Behörden auch mit Verfahrensbeteiligten in Straf- und Ordnungswidrigkeiten kommunizieren, ist für Behörden die Bereitstellung eines bebpo UND D verpflichtend. Darüber hinaus sind weitere Kommunikationswege möglich. Kommunikation mit eeb Kommunikation ohne eeb Kommunikation der Verfahrensbeteiligten Gerichte Behörden (und jur. Pers. d.ö.r.) Verfahrensbeteiligte bebpo D mit QES EGVP mit QES Für alle Behörden (und juristischen Personen d.ö.r.) Für die Zustellung gegen elektronisches Empfangsbekenntnis Bereitstellung bebpo ODER D verpflichtend Nur für Straf- und Ordnungswidrigkeitsverfahren Für die Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten (Verfahren nach StPO und OWiG, z.b. Strafantrag, Einspruch gegen Bußgeldbescheid, Rechtsbeschwerde) Bereitstellung bebpo UND D verpflichtend

8 8 TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE UMSETZUNGSMÖGLICHKEITEN VON bebpo WAS WIRD BENÖTIGT? WELCHE LÖSUNGSBAUSTEINE STEHEN ZUR VERFÜGUNG? WELCHE UMSETZUNGSMÖGLICHKEITEN GIBT ES? Sende- und Empfangssoftware Zentrale Poststelle Betrieb im Rechenzentrum Eigener Betrieb Managed Services durch Governikus Clientanwendung Einzelarbeitsplatzlösung Intermediär Service Components Dienstleistung eines Intermediärsbetreibers auf Bundes- oder Landesebene Eigener Betrieb Betrieb durch Governikus TECHNISCH Sicherer Verzeichnisdienst nach dem SAFE-Standard Nutzung einer SAFE-konformen Instanz auf Bundes- oder Landesebene Eigener Betrieb Betrieb durch Governikus ORGANISATORISCH Beschaffung eines fortgeschrittenen Signaturzertifikates für den Herkunftsnachweis Registrierung und Identifizierung durch die Prüfstellen und Freischaltung des Postfaches TECHNISCHE KOMPONENTEN AUF BASIS VON GOVERNIKUS- LÖSUNGEN Mit Bausteinen und Lösungen aus dem Governikus-Portfolio lassen sich alle technischen Komponenten eines bebpo umsetzen.

9 9 KOMPONENTE 1: SENDE- UND EMPFANGSSOFTWARE Für diese bebpo-komponente stehen mit Governikus Communicator und Governikus MultiMessenger zwei für die EGVP-Kommunikation zugelassene Drittprodukte zur Verfügung, die für den Nachrichtenaustausch im erv verwendet werden können: + bebpo-lösungen STRUKTURDATEN Gericht ZURÜCKLAUFEND oder STRUKTURDATEN Mitarbeiter Behörde BAUSTEINE UND LÖSUNGEN

10 10 Die Clientanwendung Governikus Communicator ist als Einzelarbeitsplatzlösung konzipiert und wurde in der aktuellen Version 3.7 um die Anforderungen aus den gesetzlichen Neuregelungen erweitert. Der Governikus Communicator ist ein für die Nachrichtenübermittlung auf Basis des OSCI-Protokollstandards realisierter Client, der auf dem gleichen Framework wie der EGVP-Sende- und Empfangsclient basiert. Die Rücksendung des elektronischen Empfangsbekenntnisses ist im Governikus Communicator komfortabel gelöst. Sobald einer Nachricht der vom Gericht übermittelte eeb-strukturdatensatz beigefügt ist, wird im Client ein zusätzlicher Button angezeigt. Über diesen können die Daten des XML-Satzes lesbar angezeigt, einzeln bestätigt oder abgelehnt werden, so dass die Rücksendung des eeb an das Gericht direkt aus dem Governikus Communicator vorgenommen werden kann. Auch die Anforderungen zur Übermittlung von zusätzlichen Metadaten sind für den Nutzer einfach in der Handhabung. Beim Erstellen von Nachrichten wird durch den Governikus Communicator automatisch ein XML-Strukturdatensatz erzeugt. Dieser Datensatz ist konform zum Standard XJustiz 2.1 aufgebaut. Die für den Aufbau dieses Datensatzes nötigen Inhalte werden zum Teil durch die Anwendung erstellt, teilweise müssen diese ggf. vom Nutzer eingegeben werden. Der Herkunftsnachweis wird über eine Transportsignatur erreicht. Hierfür wird einmalig im Client eine den Anforderungen entsprechende fortgeschrittene Signatur hinterlegt, die Prüfergebnisse fließen in das Governikus-Prüfprotokoll mit ein. Anwendung Governikus des IT-Planungsrates Bestandteil der Anwendung Governikus sind sämtliche Infrastrukturkomponenten, die für den Betrieb eines OSCI-Intermediärs sowie den Aufbau eines SAFE-konformen Verzeichnisdienstes benötigt werden (Governikus Service Components, Governikus Autent etc.) Ebenfalls enthalten ist in der Anwendung Governikus die Sende- und Empfangssoftware Governikus Communicator. Die Anwendung Governikus des IT-Planungsrates steht der öffentlichen Verwaltung bundesweit über die Rahmenverträge ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Governikus-basierte Intermediäre werden in allen Bundesländern und auf Bundesebene in öffentlich-rechtlichen Rechenzentren bereits für vielfältige Kommunikationsszenarien betrieben und können natürlich auch für den erv eingesetzt werden. Anwendung GMM des IT-Planungsrates Seit 2017 ist der Governikus MultiMessenger (GMM) eine Anwendung des IT-Planungsrates. Einige Bundesländer haben für die Nutzung in der öffentlichen Verwaltung bereits eine entsprechende Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet (Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen, Hamburg und Bremen), in weiteren Bundesländern und auch beim Bund werden aktuell entsprechende Vorbereitungen bzw. Sondierungen zum Einsatz in mehreren Kommunikationsszenarien getroffen.

11 11 Die unterschiedlichen und vielfältigen Empfangs- und Zustellkanäle in der elektronischen Kommunikation sind eine der großen Herausforderungen. Diese müssen in bestehende IT-Landschaften und verschiedenste fachliche Szenarien integriert werden, wobei künftig weitere Standards entstehen werden, die es dann zu implementieren gilt. Der Umgang mit kryptografisch behandelten Nachrichten, Zertifikaten, Signaturen etc. ist dabei ebenfalls zu beachten. Um der Herausforderung Multikanalkommunikation zu begegnen, wurde der Governikus MultiMessenger (GMM) als einheitliche und intelligente Kommunikationsplattform konzipiert und entwickelt. Für weitere Informationen zum GMM verweisen wir an dieser Stelle auf unsere GMM-Broschüre. Im GMM können virtuelle Postfächer, die den bebpo-anforderungen entsprechen, konfiguriert werden. Die Umsetzung des eeb und die Übermittlung der Strukturdaten werden entsprechend der intern gewählten Zustell- und Empfangskanäle realisiert. Direkte Übergabe an Langzeitspeicher Eine Realisierung des bebpo mit dem GMM bietet darüber hinaus den Vorteil, dass sämtliche über das bebpo abgewickelte Kommunikation direkt an einen TR-ESOR-konformen Langzeitspeicher zur Beweiswerterhaltung überführt werden kann, was wir dringend empfehlen. Über die in der Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) spezifizierte Schnittstelle S.4 übergibt der GMM die Kommunikation. Einige Module der gemäß TR-ESOR Version 1.2 zertifizierten Lösung Governikus LZA sind Bestandteil der Anwendung Governikus. Organisation/Verwaltung EXTERN OSCI Intermediär Postfach Behörde Virtuelles Postfach bebpo DMS Gericht OSCI Intermediär Postfach Gericht Fachverfahren Mitarbeiter Behörde Vorgangsbearbeitung LANGZEITSPEICHER

12 12 SICHERE INFRASTRUKTUR KOMPONENTE 2: INTERMEDIÄR Für die Übermittlung gemäß dem OSCI- Protokollstandard wird ein sog. Intermediär benötigt. Charakteristisch für die OSCI- Kommunikation ist eine serverbasiert zentrale Vermittlungsstelle, die durch das doppelte Umschlagsprinzip die Vertraulichkeit von Inhaltsdaten gewährleistet, dabei aber dennoch Mehrwertdienste erbringt. Ein wesentliches Merkmal von OSCI ist, neben der Vertraulichkeit von Inhaltsdaten durch Verschlüsselungen, die Gewährleistung der Rechtsverbindlichkeit, die durch Signaturen, Zeitstempel sowie deren Prüfungen erreicht wird. Sämtliche Prüfroutinen werden zentral durchgeführt und mit entsprechender Protokollierung versehen. Governikus Service Components liefert sämtliche Infrastrukturkomponenten, die für den Aufbau und Betrieb eines OSCI-Intermediärs benötigt werden und ist sowohl beim Bund als auch in allen Bundesländern für die OSCI-Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung seit Jahren im Einsatz. KOMPONENTE 3: SICHERER VER- ZEICHNISDIENST NACH DEM SAFE-STANDARD Ein bebpo muss in einem sicheren Verzeichnisdienst eingetragen werden, der dem SAFE-Standard der Justiz entspricht. Ein Verzeichnisdienst wird für die eindeutige Identifizierung von Postfächern benötigt, dient darüber hinaus aber auch dazu, dass Postfächer gefunden und adressiert werden können. Neben der von der Justiz bereitgestellten Software SAFE zum Aufbau eines bebpo- Verzeichnisdienstes kann auch der in der Anwendung Governikus des IT-Planungsrates enthaltene Autent-Server verwendet werden. Governikus Autent wurde SAFE-konform konzipiert und eignet sich damit hervorragend für den Aufbau eines bebpo-verzeichnisdienstes. Der Verzeichnisdienst, der für das besondere Anwaltspostfach (bea) genutzt wird, wurde auf Basis von Governikus Autent realisiert. Darüber hinaus bietet die Multi-Authentisierungslösung Governikus Autent weitere Features, z. B. zum Aufbau von Servicekonten, den Umgang mit unterschiedlichen eid-token, eidas-interoperabilität etc. Für weitere Informationen möchten wir an dieser Stelle auf die Governikus Autent-Broschüre verweisen. Die Einbindung von bebpo-verzeichnisdiensten in die EGVP-Infrastruktur wird von der BLK-AG (Bund-Länder-Kommission-Arbeitsgruppe) IT-Standards der Justiz koordiniert.

13 13 RECHTSWIRKSAME ZUSTELLUNG ORGANISATORISCHE VORAUSSETZUNGEN HERKUNFTSNACHWEIS Der Herkunftsnachweis eines bebpo wird über zwei Mittel herbeigeführt: IDENTIFIZIERUNG UND REGIS- TRIERUNG DURCH EINE bebpo-prüfstelle SOWIE DIE FREISCHALTUNG EINES bebpo-postfachs 1. Zum einen wird ein bebpo im sicheren Verzeichnisdienst als solches gekennzeichnet. 2. Darüber hinaus wird an jeder EGVP-Nachricht, die aus einem bebpo versandt wird, eine Transportsignatur angebracht, über die die Herkunft der Nachricht aus dem bebpo nachgewiesen werden kann. Für die Transportsignatur reicht eine fortgeschrittene Systemsignatur, die allerdings von einem bestimmten Ausstellerzertifikat abstammen muss. Bislang ist uns die Bundesnotarkammer als Aussteller von entsprechenden Zertifikaten bekannt, es bleibt abzuwarten, ob noch weitere PKI-Betreiber ein solches Zertifikat ausstellen werden. Gemäß der am 3. November 2017 verabschiedeten ERVV müssen sämtliche beb- Po-Postfächer identifiziert und in einem sicheren Verzeichnisdienst registriert werden: Die von den obersten Behörden des Bundes oder den Landesregierungen für ihren Bereich bestimmten öffentlich-rechtlichen Stellen prüfen die Identität der Behörden oder juristischen Personen des öffentlichen Rechts und bestätigen dies in einem sicheren elektronischen Verzeichnis. Die obersten Behörden des Bundes oder mehrere Landesregierungen können auch eine öffentlich-rechtliche Stelle gemeinsam für ihre Bereiche bestimmen.

14 14 ZUSAMMENFASSEND SIND IN EINER BEHÖRDE ALSO FOLGENDE SCHRITTE FÜR DIE EINRICHTUNG EINES bebpo NOTWENDIG: 1. Installation der Sende- und Empfangssoftware und Anlage eines Postfaches 2. Beantragung der Identifizierung und Freischaltung des Postfaches bei der bebpo-prüfstelle 3. Identifizierung der Behörde und Veranlassung der Freischaltung des Postfaches im Verzeichnisdienst durch bebpo-prüfstelle 4. Festlegung und Dokumentation der Zugriffsberechtigungen innerhalb der Behörde 5. Beschaffung und Einbindung des fortgeschrittenen Signaturzertifikats in Sende- und Empfangskomponente für den Herkunftsnachweis

15 15 WIE AUS EINEM EGVP-POSTFACH EIN bebpo WIRD Behörden müssen kein neues Postfach einrichten, sofern sie bereits über ein EGVP-Postfach verfügen. Das EGVP-Postfach kann mit wenigen Schritten in ein bebpo umgewandelt werden: 1. Beschaffung und Einbindung des fortgeschrittenen Signaturzertifikats für den bebpo-herkunftsnachweis 2. Prüfung der Identität und Zuordnung der EGVP-Rolle bebpo durch die zuständige Prüfstelle 3. Dokumentation, wer zugangsberechtigt ist, wann das Zertifikat und das Zertifikatspasswort zur Verfügung gestellt wurden und wann die Zugangsberechtigung aufgehoben wurde KOMPETENTE ANTWORTEN SIE HABEN FRAGEN RUND UM DEN erv UND bebpo? Dann sprechen Sie mit uns. Unser Expertenteam rund um Justizkommunikation beantwortet Ihnen gerne Ihre Fragen und unterstützt Sie bei der Einrichtung eines bebpo!

16 Die Governikus KG ist ein seit 1999 etablierter IT-Lösungsanbieter für Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit elektronischer Kommunikation und elektronischer Dokumente. Als Pionier im E-Government- und E-Justice-Bereich beschäftigen wir uns intensiv mit dem Schutz personenbezogener Daten. Unser Fokus liegt dabei auf der Unterstützung zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Das Governikus-Portfolio liefert wichtige Bausteine für den gesamten Lebenszyklus elektronischer Dokumente und für eine sichere elektronische Kommunikation. Vor allem auch für den Einsatz in der EGVP-Instruktur stehen Governikus-Lösungen zur Verfügung, die z.t. seit Jahren erfolgreich in der Justiz und in der Verwaltung im Einsatz sind. Sowohl mit der Anwendung des IT-Planungsrates Governikus als auch der Anwendung GMM lassen sich Kommunikationsszenarien für den gesamten elektronischen Rechtsverkehr umsetzen. Zahlreiche Komponenten aus dem Governikus-Gesamtportfolio stehen als Anwendungen des IT-Planungsrates Governikus und Governikus MultiMessenger dem Bund, den Ländern sowie ihren Kommunen zur Verfügung. Die Anwendung Governikus ist gemäß Common Criteria evaluiert, eidas-konform und wird ständig gemäß aktueller nationaler und internationaler Gesetzeslagen und Strategien weiterentwickelt. Governikus GmbH & Co. KG Am Fallturm Bremen, Germany Tel: Fax: kontakt@governikus.de Stand 6. Dezember 2017