evergabe in der Bauindustrie

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1 BACHELORARBEIT evergabe in der Bauindustrie Anforderungen aus Sicht der Firmengruppe Max Bögl Praxisnahe Untersuchung anhand der Vergabeplattform ARRIBA net Patricia Mulzer, Isabell Winklmann

2 Hochschule Regensburg Fakultät Bauingenieurwesen Fachbereich Baumanagement Firmengruppe Max Bögl Standort Sengenthal Abteilung Organisation evergabe in der Bauindustrie Anforderungen aus Sicht der Firmengruppe Max Bögl Praxisnahe Untersuchung anhand der Vergabeplattform ARRIBA net Bachelorarbeit Vorgelegt von: Mulzer Patricia, Matrikelnummer: Winklmann Isabell, Matrikelnummer: Erstprüfer: Zweitprüfer: Betreuer: Prof. Dipl.-Ing. Bernhard Denk Prof. Dipl.-Ing. Bernhard Karl Dipl.-Ing. Mathias A. Bartl Ausgabedatum: Abgabedatum:

3 Sperrvermerk I Sperrvermerk Die vorliegende Arbeit beinhaltet interne vertrauliche Informationen der Firmengruppe Max Bögl. Die Weitergabe des Inhalts der Arbeit im Gesamten oder in Teilen sowie das Anfertigen von Kopien oder Abschriften auch in digitaler Form sind grundsätzlich untersagt. Ausnahmen bedürfen der schriftlichen Genehmigung der Firmengruppe Max Bögl.

4 Kurzfassung IV Kurzfassung Die Bauindustrie befindet sich zum jetzigen Zeitpunkt hinsichtlich des E-Business noch am Anfang ihrer Entwicklung. Besonders in der Bauabwicklung findet man bisher zum größten Teil Insellösungen vor und es fehlt an Standards und Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen. Dadurch resultiert beim Austausch von Informationen oft ein Kompatibilitätsproblem. Die Zielstellung dieser Arbeit besteht darin, evergabe-plattformen so umzugestalten, damit diese auch in der Bauindustrie adäquat verwendet werden können. Durch die Nutzung dieser Plattformen erhofft sich die Firmengruppe Max Bögl einen nahezu 100 prozentigen Rücklauf der Angebotsabgaben in Datenart DA 84 auf Seiten der Nachunternehmer. Dies würde zu einer enormen Prozessstabilität innerhalb der Firmengruppe führen. Dazu wurden, ausgehend von einer Prozessanalyse in der Firmengruppe Max Bögl, Anforderungen erarbeitet. Auf Grund dieser führte man eine Umfrage an verschiedene Softwarehersteller durch. Als Ergebnis derer entschied man sich für eine weitere Zusammenarbeit mit der RIB und ihrer Plattform ARRIBA net. Im Weiteren folgte eine Befragung der Mandanten dieser Plattform und man erhielt einen Zugang zur Testplattform, der die Voraussetzung für ein im Anschluss durchgeführtes Testprojekt mit vertrauten Nachunternehmern stellte. Darüber hinaus konzipierte man einen Lösungsvorschlag für eine digitale Rechnungsabwicklung. Als Ergebnis dieser Arbeit möchte man Empfehlungen für die innerbetriebliche Praxis bei Max Bögl aussprechen, aber auch Verbesserungsvorschläge an der bestehenden Plattform darlegen.

5 Inhaltsverzeichnis V Inhaltsverzeichnis Sperrvermerk... I Vorwort... II Aufgabenstellung... III Kurzfassung... IV Inhaltsverzeichnis... V Abkürzungsverzeichnis... VII 1 Einleitung Ausgangssituation Problemstellung und Motivation Aufbau der Arbeit Prozessanalyse in der Firmengruppe Max Bögl Bisherige Abwicklung in Angebots- & Ausführungsphase Neue Nachunternehmer-Abwicklung ab Q2/ Bedenken aus bisheriger betrieblicher Praxis Anforderungen an eine mögliche Plattform Marktanalyse aus Sicht der Firmengruppe Max Bögl Umfrage zur Leistungsfähigkeit vorhandener Software itwo in Verbindung mit ARRIBA net Persönliche Befragung der Mandanten von ARRIBA net Öffentliche Auftraggeber Private Auftraggeber Praxistest ARRIBA net Angebotsaufforderung Anlegen einer Maßnahme mit Vergabe in manueller Form Anlegen einer Maßnahme mit Vergabe mit Hilfe des Connectors Angebotsabgabe Auswertung der Angebote Nachunternehmer-Projekt... 54

6 Inhaltsverzeichnis VI 5 Anforderungen an die digitale Rechnungsabwicklung Contractors Management Platform der Telekom DA 11 für die Bauindustrie Zusammenfassung Ergebnisbetrachtung Empfehlung für die innerbetriebliche Praxis bei Max Bögl Verbesserungsvorschläge an bestehender Plattform ARRIBA net Bereits umgesetzte Verbesserungsvorschläge der RIB Ausblick Literatur- und Quellenverzeichnis... VIII Abbildungsverzeichnis... X Anhang I Fragebogen... XII Anhang II Auswertung des Fragebogens... XVI Anhang III Auswertung der Befragung ARRIBA net Mandanten... XVIII Eidesstattliche Erklärung... XX Eidesstattliche Erklärung... XXI

7 Einleitung 1 1 Einleitung 1.1 Ausgangssituation Einhergehend mit der Erfindung der Dampfmaschine durch James Watt 1769 wurde die Industrielle Revolution eingeläutet. Durch diese und andere Innovationen wurden im Laufe der Geschichte bis heute immer neue Revolutionen ausgelöst sowie der Fortschritt auf Basis neuer Technologien vorangetrieben. In den letzten 20 Jahren hat sich die Informationstechnologie stark entwickelt und man spricht momentan von der Informativen Revolution. Gekennzeichnet ist diese durch immer schnellere Datenverarbeitung, mehr und vielfältigere Informationen, höhere Rechnerleistung, kürzerer Rechenzeit und größerer Datenmengen. Die dadurch entstehende zunehmende Informations- und Datenflut ist für die beteiligten Parteien eine Herausforderung und die Komplexität die richtigen Informationen herauszufiltern, hat sich um ein Vielfaches erhöht. Eine große Chance in diesem Zusammenhang die Datenmenge zu reduzieren ist die Einführung von entsprechenden Standards. Vor allem in der Automobilindustrie wird dies schon seit einigen Jahren gelebt. Beispielhaft hierfür stehen die digitalen Fabriken. Darunter versteht man die digitale Simulation von Produkt, Produktionsprozess und Produktionsstätte 1. Die digitale Fabrik übernimmt die Funktion einer Plattform. Auf dieser werden aus den unterschiedlichen Bereichen Informationen gesammelt. Durch die Schnittstellen der Plattform ist festgelegt, wer wann und wie welche Daten empfangen oder erstellen muss. Dieser Austausch geschieht bereits in der Planungsphase des Produktes und stellt die Basis für die digitale Simulation von Produktionsschritten dar. Um diesen Austausch zu ermöglichen, wird eine Standardisierung der Systemlandschaft vorausgesetzt. Hierbei sind einheitliche Datenformate und genormte Schnittstellen von hochrangiger Bedeutung. Auch durch das Vereinheitlichen von immer wiederkehrenden Vorgängen wird quasi ein Standard gesetzt. Zudem werden sequenzielle Planungstätigkeiten parallelisiert. Hierdurch werden insgesamt Flexibilität, Kompatibilität und Wirtschaftlichkeit der Digitalen Fabrik erhöht und in der Konsequenz der Aufwand beim Datenaustausch verringert, ( ) 2 1 Roland Berger und T-Systeme stellen Studie Digitale Fabriken vor Das Top-Management der deutschen Automobilhersteller fördert die Digitale Fabrik, URL: in der Fassung vom D. Petzelt, J. Schallow, J. Deuse: Ziele und Nutzen der Digitalen Fabrik Untersuchung der Ziele und des Nutzens aus Sicht von Wissenschaft und Industrie, In: wt Werkstattstechnik online Jahrgang 100 (2010) H. 3

8 Einleitung 2 Obwohl auch in der Bauindustrie viele verschiedene Parteien an einem Projekt beteiligt sind, wurde bis zum jetzigen Zeitpunkt noch kein analoges Modell zu der digitalen Fabrik eingeführt. Jedoch ist die Bauindustrie aufgrund wichtiger Faktoren wie Umgebung, Fertigungsart, Material und Konsortien, die am Bau stärker variieren als in der fertigenden Industrie, mit dieser nur unzureichend vergleichbar. In der Bauindustrie gibt es zum größten Teil Insellösungen, welche sich nur mit einzelnen Teilen der Bauabwicklung beschäftigen. Wegen fehlender Standards und Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen und den daraus resultierenden verschiedenen Datenformaten entsteht ein Kompatibilitätsproblem beim Austausch von Informationen. Desweiteren sind Projektmanagementsysteme bisher nur statisch und die Simulation des Baubetriebes ist mit Hilfe dieser Systeme nicht realisierbar. So können z.b. Veränderungen während des Bauprojektes nur schwer berücksichtigt werden. Deshalb müssen Änderungen manuell von den Projektplanern durchgeführt werden. Die Folge der oben angeführten Probleme ist ein erhöhter Arbeitsaufwand, der sich beispielsweise in einer mehrfachen Ausführung von sich wiederholenden Arbeitsschritten wiederspiegelt. Nur durch eine informationstechnologische Kommunikation und einen gemeinsamen Standard kann eine Optimierung der Bauabwicklung bewerkstelligt werden. Verschiedene Ministerien haben diesen Sachverhalt erkannt und Forschungsprojekte ins Leben gerufen. Eines davon ist das Leitprojekt MEFISTO vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF). Das Ziel von MEFISTO ist das Erzeugen einer Plattform, die einen von verwendeten Programmen unabhängigen Datenaustausch auf einer gemeinsamen Kommunikationsgrundlage zwischen allen Beteiligten ermöglicht. Die zu entwickelnde Plattform besteht aus einem hierarchisch strukturierten Modellsystem von Prozess-, Produkt- und Logistikmodellen, in dem Informationsquellen, Datenbanken und existierende Softwarewerkzeuge zur Modellbildung, Analyse, Simulation und Evaluation integriert werden können. 3 Durch MEFISTO soll der Kontakt zwischen allen Beteiligten verstärkt werden. Eine Standardisierung vereinfacht den Austausch von Daten und visualisiert Probleme bei Terminüberschreitungen. Steigende Kosten und Nachtragsbehandlungen werden verringert. Durch die Einführung einer Datenbasis kann zusätzlich eine einheitliche Beurteilung des Projektes in allen Phasen erfolgen. 3 MEFISTO Homepage, Methoden, URL: in der Fassung vom

9 Einleitung 3 Somit ist eine durchgängige Prozesssteuerung möglich. Da durch die Plattform die einzelnen Schritte transparenter dargestellt werden sollen und somit Gefahren frühzeitig erkannt werden können, ist auch eine Verbesserung beim Risikomanagement erreichbar. Über die MEFISTO Plattform sollen Informationen aus Planung und Controlling zusammengefügt werden. Sie soll als Bindeglied zwischen Projektkollaborations- ontologie und der Baukernontologie & Realität dienen. (Vgl. Abbildung 1-1) Abbildung 1-1 Struktur der MEFISTO Plattform 4 Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) beschäftigt sich mit E-Business im Bauwesen. Mit dem Forschungsprojekt Ausbauu des Neutralen Artikelkataloges soll sich durch die Entwicklung neutraler Artikeldaten eine Verbes- ist online unter serung in den Arbeitsprozessen einstellen. Abbildung 1-2 zeigt das Konzept des Neutralen Artikelkatalogs. Dieser zu finden und ist mit realen Lieferantendatenn verknüpft. Zudem besteht eine Vernetzung mit dem Standard-Ausschreibungssystem STLB-Bau, welches vom Gemeinsamen Ausschuss für Elektronik (GAEB) entwickelt wurde. Aus- schreibung, Kalkulation und Kostenberechnung sind ebenfalls durch GAEB-Schnitt- modernen stellen in dem Neutralen Artikelkatalog integriert. Als Verbindung zwischen CAD-Planungswerkzeugenn dient der Standard der Industry Foundationn Classes (IFC). Beim Material wird diese Verknüpfung durch die Klassifizierung der sog. ecl@ss gewährleistet. 4 MEFISTO Homepage, Plattform, URL: in der Fassung vom

10 Einleitung 4 Abbildung 1-2 Konzept des Neutralen Artikelkataloges 5 Somit sprechen Bauherr, Bauunternehmer, Baustoffhändler und Baustoffhersteller die gleiche Sprache. Das bedeutet für alle eine Arbeitserleichterung, z.b. werden Misskönnen schneller verständnisse vermieden und Arbeitsschritte in sämtlichen Bereichen von statten gehen. Auch die Firmengruppe Max Bögl (MB) hat den signifikanten Vorteil der Digitalisierung erkannt. Diese ist aber wegen hohem Zeit- und Ressourcenaufwand nur schrittweise zu bewältigen. Deswegen soll bei MB in einem ersten Schritt der Vergabeablauf zu den jeweiligen Nachunternehmern (NUs) einer weiteren Optimierung unterzogen werden: Weg von dem herkömmlichen Ablauf über Printmedien, hin zu Ausschreibung und Vergabe mittels evergabe-plattformen. Die Basis dieses Datenaustauschs stellen die GAEB-Datenarten (DA 83 & DA 84) dar. Bestehende evergabe-plattformen sind v.a. bei diversen öffentlichen Auftraggebern (AGs) schon weit verbreitet Tendenz steigend. Abbildung 1-3 stellt den prinzipiellen Vergabeablauf über eine evergabe-plattform dar. Dabei wird von der Vergabestelle die DA 83 (Angebotsaufforderung) auf die Platt- Preise form geladen. Diese wird im Nachgang von der Bieterfirma heruntergeladen, werden in die Positionen des Leistungsverzeichnis (LV) eingetragen und als DA 84 (Angebotsabgabe) wiederum auf die Plattform hochgeladen. Nun kann die Vergabestelle die DA 84 downloaden. 5 RWK Kompetenzzentrum, Projekte, E-Business im Bauwesen, URL: Bauwesen.pdf in der Fassung vom

11 Einleitung 5 Abbildung 1-3 Vergabeablauf über evergabe-plattform Die Nutzung einer evergabe-plattform würde eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Der Ausschlagebenste ist mit hoher Wahrscheinlichkeit die dadurch entstehende Prozessstabilität: Da auf der Plattform der GAEB-Standard gepflegt wird, müssen Werte folglich nicht mehr per Hand eingeben werden, sondern lassen sich über die GAEB-Schnittstellen in das AVA-Programm einspielen. Somit können keine Angaben verloren gehen. Ebenso werden Rechenfehler minimiert, da die evergabe- Plattform mit einer Rechenfunktion ausgestattet ist. Zusätzlich zu der Prozessstabilität im Hause MB, können durch die Nutzung einer evergabe-plattform neue Geschäftspartner gewonnen werden das bereits bestehende Geschäftspartnerinformationssystem (GPI) wird erweitert. Zudem würde ein Papier-, Zeit- und Personalressourcenersparnis erzielt werden. Durch die Umstellung hin zur evergabe könnte bei MB bzgl. NU-Ausschreibungen eine spürbare Verbesserung bzw. Optimierung erzielt werden. Darüber hinaus sieht MB in der evergabe bzw. allgemein im E-Business noch deutlich mehr Potential und will diese langfristig nicht nur zu Ausschreibungszwecken einführen, sondern auch den strukturierten Austausch von Rechnungsaufmaßen und ggf. von Nachträgen mit Blick auf eine verbesserte Prozessstabilität darüber regeln. Hierfür gilt es jedoch noch ein gehöriges Maß an Entwicklungsaufwand abzuleisten.

12 Einleitung Problemstellung und Motivation Obwohl sich der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen schon seit 1985 mit dem Thema des standardisierten Datenaustauschs in Deutschland beschäftigt, gibt es immer noch Akzeptanzschwierigkeiten und Probleme bei der Umsetzung. Vor allem bei kleineren Unternehmen sowohl seitens der AGs als auch auf der Seite der NUs ist die Nutzung des elektronischen Datenaustausches in der Breite noch nicht wirklich angekommen. Hier erfolgt die Kalkulation bzw. Angebotsabgabe oft noch per Fax und in Excel, anstatt in branchenüblichen AVA-Programmen. Hinzu kommt ein eher hausgemachtes Problem des deutschen Baumarktes, dass im Grunde von allen Beteiligten unterschiedliche sowie meist hausinterne Leistungsbeschreibungen verwendet werden. Dies trägt auch nicht gerade zum Gelingen eines standardisierten Datenaustauschs bei. Trotz dessen MB als Generalunternehmer (GU) sein LV überwiegend sowohl als PDF- Datei als auch mit beigefügter DA 83 an die NUs versendet, kommt dieses dann sehr häufig noch per Hand ausgefüllt zurück. Anschließend müssen die abgegebenen Preise dieses Papierrücklaufs vom NU im firmeninternen AVA-Programm (itwo) eingepflegt werden. Diese Arbeit entfällt bei vollständiger Ausnutzung der Möglichkeiten, die der GAEB-Standard schon seit über 20 Jahren bietet. Aber auch bei der Herstellung von GAEB-Dateien gibt es immer wieder Probleme. Aufgrund des großen Zeitdrucks in der Bauindustrie werden GAEB-Dateien oft fehlerhaft erstellt, nur ungenügend einer Qualitätskontrolle durch das eigene AVA-Programm unterzogen und dem geschuldet auch häufig nicht nachgebessert. Da MB ein internationales Unternehmen ist und Aufträge über die deutschen Grenzen hinaus ausführt, dürfen nicht die dort herrschenden Standards vergessen werden. In Österreich z.b. gibt es, anstelle des GAEB-Standards, die ÖNORM. Auch diese regelt den qualifizierten digitalen Datenaustausch. Der große Unterschied zum GAEB- Standard ist die LV-Struktur. In der Schweiz wird ebenso der digitale Austausch durch eine Norm geregelt, nämlich die SIA 451. Die Besonderheit in der Schweiz ist die Verwendung eines landesweiten Normpositionenkataloges. Dieser beinhaltet die dort üblichen Standardleistungsbeschreibungen. Im direkten Vergleich zum GAEB- Standard, stellt man jedoch fest, dass weder die ÖNORM noch die Schweizer Norm so offen gestaltet sind dies spricht wiederum für den GAEB-Standard an sich. Folgedessen kommt es beim Austausch zweier unterschiedlicher Standards zu mehr oder weniger Kompatibilitätsproblemen. In Osteuropa beispielsweise, wo MB auch tätig ist, liegt folgender Sachverhalt vor: Es gibt keinen Standard, i.d.r. wird alles mit Excel erstellt und bearbeitet. Dies gilt im Übrigen auch auf dem internationalen Baumarkt. Zwar ist ein Excel-Konverter am

13 Einleitung 7 deutschen Markt vorhanden, jedoch stellt der Prozess der Datenumwandlung von Excel-Dateien in brauchbare GAEB-Dateien einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar. Die Verwendung einer evergabe-plattform zum Datenaustausch mit AGs und NUs im internationalen Bereich auf Basis von Excel-Daten wird derzeit noch nicht unterstützt würde aber in standardisierter Form auch einen erheblichen Mehrwert für alle Prozessbeteiligten bedeuten. Zusätzlich zu diesen datentechnischen Konvertierungsproblemen sind momentan alle bisherigen Plattformen auf die öffentliche Hand zugeschnitten. Da sich die private Bauindustrie aber in vielen Punkten von der öffentlichen Seite unterscheidet, gibt es zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Plattform, die die Bauindustrie als Vergabestelle effektiv anwenden kann. Die Motivation zu dieser Arbeit entstand aus der Tätigkeit als Werkstudentinnen in der Abteilung Organisation der Firmengruppe Max Bögl. Die Aufgabenbereiche der Abteilung Organisation liegen eingebettet in die Unternehmensentwicklung, vor allem bei der Optimierung bestehender Prozesse im Unternehmen. Hierbei gilt es die bestehenden Geschäftsprozesse bei MB zu verbessern und zu stabilisieren. Die Einführung eines Standards, der den Vergabeablauf über eine evergabe-plattform regelt, kann dazu entscheidend beitragen.

14 Einleitung Aufbau der Arbeit Ziel dieser Arbeit ist es, Anforderungen im Hinblick auf die Gegebenheiten in der Bauindustrie herauszuarbeiten, damit die Nutzung einer solchen evergabe-plattform auch für Generalunternehmer (GUs) effektiv wird. In Kapitel 1 wird auf die aktuelle Situation des digitalen Datenaustausches sowie der damit verbundenen Probleme und Hinderungsgründe in der Bauindustrie eingegangen. In diesem Zusammenhang wird auf die Notwendigkeit einer Entwicklung hin zum E- Business im Allgemeinen und zur evergabe im Speziellen aufmerksam gemacht. Kapitel 2 beschäftigt sich mit der Prozessanalyse in der Firmengruppe MB. Hierbei werden die bestehenden Prozesse während des Vergabeverlaufs von NU-Leistungen untersucht. Dies bezieht sich ebenso auf die Angebotsphase wie auf die Ausführungsphase. In der Ausführungsphase tritt im 2. Quartal 2012 eine neue NU- Abwicklung in Kraft, die das innerbetriebliche Fundament für einen möglichen Vergabeablauf über eine evergabe-plattform darstellt. Dadurch sollen Rückschlüsse für die Anforderungen einer möglichen Plattform gezogen werden. In Kapitel 3 wird aus MB-Sicht auf Grundlage dieser Anforderungen eine Umfrage zur Leistungsfähigkeit vorhandener Software am Markt durchgeführt. Das Ergebnis dieser bestärkt uns in der Zusammenarbeit mit RIB und ihrer Plattform ARRIBA net. Zur Abrundung der Marktanalyse erfolgt deshalb eine Befragung von ARRIBA net Mandanten sowohl aus dem öffentlichen als auch aus dem privaten Bereich. Voraussetzung für Kapitel 4 ist der durch die Firma RIB ermöglichte Zugang auf ihrer Testplattform (TP). Dadurch kann ein Praxistest realisiert werden, der die Aufgaben der Vergabestelle und die des Bieters gleichermaßen analysiert incl. Testlauf für ein NU- Projekt. Grund hierfür ist, eine praxisgerechte Handhabung zu simulieren und aus den Erfahrungen der NUs weitere Erkenntnisse zu ziehen. Kapitel 5 widmet sich einer möglichen Erweiterung der evergabe hin zur digitalen Rechnungsabwicklung. Es erfolgt eine Vorstellung der Contractors Management Platform der Telekom, in der dies schon fester Bestandteil ist. Im Anschluss wird in Analogie dazu auf die bauindustrielle Adaption mittels der Datenart DA 11 eingegangen. Eine Zusammenfassung mit Ergebnisauswertung, Empfehlungen für die innerbetriebliche Praxis, Verbesserungsvorschlägen an der bestehenden Plattform ARRIBA net werden in Kapitel 6 vorgenommen. Der abschließende Ausblick auf etwaige zukünftige Möglichkeiten und Entwicklungen in Kapitel 7 rundet die Arbeit ab.

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