Vergabeordnung für Bauleistungen des Erzbischöflichen Generalvikariates Köln (VergOB dek Teil 2)

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1 ERZBISTUM KÖLN GENERALVIKARIAT Hauptabteilung Finanzen Abteilung Bau Vergabeordnung für Bauleistungen des Erzbischöflichen Generalvikariates Köln (VergOB dek Teil 2)

2 Vergabeordnung für Bauleistungen des Erzbischöflichen Generalvikariates Köln (VergOB dek Teil 2) Inhaltsverzeichnis: Präambel 3 1. Allgemeines 3 2. Verfahren, Wertgrenzen 4 3. Verdingungsunterlagen 4 4. Bieterliste und Versand 5 5. Eröffnungstermin (Submission) 5 6. Wertung der Angebote, Vergabevorschlag 6 7. Auftragserteilung 6 8. Aufbewahrungsfristen 7 9. Zu verwendende Formulare und Muster In-Kraft-Treten 8 Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 2 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand

3 Präambel Die Vergaberegelung für bistumseigene Baumaßnahmen soll die Gleichbehandlung und einen Preiswettbewerb durch Verfahrenstransparenz sicherstellen. Diese Vorgaben bieten darüber hinaus eine wichtige Hilfestellung für die Verwaltungsstellen des Erzbischöflichen Generalvikariates und die eingeschalteten Fachberater (Architekten, Ingenieure, Gutachter) durch eindeutige Verfahrensdefinition und anzuwendende Vertragsmuster. Es soll durch genaue Zuständigkeits- und Entscheidungsregelungen eine Beschleunigung des gesamten Verfahrens von der Antragstellung bis zur Durchführung baulicher Maßnahmen erreicht werden. Außerdem soll die Sicherstellung des sparsamen und wirtschaftlichen Mitteleinsatzes durch Einführung verschiedener Wettbewerbselemente gewährleistet werden. Insgesamt soll das Regelwerk dazu dienen, im Zusammenwirken mit der Bistumsverwaltung und den übrigen am Bau Beteiligten, optimale Ergebnisse zu erzielen. 1. Allgemeines 1.1 Die nachstehenden Richtlinien sind - sofern nicht im Einzelfall abweichende Regelungen beschlossen wurden - durch alle Verwaltungsstellen des Erzbischöflichen Generalvikariates für die Vergaben von Bauleistungen aller Baumaßnahmen an bistumseigenen Bauwerken anzuwenden. Für alle Baumaßnahmen der Kirchengemeinden und Gemeindeverbände ist die kirchliche Vergabeordnung (kvergo Teil 1) anzuwenden. Bei Bauleistungen, bei denen eine Förderung durch die öffentliche Hand erfolgt, ist anstelle der nachfolgenden Richtlinie eine Anwendung der VOB oder anderer Bestimmungen vorzusehen, wenn diese durch die Förderbestimmungen verpflichtend vorgegeben werden. 1.2 Alle Vergaben sind unter Beachtung folgender Grundsätze durchzuführen: Ordnungsmäßigkeit - Beachtung der festgelegten Verantwortlichkeiten / Zuständigkeiten - ausreichende Information über die Angebote und der Wettbewerbsteilnehmer - frühzeitige Beteiligung der Vergabekontrollstelle der Rechnungskammer - ausreichende Dokumentation des Verfahrensablaufes Wirtschaftlichkeit - Vergleich von Preis, Qualität und Kosten-Nutzen Sichere Finanzierung - Vergabe ausschließlich bei sichergestellter Finanzierung unter Einbeziehung bewilligter Zuschüsse sowie genehmigter Fremdmittel - Sicherstellung der Folgekostenfinanzierung 1.3 Die Vorgabe eines bewährten Wettbewerbs- und Vergabeverfahrens sowie die Nutzung einheitlicher Verdingungsunterlagen sichert die Transparenz und Nachprüfbarkeit. 1.4 Vor Maßnahmenbeginn sollen ca. 70% des Baukostenvolumens als Auschreibungsergebnisse eines Preiswettbewerbes nach den Bestimmungen der Vergabeordnung (VergOB dek) vorliegen. Abweichungen sind zu dokumentieren. 1.5 Mitgeltende Ordnungen: - Dienst- und Geschäftsordnung (DGO) für das Erzbischöfliche Generalvikariat. - Ordnung für technisches Gebäudemanagement (OtG) im Erzbischöflichen Generalvikariat Köln. Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 3 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand

4 2. Verfahren, Wertgrenzen 2.1 Bei der Vergabe von Bauleistungen, bei denen ein einzelnes Gewerk die geschätzte Vergabesumme von ,00 Euro übersteigt, sind die Vergabeordnung des Erzbischöflichen Generalvikariats Köln (VergOB dek Teil 2) in ihrer jeweils geltenden Fassung sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB, Teil A), anzuwenden, soweit nachstehend nichts anderes bestimmt ist. Im Regelfall ist eine beschränkte Ausschreibung durchzuführen, sofern nicht durch öffentliche Förderbestimmungen und gesetzliche Bestimmungen eine andere Ausschreibungsart gefordert wird. 2.2 Die Gründe für eine Abweichung vom vorgegebenen Verfahren sind zu dokumentieren und der Vergabekontrollstelle mitzuteilen. Bauleistungen werden definiert als Errichten, Umbauen und Erweitern, Instandhalten sowie Instandsetzen und Abbrechen von Gebäuden, Bauwerken, Innenräumen und Freianlagen. Das Zusammenlegen oder Aufteilen von Leistungsbereichen/Gewerken (Fachlose) ist im Einzelfall schriftlich zu begründen. Maßnahmen bzw. Gewerke, die den genannten Schwellenwert von nicht erreichen, können freihändig vergeben werden. Auch hier wird eine formlose Preisbeiziehung durch Vorlage mehrerer Angebote aus wirtschaftlichen Gründen nach den Grundsätzen der VergOB dek empfohlen. 2.3 Für Architekten-, Fachingenieure-, Restauratoren-, Gutachter-, Berater-, Künstleroder sonstige Honorarverträge gelten diese Vergabegrundsätze nicht. 2.4 Wertgrenzen ,00 bis ,00 Euro formlose Preisbeiziehung mehrerer Firmen (vergl. 2.2). - beschränkte Ausschreibung im Sinne der VergOB dek Teil 2 : ab ,00 Euro sind in der Regel mindestens 6 Firmen aufzufordern. 3. Verdingungsunterlagen 3.1 Verdingungsunterlagen für die Ausführungen von Bauleistungen des Erzbistums Köln werden durch die zuständige Fachabteilung oder durch den beauftragten Architekt/Fachingenieur/Berater zusammengestellt. Sie bestehen aus: a) Angebotsaufforderung des Erzbistums Köln (Formblatt FBAB ). b) ( ggf.) Bewerbungsbedingungen des Erzbistums Köln (Formblatt FBAB ). c) Angebot - Erklärung des Bieters (Formblatt FBAB ). d) Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) des Erzbistums Köln (Formblatt FBAB oder FBAB ). e) Besondere Vertragsbedingungen (BVB) des Erzbistums Köln (Formblatt FBAB ). f) Leistungsverzeichnis der Fachabteilung oder des Architekten/Fachingenieurs/ Beraters, gegebenenfalls mit zusätzlichen technischen Vertragsbedingungen (ZTV). Zur Vereinheitlichung der Bauverträge ist der vom Generalvikariat Köln autorisierte Mustervordruck (FBAB bzw. FBAB ) zu verwenden. 3.2 Für die VOB-gerechte Erstellung der Leistungsverzeichnisse und die nach Plänen bedarfsgerecht ermittelten Mengenansätze tragen die beauftragten Architekten/Fachingenieure/Berater bzw. bei Bearbeitung durch eine Erzbischöfliche Verwaltungsstelle diese die Verantwortung. Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 4 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand

5 3.3 Bei überdurchschnittlich langen Bauzeiten können nach Absprache mit der Vergabekontrollstelle Material- und Lohngleitklauseln mit den Unternehmen schriftlich vereinbart werden. 4. Bieterliste und Versand 4.1 Der beauftragte Architekt/Fachingenieur/Berater legt der zuständigen Erzbischöflichen Verwaltungsstelle eine Bieterliste (Formblatt FBAB ) vor, die nach Bedarf ergänzt wird. Bei Bearbeitung durch eine Erzbischöfliche Verwaltungsstelle erstellt diese die Bieterliste. 4.2 Die zuständige Erzbischöfliche Verwaltungsstelle hat darauf zu achten, dass der Bieterkreis weit gestreut, möglichst nicht regional gebunden und einem Wechsel unterzogen ist. Die Bieterliste ist auf Verlangen vor dem Versand der Angebotsunterlagen der Vergabekontrollstelle zur Kenntnisnahme vorzulegen. Änderungen und Ergänzungen durch die Vergabekontrollstelle erfolgen in Abstimmung mit der zuständigen Verwaltungsstelle. 4.3 Vor Versand der Verdingungsunterlagen ist zu prüfen, ob die zur Angebotsabgabe vorgesehenen Firmen bereit und in der Lage sind, die ausgeschriebenen Leistungen zu erbringen. Hierbei sind Erkundigungen und Referenzen über die Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit der aufzufordernden Firmen einzuholen. 4.4 Der Versand der Verdingungsunterlagen erfolgt ausnahmslos durch die zuständige Erzbischöfliche Verwaltungsstelle. 4.5 Ein Versand auf Datenträgern ist in Abstimmung mit den Bietern möglich; die Rückgabe muss zusätzlich immer in unterschriebener Papierform erfolgen. 4.6 Für die Rückgabe der Verdingungsunterlagen, d.h. für die Teilnahme am Preiswettbewerb sind dem Versand von der zuständigen Verwaltungsstelle besonders gekennzeichnete Umschläge mit Hinweis auf Maßnahme, Leistungsbereich / Gewerk und Eröffnungstermin (Submissionstermin) mit Orts- und Zeitangabe beizufügen. Der Vergabekontrollstelle ist der Submissionstermin 14 Tage vor dem Termin mitzuteilen. 4.7 Bei der Mitwirkung von Sachverständigen, die bei der Vorbereitung von Ausschreibungstexten und Massenermittlungen tätig waren, ist darauf zu achten, dass dieselben weder unmittelbar noch mittelbar an dem betreffenden Wettbewerb beteiligt sind. 4.8 Firmen, die im Zuge der Planung oder der Aufstellung der Leistungsverzeichnis beratend tätig waren oder Textteile der Leistungsbeschreibung erarbeitet haben, können als Bieter nur aufgefordert werden, so weit die Ausschreibungsunterlagen (Pläne und Leistungsbeschreibung) keine wettbewerbseinschränkende Vorgaben enthalten, die der im Vorfeld beratenden Firma einen Wettbewerbsvorteil erbringen. 5. Eröffnungstermin (Submission) 5.1 Der Eröffnungstermin findet in der zuständigen Verwaltungsstelle des Generalvikariates statt. Bei Öffnung der Angebote ist die Anwesenheit eines Submissionsleiters und eines Protokollführers vorausgesetzt. Die Leitung und Protokollführung erfolgt von der zuständigen Verwaltungsstelle. Dem beauftragten Architekten/ Fachingenieur / Berater ist die Teilnahme am Eröffnungstermin freigestellt. Bieter sind nicht zugelassen. Der Protokollführer trägt die getroffenen Feststellungen in das Submissionsprotokoll ein. Der Submissionsleiter leitet den Termin, verliest Bieter und Angebotsendsummen und unterzeichnet zusammen mit dem Protokollführer das Submissionsprotokoll (Formblatt FBAB ). Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 5 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand

6 5.2 Nach Öffnung sind die Angebote mit allen Anlagen vom Submissionsleiter oder seinem Protokollführer zu kennzeichnen. 5.3 Die Angebote sind daraufhin durchzusehen, ob Auffälligkeiten z. B. Doppelblätter, Bleistifteintragungen, Leerspalten oder Preiskorrekturen vorhanden sind. In diesen Fällen ist die Vergabekontrollstelle vor der Wertung der Angebote zu informieren und das weitere Vorgehen abzustimmen. 5.4 Nach Abschluss der Submission wird bei der zuständigen Erzbischöfliche Verwaltungsstelle das Original des Submissionsprotokolls aufbewahrt. Der Architekt / Fachingenieur / Berater erhält zur Wertung und weiteren Bearbeitung die notwendigen Angebotsunterlagen. Bei Bearbeitung durch eine Erzbischöfliche Verwaltungsstelle wird analog verfahren. 6. Wertung der Angebote, Vergabevorschlag 6.1 Der beauftragte Architekt/Fachingenieur/Berater prüft und wertet die eingegangenen Angebote nach den Grundregeln dieser Vergabeordnung (VergOB dek Teil 2) und der VOB Teil A in technischer, rechnerischer, wirtschaftlicher und qualitativer Hinsicht. Die Auskömmlichkeit eines Angebotes oder Teile des Angebotes (Positionen) ist hierbei zum Schutz des Auftraggebers gegebenenfalls auch zu prüfen. Bei Bearbeitung durch eine Erzbischöfliche Verwaltungsstelle erfolgt die Prüfung und Wertung der Angebote durch den Mitarbeiter der zuständigen Stelle. 6.2 In Form eines in Titel / Gewerke / Lose sowie in allen Positionen gegliederten Preisspiegels -mit Preisen aller Bieter- unterbreitet der Architekt/Fachingenieur/Berater der Erzbischöflichen Verwaltungsstelle einen schriftlichen Vergabevorschlag. Bei Bearbeitung durch eine Erzbischöfliche Verwaltungsstelle erfolgt der Vergabevorschlag durch den Mitarbeiter der zuständigen Stelle. 6.3 Der Zuschlag soll auf das Angebot erfolgen, das im Ergebnis der Bewertung als das Wirtschaftlichste erscheint. In der Bewertung müssen neben dem Preis alle weiteren für die Wirtschaftlichkeit relevanten Faktoren (Qualität, Termine, Folgekosten etc.) Berücksichtigung finden. Mit dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll sind Verhandlungen statthaft. In der Regel soll der Mindestbietende den Zuschlag erhalten. 6.4 Der beauftragte Architekt / Fachingenieur / Berater, bei Bearbeitung durch eine Erzbischöfliche Verwaltungsstelle der Mitarbeiter der zuständigen Stelle, hat einen Kostenanschlag gemäß DIN 276 (Formblatt FBAB ) zu erstellen und auf eventuelle Abweichungen gegenüber der Kostenberechnung / Kostenschätzung hinzuweisen. 6.5 Nicht berücksichtigte Bieter sind zeitnah zu informieren. Eine Durchschrift der Niederschrift über die Angebotseröffnung (Submissionsprotokoll) ist auf Anforderung der Vergabekontrollstelle zugänglich zu machen. 6.6 Die Ausschreibung kann aufgehoben werden: - wenn weniger als 3 Angebote eingegangen sind und eine Abweichung von der Kostenberechnung vorliegt, - wenn kein Angebot eingegangen ist, das den Ausschreibungsbedingungen entspricht, - wenn die Verdingungsunterlagen grundlegend geändert werden müssen, - wenn sie kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat, - wenn andere schwerwiegende Gründe bestehen. Über die Aufhebung einer Ausschreibung entscheidet die jeweils zuständige Verwaltungsstelle in Absprache mit der Vergabekontrollstelle. Die Bieter sind zeitnah zu informieren. Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 6 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand

7 7. Auftragserteilung 7.1 Zur Auftragsvergabe von Aufträgen über ,00 Euro brutto Auftragssumme tritt der Vergabeausschuss zusammen. Dem Vergabeausschuss gehören an: der Hauptabteilungsleiter Finanzen (Finanzdirektor) der Leiter der jeweils zuständige Verwaltungs- oder Stabsstelle der Leiter der Abteilung Bau der zuständige Sachbearbeiter/Bezirksarchitekt ggf. der Architekt/Fachingenieur/Berater der Vertreter der Vergabekontrollstelle Durch Unterschrift des zuständigen Managementverantwortlichen und des Finanzdirektors wird die Auftragserteilung freigegeben. Die Unterzeichnung richtet sich nach der jeweils geltenden Zeichnungsvollmacht der Dienst- und Geschäftsordnung (DGO) (Kompetenzordnung) für das Erzbischöfliche Generalvikariat Köln. 7.2 Der Auftrag ist schriftlich unter Verwendung des vom Generalvikariat Köln autorisierten Mustervordruckes Auftrag (Werk- bzw. Bauvertrag FBAB oder FBAB ) zu erteilen. In eilbedürftigen Fällen kann der Auftrag vorab mündlich oder per Fax erteilt werden; er ist jedoch anschließend schriftlich zu bestätigen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind auszuschließen 7.3 Die VOB Teil B und C sowie die zusätzlichen und besonderen Vertragsbedingungen des Erzbistums Köln werden Vertragsbestandteil. 7.4 Dem Auftrag liegt ein Auftrags-Leistungsverzeichnis als Vertragsbestandteil zugrunde. 7.5 Aufträge im Sinne dieser Bestimmungen sind auch Erweiterungs- und Zusatzaufträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit auch der Schriftform bedürfen. 7.6 Werden Änderungen einer bzw. mehrerer Leistungspositionen oder eine zusätzliche Leistungsposition notwendig (Nachtragsvereinbarung), entscheidet die zuständige Verwaltungsstelle über die Beauftragung. 7.7 Überschreitet bei einem Nachtrag ein Gewerk die Wertgrenze von ,00 EUR ist nach den Grundsätzen der VergOB dek Teil 2 eine beschränkte Ausschreibung durchzuführen (vgl. 2.ff dieser Ordnung). In begründeten Fällen kann auf Basis der Angebotsherbeiziehung eine Beauftragung ohne vorherige Ausschreibung erfolgen. Die Vergabekontrollstelle ist zu informieren. 7.8 Im Falle einer unmittelbaren Gefahr für Leib und Leben sowie zu befürchtender erheblicher Sachschäden ist der zuständige Managementverantwortliche - bei dessen Abwesenheit die autorisierten Mitarbeiter des Referats Bau - berechtigt, die zur Abwendung der unmittelbaren Gefahr erforderlichen Maßnahmen unverzüglich anzuordnen. In diesen Fällen kann der Auftrag vorab mündlich oder per Fax erteilt werden; er ist jedoch anschließend schriftlich zu bestätigen und zu begründen. 8. Aufbewahrungsfristen 8.1 Vergabeunterlagen (Auftragnehmerangebot nebst Anlagen, Submissionsprotokolle, Preisspiegel, Bieterlisten, Vergabevorschläge der gewerteten Angebote) sind entspre- Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 7 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand

8 chend den Aufbewahrungsbestimmungen grundsätzlich 10 Jahre nach Auftragsvergabe aufzubewahren. 8.2 Angebote, die keinen Zuschlag erhalten haben, sind bis zum Abschluss einer möglichen Überprüfung durch die Rechnungskammer des Erzbischöflichen Generalvikariates, mindestens jedoch 5 Jahre nach Auftragsvergabe aufzubewahren. Die nachfolgend aufgeführten Formblätter und Mustervordrucke sind im Internet unter auf der Seite des Erzbistums Köln im Downloadcenter der Abteilung Bau abrufbar. Es sind ausschließlich die aktuellen Formblätter und Mustervordrucke zu verwenden. Aktualisierte oder überarbeitete Formblätter und Mustervordrucke werden nur im Internet unter der oben genannten Internetseite bereitgestellt. Zu verwendende Mustervordrucke vorbehaltlich Änderungen/Ergänzungen Bieterliste (FBAB ) Angebotsaufforderung (FBAB ) Bewerbungsbedingungen des Erzbistums Köln (FBAB ) Besondere Vertragsbedingungen (BVB) des Erzbistums Köln (FBAB ) Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) des Erzbistums Köln (FBAB oder FBAB ) Angebot-Erklärung des Bieters (FBAB ) Submissionsprotokoll (FBAB ) Kostenermittlung DIN 276 (FBAB ) Auftrag (Werk- bzw. Bauvertrag) des Erzbistums Köln (FBAB oder FBAB ) Absage Bieter (FBAB ) 9. In-Kraft-Treten Diese Vergabeordnung tritt am in Kraft. Köln, den Das Erzbischöfliche Generalvikariat Dr. Dominik Schwaderlapp Generalvikar Erzbistum Köln - Generalvikariat Seite 8 von 8 FBAB Vergabeordnung Stand