Bedienungsanleitung UC-One Communicator

Transkript

1 Bedienungsanleitung UC-One Communicator Diese Bedienungsanleitung ist für Pilotteilnehmer

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Welche Funktionen unterstützen wir im Moment Erste Schritte Login Passwort vergessen UC-One Communicator auf weiteren Geräten einrichten Funktionen auf einen Blick Anwesenheitsstatus Anwesenheitsstatus anzeigen Anwesenheitsstatus ändern Anwesenheitsregeln definieren Ihren Standort anderen anzeigen Persönliche Infonotiz anderen anzeigen Kontakte suchen und verwalten Kontakte hinzufügen Kontakt als Favorit hinzufügen Anwesenheitsstatus von Personen ausserhalb Ihrer Firma sehen Kontakt einer Gruppe hinzufügen Sofortnachrichten (Chat) Sofortnachricht mit dem PC schreiben Sofortnachricht mit dem Smartphone schreiben Sofortnachrichten mit einer Gruppe austauschen (PC) Sofortnachrichten mit einer Gruppe austauschen (Smartphone) Sehen, ob Ihr Kontakt eine Nachricht schreibt Ansicht der laufenden und vergangenen Sofortnachrichten Onlinebesprechungen (Mein Raum) Gemeinsam am Bildschirm arbeiten Eine Person anrufen Anruf mit dem Tastenfeld starten Anruf via Kontakte starten Anruf aus laufendem Chat heraus starten Anruf via Festnetztelefon starten Was können Sie alles während eines laufenden Anrufes tun Wo sehen Sie alle eingegangenen, getätigte und verpasste Anrufe Wo sehen Sie alle eingegangenen und gesendete Sofortnachrichten Verhalten für eingehende und ausgehende Anrufe bestimmen Jemanden per Videotelefonie anrufen Mit Microsoft Outlook verknüpfen Anrufe und Chat direkt aus Outlook starten (Personen ausserhalb der Firma) Wo finde ich meine Chatadresse (IM Adresse) und warum benötige ich diese Tischtelefone /34

3 17 Mikrofon, Lautsprecher und Headsets Ich benötige Hilfe Notfallnummern /34

4 1 Einführung Liebe Benutzerin, lieber Benutzer Diese Bedienungsanleitung ermöglicht Ihnen mit praktischen Tipps einen schnellen und einfachen Einstieg in den UC-One Communicator. Das Arbeiten im Büro und von unterwegs wird leichter als je zuvor: Schnelle und einfache Zusammenarbeit. Jederzeit im Büro oder unterwegs. Mit Unified Communication & Collaboration (UCC) von Swisscom und dem UC-One Communicator von Broadsoft. Schneller, einfacher Informationsaustausch mit Kollegen in und ausserhalb der Firma dank Sofortnachrichten (Chat). Zeigen Sie Ihren Bildschirm einem Kollegen der nicht neben Ihnen sitzt. Telefonieren Sie auch von unterwegs mit Ihrer Festnetznummer. Persönlichere Atmosphäre diskutieren Sie mit Ihren Kollegen per Video. Erkennen Sie, ob und wie Ihre Kollegen in und ausserhalb der Firma erreichbar sind. Signalisieren Sie andern Ihre Erreichbarkeit mit dem Anwesenheitsstatus. Ihre Vorteile? Ihr Alltag wird einfacher neue Technologien sparen Zeit und Kosten. Sie schonen die Umwelt mobiles Arbeiten und elektronische Konferenzen reduzieren den CO2-Ausstoss. Wir wünschen Ihnen mit dem UC-One Communicator viel Spass und Erfolg! 4/34

5 2 Welche Funktionen unterstützen wir im Moment Das bietet der UC-One Communicator: - Anzeige und Ändern des Anwesenheitsstatus - Sofortnachrichten (Chat) mit einer und mehreren Personen (Gruppenchat) - Telefonie- und Videotelefonie mit einer Person - Bildschirm freigeben mit einer und mehreren Personen Das bietet der UC-One Communicator noch nicht: - Onlinemeetings (Telefon-/Video) mit mehreren Personen (mein Raum) Sie werden informiert sobald weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Der UC-One Communicator ist mit dem Smartphone (Android/iOS) und dem PC (Windows/MAC) verfügbar. Die Tablet-Version ist aktuell nicht verfügbar und wird zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt. Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: Ab MAC OS 10.9 Mavericks oder höher Ab Windows 7 oder höher Version 4.1 oder höher Ab ios und iphone macos Sierra (nicht offiziell) nicht erhältlich für Windows Phone 5 oder höher ios 10 (nicht offiziell) 3 Erste Schritte UC-One Communicator öffnen Unter Start>Alle Programme>BroadSoft>Communicator oder mit einem Doppelklick auf das UC- One Symbol in der Taskleiste/auf dem Smartphone öffnen Sie das Programm. Wichtig: die bestehende Business Communication App vor Installation des «UC-One Communicator» muss im Autostart deaktiviert werden. 5/34

6 4 Login In der Pilotphase wird anstelle der Business Communication App der UC-One Communicator verwendet. Das bestehende Login der Business Communication App kann auch mit dem UC-One Communicator verwendet werden. Sie nutzen bereits die Business Communication App? Das bestehende Login kann für den UC-One Communicator übernommen werden. Mit dem UC-One Communicator können sie zu den Telefonie Funktionen, welche Sie von der Business Communication App kennen zusätzlich UCC Funktionen nutzen. Sie nutzen die Business Communication App nicht oder haben die Login Daten vergessen? Dann melden Sie sich im -Kundencenter unter an. Falls Sie noch keinen Kundencenter-Zugang haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Ihren Swisscom Partner. Er wird für Sie Ihren -Kundencenter Zugang einrichten. Im -Kundencenter nehmen Sie folgende Schritte vor: Die «Business Communication App»-Kachel anklicken. Darunter öffnen sich die Top-Links. - Business Communication App herunterladen (da im Piloten der UC-One Communicator verwendet wird, darf die Business Communication App nicht heruntergeladen werden, der Download des UC-One Communicators ist in Kapitel 5 beschrieben - Login Daten bearbeiten Unter «Login Daten bearbeiten» ist der Benutzername und das Passwort für den Zugang zum UC- One Communicator ersichtlich. 4.1 Passwort vergessen Sie haben die Möglichkeit Ihr Passwort direkt im Kundencenter ( nachzusehen. Falls Sie keinen Zugang für das Kundencenter Ihrer Firma haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Dieser kann Sie für das Kundencenter registrieren oder Ihnen einfach ein neues Passwort zuweisen. 6/34

7 5 UC-One Communicator auf weiteren Geräten einrichten Möchten Sie den UC-One Communicator auf weiteren Geräten (z.b. auf dem Smartphone, einem anderen PC) einrichten, so finden Sie die Beschreibung unter (für Smartphone auch im Google Play Store und App Store). Laden Sie den "UC-One Communicator" von Broadsoft herunter: Nach der Installation können Sie sich im UC-One Communicator anmelden, indem Sie zuerst folgende Login- URL (nur während Pilotphase) und danach den den Benutzernamen und das Passwort eingeben. Benutzernamen eingeben Benutzername eingeben Wichtig: die bestehende Business Communication App muss vor Installation des "UC-One Communicators" im Autostart deaktiviert werden. 7/34

8 6 Funktionen auf einen Blick Hauptmenü Meine Anwesenheitsinformation Der Anwesenheitsstatus wird bei Ihnen und Ihren Kontakten durch das Fähnchen mit einer Farbe angezeigt. Die Farben verraten Ihnen, ob Ihr Gesprächspartner gerade verfügbar ist. Kontakte Hier finden und verwalten Sie persönlichen Kontakte. Mit dem Suchfeld können Sie Personen suchen und diese z.b. als Favoriten hinzufügen. Mein Raum Diese Funktion ist im Rahmen des Piloten nur eingeschränkt verfügbar (nur Gruppenchat, keine Onlinemeetings). Kommunikationsverlauf Hier finden Sie den Verlauf der eingegangenen und ausgegangenen Telefongespräche und Chats. Tastenfeld Hier befinden sich die Wähltasten und Ihre Voic (Combox). Verzeichnis (Firmenadressbuch) Sämtliche Firmenkontakte werden hier angezeigt. Firmeninterne Anschlüsse werden automatisch in das Verzeichnis aufgenommen. Aktionen (auf einem ausgewählten Kontakt) Sofortnachrichten (Chat) Mit einem Klick öffnet sich das Unterhaltungsfenster. Geben Sie Ihre Nachricht ein (alternativ Doppelklick auf den Kontakt). Anruf via PC Starten Sie einen Anruf intern oder ins öffentliche Telefonnetz z.b. mit einem Headset (Kopfhörer oder Mikrofon). Anruf via Tischtelefon Starten Sie einen Anruf mit Ihrem Tischtelefon (sofern Ihr Swisscom Partner dies konfiguriert hat). Videoanruf Starten Sie einen Videoanruf (vorausgesetzt Ihr PC besitzt eine Webcam). Tipp: entdecken Sie versteckte Funktionen mit der rechten Maustaste oder Drag and Drop! 8/34

9 Im Hauptfenster des Smartphone finden Sie folgende wichtigen Symbole: Hauptmenü Kontakte Hier finden und verwalten Sie persönliche Kontakte. Sowohl im lokalen Verzeichnis als auch im Firmenverzeichnis. Mit dem Suchfeld können Sie Personen suchen und diese z.b. als Favoriten hinzufügen. Chat Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt. Durch anwählen des Chat- Symbols können Sie die Sofortnachricht eingeben. Im Chatfenster sehen Sie die getätigten Chats oder können nach Chats suchen. Anruf Hier befinden sich die Wähltasten und die Möglichkeit einen Anruf per Video zu tätigen. Durch langes drücken der Taste «1» gelangen Sie zur Voic Box. Anrufverlauf Hier finden Sie den Verlauf der eingegangenen und ausgegangenen Telefongespräche. Mein Raum Diese Funktion ist im Rahmen des Piloten nur eingeschränkt verfügbar (nur Gruppenchat, keine Onlinemeetings). Beispiel: Smartphone (ios) 9/34

10 7 Anwesenheitsstatus Erkennen Sie, ob und wie Ihre Kollegen in und ausserhalb der Firma erreichbar sind und signalisieren Sie andern Ihre Erreichbarkeit. Sie haben folgende Möglichkeiten Anwesenheitsstatus anzeigen und ändern Regeln zum Anwesenheitsstatus definieren Ihren Standort Anderen anzeigen Persönliche Infonotiz Anderen anzeigen 7.1 Anwesenheitsstatus anzeigen Der Anwesenheitsstatus wird bei Ihnen und Ihren Kontakten mit einer Farbe angezeigt. Die Farben verraten Ihnen, ob Ihr Gesprächspartner gerade verfügbar ist und wie Sie mit ihm am besten Kontakt aufnehmen. 7.2 Anwesenheitsstatus ändern Ihr Status basiert standardmässig auf Ihrem Outlook-Kalender (nur Windows). Wenn Sie z.b. einen Termin oder eine Besprechung eingetragen haben, wird Ihr Status im UC-One Communicator als «beschäftigt oder Meeting» angezeigt. Wollen Sie Ihren Status manuell festlegen, klicken Sie auf das Verfügbarkeitsmenü unter Ihrem Namen und wählen einen Status. Tipp: Dank dem Anwesenheitsstatus erreichen Sie Ihre Gesprächspartner schneller und werden weniger gestört. 10/34

11 Bedeutung der Farben Verfügbar: Sie sind online und können kontaktiert werden Beschäftigt: Sie sind mit einem Anruf mit dem UC-One Communicator via PC/Smartphone beschäftigt oder haben gemäss Outlook-Kalender einen Termin und sollen nicht gestört werden. Der Kontakt ist beschäftigt an einem Meeting. Dies ist ein automatisch generierter Status und wird durch den Kalender gesteuert. Dieser Status zeigt, dass der Kontakt am Telefon ist. Dies ist ein automatisch generierter Status. Dieser Kontakt ist mit dem UC-One Communicator nur auf dem Mobiltelefon erreichbar. Dieser Kontakt ist nur auf einem UCC-fähigen Tischtelefon erreichbar und nicht via UC-One Communicator. Abwesend: Sie sind online, jedoch seit mehr als 10 Minuten nicht mehr am PC. Offline: Ihr PC/Smartphone wurde abgeschaltet oder der UC-One Communicator abgemeldet. Der einzig verfügbare Kommunikationsweg ist ein Anruf oder Chat. 7.3 Anwesenheitsregeln definieren Sie haben die Möglichkeit bei jedem Anwesenheitsstatus Regeln zu hinterlegen. Diese Funktionen sind im Rahmen des Piloten noch nicht verfügbar. - Keine Regel - Weiterleiten an - Modus "stille Benachrichtigung" Tipp: Sie können Ihren Anwesenheitsstatus auch auf Ihrem Tischtelefon einstellen (siehe Kapitel 16) 11/34

12 7.4 Ihren Standort anderen anzeigen Sie haben die Möglichkeit den Standort auszublenden oder manuell zu definieren. Im Rahmen des Piloten ist es noch nicht möglich, dass Ihr Standort automatisch durch Ihre IP Adresse definiert wird. 7.5 Persönliche Infonotiz anderen anzeigen Mit diesem Infofeld haben sie die Möglichkeit einen persönlichen Status Ihrem Profil zu hinterlegen z.b. im Zug, "bin unterwegs" etc. Wichtig: die persönliche Infonotiz wird allen Kontakten angezeigt. 12/34

13 8 Kontakte suchen und verwalten Folgende Verzeichnisse erscheinen bei der Suche von Kontakten: Eigene Kontakte sind persönliche Kontakte im UC-One Communicator. In diesem Verzeichnis können Sie Ihre Kontakte hinzufügen. Wenn Sie den UC-One Communicator zum ersten Mal starten ist die Liste «Meine Kontakte» noch leer. Das Telefonverzeichnis zeigt das zentral administrierte Firmentelefonbuch. Firmenexterne Nummern können vom Firmenadministrator oder Swisscom Partner erfasst werden. Outlook zeigt Ihre Kontakte, welche in der installierten Outlook-Software vorhanden sind. Hinweis: Firmenweite Microsoft Office 365 Kontakte werden hier nicht angezeigt! Lokales Adressbuch sind persönliche Kontakte welche lokal gespeichert wurden (Smartphone). Das Verzeichnis (analog zum Telefonverzeichnis PC/MAC Client) zeigt das zentral administrierte Firmentelefonbuch. Firmenexterne Nummern können vom Firmenadministrator oder Swisscom Partner erfasst werden. Beispiel: Smartphone (ios) 13/34

14 8.1 Kontakte hinzufügen Damit Sie mit Ihren Kontakten sämtliche UCC Funktionen nutzen können, ist es notwendig, dass Sie diese unter "Meine Kontakte" abspeichern: 1. Kontakt suchen Tippen Sie drei oder mehrere Zeichen bei der Suche ein, damit der Kontakt sofort erscheint. Sie können nach Name, Vorname, Firmenname und Telefonnummer suchen. 2. Kontakte hinzufügen Wenn ein gefundener Kontakt ausgewählt ist, können Sie diesen mit direkt als Kontakt hinzufügen. Durch das Hinzufügen erhält die gewünschte Kontaktperson eine Anfrage zur Kontaktfreigabe. 3. Kontaktfreigabe abwarten Ist die Anwesenheitsanfrage erfolgt erscheint im Kontakt der Status. Wird die Anwesenheitsfreigabe von der Kontaktperson angenommen, wird automatisch deren Anwesenheitsstatus sichtbar und sämtliche UCC Funktionen können genutzt werden. 14/34

15 8.2 Kontakt als Favorit hinzufügen Ein häufiger persönlicher Kontakt kann als Favorit abgespeichert werden und erscheint danach immer zuoberst. So können Sie diese Person noch schneller kontaktieren. 8.3 Anwesenheitsstatus von Personen ausserhalb Ihrer Firma sehen Sie möchten den Anwesenheitsstatus von Personen ausserhalb Ihrer Firma sehen? Im Kapitel 15 "Anrufe und Chat direkt aus Outlook starten (Personen ausserhalb der Firma)" unter Schritt 2 und 3 wird dies detailliert erläutert. 8.4 Kontakt einer Gruppe hinzufügen Gruppen erleichtern Ihnen das Auffinden von Personen, wenn Sie z.b. Ihre Lieferantenkontakte und Ihre Kunden für die bessere Erkennung in unterschiedliche Gruppen hinzufügen möchten. Wollen Sie den Kontakt einer Gruppe hinzufügen, wählen Sie zu Gruppe hinzufügen. Haben Sie noch keine Gruppe für diesen Kontakt, wählen Sie Kontakte>neue Gruppe und geben Sie Ihrer neu erstellten Gruppe einen Namen. Tipp: Die definierten Favoriten erscheinen automatisch auf Ihrem Tischtelefon (siehe Kapitel 16) 15/34

16 9 Sofortnachrichten (Chat) Sofortnachrichten bieten Ihnen den schnellen und einfachen Informationsaustausch mit Kollegen in- und ausserhalb der Firma. So können Sie zum Beispiel sofort eine sehr dringende Anfrage an eine Person stellen, wenn sich diese am Telefon befindet oder gerade nicht sprechen kann. 9.1 Sofortnachricht mit dem PC schreiben Sofortnachrichten können mittels Doppelklick auf dem Kontakt gestartet werden. Das Kommunikationsfenster öffnet sich und Sie können Ihre Nachricht eingeben (Emoticons können in der Desktopversion der Nachricht hinzugefügt werden), mit der Enter Taste wird die Nachricht übertragen. Es öffnet sich pro Kontakt ein Kommunikationsfenster, welches Chat, Telefon- und Videoanrufe im gleichen Fenster ermöglicht. Es ist ebenfalls möglich, eine Sofortnachricht während eines Telefon- /Videoanrufes zu senden. Der Eingang einer Sofortnachricht wird im Hauptmenü im Kommunikationsverlauf angezeigt: 16/34

17 9.2 Sofortnachricht mit dem Smartphone schreiben Beim Smartphone kann eine Sofortnachricht direkt aus dem Kontakt oder aus dem Kommunikationsverlauf gestartet werden. Chat Kommunikationsverlauf Beispiel: Smartphone (ios) Beispiel: Smartphone (ios) 9.3 Sofortnachrichten mit einer Gruppe austauschen (PC) Ein Chat mit einer Kontaktperson kann in einen Gruppenchat erweitert werden. Mittels Drag&Drop ist es möglich weitere Kontaktpersonen in das Kommunikationsfenster einzubinden oder der Chat wird über den Menüpunkt mit Mein Raum gestartet. Die Funktion ist exakt dieselbe. Tipp: Sie können jederzeit eine Unterhaltung (Chatverlauf) löschen (unter: Kommunikation/ Chatverlauf löschen) 17/34

18 9.4 Sofortnachrichten mit einer Gruppe austauschen (Smartphone) Während eines Chats können weitere Personen hinzugefügt und ein Gruppenchat gestartet werden: Beispiel: Smartphone (ios) Beispiel: Smartphone (ios) Beispiel: Smartphone (ios) 9.5 Sehen, ob Ihr Kontakt eine Nachricht schreibt Damit Sie umgehend sehen, ob Ihr Kommunikationspartner sogleich reagiert oder vielleicht noch etwas Zeit benötigt, eine Antwort zu formulieren, gibt es diese zweckmässige Funktion. Schreibt Ihr Kontakt eine Nachricht, erscheint [Kontaktname] schreibt in der letzten Zeile in der Nachricht. 18/34

19 9.6 Ansicht der laufenden und vergangenen Sofortnachrichten Laufende/vergangene Sofortnachrichten mit der Kontaktperson werden im Kommunikationsfenster wie folgt angezeigt: - Gestern - Letzte Woche - Letzen Monat - Gesamtverlauf 10 Onlinebesprechungen (Mein Raum) Stellen Sie sich einen virtuellen Raum vor, dieser ist immer für Sie da und alle darin befindenden Personen können sich gemeinsam Austauschen. Wichtig: Im Rahmen des Piloten sind nur der Austausch von Sofortnachrichten (Chat) und die Freigabe des Bildschirms mit mehreren Personen möglich. Telefon- und Videokonferenzen mit mehreren Personen werden zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt. Mein Raum kann während des Piloten einzig als Gruppenchat verwendet werden. Chat Bildschirmfreigabe 19/34

20 11 Gemeinsam am Bildschirm arbeiten Zeigen Sie Ihren Bildschirm einem Kollegen der nicht neben Ihnen sitzt. Sie können Ihre Inhalte live zeigen und gemeinsam bearbeiten. Freigabe Während eines Telefonates oder beim Austausch von Sofortnachrichten mit einer oder mehreren Personen ist immer dasselbe Kommunikationsfenster geöffnet. In diesem Kommunikationsfenster haben Sie die Möglichkeit Ihren Bildschirm freizugeben. Klicken Sie im Kommunikationsfenster auf das Symbol und bestimmen Sie, was Sie Ihren Kommunikationspartnern zeigen möchten (gesamter Bildschirm oder nur eine einzelne Anwendung). Bildschirmfreigabe starten Gesamter Bildschirm oder nur eine einzelne Anwendung freigeben Das Fenster "Freigabe aktiv" zeigt Ihnen an, dass die Freigabe erfolgt ist. Sie haben folgende Möglichkeiten: Freigabe anhalten Freigabe beenden Wählen Sie aus, was Sie freigeben möchten Vorschau auf den Teil des Bildschirms, der freigegeben wird Freigabe beenden Denken Sie beim Beenden einer Unterhaltung daran, die Freigabe ebenfalls zu beenden. Wichtig: Seien Sie sich bei der Bildschirmfreigabe stets bewusst, dass Ihre Kommunikationspartner alle Informationen ebenfalls sehen. Dazu gehören auch Sofortnachrichten oder Benachrichtigungen von eintreffenden s. 20/34

21 12 Eine Person anrufen Über das modernste Telefonnetz (IP-Telefonie) von Swisscom haben Sie folgende Möglichkeiten eine Person anzurufen: - manuelle Wahl (mittels Tastenfeld) - via Kontakt - via Festnetztelefon - aus Chat heraus 12.1 Anruf mit dem Tastenfeld starten Geben Sie manuell die gewünschte Nummer ein sie können diese mittels Ziffern oder direkt im Tastenfeld mit der Maus eingeben. Mit wird der Anruf gestartet 21/34

22 12.2 Anruf via Kontakte starten Suchen Sie den gewünschten Kontakt im Suchfeld (wie im Kapitel 8) beschrieben oder wählen Sie direkt den gewünschten Kontakt. Der Anruf kann via ausgelöst werden. Suchfeld 12.3 Anruf aus laufendem Chat heraus starten Aus dem Chat heraus kann mit ein Telefon- oder mit ein Videoanruf gestartet werden. 22/34

23 12.4 Anruf via Festnetztelefon starten Möchten Sie aus dem UC-One Communicator einen Anruf über Ihr Tischtelefon tätigen (Voraussetzungen siehe Kapitel 16) so können Sie diesen einfach mit starten. Ihr Tischtelefon klingelt, sie nehmen den Hörer ab und schon wird der Anruf gestartet Was können Sie alles während eines laufenden Anrufes tun Während eines laufenden Anrufes haben Sie verschiedene Möglichkeiten: den Anruf beenden Ihr Mikrofon stumm schalten den Anruf halten (der angerufene hört Wartemusik) den Anruf an eine andere Person weiterleiten weitere Person zum Anruf hinzufügen den Anruf parken (diese Funktion ist nicht verfügbar) Im Menü haben Sie zudem noch die Möglichkeit einen Chat zu starten, Video hinzuzufügen oder die Bildschirmfreigabe zu starten. 23/34

24 12.6 Wo sehen Sie alle eingegangenen, getätigte und verpasste Anrufe Im Kommunikationsverlauf sehen Sie alle Ihre Anrufe (Name, Datum und Telefonnummer): Angenommene Anrufe Verpasste Anrufe Getätigte Anrufe 12.7 Wo sehen Sie alle eingegangenen und gesendete Sofortnachrichten Im Kommunikationsverlauf sehen Sie alle eingegangenen und gesendete Sofortnachrichten (Chats): 24/34

25 12.8 Verhalten für eingehende und ausgehende Anrufe bestimmen Dank der IP-Telefonie von Swisscom kann Ihr Telefonanschluss nun eine ganze Reihe Funktionen, die Ihnen den Alltag erleichtern. Sie haben die Möglichkeit die Anrufeinstellungen für eingehende und ausgehende Anrufe vorzunehmen. Mit öffnet sich das Einstellungsfenster. Eingehende Anrufe - Nicht stören - Abweisen unbekannter Anrufer - Anrufweiterleitung - Parallelruf (eingehende Anrufe werden auf mehreren Geräten gleichzeitig signalisiert) - Remote Office (z.b. von zu Hause, von unterwegs arbeiten) - Anklopfen zulassen, wenn ich mich schon in einem Gespräch befinde Ausgehende Anrufe - - Automatischer Rückruf, wenn die Leitung besetzt ist - Zum Anrufen hervorheben (mit einer Tastenkombination können Sie automatisch Nummern anrufen) - Meine Anrufer-Identität unterdrücken (Ihre Rufnummer wird unterdrückt) 25/34

26 13 Jemanden per Videotelefonie anrufen Persönliche Atmosphäre diskutieren Sie mit Ihren Kollegen per Video. Mit einem Mausklick (nach Auswählen eines Kontaktes) starten Sie einen Videoanruf (vorausgesetzt Ihr PC besitzt eine Webcam). Manuelle Wahl Geben Sie manuell eine gewünschte Nummer ein. Mit kann der Videoanruf gestartet werden. Wahl via Kontakte Suchen Sie den gewünschten Kontakt und mit einem Klick via werden. kann der Videoanruf gestartet 26/34

27 Der Angerufene sieht den Anruf und kann diesen als Video- oder Telefonanruf (Audio) entgegennehmen oder ablehnen. Akzeptiert die angerufene Person Video so wird die Videoverbindung aufgebaut. 27/34

28 14 Mit Microsoft Outlook verknüpfen Möchten Sie, dass der UC-One Communicator: - Auf Ihre Outlookkontakte zugreift? - Ihre Outlook-Termine den Anwesenheitsstatus automatisch steuern? Dann verbinden Sie Outlook mit dem UC-One Communicator (nur Windows inkl. Office 365) Das sieht zum Beispiel so aus: Meeting = Outlooktermin Outlookkontakte Sie haben die Möglichkeit dies beim erstmaligen Start des UC-One Communicators oder nachträglich über Einstellungen vorzunehmen: Beim erstmaligen Starten des ODER Nachträgliche Einstellung UC-One Communicator Einstellungen/Durchwahlen 28/34

29 15 Anrufe und Chat direkt aus Outlook starten (Personen ausserhalb der Firma) Arbeiten Sie viel mit den Outlook Kontakten? Dann haben Sie die Möglichkeit direkt aus dem Outlook einer Kontaktperson eine Sofortnachricht zu senden, Ihren Anwesenheitsstatus zu sehen und diese anzurufen (Windows, bis Office Version 2013 möglich). Sie können dies in 3 Schritten einrichten: 1. Bei der Installation des UC-One Communicator muss das Outlook-Plugin installiert werden 2. Der Kontakt muss im UC-One Communicator angelegt sein und eine Chatadresse (IM Adresse) haben. 3. Der Kontakt muss im Outlook mit derselben Chatadresse (IM Adresse) und der Telefonnummer hinterlegt werden. Danach ist der Anwesenheitsstatus ersichtlich und ein Chat/Anruf kann direkt aus Outlook gestartet werden. Schritt 1 Aktivieren Sie bei der Installation des UC-One Communicator das Outlook-Plugin. x 29/34

30 Schritt 2 Der Kontakt muss im UC-One Communicator angelegt sein. Firmeninterne Kontakte Firmeninterne Kontakte welche am Piloten teilnehmen sind automatisch im Firmenverzeichnis mit der Chatadresse vorhanden. Firmenexterne Kontakte Firmenexterne Kontakte, welche den UC-One Communicator nutzen und im Firmenverzeichnis vorhanden sind, müssen mit der IM-/Chatadresse ergänzt werden. Schritt 3 Der Kontakt muss im Outlook mit der derselben Chatadresse (IM Adresse) des UC-One Communicators und der Telefonnummer hinterlegt werden. 30/34

31 15.1 Wo finde ich meine Chatadresse (IM Adresse) und warum benötige ich diese Damit Sie die UCC Funktionen vollumfänglich nutzen können benötigen Sie eine Chatadresse (IM- Adresse). Diese Adresse ist im UC-One Communicator automatisch hinterlegt. Damit Sie mit Personen ausserhalb der Firma die UCC Funktionen nutzen können, benötigen diese Ihre Chatadresse (IM-Adresse). Ihre Chatadresse finden Sie im UC-One Communicator unter Einstellungen/ Erweitert/ Anmeldeinformation. 31/34

32 16 Tischtelefone Swisscom empfiehlt folgende IP Telefone, welche die Anzeige und Anpassung der Anwesenheitsinformation ermöglichen: Mitel 6867 Mitel 6869 Yealink T46 Yealink T48 Nutzen Sie eines der oben aufgeführten IP-Telefone so erfolgt automatisch ein Software-Update, damit Sie folgende UCC-Funktionen auch auf dem Tischtelefon nutzen können: - Mein Status (hier können Sie Ihren Anwesenheitsstatus sehen und einstellen - Buddyliste = Eigene Kontakte und deren Anwesenheitsstati sind ersichtlich Falls Sie individuelle Tasten vorprogrammiert haben, werden diese bestehen bleiben, wurden keine Tasten vorprogrammiert, werden die ersten beiden Tasten mit den UCC Features «Mein Status» und «Eigene Kontakte (Buddyliste)» belegt. «Favoriten» können im Kundencenter programmiert werden. Ansicht im Kundencenter 32/34

33 17 Mikrofon, Lautsprecher und Headsets Mikrofon, Lautsprecher Unter «Einstellungen/Medien/Audio» kann das gewünschte Audiogerät ausgewählt werden. Beispiel: PC (MAC) Es ist ebenfalls möglich das Audiogerät in Windows unter «Systemeinstellungen/Sound/ Audiogeräte verwalten» auszuwählen. Beim MAC befindet es sich unter «Systemeinstellungen/Ton». Headsets Zu einem guten Videobild wünscht man sich einen guten Ton. Die fest eingebauten Lautsprecher bei den PCs sind oftmals nicht optimal. Dreht man die Lautsprecher auch nur ein bisschen auf, so kommt es schnell zu einem höchst unangenehmen Rückkopplungs-Pfeifen. Aus diesem Grund sind externe Kopfhörer oder Headsets mit eingebautem Mikrofon grundsätzlich zu empfehlen. Ihr Swisscom Partner unterstützt Sie gerne bei der Auswahl von geeigneten Headsets. 33/34

34 18 Ich benötige Hilfe Ihrem Swisscom Partner und Swisscom ist es wichtig, dass Sie auch nach der Inbetriebnahme von UCC optimal betreut werden. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Administrator oder Ihren Swisscom Partner. Servicezeiten Swisscom Partner Montag bis Freitag Uhr und Uhr Online Hilfe Details und Hilfe zum UC-One Communicator finden Sie unter 19 Notfallnummern Ihre Telefonnummer folgt Ihnen überall hin und ist nicht mehr an einen bestimmten Standort gebunden. Besonders bei Notrufen ist es deshalb wichtig, dass Sie Ihren aktuellen Standort angeben, damit die Notrufzentrale die Rettungskräfte direkt zu Ihnen schicken kann. Notrufnummern 117 Polizei 118 Feuerwehr 144 Ambulanz 1414 Rega Dieser Pilot erfolgt in Zusammenarbeit mit Swisscom und Broadsoft. Ausgewählte Kunden können das Produkt bereits testen. Für Fragen und Support wenden Sie sich bitte an Ihren Swisscom Partner. 34/34