KITopen-Erfassung. Stand:

Transkript

1 KIT-Bibliothek Leiter: Frank Scholze KITopen-Erfassung Stand: Kontakt: KIT-Bibliothek Team KITopen Telefon: / Internet: Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung International Lizenz (CC BY 4.0) KIT Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft

2 Inhalt 1. Allgemeine Informationen zu KITopen Anmeldung und Registrierung zu KITopen-Erfassung Suche nach bereits in KITopen vorhandenen Publikationen Hinweise zur Erfassung in KITopen a. Neuerfassung einer Publikation (nur bibliographische Daten oder mit Volltext/Forschungsdaten) b. Nachträglicher Upload von Volltexten und Forschungsdaten c. Änderungen, Löschungen, Ergänzungen von KIT-relevanten Informationen d. Automatischer Datenimport e. Mitteilung per oder per Post Datenexport

3 1. Allgemeine Informationen zu KITopen Alle Informationen zu KITopen finden Sie auf unserer Webseite: Was ist KITopen? KITopen ist das zentrale Repository des KIT für Publikationen und Forschungsdaten. Die Publikationsplattform steht allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern des KIT zur Verfügung. Das Repository ist in seinen Funktionalitäten auf die Bedürfnisse des KIT abgestimmt und ein integraler Bestandteil des am KIT entstehenden Forschungsinformationssystems. Ziel des Forschungsinformationssystems ist der zentrale Nachweis des kompletten Forschungsoutputs am KIT. Was finde ich in KITopen? Bibliographische Daten aller Publikationen von KIT-Wissenschaftlern/innen Publikationen von KIT-Wissenschaftlern/innen als frei zugänglicher Volltext (Open Access) Forschungsdaten von KIT-Wissenschaftlern/innen (Open Access und Embargooption) Welche Daten können erfasst werden? KITopen erfasst in erster Linie Publikationen und Forschungsdaten von aktiven KIT-Wissenschaftler/innen. Es können aber auch Publikationen und Forschungsdaten, die vor einer KIT-Zugehörigkeit entstanden sind, erfasst werden. Folgende Publikationstypen können Sie in KITopen erfassen: Buch Buchaufsatz Forschungsbericht Forschungsdaten / Bilder Hochschulschrift (Dissertation, Habilitation, Studentische Abschlussarbeit wie Diplom-, Bachelor-, Master und Magisterarbeit) Lexikonartikel Multimedia Poster Proceedingsband Proceedingsbeitrag Rezension in einem Buch Rezension in einer Zeitschrift Sonstiges Vortrag Zeitschriftenaufsatz Zeitschriftenausgabe Folgende Dateitypen können Sie in KITopen erfassen: Volltexte (Erst- und Zweitveröffentlichung): PDF-Datei Forschungsdaten (Erstveröffentlichung): Alle Dateitypen aus allen Fachdisziplinen Sowohl Volltexte als auch Forschungsdaten können Sie gemeinsam mit der Erfassung der bibliographischen Daten veröffentlichen als auch getrennt davon. KITopen hat für den Bereich der Volltextpublikation sowohl 3

4 rechtliche Möglichkeiten nach dem geltenden Urheberrechtsgesetz als auch über die SHERPA/RoMEO- Datenbank öffentlich kommunizierte Verlagspolicies integriert. Diese Optionen werden Ihnen in den Workflows angezeigt. Ergänzend besteht jederzeit die Möglichkeit, dass Sie dem Team KITopen darüberhinausgehende, bilaterale Vereinbarungen mit Ihren Verlagspartnern mitteilen, falls sie für die Veröffentlichung in KITopen relevant sind. Hinweis: Sie können auch bereits Online-Vorab-Veröffentlichungen von Zeitschriftenaufsätzen erfassen, die noch nicht in ihrer finalen Form innerhalb der Zeitschriftenzählung erschienen sind. Diese werden von uns als In Press gekennzeichnet, die Kennzeichnung wird nach Erscheinen wieder gelöscht. Wie erfasse ich Daten? Publikationen können auf verschiedene Arten in KITopen erfasst werden: Manuelle Eingabe in KITopen: o Erfassung von bibliographischen Daten und ggf. Volltext bzw. Forschungsdaten o Upload von Volltexten / Forschungsdaten (i.d.r. zu einer bereits in KITopen erfassten Publikation) o Nachträgliche Ergänzung von KIT-relevanten Informationen zu einer bereits in KITopen erfassten Publikation Automatischer Datenimport für Publikationen o Datenimport über DOI (= Digital Object Identifier) o Datenimport im BibTeX-Format Mitteilung per oder per Post o Das ist ausschließlich für die Erfassung von bibliographischen Daten möglich. Hinweis: Die KIT-Bibliothek sichtet routinemäßig Referenzdatenbanken (u.a. Scopus, Web of Science) und erfasst ihrerseits regelmäßig bibliographische Daten von KIT-Publikationen. Deshalb sind Ihre Publikationen eventuell bereits in KITopen vorhanden. Der Upload von Volltexten und Forschungsdaten muss aus rechtlichen Gründen aber stets durch die Autoren selbst erfolgen. Ausführliche Informationen zum Erfassen von Publikationen finden Sie unter Kapitel 4. Hinweise zur Erfassung in KITopen. Was geschieht mit meinen Daten? Die KIT-Bibliothek sichtet und validiert im Anschluss alle erfassten Daten. Bibliographische Daten werden ergänzt und ggf. korrigiert. Bei den Verfassernamen orientiert sich die Schreibweise im Grundsatz an der zugrunde liegenden Publikation. Abgekürzte Vornamen von KIT- Wissenschaftler/innen werden in der Regel aufgelöst. Alle Publikationen sind stets mit einer Organisationseinheit des KIT verknüpft. Hinweis zu KIT-Organisationseinheiten: Da für diesen Bereich noch keine endgültige Anbindung an Stammdaten des KIT besteht, verwendet KITopen dafür eine eigene Liste. Diese Liste richtet sich nach der offiziellen KIT-Struktur. Die unterste Ebene in der Liste sind Institute. Benötigen Sie für Ihre Einrichtung eine kleinere Darstellung (z. B. für KITopen-Publikationslisten), können Sie dazu das Feld KIT-Tagging nutzen. Die KIT-Bibliothek ist bestrebt, die Liste aktuell zu halten. Wir bitten Sie, uns Neugründungen, Namensänderungen, Umstrukturierungen u. ä. per mitzuteilen.) Vor der Veröffentlichung erfolgt eine Anreicherung um Anforderungen der Programmorientierten Förderung - POF (Referenzierung in Scopus und Web of Science). 4

5 Es erfolgt eine automatische Verzeichnung, wenn zu Ihrer Publikation ein Volltext frei im Internet verfügbar ist (Open Access). Bei der Veröffentlichung Ihrer Volltexte prüft die KIT-Bibliothek die publikationsrechtlichen Möglichkeiten und gibt Ihnen dazu ggf. Rückmeldung. Sie erhalten eine Benachrichtigung per , sobald diese in KITopen abrufbar sind. Bei der Veröffentlichung von Forschungsdaten erhalten Sie auf Wunsch eine Rückmeldung zur potenziellen Langzeitverfügbarkeit. Ihre Publikation und die zugehörigen Forschungsdaten sind über den KIT-Katalog und gängige Suchmaschinen weltweit sichtbar und zugänglich (Open Access). Volltexte sowie Forschungsdaten erhalten einen DOI; damit ist eine dauerhafte Zitierbarkeit und Auffindbarkeit gewährleistet. Die Langzeitarchivierung ist über die Anbindung an die Serverinfrastruktur des SCC gewährleistet. Interoperabilität und Schnittstellen Zur Steigerung der Sichtbarkeit der Forschungsinformationen arbeitet KITopen als Data Provider mit mehreren Repositorien und übergreifenden Serviceanbietern über OAI-PHM-Schnittstellen zusammen. Für den geregelten Datenaustausch sind die bibliographischen Daten unter der Creative-Commons-Lizenz CC0 lizenziert. Bekannte Serviceanbieter sind die Bielefeld Academic Search Engine (BASE) sowie das Repository der TU9. Spezielle Sets ermöglichen zusätzlich den Datenaustausch mit der Deutschen Nationalbibliothek und OpenAire. Wie lange dauert die Veröffentlichung meiner Daten? Das KITopen-Team ist bestrebt, alle von Ihnen erfassten bzw. gemeldeten Publikationen zeitnah zu veröffentlichen. Ihre Publikationen sind i. d. R. nach wenigen Tagen im KITopen-Katalog abrufbar. Die KIT- Bibliothek behält sich Priorisierungen vor, um zeitkritische Berichtspflichten erfüllen zu können. 2. Anmeldung und Registrierung zu KITopen-Erfassung Um Ihre Daten und Volltexte in KITopen zu erfassen, nutzen Sie bitte diesen Link: KITopen ist an das Bibliothekssystem der KIT-Bibliothek angebunden und eine Anmeldung ist nur mit gültigem Bibliothekskonto möglich. Das Bibliothekskonto muss ein KIT-Mitarbeiter-Konto sein. Externe Doktoranden ohne KITCard erhalten für die Veröffentlichung der Dissertation einen Zugang über KITopenData. Dieser muss gesondert beantragt werden. Bitte beachten Sie: Vor der ersten Anmeldung in KITopen müssen Sie sich einmalig über das Anmeldeformular registrieren. 5

6 Ausführliche Informationen zur selbständigen Erfassung in KITopen finden Sie unter Kapitel 4. Hinweise zur Erfassung in KITopen. 3. Suche nach bereits in KITopen vorhandenen Publikationen Um doppelte Einträge zu vermeiden, findet in KITopen bei der Erfassung eine automatische Dublettenprüfung (über DOI oder Titel) statt. Dennoch ist es sinnvoll, VOR der Erfassung über eine Suchanfrage zu prüfen, ob Ihre Publikation bereits in KITopen vorhanden ist. Nutzen Sie dazu am einfachsten die vordefinierten Suchanfragen im Funktionsblock: Von mir erfasste Publikationen Sie erhalten alle Publikationen, die von Ihnen selbst als eintragende Person erfasst wurden. Alle meine Publikationen Sie erhalten alle Publikationen, bei welchen Ihr Name als Verfasser eingetragen ist. (Suche nach Mustermann, Max oder Mustermann, M ). Bitte beachten Sie: Da KITopen noch keine Personalisierung im Bereich der Publikationen zugrunde legt, kann es hier zu Unschärfen in der Trefferanzeige kommen. Alle Publikationen meines Instituts Sie erhalten alle Publikationen, bei welchen Ihre, bei der Anmeldung hinterlegte Einrichtung im Erfassungsfeld Zugehörige Institution(en) des KIT erfasst wurde. Funktionsblock 6

7 Weitere Suchmöglichkeiten: Suchmaske Über die Suchmaske können Sie nach den Inhalten der Erfassungsfelder (Verfasser, Titel, Jahr etc.) suchen. Durch Klick auf das i-symbol hinter der Feldbezeichnung erhalten Sie weitere Informationen. o o Schnellsuche Über die Schnellsuche können Sie in nur einem Eingabefeld nach Inhalten aus mehreren Textfeldern suchen. Die Schnellsuche ist mit der Detailsuche kombinierbar. Genaue Hinweise zur Schnellsuche finden Sie durch Klick auf das i-symbol in der zugehörigen Infobox. Detailsuche Über die Detailsuche können Sie die Suche in verschiedenen Feldern miteinander kombinieren. Sie können Textfelder mit Auswahlfeldern (Felder mit hinterlegter Liste) verknüpfen. In der Detailsuche kann im Gegensatz zur Schnellsuche präzise gesucht werden, z. B. über spezielle Suchoperatoren. Genaue Hinweise hierzu finden Sie in der zugehörigen Infobox. Eigene Suchanfragen Hier können Sie eigene, gespeicherte Suchanfragen abrufen. Zum Speichern von Suchanfragen bitte nach der Suche den Button Suchanfrage speichern wählen. 7

8 Bitte beachten Sie: Bei der Suche in KITopen werden nur die bibliographischen Daten durchsucht. Eine Suche im Inhalt des Volltextes findet nicht statt. Möchten Sie nach der Suche zur Neuerfassung wechseln, wählen Sie im Funktionsblock Publikation erfassen. Trefferanzeige In KITopen werden die Publikationen in Kurzform in einer Trefferliste, in der Vollanzeige entweder ausführlich (Ausführlich anzeigen) oder in kompakter Form (Kompakt anzeigen) angezeigt. Trefferliste Wenn Sie in KITopen eine Suche durchführen, erhalten Sie die Ergebnisse zunächst immer in einer Trefferliste. Über die Sortierpfeile kann die Liste sortiert werden. Sie können bestimmte Publikationen auswählen, indem Sie die Checkboxen links anhaken. Durch Klick auf Treffer anzeigen wechseln Sie in die ausführliche Anzeige. 8

9 Ausführliche Anzeige In der ausführlichen Anzeige erhalten Sie die Vollanzeige der Publikation mit allen Feldern. Über die Menüleiste können Sie zur Kompaktanzeige wechseln. Kompaktanzeige In der Kompaktanzeige sind alle Daten kompakt in Tabellenform aufgelistet. Felder, die nicht befüllt sind, werden nicht angezeigt. Über die Menüleiste können Sie zur ausführlichen Anzeige wechseln. 9

10 4. Hinweise zur Erfassung in KITopen a. Neuerfassung einer Publikation (nur bibliographische Daten oder mit Volltext/Forschungsdaten) Unmittelbar nach erfolgreichem Login in KITopen befinden Sie sich bereits automatisch im Neueingabe- Menü (erkennbar am Header Neueingabe). Es gibt nun 2 Möglichkeiten: Promovierende, die Ihre Dissertation in KITopen erstveröffentlichen möchten, wählen Meine Dissertation in KITopen veröffentlichen (Pflichtabgabe) Für alle anderen Publikationstypen wählen Sie bitte Publikationen und Forschungsdaten in KITopen erfassen und publizieren. Hier können Sie wahlweise: o o o Mit DOI importieren (Falls Ihre Publikation einen DOI hat) BibTeX importieren (Falls Ihre Publikation im BibTeX-Format vorliegt) Manuell erfassen Bei einem Datenimport wird ein Großteil der Daten automatisch in die Neuerfassungsmaske eingespielt, bei Wahl von Manuell erfassen können Sie alle Daten selbst eingeben. Sie erhalten eine Erfassungsmaske, in welcher Sie die bibliographischen Daten zur Publikation erfassen können. Sie können außerdem zu allen Publikationstypen jederzeit einen Volltext in Form einer PDF-Datei hochladen. Bei Forschungsdaten können beliebige Datenformate entweder zu Ihrer Publikation oder als eigenständige Veröffentlichung gespeichert werden. Ausführliche Informationen zum Import über DOI oder im BibTeX-Format finden Sie im Kapitel 4d. Automatischer Datenimport. 10

11 Erfassen der bibliographischen Daten Aufbau der KITopen-Neuerfassungsmaske: Bitte befüllen Sie die Felder soweit möglich. Alle mit Stern * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Bei vielen Feldern können Sie über das i-symbol einen Hilfetext aufrufen. Über das Feld KIT-Tagging haben Sie die Möglichkeit, Publikationen mit selbstgewählten Tags (Begriffen) zu kennzeichnen, die zur individuellen Sortierung und Verwendung in weiteren Services wie KITopen-Publikationslisten und KITopen-Auswertungen dienen. 11

12 KIT-relevante Informationen: Ist die Publikation einem HGF-Programm zuzuordnen, geben Sie bitte immer die zugehörige HGF-Programmnummer und Leistungskategorie an. Erfassung von HGF-Programmnummern Publikationen aus dem Großforschungsbereich sind generell einem Programm zugeordnet. Laut den Vorgaben der HGF für die PoF3-Periode wird eine Publikation dem Programm zugeordnet, das den größten Teil an der Erstellung hatte. Ist Ihre Publikation bereits mit einer anderen Programmnummer in KITopen vorhanden, bittet die KIT-Bibliothek um Abstimmung zwischen den Programmen ggf. unter Einbezug der DE SEK-SCR. Nach der Erstellung des Zentrenfortschrittsberichts Mitte Mai sollen keine programmübergreifenden Korrekturen mehr durchgeführt werden. Ausnahmen erfolgen nur unter Einbezug des HGF-Controllings durch die Programmverantwortlichen. Publikationen, die in Scopus oder WoS (Web of Science) enthalten sind, werden im Bereich Referenzierungen automatisch gekennzeichnet. Ist Ihre Publikation einem anderen Review-Verfahren durch Fachgutachter unterzogen worden, können Sie über die Kennzeichnung Ist anders referiert weitere Bemerkungen zum Reviewprozess eintragen. Im Panel Projektzugehörigkeit können Sie über die hinterlegte Liste Projektliste der Forschungsförderung (FOR) das zugehörige Drittmittelprojekt auswählen, wenn Ihre Publikation hierüber gefördert wurde. Über eine Kooperation zwischen KITopen und dem Forschungsrahmenprogramm Horizont 2020 werden die Berichtspflichten gegenüber der Europäischen Union automatisch erfüllt. 12

13 Upload von Volltexten Möchten Sie außerdem noch einen Volltext zu Ihrer Publikation hochladen, können Sie dies in Form einer PDF-Datei über den Hochladen-Button tun. Abhängig vom Publikationstyp können verschiedene Volltexttypen hochgeladen werden. Reservierung eines DOI für den Volltext: Nach dem Klick auf Neueingabe speichern, wird Ihnen im Bereich PDF-Datei übertragen der für Ihre Publikation reservierte DOI angezeigt. Diesen DOI können Sie auf Wunsch noch vor der Veröffentlichung in Ihr Dokument eintragen. Registriert und damit abrufbar wird der DOI erst nach erfolgter Veröffentlichung Ihrer Publikation. 13

14 Ausführliche Informationen zu Volltexten finden Sie im Kapitel 4c. Nachträglicher Upload von Volltexten. Upload von Forschungsdaten Möchten Sie Ihre Forschungsdaten eigenständig erfassen, wählen Sie im Neueingabe-Menü Manuell erfassen und wählen Sie den Publikationstyp Forschungsdaten/Bilder. Möchten Sie Ihre Forschungsdaten Ihrer Publikation zuordnen, wählen Sie in der Vollanzeige der Publikation rechts oben den Button Forschungsdaten speichern. In der anschließenden Erfassungsmaske bitte die bibliographischen Daten eintragen. Im Feld Liesmich sollten Sie Informationen ablegen, die den Umgang mit den Daten erläutern und somit die Nachnutzbarkeit erleichtern. Alle Forschungsdaten werden unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht, bitte wählen Sie aus der hinterlegten Liste aus oder fügen Sie eine andere Lizenz ein. Forschungsdaten können von Ihnen mit einem Embargo versehen werden. Sie können eine Embargofrist eintragen, wenn Sie den Haken bei Die Daten dürfen sofort veröffentlicht werden entfernen. Während des Embargos können Sie dennoch ausgewählten Personen Zugriff einräumen. Bitte tragen Sie die - Adressen in das entsprechende Feld ein. Nach dem Klick auf Neueingabe speichern wählen Sie rechts oben den Button Daten in KITopenData hochladen. Im anschließenden Fenster erfolgt nun der Datenupload (Punkt 1). Sie haben diese Möglichkeiten: Daten im ZIP-Format von einer URL abrufen Dateien einzeln (alle Formate) hinzufügen 14

15 Danach bitte Upload starten/fortsetzen (Punkt 2) wählen. Bei Bedarf können Sie zwischenspeichern und den Upload später fortsetzen. Bereits hochgeladene Daten können gelöscht werden, wenn Sie die entsprechende Datei mit der rechten Maustaste anklicken und Vom Server löschen wählen. Ausführliche Informationen zum Daten-Upload finden Sie über den Hilfe-Button. Bitte beachten Sie: Beim Upload einer einzelnen Datei im ZIP-Format wird diese automatisch entpackt und die enthaltenen Dateien einzeln archiviert und zum späteren Download angeboten. Möchten Sie das nicht, sondern Ihre ZIP- Datei als solche speichern, entfernen Sie bitte bevor Sie den Upload abschließen den Haken bei Die ZIP-Datei nach Upload extrahieren. Beim Upload von mehreren Dateien hingegen werden ZIP-Dateien nicht entpackt, sondern als solche gespeichert. 15

16 Haben Sie alle Daten übertragen, können Sie durch Klick auf den entsprechenden Button den Upload abschließen. Sie müssen durch Anhaken der Checkbox bestätigen, dass Sie den Upload beenden und den Datensatz sperren möchten. Danach können die Daten nicht mehr von Ihnen geändert werden. Sie erhalten eine mit einer Übersicht der hochgeladenen Daten. Bitte setzen Sie sich umgehend mit uns in Verbindung, falls noch Korrekturen nötig sind. Nach erfolgter Veröffentlichung senden wir Ihnen den Link mit dem persistenten Identifier (DOI) zu Ihren Forschungsdaten. b. Nachträglicher Upload von Volltexten und Forschungsdaten Suchen Sie zunächst über den Funktionsblock in der linken Navigationsleiste nach bereits erfassten Publikationen (ausführliche Informationen unter Kapitel 3. Suche nach bereits in KITopen vorhandenen Publikationen.) Die Trefferliste enthält Informationen, ob bereits ein Volltext zu einer Publikation existiert. Über den Hochladen-Button können Sie Ihren Volltext übermitteln. Existiert der Volltext bereits in der Verlagsausgabe, wird der Hochladen-Button in der Trefferliste nicht angezeigt. Weitere Volltexttypen können jederzeit in der Vollanzeige beim Einzeltreffer hochgeladen werden. Forschungsdaten können nur aus der Vollanzeige hochgeladen werden. 16

17 Open Access und KITopen: Indikator für Open-Access-Verfügbarkeit verbessern Sie können Ihre Suchergebnisse gezielt nach Publikationen, die noch nicht Open Access zugänglich sind eingrenzen und somit Ihre Trefferliste zur schnelleren Bearbeitung des nachträglichen Volltext-Uploads entsprechend verkürzen. Wählen Sie hierzu den entsprechenden Filter oberhalb der Trefferliste Nur Publikationen ohne Open-Access-Verfügbarkeit. 17

18 Volltexttypen Abhängig vom Publikationstyp können Sie den Volltext in unterschiedlichen Formen, sogenannten Volltexttypen erfassen: Preprint Ein Preprint ist die noch unbegutachtete Version einer Publikation. Postprint / begutachtetes Manuskript Ein Postprint ist die begutachtete Version einer Publikation. Es stimmt inhaltlich mit der publizierten Version überein, enthält aber nicht das Layout des Verlags. (Anmerkung: Für diesen Volltexttyp sind die rechtlichen Optionen der Zweitveröffentlichung über KITopen in vielen Fällen weitreichender). Verlagsausgabe Die Verlagsausgabe ist die publizierte Version einer Publikation im Verlags-Layout. Bei den Publikationstypen Forschungsbericht, Hochschulschrift, Lexikonartikel, Multimedia, Poster, Sonstiges, Vortrag und Zeitschriftenausgabe gibt es keine Unterscheidung nach Volltexttypen. Stattdessen wird nur Volltext angezeigt. Ampelfarben als Leitsystem KITopen prüft anhand der erfassten bibliographischen Daten automatisch die Möglichkeiten einer Zweitveröffentlichung und zeigt anhand einer Ampelanzeige die beste Option an. Grundlage dafür sind die Open- Access-Richtlinie der Helmholtz-Gemeinschaft, Verlagspolicies aus der Datenbank SHERPA/RoMEO sowie das Urheberrechtsgesetz. Damit erhalten Wissenschaftler/innen unmittelbar Rückmeldung zu potenziellen Veröffentlichungsmöglichkeiten. Bei gelber und roter Ampelanzeige sind zusätzliche Angaben für eine rechtlich abgesicherte Veröffentlichung des Volltextes erforderlich. Die KIT-Bibliothek prüft die Angaben und gibt für die drei Ampelfarben per Rückmeldung zum Stand der Veröffentlichung. 18

19 Eine grüne Ampel zeigt an, dass die Prüfung ein positives Ergebnis erbracht hat und dieser Volltexttyp veröffentlicht werden darf. Eine gelbe Ampel zeigt an, dass die Prüfung kein eindeutiges Ergebnis erbracht hat. Sie können Ihren Volltext unter Angabe von Gründen (z.b. individuelle Vereinbarung in Ihrem Autorenvertrag) dennoch an dieser Stelle hochladen. Eine rote Ampel zeigt an, dass die Prüfung ein negatives Ergebnis erbracht hat. Sie können Ihren Volltext unter Angabe von Gründen (z.b. individuelle Vereinbarung in Ihrem Autorenvertrag) dennoch an dieser Stelle hochladen. Beispiel 1: Ampelanzeige beim Publikationstyp Zeitschriftenaufsatz: Bei Zeitschriftenaufsätzen wird - soweit möglich - automatisch die für die Zweitveröffentlichung relevante Policy des Zeitschriftenverlags, in welchem der Aufsatz erschienen ist, angezeigt. Dies geschieht durch Prüfung der Zeitschrift im Verzeichnis SHERPA/RoMEO. Die Policy details des Verlags/der Zeitschrift können in KITopen aufgeblättert werden und werden von der KIT-Bibliothek im Validierungsprozess im Detail gesichtet. Außerdem wird geprüft, ob eine Zweitveröffentlichung nach dem Zweitveröffentlichungsrecht möglich ist. Anhand des Publikationsjahres wird eine mögliche Embargofrist berechnet. 19

20 Beispiel 2: Ampelanzeige bei den Publikationstypen: Buch, Buchaufsatz, Proceedingsband, Proceedingsbeitrag, Rezension in einem Buch, Rezension in einer Zeitschrift: Für diese Publikationstypen werden die Mindestanforderungen der Open-Access-Richtlinie der Helmholtz- Gemeinschaft eingeblendet. Das betrifft in erster Linie den Volltexttyp Postprint sowie ein potenzielles Embargo von 12 Monaten. Sie können diese Einstellungen jederzeit verändern, sofern Sie bessere Veröffentlichungskonditionen mit Ihrem Verlag vereinbart haben. DOI Sobald Sie auf Hochladen klicken, wird der für Ihren Volltext reservierte DOI angezeigt. Existiert zu Ihrer Publikation bereits ein Volltexttyp, wird für alle weiteren Volltexte der DOI mit einem Suffix versehen (pre, post, pub). Der zuerst hochgeladene Volltext erhält immer einen DOI ohne Suffix. Nach Veröffentlichung Ihres Volltextes wird der DOI registriert und ist somit suchbar. 20

21 Embargofrist KITopen prüft anhand des erfassten Publikationsjahres, ob ein Embargo laut Policies oder rechtlicher Vorgaben bestehen muss. Die Embargofrist wird gesetzt und kann optional geändert werden (s.o.). Die Freischaltung des Volltextes erfolgt automatisch nach Ablauf der Frist. Lizenzen und Nutzungsrechte von KITopen Bei der Veröffentlichung Ihres Volltextes in KITopen wird stets eine Lizenz vergeben, die potenziellen Nutzern die Konditionen der Nachnutzung anzeigt. Standardmäßig ist die KITopen-Lizenz ausgewählt, über die Sie der KIT-Bibliothek u. a. die einfachen Rechte zur Veröffentlichung Ihres Volltextes einräumen. Sie können Ihren Volltext jedoch auch mit einer freien Lizenz versehen, wie z. B. Creative Commons. Mit einer solchen Lizenz können Sie als Rechteinhaber erweiterte Rechte für die Nachnutzung und Weiterverwendung Ihres Werkes festlegen. Bitte beachten Sie: Creative-Commons-Lizenzen dürfen nur vergeben werden, wenn Sie über die entsprechenden Rechte dafür verfügen! Ausführliche Informationen zu Lizenzen finden Sie auf unserer Webseite: Forschungsdaten Ausführliche Informationen zum Upload von Forschungsdaten finden Sie in Kapitel 4a. Neuerfassung einer Publikation (nur bibliographische Daten oder mit Volltext/Forschungsdaten) c. Änderungen, Löschungen, Ergänzungen von KIT-relevanten Informationen Korrekturen der bibliographischen Angaben KITopen ist noch nicht an die Stammdaten des KIT angebunden und es erfolgt auf Publikationsebene keine Personalisierung durch eine Verknüpfung zwischen den Autoren einer Publikation und den KIT- Wissenschaftler/innen. Die Änderungs- und Korrekturmöglichkeiten sind daher beschränkt. Bei Publikationen, die noch nicht von der KIT-Bibliothek validiert oder veröffentlicht wurden, können Sie die Daten ändern, ergänzen oder löschen, indem Sie im Funktionsblock Publikation ändern oder Publikation löschen anklicken. 21

22 Hinweis: In KITopen durchlaufen die Publikationen verschiedene Bearbeitungsschritte. Nach der Ersteingabe hat Ihre Publikation den Bearbeitungsstatus Erfasst. Sobald die KIT-Bibliothek die Publikationen validiert, erhalten sie je nach Arbeitsfortschritt einen anderen Status, z. B. In Bearbeitung oder Bearbeitet. Die bibliographischen Angaben von Publikationen im Status Erfasst können Sie immer ändern. Bei Publikationen, die bereits validiert oder veröffentlicht wurden, können Sie folgende Attribute selbst ändern/ergänzen: HGF-Programmnummer Leistungskategorie PSP-Element Projektzugehörigkeit KIT-Tagging Dafür muss eine dieser Voraussetzungen erfüllt sein: Sie haben die Publikation selbst erfasst. Sie sind im Feld Verfasser eingetragen UND die im Feld Zugehörige Institution(en) des KIT eingetragene Einrichtung stimmt mit dem bei der Registrierung in KITopen genannten Institut überein. Nach Anklicken von Publikation ändern öffnet sich in diesem Fall ein neues Fenster, in welchem Sie die Änderungen speichern können. 22

23 Für alle anderen Korrekturen können Sie im gleichen Fenster den Button Änderungswunsch übermitteln wählen und uns anschließend die gewünschten Korrekturen per zusenden. Institutsberechtigung: Wenn Sie an Ihrer KIT-Institution für andere Institutsmitglieder Daten in KITopen erfassen möchten, können wir Ihnen zusätzliche Rechte zuteilen. Mit einer Institutsberechtigung haben Sie Änderungsrechte für alle Publikationen eines Instituts, bei welchen dieses im Feld Zugehörige Institution(en) des KIT erfasst wurde. Publikationen, die noch im Status Erfasst sind, können Sie ändern. In allen anderen Statusformen können Sie HGF-Programmnummer, Leistungskategorie, PSP-Element, Projektzugehörigkeit sowie KIT-Tagging ändern oder nachtragen. Hinweis: Die KIT-Bibliothek kooperiert eng mit den Instituten des KIT. Publikationskoordinatoren sind für die jeweilige Organisationseinheit Ansprechpartner für alle Themen im Zusammenhang mit dem Publikationsmanagement sowie dem Publizieren von Volltexten und Forschungsdaten in KITopen. Sie erhalten regelmäßig Informationen über unsere Mailingliste Publikationsservices der KIT-Bibliothek. Korrekturen bei Volltexten und Forschungsdaten KITopen hält als zertifiziertes Repository alle Volltexte dauerhaft sowie Forschungsdaten für mindestens 10 Jahre vor. Daher sind nach der Veröffentlichung der Volltexte und Forschungsdaten keine Korrekturen an den Dateien mehr möglich. Wenn Sie Ihre Publikation mit Volltext erfasst haben und VOR der Veröffentlichung noch Änderungen vornehmen möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Die bibliographischen Angaben zu Ihrem Volltext können hingegen auch nach der Veröffentlichung noch geändert werden, siehe dazu Korrekturen der bibliographischen Angaben. 23

24 d. Automatischer Datenimport Sie können Ihre Publikation in KITopen importieren, wenn Sie entweder über einen DOI verfügt oder im Bib- TeX-Format vorliegt. Datenimport über DOI Wenn Ihre Publikation über einen DOI verfügt, können Sie Ihre Daten ganz einfach durch Eingabe des DOI in KITopen erfassen. Wählen Sie im Neueingabe-Menü den Punkt Mit DOI importieren und fügen Sie den DOI ein. Sobald Sie Publikation importieren anklicken, werden die Metadaten zur Publikation automatisch aus der Crossref Metadata Services-Datenbank eingespielt. Ergänzen Sie jetzt noch spezifische Daten wie: o Zugehörige Institution(en) des KIT (Pflichtangabe) o KIT-relevante Informationen wie z. B. HGF-Programmnummer und Leistungskategorie (falls vorhanden) o optionale Daten wie z. B. Schlagworte, KIT-Tagging u. ä. Anschließend speichern Sie die Daten ab. Ist die Publikation bereits in KITopen vorhanden, erscheint eine entsprechende Meldung und der vorhandene Datensatz wird angezeigt. Bei Bedarf können Sie zu der vorhandenen Publikation einen Volltext oder Forschungsdaten hochladen, siehe dazu Kapitel 4b. Nachträglicher Upload von Volltexten und Forschungsdaten. Datenimport im BibTeX-Format Für den Datenimport einer einzelnen Publikation gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Neueingabe-Menü den Punkt BibTeX importieren und fügen Sie den BibTeX- Datensatz ein. Sobald Sie BibTeX-Eintrag importieren anklicken, werden die bibliographischen Daten zur Publikation automatisch eingespielt. Ergänzen Sie jetzt noch spezifische Daten wie: o Zugehörige Institution(en) des KIT (Pflichtangabe) o KIT-relevante Informationen wie z. B. HGF-Programmnummer und Leistungskategorie (falls vorhanden) o optionale Daten wie z. B. Schlagworte, KIT-Tagging u. ä. Anschließend speichern Sie die Daten ab. Ist die Publikation bereits in KITopen vorhanden, erscheint eine entsprechende Meldung und der vorhandene Datensatz wird angezeigt. Bei Bedarf können Sie zu der vorhandenen Publikation einen Volltext oder Forschungsdaten hochladen, siehe dazu Kapitel 4b. Nachträglicher Upload von Volltexten und Forschungsdaten. Für einen BibTeX-Massenimport senden Sie uns bitte die entsprechende BibTeX-Datei per . Das Team KITopen übernimmt dann den Import für Sie. Bitte beachten Sie: Da das BibTeX-Format ein offenes Format ist, beachten Sie bitte folgende Vorgaben. 24

25 Vorgaben für die BibTeX-Massenimport-Datei: Format: Textdatei Zeichensatz: UTF8 Verfasserangaben: Bitte trennen Sie die Autoren durch and (abgekürzt oder ausgeschrieben) - Bitte verwenden Sie keine Kurztitel bei den Attributen journal und booktitle. BibTeX-Standard: Folgende Publikationstypen (Entry Types) und Attribute (Fields) sind möglich: Referenzart KITopen-Publ.typ notwendige Felder optionale Felder article Zeitschriftenaufsatz author, title, journal, year volume, number, pages, note, issn, DOI book Buch (Monographie) author or editor, title, edition, publisher, year volume, series, address or location, pages note, isbn, issn, DOI conference Vortrag (Konferenz) author, title, booktitle, year address or location, month, inbook / incollection Buchbeitrag author, title, pages, publisher, year organization, note, DOI volume, series, address or location, edition, note, isbn, issn, pages, DOI inproceedings Konferenzbeitrag author, title, booktitle, year editor, volume, series, pages, address or location, month, organization, publisher, note, issn, isbn, DOI mastersthesis / phdthesis Hochschulschrift (Typ muss ergänzt werden) author, title, school or institution, year note, issn, isbn, pages proceedings Proceedingsband author or editor, title, year editor, volume, series, address or location, month, organization, publisher, note, pages, issn, isbn, DOI techreport Forschungsbericht author or editor, title, institution, year note, series, number, address or location, publisher, pages, issn, isbn, DOI WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die { } jeweils paarweise gesetzt werden. Bitte vergessen Sie nicht die Kommata nach jeder Attributszeile! (Ohne Kommata werden die darauffolgenden Attribute nicht übernommen.) author = {Adamiuk, G. and Zwick, T. and Wiesbeck, W.}, title = {Compact, Dual-Polarized {UWB}-Antenna, Embedded in a Dielectric}, journal = {Transactions on Antennas and Propagation}, year = {2010}, volume = {58}, number = {4}, pages = { }, author = {Bernd Fischer and Johann Schumann and Gregor Snelting}, 25

26 title = {Deduction-Based Software Component Retrieval}, year = {1998}, booktitle = {Automated Deduction - A basis for applications}, editor = {W. Bibel and P. H. Schmitt}, series = {Applied logic series}, volume = {3}, pages = { }, publisher = {Kluwer Acad. Publ.}, adress = {Dordrecht}, abstract = {We present an application of automated theorem proving to software engineering: the reuse of software components based on their formal specifications.} author = {Burghardt, Matthias and Ankolekar, Anshu}, title = {Follow the Crowd: Herding of Retail Investors at the European Warrant Exchange}, booktitle = {Financial Management Association European Conference}, year = {2009}, address = {Turin, Italy}, month = {7-9 May 2009} author = {Silvia Breu and Jens Krinke}, title = { Aspect Mining Using Dynamic Analysis}, year = {2003}, booktitle = {5. Workshop Software Reengineering}, publisher = {Springer-Verlag New York}, series = {GI-Softwaretechnik-Trends}, volume = {23}, pages = {21-22}, isbn = { }, organization = {WSR 2003}, address = {Bad Honnef, Germany}, month = {May 2012}, abstract = {Concerns express a specific interest in some topic regarding a particular system of interest.}, } e. Mitteilung per oder per Post Senden Sie die bibliographischen Angaben Ihrer Publikation formlos per an das Team KITopen: KITopen@bibliothek.kit.edu Publikationen aus dem Großforschungsbereich können Sie weiterhin auch per Post an das Team KITopen in der KIT-Bibliothek Nord schicken. Falls Sie auch die zugehörigen Volltexte und Forschungsdaten in KITopen veröffentlichen möchten (Erstund Zweitveröffentlichung), bitten wir Sie, nach Erfassung der bibliographischen Daten durch die KIT- Bibliothek den Upload selbst durchzuführen. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Kapitel 4.b. Nachträglicher Upload von Volltexten und Forschungsdaten. Ist die Publikation einem HGF-Programm zuzuordnen, geben Sie bitte immer die zugehörige HGF- Programmnummer und Leistungskategorie an. Bei der Veröffentlichung Ihres Volltextes unterstützt Sie die KIT-Bibliothek bei der Klärung der publikationsrechtlichen Rahmenbedingungen. 26

27 5. Datenexport Sie können Ihre Publikationen aus KITopen-Erfassung exportieren, indem Sie im Funktionsblock auf Export klicken. Im anschließenden Fenster können Sie aus einer Liste auswählen, welche Attribute in der Exportdatei ausgegeben werden sollen. Das zuerst gewählte Attribut wird in der Exportdatei als Sortierkriterium herangezogen. Wählt man keine Attribute aus, werden alle Attribute ausgegeben, die Sortierung erfolgt nach Publikationstyp. Achtung: Die Liste der Attribute ist sehr umfangreich, daher ist es sinnvoll, eine Auswahl zu treffen! 27

28 Ausgabeformate: o o CSV Excel Beispiel Export als Excel-Tabelle: 28