Quästur Neuer Reiseprozess an der TU Wien

Transkript

1 Quästur Neuer Reiseprozess an der TU Wien

2 Probleme altes Reisemanagement Zwei verschiedene Richtlinien: Globalbudget (Reisegebührenvorschrift) und Projekte (teilweise 27 TU Richtlinien) Alles in Papierform Langsamer Prozess durch Vielzahl an Genehmigungen Nicht transparent (keine Nachvollziehbarkeit des Antragstatus) Reisegebührenvorschrift ist kompliziert und nicht zeitgemäß Reisebudget an den Dekanaten Quästur

3 Konflikte altes Reisemanagement Quästur war für Einhaltung der Reisegebührenvorschrift verantwortlich Welche Richtlinie i wende ich an? Was muss ich bei einer Dienstreise machen? Warum warte ich so lange auf meine Reiseabrechnung? Die Abrechnung erfolgte nur 1 mal monatlich. Welches Formular nehme ich wann? Reiseantrag und Reiseabrechnung hatten zwei eigene Formulare. Wie ist das mit den Tages- und Nächtigungsgebühren? Wo sehe ich als Organisationseinheit meine Reisen? Wie müssen gemeinsame Rechnungen bei Gruppenreisen gehandhabt werden? Die kombinierten Abrechnungen sind unheimlich kompliziert abzuwickeln (z.b. RKZ und Rest aus 27)! Quästur

4 Ziele neues Reisemanagement Vereinheitlichung der Richtlinien Abwicklung über ein System (SAP-ESS) Weg von der Papierform Prozess schneller, transparenter und einfacher Entscheidungsmöglichkeit und Verantwortung an die Organisationseinheit übergeben Neue Auswertungsmöglichkeiten Quästur

5 Entwicklung des neuen Systems : Rektoratsbeschluss und Projektstart : Einrichtung einer Arbeitsgruppe unter der Koordination i von Prof. Degischer durch VR Jankowitsch : Entscheidung für ESS-SAP Zeitplan, Budgetbeschluss und Beauftragung des CCC mit der Umsetzung Projektteam: Betriebsrat, CCC, Rechtsabteilung, Quästur, Revision, zahlreiche Institutsvertreter, einige Dekane Neue Reiserichtlinie unter der Leitung von Herrn Mayerhofer (Innenrevision) und unter der Mitwirkung der Arbeitsgruppe erstellt : Zustimmung der Dekane zu Umsetzung von: Reiserichtlinie ESS-SAP System Kreditkarten Quästur

6 Entwicklung des neuen Systems 18. Februar 2009: Beginn der Testphase mit den 16 Musterinstituten Ab 16. März 2009: Schulungen der Key UserInnen Ab 1.April 2009: Universitätsweiter Produktivstart des neuen Systems, und Sperre der Dienstreisen-Beantragung über die Projektdatenbank Quästur

7 Wichtigste Punkte der Reiserichtlinie Entscheidung über Mittel bei Organisationseinheit (Verantwortung!) Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit stehen im Vordergrund Reiserichtlinie als Richtwert, aber Entscheidung über Mittel beim Budgetvorgesetzen Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung gestellt (Privatkonto) Abrechnung nach Belegen und Pauschalen möglich Zwischenabrechnung von Belegen jederzeit möglich Quästur prüft nur noch die Korrektheit der Rechnungsmerkmale Quästur

8 Kreditkarten Auf Wunsch erhält jede/r MitarbeiterIn eine eigene, kostenlose American Express Kreditkarte Die Kreditkarte kann auch privat verwendet werden Abrechnung 58 Tage nach Belastung über Privatkonto Durch das hohe Zahlungsziel, erfolgt bei rechtzeitiger Abrechnung durch den/die MitarbeiterIn eine Erstattung der Reisekosten bereits vor der Abbuchung vom Privatkonto! Elektronische Integration von Abrechnungsfiles in ESS-SAP Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung mit der American Express Kreditkarte Quästur

9 Übergangsregelung Bis : Budgetzuteilung durch die Dekane Bis 1. April 2009: Erfassung über TUWIS++, Nacherfassung in ESS und anschließend löschen aus TUWIS++ durch die Org. Einheit oder Leeres Reiseantrags-PDF-Formular ausdrucken, ausfüllen und unterfertigen lassen. Anschließend Nacherfassung in ESS Ab 1. April 2009: Sperre für die Eingabe aller Anträge in TUWIS++ Anträge für Dienstreisen die im April 2009 stattfinden über ESS Quästur

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12 Genehmigungsprozess Globalbudget 27 Dienstvorgesetzter: Institutsvorstand Dienstvorgesetzter: Institutsvorstand Budgetverantwortlicher: Institutsvorstand t t / Dekan Budgetverantwortlicher: Projektleiter Reisende Reisende Quästur

13 Die Einstiegsmaske

14 Übersicht

15 Übersicht Anträge und Abrechnungen

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22 Kommunikation : Sitzung der Unileitung Ab : Information auf der Startseite der TU Wien; Infoveranstaltungen am und bis : Schulung der Key UserInnen Ab : Weitere flexible Schulungen nach Bedarf Quästur Reise Hotline: Frau Akdil DW 41111; Frau Orta DW 41112; ac at Frau Pillwein DW 41111; Technische Betreuung am CCC: Herr Dornhackl DW 42710; i t Zukünftig zentrale Feedbacksammlung Dazu flexibel Anlassbezogen: s, Information im Mitteilungsblatt Quästur

23 Schulungshinweis Ab 16. März beginnen die Schulungen der Key UserInnen Ort: Schulungszentrum des CCC (Türcode 4273A) Gemeinsam Quästur und CCC Anmeldung über TUWEL: p p Feedback wird zentral gesammelt Anpassung auf Basis der Feedbacks in 6 bis 8 Monaten Quästur

24 Wir danken herzlich für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen gute Reise Quästur