Erasmus+ Strategische Partnerschaften

Transkript

1 Erasmus+ Strategische Partnerschaften Webinar am 4. Juli :00 17:00 Uhr Erstellung des Abschlussberichts im Mobility Tool+ 1

2 Einführung in das Webinar technische Hinweise Sicherstellung der vollen Funktionsfähigkeit: Lautsprecher an! Teilnehmer können zuhören, haben jedoch keine Sprechfunktion Wichtig: Bitte geben Sie uns Ihre kurze Rückmeldung per Chat, falls etwas nicht funktioniert Ca. 60 Minuten Präsentation Ihre Fragen im Anschluss (bitte notieren!) richten Sie per Chat an uns, wir antworten mündlich Bitte stellen Sie nur 1-2 Fragen auf einmal Dokumentation des Webinars auf unserer Webseite 2

3 Einführung - Überblick Einführung in das Webinar (inkl. technische Hinweise) Fristen Wichtige Unterlagen und Links Aufbau des Abschlussberichtes im MT+ Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ Hinweise zum Budget Anhänge Übermittlung des Abschlussberichts im MT+ Erasmus+ Project Results Platform Prüfung der Abschlussberichte durch die NA DAAD 3

4 Einführung Was: Abschlussbericht im Mobility Tool+ (MT+) Warum: Transparenz bei der Verwendung und Bewirtschaftung von EU-Mitteln Wann: fortlaufend und systematisch Wofür: Durchführungs- und Erfolgsnachweis ( best practice project?) 4

5 Fristen Projektnehmer 2014: Abschlussbericht kann bis zum 60. Kalendertag nach dem offiziellen Projektende im MT+ bearbeitet werden. (36- monatige Projektlaufzeit: EINGANGSFRIST Abschlussbericht im MT+: ) Projektnehmer 2015, 2016: Abschlussbericht kann bis zum 30. Kalendertag nach dem offiziellen Projektende im MT+ bearbeitet werden. Der Abschlussbericht wird ausschließlich elektronisch über das MT+ eingereicht. 5

6 Wichtige Unterlagen und Links Handreichung zur Erstellung des Abschlussberichtes einer Erasmus + Strategischen Partnerschaft im Mobility Tool+ Anleitung zur Belegführung Abrechnung von Ausrüstungsgegenständen als Außergewöhnliche Kosten Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) 6

7 Aufbau des Abschlussberichtes im MT+ 1. Rahmendaten 2. Zusammenfassung des Projektes 3. Projektbeschreibung 4. Projektmanagement 5. Durchführung 6. Follow-up 7. Budget Annexes 7

8 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ Um die Bearbeitung des Abschlussberichts zu beginnen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Bericht des Zuschussempfängers erstellen

9 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ Der Abschlussbericht wurde erstellt und wird Ihnen wie folgt angezeigt: 9

10 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ Ein grüner Haken am Ende der Kapitelzeile um Hauptmenü zeigt an, dass im entsprechenden Kapitel alle Pflichteingaben getätigt wurden. 10

11 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ 1. Rahmendaten Daten vom System hinterlegt Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte umgehend an die NA DAAD 11

12 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ 2. Zusammenfassung des Projekts Die Projektzusammenfassung wird aus Ihrem Projektantrag übernommen. Bitte aktualisieren Sie diese entsprechend dem tatsächlichen Projektverlauf Zusammenfassung kann von der EU KOM und NA DAAD für Veröffentlichungen genutzt werden Eine englischsprachige Zusammenfassung Ihres Projektes muss hochgeladen werden. 12

13 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ 3. Projektbeschreibung Ziele und Themen Ihres Projektes Wurden alle Ziele erreicht? Wie wurden sie erreicht? Welche Ergebnisse wurden erzielt? Auf welche Weise war das Projekt innovativ? 13

14 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ 4. Projektmanagement Bitte beantworten Sie alle Fragen zum Projektmanagement. Welche Aktivitäten haben Sie durchgeführt und welche Indikatoren (quantitativer und qualitativer Art) genutzt? Wie wurde Qualität, Effektivität und Effizienz des Projektes überwacht und evaluiert? Beschreiben Sie, sofern zutreffend, welche Schwierigkeiten bei der Projektverwaltung und -durchführung aufgetreten sind 14

15 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ 5. Durchführung Bericht Ihrer Projektaktivitäten und Partnerzusammenarbeit Fragen zur Beteiligung der Teilnehmer/-innen mit geringen Chancen Durchführung der länderübergreifenden Projekttreffen. Durchführung aller budgetrelevanten Aktivitäten Intellectual Outputs Multiplikatorenveranstaltungen 15

16 Hinweise zum Ausfüllen des Abschlussberichtes im MT+ 6. Follow-Up Bitte beantworten Sie alle Fragen zu den folgenden Unterpunkten: Wirkung Verbreitung und Verwendung der Projektergebnisse Nachhaltigkeit 16

17 7. Hinweise zum Budget ausführliche PPP zum Umgang mit MT+ und Ausfüllen der einzelnen Budgetkategorien Kick-off Meeting im Oktober 2016 (Zusendung auf Anfrage möglich) Übersicht des Gesamtbudgets Ihres Projektes Registerkarte Budget im MT+ Automatische Übernahme der Zahlen aus der Budgetverwaltung Änderungen lediglich in den einzelnen Budgetkategorien möglich Anmerkungen im Kommentarfeld möglich (insbesondere bei manueller Anpassung des Budgets) 17

18 Hinweise zum Budget Gesamtübersicht 18

19 Hinweise zum Budget Mittelübertragung ausgeschlossen: Aufstockung der Budgetkategorien Projektmanagement und außerordentliche Kosten 19

20 Hinweise zum Budget Mittelübertragung bis zu 20% des niedrigeren Ansatzes hier ist keine Genehmigung der NA DAAD notwendig bei Mittelübertragung von über 20% darf der in dieser Kategorie gewährte Betrag um max. 20% aufgestockt werden vorherige Genehmigung der NA DAAD notwendig: Antrag auf Mittelübertragung unterzeichnet vom rechtlichen Vertreter der koordinierenden Einrichtung nötig Eingang NA DAAD: spätestens 1 Monat vor Projektende 20

21 Hinweise zum Budget Außerordentliche Kosten NACHWEISE (1) Untervertragsvergabe: eingescannte Originalrechnungen inkl. Angaben zur Bezeichnung & Anschrift Auftragnehmer, Betrag, Währung, Datum der Rechnung Abschreibungskosten: eingescannte Belege über den Erwerb, Miete oder Leasing der Ausrüstungen in der Art und Weise, wie diese in der Buchführung des Zuschussempfängers erfasst sind, zum Beleg, dass diese Kosten dem im Artikel I.2.2 niedergelegten Zeitraum sowie dem Anteil der tatsächlichen Nutzung für die Zwecke der Aktion entsprechen 21

22 Hinweise zum Budget Außerordentliche Kosten NACHWEISE (2) Fall 1 vorsteuerabzugsberechtigte Einrichtungen keine Erstattung der MwSt, d.h. Erstattung von 75% des Nettobetrags Fall 2 nicht vorsteuerabzugsberechtigte Einrichtungen Erstattung der MwSt, d.h. Erstattung von 75% des Bruttobetrags Scan VAT-Declaration notwendig ausgestellt und unterzeichnet vom Legal Representative der entsprechenden Einrichtung ausgestellt und unterzeichnet vom zuständigen Finanzamt 22

23 Hinweise zum Budget Außerordentliche Kosten VAT-Nachweis Einrichtung 23

24 Hinweise zum Budget Außerordentliche Kosten - VAT-Nachweis Finanzamt 24

25 Anhänge Ehrenwörtliche Erklärung des rechtlichen Vertreters (Declaration of Honour) im Falle von Außergewöhnlichen Kosten: die Originalrechnung als Scan sowie Bestätigung bzgl. möglicher VAT-Erstattung beifügen sämtliche Intellectual Outputs auf der Project Results Plattform hochladen Weitere Projektergebnisse wie Poster, Flyer, Broschüren, die keine IO sind, gebündelt mit AB hochladen Sie können maximal 10 Anhänge mit einem Gesamtvolumen von 10MB im MT+ hochladen. 25

26 Übermittlung des Abschlussberichtes im MT+ Letzten Schritte Schritt 1: prüfen Sie die von Ihnen eingetragenen Daten zu den förderfähigen Budgetkategorien auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Schritt 2: Ergänzen und prüfen Sie die automatisch generierte Budgetübersicht des MT+ 26

27 Übermittlung des Abschlussberichtes im MT+ Letzten Schritte Schritt 3: Sie haben die Eingabemasken Ihres Abschlussberichtes im MT+ vollständig ausgefüllt Schritt 4: Sie laden alle erforderlichen Anlagen hoch 27

28 Übermittlung des Abschlussberichtes im MT+ Letzten Schritte Schritt 5: Sie laden alle Projektergebnisse und Produkte auf die Erasmus+ Project Results Platform hoch: Schritt 6: Datenschutzbestimmung und Checkliste Schritt 7: Sie übermitteln den Abschlussbericht online im MT+ (maximale Dauer 15 Minuten) 28

29 Was ist die Erasmus+ Project Results Platform? Datenbank, die der Verbreitung und Bekanntmachung der Ergebnisse EU-geförderter Bildungsprojekte dient. Die Plattform erfasst alle bewilligten Projekte aus Erasmus+ Programmlinien. Koordinatoren einer Strategischen Partnerschaften sind vertraglich dazu verpflichtet, die Projektbeschreibung zu aktualisieren und alle Projektergebnisse hochzuladen. 29

30 Zugang zur Erasmus+ Project Results Platform Zuwendungsvertrag von beiden Parteien unterzeichnet Projektkoordinator wird mit einer automatisch generierten dazu eingeladen, die E+ PRP zu füllen (Junk Mail Filter nach dem Absender überprüfen) Loggen Sie sich mit Ihrem EU-Log in unter der folgenden URL in die E+ PRP ein: Lesen & Akzeptieren Sie die AGBs (einmalig) 30

31 Projektkarte Liste mit Projekten, für die Sie zuständig sind (aktueller Projektstand verfolgen) Status (Bereit zum Hochladen Ihrer Resultate oder bereit zur Überprüfung durch die NA) 31

32 Projektkarte > Verwaltung persönlicher Daten Sie müssen für jede Einrichtung Ihres Konsortiums entscheiden, welche Kontaktdaten Sie der Öffentlichkeit bereitstellen möchten Name der Einrichtung wird automatisch veröffentlicht Name der Kontaktperson optional -Adresse der Kontaktperson optional Telefonnummer der Kontaktperson optional 32

33 Projektkarte > Projektinformationen Unter project details wird die Projektnummer, der Titel und das Enddatum angezeigt (nicht modifizierbar) Sie können die URL Ihrer Projektwebseite eintragen und ggf. ein Logo hinzufügen Publish Url 33

34 Projektergebnisse Unter results laden Sie Ihre Projektergebnisse hoch (beliebig viele add result ) Verpflichtende Angaben: Titel und Beschreibung (max Zeichen) 34

35 Projektergebnisse Für jedes angelegte Ergebnis können 3 Aktionen durchgeführt werden: Dateien bearbeiten, löschen oder hochladen add attachments : einen Anhang pro Ergebnis hochladen (max. 100MB) 35

36 Projektergebnisse Achten Sie bitte auf eine konsistente Bezeichnung Ihrer Produkte (Bsp. Output 3 Handreichung xy) eine aussagekräftige Beschreibung der Produktinhalte eine Sortierung der Produkte eine thematische Gliederung 36

37 Projektende erreicht Projektende erreicht (letzter Tag) automatisch generierte Mail an Projektkoordinator, Erinnerung dass die Resultate dringend auf die E+ PRP hochgeladen und submitted werden müssen Submit for Review Go Back Auswahl submit for review ist nun aktiv 37

38 Ergebnisse zur Überprüfung an NA übermitteln Stellen Sie bitte unbedingt sicher, dass Sie alle Ergebnisse hochgeladen haben die Urheberrechtsbedingungen für alle veröffentlichten Ergebnisse eingehalten werden Sie für jedes Ergebnis spezifiziert haben, ob dieses veröffentlicht werden soll oder nicht ( do not publish ) Sobald der save & submit Button betätigt wurde, können Sie keine weiteren Änderungen mehr vornehmen! 38

39 Ergebnisse zur Überprüfung an NA übermitteln Sobald die NA die Ergebnisse genehmigt oder abgelehnt hat, erhalten Sie eine förmliche Nachricht 39

40 Ergebnisse bei Überprüfung abgelehnt Projektergebnisse wurden submitted, müssen jedoch (laut Einschätzung der NA) vom Projektkoordinator nochmals modifiziert werden Automatisch generierte Mail an Projektkoordinator mit konkreten Verbesserungshinweisen (Junk Mail Filter nach dem Absender überprüfen) 40

41 Abgelehnte Ergebnisse überarbeiten Ändern, berichtigen und verbessern Sie Ihre Projektkarte entsprechend den Kommentaren Ihrer NA 41

42 Überarbeitete Ergebnisse zur Überprüfung übermitteln Klicken Sie erneut auf submit for review Wurden Ihre Änderungen von der NA angenommen, erhalten Sie eine förmliche Benachrichtigung Nachdem auch ein eventuelles Widerspruchsverfahren abgeschlossen wurde, wird die Karte in der Verbreitungsplattform veröffentlicht 42

43 Aktualisierungen nach Auszahlung der Schlussrate Wenn Sie nach dem Ablauf Ihrer Projektlaufzeit und Erhalt Ihrer Schlussrate Aktualisierungen Ihrer Projektangaben (z. B. Kontaktdaten) vornehmen möchten, so wenden Sie sich bitte an den Helpdesk der Europäischen Kommission unter 43

44 Prüfung Ihres Abschlussberichts durch die NA DAAD 44

45 Prüfprozess Abschlussbericht durch die NA DAAD Formale Prüfung Finanzielle Prüfung Qualitative Prüfung der Projektergebnisse und Produkte durch externen Gutachter Gegencheck bzw. Editierung des inhaltlichen Feedbacks für den Projektnehmer durch die NA DAAD Versand des kompletten Feedbacks (formal / finanziell / inhaltlich) an den Projektkoordinator 45

46 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wenden Sie sich bei Fragen gerne an uns! Inhaltliche Fragen Beate Körner Tel.: 0228/ Technische und administrative Fragen Lena Pankert Tel.: 0228/ Britta Schmidt Tel.: 0228/ Anita Kucznierz-Jäger Tel.: 0228/ Nathalie Baum Tel: 0228/ Sandra Eiringhaus Tel.: 0228/ Internet: Date: in 12 pts

47 Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Erasmus+ Hochschulbildung Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD) Kennedyallee Bonn Servicenummer: