Praxisbuch Haufe PowerHaus

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1 Praxisbuch Haufe PowerHaus Band 3: Textverarbeitung Teil II, Abrechnung, Systempflege Version 2018 Eine Einführung mit Beispielen von Gerhard Gegier Sachbuchverlag Gegier Ludwigsburg 2018

2 Hinweis: Sollten Sie Anregungen zum vorliegenden Buch haben, wenden Sie sich bitte an die Anschrift des Verfassers: Gerhard Gegier Heinrich-Schweitzer-Str Ludwigsburg Dieses Buch erscheint unabhängig, jedoch in Abstimmung mit dem Produkthersteller, der Haufe Lexware Real Estate AG, Stresemannstr. 4, Bielefeld. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass während der Geschäftszeiten der Haufe- Lexware Real Estate AG nicht auf Darstellungen im Buch eingegangen werden kann. Die Darstellungen im Handbuch erfolgten nach sorgfältiger Prüfung. Irrtum vorbehalten. Redaktionsschluss für Band 3 der Auflage 2018:

3 1. Mahnwesen Mahnwesen - Vorbereitungen Mahnwesen - Aufruf Mahnwesen - Mahnvorschlagsliste Mahnwesen - eingefügte Kontoblätter Mahnwesen - Was finde ich wo? Neue Kommunikationsmedien, externe Dokumente archivieren Faxe senden s senden Standard-Mailprogramm Homepages anwählen Archive ergänzen, Archivverweise und externe Dokumente Einfügen in Archive Im Archiv Dokumente auf andere Ordnerorte zuordnen Externe Objektordner in das Register Archiv einbinden Archivfenster: Ein-/Ausgangskennzeichen externe Dokumente archivieren das Archiv pflegen Wozu in PowerHaus Voraussetzungen: Mail-Einstellungen Voraussetzungen: Mail-Adresse des Benutzers Programme für die Bearbeitung Mails bearbeiten Neue Mails erstellen Registerkarte Zuordnungen Registerkarte Anhänge versenden Erstellung aus der Adresse heraus Mail-Archiv z.b. bei Adressen Kommunikationsregister Selektion nach adresse Empfänger zusammenstellen Weitere Register im Programm Mails bearbeiten Integration in die Objektbetreuung Rechte für die Verwaltung von s Checkliste Wie mache ich was? Vorbereitung der Jahresabrechnung Das aktive Wirtschaftsjahr Adresse der Abrechnung und Bankverbindung Aufbau der Abrechnung Die Rechenformel für die Verteilung der Kosten Die Verteilungsschlüssel Eingabe der Verteilungsschlüssel Abrechnungsmengen für die Personenkonten oder die Einheiten Zusätzliches Objektregister: Abrechnungsmengen Liste Abrechnungsmengen Zusammenfassung Abrechnungsmengen und Verteilungsschlüssel Abrechnungsmengen prüfen diverse Steuerungsangaben im Objekt Im Personenkonto den Unterkontotyp prüfen Zusätzliche Abrechnungssteuerungen im Sachkonto Saldenerfassung der Sachkonten und Vorauszahlungen haushaltsnahe Dienstleistungen nachbearbeiten und kontrollieren Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III Seite 1

4 6.17. Die Instandhaltungsrücklage in WEG-Objekten Nachkontrolle für die Buchungen: Saldenlisten Kontrolle der Buchungen auf den Sachkonten Abschlussbuchungen auf Sachkonten Kontrolle der Personenkonten Abschlussbuchungen auf Personenkonten Vorlauf- und Nachlauftext Das Programm Abrechnungssteuerung - Eigentümer Das Wirtschaftsjahr abschließen Zusammenfassung Checkliste Vorbereitung der Jahresabrechnung Überblick: Aufbau der Abrechnung Druck der Abrechnung Archivierung der Abrechnung als PDF-Dokument Neuerungen in der Abrechnung (überwiegend WEG) Detaildruck für Geldkonten / Spalte Brutto/Netto Anlage Kontoauszug (WEG und Mietverwaltung) Separater Andruck der Dienstleistungen (WEG- und Mietverw.) Andruck der Rücklagenumsätze aus abrechnungsneutralen Positionen Beispiel: Teilgewerbliches Mietobjekt Das aktive Wirtschaftsjahr Adresse der Abrechnung und Bankverbindung Druckausschluss für Garagen Aufbau der Abrechnung Eigenschaften der Verteilungsschlüssel Eingabe der Verteilungsschlüssel Zusätzliche Abrechnungssteuerungen im Sachkonto Im Personenkonto den Unterkontotyp prüfen Steuerungen zur Steuer im Wirtschaftsjahr Wiedergabe der Steuer bei gewerblichen Mietern Steuerkonfiguration Steuerungen auf Objektebene Vorlauf- und Nachlauftext Das Programm Abrechnungssteuerung - Mieter Das Wirtschaftsjahr nicht - abschließen Checkliste Vorbereitung der Mieterabrechnung Ausblick: Welchen Daten sind für die Abrechnung erforderlich? Saldenerfassung der Sachkonten Salden für die Mieter Eingabe der Dienstleistungsanteile Kontrolle der Kontensalden - Hinweise Leerstand Abrechnungsmengen für die Einheiten Abrechnungsmengen in den Personenkonten Zusätzliches Objektregister: Abrechnungsmengen Liste Abrechnungsmengen Zusammenfassung Abrechnungsmengen und Verteilungsschlüssel Abrechnungsmengen prüfen Druck der Abrechnung Wiederholung der Jahres- bzw. BK-Abrechnung Weitere Themen zur Abrechnung - allgemein Übersicht über die mitgelieferten Verteilungsschlüssel Umlage nach Anteil und Zeit Seite 2 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III

5 12.3. Umlage nach Anteil Umlage nach Differenz Umlage nach Festbetrag Umlage nach monatlichem Festbetrag Umlage mit Basisbetrag/Erhöhung Umlage nach Differenz mit mehreren Zählerständen Variante mehrere Abrechnungsmengen: die Nutzfläche Mehrere Abrechnungsmengen in Prozentrelation Verbinden von zwei Verteilungsschlüsseln: Beispiel Verbinden von zwei Verteilungsschlüsseln: Beispiel Datenänderungen in der Abrechnungsmenge beim selben Personenkto Ein neuer Verteilungsschlüssel Abrechnungsmengen: Anzeige der Nachkommastellen Abrechnungsmengen bereinigen Eigentümer/Mieter: Anzeige Verteilung Druckausgaben steuern Überschriften in der Abrechnung Vor- und Nachlauftexte, Verarbeitungshinweise Druck des Firmenlogos im Abrechnungskopf Mehrfertigungen zu Abrechnungen Abrechnung: Saldovorträge bei Vorauszahlungen Abrechnung: breitere Spalten für die Kostenbezeichnungen Abrechnung ohne Buchhaltung Archivierung der Abrechnung im PDF-Format Überblick: Nacharbeiten nach der Abrechnung Freigabe der Jahresabrechnung Eigentümer Freigabe der BK-Abrechnung Mieter Nacharbeiten nach der Abrechnung Zahlungseingänge buchen Guthaben und Nachzahlungen verarbeiten Abrechnung - Was finde ich wo? Prüfliste - Abrechnung Weitere Themen zur Abrechnung WEG Einzelbelastungen von Rechnungen Einzelbelastung und Gutschrift bei anderen Personenkonten Umlage nicht einbringbarer Forderungen auf die übrigen Eigentümer Einnahmen Unterschiedliche Bezugstermine bei neuen Objekten Wirtschaftsjahre abschließen WEG: Zuordnung der Abrechnungsspitze bei Eigentümerwechsel Beheben der Differenz im Status der WEG-Abrechnung Status: Änderung bei optierenden Wohnungseigentümergemeinschaften Buchungsmethode bei Teilentnahme aus der Rücklage Steuer in der WEG-Abrechnung - Brutto Nebenkostenumlage für Nicht-Selbstnutzer Grundsteuer in der Nebenkostenumlage Nebenkostenabrechnung für WEG-Verwaltungen Steuer in der WEG-Abrechnung Netto oder Teilnetto Ölbestandbuchung nach BGH VZR 251/ Weitere Themen zur Abrechnung Mietverwaltung Abrechnung: Zwischenüberschriften Abrechnung: Ausweis von Vorabzügen bei Kosten Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III Seite 3

6 19.3. BK-Abrechnung Mieter: Neue Sollbeträge aus Kosten Flächenänderungen bei gewerblichen Objekten nachweisen Teildurchschlag bei Umlagen Abweichende prozentuale Belastung für einen Mieter Mischen von Verteilungsschlüsseln beim selben Kostenkonto gemischte Kostenumlagen Änderung der Eigenschaften der Steuerkonten Steuer in der Mieter-Abrechnung Variante: Brutto-Netto-Abrechnung teilgewerblicher Objekte Abrechnungsvariante 2: Abrechnung nach Unterkonten Wohnungsleerstand in der Abrechnung der Mietverwaltung Heizkostenbeträge aus Leerstand Steuerungen für das Buchen von Abrechnungsergebnissen bei Leerstand Umlage bei unterschiedlichen Vertragstypen in der Mietverwaltung Kostenkappungen Betriebs- oder Heizkostenpauschalen Abrechnung öffentlich geförderter Objekte Umlagenausfallwagnis nur auf die Betriebskosten Kostenanteile einer Einheit weiterbelasten Weitere Themen im Umfeld der Abrechnung Mieter in WEG Objekten führen? Mieter zu Gemeinschaftseigentum Buchungen ohne Buchung virtuell abgrenzen Buchungsabgrenzung für Vorauszahlungen der Eigt./Mieter Mehrwertsteueränderung Wirtschaftsplan Vorbereitung der Daten - Überblick Vorbereitung der Daten aktives Jahr 2018 einstellen Eingabe der Verteilungsschlüssel Kontrolle der Zuordnung zum Unterkonto Erfassung der Kalkulation in den Sachkonten Kontrolle der Steuerungen: Sachkontenplan Eingabe der Daten in den Abrechnungsmengen Liste Abrechnungsmengen Abrechnungsmengen prüfen Vorlauf- und Nachlauftext Steuerungsangaben für den Einzelwirtschaftsplan Checkliste Vorbereitung des Wirtschaftsplans Druck des Wirtschaftsplans Wiederholung Wirtschaftsplan Archivierung des Wirtschaftsplans im PDF-Format Ergebnisse des Wirtschaftsplanes freigeben Heizkosten Arbeitsmodelle zur Heizkostenabrechnung Hinweise zu den Heizkostenkonten Buchungen auf Sachkonten bei gleicher Heizperiode Abweichende Heizperiode Stammdateneingaben Buchhaltung Buchungen auf Sachkonten zum Ende der Heizperiode Ermittlung der Vorauszahlungen Druck der Kontoblätter Eingabe der Heizkostenabrechnung Verarbeitung der HK-Abrechnung Umbuchen der Heizkosten-Vorauszahlungen Abweichende Heizperiode - Was finde ich wo? Seite 4 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III

7 23. Systemarbeiten Installation Änderungen an der Installation: Firebird als Standard Prüfung auf Updates im Internet Benutzer und Kennworte in PowerHaus eigenes Passwort ändern Liste der Zugriffsberechtigungen Datenbankstatistik Systeminformationen Listenkonfiguration Zugriff auf Handbuchtexte Registry Direktzugriff: Windows-Explorer Direktzugriff: Ordner Anwendungsdaten Direktzugriff: Word-Makro Die Datenbank reorganisieren - Variante Die Datenbank reorganisieren - Variante Automatische Lizenzabfrage Datenbankupdate Hinweise zur Verarbeitungsgeschwindigkeit Unterstützte Betriebsysteme und Datenbank-Programme II Linux Hilfsdateien für Druckvorschau Daten sichern mit WinZip oder WinRar Windows-Systemeinstellungen Windows-Ländereinstellungen Datenschnittstellen Daten importieren Daten exportieren Datenexport Eigentümer/Mieter Programmeigenschaften im Mehrplatzbetrieb Arbeitsplatzlizenzen Datenzugriffe bei mehreren Benutzern Erfassung in den Buchhaltungsprogrammen Hilfsprogramme Kontostände neu berechnen Mehrwertsteuer neu berechnen Vorsteuer neu berechnen Diverses: Zuordnungsänderungen Nicht verwendete Konten löschen Wirtschaftsjahr ändern Kurznamen erzeugen Lizenznehmer ändern Mehrwertsteuerkorrektur Zusatzprogramme zu PowerHaus Listenexport im RTF-Format Integrierter Zahlungsverkehr (früher: OnlineKonto) HBCI-Schnittstelle Vorgänge/Termine Objektbetreuung Telefonanbindung Indexmiete Staffelmiete Mietenspiegel Umsatzmiete Sondereigentumsverwaltung Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III Seite 5

8 Datenaustausch mit HK-Abrechnern Kautionsverzinsung Verzugszinsen DATEV-Schnittstelle Objekte kopieren und löschen Security-Pack Kostenmiete Zwangsverwaltung Finanzbuchhaltung Seite 6 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III