Projektmanagement / Übungen

Transkript

1 Prof. Dr.-Ing. Günter Eberl Projektmanagement mit Microsoft Project Projektmanagement / Übungen 5 Übungen zu Multiprojektmanagement Multiprojektmanagement ist die Bezeichnung für das Arbeiten mit mehreren Projekten gleichzeitig. Sehr umfangreiche Projekte lassen sich in Teilprojekte zerlegen und von mehreren Personen getrennt bearbeiten. Später können diese Teilprojekte wieder zu einem Hauptprojekt zusammengefaßt werden. Durch das Einfügen von Teilprojekten in einem Hauptprojekt wird eine dynamische Verknüpfung zwischen den Project-Dateien hergestellt (OLE-Technik Object Linking and Embedding = Objekte verknüpfen und einbetten). Damit entsteht folgender Vorteil: Werden auf Teilprojektebene Änderungen gemacht (z.b. von den Projektleitern), so sind diese Änderungen automatisch vom Hauptprojekt aus zu erkennen (z.b. für den Bereichsleiter). Sie sollen hier den Umgang mit parallelen Teilprojekten lernen. Werden diese Teilprojekte von denselben Ressourcen bearbeitet, so besteht die Möglichkeit, durch Verwenden eines Ressourcenpools, projektübergreifendes Ressourcenmanagement zu betreiben. Ressourcenkonflikte kann man damit über mehrere Projekte hinweg erkennen und beseitigen. 5.1 Teilprojekte erstellen Sie sind Versuchsleiter und haben mit Ihren Mitarbeitern zwei Teilprojekte zu bearbeiten. Erstellen Sie zunächst diese beiden Teilprojekte und eine Ressourcenpool-Datei, in der Sie Ihre Ressourcen erfassen. Diese Teilprojekte können Sie später zu einem sogenannten Hauptprojekt zusammenfassen, d.h. konsolidieren. Erstellen Sie zunächst einen Ressourcenpool, in dem Sie Ihre Mitarbeiter Huber, Meier und Fuchs erfassen (Stundensatz 100,00 DM/Std, Basiskalender: PROTOTYP). dem Namen Ressourcen_Pool.

2 2. Wechseln Sie in die Ansicht Ressource: Tabelle, denn in dieser Datei werden keine Vorgänge eingegeben, sondern nur Ressourcen in der Ressourcen-Tabelle angelegt. 3. Legen Sie die Ressourcen Huber, Meier und Fuchs mit Standardsatz 100,00 DM/Std. an. 4. Wählen Sie für alle drei Ressourcen den Basiskalender PROTOTYP, den Sie vor einiger Zeit bei der Bearbeitung des Projektes PROTOTYP generiert haben. Dieser Kalender steht nicht zur Verfügung??! Denn dieser Kalender wurde in einer speziellen Project-Datei generiert und ist noch nicht global, d.h. für alle weiteren neuen Project-Dateien verfügbar. 5. Öffnen Sie das Projekt PROTOTYP. Klicken Sie im Menü Extras auf Organisieren und wählen das Register Kalender. Markieren Sie im rechten Bereich den Kalender PROTOTYP und klicken auf Kopieren. Damit wird dieser spezielle Kalender in die Datei Global.mpt (microsoft project template) (linker Bereich) kopiert und ist damit für alle anderen Projekte verfügbar. 6. Wechsel Sie über Fenster zurück in die Datei Ressourcen_Pool. Stellen Sie nun für alle drei Ressourcen den Basiskalender um auf PROTOTYP. 7. Speichern Sie diese Ressourcen-Pool-Datei ab. Erstellen Sie nun die erste Teilprojekt-Datei VERSUCH_1 mit den Vorgängen Umbau Werkzeugmagazin und Funktionstest WZM, die Huber übernimmt und Asynchronmotoren- Test, den Meier bearbeitet. dem Namen VERSUCH_1. 2. Geben Sie folgende Vorgänge ein: Projektstart 1 Umbau Werkzeugmagazin Funktionstest WZM Asynchronmotoren-Test Projektende 1 (8 Tage) (5 Tage) (5 Tage) 3. Verknüpfen Sie Projektstart, Umbau, Funktionstest und Projektende und verknüpfen Sie Projektstart, Asynchronmotoren und Projektende. 4. Klicken Sie auf den Button Ressourcen zuordnen (Doppelkopf). Sie stellen fest, daß keine Ressourcen verfügbar sind. Tippen Sie keine Ressourcen ein!! Gehen Sie über das Menü Extras Ressourcen und klicken auf Gemeinsame Ressourcennutzung. Wählen Sie Benutze - 2 -

3 Ressourcen von: Ressourcen_Pool (dazu muß diese Datei geöffnet sein!!). Damit wurde eine Verknüpfung beider Project-Dateien angelegt. 5. Weisen Sie nun den ersten beiden Vorgängen Huber und dem dritten Meier zu. 6. Teilen Sie das Fenster und wählen für die untere Ansicht Ressource Graphik. 7. Speichern Sie Ihre Datei VERSUCH_1. Erstellen Sie nun die zweite Teilprojekt-Datei VERSUCH_2 mit den Vorgängen Kreisformtest und Kegelstumpf fräsen, die Fuchs übernimmt und Test Schwenkachse, den Meier bearbeitet. dem Namen VERSUCH_2. 2. Geben Sie folgende Vorgänge ein: Projektstart 2 Kreisformtest Kegelstumpf fräsen Test Schwenkachse Projektende 2 (4 Tage) (6 Tage) (4 Tage) 3. Verknüpfen Sie Projektstart, Kreisformtest, Kegelstumpf und Projektende und verknüpfen Sie Projektstart, Test Schwenkachse und Projektende. 4. Teilen Sie das Fenster und wählen für die untere Ansicht Ressource Graphik. 5. Greifen Sie auf den Ressourcen-Pool zurück (s.o.) und ordnen Sie den ersten beiden Vorgängen Fuchs und dem dritten Meier zu. Schon beim Zuordnen von Meier stellen Sie das Problem einer Ressourcen-Überlastung fest. Aus der Teilprojektsicht heraus können Sie aber nicht klären, von wem Meier schon im selben Zeitraum eingeplant wurde. 6. Speichern Sie Ihre Datei VERSUCH_2. Hinweis: Wenn Sie über Fenster in die Datei VERSUCH_1 wechseln, so stellen Sie nun auch hier ein Überlastungsproblem fest. 5.2 Konsolidierung von Projekten Da Sie aus der Teilprojektsicht heraus nicht klären können, von wem Meier schon im selben Zeitraum eingeplant wurde, empfiehlt es sich, die Teilprojektdateien zu einem sogenannten Hauptprojekt - 3 -

4 zusammenzufassen, d.h. zu konsolidieren. Damit können projektübergreifende Ressourcenüberlastungen erkannt und gelöst werden

5 Erstellen Sie ein Hauptprojekt und fügen Ihre beiden Teilprojekte VERSUCH_1 und VERSUCH_2 ein. Stellen Sie fest, welche Ressource und warum sie überlastet ist und lösen Sie den Ressourcenkonflikt dadurch, indem zuerst der Asynchronmotoren-Test und dann der Test Schwenkachse durchgeführt wird (teilprojektübergreifende Verknüpfung). 1. Öffnen Sie die beiden Projektdateien, die Sie zusammenführen möchten: VERSUCH_1 und VERSUCH_2. 2. Wählen Sie aus dem Menü Fenster den Befehl Neues Fenster Halten Sie Strg gedrückt und klicken Sie auf die Projekte, die zusammengeführt werden sollen. 4. Bestätigen mit OK. 5. Stellen Sie in Projekt Projekt-Info... als Anfangstermin den ein. 6. Teilen Sie das Fenster und wählen für die untere Ansicht Ressource Graphik. Stellen Sie fest, warum Meier überlastet ist. 7. Speichern Sie das Projekt unter dem Namen HAUPTPROJEKT (alle Änderungen speichern). 8. Verknüpfen Sie Asynchronmotoren-Test mit Test Schwenkachse. Ist das Überlastungsproblem damit behoben? 9. Wechseln Sie über Fenster in VERSUCH_1. Sie sehen auch hier die projektübergreifende Verknüpfung. 10. Ändern Sie die Dauer von Funktionstest WZM von 5 auf 7 Tage. 11. Wechseln Sie über Fenster zurück zum HAUPTPROJEKT. Sie erkennen, daß aufgrund der dynamischen Verknüpfung der Project-Dateien auch diese Änderung im Hauptprojekt zu sehen ist (ohne zusätzliche Arbeit). Im Hauptprojekt sehen Sie die Vorgänge aus beiden Teilprojekten und können nach Belieben Veränderungen an der Formatierung oder an den Daten vornehmen. Sie können mit zusammengeführten Projekten genauso arbeiten wie mit einzelnen Projekten und genau wie dort Verknüpfungen anlegen, Informationen formatieren sowie Vorgänge ein- und ausblenden. Hinweis: Um projektübergreifende Konflikte erkennen zu können, sollten Sie bei der Arbeit mit mehreren Projekten diese zusammenführen und sich die Spalte Projekt in die Vorgangsliste einblenden (auf Spaltenüberschrift mit rechter Maus klicken, Spalte Einfügen ; im Feldnamen und Spaltentitel Projekt einstellen; Optimale Breite ). Dann sehen Sie alle konfliktträchtigen Vorgänge und erkennen, aus welchen Projekten eine eventuelle Überlastung stammt