Mechtild Käufer. Endlich fit in Word DATA BECKER

Transkript

1 Mechtild Käufer Endlich fit in Word DATA BECKER

2 Effektiv und komfortabel: erstellte Dokumente einfach wiederverwenden Unschlagbar in der Zeitersparnis und gleichzeitig Garant für Ihre Coporate Identity sind in Word die Dokumentvorlagen. Mit minimalem Aufwand machen Sie Ihre Dokumente, wie Briefkopf, Rechnungen, Mahnungen, aber auch Briefumschläge, unbegrenzt wiedereinsetzbar. Dokumentvorlagen ermöglichen darüber hinaus, mit Features wie AutoText, Auto- Korrektur-Einträgen und Formatvorlagen auch Text und Layout des Dokumentinhalts für den weiteren Einsatz zu speichern.

3 Einmal erstellt hundertmal genutzt: Machen Sie aus Ihren Dokumenten doch wiederverwendbare Vorlagen! Dokumentvorlagen sind genauso einfach zu erstellen wie ein normales Word-Dokument. Einzig beim Speichern einer neuen Dokumentvorlage müssen Sie eine Kleinigkeit beachten. Dokumentvorlagen sollten Sie für alle häufig benutzten Word- Dokumente haben. Am wichtigsten ist sicherlich eine Briefkopf-Dokumentvorlage, aber auch für Rechnungen, Mahnungen usw. können Sie mit Dokumentvorlagen sehr viel Zeit sparen und sich gleichzeitig vor versehentlichem Überschreiben schützen. -Goldene-Regel: Was gehört so alles in eine Vorlage? Und was nicht? Eine Dokumentvorlage ist ein Muster für eine bestimmte Art von Dokument, also z. B. eine Briefvorlage für alle Briefe oder eine Rechnungsvorlage für alle Rechnungen. Klassisches Beispiel für eine Dokumentvorlage ist der Briefkopf. 114

4 Eine Dokumentvorlage sollte deshalb all das enthalten, was Sie in dieser Art von Dokument benötigen. Eine Briefvorlage sollte natürlich alle Bestandteile des Firmenkopfs enthalten, sie kann außerdem ein vorbereitetes Adressfeld enthalten. Sie sollte jedoch keinen Brieftext enthalten, den Sie dann immer erst löschen müssten. Dokumentvorlagen können grundsätzlich alles enthalten, was ein normales Word-Dokument enthält: Text Bilder Tabellen verknüpfte Daten, z. B. eine Excel-Tabelle Zusätzlich kann eine Dokumentvorlage noch Formatvorlagen und AutoText-Einträge enthalten. AutoText-Einträge speichern Floskeln und Textabschnitte, Formatvorlagen speichern ausschließlich Formatierungsmuster. Sie sollten keine Daten in einer Vorlage speichern, die sich von Dokument zu Dokument ändern. Sie speichern beispielsweise die Absenderadresse in einer Briefvorlage, nicht jedoch die Empfängeradresse. Ja, wo liegen Sie denn? Standort des Vorlagenordners Der Standort des Speicherordners ist von der Word-Version und der Windows-Version abhängig. Die wichtigste Vorlage Normal.dot sowie Ihre eigenen Vorlagen finden Sie in Word 2003 unter Windows XP Home im Ordner C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen. Andere (deutschsprachige) Vorlagen werden im Ordner C:\Programme\Microsoft Office\ Templates\1031 gespeichert. So erstellen Sie aus einem Dokument blitzschnell eine Dokumentvorlage Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie eine Dokumentvorlage machen wollen. Wählen Sie dann Datei/Speichern unter. 115

5 Vergeben Sie im Feld Dateiname einen frei wählbaren Dateinamen. Öffnen Sie das Listenfeld Dateityp und markieren Sie darin den Eintrag Dokumentvorlage. Lassen Sie den von Word automatisch vorgeschlagenen Speicherordner Vorlagen unverändert und aktivieren Sie die Schaltfläche Speichern. Ihr direkter Weg zur Vorlage: So erstellen Sie eine neue Dokumentvorlage unabhängig von bestehenden Dokumenten Natürlich können Sie auch direkt bei der Erstellung einer neuen Word-Datei festlegen, dass dies keine normale Word-Datei, sondern eine Dokumentvorlage werden soll. Dazu wählen Sie Datei/Neu und klicken in Word 2003 im Aufgabenbereich auf Auf meinem Computer (Word 2002: Allgemein, Word 97/2000 nur Datei/Neu). Wechseln Sie im Dialogfeld unten rechts zur Auswahl Vorlage und bestätigen Sie das Dialogfeld. 116

6 So greifen Sie am schnellsten auf eine Dokumentvorlage zu Ein entscheidender Unterschied (und Vorteil) zwischen Dokument und Dokumentvorlage besteht darin, dass beim Zugriff auf eine Dokumentvorlage nicht die Originaldatei geöffnet, sondern eine Kopie davon erzeugt wird. Sie laufen also nie Gefahr, versehentlich ein Musterdokument zu überschreiben. Haben Sie sich entschlossen, ein neues Dokument auf Basis einer bestimmten Dokumentvorlage zu schreiben, wählen Sie den Befehl Datei/Neu. Als Nächstes werfen Sie einen Blick in den Aufgabenbereich, der nun rechts angezeigt wird. Haben Sie die gewünschte Vorlage in letzter Zeit benutzt, wird Sie unterhalb der Beschriftung Zuletzt verwendete Vorlagen angezeigt. Hier reicht der einfache Mausklick auf den Namen der Vorlage, um sie zu nutzen. Wird der Name der Vorlage nicht im Aufgabenbereich angezeigt, klicken Sie auf den Link Auf meinem Computer. Als Nächstes sollten Sie die Vorlage im automatisch angezeigten Register Allgemein suchen. Hier werden alle von Ihnen erstellten Vorlagen angezeigt, die im Ordner Vorlagen gespeichert sind. Der Speicherordner Vorlagen ist der Standardspeicherordner für Vorla- 117

7 gen. Wird die Vorlage angezeigt, müssen Sie nun nur noch auf den Namen der Dokumentvorlage doppelklicken. Zugriff auf Dokumentvorlagen in älteren Word-Versionen In Word 2002 klicken Sie nach der Wahl des Befehls Datei/Neu im Aufgabenbereich auf Allgemein. In früheren Word- Versionen bringt Sie der Befehl Datei/ Neu ohne Umweg über den Aufgabenbereich direkt in das Dialogfeld Neu. So ändern Sie Dokumentvorlagen am bequemsten Um eine Dokumentvorlage zu bearbeiten, müssen Sie diese öffnen. Dazu müssen Sie deren Speicherordner kennen und öffnen. Dieser Speicherordner ist abhängig davon, welche Version von Windows und Word Sie benutzen und ob Sie in einem Netzwerk oder an einem Einzelrechner arbeiten. Da die Ordnerstruktur sehr verzweigt angelegt ist, müssen Sie sehr viele Unterordner öffnen, bis Sie am Ziel sind. Kennen Sie den Speicherort der Vorlagen, öffnen Sie diesen über Datei/Öffnen. Stellen Sie den Dateityp um auf Dokumentvorlagen und nutzen Sie das Listenfeld Suchen in, um auf die Vorlage zuzugreifen. 118

8 So spüren Sie Vorlagen mit unbekanntem Speicherort auf Wenn Ihnen die verzweigte Ordnerstruktur auf dem Weg zur Vorlagendatei wie ein Irrgarten vorkommt, nutzen Sie folgendes Verfahren: 1. Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Start-Schaltfläche und im Startmenü auf den Suchbefehl. 2. Aktivieren Sie die Auswahl Dateien und Ordnern. 3. Geben Sie in das Feld Gesamter oder Teil des Dateinamens den Namen der Vorlage ein. Er endet immer mit einem Punkt und der Endung dot. Wenn Sie den Namen nicht genau kennen, können Sie mit der Eingabe *.dot nach allen Word-Vorlagen suchen. 4. Aktivieren Sie die Schaltfläche Suchen. Wenn das Suchergebnis angezeigt wird, klicken Sie mit rechts auf den Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten wollen, und wählen Öffnen. 5. Nach der Änderung speichern Sie die Vorlage mit Datei/ Speichern unter unter dem ursprünglichen Namen ab. Schneller punkten: Nutzen Sie normale Word-Dokumente wie Vorlagen Word macht es möglich: Sie können Dokumente, die bereits gespeichert sind, als Basis für neue Dokumente einsetzen. Das bedeutet, Sie können jedes normale Word-Dokument quasi wie eine Dokumentvorlage benutzen. Erstellen Sie aus Dokumenten neue Dokumente Auch wenn Sie eine Datei als ganz normale Word-Datei gespeichert haben, können Sie diese nutzen wie eine Dokumentvor- 119

9 Zeigen Sie Teamfähigkeit: Speichern Sie Vorlagen so, dass das Team darauf zugreifen kann Teamvo rlagen, auf die alle zugreifen können, werden normalerweise auf einem frei gegebenen Netzwerklaufwerk abgelegt. Welches Laufwerk das ist, finden Sie über Extras/Optionen im Register Speicherort für Dateien heraus. Der Speicherort für Grup penvorlagen wird neben dem Eintrag Arbeitsgruppenvorlagen angezeigt. lage. Diese Art des Zugriffs sorgt dafür, dass die Originaldatei unverändert bleibt und Sie trotzdem eine genaue Kopie zur Nutzung erstellen können. Neues Dokument auf Basis eines anderen Dokuments mithilfe des Aufgabenbereichs erstellen Wählen Sie Datei/Neu und klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Link Von bestehendem Dokument. Word öffnet das Dialogfeld Neu aus vorhandenem Dokument. Öffnen Sie hier gegebenenfalls den Speicherordner, in dem Ihre Datei abgelegt wurde. Klicken Sie auf den Dateinamen und dann unten rechts im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neu erstellen. 120

10 So machen Sie den Aufgabenbereich überflüssig: Starten Sie Dokumentvorlage direkt von Windows aus Natürlich können Sie auch ohne den Aufgabenbereich ein neues Dokument basierend auf einer beliebigen Word-Datei erstellen. Das gilt in Word 2003 genauso wie in früheren Word-Versionen, die noch keinen Aufgabenbereich anbieten. Sie erstellen dafür eine neue Datei vom Explorer aus. Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit rechts auf die Start- Schaltfläche und wählen Sie Explorer. Klicken Sie im linken Ausschnitt auf den Ordner Eigene Dateien oder den Ordner, der die gesuchte Datei enthält. Im rechten Ausschnitt werden nun die Dateien des markierten Speicherordners angezeigt. Klicken Sie mit rechts auf die Datei, die Sie nutzen wollen, und wählen Sie Neu. So sind Sie jederzeit einsatzbereit: Dokumentvorlagen für Angebot, Rechnung und Mahnung Es gibt Vorlagen, die in jedem Büro gebraucht werden, egal ob Sie Waren oder Dienstleistungen anbieten. Angebote, Rechnungen und Mahnungen werden Sie immer brauchen. Immer wenn Sie in Word rechnen müssen, erstellen Sie eine Tabelle. Diese Tabelle kann eine normale Word-Tabelle oder eine verknüpfte Excel-Tabelle sein. Ganz wichtig für Ihre Corporate Identity: die passende Basisvorlage erstellen Als Basis für alle Dokumente, die Ihr Büro verlassen, sollte eine Firmenbriefkopfvorlage bestehen, wie Sie im zweiten Kapitel erstellt wurde. Existiert eine solche Vorlage in Ihrer Firma 121