Projekt Wissenstransfer zur personenbezogenen Buchführung in den Finanzämtern Pankow / Weißensee, Mitte / Tiergarten und Reinickendorf

Transkript

1 Projekt Wissenstransfer zur personenbezogenen Buchführung in den Finanzämtern Pankow / Weißensee, Mitte / Tiergarten und Reinickendorf Zusammenfassung des Modells zum nachhaltigen Sichern und zum gezielten Transfer des Fach- und Erfahrungswissens personenbezogener Buchführung in den drei Finanzämtern mittels definierter (PE-) Maßnahmen 14. Aufstiegslehrgang in den höheren Verwaltungsdienst am Institut für Verwaltungsmanagement an der Verwaltungsakademie Berlin

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Vorbemerkungen Ausgangslage Das Projekt Das Modell und seine Module Das Modell und seine Empfehlungen Modul 1 Wissensmanagementbeauftragter als Grundvoraussetzung Modul 2 Servicestelle-Buchhaltung als Grundvoraussetzung Modul 3 Führungskräfte als Wissensmanager Modul 4 Aus- und Fortbildung Lokaler Wissenstransfer mittels bilateraler Wissensvermittlung Finanzschule Berlin Modul 5 IT-Plattform AIS / Erhebung mit sämtlichen relevanten Wissensquellen füllen / verlinken Verbesserung der Suchfunktion im AIS Fazit Projektgruppenmitglieder Vorbemerkungen Dieser Prospekt soll der eiligen Leserin bzw. dem eiligen Leser im Rahmen der Abschlusspräsentation am die Möglichkeit eröffnen, sich einen kurzen Überblick über die in dem Modell vorgestellten Empfehlungen zu verschaffen. Zugleich soll ihr/sein Interesse für das vollständige Projektergebnis geweckt werden. Die vollständige Lektüre wird besonders empfohlen, wenn sich neben den Auftraggebern weitere Interessierte einer Lösung der zugrundeliegenden Problemstellung annehmen wollen. Projektleitung und einzelne Projektteammitglieder (s. Nr. 7) stehen dabei für eine umfassende Information zur Verfügung. Alle Amts-, Funktions- und Personenbezeichnungen, die im Prospekt in der männlichen Sprachform gebraucht werden, gelten auch in der entsprechenden weiblichen Sprachform. Kontakt zur Projektleitung: Klaus Meinig BA Charlottenburg-Wilmersdorf: 9(0) klaus.meinig@charlottenburg-wilmersdorf.de Hans-Jörg Schielmann z.zt. über FA Mitte/Tiergarten: 9(0) sonst: FA Pankow/Weißensee: 9(0) Seite 2 von 19

3 2 Ausgangslage Die Erledigung der Aufgaben in den Finanzämtern hat sich wie in der nachfolgenden Grafik dargestellt in den vergangenen sechs Jahren zweimal erheblich verändert. Nach der Zentralisierung des Zahlungsverkehrs (ZZFÄ) Anfang 2004 verblieben in den Finanzämtern noch die Aufgaben der personenbezogenen Buchführung. Die mit der Zentralisierung einhergehende Versetzung erfahrener Buchhaltungskräfte in das Finanzamt Charlottenburg führte bereits damals im Buchhaltungsbereich der übrigen Finanzämter zu einer als problematisch empfundenen (Personal-)Situation. Die Buchhaltungsaufgaben wurden in der Regel mit den Aufgaben der Vollstreckung in dem neuen Sachgebiet Erhebung zusammengefasst und waren von den dort verbliebenen Kollegen, von denen nur noch wenige ausgebildete Buchhalter waren, zu erledigen. Im Zuge der Bildung dieser Arbeitsgebiete wurde deutlich, dass erfahrene Buchhalter vermehrt in den Ruhestand gehen, es eine zu geringe Anzahl ausgebildeter Buchhalter gibt, um allen neuen Sachgebieten einen ausgebildeten Buchhalter zuzuordnen, den Kollegen das buchhalterische Erfahrungswissen und die Gelegenheit fehlt, dieses zu erwerben, damit die sachgerechte Erledigung der buchhalterischen Vorgänge schwer fällt, weshalb in den Finanzämtern Handlungsdruck entstand, auf die Entwicklung gestaltend einzuwirken, um das Wahrmehmen der buchhalterischen Aufgaben nachhaltig zu sichern. 3 Das Projekt Aus dieser Motivationslage heraus entstand bei dem 14. Aufstiegslehrgang das Interesse, im Rahmen eines Projektes die Frage zu beantworten, wie aufgrund der personellen und organisatorischen Rahmenbedingungen die sachgerechte Wahrnehmung buchhalterischer Aufgaben nachhaltig sichergestellt werden kann. Mit einem entsprechenden Auftrag der Vorsteher wurde in den Finanzämtern Mitte / Tiergarten, Pankow / Weißensee und Reinickendorf auf Basis deren Aufbaustruktur Finanzamt 2010 ein Modell zum nachhaltigen Sichern und zum gezielten Transfer des Fach- und Er- Seite 3 von 19

4 fahrungswissens personenbezogene Buchführung mittels definierter (Personalentwicklungs-) Maßnahmen entwickelt. Im Mittelpunkt standen dabei die Aspekte Wissenstransfer und Wissensmanagement. Im Projektvertrag wurden insbesondere folgende Punkte festgehalten: Projektziele, -verlauf, -inhalte, -organisation Projektgrenzen Verantwortlichkeiten der Auftraggeber Zeitkontingent des Auftragnehmers Ecktermine Grundsätze der Zusammenarbeit Rahmenbedingungen Projektstart: 03. März 2009 Zwischenpräsentation: 18. September 2009 Abschlusspräsentation: 22. Januar 2010 Projektende: 22. Januar 2010 Auftraggeber und Projektleitung nach der Vertragsunterzeichnung am von links: Herr Freiheit (Vorsteher FA Pankow / Weißensee), Herr Werpuschinski (Vorsteher FA Mitte / Tiergarten), Herr Schielmann und Frau Dube (beide Projektleitung), Herr Strowig (Vorsteher FA Reinickendorf) Interviews in den Finanzämtern Zunächst konnte die von den Vorstehern skizzierte Situation der Finanzämter mittels strukturierter Beschäftigteninterviews auf Basis eines für die Finanzämter passenden Erhebungskonzeptes nachvollzogen werden. Durch die Erhebungsformen Interview und Fragebogen ließen sich nicht nur der tatsächliche Aufgabenumfang der personenbezogenen Buchführung (bereits aufgeschriebenen Tätigkeiten und diejenigen, welche nach Auffassung der Buchhalter ebenso zu ihrem Aufgabenkreis gehören) ermitteln, sondern auch, wer in welchem Umfang diese wahrnimmt und wo die durch die Auftraggeber vermuteten Defizite zu verorten sind. Die Projektgruppe erhielt nicht nur eine sichere Datenbasis für ihr weiteres kreatives Vorgehen, sondern sie konnte bereits eine erste Form der gewünschten Mitarbeiterbeteiligung realisieren. In der Folge hat die Projektgruppe die Mitarbeiter regelmäßig mit Info- Briefen im Intranet der Finanzämter sowie über eine zusätzliche Internetseite informiert und deren Hinweise und Vorschläge in drei Feedbackveranstaltungen in die Modellentwicklung einbezogen. Die Mitarbeiter brachten dabei gegenüber der Projektgruppe ihr großes Interesse an Information und Beteiligung zu ihrer künftigen Aufgabenwahrnehmung zum Ausdruck. Sie wünschten sich das Eingehen auf ihre Ängste hinsichtlich der neuen Organisationsform wie auch auf ihre Sorge, ein Verlust an Expertenwissen könnte zunehmend zu einer Verschlechterung der Arbeitsqualität führen. Seite 4 von 19

5 Die Auswertung von Fragebögen und Interviews hat gezeigt, dass in den drei Finanzämtern auch nach erfolgter Umorganisation weiterhin eine heterogene Struktur der Arbeitsabläufe besteht und im Wesentlichen auf den Erfahrungsschatz der gelernten Buchhaltungskräfte zurückgegriffen wird, d.h. kompliziertere Buchhaltungsaufgaben weiterhin von den gelernten Buchhaltungskräften wahrgenommen und nur die einfacheren Buchungsvorgänge von allen im Team erledigt werden. Bei den Mitarbeitern wurde eine deutliche Diskrepanz ausgemacht zwischen dem eigenen Qualitätsanspruch und der möglichen Bearbeitungstiefe. Auf Basis der aus den Interviews gewonnenen Erkenntnisse und Daten hat das Projektteam adäquate wissenschaftliche Ansätze des problemorientierten Wissensmanagements als solche ausgemacht, die sich an die konkrete, organisatorische operative Problemstellung laut Projektvertrag bei der Aufgabenerfüllung der personenbezogenen Buchführung anknüpfen ließen und einen viel versprechenden Ausgangspunkt boten, die Effizienz der Finanzämter durch zielgerichtetes Management der Ressource Buchhaltungswissen zu erhöhen. Die implizierten Maßnahmen der Wissensbewahrung, besonders das Retention-Management und die Wissenskommunikation sowie die informationstechnischen Ansätze, hat die Projektgruppe nach einem Ideenworkshop in einem ersten Grobkonzept gebündelt und in einer Zwischenpräsentation dargestellt. Sich daran anschließende Hinweise und Anregungen sowie solche aus den darauf folgenden Feedback-Veranstaltungen in den drei Finanzämtern und die abschließenden Wünsche der Auftraggeber flossen sodann in die endgültige Entwicklung des Modells mit insgesamt fünf Modulen ein. Die in jedem einzelnen Modul enthaltenen, jeweils erstgenannten Empfehlungen entsprechen dabei einer von den Auftraggebern gewünschten sofortigen und kostenneutralen Vorgehensmodell und Meilensteine (Stand: 03./ ) Umsetzung in ihren Finanzämtern. 4 Das Modell und seine Module Mit dem Modell konnte die Projektgruppe aufzeigen, dass die Konzentration bestimmter schwierigerer Aufgaben der personenbezogenen Buchführung in einer Stelle des Finanzamts nicht nur Sinn macht, sondern auch, welche Aufgaben dort angesiedelt werden sollten. Seite 5 von 19

6 Wissensmanagement eine elementare Führungsaufgabe darstellt, deren zentrale Bedeutung durch die Vorsteher mit dem Benennen eines Wissensmanagementbeauftragten herausgestellt werden sollte. Modul 1 - Wissensmanagementbeauftragter als Grundvoraussetzung Modul 2 - Servicestelle-Buchhaltung als Grundvoraussetzung Modul 3 - Führungskräfte Modul 4 - Aus- und Fortbildung Modul 5 - IT-Plattform Die beiden Module Wissensmanagementbeauftragter und Servicestelle-Buchhaltung wurden daher in dem Modell konsequenterweise als Kernmodule ausgewiesen. Sie bilden nicht nur die Grundlage aller weiteren Module und aller weiteren Maßnahmen, die ein Finanzamt zum gezielten Transfer des Fach- und Erfahrungswissens personenbezogener Buchführung ergreifen kann, sie sind elementar für das nachhaltige Sichern des Fach- und Erfahrungswissens. Mit diesen Modulen lässt sich die weitere Entwicklung des Finanzamts sowohl auf der personellen Ebene bis hin zu (finanzamtsübergreifenden) Expertennetzwerken fördern als auch zentral managen mit Wissensspeichern, dem Wahrnehmen der Rolle des Wissensredakteurs und dem Anbieten Team unterstützender Maßnahmen. Es konnte gezeigt werden, dass beide Module die Effizienz in der Aufgabenwahrnehmung steigern, zentrale Ansprechpartner schaffen, Wissen bewahren und die zentrale Verantwortlichkeit für diese speziell betrachtete Fachaufgabe wahrnehmen können. Deshalb wurden zugleich konkrete Hilfen (Amtsverfügungen) zu einer sofortigen Umsetzung in den Finanzämtern bereit gestellt. Mit den weiteren Modulen konnten den Finanzämtern weitere auf die Kernmodule aufbauende Empfehlungen an die Hand gegeben werden, die jeweils passend zu ihrer weiteren Entwicklung einsetzbar sind. Mit dem Hinweis auf die Verantwortung der einzelnen Führungskraft für den Prozess des Wissensmanagements hat das Projektteam vorgeschlagen, Teambesprechungen mit bestimmten Schwerpunkten einzuführen, um darüber den Wissenserwerb und den Wissensaustausch zu ermöglichen. Es wurden weitere Schritte mit vielfältigen Methoden dargestellt, die die Entwicklung des Finanzamts (oder des Teams) kreativ gestalten ließen. Im Modul Aus- und Fortbildung konnte die durch die Mitarbeiter favorisierte Form der gegenseitigen Weitergabe des Fachwissens durch wechselseitige Unterweisung empfohlen werden, da diese Form auch ihre Entsprechung im problemorientierten Wissensmanagementansatz findet. Auch ließ sich aufzeigen, wie mit einer Erweiterung dieser Methode durch den Seite 6 von 19

7 Einsatz ausgebildeter Dialogbegleiter eine Effizienzsteigerung erreichbar wäre. Das Projektteam hat zudem dargestellt, dass eine Stärkung der Methoden- und Sozialkompetenz insgesamt der nachhaltigen Anwendung und Sicherung des impliziten Wissen förderlich ist. Mit ihrem Modul IT-Plattform konnte das Projektteam auf ein bereits vorhandenes Instrument der Steuerverwaltung aufbauen. Es konnte gezeigt werden, dass und wie die vorhandene Informationstechnik stärker anwenderbezogen zur Wissensspeicherung und Wissensbereitstellung ausgebaut und fortentwickelt werden kann. Die Empfehlungen orientierten sich auch hier am Machbaren und bieten z. B. mit dem Bereitstellen eines Online-Lexikon zudem die Möglichkeit, Nutzerwünsche, fachliche Erfordernisse und Praktikabilität in Einklang zu bringen. Erfreulich war zu sehen, dass die Hinweise des Projektteams aus der Zwischenpräsentation bereits im Herbst 2009 zu einer Verlinkung relevanter Wissensquellen im Themenblock Erhebung des AIS geführt haben. Auch hier konnte das Erfordernis einer finanzamtsübergreifenden Abstimmung der (künftigen) Servicestellen-Buchhaltung mit dem Technischen Finanzamt und der Senatsverwaltung für Finanzen dargestellt werden. 5 Das Modell und seine Empfehlungen 5.1 Modul 1 Wissensmanagementbeauftragter als Grundvoraussetzung In diesem Modul werden Möglichkeiten aufgezeigt, wie Wissensmanagement in den Finanzämtern durch die neu zu etablierende Funktion des Wissensmanagementbeauftragten konkret umgesetzt werden kann. Empfehlung: Es wird empfohlen, zur Etablierung eines systematisierten Wissensmanagements eine geeignete Führungskraft als Wissensmanagementbeauftragten zu benennen. Aufgaben und Ziele: Schaffung einer Koordinierungsfunktion zur Einführung eines strategischen und operativen Wissensmanagements (zunächst) für den Bereich der Buchhaltung. Dabei sind insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen: Führungskräfte und Mitarbeiter als Wissensträger und Wissensmanager zu stärken Kooperation mit der Servicestelle-Buchhaltung sowie mit den Sachgebietsleitern Koordination des Wissensmanagements im Finanzamt Wissensmanagement zur Steigerung der Kundenzufriedenheit nutzen Den Transfer von Praxiswissen in der Finanzamtspraxis verbessern (Best Practice) Seite 7 von 19

8 Wissen zu generieren und Innovationen umzusetzen Expertennetzwerke einzurichten Das wissende Finanzamt schaffen Nutzen: Reduzierung bestehender Wissensdefizite und Schaffung fachlicher und sozialer Kompetenzen zur sachgerechten Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben. Aufbau eines Wissensspeichers Buchhaltung. Der Wissensmanagementprozess dient dabei u. a. der positiven Entwicklung der Organisation und der Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Personal: Der Wissensmanagementbeauftragte erfüllt spezielle Führungsaufgaben und steht für den Willen der Leitung der Finanzämter und die Wissenskultur der Organisation. Die Vorsteher unterstreichen mit der Benennung einer zuständigen Person die Ernsthaftigkeit und signalisieren ihre Unterstützung für das Projekt. In der vorliegenden Organisationsform und mit Blick auf die zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen wäre es möglich, die Aufgabe in das bereits bestehende Arbeitsgebiet des Koordinators zu integrieren. Die Aufgaben des Wissensmanagementbeauftragten wären inhaltlich konkret zu bestimmen und die erforderlichen zeitlichen Ressourcen ggf. durch Aufgabenumschichtung in andere Arbeitsfelder zu schaffen. Wissensmanagementbeauftragte sollten u. a. über eine hohe fachliche und soziale Kompetenz verfügen und persönlich glaubwürdig die Wissenskultur des jeweiligen Finanzamtes verkörpern. Zeitliche Realisierbarkeit: Die Einrichtung der Funktion wird als Grundvoraussetzung angesehen und sollte möglichst unverzüglich erfolgen. Ausgaben: Die Ausgabenneutralität könnte durch Umschichtung bisheriger Aufgaben des künftigen Wissensmanagementbeauftragten gewährleistet werden. Erste Schritte: Die Vorsteher der Finanzämter entscheiden über die Einrichtung der Funktion eines Wissensmanagementbeauftragten (ggf. in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen und den Vorstehern der anderen Finanzämter). Seite 8 von 19

9 Wissensmanagement verlangt ein systematisches und strukturiertes Vorgehen zur Gewinnung, Aufbereitung und Dokumentation des von Buchhaltungsexperten in besonders schwierigen, komplexen oder seltenen Einzelfällen gewonnenen Erfahrungswissens. Die inhaltliche Beschreibung und Konkretisierung der Aufgaben (z. B. im Rahmen einer Amtsverfügung, eines Anforderungsprofils) kann hausintern ggf. unter Beteiligung der Amtsleitung, den Sachgebietsleitern (Koordinatoren), der Geschäftsstelle sowie unter Beteiligung der Personalvertretungen erfolgen (bspw. im Rahmen einer Arbeitsgruppe zur Gesamtkonzeption). Der Einstieg in die Thematik könnte mit einem Kurs am Institut für Verwaltungsmanagement (IVM) z. B Kurs F2130 Wissensmanagement für Führungskräfte am erfolgen. Zudem werden weitere Wissensmanagementmaßnahmen wie z.b. das Einrichten von Expertennetzwerken / Buchhaltungszirkel - in abgestufter Priorisierung dargestellt, die für die vorliegende Konstellation in den Finanzämtern als sinnvoll und zielführend erachtet werden. 5.2 Modul 2 Servicestelle-Buchhaltung als Grundvoraussetzung In diesem Modul wird aufgezeigt, wie die Erkenntnis, dass nicht alle Teammitglieder sämtliche Buchhaltungsaufgaben wahrnehmen und spezielle Aufgaben von Spezialisten erledigt werden sollten, umgesetzt und zugleich ein zentraler Ansprechpartner für alle Teams geschaffen werden kann. Empfehlung: Es wird empfohlen, eine Servicestelle-Buchhaltung einzurichten und dafür Buchhaltungsexperten zu benennen. Die Schlussfolgerung zur Notwendigkeit der Einsetzung eines zentralen Ansprechpartners bzw. die Einrichtung einer Clearingstelle in den Finanzämtern ergibt sich aus der Datenauswertung, dass Buchhaltungsvorgänge bei höherer Komplexität, erhöhtem Schwierigkeitsgrad oder Besonderheiten des Einzelfalles soweit möglich und vorhanden von erfahrenen Buchhaltern ausgeführt werden. In den anderen Fällen werden zeitaufwändig vielfach erst geeignete Ansprechpartner gesucht. Aufgaben und Ziele: Zu den Aufgaben der Servicestelle-Buchhaltung zählen: Sammeln der bisher einzeln oder in den Teams vorhandenen Musterordner, Mitarbeit beim Aufbau einer zentralen Buchhaltungsdokumentation (Funktion eines Wissensredakteurs ) Seite 9 von 19

10 Ansprechstelle sowohl nach innen für die Mitarbeiter als auch nach außen für den zentralen Zahlungsverkehr der Finanzämter (ZZFÄ) und die Senatsverwaltung für Finanzen Enge Zusammenarbeit mit dem Wissensmanagementbeauftragten, dem Koordinator, den Sachgebietsleitungen, den Teams, den Aus- und Fortbildungsbeauftragten, dem ZZFÄ, der Senatsverwaltung für Finanzen und möglichst auch finanzamtsübergreifend im Sinne einer Netzwerkarbeit Im Rahmen der gewünschten Standardisierung des Buchhaltungsablaufs ist die Mitarbeit erforderlich bei Erfassung, systematischer Aufbereitung und Strukturierung vorhandener expliziter Wissensquellen. Bearbeitung schwieriger oder komplexer Einzelfälle Nutzen: Die Servicestelle Buchhaltung soll dazu beitragen, die Effizienz von Buchhaltungsvorgängen und -aufgaben zu erhöhen. Die Einrichtung unterstützt die qualifizierte Bearbeitung fachlich schwieriger oder komplexer Buchhaltungsvorgänge. Ein weiteres Ziel ist u.a. die Sicherung und der Erwerb von Buchhaltungswissen nach fachspezifischen Kriterien. Personal: Die Aufgabe / Funktion wäre im Bereich des Steuerfachservices ( Finanzamt Struktur) anzusiedeln und mit Buchhaltungsexperten zu besetzen. Zeitliche Realisierung: Die Einrichtung der Servicestelle-Buchhaltung wird als eine der Grundvoraussetzungen zur erfolgreichen Umsetzung des Modells angesehen und sollte unverzüglich realisiert werden. Ausgaben: Nach vorliegenden Erkenntnissen gehen Überlegungen der Senatsverwaltung für Finanzen zur Einsetzung eines Bearbeiters für besondere Buchführungsaufgaben in die gleiche Richtung, so dass deshalb von der Realisierbarkeit der Servicestelle-Buchhaltung ohne zusätzliche finanzielle Belastungen für die Finanzämter ausgegangen wird. Erste Schritte: Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen für die Einrichtung einer Servicestelle- Buchhaltung Konkrete Beschreibung des Aufgabengebietes (Anforderungsprofil) Personalauswahl / Stellenbesetzung Seite 10 von 19

11 5.3 Modul 3 Führungskräfte als Wissensmanager Die Führungskräfte in den Finanzämtern sollen Wissensmanager werden. Dies mag zunächst seltsam und wenig praxisorientiert klingen. Betrachtet man die Rahmenbedingungen in den Teams der Finanzämter (und letztlich den Projektauftrag), so lässt sich zweifelsfrei erkennen, dass ein Wissenstransfer des Buchhaltungswissens hochgradig notwendig ist. Fachliche Details und spezifisches Wissen haben sich verändert und werden sich weiter verändern, ebenso die Anforderungen an die bisherigen Sachbearbeiter und Buchhalter. Dabei wird oftmals die Ebene Mensch und hier vor allem subjektive Erfahrungen, die sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte in ihrem Berufsalltag machen, unterschätzt. Dies ist der zentrale Anknüpfungspunkt, denn Wissensmanagement sollte von Menschen organisiert werden sowie einfach und praktikabel sein. Hierbei kommen die Führungskräfte als Rahmengeber für den Wissensmanagementprozess ins Spiel, denn sie müssen ihn nicht nur führen und begleiten, vielmehr hängt von ihrer Rolle auch eine Weiterentwicklung und die Schaffung sowie Sicherung von Erfolgskontinuität im Team ab. Wissen an sich lässt sich nicht managen, aber die Führungskräfte können Rahmenbedingungen schaffen, die den Wissenserwerb und -austausch zwischen den Mitarbeitern erleichtern und fördern. Wissensmanagement ist dann der Prozess, in dem für das Team relevante Erfahrungen von einzelnen Mitarbeitern dem Team zur Verfügung gestellt werden, um daraus allgemeine Best bzw. Worst Practices für das Team zu gestalten. Damit wird das Wissen Einzelner zum Wissen bzw. zur Erfahrung des Teams und kann auch dann noch genutzt werden, wenn der Einzelne, von dem die Erfahrung ursprünglich eingebracht wurde, gar nicht mehr im Team ist. Je ausgeprägter dieser Prozess gestaltet wird, desto eher lässt sich dieses Teamwissen von jedem, der das Team verlässt, auch in anderen Teams mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben und Strukturen verwenden. Soll individuelles Wissen zu Teamwissen werden, empfiehlt es sich für die Führungskraft, das gesamte Team zusammen zu holen. Dazu werden in diesem Modul verschiedene kreative Möglichkeiten vorgestellt, die parallel zu der Benennung des Wissensmanagementbeauftragten (Grundvoraussetzung Modul 1) zu verstehen sind. Empfehlung: Es wird empfohlen, damit zu starten, in den Teams einmal wöchentlich einen Jour fixe (regelmäßiger Treff zum Austausch) speziell zu Buchhaltungsaufgaben durchzuführen. Seite 11 von 19

12 Aufgaben: Reservierung eines festen Termins für einen regelmäßigen (anfangs mindestens wöchentlichen) Austausch über Buchhaltungsfragen im Team, auch ohne konkreten Anlass. Dieser ist innerhalb der Kernzeit festzulegen und sollte strukturiert sein. Bei der Terminsetzung sollten Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Telearbeit, Angestellte, Beamte), aber auch nach Möglichkeit individuelle Gewohnheiten (Frühaufsteher, Langschläfer usw.) berücksichtigt werden. Für Einladung, Tagesordnung etc. kann ein standardisiertes Verfahren eingesetzt werden. Die Besprechungsergebnisse sollten in einem Kurzprotokoll festgehalten werden, um die Ergebnisse nachhaltig zu sichern und ggf. an den Wissensmanagementbeauftragten, die Servicestelle-Buchhaltung o. a. bei Bedarf weiterleiten zu können. Nutzen: Die kontinuierliche strukturierte Auseinandersetzung mit Buchhaltungsproblematiken einschließlich der Dokumentation der Ergebnisse führt zu mehr Effizienz sowie zu erhöhter Effektivität bei der Bearbeitung der Vorgänge im Sinne der Kunden, des Teams und der Organisation. Personal: Die Teilnahme aller Teammitglieder wäre unabdingbar. Die Verantwortlichkeit zur Durchführung und Organisation sollte den Sachgebietsleitungen übertragen werden. Zeitliche Realisierung: Die Empfehlung wäre sofort umsetzbar. Ausgaben: Die Maßnahme ist ausgabenneutral. Eine effizientere und effektivere Aufgabenwahrnehmung im Team unterstellt, sollten sich Synergieeffekte ergeben. Erste Schritte: In einem ersten Schritt sind mögliche Themen zu prüfen, dazu bieten sich konkrete Einzelfälle, aber auch ggf. wiederholende Ereignisse wie Listenbearbeitung o. ä. an. Zur Vorbereitung und Durchführung des regelmäßigen Austauschs sollte von den Sachgebietsleitungen ein standardisiertes Verfahren eingesetzt werden. Den Treffen ist ganz bewusst Zeit für einen (längeren) Austausch einzuräumen; die Themen sollten klar umrissen sein (bspw. Austausch über Vereinfachungen, Ideen, Verbesserungen usw.), um diese in den Treffen konkret abarbeiten zu können. Seite 12 von 19

13 Je nach Kommunikationsfortschritt lassen sich die regelmäßigen Treffen durch einen variablen Einsatz von Methoden und Werkzeugen phantasievoll und spannend gestalten. 5.4 Modul 4 Aus- und Fortbildung Lokaler Wissenstransfer mittels bilateraler Wissensvermittlung In diesem Modul wird aufgezeigt, wie sich der Wissenstransfer lokal und zunächst teambezogen organisieren und wie er sich strukturell auf der Ebene der Berliner Steuerverwaltung in die Ausbildung der Steuerbeamten integrieren lässt. Empfehlung: Es wird empfohlen, dass jeder erfahrene (gelernte) Buchhalter sein Fachwissen auch an Hand konkreter Fälle geordnet nacheinander direkt an die anderen Teammitglieder an deren jeweiligen Arbeitsplätzen weitergibt. Im Rahmen des Austauschs quasi im Gegenzug partizipieren die Buchhalter in gleicher Weise am Wissen der anderen Teammitglieder zur Festsetzung und Vollstreckung. Aufgaben und Ziele: Die folgende pragmatische Vorgehensweise wird auf Grundlage der Interviewbefragungen als eine der effektivsten Methoden für den Bereich Wissenstransfer personenbezogene Buchführung angesehen und empfohlen: Jeder im Team opfert" jeden Tag eine bis zwei Stunden. Der noch im Team vorhandene Buchhalter oder ein besonders geeigneter und engagierter Buchhalter eines anderen Teams bzw. aus der ServicestelleBuchhaltung setzt sich für sechs Monate zu jedem Teammitglied, bearbeitet mit ihm gemeinsam die aktuellen Fälle und gibt theoretische Einweisungen. Im Fokus der bilateralen Schulungen stehen prioritäre und häufig auftretende Aufgaben. Der Buchhalter lernt in dieser Zeit anhand seiner Fälle andere an und führt selbst möglichst nur die schwereren Buchhaltungsaufgaben aus. Nach Ablauf der Unterweisungen führen alle Teammitglieder die einfacheren Buchhaltungsaufgaben durch, und der Buchhalter wird im Gegenzug in andere Aufgaben des Teams eingeführt und unterwiesen. Spezielle, schwierigere Buchhaltungsaufgaben werden von ein bis zwei Teammitgliedern durchgeführt, die analog durch bilaterale Schulungen qualifiziert wurden. Den Umfragen nach wollen Teams und Buchhalter vorrangig anhand konkreter Fälle unmittelbar am Arbeitsplatz lernen. Die Fortbildung soll dabei gemeinsam mit dem ganzen Team bzw. in Kleingruppen wahrgenommen werden. Seite 13 von 19

14 Nutzen: Die direkte Weitergabe von Fachwissen durch Buchhalter an die Teammitglieder führt zu einem nachhaltigen Erwerb des notwendigen Buchhaltungswissens, vorhandenes Spezialwissen wird damit bewahrt und anwenderbezogen weitergegeben. So wird durch die Vervielfältigung des Buchhaltungswissens die zeitgerechte und vollständige Bearbeitung der Buchhaltungsaufgaben zu jeder Zeit ermöglicht. Durch das direkte erzählerische Weitergeben des Buchhaltungswissens auf der unmittelbaren kollegialen Ebene des Teams wird auch implizites Wissen erschlossen und weitergegeben. Das direkte Bearbeiten der Buchhaltungsvorgänge führt insgesamt zu einer verbesserten Effizienz der Aufgabenerledigung. Gegenseitige Hilfe im Team fördert zudem die Zusammenhalt und den Teamgedanken. Personal: Die Verantwortlichkeit für diesen Prozess liegt bei dem einzelnen Sachgebietsleiter. Die koordinierende Funktion hat in diesem Prozess der Wissensmanagementbeauftragte. Beteiligte dieses Prozesses sind neben den Teammitgliedern ggf. Buchhalter eines anderen Teams sowie die Servicestelle-Buchhaltung. Ausgaben: Die Weitergabe impliziten Wissens ist erfahrungsgemäß zeitintensiv. Aus diesem Grund ist es erforderlich, den Mitarbeitern genügend Zeit zur Verfügung zu stellen, damit sie sich mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen können. Die Vorsteher der Finanzämter sollten die Zielvorgaben (Statistik) für die Dauer des Lernens und Einarbeitens (ein halbes Jahr bis zwei Jahre) reduzieren. Eine entsprechende Akzeptanz käme gemäß den Äußerungen der Beschäftigten in den Feedback-Workshops dem Gesamtprozess entgegen und würde die Umstellungsbereitschaft auf die ganzheitliche Bearbeitung der Mitarbeiter fördern. Zeitliche Realisierung: Die Umsetzbarkeit der Maßnahme wäre sofort möglich, spätestens nach Einrichtung der Servicestelle-Buchhaltung. Seite 14 von 19

15 Erste Schritte: Der Wissensmanagementbeauftragte konzeptioniert das Verfahren in Abstimmung mit den Sachgebietsleitern, der Servicestelle-Buchhaltung, dem Team und koordiniert den anschließenden Verfahrensablauf. Die Personalvertretungen sollten eingebunden werden. Der Sachgebietsleiter bereitet die Maßnahme in einer Teambesprechung vor und wirbt für deren konstruktive und konsequente Umsetzung. Er klärt, regelt und schützt den zeitlichen Rahmen für diese Maßnahme. Der Bedarf eines anderen Teams wird kooperativ unterstützt. Weitere Schritte: Im weiteren Verlauf erfolgt im Gegenzug in gleicher kooperativer Art und Weise die koordinierte Wissensvermittlung an die Buchhalter. Zudem lässt sich dieses Vorgehen um die Komponente einer professionellen Begleitung (Dialogbegleiter). Hieraus wären auch Ansätze eines kontrollierten Feedbacks der im Modell empfohlenen Maßnahmen möglich Finanzschule Berlin Um die steigenden Qualitätsanforderungen und die veränderte Organisation der Berliner Steuerverwaltung zu sichern, bedarf es einer hochwertigen, konzentrierten und den Anforderungen an die Arbeitsgebiete angepassten praktischen Ausbildung. Aus den Interviewergebnissen resultieren folgende Empfehlungen / Anregungen für die Ausbildung: Praxisbegleitender Unterricht: Anpassung der Wissensvermittlung an den aktuellen Standard Finanzamt 2010, d.h. Befähigung zu einer ganzheitlichen, interdisziplinären Arbeitsweise Vermittlung wichtiger sozialer und methodischer Kompetenzen, wie z. B. Teamfähigkeit, Selbst- und Zeitmanagement, Konfliktmanagement, Kommunikation Verstärkte Wissensvermittlung im Fach- und Erfahrungswissen Buchhaltung, d. h. Buchhaltung sollte fester Bestandteil des Ausbildungskonzeptes werden Schulungen zu den IT-Programmen Einsatz praxisnaher- und erfahrener Dozenten in der Finanzschule Berufspraktische Ausbildung: Intensive Praktika in der neuen Struktur Finanzamt 2010 Praktische Ausbildung in der personenbezogenen Buchführung, z. B. trainieren von Standardabläufen, Durchführung von Probebuchungen im AIS Gewährleistung von Rotationen in sämtliche für die jeweilige Laufbahn wesentliche Aufgaben- und Arbeitsabläufe im Finanzamt Kontinuierliche Fortbildung für alle mit der Ausbildung von Finanzbeamten befassten Beschäftigten. Seite 15 von 19

16 Empfehlung: Es wird empfohlen, die Ausbildung auf den Ausbildungsplätzen in allen Finanzämtern in der Organisationsstruktur Finanzamt 2010 durchzuführen. Die Ausbildungszeiten ließen sich z. B. (auch) zum Vermitteln der Buchhaltungsaufgaben im Kontext des Arbeitsgebietes Festsetzung- und Erhebung nutzen. Zugleich ließe sich an einem weiteren relevanten, exponierten Ort im Finanzamt Buchhaltungswissen nachhaltig sichern und transferieren. Die Vermittlung des Buchhaltungswissens in die Ausbildungsarbeitsgemeinschaften des mittleren Dienstes zu integrieren. Zur Wissensvermittlung stünden die (bereits im Rahmen der Multiplikatorenschulungen dafür speziell ausgebildeten) erfahrenen Buchhalter zur Verfügung. Zugleich würde sich ihr eigenes Wissen durch Lehren verfestigen. 5.5 Modul 5 IT-Plattform AIS / Erhebung mit sämtlichen relevanten Wissensquellen füllen / verlinken In diesem Modul wird aufgezeigt, wie sich das bestehende Allgemeine Informationssystem der Finanzämter (AIS) nutzerfreundlicher wie auch nutzerorientierter weiter ausbauen lässt und wie die Nutzer selbst in die inhaltliche Gestaltung einbezogen werden könnten. Empfehlung: Es wird empfohlen, das AIS im Themenbereich Erhebung mit sämtlichen für die Buchhalteraufgaben relevanten Wissensquellen aus dem AIS zu füllen bzw. zu verlinken. 1 Aufgaben und Ziele: Der Themenbereich Erhebung im AIS enthält sämtliche für die Aufgabe personenbezo-gene Buchführung relevanten Wissensquellen. Auf- und Ausbau des bisher im AIS nicht genutzten Themenbereichs Erhebung sollte durch die Senatsverwaltung für Finanzen in Zusammenarbeit mit dem Technischen Finanzamt (TFA) erfolgen. Grundlage ist eine systematisierte Erfassung der im AIS an den verschiedensten Stellen hinterlegten Buchhaltungsinformationen, deren fachliche Selektion und Bewertung und einer abschließenden Einstellung der Information ( Erstbefüllung ) in das System unter der Bezeichnung Erhebung. Ziel sollte eine Erhöhung von Quantität und Qualität des verfügbaren Buchhaltungswissens sein. Nutzen: Eine Erschließung und strukturierte Bündelung des Wissens im AIS unterstützt die Anwender und führt insgesamt zu erhöhter Effizienz bei der Bearbeitung von Buchhaltungsvorgängen. 1 Nach der Zwischenpräsentation am im Finanzamt Reinickendorf hat das Referat III E der Senatsverwaltung für Finanzen in einem ersten Schritt die im AIS verfügbaren Verwaltungsanweisungen und Hilfsmittel unter der AIS-Rubrik Erhebung zusammengefasst. Seite 16 von 19

17 Personal: Beteiligte an der Aufgabe wären die Servicestelle-Buchhaltung, die Koordinatoren, die IT- Stelle (Geschäftsstelle) des jeweiligen Finanzamtes, die Senatsverwaltung für Finanzen, das Technische Finanzamt. Die Verantwortlichkeit für diese Aufgabe liegt bei der Senatsverwaltung für Finanzen. Eine Kooperation mit den Servicestellen-Buchhaltung wird empfohlen. Ausgaben: Ausgabenneutralität durch Nutzung des bereits bestehenden AIS-System Zeitliche Realisierung: Umsetzbarkeit wäre nach Einrichtung der Servicestelle Buchhaltung gegeben. Erste Schritte: Nach Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen (Servicestelle Buchhaltung ) wäre eine Konkretisierung des Verfahrens unter Beteiligung der Koordinatoren und Geschäftsstelle (IT-Bereich) erforderlich. Auf dieser Grundlage wäre in einem zweiten Schritt die Sammlung und Wertung der bereits im AIS hinterlegten Buchhaltungsinformationen von der Servicestelle Buchhaltung vorzunehmen. Daran würde sich die Erstbefüllung des Themenspeichers Erhebung im IT-System durch die verantwortliche Stelle anschließen Verbesserung der Suchfunktion im AIS Die im AIS vorhandene Funktion des Suchens wird den Nutzeransprüchen sowie der zu durchsuchenden Wissensquantität und daher insgesamt den Anforderungen an eine effiziente Buchhaltung nicht gerecht. Ein wesentlicher Kritikpunkt der Befragung war, dass die Suchergebnisse nicht hilfreich waren. Die Nutzer gehen davon aus, dass die Suchmaschine nicht im Volltext sucht und nur einen Teil der im AIS verfügbaren oder verbundenen Wissensquellen indiziert. Außerdem werden nicht alle Wissensquellen in die Suche einbezogen. Auch Foreneinträge oder Rechtssammlungen für die Rechtsprechung zum Steuerrecht werden nicht erfasst. Es fehlt eine Verknüpfung der AIS-Suche zu den Hilfen der eingesetzten Softwareprodukte, z.b. im Programm BIFI (Bildschirmbearbeitung für die Finanzkasse). Hier müssen sich die Buchhalter von Seite zu Seite durchklicken. Recherchen müssen bei Bedarf neben der AIS-Suche in weiteren verfügbaren Wissensquellen erneut durchgeführt werden, z. B. in der JURIS-Rechtsprechungssammlung zum Steuerrecht, in der Anwendungshilfe zu EOSS, bei den Mustervorlagen usw. Seite 17 von 19

18 Empfehlung: Es wird empfohlen, für die vorhandene Suche im Allgemeinen Informationssystem (AIS) der Finanzämter, wenn möglich, den Suchindex zu erweitern und durch eine neue technische Lösung zu ersetzen: Volltextsuche über alle hinterlegten Informationen Einbindung der Softwarehilfen in die Suchfunktionen aller derzeit zugänglichen Wissensquellen, von AIS-Foren und einem zu implementierenden AIS-Online-Lexikon 6 Fazit Mit seinem Vorgehen hat das Projektteam zum Einen für die Finanzämter passgenaue Empfehlungen erarbeitet, die die Beschäftigten in den Prozess einbeziehen und zudem ein Modell entwickelt, dessen modulare Struktur es den Finanzämtern auch künftig erlaubt ihrer Entwicklung entsprechend differenzierte Maßnahmen des Wissensmanagements kreativ in die Personalentwicklung einzubauen. Die Auftraggeber haben in der Besprechung mit der Projektleitung bereits signalisiert, dass sie zum Teil bereits begonnen hätten, die elementaren Empfehlungen umzusetzen. Das Projektteam stellt den Finanzämtern mithin nicht nur sofort und ausgabenneutral umsetzbare Empfehlungen bereit, sondern auch ein für künftige Entwicklungen nutzbares, tragfähiges Modell zur Verfügung. Mit den Handlungsempfehlungen konnten auch Zeitpläne geliefert und die erforderlichen ersten Schritte benannt werden. Mit den jeweils genannten Zielen und Wirkungen der Empfehlungen lassen sich in den Finanzämtern leicht spezifische Erfolgsfaktoren ableiten. Weitere Entwicklungsschritte lägen in der Definition von Qualitätsstandards entsprechend der priorisierten Empfehlungen sowie der Projektierung einer eigenen Zertifizierung des Wissensmanagements in den Finanzämtern. Die Grundlage liegt mit den für die Belange der Finanzämter herausgearbeiteten adäquaten wissenschaftlichen Ansätzen des Wissensmanagements mit diesem Modell vor. Schließlich konnte den Auftraggebern zur Kommunikation ihrer jeweiligen konkreten Umsetzungsvorhaben ein den Erfahrungen des Projektteams entsprechendes Kommunikationskonzept mit auf den Weg gegeben werden. Seite 18 von 19

19 7 Projektgruppenmitglieder Folgende zunächst sechzehn, ab Mitte Juni 2009 fünfzehn Teilnehmer aus verschiedenen Berliner Landesbehörden und unterschiedlichen Fachrichtungen führten gemeinsam während des Aufstiegs in den höheren allgemeinen Verwaltungsdienst, den Steuerverwaltungsdienst sowie den technischen Verwaltungsdienst die Projektarbeit durch: Jürgen Beutlich Katrin Dube (bis ) Werner Foemer Bettina Grzenia Dirk Hennings Jörn Hube Birgit Jahn Hartmut Kothe Michael Küpper Klaus Meinig Dirk Meyer-Claassen René Polatzek Grit Schade Hans-Jörg Schielmann Klaus-Dieter Sendzik-Stabrey Michael Steinfurth Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin Finanzamt Reinickendorf Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin Landesamt für Gesundheit und Soziales Senatsverwaltung für Gesundheit, Umwelt und Verbraucherschutz Senatsverwaltung für Justiz Landesamt für Gesundheit und Soziales Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Der Polizeipräsident in Berlin Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Finanzamt Pankow / Weißensee Finanzamt Mitte / Tiergarten Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Durch die heterogene Zusammensetzung des Projektteams aus verschiedenen Dienstbehörden mit jeweils langjährigen Berufs- und Verwaltungserfahrungen stand dem Projektteam unterschiedliches Spezialwissen nebst teilweise intensivem Erfahrungswissen in der praktischen Projektarbeit zur Verfügung. Der Planung lag ein Zeitkontingent je Teammitglied von 60 Stunden zugrunde. Die Terminlagen wurden sämtlichst eingehalten; das Zeitbudget wurde von VAK und Auftraggebern anerkennend unterstützt zur Sicherung des Projektergebnisses freiwillig auf das Doppelte erweitert. Seite 19 von 19