Scrum in Unternehmen einführen

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1 Scrum in Unternehmen einführen Vom ersten Start bis zur Scrum Transition Author: Oliver Mann, Role: Agile Coach / Business Prowareness Contact: o.mann@prowareness.de,

2 Scrum machen aber wie? Einleitung Scrum ist einfach zu verstehen und schlank in seinem Rahmenwerk. Dennoch ist es nicht so leicht, Scrum in einem Unternehmen einzuführen und agil zu bleiben, denn die Grundprinzipien von Scrum zielen darauf ab, stetig Veränderungen in der Organisation zu bewirken. In einer Scrum Transition sind diese Veränderungen sehr komplex: Verantwortungen verlagern sich, Teams formieren sich, Arbeitsweisen werden angepasst und Führungsaufgaben neu überdacht. Dieses Whitepaper gibt Ihnen einen Überblick an Praktiken zu typischen Fragen einer Scrum Transition. Dieses Land sollte sich dem Ziel verschreiben, noch vor Ende dieser Dekade einen Mann auf dem Mond zu landen und sicher wieder zur Erde zurück zu bringen. (John F. Kennedy) Haben Sie eine Vision? Diese Frage mag banal klingen, ist aber doch sehr wichtig. Ihr Unternehmen besteht nicht zum Selbstzweck. Ebensowenig wie Sie Ihre Produkte & Services aus reinem Selbstzweck entwickeln sollten. Wenn Sie kein Fernziel für Ihre Organisation haben, keine Ideal-Vorstellung wo Sie sich, Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen in den nächsten Jahren sehen, wird es schwer, einen Wandel anzustoßen. In welche Richtung soll es gehen? Auf welchen Märkten wollen Sie aktiv sein? Mit welchen Produkten? OLIVER MANN Agile Coach / Business Consultant Oliver ist Agilist aus Leidenschaft und begeisternder Moderator mit umfassendem Fachwissen. Der Berliner mit Wohnsitz in München hat in den vergangenen 20 Jahren in verschiedenen Unternehmen und Teams als Projekt- und Senior Produktmanager gearbeitet. Dabei hat sich immer mehr seine Passion für Scrum herauskristallisiert. Oliver tauscht gern sein Wissen als Produktmanager, Product Owner und Conversion Profi aus, um Produkte und Services zu realisieren, die Sie begeistern und Ihre Kunden schlichtweg lieben! Überlegen Sie sich für welche Kompetenzen und Werte Ihre Organisation steht und für welche nicht? Wie wollen Sie Ihre Mitarbeiter halten, fördern und dafür sorgen, dass Sie stets zielgerichtet und mit maximaler Wertschöpfung arbeiten können? Entwickeln Sie eine Vision für Ihr Unternehmen und für Ihre Produkte und überlegen dann, ob und wie Sie dabei agile Prozesse unterstützen. 2

3 Wie beginne ich mit Scrum in einem Team? Um mit Scrum zu starten, gibt es bewährte Schritte: 1. Der erste Schritt ist eine Vorbesprechung mit einem Scrum Trainer beziehungsweise erfahrenen Scrum Coach zur Einführung von Scrum. Bringen Sie alle wichtigen Personen und Entscheider an einen Tisch und lassen Sie sich an einem halben oder ganzen Tag zeigen und erklären, welche Vor- und Nachteile es geben kann. Stellen Sie Fragen und stecken Sie die Rahmenbedingungen und Wünsche ab, damit die Ausgangslage bekannt ist und sich Ziele formulieren lassen. Dies dauert etwa einen halben bis einen Tag 2. Im zweiten Schritt empfiehlt es sich das Team in den Scrum Grundlagen zu schulen. Die Rollen und Aufgaben des Entwicklungs-Teams, Scrum Masters und Product Owners sollten klar sein und beherrscht werden. Oft wird eine Zertifizierung mit offiziellem Nachweis angestrebt. Zwingend notwendig ist diese aber nicht. Sie können sich auch von einem erfahrenen Trainer ausbilden lassen der am besten Erfahrungen aus Ihrer Branche oder ähnlichen Projekten mitbringt. So kann er das Team auf die spezielle Situation schulen. Eine Zertifizierung dauert in der Regel zwei Tage. 3. Im dritten Schritt veranstalten Sie einen Team-Workshop und überlegen, wie Sie das Scrum Framework gewinnbringend für sich und Ihre Projekte nutzen. Es werden viele Fragen aufkommen, nachdem Sie mit neuem Wissen aus einer Schulung in ihre alte Umgebung kommen. Diese können Sie direkt im Workshop klären auch begleitend mit einem Coach. Aber planen Sie nicht alles nur in der Theorie und vor allem nicht zuviel: Gehen Sie agil vor und starten schlank. Passen Sie nach Retrospektiven zu späterer Zeit an oder ergänzen, wenn Sie es für nötig halten. 4. Im vierten Schritt bereiten Sie sich auf den ersten Sprint vor: Sie erstellen ein priorisiertes Backlog, gestalten die Räume und Arbeitsumgebungen und richten vielleicht das ein oder andere Tool ein (auch wenn es im agilen Manifest heißt: People and their interaction over processes and tools). 5. Im fünften Schritt setzt das Team Scrum um. Das Team führt seinen ersten Sprint durch, das erste Review, die erste Retrospective und passt nach Inspect und Adapt an, was anzupassen ist. Was ist Scrum Coaching? Der Begriff Coaching stammt aus dem Leistungssport: Ein Coach trainiert, begleitet und berät seinen Schützling oder ein Team mit dem Ziel, dessen Motivation zu steigern und die Leistung zu maximieren. Beim Scrum Coaching geht es vor allem darum, einzelne Personen, Teams oder ganze Organisationen in Scrum auszubilden und dafür zu sorgen, Scrum nachhaltig zu etablieren und die Organisation in dem Transitions- Prozess zu begleiten. Das Ziel ist im Grunde auch hier, die Leistungsfähigkeit der Organisation insgesamt zu steigern. Konkret: mehr Wert zu schaffen, flexibler auf Änderungen zu reagieren, schneller zu entwickeln, höhere Qualität zu erreichen oder auch motivierte und zufriedene Mitarbeiter wie Kunden zu haben. Wen als Scrum Coach nehmen? Der Scrum Master ist Servant-Leader für das Team, den Product Owner sowie die Organisation. Er hilft dabei, dass Scrum verstanden wird und entsprechend umgesetzt und gelebt. Aber was machen Sie, wenn Sie keinen ausgebildeten Scrum Master haben, der in der Lage ist, mehrere Teams und die Organisation anzuleiten? Wie bauen Sie eigene Scrum Master in Ihrem Unternehmen auf und wie schaffen Sie es, das agile Wissen und die agilen Werte innerhalb der Organisation zu verankern? Greifen Sie dazu am besten kurzfristig auf erfahrene (externe) Scrum Coaches zurück und bilden Sie langfristig eigene (interne) Scrum Coaches aus. So stellen Sie sicher, dass Sie agiles Wissen und viele Erfahrungen in Ihre Organisation bringen und dieses dann intern immer mehr ausbauen. 3

4 Ein guter Scrum Coach hat ein ausgezeichnetes Verständnis von Scrum sowie den agilen Werten und Prinzipien durch langjährige praktische Erfahrungen in der Einführung und Umsetzung von Scrum in Teams und Organisationen besitzt ein hohes Maß an Kompetenz nicht nur im fachlichen, sondern auch im menschlichen Bereich. Er muss ein guter Präsentator, ebenso wie Moderator und Konflikt-Löser sein kennt sich aus mit Team- und Organisations-Entwicklung wie auch Change-Management ist zur Selbstreflektion und -kritik bereit und offen den Schwächen und Fehlern anderer gegenüber wie seinen eigenen hat Branchenkenntnisse und Domänen-Wissen ist nachweislich von anerkannter Stelle zertifiziert in den Dingen, die er vermittelt lebt nach einer offenen, lösungsorientierten Grundhaltung Wie funktioniert eine Scrum Transition? Die organisationsweite Einführung von Scrum wird als Scrum Transition bezeichnet. Sie ist deutlich komplexer als eine Einführung auf Team-Ebene und kann viele Fragen und Probleme aufwerfen, die weit über Scrum oder Agilität hinausgehen. Beispiele für typische Fragen sind: Wie passen agile Werte und die unserer Organisation zusammen? Wie ändern sich Rollen und Aufgaben des Managements? Wie gehen wir mit Verträgen um? Wie mit Zielvereinbarungen? Was wird aus den Projektleitern? Wie passen Selbstorganisation und Unternehmensstandards zusammen? Auch für die Scrum Transition gibt es bewährte Vorgehensweisen. Grundlegende Schritte in der organisationsweiten Einführung von Scrum sind: 1. Standortbestimmung IST-Analyse Sie brauchen ein gemeinsames Bild der Ausgangslage. Wie arbeiten Sie aktuell? Welche Probleme und Herausforderungen gilt es zu meistern? Wie weit wird schon agil gearbeitet? Wer ist für Scrum qualifiziert? Ein solches gemeinsames Bild hilft, obige und viele weitere Fragen zu beantworten und verschiedene Perspektiven aus unterschiedlichen Positionen/Rollen im Unternehmen zusammen zu bringen. Es ist wichtig, dass die Organisation weiß, wo sie derzeit steht. 2. Gemeinsames Bild von Scrum Sie wollen Scrum machen? Dann müssen es auch alle verstehen! Jeder muss dieselbe Sprache sprechen und wissen, was gemeint ist und worum es geht. Ein gemeinsames Bild der Scrum Transition das Fernziel holt alle Beteiligten ab und schafft ein wünschenswertes Bild der Zukunft, auf das man sich auf dem Weg berufen kann. 3. Ausbildung Je nach Kenntnisstand des Unternehmens und der Mitarbeiter hilft ein Training bzw. eine Ausbildung in Scrum und agilen Techniken. Sie müssen die Scrum Basics nicht nur in der Theorie kennen, sie müssen es auch in der Praxis umsetzen. Dazu benötigen Sie ein gemeinsames Verständnis über Techniken und Praktiken. Das gilt übrigens besonders für Führungskräfte, die die Transition unterstützen und begleiten werden. 4. Die ersten Schritte identifizieren Ist die Ausgangslage bekannt und das Ziel verstanden, lassen sich die ersten Schritte der Transition festlegen. Vielleicht arbeitet ein Team bereits mit Scrum und die positiven Erfahrungen sollen ausgerollt werden? Eventuell haben Sie noch gar keine agilen Erfahrungen und Scrum soll als Pilotprojekt eingrführt werden? Oder Sie sind schon mittendrin und praktizieren bereits erfolgreich mit mehreren Teams Scrums aber nun wollen Sie sich weiter verbessern und Agilität im gesamten Unternehmen einführen? Meist lässt sich anhand der Ausgangslage schnell bestimmen, welche die nächsten Schritte sein müssen. Und wie bei Teams gilt auch in der Transition: Plan Do Check Act! Ein iteratives, inkrementelles Vorgehen erleichtert die ersten Schritte und führt sicher zum Ziel. 4

5 5. Wissen teilen und verbreiten Erfahrungen sollten sich schnell in der Organisation verbreiten. Positive wie negative. Ein Multiplikationsprozess hilft dabei, die Transition zu beschleunigen. Ein solcher Multiplikator für den Wissens- und Erfahrungsaustausch kann ein Scrum Competence Center oder Transition Center sein, das mit erfahrenen Coaches unterstützt. Ein solches Center kann ebenso Anlaufstelle sein, wie eine regelmäßige Team- oder gar Organisations-Retrospektive, die aufbereitet das Wesentliche vorstellen. 6. Unterstützung & Führung Eine Transition funktioniert umso besser, je mehr sichtbaren Support es vom Top-Management für die organisationsweite Einführung gibt. Wenn sich die Führungsriegen zum Wandel bekennen und in ihrer Rolle dafür sorgen, die passenden Rahmenbedingungen zur Verfügung zu stellen und Fehler zu beseitigen und auch in schwierigeren Zeiten mutig zum Transitions- Entschluss zu stehen, kann sich die Tranitions-Zeit deutlich reduzieren! Hilfe / Anregungen? Ich hoffe, Sie haben einige Anregungen bekommen, die Sie in der Praxis nutzen können. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe brauchen freue ich mich über eine Mail oder Anruf von Ihnen. Treffen Sie mich auf einem unserer regelmäßigen Austausch- Veranstaltungen, dem Prowareness Agile+Market oder anderen agilen Events. Aktuelle Infos und Termine erhalten Sie über die Website Danke für Ihr Interesse an diesem Whitepaper Oliver Mann, Agile Coach Wenn Sie Fragen haben oder Feedback geben möchten, schreiben Sie mir an o.mann@prowareness.de 7. Offenheit & Kommunikation Wie in der Einleitung erwähnt: Vieles wird sich verändern und Scrum sorgt in seinen Grundzügen dafür, dass es auch so bleibt. Wandel ermöglicht erst Fortschritt, muss aber offen und ehrlich kommuniziert werden, damit stets alle im Boot bleiben. Eine offene, zweiseitige Kommunikation unterstützt eine positive Grundhaltung im Unternehmen. Zudem ermöglicht erst zur Verfügung stehende, richtige Information das Fällen von guten Entscheidungen. 8. Fortschritt messen Wo stehen Sie auf dem Weg zur Transition? Welche Stufen oder Phasen haben Sie bereits erreicht? Woran messen Sie das? Sich auf den Weg zu begeben heißt natürlich auch, sich Gedanken zu machen, wann Sie in der Transition noch immer auf einem guten Weg sind und wann ggfs korrigiert werden muss. Ebenso wie in den Teams der Fortschritt der Einführung von Scrum gemessen wird, benötigen Sie auch Metriken um die organisatorischen Stufen messen zu können. Am Ende ist der Transitions-Prozess selbst ein großes Scrum-Projekt. 5