easy für Assistenz & Sekretariat Ausgabe 04/06 Schwerpunktausgabe Serienbriefe Serienbriefe Was mit der Seriendruckfunktion

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1 Schwerpunktausgabe Ausgabe 04/06 Schwerpunktausgabe Editorial Brief und Quelle richtig zusammenführen... 2 Freie Elemente hinzufügen... 4 Seriendruck für Profis: Die Symbolleiste... 5 Ganz : Die Arbeit mit den Bedingungsfeldern... 6 Briefe noch weiter dynamisieren... 7 Liebe Leserinnen, liebe Leser, in Unternehmen und im Büro fallen häufig Geschäftsbriefe und andere Schreiben an, die mit gleichem bzw. fast gleichem Text an (viele) verschiedene Geschäftspartner geschickt werden sollen. Dabei bedient man sich meist der Einfachheit halber der in Excel oder Outlook gespeicherten Adressdaten. Für diesen Zweck erstellen Sie dann einen Serienbrief. Mit Word ist das vergleichsweise einfach, doch es gibt zum einen unterschiedliche Herangehensweisen und zum anderen spezielle Probleme, die das Anlegen eines Serienbriefs dann doch wieder verkomplizieren. Wir zeigen Ihnen in dieser Spezial- Ausgabe von PC Schritt für Schritt, wie Sie einen Serienbrief erstellen und gehen auf typische Probleme ein, wie sie in der Praxis vorkommen. Zudem vertiefen wir das Thema, so dass Sie auch ganz spezielle Aufgabenstellungen in Zukunft professionell meistern. Viel Spaß beim Lesen, Ihr Gordon Hölsken Chefredakteur PC für Gordon Hölsken ist EDV-Techniker und beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit Computern, Microsoft Windows und den MS Office-Produkten. Nach seiner Tätigkeit als Autor für diverse PC-Magazine und Buchverlage war er Fachredakteur und Projektleiter in einem großen deutschen Computerverlag. So erstellen Sie im Handumdrehen Diese Arbeit fällt wohl in jedem Sekretariat einmal an: Ein gleich lautender Brief muss an eine große Gruppe von Adressaten verschickt werden. Nun können Sie natürlich die Adresse bei jedem Brief von Hand ändern und alle Empfänger mit Sehr geehrte Damen und Herren anreden. Aber das ist zum einen sehr aufwändig und fehleranfällig und zum anderen auch nicht mehr zeitgemäß. Im Geschäftsalltag haben sich personalisierte Anschreiben durchgesetzt, die Sie mit der Seriendruckfunktion in Word schnell erstellen und mit denen Sie viel Zeit sparen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie s geht. Was mit der Seriendruckfunktion möglich ist In einem Serienbrief sind Angaben, die bei jedem Empfänger anders sind, durch Variable, so genannte Seriendruckfelder ersetzt. Diese Felder werden vor dem Druck mit Daten bestückt, die aus einer Datenbank, z. B. einer Excel-Tabelle, stammen. Generell können Sie alle Dokumente, in die Sie Informationen aus Datenbanken einbauen möchten, per Seriendruck erstellen. Dazu gehören Massen- s, Adressaufkleber, andere Etiketten, Briefumschläge, Bestandslisten usw. Ausgangsbasis sind Anschreiben und Datenquelle Um mit dem Seriendruck-Assistenten zu arbeiten, müssen zwei Dinge vorliegen: 1. Das Anschreiben, das Sie verschicken wollen. Darin sind alle Bestandteile enthalten, die immer gleich bleiben sowie Platzhalter für die Angaben, die sich von Brief zu Brief verändern. 2. Eine Datenquelle, in der alle Informationen enthalten sind, die von Empfänger zu Empfänger variieren, wie der Name oder die Anschrift. Meist handelt es sich bei dieser Datenquelle um eine Excel-Tabelle. Sie können aber auch z. B. Outlookdaten verwenden. Erstellen Sie zuerst den Serienbrief Am besten ist es, wenn Sie den Brief schreiben und abspeichern, bevor Sie sich an den eigentlichen Seriendruck machen. Dann können Sie sich ganz auf die Verbindung mit der Datenquelle konzentrieren. Lassen Sie für die variablen Angaben Platz frei, entweder per Leerzeile oder -schritt. An diesen Stellen werden später die Seriendruckfelder eingefügt, die sich automatisch füllen. Sie können das Dokument aber auch später noch anlegen oder verändern. Fortsetzung Seite 2 Benutzername: pc Aktuelles Passwort: mouse

2 Abb.1: Legen Sie als Datenquelle eine Tabelle in Word oder Abb. 2: in Excel an. Abb. 3: Text-Dateien im txt-format eignen sich besonders für die Übernahme von Daten aus exotischen Programmen. Abb. 4: Sie können den Seriendruck- Assistenten auf verschiedenen Wegen öffnen: Gehen Sie über Extras/Briefe und Sendungen und dann auf Seriendruck-Assistent oder Extra-Tipp: Lassen Sie sich die Steuerzeichen anzeigen. Dann sehen Sie sofort, ob noch Leerzeichen oder Leerzeilen fehlen. Betätigen Sie dafür entweder die entsprechende Schaltfläche in der Menüleiste oder die Tastenkombination Strg + Hochstelltaste + Pluszeichen. Die richtigen Angaben in der Datenquelle beachten In der Datenquelle müssen alle Informationen enthalten sein, mit denen Ihr Dokument bestückt wird. Im Falle eines Briefs sind das: Name, Vorname, Geschlecht oder Anrede, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt und gegebenenfalls das Land. Die Quelldaten können Sie in verschiedenen Programmen anlegen. Word: Ziehen Sie in Word eine Tabelle auf. Schreiben Sie in die erste Zeile den so genannten Steuersatz. Dabei handelt es sich um die jeweiligen Spaltenüberschriften, also die Angabe, was die Spalte enthält: Name, Vorname usw. Darunter erhält jeder Adresssatz eine eigene Zeile ( Abb. 1). Excel: Hier gelten die gleichen Regeln wie für Word-Tabellen. Vermeiden Sie leere Zeilen zwischen den Daten- sätzen oder zwischen Spaltenüberschrift und Daten. Schreiben Sie Straße und Hausnummer in eine Zelle. Wenn Sie Datumsangaben in Ihre Briefe übernehmen möchten, sollten Sie die Zellen über Format/Zelle als Text formatieren. Achten Sie darauf, dass Schriftart und -größe mit denen des Hauptdokuments übereinstimmen ( Abb. 2). Outlook: Alle erforderlichen Daten sind in der Regel im Kontakte-Ordner bereits vorhanden. Text-Editor (txt): Die Informationen werden durch ein Komma oder einen Tabstopp voneinander getrennt. Jede Zeile endet mit einem Umbruch ( Abb. 3). Dieses Format eignet sich vor allem dann, wenn Sie Daten aus einem Programm importieren müssen, welches nicht zu MS- Office kompatibel ist. Seriendruck-Assistent: Wenn Sie nur sehr wenige Empfänger haben, können Sie auch während der Arbeit mit dem Seriendruckmanager noch schnell eine kleine Datenbank erstellen und in einer eigenen Datei abspeichern. Natürlich können Sie auch Daten aus z. B. Access- oder Oracle- Datenbanken in Ihre einbauen. Dafür gibt es einen eigenen Assistenten im Seriendruckmanager. Brief und Quelle richtig zusammenführen Beispiel: Sie sollen Absagen an Bewerber auf eine Stellenausschreibung schicken. Sie haben den Brief formuliert und eine Excel-Tabelle mit allen erforderlichen Daten erstellt. Weil Sie im Absageschreiben auch das Datum des Bewerbungsschreibens erwähnen möchten, ist dieses ebenfalls aufgenommen. Abb. 5: wählen Sie bei schon geöffnetem Aufgabenbereich das Feld Seriendruck aus. So geht s: Öffnen Sie Ihr Schreiben. Gehen Sie über Extras/Briefe und Sendungen auf rstellung ( Abb. 4). Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms erscheint der Aufgabenbereich Seriendruck. Wenn Sie den Aufgabenbereich bereits geöffnet haben, können Sie über den kleinen Pfeil nach unten den Seriendruck auch direkt ansteuern ( Abb. 5). Fortsetzung Seite 3 2

3 Legen Sie an dieser Stelle fest, welche Art Seriendruckdokument Sie erstellen wollen ( Abb. 6). Aktivieren Sie hier Briefe. Klicken Sie im unteren Teil des Aufgabenbereichs auf Weiter, um zum zweiten Schritt vorwärts zu springen ( Abb. 7). Wählen Sie das Schreiben und den Empfänger aus Im Aufgabenbereich werden Ihnen nun die Optionen für das Startdokument gezeigt. Da in unserem Beispiel das Absageschreiben schon geöffnet ist, wählen Sie Aktuelles Dokument verwenden ( Abb. 8). Wollen Sie ein anderes Dokument verwenden, öffnen Sie über Mit vorhandenem Dokument/ Öffnen den Browser und steuern die entsprechende Datei an. An dieser Stelle können Sie auch eine Vorlage anwählen. Klicken Sie auf Weiter. Nun erhalten Sie die Auswahlmöglichkeiten für die Empfänger. In unserem Beispiel haben Sie diese Daten bereits in einer Excel-Datei vorbereitet. Klicken Sie daher auf Vorhandene Liste verwenden und dann auf Durchsuchen. Steuern Sie im Browser den Speicherort an und bestätigen Sie mit Öffnen. Das Fenster Tabelle auswählen erscheint ( Abb. 9). Darin sind die einzelnen Tabellenblätter aufgelistet, die in der Mappe angelegt sind (z. B. Tabelle 1 $ für das erste Blatt der Mappe). Markieren Sie das Blatt mit den Adressen und bestätigen Sie mit OK. Achten Sie darauf, dass bei Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften ein Haken sitzt. Nachdem Sie Ihre Empfängerliste ausgewählt haben, erscheinen im Fenster Seriendruckempfänger alle darin enthaltenen Daten ( Abb. 10). Hier können Sie nach den verschiedenen Kriterien sortieren (klicken Sie auf die kleinen Pfeile neben den Steuersatzdaten) oder einzelne Datensätze ausschließen (entfernen Sie das Häkchen vor dem Datensatz). Über Suchen können Sie einzelne Empfänger direkt ansteuern ( Abb. 11). Wenn Profi-Tipp Outlook als Quelle verwenden Wenn Sie die Empfänger aus Ihren Outlook-Kontakten auswählen möchten, klicken Sie in diesem Fenster auf Von Outlook-Kontakten wählen und anschließend auf Wählen Sie einen Kontakteordner. Es öffnet sich das Fenster Profil auswählen. Steuern Sie im Pull-Down- Menü Profilname: Outlook an und bestätigen Sie mit OK. Im nächsten Schritt markieren Sie den Kontaktlistenordner, in dem sich die gewünschten Daten befinden und klicken wieder auf OK. Andere Datenbanken verwenden Wie erwähnt, können Sie natürlich auch Daten aus anderen Quellen, wie Access oder Oracle verwenden. Dafür klicken Sie bei Empfänger wählen auf Vorhandene Liste verwenden/ Durchsuchen. Klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen.odc oder Neue SQL Server Datenquelle erstellen.odc, um den Datenverbindungs-Assistenten zu starten. Lassen Sie sich die nötigen Informationen eventuell von Ihrer Administration geben. Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf OK. Das Fenster Seriendruckempfänger können Sie auch über Empfänger bearbeiten öffnen, sollten Sie später noch einen Adressaten ausschließen wollen. Empfänger-Anschrift einfügen Nach einem Klick auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief gelangen Sie in den Aufgabenbereich, mit dem Sie die Seriendruckfelder einfügen können ( Abb. 12). Platzieren Sie den Cursor in den Bereich, den Sie für das Adressfeld frei gelassen haben und klicken Sie auf Adressblock Das Fenster Adressblock einfügen ( Abb. 13) Fortsetzung Seite 4 Abb. 6: Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Art von Dokument Sie erstellen wollen. Abb. 7: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung erscheint im unteren Teil des Aufgabenbereichs. Sie können damit immer erkennen, in welcher Phase Ihrer Brieferstellung Sie sich befinden. Abb. 8: Im nächsten Schritt können Sie bestimmen, ob Sie mit einem neuen, mit einem bereits bestehenden Dokument oder mit einer Vorlage beginnen möchten. Abb. 9: Nachdem Sie die Datenquelle ausgewählt haben, legen Sie noch fest, auf welchem Tabellenblatt sich die erforderlichen Informationen befinden. 3

4 Abb. 10: Im Fenster Seriendruckempfänger haben Sie die Möglichkeit, einzelne Adressdaten auszuschließen oder die Daten nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Abb. 11: Über Eintrag suchen können Sie bestimmte Informationen gezielt auswählen. öffnet sich und Sie können auswählen, wie Sie das Anschriftenfeld gestalten möchten. Extra-Tipp: Wenn Sie Adressaten aus verschiedenen Ländern anschreiben möchten, aktivieren Sie im Fenster Adressblock einfügen die Option Land/Region nur dann einfügen, wenn anders als: und geben Sie dann in das Feld Deutschland ein ( Abb. 13). Gehen Sie über Felder wählen in das Fenster Übereinstimmende Felder festlegen. Auf der linken Seite sehen Sie die Informationen, die Word angelegt hat. Rechts können Sie über Pull-Down-Menüs die Steuersätze aus der gewählten Datenquelle zuordnen ( Abb. 14). Bestätigen Sie anschließend mit OK. Im Startdokument erscheint die Feldfunktion Adresse ( Abb. 15). Denken Sie daran, dass diese Angabe nur eine Zeile benötigt, die eingefügte Adresse jedoch mindestens drei Zeilen. Passen Sie gegebenenfalls die Zahl der Leerzeilen an. Grußzeile = Anrede Als Nächstes fügen Sie die Anrede, in Word als Grußzeile bezeichnet, ein. Setzen Sie dafür den Cursor in die betreffende Zeile und klicken Sie den Befehl Grußzeile an. Im nächsten Fenster können Sie festlegen, wie die Anrede gestaltet sein soll. Vorgegeben sind Sehr geehrte(r), Herr oder Frau und ein Komma am Ende der Zeile. Diese Angaben können Sie verändern und z. B. Liebe(r) einsetzen. Außerdem müssen Sie noch bestimmen, was geschehen soll, wenn keine gültigen Empfängerdaten vorliegen, z. B., wenn nur die Firmenanschrift bekannt ist. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK ( Abb. 16). Die Feldangabe GreetingLine erscheint in Ihrem Brief. Freie Elemente hinzufügen In unserem Beispiel soll das Eingangsdatum des Bewerbungsschreibens im Betreff des Briefs genannt werden. Abb. 12: Im Aufgabenbereich erscheint die Auswahl für die Seriendruckfelder. Klicken Sie zunächst auf Adressblock. Abb. 13: Bestimmen Sie, wie der Adressblock im Ausdruck aussehen soll. Setzen Sie den Cursor auf die Position, an der das Datum erscheinen soll, und klicken Sie auf Weitere Elemente im Aufgabenbereich. Daraufhin erhalten Sie eine Auflistung aller Datenbankfelder, die in Ihrer Quelle vorhanden sind ( Abb. 17). Markieren Sie das Feld, das Sie einsetzen möchten (in unserem Fall Eingang Bewerbung), und bestätigen Sie mit Einfügen und Schließen. Die Bezeichnung aus dem Steuersatz erscheint im Brief. Wie der fertige Briefkopf aussieht, sehen Sie in Abb. 18. Hinweis: An dieser Stelle können Sie auch ein elektronisches Porto einfügen. Dafür ist jedoch die Installation bestimmter Features Voraussetzung. Ihr Schreiben kontrollieren und individuell bearbeiten Klicken Sie erneut auf Weiter, um Ihre Briefe zu überprüfen. Sie erhalten nun alle Schreiben mit den entsprechenden Ergänzungen angezeigt. Über die Pfeiltasten im Aufgabenbereich können Sie in der Datei blättern ( Abb. 19). Hier haben Sie auch nochmal die Möglichkeit, einzelne Adressaten auszuschließen. Klicken Sie dafür entweder auf die Schaltfläche Empfänger ausschließen. Sie können auch auf den Link Empfängerliste bearbeiten klicken, dann öffnet sich erneut das Fenster Seriendruckempfänger. Entfernen Sie hier einfach die Häkchen vor den Adressen, an die kein Schreiben Fortsetzung Seite 5 4

5 geschickt werden soll. Wenn all diese Arbeiten abgeschlossen sind, haben Sie die Möglichkeit, sich jeden Brief einzeln anzeigen zu lassen und letzte Änderungen vorzunehmen. Klicken Sie dafür im Aufgabenbereich unter Zusammenführen auf Individuelle Briefe bearbeiten ( Abb. 20). Im Anschluss können Sie die Briefe in eigenen Fenstern öffnen und in allen Bereichen korrigieren. Wenn alle Datensätze zu Ihrer Zufriedenheit zusammengeführt sind, klicken Sie an gleicher Stelle auf Drucken. Wieder können Sie bestimmen, für welche Briefe der Druckbefehl gelten soll. Über OK starten Sie die Ausgabe. Natürlich können Sie das Ergebnis Ihrer Bemühungen auch speichern. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Sie speichern das Seriendruckdokument mit allen Verknüpfungsangaben, die Sie angelegt haben. Das hat den Vorteil, dass Sie später auf den Text zurückgreifen können und ihn z. B. mit einer anderen Adressliste bestücken können. 2. Wenn Sie dagegen alle Briefe, die Sie nun ausdrucken, ablegen möchten, überführen Sie diese über Individuelle Briefe bearbeiten in eine neue Datei und speichern diese ab ( Abb. 21). Abb. 14: Legen Sie fest, welche Wordvorgaben mit Ihren Daten übereinstimmen. Seriendruck für Profis: Die Symbolleiste Der Seriendruck-Assistent ist sehr gut geeignet, um den Einstieg in diese nützliche Funktion zu finden. Aber leider arbeitet er nicht immer fehlerfrei und stößt auch schnell an seine Grenzen. Schon ein Dr. in der Anschrift bereitet ihm Schwierigkeiten. Sehr viel flexibler werden Sie durch den Einsatz der Seriendrucksymbolleiste. Abb. 15: Im Anschluss erscheint die Angabe AddressBlock in Ihrem Hauptdokument. So geht s: Gehen Sie über Extras/Briefe und Sendungen auf Seriendruck-Symbolleiste einblenden. Oder rufen Sie rufen die Leiste über Ansicht/Symbolleisten/Seriendruck auf. Die Symbole und ihre Funktion (Teil 1) Abb. 16: Fügen Sie die Anrede über den Link Grußzeile ein. damit legen Sie fest, welche Art Seriendruck Sie anlegen wollen öffnet die Datenquelle ruft die Liste der Seriendruckempfänger auf fügt den Adressblock ein fügt die Grußzeile ein fügt weitere Seriendruckfelder ein fügt ein Bedingungsfeld ein; der kleine Pfeil nach unten öffnet die entsprechende Auswahlliste zeigt die Vorschau der Dokumente an hebt die Seriendruckfelder zur besseren Übersicht am Bildschirm hervor; im Ausdruck ändert sich nichts Fortsetzung Seite 6 Abb. 17: Unabhängig von Adressblock und Grußzeile können Sie auch individuelle Seriendruckfelder einsetzen. 5

6 Die Symbole und ihre Funktion (Teil 2) legt die übereinstimmenden Felder zwischen dem Seriendruck-Dokument und der Datenbank fest erstellt aus der Datenquelle Etiketten; ist nur aktiv, wenn im Hauptdokument-Setup der Punkt Etiketten ausgewählt wurde Abb. 18: So sieht Ihr Briefkopf aus, wenn Sie alle Schritte des Assistenten durchgeführt haben. steuert einzelne Datensätze an, den ersten oder letzten Satz oder springt um jeweils eine Position vor oder zurück sucht einen bestimmten Eintrag überprüft das Dokument auf Fehler überträgt den Seriendruck in ein neues Dokument druckt das Seriendruckdokument aus übergibt den Seriendruck an ein -Programm übergibt das Seriendruckdokument an ein Faxgerät Abb. 19: Über die Vorschau können Sie noch Änderungen vornehmen. Abb. 20: Klicken Sie auf Individuelle Briefe bearbeiten, wenn Sie noch Zusätze bei einzelnen Schreiben einfügen wollen. Felder in den Text einbauen Sie können z. B. das Adressfeld selbst nachbauen und so Fehler ausschließen. So geht s: Setzen Sie den Cursor in die erste Adresszeile und klicken Sie auf Seriendruckfelder einfügen. Wählen Sie nun das Datenbankfeld aus, dessen Inhalt Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nicht immer alle Symbole aktiv sind. Sie an dieser Stelle einsetzen möchten, z. B. Anrede, und klicken Sie auf Einfügen. Sie können nun hintereinander alle Elemente anklicken und die Umbrüche und Leerstellen im Anschluss einfügen. Ansonsten bestätigen Sie mit Schließen, setzen einen Umbruch, betätigen erneut Seriendruckfelder einfügen und wählen das nächste Feld aus. Ganz : Die Arbeit mit den Bedingungsfeldern Zwei typische Probleme bei n stellen Titel und die richtige grammatikalische Anrede von Damen und Herren dar ( Sehr geehrte Frau und sehr geehrter Herr ). Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Schwierigkeiten mit Hilfe der Wenn-Dann-Bedingungen umgehen. Abb. 21: Zum Speichern aller Briefe überführen Sie diese in eine eigene Datei. Hinweis: Das folgende Beispiel ist auf die Datenquelle ausgelegt, die in Abb. 2 (s. Seite 2) angelegt ist. Sie müssen die Befehle gegebenenfalls so anpassen, dass sie mit Ihrer Datenquelle übereinstimmen. So geht s: Wenn Sie das r an geehrte anfügen wollen, tippen Sie Sehr geehrte ein und platzieren den Cursor hinter den letzten Buchstaben von geehrte. Klicken Sie auf Bedingungsfeld einfügen/wenn Dann Sonst Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Vergleich definieren können. Im Bereich WENN steuern Sie über Fortsetzung Seite 7 6

7 das Pull-Down-Menü Feldname die Anrede an. Bei Vergleich muss Gleich stehen. Im Bereich Vergleichen mit tragen Sie Herr ein. Springen Sie anschließend in den Bereich Dann diesen Text einfügen: und geben Sie r ein ( Abb. 22). Schließen Sie das Fenster mit OK. Auf gleichem Wege können Sie auch den Titel einfügen. Dafür muss in der Datenquelle eine eigene Spalte angelegt sein. Profi-Tipp: Tragen Sie Leerzeichen und Umbrüche, die zu den variablen Elementen gehören, immer in das Feld Dann diesen Text einfügen ein und nicht in das Hauptdokument. Es werden diese ebenfalls flexibel dann eingesetzt, wenn das Element eingefügt wird. Sonst erscheinen später in Ihrem Dokument Leerstellen, wo keine hingehören. Abb. 22: Mit den Wenn-Dann-Bedingungen flexibilisieren Sie Ihre Schreiben erheblich. Briefe noch weiter dynamisieren Mit den Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen können Sie noch weit mehr machen, als nur Titel einfügen. Word gibt Ihnen hier ein Werkzeug in die Hand, mit dem Sie Ihre Dokumente weitgehend dynamisieren können. Beispiel: Sie wollen nach einer Messe einen Brief an Kunden schreiben. Der Einleitungstext soll variieren, je nachdem ob der Kunde auf der Messe an Ihrem Stand war oder nicht. So geht s: Legen Sie in der entsprechenden Datenquelle eine Spalte Messe an, in der Sie eintragen können, ob ein Besuch erfolgte oder nicht. Ein x in dieser Spalte bedeutet, der Kunde war am Stand. Legen Sie das Hauptdokument mit Adressfeld und Anrede als Serienbrief an wie oben beschrieben. Setzen Sie den Cursor nun in die erste Zeile des Brieftextes und klicken Sie auf Bedingungsfeld einfügen/wenn Dann Sonst Im Bereich WENN suchen Sie unter Feldname den Begriff Messe heraus. Bei Vergleich steht Gleich. Unter Vergleichen mit tragen Sie ein: x. Wechseln Sie in den Abschnitt Dann diesen Text einfügen: und geben Sie den Briefanfang ein, den Sie für die Besucher auf der Messe vorgesehen haben, z. B. wir haben uns sehr gefreut, Sie auf der XY-Messe an unserem Stand begrüßen zu dürfen. Springen Sie weiter in den Bereich Sonst diesen Text einfügen: Tragen Sie hier den Beginn der Briefe an diejenigen Ihrer Kunden ein, die nicht zur Messe gekommen sind, z. B. wir hätten Sie gerne auf der XY-Messe an unserem Stand begrüßt. Klicken Sie auf OK. Nach der Verknüpfung von Brief und Datenquelle wird der Briefanfang automatisch angepasst ( Abb. 23). Wie Sie Fehler nachträglich korrigieren Womöglich stellen Sie nach Abschluss Ihrer Arbeit fest, dass Sie sich in einem der Bedingungsfelder vertippt haben. Dann müssen Sie nicht noch einmal den gesamten Vorgang neu anlegen. Sie haben auch im Nachhinein noch die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen. Dafür müssen Sie sich die Feldfunktion, die hinter den Seriendruckfeldern liegt, anzeigen lassen. So geht s: Drücken Sie die Tastenkombination ALT + F9, um sich die Feldfunktion anzeigen zu lassen. Word löst daraufhin die Felder auf und zeigt die Programmierung dahinter an ( Abb. 24). Die geschweiften Klammern sind das Kennzeichen von Feldern, IF steht für das Bedingungsfeld, das Sie an dieser Stelle eingefügt haben. Dann folgt die Bedingung: Im Seriendruckfeld [MERGEFIELD] Messe steht [=] ein X [ x ]. Anschließend folgt in Anführungszeichen Fortsetzung Seite 8 Abb. 23: Gestalten Sie ganze Abschnitte nach unterschiedlichen Voraussetzungen. Impressum Dieses monothematische Supplement liegt der Ausgabe 3/2006 des Beratungsbriefs PC für Assistenz & Sekretariat bei. Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG Kapuzinerstraße München Tel.: Fax: Abonnentenservice: kontakt@gwi.de Internet: Geschäftsführung: Wolfgang Materna, Stephanie P. Kreuzhage Chefredaktion: Gordon Hölsken (V.i.S.d.P.) Objektbetreuung: Rechtsanwältin Sonja Althoff Satz: NeWS. M. Schmidt, Königswinter Alle Angaben in PC für Assistenz & Sekretariat wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise monatlich. ISSN:

8 Abb. 24: Um Fehler in den Feldern zu beheben, müssen Sie die Feldfunktion selbst anzeigen lassen. Abb. 25: Über die entsprechende Schaltfläche können Sie die Fehlerkontrolle aktivieren. Abb. 26: Word führt nicht nur die Fehler auf, sondern bietet gleich noch die Möglichkeit, sie zu beheben. oben der Satz, den Word in diesem Fall einfügen soll: wir haben uns sehr gefreut. Es folgt ein Leerzeichen und dann der Satz, der im anderen Falle steht, wieder mit Anführungszeichen oben wir hätten Sie gerne. Der Befehl schließt mit einer geschweiften Klammer. Sie können nun in den jeweiligen Befehl direkt hineinklicken und einen Fehler ausbessern. Drücken Sie erneut die Tastenkombination ALT + F9, um die Feldfunktionen wieder auszublenden. Automatische Fehlerprüfung Sehr hilfreich ist die Funktion Fehlerprüfung, die Sie über die entsprechende Schaltfläche aktivieren können. Klicken Sie im nächsten Fenster am besten auf die Option Während des Zusammenführens bei jedem Fehler anhalten und Fehler anzeigen und bestätigen Sie mit OK ( Abb. 25). Wenn Sie nun z. B. Ihr Hauptdokument mit einer neuen Datenquelle verknüpfen und die Bezeichnungen in den Quellen weichen voneinander ab, so weist Sie Word darauf hin und bietet Ihnen über die Fehlermeldung auch gleich die Möglichkeit, neue Zuordnungen vorzunehmen ( Abb. 26). Profi-Tipp: Binden Sie Abbildungen in Ihre Briefe ein Um Abbildungen in Ihre aufzunehmen, sollte die Datenquelle am besten als Word-Dokument vorliegen. Hier lassen sich Grafiken besonders gut einfügen. Beispiel: Sie möchten unter ein Schreiben an Ihre Kunden die Unterschrift des jeweiligen Produktmanagers setzen. Legen Sie in Ihrer Datenquelle eine Spalte z. B. mit dem Titel Unterschrift an und fügen Sie die eingescannten Unterschriften als Grafiken ein ( Abb. 27). Weiter sollten Sie eine Spalte anlegen mit dem Namen des Beraters, damit Sie diesen unter die Unterschrift setzen können. Setzen Sie den Cursor nun in die Zeile, in die die Unterschrift soll und klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen. Klicken Sie auf den Eintrag Unterschrift und dann Einfügen. Setzen Sie eine Leerzeile und wiederholen Sie den Vorgang für den Eintrag Berater. Word ergänzt Ihre Schreiben nun automatisch mit den Unterschriften ( Abb. 28). Abb. 27: Um Abbildungen über den Seriendruck einzufügen, wählen Sie am besten eine Wordtabelle als Datenquelle. Abb. 28: So sieht die fertig angelegte Unterschrift aus. Nutzen Sie jetzt auch unseren kostenfreien E-Letter Secretary s Weekly Unter können Sie sich jetzt ganz einfach registrieren! Die wichtigsten Tastenkombinationen für den Seriendruck K N M E F Vorschau auf das Seriendruckdokument Zusammenführung eines Dokuments mit der Datenquelle Drucken der zusammengeführten Dokumente Bearbeiten eines Dokuments mit Seriendruckdaten Einfügen eines Seriendruckfeldes Besuchen Sie uns im Internet Für aktuelle Tipps und Problembeseitigungen rund um die Themen in PC besuchen Sie unsere Internetseite unter. Als Abonnent haben Sie hier exklusiven Zugriff auf unser Ausgaben- und Download-Archiv. Nutzen Sie auch unser spezielles Forum zu den wichtigsten PC-Themen zum Austausch mit Kolleginnen und unseren Experten. 8