Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld Nr /13

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1 TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld Nr /13 öffentlich Datum Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: Beratungsfolge: Sitzungstermin: Verwaltungsausschuss Betreff Prüfung des Einsatzes von Open-Source-Office-Anwendungen und Betriebssystemen Beschlussentwurf: Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ja X nein Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten

2 Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr /13 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja nein Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR 0,00 EUR Bemerkungen

3 Begründung Seite 2 Der Rat der Stadt Krefeld hat in seiner Sitzung am u.a. die Stadtverwaltung beauftragt, eine Analyse über den potentiellen Einsatz von Open-Source-Anwendungen und - Betriebssytemen innerhalb der Stadtverwaltung durchzuführen. Ergänzend zu dieser Verwaltungsvorlage werden Vertreter des KRZN in der Sitzung vortragen. Einsatz von OpenSource bei der Stadt Krefeld Schon lange wird bei der Stadt Krefeld der OpenSource-Markt beobachtet und Open- Source-Anwendungen und Freewaresysteme für Aufgaben im PC-Bereich oder für zentrale Aufgaben eingesetzt, wenn dieses sinnvoll und mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen ist. Beispiele hierfür sind die Systeme für die automatische Softwareinstallation OP- SI, für die Fernwartung VNC, die Hard- und Softwareverwaltung GLPI, das Bildbearbeitungsprogramm Gimp, das Packerprogramm 7Zip, dopdf u.a.. Auch LINUX als Serverbetriebssystem für Spezialaufgaben findet ein immer größeres Einsatzspektrum bei der Stadtverwaltung Krefeld. Derartige Systeme jedoch im Produktionsumfeld einzusetzen, ist sorgfältig abzuwägen, denn nicht die Einsparung möglicher Lizenzkosten ist das alleinige Entscheidungskriterium. Neben rechtlichen Fragen beim Einsatz kostenlos überlassener Software ( Stichwort Risikoanalyse: "Auswirkungen möglicher Fehler und wer haftet dafür?"), zeigt es sich, dass den eingesparten Lizenzkosten erhebliche Aufwendungen für die Neuentwicklung, Implementierung und Unterstützung durch eigene Mitarbeiter, das KRZN oder Dritte gegenüber stehen. Außerdem wird für kostenfrei überlassene Software kein dezidierter Support geleistet und damit entsteht im Fehlerfall und der Aktualisierung ein ungleich höherer Aufwand im IT-Bereich der Stadtverwaltung Krefeld. Auch die Beauftragte der Bundesregierung für die Informationstechnik führt im "Leitfaden für die Migration von Software" aus: "Lizenzkosten können, müssen aber keinen großen Anteil an den insgesamt mit der Produkteinführung verbundenen Kosten haben. Gesparte Lizenzkosten sind daher kein zwingender Grund für die Einführung von Opensoftwaresystemen". Microsoft-Produkte bei der Stadt Krefeld Anwendung und Strategie Ausschlaggebende Kriterien für den Einsatz von Windows als Arbeitsplatzrechner- und Server-Betriebssystem sind die Anforderungen an die Systemplattform der eingesetzten Softwareprodukte für den Bürobereich (Office-Produkte) als auch die Vielzahl der von den Fachbereichen verwendeten rd. 300 Anwendungen, die fast ausschließlich nur unter dem Betriebssystem Windows betrieben werden können. Der hohe Grad an Verfahrensintegration und die Vielzahl der Schnittstellen zwischen den Fachverfahren sind nur auf einheitlichen standardisierten Plattformen im Microsoft Umfeld möglich.

4 Begründung Seite 3 Bezüglich der eingesetzten Fachverfahren ist besonders darauf hinzuweisen, dass die Stadt Krefeld und das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein über Verträge langfristig an die Hersteller/Lieferanten kommunaler Software gebunden sind. Die Stadt Krefeld ist darüber hinaus entsprechend der Verbandssatzung verpflichtet, Software ausschließlich über das KRZN zu beschaffen. Eine 2-Produkt-Strategie ist im Verband aus wirtschaftlichen Gründen ausgeschlossen und würde alle Synergien des Zweckverbandes bzw. kommunaler Zusammenarbeit ins Gegenteil kehren. Selbstverständlich gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit auch bei Lizenzen. Um die Kosten für die Microsoft-Lizenzen so gering wie möglich zu halten, hat die Stadt Krefeld in der vergangenen Zeit immer eine Generation von Betriebssystemen und Office-Versionen überschlagen, also nicht immer die aktuellste Version eingesetzt. So wurde bei den Betriebssystemen von Windows NT auf Windows XP und wird jetzt auf Windows 7 gewechselt. Windows 2000 und Windows VISTA sind nicht zum Einsatz gekommen. Betriebssystem und Office-Systeme werden so lange in Produktion gehalten, bis technische oder sicherheitsrelevante Bedingungen einen Wechsel unerlässlich machen. Auch mit dieser Strategie ist der finanzielle Einsatz für die Arbeitsplätze und Server bei der Stadt Krefeld minimiert worden. Die Stadt Krefeld setzt nach umfangreichen Vorarbeiten und Systemtests ab Oktober 2012 zunächst in den Fachbereichen 31 Bürgerservice und 32 Ordnung (Abteilung Aufenthaltsrecht) das PC-Betriebssystem Windows 7, für den Bürobereich Office 2010 sowie für die Bürokommunikation Lotus-Notes Version 8.5 ein. Der Einsatz der Microsoft Produkte basiert auf der gemeinsam für das Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein vereinbarten Vorgehensweise für eine einheitliche informationstechnische Infrastruktur. Darüber hinaus ist in den vorgenannten Bereichen ab der Einsatz von sog. diakritischen Zeichen vorgeschrieben, das im Microsoft-Umfeld nur durch den Einsatz von Windows 7 und Office 2010 in Verbindung mit den jeweiligen Fachanwendungen möglich ist. Im Anschluss an diese Umstellungen ist der flächendeckende Roll-Out von Windows 7 und Office 2010 in der Gesamtverwaltung vorgesehen. Die Austauschmaßnahmen von abgeschriebener Hardware (PC, Drucker) und Software mussten in den beiden letzten Jahren aufgrund von HSK gestreckt und auf dringend notwendige Austauschmaßnahmen beschränkt werden. Für die Jahre 2013 und 2014 sind von den Fachbereichen entsprechende Mittel angemeldet worden, um das zwingend notwendige Technologie-Update der IT- Arbeitsplätze durchführen zu können. Das Münchener LiMux-Projekt In der Begründung des Antrages der UWG für den Rat der Stadt Krefeld wird auf die Einspareffekte der Stadt München in Höhe von ca. 10 Millionen Euro hingewiesen. Mittlerweile wird in der Presse dieses publizierte Einsparpotential konträr diskutiert und angezweifelt, zum Beispiel zuletzt in einer Studie von HP.

5 Begründung Seite 4 Analysiert man die vorliegende Vorlage für den Münchener Stadtrat, in der dieses kolportierte Einsparpotential errechnet wurde, so sind erhebliche Zweifel an der Belastbarkeit der getätigten Aussage angebracht. In der Sitzungsvorlage Nr / V10463 des Dienstleisters für Informations und Telekommunikationstechnik der Stadt München für den Münchener Stadtrat wird in 1.4 der Anfrage auf Seite 5 eine tabellarisch Kostenübersicht des Projektes mit zwei möglichen Varianten (MsWindows/MsOffice und MsWindows/OpenOffice) dargestellt. Diese Darstellung ist Grundlage des in den Medien verbreiteten Einsparvolumens von über 10 Mio EURO der Linux-Lösung gegenüber einer reinen Windows-Lösung. Grundsätzlich geben die Autoren dieser Vorlagen an, dass die dargestellten Kosten des LiMux-Projektes IST-Kosten sind, bei den Windowskosten jedoch nur Schätzkosten sind. Dabei sind folgende Dinge zu bemerken: Hardware Bei der Analyse der hier vorliegenden Zahlen stellt man fest, dass hier unzulässiger Weise keine Unterscheidung der Kosten zwischen Migration und regulärem Life-Cycle- Management gemacht wurde. In der Vorlage wird zum Beispiel von der Annahme ausgegangen, dass für die Linux-Variante keinerlei neue Hardware zu beschaffen wäre, für die Windows-Variante aber über 4,7 Mio EURO für neue Hardware auszugeben seien. Gleichzeitig wird in 1.1 der Anfrage aber erklärt, dass PC-Hardware in München im Rahmen des Life-Cycle-Managements in einem fünfjährigen Zyklus ersatzbeschafft wird. Somit werden auch "potentielle" OpenSource-Arbeitsplätze regelmäßig in einem festgelegten Rhythmus ausgetauscht. Das bedeutet, dass in München ein ähnliches Altersspektrum der eingesetzten Hardware existiert, wie es auch bei der Stadtverwaltung Krefeld vorhanden ist. Da auch auf älterer PC-Hardware Windows 7 lauffähig installiert werden kann, werden in Krefeld diese älteren Geräte mit etwas Hauptspeicher aufgerüstet. Aus diesem Grunde ist in Krefeld kein sofortiger kompletter Austausch der Hardware notwendig, sondern dieser kann sukzessive durchgeführt werden. Des Weiteren scheinen die Hardwarepreise und die Lizenzkosten für die Windowslösung insgesamt bei der angegebenen benötigten Stückzahl zu hoch angesetzt. Schulungskosten Außerdem sind die Betriebssystem-unabhängigen Kosten in dieser Aufstellung für Windowslösung nicht in geeigneter Weise mit der Linux-Migration verglichen worden. Hätte in München in dem betrachteten Zeitraum von mindestens eine Systemumstellung stattgefunden, zum Beispiel wie in Krefeld von Windows NT/Office 97 nach Windows XP/Office 2003, so wären für das Münchener Projekt so wie in Krefeld auch keine oder aber nur sehr geringe Schulungskosten oder Kosten für externe Unterstützung usw. notwendig gewesen. Außerdem ist festzustellen, dass bei Einsatz der Microsoft-Software (Windows/Office) in der Verwaltung aufgrund seines hohen Verbreitungsgrades auch von den Kenntnissen der Anwender aus privater Nutzung dieser Produkte profitiert werden kann, somit die Einarbeitungs- und Schulungsaufwände in diese Technologien fast gegen Null gehen.

6 Begründung Seite 5 Ressourceneinsatz Laut Controlling-Bericht vom (Controllingbericht LiMux; Berichtszeitraum ) wurden für das Linux-Projekt in München das ursprünglich vom Stadtrat 2003 beschlossenen Projektbudget (12,8 Mio EURO für externe Ausgaben, 2,2 Mio EURO für interne Ausgaben) in 2012 fast ausgeschöpft. Umgestellt worden sind in dieser Zeit ca 80% der Arbeitsplätze. Darüber hinaus bestehen weiterhin wesentliche Risiken für das Projekt: Die Verfügbarkeit von benötigten internen Personalkapazitäten mit entsprechenden Qualifikationen (allein das Projektteam hat zeitweise bis 120 Mitarbeiter). Fachleute bezweifeln, ob für ein solches Projekt "bezahlbare" hoch qualifizierte Mitarbeiter auf dem Markt verfügbar sind Abhängigkeit von Fachverfahren, die nicht auf LiMux umstellbar sind. Dadurch wird München auf Dauer eine 2-Produkt-Strategie verfolgen müssen. Weiterhin bestehen erhebliche technische Probleme mit den entwickelten Lösungen (z.b. Terminalserverlösungen, -programm) und Akzeptanzprobleme der Anwender. Das Projekt wird nach wie vor erhebliche Ressourcen verbrauchen. Insbesondere wird München auch in Zukunft im Rahmen der notwendigen 2-Produkt-Strategie doppelte Ressourcen vorhalten müssen und somit neben den Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung einer LiMux-Welt auch die Kosten für den Betrieb einer Microsoft-Windows- Umgebung finanzieren müssen. Es ist bei einer Gesamtbetrachtung des Münchener Projekts auch darauf hinzuweisen, dass zum Start im Jahre 2003 unter anderem folgendes Projektziel festgelegt wurde: "Schaffung einer standardisierten IT - Plattform mit konsolidierten Anwendungen und Datenbeständen" - und eben nicht eine Kosteneinsparung bei den IT-Kosten. Die Münchener Probleme lagen also in einem ganz anderen Umfeld. Insgesamt ist zu berücksichtigen, dass nicht die eigentlichen Lizenzkosten für die Windows-Systeme die entscheidenden Faktoren einer reellen Kostenberechnung sind, sondern die Entwicklungs- und Betreuungskosten, die leider immer noch in einem nicht unerheblichen Maße noch für solche Linuxprojekte notwendig sind. München hat dafür alleine in den Jahren über 12 Mio. EURO in das Projekt investiert und plant im Jahr 2013 noch weitere 2,4 Mio EURO zu investieren. Auch der zukünftige Betrieb dieser Systemumgebung wird einen hohen finanziellen und personellen Aufwand für Systempflege und -entwicklungsmaßnahmen erfordern. München hat ein internes Projektteam von ca. 120 Mitarbeitern aufgebaut, das von diversen externen Dienstleistern in diesem Umfeld unterstützt wird. Darüber hinaus bestehen eine zentrale IT Abteilung mit ca. 600 Mitarbeitern und jeweils in den Referaten (vergleichbar unseren Geschäftsbereichen) eigene IT Abteilungen. Ob und wann sich das Münchener Projekt wirklich amortisiert, lässt sich seriös nicht vorhersagen. Ähnliche Projekte sind aufgrund finanzieller oder technischer Probleme gescheitert: Das Linux Projekt des Auswärtige Amtes, des Kantons Solothurn (Schweiz), der Stadt Wien oder der Stadt Freiburg.

7 Begründung Seite 6 Fazit: Die Entscheidung über die grundlegende Ausgestaltung der informationstechnischen Infrastruktur für das Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein mit ca. 300 Anwendungen und insgesamt ca PC-Arbeitsplätzen ist getroffen. Die Microsoft Office-Suite ist und bleibt die strategische Büro-Software für die Stadt Krefeld und die Anwender im Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein. Daher müssen auch in Zukunft entsprechende Mittel für die Beschaffung entsprechender Lizenzen eingesetzt werden. Vergleichbare Projekte in der Wirtschaft gibt es bisher nicht; Open-Source- Fachanwendungen sind im kommunalen Bereich kaum verfügbar. Open-Source Software wird heute bereits dort eingesetzt wo es sinnvoll und wirtschaftlich ist. Bei der Auswahl von Software muss sich auch Open-Source-Software dem Wettbewerb mit kommerziellen Produkten stellen und durchsetzen. Der Aufbau einer parallelen Infrastruktur über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren erfordert hohe Kosten in Investitionen und Personal und bindet alle IT-Ressourcen im Verband und in der Verwaltung, verhindert jegliche Weiterentwicklung der informationstechnischen Infrastruktur. Der vorgesehene Schwerpunkt liegt eigentlich bei der Fortentwicklung des E-Governments. Dem personellen und finanziellen Aufwand steht das Risiko gegenüber, dass niemand voraussagen kann, ob das Projekt technisch gelingt und wo angesichts der rasanten Entwicklung im IT Sektor die gesamte IT Landschaft in 10 Jahren stehen wird.