Dokumentation TBase Modul Abrechnung. Software DMS TOMAS

Transkript

1 Dokumentation TBase Modul Abrechnung Software DMS TOMAS Stand: November 2016

2 2

3 Inhalt 1. Allgemeines Pflege der eigenen Bankverbindung Erstellen von Provisionsabrechnungen Erstellen von Provisionsabrechnungen gegenüber den Leistungsträgern Erstellen von Provisionsabrechnungen gegenüber anderen Dienststellen In der Rolle als POS In der Rolle als Portal Auffinden/ Drucken einer verbuchten Rechnung im Menü Sammelrechnung Stornieren einer verbuchten Rechnung

4 1. Allgemeines Änderungen bei Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer usw. werden bei der nächsten Abarbeitung wirksam. Wechsel des Clearing-Mandanten können, wenn Vorgänge bestehen, nur durch die Administration geändert werden. Hierfür benötigt die Administration die TOMAS -ID des Leistungsträgers, die TOMAS -ID des auszutauschenden Clearing-Mandanten und das späteste Abreisedatum, zu dem die Änderung gültig sein soll. Bsp. Es bestehen Vorgänge mit Abreisedatum und Abreisedatum Die Rechnungsadresse für das Objekt wechselt zum Alle Vorgänge vor dem müssen unter der alten Adresse abgerechnet werden. Alle Vorgänge ab dem müssen unter der neuen Adresse abgerechnet werden. In diesem Fall muss der als Änderungsdatum mitgeteilt werden. Änderungen am bestehenden Clearing-Mandanten, z.b. Änderung an der Adresse, werden ab Änderung nur bei neuen Buchungen wirksam; können aber auch durch Umbuchung bestehender Buchungen für den Vorgang nachgezogen werden. Definitiv verbuchte Abrechnungen können nicht noch einmal abgerechnet werden. Deshalb vorher über den Button Allen öffnen ausdrucken. Bei nachträglichen Umbuchungen/ Stornierungen wir ein neues Clearing-Datum auf dem Vorgang erzeugt. Es wird automatisch eine Korrekturrechnung erzeugt, z.b. als Gutschrift. Über die Suche nach offenen Vorgängen für vergangene Zeiträume vergessene Vorgänge erkennbar. werden auch Verbuchte Rechnungen können im Ordner Archiv des Clearing-Mandanten (Leistungsträger oder Verwalter) oder mittels Rechnungsnummer im Menü Sammelrechnung (siehe Beschreibung unten) aufgerufen und gedruckt werden. Die Übergabe an eine Fibu-Schnittstelle erfordert auch das Verbuchen. Die Buchungssätze für einen Rechnungslauf sollten nach dem Clearing-Datum von/ bis selektiert werden. Clearing-Datum (Fälligkeitsdatum) ist dabei Abreisedatum bzw. Umbuchungsdatum (wenn dieses größer ist als das Abreisedatum). 4

5 2. Pflege der eigenen Bankverbindung Wählen Sie im TOMAS den Menüpunkt Backoffice Touristische Organisation (Login) Suchen. Ermitteln Sie über die Schlagwortsuche Ihre Einrichtung und wählen Sie Ihren Mandanten aus. Klicken Sie auf die Lasche Admin. 5

6 Wählen Sie den Menüpunkt Buchhaltung. Sie erhalten folgende Maske: Füllen Sie bitte folgende Felder aus (insofern für Ihre Organisation gefordert): Bankname: Name Ihrer Hausbank SWIFT-Code (BIC): SWIFT-Code Ihrer Hausbank 6

7 IBAN: Kontoinhaber: Clearing-Mandant: UID Nummer: Ust.-Pflichtig: Steuernummer: IBAN Ihrer Hausbank Name des Kontoinhabers muss Ihrer Einrichtung oder dem Verwalter Ihrer Einrichtung entsprechen Umsatzsteuer-ID, international gültig muss markiert sein, wenn Sie eine UID hinterlegen Steuernummer, national gültig Über den Button Speichern alle Angaben speichern. Sollten Sie beim Öffnen des Menüpunkts Buchhaltung eine Fehlermeldung erhalten, geben Sie Ihre Änderungswünsche bitte an die Administration. Diese wird die Änderungen dann für Sie einstellen. 7

8 3. Erstellen von Provisionsabrechnungen Wählen Sie im TOMAS den Menüpunkt Backoffice Sammelrechnung. Folgende Maske öffnet sich: Art: hier können Sie zwischen offenen und bereits abgerechneten Vorgängen wählen 8

9 Clearing-Datum von/bis: Datumswahl nach Clearing-Zeitpunkt (Vorgänge werden 5 Tage nach Abreise gecleart ) bitte geben Sie für die Abrechnung immer das Clearing-Datum ein Anreise Datum von/bis: Datumswahl nach Anreisedatum Abreise Datum von/bis: Datumswahl nach Abreisedatum Letzte Änderung von/bis: Datumswahl nach letzter Änderung des Vorganges Vertriebskanal: Rate: Leistungsgruppe: Mandant 1: Rolle 1: Kategorie 1: Mandant 2: Rolle 2: Kategorie 2: Angemeldeter Mandant ist Clearing-Mandant: Einschränkung des Suchergebnisses auf bestimmte Vertriebs- Kanäle, keine Markierungen ergibt Treffer für alle Vertriebskanäle Einschränkung des Suchergebnisses auf bestimmte Rate, keine Markierungen ergibt Treffer für alle Raten Einschränkung des Suchergebnisses auf bestimmte Leistungsgruppen, keine Markierungen ergibt Treffer für alle Leistungsgruppen Vorauswahl eines bestimmten Mandanten, bei keiner Auswahl werden die Vorgänge über alle verfügbaren Mandanten ermittelt Vorauswahl der Rollen Leistungsträger bzw. POS dieses Feld wird nicht genutzt muss Ihrer Einrichtung oder Ihrem Clearing-Mandant (Verwalter) entsprechen Vorauswahl der Rollen Produktverantwortlicher, POS oder Portal dieses Feld wird nicht genutzt Häkchen setzten, wenn der angemeldete Mandant dem Feld Mandant 2 entspricht. 3.1 Erstellen von Provisionsabrechnungen gegenüber den Leistungsträgern Schritt 1: Auswahl der abzurechnenden Vorgänge Art: offene Clearing-Datum von/bis: bitte geben Sie für die Abrechnung immer das Clearing-Datum ein Datumsauswahl entsprechend Ihrem Abrechnungszyklus (monatlich, quartalsweise usw.) Mandant 1: falls Sie gegenüber einem bestimmten Leistungsträgers abrechnen wollen, wählen Sie diesen über die Suchfunktion aus 9

10 Rolle 1: Mandant 2: Rolle 2: Angemeldeter Mandant ist Clearing-Mandant: Vorauswahl der Rolle Leistungsträger Ihre Einrichtung ist voreingestellt, sollte die Abrechnung über einen Clearing-Mandant (Verwalter) erfolgen, wählen Sie diesen über die Suchfunktion aus Vorauswahl der Rolle Produktverantwortlicher Häkchen setzten, wenn der angemeldete Mandant dem Feld Mandant 2 entspricht. Starten Sie über den Button Suchen die Ermittlung der relevanten Vorgänge. Schritt 2: Übernahme der Vorgänge in die Zwischenablage Nach der Ermittlung der relevanten Vorgänge erhalten Sie eine Liste wie folgt. Markieren Sie im Suchergebnis die für die Abrechnung gewünschten Vorgänge. Zum markieren aller Vorgänge können Sie auch den Button Alle markieren verwenden. Dieser erzeugt ein Häkchen in der Checkbox jedes Vorganges. Nach dem Markieren übertragen Sie über den Button Übernahme in die Zwischenablage die Vorgänge in die Zwischenablage. Schritt 3: Prüfen und Bearbeiten der Zwischenablage Wählen Sie die Lasche Zwischenablage. In der Zwischenablage haben Sie die Möglichkeit die Vorgänge zu kontrollieren und zu ändern. Im Feld Brutto haben Sie die Möglichkeit die Provisionssumme pro Vorgang zu verändern. 10

11 Durch das aktivieren der Checkbox am Ende der Vorgangszeile können Sie den Vorgang von der Abrechnung ausschließen. Bestätigen Sie eventuelle Änderungen über den Button Änderungen speichern/markierte löschen. Schritt 4: Erstellen der Abrechnung Wählen Sie die Lasche Ausgabe. Aktivieren Sie die Checkbox Rechnung und bestätigen Sie die Meldung Sie wollen definitiv abrechnen? Sind Sie sicher? mit dem Button OK. Bei der Rolle Kreditor wählen Sie Leistungsträger. Achten Sie darauf, dass als Dokument Sammelabrechnung Produktverantwortlicher eingestellt ist. Im Feld Betreff hinterlegen Sie den Namen für die Abrechnung, welcher in der Betreffzeile der Rechnung erscheint. Klicken Sie anschließen den Button Ausführen. 11

12 Es wird die aktuelle Meldung zum Bearbeitungsstand eingeblendet. Am Ende der Rechnungserstellung bestätigen Sie über den Button OK. Im Anschluss erhalten Sie eine Liste der erstellten Rechnungen. Mit Klick auf die einzelnen Zeilen oder über den Button Alle Öffnen können Sie sich die Rechnungen einzeln oder gesammelt im Pdf-Format aufrufen. 12

13 Die Rechnungen müssen jetzt gedruckt und/ oder gespeichert werden. Bitte überprüfen Sie die Rechnungen stichprobenhaft. ACHTUNG: Eine zu lange Wartezeit vor dem nächsten Bearbeitungsschritt kann zu einem Server-Timeout führen, sodass Sie die Rechnungen nicht mehr verbuchen können. Sind die Rechnungen korrekt, schließen Sie die Rechnungserstellung über den Button Ja, erfolgreiche definitiv verbuchen ab. ACHTUNG: Mit Klick auf den Button Ja, erfolgreiche definitiv verbuchen setzten Sie alle Vorgänge vom Status offen in den Status abgerechnet. Diese Vorgänge sind somit von weiteren Rechnungsläufen mit dem Status offen ausgeschlossen. Nach Klick auf den Button Ja, erfolgreiche definitiv verbuchen werden Sie aus Sicherheitsgründen aufgefordert Ihr Benutzerkennwort einzugeben. Klicken Sie nach Eingabe Ihres Benutzerkennwortes mit der Maus auf den Button Weiter (nicht Enter drücken) Ihre Abrechnung wurde nun erfolgreich erstellt. 13

14 3.2 Erstellen von Provisionsabrechnungen gegenüber anderen Dienststellen Die Abrechnung gegenüber anderen Dienststellen erfolgt prinzipiell wie die Abrechnung gegenüber Leistungsträgern. Folgende Abweichungen sind hierbei zu beachten In der Rolle als POS Schritt 1: Auswahl der abzurechnenden Vorgänge Mandant 1: Rolle 1: Mandant 2: Rolle 2: falls Sie gegenüber einer bestimmten Dienststelle abrechnen wollen, wählen Sie diese über die Suchfunktion aus Vorauswahl der Rolle Produktverantwortlicher Ihre Einrichtung ist voreingestellt, sollte die Abrechnung über einen Clearing-Mandant (Verwalter) erfolgen, wählen Sie diesen über die Suchfunktion aus Vorauswahl der Rolle POS Schritt 2: Übernahme der Vorgänge in die Zwischenablage Erfolgt wie bei der Leistungsträgerabrechnung. 14

15 Schritt 3: Prüfen und Bearbeiten der Zwischenablage Erfolgt wie bei der Leistungsträgerabrechnung. Schritt 4: Erstellen der Abrechung Aktivieren Sie die Checkbox Rechnung und bestätigen Sie die Meldung Sie wollen definitiv abrechnen? Sind Sie sicher? mit dem Button OK. Bei der Rolle Kreditor wählen Sie Produktverantwortlicher. Achten Sie darauf, dass als Dokument Sammelabrechnung Produktverantwortlicher eingestellt ist. Im Feld Betreff hinterlegen Sie den Namen für die Abrechnung, welcher in der Betreffzeile der Rechnung erscheint. Klicken Sie anschließen den Button Ausführen. Der restliche Ablauf für die Rechnungslegung erfolgt wie bei der Leistungsträgerabrechnung. 15

16 3.2.2 In der Rolle als Portal Schritt 1: Auswahl der abzurechnenden Vorgänge Mandant 1: Rolle 1: Mandant 2: Rolle 2: falls Sie gegenüber einer bestimmten Dienststelle abrechnen wollen, wählen Sie diese über die Suchfunktion aus Vorauswahl der Rolle Produktverantwortlicher Ihre Einrichtung ist voreingestellt, sollte die Abrechnung über einen Clearing-Mandant (Verwalter) erfolgen, wählen Sie diesen über die Suchfunktion aus Vorauswahl der Rolle Portal Schritt 2: Übernahme der Vorgänge in die Zwischenablage Erfolgt wie bei der Leistungsträgerabrechnung. Schritt 3: Prüfen und Bearbeiten der Zwischenablage Erfolgt wie bei der Leistungsträgerabrechnung. Schritt 4: Erstellen der Abrechung Erfolgt wie bei der POS-Abrechnung 16

17 4. Auffinden/ Drucken einer verbuchten Rechnung im Menü Sammelrechnung Bereits verbuchte Rechnungen finden Sie ebenfalls unter dem Menüpunkt Backoffice Sammelrechnung. Stellen Sie im Feld Art den Wert abgerechnet ein. Im Feld Rechnungsnummer geben Sie die gesuchte Rechnungsnummer (mit allen Nullen) ein. Nachdem Sie alle Einstellungen entsprechend vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Suchen. Anschließend wird die gesuchte Rechnung angezeigt. 17

18 Mit Klick auf die Rechnung wird die Rechnung in einer neuen Lasche Ihres Internetbrowsers bzw. in einem neuen Fenster im Acrobat Reader angezeigt. Das Feld Übernahme Zwischenablage hat keine Funktion. 18

19 5. Stornieren einer verbuchten Rechnung Suchen Sie wie unter Punkt 4 beschrieben die entsprechende Rechnung. Mit einem Klick auf den Button Storno wird die bereits verbuchte Rechnung storniert. Beim Stornieren einer verbuchten Rechnung bleibt die Rechnungsnummer und damit der Vorgang im System erhalten. Die Rechnung wird als storniert gekennzeichnet (roter Kreis mit Kreuz) und die in der Rechnung enthaltenen Vorgänge werden wieder auf den Status offen gesetzt. Somit ist nach eventuellen Korrekturen eine erneute Abrechnung möglich. Unter dem Kopf enthaltener Vorgänge wird die Rechnung auch weiter angezeigt, aber mit Betrag 0,00. Beim Storno wird die Suche nach Clearing-Datum beeinflusst. Bei der Suche eventuell auf ohne Datumseinschränkung oder Suche nach Abreisedatum ausweichen. 19