Zwischenprüfung. im Ausbildungsberuf. Verwaltungsfachangestellte/r. am 20. November 2017

Transkript

1 Zwischenprüfung im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r am 20. November Prüfungsgebiet: Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe Arbeitszeit: Hilfsmittel: 60 Minuten Es gilt die Hilfsmittelbestimmung für die Zwischen- und Abschlussprüfungen im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r vom 25. August Hinweis: Bitte geben Sie zu Beginn Ihrer Ausführungen den Bearbeitungsstand Ihrer VSV an! Beantworten Sie die Fragen und begründen Sie Ihre Antworten mit den einschlägigen Rechtsvorschriften, sofern nichts anderes angegeben ist! Diese Aufgabe besteht einschließlich Deckblatt aus vier Seiten und drei Anlagen!

2 Ausbildungsbetrieb (59 Punkte) 1 Nach erfolgreicher Bewerbung bei der sächsischen Stadt Schönblick befindet sich die 17jährige Johanna im 1. Ausbildungsjahr zur Verwaltungsfachangestellten. Sie hat schon in Erfahrung gebracht, dass die Stadt tarifgebunden ist. In der Berufsschule trifft Johanna zufällig ihre Bekannte Laura, die eine Ausbildung zur Fachverkäuferin Lebensmittelhandel in der örtlichen Bäckerei Backstolz (nicht tarifgebunden) begonnen hat. Beide Jugendliche tauschen sich über Fragen zur Berufsausbildung aus. Prüfen Sie die nachfolgenden Aussagen auf ihre Richtigkeit. Begründen Sie durch Angabe der entsprechenden Rechtsgrundlage(n) und stellen Sie die falschen Aussagen richtig. Nutzen Sie für die Lösung die vorgegebene Tabelle in Anlage Johanna ist der Meinung, dass u. a. der TVAöD für ihre Ausbildung Anwendung findet. 1.2 Vor Beginn der Ausbildung wurde mit Johanna ein schriftlicher Ausbildungsvertrag abgeschlossen. 1.3 Johanna beginnt ihre Berufsausbildung bei der Stadt Schönblick mit einer Probezeit von 4 Monaten. 1.4 Vor Beginn von Lauras Berufsausbildung schickte Bäckermeister Franz (Ausbildender) eine an Laura, in der die wesentlichen Inhalte des mündlich abgeschlossenen Ausbildungsvertrags nachzulesen waren. Die Dauer des Urlaubs war in der Niederschrift nicht enthalten. 1.5 Laura stellt fest, dass mit ihr sogar 5 Monate Probezeit vereinbart wurden. 1.6 Beide Auszubildende sind der Meinung, sie könnten während ihrer Probezeit jederzeit ohne Angabe von Gründen formlos und fristlos kündigen. 1.7 Laura muss am Nachmittag während ihrer Ausbildungszeit die zwei Kinder des Bäckermeisters aus dem Kindergarten abholen. Johanna erklärt Laura, dass dies eine Ordnungswidrigkeit darstellt und mit einer Geldbuße bis zu tausend Euro geahndet werden kann. 1.8 Laura überlegt, ob der Bäckermeister sie für die Zwischenprüfung freistellen muss. Johanna meint, dies wäre doch selbstverständlich.

3 Arbeitsorganisation (21 Punkte) 2. Johanna hat in der Zeit ihrer Ausbildung gesehen, dass kaum junge Leute in der Stadt Schönblick beschäftigt sind und ein Großteil der Beschäftigten in den nächsten Jahren in die Altersrente geht. Deshalb ist eine gute Personalwirtschaft für ihre Stadt künftig besonders wichtig. Nutzen Sie für Ihre Antworten die Anlage 2! Die Personalplanung umfasst mindestens folgende Elemente: - Personalbedarfsplanung - Personalkostenplanung - Personaleinsatzplanung - Personalentwicklungsplanung Um welches der oben genannten Elemente handelt es sich bei den folgenden Aussagen? Ergänzen Sie zu jeder Aussage das jeweils passende Element! 2.1 Die legt fest, welche Mitarbeiter dem Aufgabenbereich zugewiesen werden und wann der Einsatz erfolgen soll. 2.2 Die stellt fest, wie viel Mitarbeiter mit der entsprechenden Qualifikation für die Leistungserstellung erforderlich sind. 2.3 Die.. ermittelt, wie viel Personalaufwendungen der Gemeinde durch die Beschäftigung der Mitarbeiter entstehen. 2.4 Die.. stellt die künftigen Anforderungen der Leistungserstellung an die Mitarbeiter sowie die dafür notwendigen Qualifikationen fest. 3. In der Stadt Schönblick wurde ein Bürgeramt eingerichtet. Zu den wichtigsten Dienstleistungen im Bürgeramt gehören Melde-, Pass- und Personalausweisangelegenheiten. Die Ausstellung von Personalausweisen und Reisepässen dauert durchschnittlich 20 Minuten pro Fall. Im vergangenen Jahr waren Fälle zu bearbeiten. Pro Mitarbeiter wird auf der Basis von Jahresarbeitsminuten (JAM) gerechnet. Ermitteln Sie auf der Basis von Fällen den Personalbedarf im Bürgeramt, um diese Dienstleistung zu erbringen! 4. Das Bürgeramt soll zunächst intern besetzt werden. 4.1 Nennen Sie zwei Möglichkeiten, die die Stadt dafür nutzen könnte! 4.2 Welche Vorteile ergeben sich durch die interne Stellenbesetzung für die Stadt Schönblick? Nennen Sie zwei!

4 5 Johanna hat sich im Rahmen einer Projektarbeit mit der Organisation und den verschiedenen Plänen im Verwaltungsbetrieb beschäftigt. Dazu trifft sie die folgenden Aussagen. Entscheiden Sie, ob ihre Aussagen richtig oder falsch sind. Nutzen Sie für Ihre Antworten die Anlage 2! Kreuzen Sie an! 5.1 Zur Aufbauorganisation in der Verwaltung gelangt man durch Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese. 5.2 Aufgabensynthese ist die schrittweise Zerlegung der Gesamtaufgabe in immer kleiner werdende Aufgabeneinheiten. 5.3 Die Einführung des Neuen Steuerungsmodells in der Verwaltung hatte keinen Einfluss auf die Verwaltungsorganisation. 5.4 Jede Stadt muss einen Produktplan aufstellen, der nach Produktbereichen und Produktarten gegliedert ist. 5.5 Die Gliederung in Produktbereiche ist nur eine Empfehlung des Innenministeriums in Sachsen und rechtlich nicht verbindlich! 5.6 Daneben gibt es in allen Gemeinden noch Dezernatsgliederungspläne. 5.7 In allen Gemeinden gibt es Stellenpläne, wobei jeder Stelle in Stellenbeschreibungen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zugeteilt werden. 5.8 In Verwaltungen haben Einliniensysteme den Vorteil der schnellen Kommunikation zwischen Bürgermeister und einzelnen Sachbearbeitern. 5.9 Stabliniensysteme haben den Vorteil, dass sie obere Instanzen entlasten Stäbe besitzen aufgrund ihrer Fachkompetenz immer eigene Weisungs- und Entscheidungsbefugnis. Bürowirtschaftliche Abläufe (20 Punkte) 6 Die Stadt Schönblick hat sich dazu entschlossen, das Bürgeramt in einem zentral gelegenen Bürogebäude unterzubringen. Bei der Konzeption der Büroräume sowie bei der Beschaffung von Einrichtungsgegenständen bestehen noch einige Unklarheiten. Nutzen Sie für Ihre Antworten zu 6.1 die Anlage 3! 6.1 Bei der Gestaltung der Büroräume möchte man auf Einpersonen- und Gruppenbüros setzen. Nennen sie je zwei Vorteile und Nachteile dieser Büroraumformen! 6.2. Bei der Einrichtung der Bildschirmarbeitsplätze spielen die ergonomischen Anforderungen an Bürotische und Bürostühle sowie PC Systeme eine bedeutende Rolle. Muskel-Skelett-Erkrankungen sind die häufigste Ursache für Krankschreibungen. Viele Beschwerden sind dabei auf falsches Sitzen zurückzuführen. a) Nennen Sie drei Ursachen für falsches Sitzen. b) Nennen Sie vier ergonomische Anforderungen, die bei der Beschaffung eines Bürodrehstuhls zu beachten sind. 6.3 Das Wohlbefinden und das Konzentrationsvermögen und damit die Leistungsfähigkeit hängen in hohem Maße auch von der Arbeitsumgebung ab. Zählen Sie fünf Faktoren auf, die die Arbeitsleistung im Büro in starkem Maße beeinflussen.

5 Prüfungsnummer:. Ausbildungsbetrieb Aufgabe 1 - Anlage 1 Aussage Kreuzen Sie an! Richtigstellung falscher Aussagen Genaue Angabe der Rechtsgrundlage(n) Richtig Falsch

6 Prüfungsnummer:. Fortsetzung Anlage 1 Ausbildungsbetrieb Aufgabe 1 Aussage Kreuzen Sie an! Richtigstellung falscher Aussagen Genaue Angabe der Rechtsgrundlage(n) Richtig Falsch

7 Prüfungsnummer:. Arbeitsorganisation - Anlage 2 Aufgabe 2 Aussage Element der Personalplanung Aufgabe 5 Aussage richtig falsch Bürowirtschaftliche Abläufe - Anlage 3 Aufgabe 6.1 Büroraumform Einpersonenbüro Gruppenbüro Vorteile (je 2) Nachteile (je 2)

8 Lösungsvorschlag: Die nachfolgenden unverbindlichen Hinweise zur Lösung behandeln die nach Auffassung des Erstellers maßgeblichen Probleme der Aufgabe. Sie stellen keine Musterlösung dar und schließen andere vertretbare, folgerichtig begründete Ansichten selbstverständlich nicht aus. Der Inhalt und der Umfang der Lösungshinweise, die Ausführlichkeit und die Detailgenauigkeit der Darlegungen enthalten insbesondere keinen vom Prüfungsausschuss vorgegebenen Maßstab für die Leistungsanforderung und bewertung. Anlage 1 Ausbildungsbetrieb (59 Punkte) Aussage Kreuzen Sie an! Genaue Angabe der Rechtsgrundlage(en) Richtig Falsch Richtigstellung falscher Aussagen Punkte Abs. 1, 3 TVAöD- AT Abs. 1 TVAöD-AT 1.3 Da die Stadt Schönblick tarifgebunden ist, hat Johanna nur eine Probezeit von 3 Monaten; keine 4 Monate. 3 TVAöD-AT (1) i. V. m 3 Abs. 1 TVAöD BT- BBiG Niederschrift des mündlichen Ausbildungsvertrags muss schriftlich erfolgen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen Dauer des Urlaubs gehört zum Mindestinhalt der Niederschrift. Lauras Probezeit beträgt höchstens 4 Monate, nicht 5 Monate. 11 Abs. 1 S. 1 BBiG 11 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 BBiG 20 BBiG Die Kündigung während der Probezeit darf nicht formlos erfolgen; die Schriftform ist vorgeschrieben. Auszubildenden dürfen nur Verrichtungen übertragen werden, die dem Ausbildungszweck dienen; Kinderbetreuung gehört hier nicht dazu. Ausbilder handelt ordnungswidrig kann mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden. 22 Abs. 3 BBiG ( 1 Abs. 3 TVAöD- AT) 14 Abs. 2 BBiG 102 Abs. 1 Nr. 3 BBiG 102 Abs. 2 BBiG 15 S. 1 BBiG

9 Arbeitsorganisation Aufgabe 2 (21 Punkte) Aussage Element der Personalplanung 2.1 Personaleinsatzplanung 2.2 Personalbedarfsplanung 2.3 Personalkostenplanung 2.4 Personalentwicklungsplanung Aufgabe Fälle * 20 Min = 4 Mitarbeiter JAM Der Personalbedarf beträgt 4 Mitarbeiter. Aufgabe Durch bessere Arbeitsorganisation und Aufgabenoptimierung Stelleneinsparungen - interne Stellenausschreibung - Umsetzung von Mitarbeitern aus anderen Fachbereichen - Beschäftigte mit Teilzeitverträgen ansprechen zur Erhöhung der Arbeitsstunden - Übernahme von Azubis Stellenbesetzung schnell, kostengünstig - Mitarbeiter kennt Arbeitsabläufe der Gemeinde - Gemeinde kennt Fähigkeiten des Mitarbeiters Aufgabe 5 Aussage richtig falsch Bürowirtschaftliche Abläufe (20 Punkte) 6.1 Büroraumform Einpersonenbüro Gruppenbüro Vorteile - Ungestörtes, kreatives und konzentriertes - Kommunikative Teamarbeit Arbeiten - Kurze Wege zu Technik- - Individuelle Raumgestaltung und Besprechungsbereichen - Privatsphäre - fördert Teamgeist - Gut geeignet für Beratungsgespräche - schnelle und gezielte Kommunikation -. -

10 Nachteile - Weniger geeignet für Teamarbeit - Geringer Kontakt zu Mitarbeitern - Hoher Raumbedarf - Hohe Kosten - Gefahr der Isolierung - - Wechselseitige Störung und Ablenkung - Eingeschränkte Privatsphäre - Geringere Konzentrationsmöglichkeiten a) - Falsche Sitzhöhe - Flachsitz - Lehne hinten nicht fixiert - Fehlende Armlehne - Fehlende Beckenstütze - b) - Breite der Rückenlehne - Verstellbarkeit der Sitzhöhe - Verstellbarkeit der Rückenlehne - Kipp und rollsichere Konstruktion durch mindestens fünf bewegliche Rollen - Drehbarkeit des Stuhloberteils Luft - Klima - Lärm - Strahlung - Farbe - Pflanzen - Licht